SESION 03: Organizando Recursos

Sobreasignacin y Redistribucin de recursos.

Subproyectos.
Costos.

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SOBREASIGNACIN Y REDISTRIBUCION DE RECURSOS

Un recurso est sobre asignado, cuando tiene asignadas ms horas de trabajo de las
disponibles en su calendario laboral durante un perodo de tiempo determinado. Considere
trabajo: en las tareas: la mano de obra total necesaria para completar una tarea. En las
asignaciones, la cantidad de trabajo que se ha asignado a un recurso. En los recursos, la
cantidad total de trabajo para la que est asignado un recurso en todas las tareas.

LOCALIZAR LOS RECURSOS SOBREASIGNADOS Y SUS TAREAS

1.

En la ficha Recurso, Grupo Redistribuir, haga clic en el botn

Siguiente.

Ir a la sobreasignacin

2.

Observe en la hoja de Recursos, se mostrar resaltado con rojo el recurso sobre asignado.

3.

Observe en el Diagrama en la parte izquierda se mostrar un hombrecito de color rojo a

las tareas que le fueron asignadas.

4.

Observe tambien en la vista organizador de equipo la sobre asignacin

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REDISTRIBUIR RECURSOS SOBREASIGNADOS

Microsoft Project permite resolver automticamente las sobreasignaciones de recursos
mediante la redistribucin.
La redistribucin consiste simplemente en retrasar o dividir determinadas tareas o
asignaciones de la programacin hasta que los recursos asignados a ellas dejen de estar sobre
asignados.
FORMA 1:
1. Hacer clic derecho sobre el hombrecito rojo y escoger las opciones: reducir trabajo

o aumentar duracin.

FORMA 2:

1. En la ficha Recurso, Grupo Redistribuir, haga clic en el botn

sobreasignacin Siguiente.

Ir a la

2. .Seleccione la opcin Manual, para redistribuir los recursos slo cuando elija el
botn Redistribuir ahora.

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3. En la opcin Buscar sobre asignaciones con el criterio, haga clic en el perodo de

tiempo que desee utilizar para reconocer las sobreasignaciones (Ejemplo: Por
das).

Por minutos: Redistribuye los recursos cuando hay al menos ms de un minuto de

trabajo programado para un recurso del que se puede completar con la disponibilidad
normal del recurso.
Por horas: Redistribuye los recursos cuando hay al menos ms de una hora de trabajo
programado para un recurso del que se puede completar con la disponibilidad normal
del recurso.
Por das: Redistribuye los recursos cuando hay al menos ms de un da de trabajo
programado para un recurso del que se puede completar con la disponibilidad normal
del recurso.
Por semanas: Redistribuye los recursos cuando hay al menos ms de un semana de
trabajo programado para un recurso del que se puede completar con la disponibilidad
normal del recurso.
Por meses: Redistribuye los recursos cuando hay al menos ms de un mes de trabajo
programado para un recurso del que se puede completar con la disponibilidad normal
del recurso. sta es la configuracin predeterminada

Importante:
Dependiendo del perodo de tiempo que elija, un recurso podra aparecer sobre
asignado, pero no se muestra en rojo con el indicador de redistribucin.
Si tuviese dos tareas de 1 da que comienzan y terminan en la misma fecha,
asignadas al mismo recurso, dicho recurso tendra asignado un total de 16 horas
en 1 da. Tcnicamente el recurso est sobre asignado en 8 horas. Si establece el
perodo de sobreasignacin: Por das, este recurso se marcara como sobre
asignado y sera redistribuido.
Sin embargo, si establece el perodo de sobreasignacin: Por semana y, si este
recurso tiene una disponibilidad normal de 40 horas a la semana, el recurso no se

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marcara como sobre asignado y no se redistribuira. Esto se debe a que el trabajo

total de 16 horas no excede la disponibilidad del recurso de 40 horas a la semana.

