I. E NAL.

AGUSTIN
CODAZZI
Asignatura de
Informtica
Docente: Leydis
Angarita

GUA DE EXCEL BSICO

Excel es un software incluido en los productos de Microsoft Office, en su versin

2010 , tuvo algunos cambios importantes como son el nombre de algunas
funciones, cambio en las ventanas de diseo (caso Tablas dinmicas), nombre
de la terminacin de archivos y seguridad en al manejo de las macros.
La hoja de clculo es de una gran ayuda en operaciones simples y aplicaciones
ms complejas de datos donde la fuente de informacin sean tablas ordenadas.
Algunas actividades que se pueden hacer en una hoja de clculo son:

Generacin de Operacin Matemticas.

Uso de funciones Trigonomtricas, Estadsticas, financieras, entre otras
Graficas de datos y tendencias. Presentacin de tablas
Bsqueda y filtrado de datos

1 AMBIENTES DE TRABAJO DE LA HOJA DE CLCULO

1.1 La pantalla principal
La pantalla principal de trabajo de Excel 2010, es muy similar a la de cualquier
otra aplicacin Windows Office 2010. Es de recordar que La versin 2010 est
estructurada por cintas de trabajo que van cambiando dependiendo la
seleccin que se haga en el men principal. Las cintas se ubican en la parte
superior de la pantalla del programa, en el centro est el rea de trabajo y
abajo algunas reas de localizacin y operaciones rpidas

Ilustracin 1: Pantalla principal.

1.2 Cintas Bsicas

Las cintas disponibles van cambiando dependiendo de las aplicaciones que se
tengan abiertas o de las operaciones que se quieren hacer. Inicialmente las
cintas por defecto son:
Archivo: Guardar, informacin del archivo, imprimir y Opciones
Inicio: Operaciones bsicas de visualizacin y formato

Insertar: Objetos de ayuda de visualizacin e insercin.

Diseo de pgina: Configuracin de pgina y ajustes de impresin.

Frmulas: Biblioteca de funciones, auditoria y nombres de celdas.

Datos: Herramientas de datos y ordenar y filtrar

Revisar: Proteger el documento y comentarios

Vista: Ventanas, vistas de libro y mostrar

2 Estructura de un Archivo Excel

Los archivos de Excel se pueden grabar por defecto con la terminacin *.xlsx, a
diferencia de las versiones anteriores si existen macros o cdigo la terminacin
es *.xlsm. La estructura de un archivo de Excel, se compone de hojas
inicialmente que se por defecto son tres (Hoja1, Hoja2, y hoja3), sin embargo
esto se puede configurar. Al interior de cada hoja est el rea de trabajo que es
la celda, organizadas por filas (identificadas con nmeros), y columnas
(identificadas con letras).
Los componentes de un archivo EXCEL son:
Hoja: es el rea de trabajo donde estn contenidas las filas y columnas. Las
Hojas por defecto se denominan en orden, hoja1, hoja2etc, sin embargo se
pueden cambiar el nombre con botn derecho del mouse y escogiendo la
opcin cambiar nombre o haciendo doble clic.
Celda: Las celdas son al unidad bsica de almacenamiento de informacin en
ella se pueden almacenar datos, formulas, funciones y ecuaciones. Su
designacin bsica es una letra y un nmero por ejemplo C45, que quiere decir
C la columna y 45 la fila donde est la celda. En algunos casos se puede dar
nombre a las celdas o rangos.
Columna: Su denominacin se hace con letras la A a la Z y estn dispuestas
en vertical. Despus de la columna Z, nos encontramos con la columna
AA,AB,AC... y as hasta la AZ. Seguidamente, comenzara la BA, BB.. Y as hasta
la ltima columna que es la XFD en la versin 2010
Fila: Estn organizadas de forma horizontal, su denominacin es con nmeros,
se numeran desde la 1 hasta la 1048.576 que es la ltima en la versin 2010.
Libro de trabajo: conjunto de hojas. Al grabarlo, se crea un fichero con la
extensin *xlsx con todas las hojas que tuviese el libro. Ya que se pueden
vincular datos de otros archivos en importante que la fuente de los datos
conserven su ruta. (Archivo, directorio, carpeta, disco, computador etc.)
Rango: grupo de celdas adyacentes, es decir, que se tocan. Un rango de
celdas por ejemplo que va desde la A1 hasta la A15 se reflejara con el
siguiente nombre: A1:A15. El nombre de un rango siempre har referencia a la
primera y a la ltima celda seleccionadas. O en algunos casos colocarle un
nombre especfico. Esto puede ser de ayuda cuando tenemos muchas hojas y
tomamos informacin entre ellas.

