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Toute note prcde une action future. Elle doit rpondre deux exigences :
donner un ordre.
Lobjectif est de mettre excution une dcision dont les consquences relvent
de la pratique. Deux types principaux de notes peuvent tre distingus et
dfinis :
Type de note
Caractristiques et exemples
LA NOTE DE SERVICE
LA NOTE
DINFORMATION
Comme son nom lindique, elle se borne informer, cest-dire quelle est un type de communication crite qui
fait circuler linformation entre un destinataire inform et
un destinataire qui manque linformation.
La note dinformation peut rpondre diffrents
objectifs :
Donner une information :Cest le cas le plus frquent et
le plus simple. Exemple : annoncer au personnel dune
entreprise des changements horaires, des consignes sur
lorganisation des pauses dans le travail, les modalits
dorganisation des repas au restaurant dentreprise, la
mise en service dun systme de transport collectif des
personnels.
Demander une information : Exemples : demander
quelles sont les modifications intervenues dans la situation
familiale des employs, faire appel au volontariat pour
participer une formation.
Formuler des propositions : On suscite des propositions
en vue dune concertation au sein de lentreprise sur une
question donne.
La rdaction dune note
Tout dabord, la rdaction dune note demande un esprit de finesse. Ainsi, il est
impratif que la note ne donne lieu aucune hsitation ou erreur. Sadressant
un public donn, elle doit tenir compte des caractristiques de ce public (niveau
de comprhension, aspects psychologiques et humains). Le signataire de la
note doit donc respecter les exigences de la communication crite :
comprhension aise du message,
niveau de langue employ,
prcision de linformation,
nature du destinataire,
modalits dapplication,
erreurs susceptibles dentraver le bon droulement du processus.
Ensuite, il convient de faire preuve desprit de synthse. Par dfinition, une
note doit tre claire, simple et prcise. Il faut donc :
viter de multiplier les sujets dans la mme note,
viter demployer une syntaxe lourde et confuse.
Il est prfrable :
de limiter la note un seul sujet,
demployer un style impersonnel,
de rdiger dans une langue comprhensible par tous,
de hirarchiser avec soin et rigueur les informations (titres, sous-titres,
alinas),
dviter toute fioriture inutile.
La prsentation de la note ne sinscrit pas dans un cadre rigide et normalis.
Elle est dactylographie car cela facilite la lisibilit et marque un
professionnalisme certain. Elle peut se faire sur papier simple ou en-tte. Elle
peut utiliser un imprim pralablement compos cet effet. Le format reste libre
(A3, A4 ou A5) mais il faut laisser une marge dau moins 2 cm. Les paragraphes
doivent tre clairement spars. Enfin, il ne faut crire quau recto ; si le texte
ncessite plusieurs feuillets, il convient de les numroter soigneusement et
dagrafer toutes les feuilles composant la note.
Une note doit comporter diffrentes mentions :
La date et le lieu : Une note nest pas ternelle, elle sinscrit dans un cadre
spatio-temporel prcis. Une formule finale comme : La prsente note est
applicable compter de ce jour rend videmment indispensable la
mention de la date. Il est de surcrot prfrable de rappeler dans la formule
injonctive la date dentre en application. La date et le lieu
denregistrement de la note peuvent tre ports au-dessus de la signature,
comme pour la prsentation des actes rglementaires, ou en haut droite
de la premire page, comme pour une lettre.
Lobjet : Celui-ci peut figurer sous la forme dun titre ou apparatre, comme
dans une lettre, aprs la mention Objet .
Les pices jointes : Une mention Pices jointes est porte sur la note si
celle-ci est accompagne de documents divers. Elle peut prciser le titre
de ces documents ou leur nombre total.
4. La prsentation de la note
La prsentation dune note de service ou dune note dinformation est libre. Elle prvoit
lemplacement des diffrentes mentions :
5. La diffusion de la note
La diffusion se fait sur support papier, par courrier lectronique ou encore par affichage
sur des panneaux prvus cet effet.
Lexique
Note : document interne lorganisation par lequel on transmet des informations (note
dinformation) ou des ordres (note de service).
EXERCICE