PROGRAMACION DE HORAS EXTRAS

Las horas extras son la cantidad de tiempo programado que excede del horario laborable
normal de un recurso asignado: estas horas se cobran segn la tasa de horas extra del recurso.
Al programar horas extra, el recurso puede terminar la tarea antes y, de ese modo resolver el
conflicto.
Ejemplo: Se tiene un proyecto con las siguientes tareas y recursos asignados:

La siguiente Hoja de recursos:

Se desea: que la Tarea5 se haga en 1 da (8horas normales y 2 horas extra)

Para ello siga el este procedimiento:
1. Active la vista Diagrama de Gantt.
2. Seleccione la tarea, para nuestro caso la tarea 5. Luego vaya al grupo propiedades, botn
detalles.

3. Nuestro entorno de trabajo cambiar a la siguiente forma:

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4. Luego Haga clic derecho en la siguiente zona de detalles para visualizar las columnas
deseadas, tal como se muestra en la imagen de abajo.

Por defecto esta activada la

opcin programacin. En
nuestro caso, elegir la opcin
Trabajo.

5. A continuacin observe que se agreg una columna Trabajo Hora Extra. Si el valor es 0h,
significa que an no ha asignado horas extra.
6. En el panel superior, seleccione la tarea a la que desee asignar horas extra.
7. En el panel inferior, introduzca la cantidad de horas extra necesarias para el recurso
pertinente. Ej.

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8. Observe que la duracin de la tarea ha cambiado (8 horas), ya que muestra las horas
normales trabajadas las cuales sumadas a las horas extra (2 horas) nos dan el trabajo de
10 horas requeridas.
9. Opcional: Cuando termine de asignar horas extra, puede ocultar el formulario de detalles
de las tareas vaya al grupo propiedades, botn detalles.

TAREAS CONDICIONADAS POR EL ESFUERZO

Mtodo de programacin predeterminado en Microsoft Project. Si se utiliza este mtodo, la
duracin de una tarea se reduce o se prolonga a medida que se agregan o se quitan recursos
en la tarea, mientras que el volumen de esfuerzo necesario para completarla permanece
inalterado. Por ejemplo, una tarea puede necesitar 32 horas de trabajo para su finalizacin,
pero puede tener programada una duracin de 2 das. Para completar la tarea en 2 das, se
deben asignar dos recursos, que tienen que trabajar 8 horas diarias cada uno. Si se quitase un
recurso de la tarea, la duracin se alargara a 4 das, mientras que el esfuerzo necesario para
completarla (32 horas) no variara.
La programacin condicionada por el esfuerzo slo es aplicable a los recursos que se agregan o
se quitan en una tarea. No es aplicable a las reglas de clculo que emplea Microsoft Project
para cambiar los valores de trabajo, duracin y unidades de los recursos que ya estn
asignados a las tareas.
Por defecto Microsoft Project establece la asignacin de tiempos a todas las tareas como
condicionadas por el esfuerzo. Esto supone que a medida que se modifica la asignacin de
recursos inicial, vara la duracin de la tarea, si bien las horas de trabajo necesarias para
completarla permanecen constantes. Mediante las tareas condicionadas por el esfuerzo
Microsoft Project distribuye homogneamente el trabajo entre los recursos.
Desactivar la especificacin tarea condicionada por el esfuerzo:
Para una sola tarea:
1. En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt

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2.
3.
4.
5.

Haga clic en la tarea en el campo Nombre de tarea

Haga clic en Informacin de la tarea
Seleccione la ficha Avanzado
Haga clic en la casilla de verificacin Condicionada por el esfuerzo para eliminar la marca de
seleccin
6. Haga clic en Aceptar

Para las tareas nuevas del proyecto:

1.

Ir al botn Archivo de la barra de Fichas, y luego haga clic en Opciones.

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2.

Seleccione la ficha Programacin.

3.

Luego ubicar el rea Opciones de Programacin de este Proyecto y haga clic en la casilla
de verificacin Las tareas nuevas estn condicionadas por el esfuerzo para activar o
deshabilitar eliminar la marca de seleccin.

4.