Desplazarse al interior de un Archivo

Algunas formas de desplazarse por la hoja de trabajo es, picar o hacer clic
dentro de la celda que queremos ubicarnos. Otras formas son:

Movernos con las flechas o el enter solo de forma vertical y hacia abajo.
Colocando el nombre de la celda a donde nos queremos desplazar en el
campo nombre de la celda actual.
Por medio de la ventana Ir a, que se activa con Ctrl+i , o F5

Ilustracin 3: Ventana de Ir a.

ALTO Y ANCHO DE FILAS Y COLUMNAS

ANCHO DE COLUMNAS: Para modificar el ancho de una columna se debe
posicionar el cursor en el lmite de su encabezado y arrastrar hasta alcanzar la
posicin deseada.
ALTO DE FILAS: Para modificar el alto de una fila se debe posicionar el cursor
en
el lmite de su encabezado y arrastrar hasta alcanzar la posicin deseada.

Formato de celdas
Dependiendo de la informacin y de la forma como se ha de presentar la
informacin contenida en una celda es necesario configurarla segn las
necesidades. Esta configuraron puede contener tipo de dato, alineacin,
fuente, Bordes, tramas y proteccin del documento. Para seleccionar los
parmetros que se pueden cambiar: se seleccionan las celdas o rango que se
quiere definir el formato y botn derecho del mouse.

Numero: seleccin de formato de presentacin de los datos

Alineacin: direccin del texto
Fuente: tipo de carcter , tamao
Bordes: lneas de contorno y divisin de las celdas.
Relleno: Caractersticas de color y textura al interior de las celdas.
Proteger: seleccin de celdas a bloquear

La ficha Alineacin configura al alineacin de texto con respecto a la celda,

incluso si se desea que el texto ocupe ms de una lnea en la celda

La ficha "Bordes" especifica los bordes de la celda, se puede determinar un borde

continuo o discontinuo, doble o sencillo, etc.
La ficha "Tramas" especifica colores y tramas para el fondo de las celdas.
Unir y dividir Celdas
Cuando es necesario unir en un solo especio ms de una celda, para contener
un texto o dato. En la ventana de Formato de Celda, quede forma rpida lo
pueden llamar con botn derecho del mouse depuse de haber seleccionado el

rango unir .

Otra posibilidad es utilizar la ventana de formato de celda en el meno de

Control de texto, Combinar celdas.
Mensajes de error
Cuando introducimos datos y formulas y Excel y no se encuentra una relacin
con su contexto o los datos de entrada, puede enviar mensajes de error.
Algunos de ellos se identifican por los mensajes que generan, por ejemplo:

#REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.

#NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin.
#NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersecan .
#NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como
puede ser sumar textos.
#DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.
#NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.
#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula.

El mensaje ##### no se considera como un mensaje de error, se produce

cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha
o una hora negativa.

FORMULAS Y FUNCIONES
Las formulas y las funciones son uno de los elementos ms importantes en el
uso de Excel, la versin 2010 tiene grandes cambios con versiones anteriores.
Por ejemplo la funcin =Buscarv(, de gran ayuda para la bsqueda y
comparacin de datos y tablas cambio el nombre a =ConsultaV(.
Para escribir una frmula es necesario conocer con claridad algunos elementos
de edicin y presentacin.
Estructura de una Frmula
La estructura de una formula puede tener la combinacin de varias fuentes
de datos integrados en una celda y que relaciona valores y frmulas de
otras celdas para producir un resultado. Una frmula comienza con el signo
igual (=), algunas vez puede introducir + o pero no es aconsejable
adems, puede contener textos, nmeros, referencias de celdas, etc. En la
celda que contiene una frmula se visualiza siempre el resultado de la
misma y la frmula en s se visualiza en la barra de frmulas. La frmula
combina diferentes operadores para realizar los clculos. Estos operadores
son:
Aritmtico
s:
Suma
Resta
Producto
Divisi
n
Porcentaje
Exponente
De comparacin
Igual
Diferente
Mayor
Menor
Mayor o igual
Menor o igual

