Manual Curso Adm Del Tiempo y Carga de Trabajo

2010
ADMINISTRACION DEL TIEMPO Y CARGA

DE TRABAJO
ASCS CAPACITACIN
INDICE
Mdulo
I
3
Mdulo
II.
19
Mdulo
III.
..24
Mdulo
IV.
..25
Mdulo
V.
...27
www.ascscapacitacion.cl
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MODULO I
CALIDAD Y EL TIEMPO
El Tiempo
ALGUNAS DE LAS CARACTERSTICAS DEL TIEMPO SON:
Puede ser un enemigo a vencer, o un aliado si lo logramos organizar.
Puede ser un recurso escaso, si no se controla en funcin de las
prioridades que se le asignen a las actividades diarias.
Puede ser un amigo o un enemigo, en el logro de los objetivos y
metas que se planteen.
No se puede comprar.
No se puede atrapar, detener o regresar.
Es lo ms valioso que tienen los individuos, por lo que hay que
utilizarlo con el mximo grado de efectividad.
Es paradjico. Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo
todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja.
Frases para reflexionar
1. El ms importante de los recursos.
2. El ms atpico de los recursos.
3. El recurso ms equitativo: todos tenemos el mismo.
4. Un recurso limitado y caduco por definicin: hagamos lo que
hagamos se nos acaba.
5. Recurso inelstico: ni ahorrarse, ni acumularse, ni prestarse.
6. El ms indispensable de los recursos: ninguna accin humana
puede realizarse sin tiempo.
7. Recurso insustituible.
8. Recurso inexorable: no podemos variar ni su direccin, ni su
sentido, ni su cadencia. Lo ms que podemos hacer es utilizarlo
mejor o peor, a medida que va llegando.
9. Recurso Paradjico: Todos disponemos de Todo el tiempo del
mundo. Podemos quejarnos de cmo lo usamos, pero nunca de no
tenerlo.
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10.
Recurso incontrolable:
acciones, pero no el tiempo.
Podemos
controlar
nuestras
La administracin del tiempo

Administrar el tiempo, es el arte de hacer que el tiempo de que
disponemos sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades.
Como el tiempo no existe en s, la administracin del tiempo es la
administracin de s mismo; el manejo adecuado de los recursos en todo
orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo.
El tiempo es como una gota de agua que se evapora. No podemos
fsicamente capturarlo ni encerrarlo para hacerlo nuestro.
En ese
contexto, la administracin del tiempo es una ilusin, porque nadie
puede realmente administrar el tiempo.
El tiempo es una constante. Una medida de intervalos.
Independientemente de quines somos o qu estamos tratando de
lograr, el tiempo contina movindose al mismo ritmo.
Nosotros continuaremos usando la expresin Administrar el tiempo
para identificar nuestros esfuerzos, para usar nuestros momentos
disponibles con algn significado.
Administrar el tiempo realmente significa administrarnos nosotros
mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos.
Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para
que podamos lograr resultados ms eficaces. Debe tenerse en cuenta
que la eficacia es ms importante que la eficiencia.
La meta debe ser el logro de objetivos, no simplemente estar ocupado.
Mucha gente opera bajo la errnea creencia de que tendran tiempo
para todo, si solo pudieran organizar sus horas ms eficientemente. El
resultado es a menudo un intento por realizar sus tareas con ms
rapidez, razonando que si pudieran ser suficientemente rpidos, podran
tener tiempo sobrante. Por supuesto, esto raramente funciona y como
estrategia para usar el tiempo es muy pobre.
Muy a menudo, trabajar con rapidez produce problemas. Trabajando bajo
presin se cometen ms errores, hay menos tiempo para pensar,
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planificar y reflexionar antes de tomar decisiones para solucionar

problemas. Como resultado, los das comienzan a parecer frenticos.
Cuando la presin no funciona, a menudo se adopta una segunda
estrategia: trabajar ms horas. Todos hacemos esto eventualmente, pero
cuando se convierte en rutina, se generan otros problemas: las horas
semanales se alargan a 50, 60, 70, 80 o ms. El tiempo personal va
desapareciendo a medida que se incrementa el tiempo de trabajo. El
juicio es menos claro y problemas que podran ser resueltos en minutos
por una mente fresca, se resuelven en horas.
Trabajar ms rpido y trabajar ms horas son estrategias pobres para
administrarnos a nosotros mismos. Sin embargo, mucha gente contina
creyendo que esos enfoques les permitirn conseguir todas las cosas
que necesitan ser hechas. No se dan cuenta que no importa cunto
hagan, siempre hay ms por hacer, y deben tomar duras decisiones de
prioridades y tener el coraje de seguir las decisiones con acciones.
El tiempo es una paradoja. Nos parece que no tenemos suficiente tiempo
y sin embargo tenemos todo el tiempo que hay. No importa cunto
hagamos, siempre hay alternativas interminables para invertir el tiempo.
La solucin a esta paradoja, entonces, es enfocarse primero en las cosas
ms importantes, en la seguridad de que siempre habr tiempo
suficiente para las cosas que realmente es necesario hacer.
Una vez que hayamos aceptado el hecho de que no podemos hacer todo
y dejemos de actuar bajo esa premisa, habremos dado un paso muy
importante hacia una efectiva administracin de nuestro tiempo:
Identificar las prioridades se convertir en un problema menor.
Como un recurso, el tiempo nos presenta otra paradoja: si no lo usamos,
desaparece de todas maneras. En consecuencia, la calidad de este
recurso depende de lo bien que lo usemos. El conocimiento de que
estamos desperdiciando este recurso tan personal cuando no lo usamos
debidamente, debera ser suficiente para decidirnos a invertir el tiempo
de mejor manera.
Tiempo de calidad
En vista de que no podemos incrementar la cantidad de tiempo que
recibimos, la calidad del tiempo se convierte en la nica variable. Tu
tiempo es tuyo y no pertenece a nadie ms. Slo t puedes mejorar la
calidad de tu tiempo. En ltima instancia, usas tu tiempo tal y como lo
deseas.
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La forma como usas tu tiempo define quin eres, ms an que lo que

dices, lo que vistes, los amigos que eliges, lo que piensas. Mucha gente
dice algo y hace lo contrario, por ejemplo: mucha gente dice darle
importancia a ser productivo y sin embargo invierte muy poco tiempo en
organizarse y en encontrar maneras de ser ms enfocado y eficiente.
Tu compromiso para administrar tu tiempo es realmente un compromiso
contigo mismo y con lo que es importante.
Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite al gerente disfrutar
de su trabajo y su descanso. La autodisciplina significa fuerza de
voluntad para hacer las cosas que deben hacerse antes que las que
queremos hacer porque nos son ms fciles o agradables. Enfrentarnos
a los asuntos en vez de posponerlos, nos dar ms tiempo para hacer
las cosas. Puesto que es nuestro tiempo lo que estamos utilizando,
somos nosotros quienes debemos dominarlo, y no dejar que l nos
domine. Y nadie podr dominar su propio tiempo mientras no est
primero dispuesto a dominarse a s mismo.
El uso de nuestro tiempo es el resultado de cientos de pequeas y
grandes elecciones cada da, cada hora y an, cada minuto.
Mitos
El mito de la actividad: El ejecutivo ms lleno de trabajo es el ms
eficiente. Se confunden los resultados con la actividad... para no llegar
a ninguna parte.
El mito del hombre equipo: Cuanto ms alto sea el nivel en que se
manejen los asuntos, tanto mejor. Se regatea la delegacin, y se
pretende hacer las cosas uno mismo para estar en todo: invadiendo
puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones.
El mito de la decisin aplazada: Hay que aplazar las decisiones
hasta haber recopilado todos los datos. Lo que sucede es que no se
decide a tiempo, o no se decide.
El mito del indispensable: Los resultados son directamente
proporcionales al volumen de trabajo invertido, as que yo trabajo 15
hrs. diarias. Se centra el inters en trabajar ms, en vez de trabajar
mejor.
El mito de ahorrar tiempo: Hay que ahorrar tiempo a travs de
soluciones sencillas y fciles. Se regatea el tiempo que se debe
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emplear en asuntos difciles, tratndolos de manera superficial, de modo