Haga clic en Aceptar

TIPOS DE TAREAS
Project utiliza la siguiente frmula, denominada frmula de programacin, para
calcular el valor de trabajo de cada tarea
Trabajo = Duracin x Unidades
HORAS TRABAJO = H. ORDINARIAS + H. EXTRAS

Cada valor de la frmula corresponde a un tipo de tarea

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Tareas de unidades fijas

Las unidades determinan la asignacin de un recurso a una tarea. Con el 100 por ciento de
unidades, el recurso estar trabajando a tiempo completo, con el 50 por ciento a tiempo
parcial y as sucesivamente. De forma predeterminada, las unidades son fijas, lo que significa
que la asignacin tendr el valor de unidad que se le asigne.
Si en una tarea se activa la opcin Condicionada por el esfuerzo, Microsoft Project ajustar la
duracin a medida que se cambian las asignaciones del recurso. Por ejemplo, supongamos que
asigna dos pintores a tiempo completo para pintar las paredes en 4 das. Si asigna dos pintores
ms a tiempo completo, Microsoft Project reducir la duracin a 2 das.

Tareas de trabajo fijo

Cuando se define una tarea como de Trabajo fijo, Microsoft Project no calcula el trabajo de las
tareas o de los recursos. Por el contrario, cuando se cambian las asignaciones del recurso,
Microsoft Project calcula la duracin.
Por ejemplo si asigna dos pintores a tiempo completo para pintar las paredes en 4 das y
despus asigna dos pintores ms a tiempo completo a la tarea, Microsoft Project reducir la
duracin a 2 das. Si ajusta la duracin de la tarea, Microsoft Project ajustar cada una de las
unidades de recursos. Por ejemplo, si ahora aumenta la duracin de 2 a 4 das, Microsoft
Project establecer cada una de las unidades de recursos al 50 por ciento, de manera que cada
pintor trabaje slo media jornada.
Si selecciona el tipo de tarea de trabajo fijo, Microsoft Project activa automticamente la
opcin Condicionada por el esfuerzo y la bloquea en esa configuracin: no podr desactivar la
opcin Condicionada por el esfuerzo en esa tarea. Las tareas de trabajo fijo se comportan
siempre como si estuviera activa la opcin Condicionada por el esfuerzo.

Tareas de duracin fija

Cuando la duracin es fija, conserva el. Valor que se haya indicado y Microsoft Project calcula
las unidades de recursos a medida que se cambian las asignaciones. Por ejemplo, supongamos
que est activada la opcin Condicionada por el esfuerzo y se asignan dos pintores a tiempo
completos para pintar las paredes en 4 das. Ms adelante, asigna otros dos pintores a tiempo
completos. Microsoft Project establecer las unidades de cada pintor en 50 por ciento, puesto
que los cuatro pintores slo necesitarn trabajar media jornada para completar las paredes en
4 das. El trabajo permanece constante.
Sin embargo si la opcin Condicionada por el esfuerzo est desactivada y se asignan dos
pintores ms a tiempo completo, Microsoft Project reducir la duracin de la tarea a
2das.Tambin en este caso el trabajo permanece constante.

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Si ajusta la duracin de la tarea, Microsoft Project calcula el trabajo. En el ejemplo de la

pintura, el trabajo total de la tarea es de 64 horas (cuatro pintores x 4 das x 4 horas al da). Si
cambia la duracin de la tarea a 2 das, Microsoft Project vuelve a calcular el trabajo total:
cuatro pintores trabajando media jornada durante 2 das son 32 horas de trabajo total. El
trabajo se vuelve a calcular de la misma forma. Independientemente de que est activada la
opcin Condicionada por el esfuerzo.

Para cambiar un tipo de tarea

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt
2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea cuyo tipo desea cambiar.
3. Haga clic en la ficha Avanzado y elija el tipo que desee en el cuadro Tipo de tarea.

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ACUMULAR COSTOS FIJOS

El costo fijo es un valor independiente de las variables que afectan a una tarea. Sus valores se
asignan a los costos totales inmediatamente. Sin embargo, para poder mostrar un acumulado
de los mismos se necesita personalizar un campo.
01. Crear y guardar un proyecto plantilla de Nuevo Negocio

02. Ajustar las tasas de sus recursos como se indica:

03. Volver a la vista Diagrama de Gantt e insertar la columna de Costo y Costo fijo

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04. Agregar los costos fijos indicados y verificar que se agregan al costo total

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05. Agregar una columna de costo y personalizar

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06. Aceptar y verificar

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