+
*
/
%
^

=
<>
>
<
>=
<=

De texto
Concatenacin &
Ejemplos de frmulas
seran:
Suma los valores numricos 2 y 50 (Valores
=2+50
constantes)
=G1+G5
Suma el contenido de las celdas G1 y G5
=(C1+C5)-A2 Suma el contenido de las celdas C1 y C5 y el resultado lo
resta de A2.
=Ventas-Gastos Resta dos rangos de celdas llamados Ventas y Gastos
=2^3
Eleva a la tres el nmero 2
Es muy recomendable que se establezca la secuencia de operaciones por
medio de parntesis ya que existe prioridades entre las formulas y el resultado
puede ser diferente al esperado.
Referencias absolutas y Relativas.
Cuando copiamos, el contenido de la frmula se actualiza a medida que
copiamos en horizontal o en vertical. Si te sitas en las celdas C15 y D15
del ejemplo mostrado en la barra de frmulas, se observa que cada celda
contiene la frmula de su columna correcta. La referencia indica la
posicin de la celda contenida en la frmula. Observa la siguiente hoja:

En este caso, en la primera frmula de la celda C15 hemos sumado la

columna. En la primera celda no pasa nada, pero si volvemos a copiar la
frmula en las celdas de al lado, observaremos en la celda D15 lo siguiente:
=D4+D5+D6+D7+D8+D9+D10+D11+D12+D13+D14. Es decir, Excel
ha copiado la frmula, pero tambin ha desplazado la referencia de la celda
C15 y ahora la ha convertido en D15.
Excel ha tomado las referencias de la primera celda como posiciones
relativas y las ha copiado hacia su derecha.
Para que no ocurra esto, debemos convertir la celda C15 en referencia
absoluta es decir, que aunque copiemos la frmula en otras posiciones, la
referencia a la celda C15 no cambie nunca.
Tipos de Referencia de celdas:
Celdas relativas: son celdas que su formulacin depende de la posicin donde se
comience a utilizar, la referenciacin. Por ejemplo una celda que tome la
informacin de datos a la derecha si se llegar a copiar a otra posicin tomara el
dato que se encuentre a la derecha de esta nueva celda.
Celdas absolutas: referencian solamente una celda y su posicin
independientemente de la posicin donde sea llamada o solicitada siempre ser la
misma as se arrastren las formulas, el smbolo que se utiliza es ($). Por ejemplo
$C$4,
Celdas mixtas: combina los dos tipos de referencia anteriores. Por ejemplo: $C4,
C$4... Por ejemplo: C$4 O $C4 dependiendo que es lo que se quiere dejar variable
o fijo.
Una celda se convierte en absoluta posicionando el cursor al lado del nombre de la
columna y escribiendo el smbolo pesos ($) o y pulsando la tecla F4. Esto aade
automticamente el signo pesos a la columna y la convierte en absoluta, si de
forma repetida pulsamos esta tecla el signo cambiara de posicin.

Funciones en Excel
Es una frmula ya programada y preparada para realizar clculos y reducir

el uso de frmulas extensas, algunas de ellas no son posibles ser

construidas con operaciones matemticas.
Las funciones tienen un nombre propio declarado en el idioma que se
encuentra el computador o la seleccin del idioma en la instalacin de
Programa, existen multitud de funciones clasificadas en categoras.

La razn de las funciones frente a las ecuaciones es simplificar las

operaciones y su formulacin.
Sintaxis de una funcin
Todas las funciones deben mantener unas reglas de sintaxis o estructura, tal y
como se indica
en el siguiente ejemplo:
Argumentos
separados por
punto y coma o

=SUMA(A1:A200;100)
solamente coma y

Signo igual

encerrados
entre
parntesi
s

Nombre de la
funcin

En el ejemplo, se sumar todo el rango A1:A200 y aparte el nmero 100.