que se est condenando a repetir lo que sali mal.
El mito de trabajar contra el tiempo: El tiempo presiona al
ejecutivo: se le echa encima. El ms precioso recurso queda convertido
en estorbo y objeto de justificaciones.
Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del ser humano. Cierto tiempo
perdido puede ser constructivo porque ayuda a relajarse o a reducir la
tensin; sin embargo, a veces esto puede ser algo frustrante,
especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer algo menos
importante de lo que se podra estar haciendo. Aunque a veces perder el
tiempo, en el sentido ms popular y vulgar, puede ser sinnimo de un
mejor aprovechamiento del mismo, en tanto el ocio y el descanso
forman parte consustancial del desarrollo humano y social. En la
antigedad, el ocio era bien visto, porque su empleo permita ejercitar el
saber.
Desperdiciador de Tiempo (DDT): Es cualquier cosa que impida que

una persona alcance sus objetivos de la manera ms efectiva posible.
Desperdiciadores de tiempo Externos vs. Internos. Los DDT se
dividen en externos, si son provocados por otras personas, o internos si
son provocados por nosotros mismos.
Desperdiciadores de tiempo externos
1. Excesivo flujo de papeles.
2. Telfono.
3. Chat.
4. Facebook.
5. You Tube
6. Mirar la televisin
7. Visitantes.
8. Reuniones.
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9. Fallas de comunicacin.
10.
Polticas y procedimientos.
11.
Informacin. (Falta / exceso)
EL TIEMPO PUEDE GESTIONARSE

La respuesta es que es un recurso que no se puede almacenar, no se
puede reemplazar o no tiene sustitutos y por ltimo no se puede dejar
de consumir. Frente a esta realidad es necesario administrar este
recurso correctamente, a eso le denominamos administracin del
tiempo. El mayor enemigo de la escasez o prdida de tiempo somos
nosotros mismos.
Gestionar el tiempo es gestionarse a s mismo, es gestionar los
imprevistos y, sobre todo, es trabajar en lo importante.
DEFINICIN ADMINISTRACIN DEL TIEMPO
La administracin del tiempo se puede definir como una manera de ser y
una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los
recursos ms importantes y crticos de los administradores.
PRINCIPIOS BSICOS PARA ADMINISTRAR CON EFICIENCIA EL

TIEMPO
Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con

incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilizacin efectiva
del tiempo.
Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeacin del
tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de
tres a cuatro horas de ejecucin y produce mejores resultados.
Una tcnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es
utilizar los ltimos 20 minutos de labores, en planear el da siguiente.
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El tiempo del emprendedor rara vez se utiliza exactamente como l lo

planea. Pero se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las
actividades y compromisos establecidos.
Los resultados ms efectivos se logran teniendo objetivos

programas planeados, ms que por la pura casualidad.
El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de

prioridad, o sea que los emprendedores deben utilizar su tiempo en
relacin a la importancia de sus actividades.
El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir

con los compromisos de los emprendedores, ayuda al resto del grupo
de trabajo a sobreponerse a la indecisin y a la tardanza.
Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y

concentrar los esfuerzos en cada actividad.
No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones

con resultados.
El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser

realista y limitado a las necesidades de cada situacin en particular,
ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por s mismos
lo que puede ahorrar mucho tiempo.
Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hbito

que desperdicia tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la
presin de las fechas lmite establecidas.
Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos

generales deben ser delegadas o eliminadas hasta donde sea posible.
Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repeticin

de acciones y reducir las interrupciones a un mnimo como contestar
o hacer llamadas telefnicas.
El mantener a la vista la agenda del da facilita el administrar

correctamente el tiempo.
El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el da, en la

semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es tan
perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como confiar en
la memoria o establecer metas irreales.
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DECLOGO DE LA GESTIN DEL TIEMPO

1. Programar diariamente nuestro tiempo. Escribir de vspera los
resultados concretos que deseamos alcanzar en la prxima
jornada.
2. Establecer objetivos y priorizar nuestras actividades. Seleccionar
los asuntos que nos aporten el mximo resultado.
3. Poner nuestra mxima atencin en las tareas importantes. Hacer
las tareas propias de nuestra funcin.
4. Diferenciar las actividades urgentes de las importantes.
5. Aprender a decir no a tareas no crticas.
6. Agrupar las actividades similares que nos permitan ahorrar
tiempo.
7. Aprender a manejar eficazmente las interrupciones.
8. Eliminar los hbitos poco eficaces. No preparar reuniones,
alargarlas innecesariamente, atender a los colaboradores en
cualquier momento y con asunto de escasa importancia, recibir
visitas no previstas,...
Delegar eficazmente
Dedicar unos minutos al da para la reflexin y el anlisis.
La administracin del tiempo es uno de los recursos ms apreciados. Sin

embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no
retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo
muy valioso. Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y
el trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, es imprescindible:
Identificar metas, objetivos y prioridades.
Conocer las prcticas habituales en cuanto a la organizacin y
planificacin del tiempo.
Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificacin del
tiempo.
Seleccionar las estrategias ms idneas para alcanzar las metas,
los objetivos y las prioridades.
Lograr habilidades suficientes en la administracin del tiempo que
sirvan tanto en la vida acadmica como en la vida profesional.
En este trabajo necesitamos cumplir un objetivo que es ayudar la
planificacin y saber administrar el tiempo; el rendimiento de cada
persona es diferente y vara a lo largo del tiempo. Identificando los
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momentos de ms rendimiento, se puede planificar mejor el trabajo

donde plantearemos pequeos ejercicios y dinmicas que nos lleven a
reflexiones muy concreta y precisa permitiendo visualizar la deficiencia
en algunos espacios de nuestra vida.
LOS TRES TIEMPOS MS RENTABLES
El tiempo destinado diariamente para ordenar y planificar los trabajos
con tranquilidad, y durante el cual no se admiten interrupciones.
El tiempo destinado a tareas que precisen atencin exclusiva.
El tiempo dedicado a las citas conmigo mismo, para el anlisis del

empleo del tiempo.
Administracin de Tiempo en una Organizacin

En el caso de una organizacin, la administracin del tiempo est
centrada en como utilizamos el tiempo para contribuir con la
organizacin en la cual trabajamos. En ese sentido debemos partir de los
objetivos que tiene nuestra organizacin y elaborar un plan que
contribuya a dichos objetivos. Teniendo los objetivos claramente
definidos y priorizados, y lo que tenemos que hacer para alcanzar dichos
objetivos, podremos utilizando la matriz, desenvolvernos en el cuadrante
II que es la combinacin de lo importante y no urgente. El problema en
una organizacin son los ladrones del tiempo, aquellos que te quitan el
tiempo y que no te permiten dedicarte a cumplir con tu plan.
Para enfrentar a los ladrones del tiempo les dar los siguientes consejos:
Evitar caer en el perfeccionismo. Muchas personas por querer

realizar un trabajo perfecto, no terminan nunca un trabajo,
difirindolo permanentemente.
Aprender a decir no. Muchas personas no saben decir no y
terminan haciendo lo que otras personas quieren que hagan, por
que aceptan ser interrumpidos para ir a una reunin, conversar o
tratar temas que no contribuyen a su trabajo. Por lo tanto es
importante aprender a decir no, pero de forma amable, sin herir
susceptibilidades, por ejemplo: te agradezco mucho la invitacin
pero no puedo ir.
Evitar distracciones. Muchas personas no saben evitar las
distracciones, por que tienen la poltica de puertas abiertas, es
decir cualquiera puede visitarlo de improviso, interrumpirlo,
llamarlo por telfono, etc. Por lo tanto, es necesario que uno
aprenda a establecer horarios en los cuales puede recibir visitas,
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ser interrumpido, para poder dedicarle nuestra total atencin a

nuestro trabajo.
Hay que aprender a delegar. Muchas personas piensan que son

las nicas que pueden realizar todos los trabajos bien,
subestimando a los dems y cargndose todo el trabajo, no
pudiendo cumplir con los mismos por falta de tiempo. Frente a ello
es necesario aprender a delegar, es decir a preparar a las
personas en conocimientos y tcnicas para que puedan realizar los
trabajos, delegndoles los mismos una vez que se encuentren
preparadas.
Sea puntual y exija puntualidad. Si usted no es puntual, sus

compaeros de trabajo harn lo mismo con usted y le robarn
tiempo no llegando a tiempo, por lo tanto debe generar una
imagen de puntualidad y los dems respetarn su tiempo.
Elimine sentimientos intiles. Elimine sentimientos que le

quitan tiempo y no le generan valor, como son las preocupaciones,
sentimientos de culpa, odio, miedo, ansiedad, etc. Por ejemplo las
preocupaciones son sentimientos que no ayudan a nada, por que
nos ocupa de cosas antes de tiempo, como angustiarnos o
ponernos nerviosos por un examen que vendr de ac a dos
semanas, o los sentimientos de culpa que es sentirnos mal por
algo que ya paso y que no lo podemos cambiar, desperdiciando en
ambos casos el tiempo por que lo que hacemos no contribuye a
nada.
Aprender a ir al grano. Muchas personas no saben ir al grano y

para abordar un tema pierde tiempo tocando temas relacionados y
en un proceso lento llegan finalmente al meollo del asunto.
Hacer un buen manejo de reuniones. Minimice la cantidad de

reuniones, aprenda a filtrar reuniones, si usted puede tomar una
decisin slo hgalo y no convoque a una reunin, slo convoque
o acuda a una reunin si es verdaderamente necesario, cuando
realice una reunin o participe en una de ellas exija que se tenga
una agenda de temas a tratar con un tiempo estimado para cada
tema y para toda la reunin, con hora de inicio y de termino.
Maneje ordenadamente el despacho de papeles. Genere un

sistema ordenado de archivo de documentos, ordene su despacho
por fecha de ingreso y priorice rpidamente, una vez ordenado y
priorizado resulvalos inmediatamente. Ello implica que cuando
revise un documento no lo deje hasta terminar, no lo postergue,
no guarde los papeles en su cajn para una prxima fecha, no
apile los documentos por apilar.
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Evite los conflictos. Se pierde mucho tiempo en conflictos

innecesarios, es mejor evitarlos o no personalizar las discrepancias
que se tengan con su compaeros, es mejor solucionar los
problemas buscando relaciones de ganar ganar, slo ingresar a
conflictos cuando son por el bien de la organizacin.
Haga un buen uso de los correos electrnicos. En la

actualidad, revisar y responder correos electrnicos quita mucho
tiempo, es necesario filtrar los correos, yo recomiendo ser radical,
en el trabajo slo revisar y atender aquellos que son del trabajo,
dejando aquellos que no lo son para un tiempo fuera del horario
de trabajo, evite abrir o responder a cadenas o los famosos spam
por que le quitarn tiempo y adicionalmente pueden contener
virus afectando su computadora.
Uso correcto del telfono fijo y celular. Hay que hacer un

correcto uso del telfono, recibiendo y haciendo llamadas que
sean slo de trabajo, difiriendo aquellas que no lo son para
realizarlos en un horario fuera del trabajo.
Uso de tiempos muertos. Hay que aprender a utilizar los

tiempos muertos para volverlos productivos, por ejemplo un viaje
de trabajo, siempre lleve una lectura de utilidad en su trabajo para
aprovechar el trayecto.
HABITOS PERSONALES Y CAUSAS DE PRDIDAS DE TIEMPO

Desperdiciadores de tiempo externos
1. Excesivo flujo de papeles.
2. Telfono.
3. Chat.
4. Facebook.
5. You Tube
6. Mirar la televisin
7. Visitantes.
8. Reuniones.
9. Fallas de comunicacin.
10.
Polticas y procedimientos.
11.
Informacin. (Falta / exceso)
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Posibles soluciones
Agenda
Citas.
Proyectos.
Actividades por realizar.
Marcar actividades en (A) Urgentes e Importantes, (B) Importantes

No Urgentes o (C) Urgentes No Importantes.
Uso del telfono

Antes de llamar, planifica la conversacin.
Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de apartar un tiempo
especfico para llamadas.
Trata de acortar la parte social de la conversacin, ve directo al

grano y permanece en l.
Si la conversacin se extiende innecesariamente, busca excusas

para cortarla.
Establece periodos de tiempo donde no recibirs llamadas sino

slo en casos de emergencia.
Uso del Chat

Destinar una cantidad de tiempo al da para el chat.
Evitar tener abierta la ventana del chat y las herramientas de
trabajo al mismo tiempo.
Utilizar estatus como "No disponible" o "Ausente" la mayor parte

del tiempo...
Uso del Facebook y You Tube

Destinar una cantidad de tiempo al da para revisarlos.
Dejarlo para horas que no sean de estudio , ni trabajo ( Nos
desconcentra y hace perder tiempo)
Correspondencia
Escribe menos, usa ms el telfono.

Destinar una cantidad de tiempo al da para leer y redactar correos
electrnicos
Escribe respuestas a cartas y memos, anotando las respuestas al

margen y envindolas de vuelta.
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Usa el reverso de una carta o memo como copia de respuestas

usando el papel carbn, elimina documentos y deja todo
registrado en la misma hoja.
Elimina palabras, frases y prrafos innecesarios.
Piensa antes de escribir, planea lo que quieres expresar.
Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos.
Al escribir usa palabras sencillas.
No revises una y otra vez en nombre de la perfeccin, cuando los

beneficios son pocos o inexistentes.
Interrupciones y visitantes inesperados

Prev
un tiempo diario para visitantes inesperados
interrupciones.
No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento.
Recibe a los visitantes fuera de tu oficina.
No contribuyas a conversaciones innecesarias.
Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas.
Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan Tienes

un minuto?
Reuniones
Desalienta y discontina las reuniones innecesarias.
Pregntate
si la reunin es realmente necesaria. Una
conversacin telefnica tendra el mismo efecto? Es necesaria mi
presencia?
Fjate un lmite de tiempo y ajstate a l.
Preprate para la reunin, resiste las interrupciones, mantente en

el tema.
Minimiza las conversaciones intranscendentes. No contribuyas a

conversaciones innecesarias.
Desperdiciadores de tiempo internos

Falta de prioridades.
Falta de planes.
Objetivos no claros.
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Dejar cosas para despus.
Intentar hacer muchas cosas a la vez.
Falta de autodisciplina.
Falta de habilidad y conocimientos.
Soluciones
Reflexin
Decisin
Disciplina
No rendirse hasta haber desarrollado nuevos hbitos
COMO ORGANIZAMOS NUESTRO TIEMPO

El tiempo es un proceso continuo en el cual se suceden acontecimientos
que vienen del pasado, pasan por el presente y van hacia el futuro.
En general casi nadie disfruta teniendo que planificar su tiempo o
llevando un registro de tiempos, pero hay que tener en cuenta la
cantidad de informacin posterior que esto nos facilitar.
Al principio nos puede parecer una prdida de tiempo el tener que
anotar el tiempo que estimamos que nos puede llevar una tarea,
posteriormente anotar el tiempo al iniciarlas y al finalizarlas; para as
poder comprobar la desviacin entre el tiempo que pensamos bamos a
necesitar y el realmente necesitado, para posteriormente establecer
nuestras recomendaciones para rendir ms la prxima vez.
Para poder realizar una mejor planificacin tendremos en cuenta los
siguientes puntos:
Programar las actividades en funcin de los objetivos que se
quieren alcanzar.
Lo importante son los objetivos que queremos alcanzar, no las
actividades que tenemos que realizar.
No se trata de estar ocupadas
todo el tiempo realizando actividades sino de proceder
correctamente.
Efectuar siempre la planificacin por escrito.
Las cosas que dejamos en la memoria se olvidan o no se
recuerdan como son.
Asignar tiempos por actividades.
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No querer hacer ms de lo que podemos realmente o no dejar.