Es decir, que dentro de los parntesis que forman el contenido de la
funcin, hay dos argumentos a sumar.
Cuando no se conoce la sintaxis de una ecuacin, es posible solicitar la edicin
de la misma por
medio del rea de edicin de ecuaciones
caso de suma aparece la siguiente ventana:

, para el

All se exponen de forma individual cada argumento, su explicacin y su

resultado. Aunque este sea un error. El acceso de la ayuda desde esta
ventana es fcil y contienen ejemplos del uso de la funcin
Algunas funciones Importantes

Existen algunas funciones mas utilizadas que otras. Ya sea por su

funcionabilidad o por su uso especializado en resultados.
Suma
Promedio
Potencia
Mximo o Mnimo

Si condicional
Funcin =Suma(
Es una de las operaciones de mayor utilidad en las hojas de clculo, razn
por la cual se proporciona con mltiples acceso y formas.
Para utilizar una funcin, podemos escribirla manualmente o en el botn:

de la cinta Frmulas , biblioteca de funciones.

Funcin =PROMEDIO(
Esta muy relacionada con la funcin suma, funciona exactamente igual que
la suma, pero no existe ninguna tecla predefinida, por lo que debemos
introducirla manualmente, o formularla por medio de la combinacin de las
funciones =suma( , y =contar(. Cuando introducimos una funcin mediante
el teclado, podemos escribirla por completo o hacer lo siguiente:
1. Borra el contenido de la ltima frmula
2. Escribe lo siguiente:
=PROMEDIO(
3. Selecciona con el mouse el rango de nmeros.
4. Cierra el parntesis escribindolo a mano.
5. El resultado obtenido es la media de los datos numricos.
Otra opcin es utilizar la ventana de la formula:

Otras funciones: = MAX(, =MIN( y =CONTAR(

Estas funciones son de las primeras formas de encontrar informacin en una
tabla o grupo de datos ordenados. Entregan el valor solicitado dentro de un
grupo de datos ya sean nmeros, fechas o resultados de funciones. Y Contar
cuenta la cantidad de datos sin importar su tipo.
La funcin =MIN( encuentra el valor mnimo
La funcin =MAX( encuentra el valor mximo dentro de un grupo
La funcin =CONTAR( regresa el nmero de datos seleccionados
La funcin =SI()
Una de las funciones que tiene un gran nmero de aplicaciones
especialmente en el campo de las decisiones y automatizacin de
operaciones es la funcin =SI(, que se utilizan en Excel,Su estructura esta
compuesta de tres argumentos asi:
=SI(condicin;verdadero;falso)
Donde condicin es una comparacin de argumentos que se tiene que
cumplir , y se utilizan los smbolos de las operaciones de comparacin . Si
sta se cumple, se ejecutar verdadero, o en caso contrario, se ejecutar
falso.
Por ejemplo:
=SI(A2>B12; Paga pliza;No paga)
Si la celda A2 es mayor que la celda B12, aparecer la palabra Paga
pliza, en caso contrario, aparecer la palabra No paga
=SI(A1=cliente;Factura;cotizacin)
Si la celda A1 contiene la palabra cliente, en la celda actual aparecer
la palabra factura, en caso contrario, aparecer la palabra cotizacin.
=SI(O(A1=B1,C1=D1),"Bien", suma(30,5))
En esta formula de cumplirse varias condiciones. Ntese la utilizacin
del operador O, o la funcin lgica =O( , que se tiene que cumplir

una de las dos condiciones. Si es verdadera la respuesta ser Bien

y si es falsa la respuesta ser 35

Funciones anidadas
Son funciones que estn contenidos dentro de otras y sus respuestas que
actan como argumento de otra funcin. En el proceso de clculo, Excel
realiza primero el clculo de la funcin interior y despus, el resultado de la
funcin exterior teniendo ya en cuenta el resultado que se ha obtenido con
la funcin interior.
Por ejemplo, la funcin: =SUMA(RAZ(25));3)
Primero calcular el resultado de la funcin interior, o sea, de la RAZ, cuyo
resultado es 5 y luego se calcular el resultado de la exterior SUMA,
teniendo en cuenta ya este resultado. El resultado de esta operacin es 8.
Las ltimas versiones permiten hacer un rastreo de las operaciones por
medio del men Formulas. Que permiten al usuario buscar el destino o
precedentes de los datos calculados.