Dejar diariamente tiempo para imprevistos. Diferenciar las
actividades
urgentes de las importantes. Agrupar los asuntos y las acciones
relacionadas entre s.
Incluir en nuestra programacin diaria algunos minutos para
pensar y
reflexionar.
Programar las actividades teniendo en cuenta el biorritmo
personal.
Aprender a decir NO Asertividad (cuando corresponda)
Mantener a la vista el plan de actividades diarias.
Preparar el plan de trabajo del da siguiente, al final de la jornada.
Eliminar los hbitos poco eficaces.
Delegar eficazmente.
COMO OCUPAR EL TIEMPO MUERTO
En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que uno realmente no est
haciendo aquello para lo cual ha comprometido su tiempo: minutos o
incluso horas de ocio cuando se est esperando o no totalmente
ocupado.
Para la mayora de la gente el tiempo de espera es tiempo perdido. Sin
embargo, con un poco de planeacin y resolucin, uno puede realizar
varias actividades dentro de los minutos que gasta esperando al jefe o al
mdico. Podemos planear el trabajo de maana, escribir una carta o
buscar soluciones a algn problema que nos inquiete.
Ross Webber nos comenta: Uno de los mejores en administradores de
tiempo que conozco siempre lleva consigo tres carpetas dentro de su
portafolios:
Carpetas de color beige que contienen asuntos pendientes, tales

como cartas por contestar o informes por revisar.
Carpetas rosas que contienen proyectos en va de elaboracin, como
pueden ser presupuestos, polticas, procedimientos, el plan de
mercadeo, etc.
Carpetas azules que contienen los sueos dorados para el futuro;
cuando se tiene una idea luminosa se anota en la carpeta azul.
Si el tiempo de espera es largo estudia las carpetas azules para

determinar cual de todas las ideas se puede convertir en el prximo
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proyecto y as transferirla a la carpeta rosa. En cambio si la espera es

breve se dedica a procesar los aspectos ms o menos rutinarios que
encuentra en la carpeta beige.
Lo anterior puede parecer exagerado, pero si estamos preparados para
darle algn uso al tiempo que esperamos, podremos ir eliminando tareas
o pendientes que no requieren de mucha atencin y mucho menos de
nuestro tiempo ptimo.
Otra forma prctica de ocupar dicho tiempo es llevar con nosotros un
libro -delgado- o revista de nuestro inters. De esa manera
aprovechamos cada "tiempo muerto" en aumentar nuestros
conocimientos. Colocar una tarjeta telefnica usada a modo de
separador nos ahorrar tiempo al buscar continuar nuestra lectura.
En resumen
Casi todas las personas tienen el potencial de ahorrarse de cinco a diez
horas a la semana. Para hacerlo se requiere disciplina y dedicacin a los
principios bsicos de este manual.
En resumen: necesitas identificar la porcin de tiempo sobre la que
tienes el control. Despus desarrolla procedimientos para operaciones
repetitivas y/o usa la tecnologa adecuada. Debes concentrarse en las
actividades que ms te retribuyan en trminos de resultados.
Asimismo, identifica y haz uso de tu tiempo ptimo. Utiliza tu mejor hora
para realizar el trabajo que requiera mayor concentracin. Si es posible,
establece un perodo de tranquilidad para adaptar tu mejor hora cuando
haya asuntos presionantes.
Despus, establece objetivos mensuales y desarrolla un plan para
realizarlos. Mantn cierta flexibilidad para poder responder a situaciones
inesperadas. Determina, en orden de importancia, los pasos por seguir
que se requieran para alcanzar tus objetivos.
Analiza la forma en que utilizas tu tiempo. Lleva el registro de una
semana tpica; despus examina tus actividades. Con este anlisis
determina las causas principales en el desperdicio de tu tiempo.
Finalmente, recuerda que las ideas de este curso deben adaptarse a tu
situacin personal.
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Conclusiones prcticas
El tiempo es un recurso no renovable. No se puede recuperar el tiempo
perdido.
Para mejorar la administracin de tu tiempo, empieza descubriendo en
qu y cmo lo ests gastando actualmente.
Desde el momento en que te organizas, el tiempo es un aliado. Para el
jefe es un activo. La sabidura popular dice: El tiempo es oro.
El tiempo no vuela. La escasez de tiempo es una ilusin que resulta de
administrarlo mal.
El mejor generador de tiempo es la buena administracin.
Los peores ladrones de tiempo son: falta de planeacin, desorden,
indecisin, perder de vista los objetivos y desconcentrarse en las
actividades, confundir lo importante con lo urgente.
La persona que ms interrumpe mi jornada de trabajo soy yo mismo.
La administracin del tiempo laboral es esencialmente un esfuerzo de
grupo. El trabajo en equipo implica coordinacin de actividades, ayuda
mutua y sincronizacin. Administrar el tiempo es mucho ms sencillo y
efectivo cuando se practica en toda la organizacin.
Cada hora invertida planificando ahorra varias horas en la realizacin.
Hay que preocuparse ms por trabajar inteligentemente, que
arduamente.
El tiempo que un ejecutivo dedica a planear debe de ser mayor en la
medida que aumenta su nivel jerrquico.
Todo ejecutivo debe planear perodos de concentracin ininterrumpida.
Emplea los ltimos minutos laborables del da en planear por escrito la
siguiente jornada.
Esto te ayudar a evaluar diariamente el uso que haces del tiempo de
que dispones, la consecucin de logros y establecer objetivos de mejora
a corto plazo.
Por que debemos mejorar continuamente.
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1.- Porque debemos mejorar continuamente? Hoy en da el mundo se ha

globalizado, este es un dato que las Instituciones u Organizaciones
deben tomar en cuenta.
En ese marco se percibe una situacin en la cual los Usuarios, clientes,
consumidores, buscan calidad, precio y servicio; los Inversores buscan
mayor rendimiento y mxima seguridad para su inversin; el Personal
persigue mejores condiciones de trabajo; la sociedad exige cada vez con
ms fuerza, atencin, respeto y eficiencia en la solucin de los
requerimientos. El Estado cada vez mas se concentra en la actividad
fiscalizadora y recaudadora; por otro lado los Competidores ya no son
solo de nuestro pas sino del mundo entero, por lo que la competencia
ya no es local solamente, es global.
Basndonos en el concepto de los crculos de calidad, que son las
herramientas que le permiten a la organizacin dar participacin a los
empleados, de todos los niveles, y que les da la posibilidad de trabajar
ininterrumpidamente por la calidad, de ah acuamos el tema Control de
Calidad, ya que permiten que los trabajadores se involucren en los
problemas y propongan soluciones a los mismos, adems, propician la
integracin y generan mejores ambientes de trabajo, lo cual, esta
comprobado incrementa la productividad y mejora la calidad de las
relaciones interpersonales, mejorando y dando como resultado una
mejor calidad de servicio para un usuario o cliente.
La Mejora continua es un proceso, implica una secuencia relacional de
acciones, pasos.
Mejoramiento ser el conjunto de acciones que incrementen los
resultados que requiere la organizacin o Institucin., basndose en las
variables apreciadas por el cliente (calidad, servicio) y que hace la
diferencia Continua que est en constante proceso de mejoramiento.
Un plan de mejora continua requiere que se desarrolle en la empresa un
sistema que permita:
Contar con empleados habilidosos, entrenados para hacer el

trabajo bien, para controlar los defectos, errores y realizar
diferentes tareas u acciones.
Contar con empleados motivados que pongan empeo en su
trabajo, que busquen realizar las labores de manera optima y
sugieran mejoras.
Contar con empleados con disposicin al cambio, capaces y
dispuestos a adaptarse a nuevas situaciones en la institucin u
organizacin...
Pgina 20
TECNICAS PARA LOGRAR UNA MEJORA CONTINUA.

Que es mejora continua: Efectividad y Eficacia:
Efectividad: Hacer ms, hacerlo mejor, en menos tiempo y con menores
costos.
Eficacia: Capacidad para lograr los objetivos que se propone la
Institucin.
Como se logra esta mejora continua: Con trabajo en Equipo.
Tcnicas de Mejora contina:
1.- Pensamiento sistmico; Trabajo en conjunto,
colaborativo., donde todas las opiniones valen.
participativo,
2.- Anlisis de Informacin; Identificar; determinar que hay que mejorar.

Analizar; comprender el problema; Desarrollar; formular hiptesis de los
cambios o mejoras para solucionar el problema. Implementar; probar la
hiptesis sobre la base de resultados.
3.- Trabajo de equipos: 1.- Compromiso; 2.- Participacin; 3.- Sinergia; 4.Prevencin; 5.- Aprendizaje y Realizacin personal.
Si buscas resultados distintos no hagas siempre lo mismo
Albert Einstein (fsico y matemtico) 1879- 1955.-
MODULO II
HERRAMIENTAS PARA ORGANIZAR LAS ACTIVIDADES
OJETIVOS, METAS, RESULTADOS
PLANEAMIENTO Y ORGANIZACIN DE ACTIVIDADES
Diseo de Objetivos.
Planes de contingencia.
El tiempo para planear, prever contingencias y pensar en oportunidades

a menudo brilla por su ausencia, es exprimido por la sobrecarga diaria o
se diluye en actividades ms rutinarias.
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Si se prev lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la

capacidad de mantenerse dueos de la situacin. Para esto es
indispensable Planear nuestras actividades, a fin de optimizar lo ms
posible el tiempo del que disponemos.
Tener los objetivos por escrito y revisarlos peridicamente (por ejemplo:
diariamente, una vez a la semana, o tan siquiera cada mes), es
fundamental para no perder la orientacin y no malgastar tiempo y
energas en cosas secundarias o en actividades innecesarias.
Puedo realizar una planificacin eficaz si:
Reviso mis metas y establezco tareas diarias especficas.

Determino el tiempo que tomar realizar cada tarea.
Anticipo los obstculos a los que me enfrentar.
Organizo mis tareas por orden de prioridad.
Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que:
Estn en lnea con mis valores.

Sean de tiempo definido.
Estn definidas clara y especficamente.
Sean completamente mas.
Sean realistas.
ESTABLECIMIENTO DE FECHAS DE SEGUIMIENTO

Toda planificacin es pensar en el tiempo por venir. Lo que vara en los
planes es hasta donde se extienden al futuro y qu tan precisos son.
Existe siempre un lmite en cuanto qu tan lejos es posible planear en
cualquier momento dado.
Los plazos definidos fuerzan en forma adecuada la accin. El imponerse
a s mismo fechas lmite realistas facilita la autodisciplina y la toma de
decisiones y, de este modo, favorece la eficiencia personal y profesional.
Si uno no sabe para donde va, puede tomar cualquier camino.
Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos
Tratar de optimizar el uso del tiempo al llevar a cabo cada una de las
actividades previamente planeadas, organizadas y priorizadas, con
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flexibilidad, pero sin perder nunca de vista el grado de avance hacia la

consecucin de los objetivos.
Es necesario que nunca olvidemos nuestros objetivos, pues si no los
tenemos claros somos fcilmente manejables por cualquier evento que
se presente, en cambio, si no los descuidamos siempre sabremos hacia
dnde dirigirnos.
LA LEY 80/20
Wilfredo Pareto, socilogo y economista del siglo XIX postul la teora
que origin el principio 80-20 el cual dice que un 80% de los resultados
se obtienen con un 20% del tiempo empleado. El corolario es: un 80% de
nuestro tiempo lo gastamos en producir solamente un 20% de nuestros
resultados. Necesitamos identificar cul 20% de nuestro tiempo es
puesto en el uso ms constructivo y cul es usado en tareas menos
productivas. Para hacer esto tenemos primero que analizar hacia donde
dirigimos nuestro tiempo
Eficiencia v/s efectividad
Eficiencia es hacer las cosas rpidamente, o hacer bien las cosas.
Efectividad es hacer las cosas correctas. En nuestras vidas es mucho
ms valioso lograr efectividad que eficiencia.
En otras palabras la eficiencia busca lograr resultados... va derecho al
objetivo. La efectividad engloba a la eficiencia. Ya que la efectividad es
un equilibrio entre lograr los resultados deseados y hacer sostenible en
el tiempo esos resultados.
Aspectos importantes a considerar
Cada hora empleada en planear ahorrar tres o cuatro ms a la hora de
la ejecucin, aparte de que los resultados sern mejores.
Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato y
preguntndose Qu es lo que tengo que -y quiero- hacer hoy?. Si se
escribe una lista de pendientes y se jerarquiza, se manejar mejor.
Cuidar ms la efectividad que la eficiencia. En otras palabras, evitar la
realizacin demasiado correcta de tareas... que no son las que se tienen
que hacer.
Concentrarse en tareas ms nobles, es decir, en las que con menores
esfuerzos se producen mayores resultados. Tener presente el principio
Pgina 23
del 80/20 o Principio de Pareto: Unos pocos esfuerzos crticos (20%,

por poner un nmero redondo) producen la gran mayora de los
resultados y viceversa. Evitar el empleo del tiempo en cantidades
inversamente proporcionales a la importancia de las tareas.
No confundir el manejo de problemas con solucin de problemas. Antes
de buscar soluciones cerciorarse de tener bien definido el problema.
Tambin en la medida de lo posible, sealar en el programa diario
tiempos de no interrupcin para poder concentrarse. Alternar las horas
de disponibilidad con horas de privacidad.
Asegurar la buena comunicacin dentro de la institucin. Se ahorra
mucho tiempo cuando prevalecen la claridad, la concisin de los
mensajes y la retroalimentacin o feedback.
Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas.
Recordar que aquellos que viven sepultados en los problemas, dejan
pasar de largo las oportunidades:
Tener su oficina, habitacin o escritorio bien ordenado, es como tener su
barco dispuesto para la accin. Uno puede comenzar a trabajar
efectivamente.
Uno tiene que tener claridad acerca del propsito, de los fines y
objetivos del trabajo. Entonces, la situacin le dir cules son las
prioridades en trminos de importancia y urgencia, cosas que no son
necesariamente lo mismo.
EFICIENCIA EN LA OFICINA Y HABITOS DE TRABAJO

Efectividad del tiempo en la oficina
En nuestra oficina regularmente encontramos trabajando a otras
personas, las cuales es muy posible que no utilicen su propio tiempo
efectivamente. Peor an, es posible que malgasten el tiempo de uno y le
frustren sus esfuerzos de diversas maneras. Es por esto que debemos de
transformar nuestra oficina en una plataforma para la accin efectiva.
HABITOS DE TRABAJO
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Los hbitos son patrones de conducta compuestos de tres componentes

que se superponen: Conocimiento (Saber), Actitud (Querer) y Habilidad
(Poder). Debido a que son aprendidos y no heredados, nuestros hbitos
constituyen nuestra segunda naturaleza, no la primera.
Nuestros hbitos nos resultan muy tiles, porque nos evitan tener que
empezar siempre "desde cero". El problema radica cuando el hbito se
transforma de "una manera" de hacer las cosas, en "la nica" manera de
hacer las cosas.
La primera decisin que debemos tomar para cambiar un hbito es
evitar definirnos a nosotros mismos en trminos de nuestros hbitos,
caractersticas y tendencias actuales.
Los hbitos de la efectividad pueden ser aprendidos, los de la
inefectividad desaprenderse. Como el xito del cambio de hbitos deriva
inicialmente de la relacin que establecemos con nosotros mismos, es
vital mejorar nuestras "conversaciones privadas".
Podemos decirnos a nosotros mismos: "No niego, ni reprimo mi estado
emocional actual por ms negativo que sea. Pero yo no soy mi emocin
dominante, si me lo propongo puedo ejercitar mi capacidad para impedir
que este estado emocional negativo me controle o me paralice". Si bien
resulta obvio que conversaciones como estas no sern suficientes por si
solas para sostener un proceso de cambio, es un punto de partida
indispensable para comenzarlo
EL TIEMPO ES ORO: DE REUNION EN REUNION, DE CAF EN

CAF
COMO ORGANIZAR REUNIONES EFECTIVAS
1. Determina la meta de la reunin. Con demasiada frecuencia
las reuniones se parecen a aquello tan manido de a ver si nos
vemos y nos tomamos unas copas. El tiempo de una persona es
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muy valioso, pero en una reunin el tiempo malgastado se

multiplica por el nmero de asistentes: asegrate que sabes por
qu se convoca la reunin y que pretendes obtener de ella.
2. Identifica claramente a los implicados. Hay veces que
implicamos a personas de determinados Departamentos para que
estn. Evalua si esto es necesario. As mismo, si crees que se
deben tomar decisiones en la reunin, asegrate de que las
personas que asisten tienen ese poder de decisin. A ser posible,
informa a cada persona de por qu es necesaria su presencia
concreta.
3. Enva siempre una orden del da. Sobre esto no deberan hacer
falta muchas explicaciones. Como dice el adagio, si no sabes a
dnde te diriges, cualquier camino es bueno. Es necesario
establecer claramente un mapa de cmo debera desarrollarse la
reunin y que todo el mundo lo conozca con antelacin
4. Establece una duracin objetivo de la reunin y se
implacable. Haz lo mismo con cada punto del orden del da.
Conforme se vayan venciendo plazos, interrumpe la discusin,
establece unas conclusiones, determina unos puntos de accin y
pasa al siguiente punto
5. Dirige las reuniones. Establece reglas, revisa el contexto, acta
como moderador. Como moderador, se imparcial: No juzgues,
adopta el punto de vista de tu interlocutor.
6. Mantn la reunin centrada en el objetivo. Si se deriva hacia
otro asunto y es necesario, establece otra reunin para tratar el
mismo. Si es absolutamente necesario, suspende la reunin hasta
que se convoque otra con ese tema especfico que no os deja
avanzar, pero no acostumbres a las personas a que las reuniones
pueden ser imprevisibles.
7. Toma notas. Obtn compromisos concretos de tus interlocutores.
Los hay que hacer o habra que determinar no valen. Qu,
quin, cundo.
8. Llegado el deadline, cierra la reunin con un resumen de
todos los puntos de accin que se han determinado.
9. Enva un acta de la reunin. Un acta no tiene por qu ser una
transcripcin, sino un resumen de los puntos de accin,
responsables, compromisos y fechas. Asume que al da siguiente
de la misma, nadie se va a acordar de lo que tiene que hacer, as
que no demores el acta ms ll de 48 horas si es posible.
10.
Desalienta y discontina las reuniones innecesarias.
Pgina 26
11.
Pregntate si la reunin es realmente necesaria. Una
conversacin telefnica tendra el mismo efecto? Es necesaria mi
presencia?
12.
Fjate un lmite de tiempo y ajstate a l.
13.
Preprate para
mantente en el tema.
la
reunin,
resiste
las
interrupciones,
14.
Minimiza las conversaciones intranscendentes. No
contribuyas a conversaciones innecesarias
MODULO III
METODO DE ADMINISTRACION DEL TIEMPO
ESCALA DE ADMINISTRACION DEL TIEMPO
Escalera de administracin del tiempo.
Principio de colaboracin: trabajo en equipo.- Para un trabajo en
equipo es necesario tener claro el objetivo por el cual trabajamos
en esta empresa y a quien va dirigido nuestro esfuerzo, por tanto
hay que tener objetivos claros, precisos, cualificados y
cuantificables para alcanzar la meta final planteada.
PRINCIPIO DE COLABORACION; TRABAJO EN EQUIPO
FASE PLANIFICACION: Fase Planificacin; en esta fase se debe crear
un marco jurdico e institucional (formulacin de planes, que definen
Polticas; (Polticas internas; orientacin y prioridad que deben
alcanzarse.; Metas y estrategias para el cumplimiento del objetivo);
deben revisarse las prcticas de trabajo efectivas y el presupuesto, de
forma que se puedan asegurar los recursos necesarios para un programa
sostenible.FASE PRIORIZAR: Diagnostico. Descripcin de lo planificado tal y como
es en la realidad. Comprendiendo las necesidades, preocupaciones del
cliente o usuario del servicio. Capacidad de establecer lo urgente de lo
importante.
FASE AGENDAR: Establecimiento de objetivos a largo, mediano o corto
plazo hacia los cuales se orientarn el tiempo y la energa, en
concordancia con el objetivo final. (Ejecutar Lista/ Pauta de Actividades)
Pgina 27
FASE EJECUTAR: Accin, proactividad, tenemos la iniciativa y la

responsabilidad de hacer que las cosas sucedan
FASE SEGUIMIENTO: Es el proceso de comunicacin que busca dar una
retroalimentacin constructiva; Monitoreo; consisten en evaluar,
normalizar y apoyar el avance y logros de
lo planificado. (Chequeo Lista/Pauta de Actividades). Retroalimentacin.
Replanteamientos si procede.
MODULO IV
APLICACIN DE INSTRUMENTOS QUE AYUDAN A LA ADMINISTRACION
DEL TIEMPO.
EL REGISTRO DE ACTIVIDADES
Tenemos muchas actividades y pendientes que resolver y si no lo
hacemos organizadamente, lo ms seguro es que muchos de ellos
tendremos que atenderlos de manera urgente por no haberlos resuelto a
tiempo.
El problema de las personas que no logran cumplir con sus metas es que
se enfocan en lo urgente, y esto les absorbe demasiado tiempo
impidindoles atender lo importante. Las cosas urgentes no son
importantes, pero se vuelven prioritarias si no las resuelves cuando
debes hacerlo. Nuestro valioso tiempo debe estar siempre enfocado en
las cosas que son ms importantes para nosotros, no en las tareas
rutinarias que hay que cumplir para que todo funcione mejor en nuestra
vida. Pero cmo distinguimos un pendiente importante de uno urgente
Pendientes importantes
Pueden ser tareas o actividades que tienen que ver con un proyecto
importante para cualquier rea de tu vida, como un proyecto de un
negocio, un evento importante ya sea para tu trabajo o familiar, una
meta que quieres lograr.
Pendientes urgentes
El pago de la tarjeta de crdito que no hiciste a tiempo, olvidar tareas
que tenas que realizar dentro de cierta fecha, no hacer el pago de la
hipoteca o del auto cuando corresponda, no planear las tareas de un
proyecto para atenderlas en su momento.
Si nunca permites que una tarea rutinaria se convierta en urgente,
atendindola en su momento oportuno, te quedar un tiempo precioso
Pgina 28
para dedicarlo a las cosas ms importantes para ti, tu familia, hogar y

trabajo.
Comienza por ponerte al da en todos los pendientes que tienes
urgentes.
Haz una lista de ellos, ordnala por prioridades y ve resolviendo los que
anotaste en los primeros lugares, haz esto siempre y logrars ponerte al
da de lo que tengas atrasado. Despus sigues haciendo tu lista de
pendientes, pero ya no habr urgentes porque todos los tendrs bajo
control.
Cuando organices tus actividades del da, enfcate siempre en lo ms
importante primero, decide qu acciones tomars la siguiente semana
de tus metas y proyectos importantes y despus elige las tareas
rutinarias que podrs resolver antes o despus de las importantes,
cuidando siempre el orden y el control para atenderlas a tiempo.
Esta es la clave para mantenerse avanzando siempre hacia las metas
que ests intentando alcanzar. Con esta sencilla regla garantizas el
trmino exitoso de cualquier proyecto bien planeado, logrando al mismo
tiempo el control de las cosas que te rodean y que no deseas que se
atrasen.
De igual manera si no haces un buen plan de trabajo para atender con
anticipacin cualquier proyecto que te propongas, lo que sera fcil de
resolver en el momento apropiado, se convierte en una urgencia que
hay que atender de inmediato, dejando a un lado lo importante.
Pgina 29
MODULO V
MODELO COMO GANAR MS TIEMPO
CONTROLANDO LAS INTERRUPCIONES
Prev un tiempo
interrupciones.
diario
No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento.
Recibe a los visitantes fuera de tu oficina.
No contribuyas a conversaciones innecesarias.
Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas.
Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan Tienes

un minuto?
ASIGNANDO PRIORIDADES:
personal del tiempo.
para
visitantes
inesperados
Matriz para la administracin
Para saber que estamos utilizando correctamente el tiempo, acudiremos

a la matriz del tiempo en la cual se combina las dimensiones de lo
importante y no importante con las dimensiones de lo urgente y no
urgente las cual se puede apreciar en el grfico siguiente:
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Como se puede observar en el grfico N 1, la dimensin ideal es la que

combina lo importante con lo no urgente (Cuadrante II), si una persona
se desenvuelve en esta dimensin significa que planifica su vida y
prioriza lo que tiene que hacer para alcanzar sus objetivos, cumpliendo
con su plan.
En la dimensin de lo importante y urgente (Cuadrante I), estn las
personas que planifican, pero no cumplen con su plan, por que en el da
a da distraen su tiempo en otras cosas, faltndoles tiempo para cumplir
con su plan, haciendo las cosas contra el tiempo.
En la dimensin de lo no importante y urgente (Cuadrante III) estn las
personas que no planifican, por lo tanto no saben que es lo importante y
son reactivos por que su vida esta en funcin de lo que los dems
quieren que haga, quienes lo presionan a hacer cosas de forma urgente,
no teniendo la persona capacidad para elegir.
Por ltimo en la dimensin de lo no importante y no urgente (cuadrante
IV) estn las personas que deciden ocupar su tiempo en cosas triviales,
cosas que no le permiten construir nada, slo pasar el tiempo
divirtindose.
Pgina 31
Como usted podr observar la base de la administracin del tiempo esta

en planificar y cumplir con el plan que se tiene. La planificacin es el
proceso mediante el cual establecemos que queremos y como lo vamos
a alcanzar, sino planificamos no sabremos hacia donde vamos y por lo
tanto no podremos priorizar.
DELEGANDO EFICAZMENTE
Explcale al colaborador lo que esperas conseguir: todos los
trabajadores deben conocer perfectamente los objetivos generales de la
empresa, pero eso no es suficiente. Cada departamento tiene unos
aspectos que hay que mejorar y que son prioritarios en un momento
determinado. Los objetivos a conseguir dentro de cada una de estas
reas deben ponerse en comn con las personas que van a encargarse
de desarrollarlas. Por ejemplo, si hablamos de la limpieza del club con la
persona responsable, debemos asegurarnos de que el concepto que
tenemos nosotros de limpieza es el mismo que el suyo. Para esto,
podemos hacer una revisin del club conjuntamente e ir comentando
aquellas zonas que para nosotros no estn limpias. A partir de aqu
definiramos los objetivos a conseguir.
Otro ejemplo: tenemos como objetivo aumentar el nmero de usuarios
que utilizan la sala de fitness dentro del club. Para ello hablamos con el
coordinador de fitness y le exponemos el objetivo. A partir de aqu lo
concretamos un poco ms definiendo qu es un usuario de la sala.
Podramos llegar a la conclusin de que vamos a considerar usuario de
la sala a aquel que sigue de forma activa un programa elaborado por los
instructores.
Defnele los recursos con los que cuenta y dale el apoyo que
necesita: hay que definir los recursos con los que cuenta la persona
para conseguir los objetivos. Pueden ser recursos materiales (ordenador,
despacho, etc.), de informacin (acceso a ciertos datos), humanos
(personas en las que puede apoyarse y solicitar ayuda) o de tiempo
(horario, descarga de otras funciones). Siguiendo con el ejemplo
anterior, al responsable de sala de fitness se le podra decir que cuenta
con todo el personal tcnico de sala para conseguir los objetivos, con el
personal tcnico de otras reas para recoger ideas, le podramos
descargar temporalmente de alguna hora para que tuviera tiempo de
Pgina 32
reunirse y trabajar el tema, podramos darle acceso a un ordenador y a

cierta informacin de la gestin, etc.
Djale que lo haga: a partir de aqu hay que dejar que piense y busque
estrategias para conseguir los objetivos. Puede hacerlo l solo o
apoyarse en otras personas, pero en todo caso, l es el responsable de
buscar alternativas para mejorar ese aspecto concreto. En la mayora de
los casos, nos van a sorprender con soluciones que nosotros mismos ni
habamos pensado. Esto es as porque ellos aportan un nuevo punto de
vista al problema, pero tambin porque lo viven desde una posicin
mucho ms real y de contacto directo con el cliente. Siguiendo con el
ejemplo de sala de fitness, le pediramos que analice y recoja
informacin de la situacin actual y que proponga las acciones de
mejora que considere ms oportunas, citndolo dentro de unos das para
ponerlas en comn con el equipo directivo.
Dale Feed-back de cmo lo va haciendo: delegar por competencias
no significa desentendernos de lo que pasa. Como gestores, tenemos la
responsabilidad de garantizar que las acciones que se llevan a cabo
respetan la Misin del club y avanzan hacia los objetivos marcados. Por
este motivo, nuestra funcin es tener sistemas de control e ir dando
feed-back para corregir posibles desviaciones. Para esto, marcaramos
unas reuniones peridicas de seguimiento en las que se pondrn en
comn los avances realizados y se decidirn los ajustes que sean
necesarios. Adems, se definir un sistema de control para medir si las
acciones que se estn realizando nos permiten conseguir los objetivos
marcados. En el ejemplo anterior, podramos definir una reunin de
seguimiento cada 15 das. Tambin le pediramos al responsable de sala
de fitness que defina cul es el mejor sistema para medir los avances
que estamos realizando en su rea (contar peridicamente los clientes
activos, contar las bajas, medir la satisfaccin, etc.).
Dale la recompensa que merece por su contribucin: la
recompensa no tiene por qu ser siempre econmica, aunque sta es
una opcin muy vlida en muchos casos. En otros, el simple
reconocimiento de un trabajo bien hecho es una recompensa muy
valorada por el personal. El ver que su aportacin ha contribuido a
mejorar el funcionamiento de la empresa y que este hecho est valorado
por la direccin y por el resto de trabajadores, es un factor muy
motivador. Obviamente, si a medida que la empresa mejora, se mejoran
Pgina 33
tambin las condiciones laborales y salariales de los trabajadores,

mucho mejor. El salario est dentro de las condiciones laborales, pero no
es el nico elemento. El disponer de algn da libre como reconocimiento
a un esfuerzo realizado, el tener mayor flexibilidad horaria, el poder
asistir a un curso de formacin o a un evento fuera de la empresa, el
poder intervenir en ms reuniones de direccin, son todos ellos
elementos de reconocimiento y de motivacin.
Este sistema puede parecer ms laborioso a corto plazo que el sistema
tradicional, ya que para muchos de nosotros es ms fcil decir cmo se
tienen que hacer las cosas que explicar lo que se quiere conseguir,
apoyar, esperar y controlar todo el proceso. Sin embargo, a medio y
largo plazo, este sistema hace que todas las personas evolucionen
profesionalmente, cojan confianza y nuevas habilidades, y crea una
organizacin mucho ms potente en la que se aprovecha al mximo la
capacidad intelectual de cada trabajador.
Este sistema respeta todas las necesidades vitales de las personas:
Necesidad
de
aprender,
de
crecer
y
desarrollarse
profesionalmente.
Les
permite
ser
creativos,
asumir
responsabilidades y superar retos.
Necesidad de mejorar en la calidad de vida. Mediante un sistema
de recompensas correcto, se avanza hacia un modelo de
compensacin ms justo y hacia una mayor flexibilidad laboral que
mejora la calidad de vida.
Necesidad de sentirse valorado y apreciado. Este proceso puede

potenciar un ambiente de respeto y de confianza que mejora la
comunicacin y las relaciones interpersonales.
Necesidad de hacer una contribucin y encontrar un significado a

lo que hacemos. Si voy cada da a trabajar como un autmata, sin
objetivos claros y sin saber cmo afecta a la empresa y a otras
personas mi trabajo, es muy posible que dicho trabajo pierda todo
sentido. Este sistema de delegar contribuye a dar sentido al
trabajo.
DICIENDO NO
No es bueno hablar de planificar el da para alcanzar ciertos objetivos, si
su da est lleno de reuniones o actividades que no tienen ninguna
relacin con estos objetivos.
Pgina 34
Por qu ocurre esto?

Haga un buen uso de su buen tiempo. Con slo unos minutos de
reflexin se dar cuenta que la calidad de su concentracin y atencin
vara segn las horas. Si est muy cansado, o sufre jet lag por ejemplo,
la calidad de sus decisiones tender a empeorar. Por otro lado, notar
que Ud., est en general ms alerta mentalmente, o al menos ms
creativo en ciertas horas del da.
Con todo esto quizs recuerde el Principio de Pareto. Dice que los
elementos ms relevantes de un todo, constituyen una pequea parte
del total. Por ejemplo, el 20% de los edificios de Londres, utilizan el 80%
del total de la energa de la ciudad.
Trasladado a la administracin de nuestro tiempo, entonces un pequeo
porcentaje del mismo, es el ms productivo del da. Por esto, sea lo que
sea que haga, asegrese de que administra muy bien ese 20% de su
tiempo.
PLANIFICANDO Planear las actividades
Diseo de Objetivos.
Planes de contingencia.
El tiempo para planear, prever contingencias y pensar en oportunidades
a menudo brilla por su ausencia, es exprimido por la sobrecarga diaria o
se diluye en actividades ms rutinarias.
Si se prev lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la
capacidad de mantenerse dueos de la situacin. Para esto es
indispensable Planear nuestras actividades, a fin de optimizar lo ms
posible el tiempo del que disponemos.
Tener los objetivos por escrito y revisarlos peridicamente (por ejemplo:
diariamente, una vez a la semana, o tan siquiera cada mes), es
fundamental para no perder la orientacin y no malgastar tiempo y
energas en cosas secundarias o en actividades innecesarias.
Puedo realizar una planificacin eficaz si:
Reviso mis metas y establezco tareas diarias especficas.

Determino el tiempo que tomar realizar cada tarea.
Anticipo los obstculos a los que me enfrentar.
Organizo mis tareas por orden de prioridad.
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Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que:
Estn en lnea con mis valores.

Sean de tiempo definido.
Estn definidas clara y especficamente.
Sean completamente mas.
Sean realistas.
EJEMPLOS DE PLANIFICACION REAL Y EFECTIVA DEL TIEMPO

I.Hoja
de
Semanal
Trabajo
Reunin
Planificacin
de
Capacitaciones
Evaluaciones
Asignaciones
Informes semanales
INFORMES MENSUALES
MES DE JUNIO
Semana
del
. Al......
Prioridades Diarias
Rutinarias
Important
es
Urgentes
Pgina 36
LUNES
MARTES
MIERCOL
ES
JUEVES
VIERNES
encender
computador
Pedir folios
Cliente
llega
molesto
Pgina 37

Manual Curso Adm Del Tiempo y Carga de Trabajo

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Manual Curso Adm Del Tiempo y Carga de Trabajo

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2010

ADMINISTRACION DEL TIEMPO Y CARGA

La administracin del tiempo

planificar y reflexionar antes de tomar decisiones para solucionar

La forma como usas tu tiempo define quin eres, ms an que lo que

emplear en asuntos difciles, tratndolos de manera superficial, de modo

Desperdiciador de Tiempo (DDT): Es cualquier cosa que impida que

Informacin. (Falta / exceso)

EL TIEMPO PUEDE GESTIONARSE

PRINCIPIOS BSICOS PARA ADMINISTRAR CON EFICIENCIA EL

Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con

El tiempo del emprendedor rara vez se utiliza exactamente como l lo

Los resultados ms efectivos se logran teniendo objetivos

El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de

El establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir

Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y

No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones

El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser

Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hbito

Las actividades de rutina de bajo valor para el logro de los objetivos

Las actividades similares se deben agrupar para eliminar la repeticin

El mantener a la vista la agenda del da facilita el administrar

El registro de como se piensa utilizar el tiempo en el da, en la

DECLOGO DE LA GESTIN DEL TIEMPO

Dedicar unos minutos al da para la reflexin y el anlisis.

La administracin del tiempo es uno de los recursos ms apreciados. Sin

momentos de ms rendimiento, se puede planificar mejor el trabajo

El tiempo dedicado a las citas conmigo mismo, para el anlisis del

Administracin de Tiempo en una Organizacin

Evitar caer en el perfeccionismo. Muchas personas por querer

ser interrumpido, para poder dedicarle nuestra total atencin a

Hay que aprender a delegar. Muchas personas piensan que son

Sea puntual y exija puntualidad. Si usted no es puntual, sus

Elimine sentimientos intiles. Elimine sentimientos que le

Aprender a ir al grano. Muchas personas no saben ir al grano y

Hacer un buen manejo de reuniones. Minimice la cantidad de

Maneje ordenadamente el despacho de papeles. Genere un

Evite los conflictos. Se pierde mucho tiempo en conflictos

Haga un buen uso de los correos electrnicos. En la

Uso correcto del telfono fijo y celular. Hay que hacer un

Uso de tiempos muertos. Hay que aprender a utilizar los

HABITOS PERSONALES Y CAUSAS DE PRDIDAS DE TIEMPO

Informacin. (Falta / exceso)

Actividades por realizar.

Marcar actividades en (A) Urgentes e Importantes, (B) Importantes

Uso del telfono

Trata de acortar la parte social de la conversacin, ve directo al

Si la conversacin se extiende innecesariamente, busca excusas

Establece periodos de tiempo donde no recibirs llamadas sino

Uso del Chat

Utilizar estatus como "No disponible" o "Ausente" la mayor parte

Uso del Facebook y You Tube

Escribe menos, usa ms el telfono.

Escribe respuestas a cartas y memos, anotando las respuestas al

Usa el reverso de una carta o memo como copia de respuestas

Elimina palabras, frases y prrafos innecesarios.

Piensa antes de escribir, planea lo que quieres expresar.

Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos.

Al escribir usa palabras sencillas.

No revises una y otra vez en nombre de la perfeccin, cuando los

Interrupciones y visitantes inesperados

Recibe a los visitantes fuera de tu oficina.

No contribuyas a conversaciones innecesarias.

Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas.