PRIMER TALLER

Realizaremos un programa en Excel que nos lleve la contabilidad en cuanto a

ingresos y egresos y a su vez genere un grfico en el cual se refleje la
estadstica de dicho programa.
El programa constar de 2 partes (1 parte formatos de hojas y 2 parte
funciones, graficos, etc.) trabajaremos con 5 hojas y adems veremos lo ms
importante que es aplicar estas opciones:
Combinacin de celdas
Formato de celdas (numero, alineacin, fuente, bordes, tramas y
proteger)Formulario del Asistente
Formulas
Hipervnculo
Funcin suma y buscar
Creacin de Men
Formato condicional
Validacin
Grfico
Configuracin de Impresin.
Contrasea para lectura y escritura.s
Lo que recomiendo.
Si puedes imprime estas hojas para que se te facilite la forma de elaborar este
programa.
Y que sigas paso a paso todas y cada una de las instrucciones.
Recuerda: Que todas las tcnicas aparecern en Negrillas y que las puedes
aplicar en cualquier archivo creado en Excel.

PRIMERA PARTE:
PRIMERA HOJA: INGRESOS
Por lo general siempre que abrimos Excel, lo abre con un Archivo nuevo; bueno
empezaremos con este Archivo que nos dio Excel al momento de Abrirlo.

Lo primero que debemos hacer es tener 5 hojas para trabajo, Excel nos da solo 3
hojas de clculo (Fig. 1) y necesitaremos 2 ms.
Nota: a estas hojas de clculo les llamaremos etiquetas debido a que se encuentran
en el lado inferior.

Fig. 1. Hojas del libro actual.

Para insertar las otras 2 hojas debemos hacer lo siguiente:

1. Seleccionaremos la etiqueta hoja2 con el puntero del ratn, mantenemos
pulsado la tecla shift (debajo de la tecla Enter), y con el ratn hacemos clic en
la etiqueta hoja3 (de esta manera podremos insertar las dos hojas al mismo
tiempo).
2. Una vez seleccionadas las dos etiquetas hacemos clic en la barra de mens en
Insertar y seleccionamos Hoja de clculo. (Fig. 2).

Fig. 2. Insertar hojas de clculo

Fig. 3. Hojas de clculo

Insertadas

3. El siguiente paso es ordenar nuestras 5 pestaas, entonces seleccionamos la

etiqueta hoja4 con el puntero del ratn, mantenemos pulsado la tecla shift
(debajo de la tecla Enter), y con el ratn hacemos clic en la etiqueta hoja5,
arrastramos hacia la derecha (sin dejar de mantener pulsado el ratn) ya que lo
hayamos arrastrado hacia el final de las pestaas quedara ordenado de la
siguiente manera hoja1, hoja2, hoja3, hoja4 y hoja5. (Fig. 4).

Fig. 4. Orden de las pestaas y/o hojas de clculo.

Primera Tcnica: Esta es una de las maneras para Insertar hojas y ordenarlas.
El siguiente paso es cambiar el nombre a nuestras pestaas. Los nombres asignados
son:
Hoja1: Menu
Hoja2: Ingresos
Hoja3: Egresos
Hoja4: Grafico
Hoja5: Funciones
Para cambiar el nombre hacemos clic con el botn secundario o derecho del ratn en
la pestaa de la hoja1, aparecer un men emergente (Fig. 5).

Fig. 5. Men Emergente para pestaas.

Seleccionamos cambiar nombre; despus hacemos lo mismo con las 4 pestaas

restantes, quedar como lo muestra la fig. 6.

Fig. 6. Cambio de nombre a las pestaas.

El paso que sigue ser el de dar formato a la hoja Ingresos y despus a la hoja
Egresos
Trabajaremos de la forma siguiente: Por cada fila y columna aplicaremos un formato
especfico a cada una de sus celdas. Utilizaremos Ancho de Columna. (Fig. 7) y Alto
de Fila (Fig. 8).

Para cambiar el ancho de la Columna:

Seleccionando toda la columna hacemos clic al encabezado (A, B, C) y despus clic
derecho del ratn aparecer un men emergente como el de la fig. 7.

Fig. 7. Men emergente de la columna seleccionada.

Para cambiar el Alto de la Fila:

Hacemos clic al encabezado, pero ahora de la fila (nmeros 1,2,3,4), despus clic
derecho del ratn aparecer un men emergente como el de la fig. 8.

Fig. 8. Men emergente de la fila seleccionada.

Una vez que nos encontremos en la hoja Ingresos empezaremos a dar formato
primeramente a las columnas:
Anchos de columna:
Columna A: (la dejaremos tal y como est)
Columna B: 0.5
Columna C: 14.43
Columna D: 8.43

Columna E: 4.0
Columna F: 3.0
Columna G: 4.0
Columna H: 34.29
Columna I: 12.0
Columna J: 9.43
Columna K: 13.71
Columna L: 13.14
Columna M: 0.5
Terminamos con el ancho de columna ahora pondremos los ttulos del formato:
Los ttulos debern estar en la Fila 6.
Columna C: Mes
Columna D: No. de Semana
Columna E: Perodo
Columna F:
Columna G:
Columna H: Descripcin general de Ingresos
Columna I:
Subtotal
Columna J: I.V.A.
Columna K: Total
Columna L: Total Mensual
Solo por excepcin se agregar en la Fila 5 de la columna C el titulo Periodo del
Ingreso
(Fig. 9)

Fig. 9. Formato de la Hoja Ingresos.

Hasta Aqu vamos a guardar el trabajo con el nombre balance trimestral.

Para eso hacemos clic en Archivo de la Barra de Mens y seleccionamos Guardar.
Una vez guardado nuestro trabajo, seguimos con la combinacin de celdas.
Para ubicarnos mejor y trabajar sin tantas descripciones Excel le da nombres a las
celdas estas las puedes encontrar en el cuadro de nombres (Fig. 10)

Cuadro de
Nombres

Columna C

Fila 5

Columna C y Fila 5 es igual a C5

Es el nombre asignado para esta celda.

Fig. 10. Explicacin del cuadro de nombres.

Las celdas a combinar son:

C5 (Periodo del Ingreso) Seleccionamos de la celda C5 hasta la celda G5, hacemos
clic en el botn combinar y centrar
y quedarn combinadas las celdas C5,
D5, E5, F5 y G5.
E6 (Periodo) Seleccionamos de la celda E6 hasta la celda G6 presionamos el botn
combinar y centrar; quedarn combinadas las celdas E6, F6 y G6.
H6 (Descripcin General de Ingresos) Seleccionamos de la celda H6 a la celda H5
(hacia arriba), presionamos el botn combinar y centrar.
I6 (Subtotal) Combinamos de la celda I6 a la celda I5, aceptar.
J6 (I.V.A.) Combinamos de la celda J6 a la celda J5, aceptar.
K6 (Total) Combinamos de la celda K6 a la celda K5, aceptar.
L6 (Total Mensual) Combinamos de la celda L6 a la celda L5, aceptar.
Deber quedar como lo muestra la fig. 11.

Fig. 11. Resultado de las celdas combinadas.

Ahora trabajaremos con el formato de altos de filas y bordes en celdas.

Primero daremos formato de Alto de filas. (Haciendo clic derecho en la fila
seleccionada aparece un men emergente para pulsar sobre Alto de Fila como lo
muestra la figura 8 anteriormente).
Altos de Fila
Fila 5: 14
Fila 6: 14
Fila de la 7hasta la fila 26: 18

Ahora aplicaremos los bordes.

Los Bordes son lneas en las celdas con las que trazamos para definir un formato.

(Para acceder a ellas debemos hacer clic en Formato de la barra de mens y a

continuacin Formatos de celdas).
Seleccionamos de la celda C5 hasta la celda L5, hacemos clic en Formato/ Formato
de Celdas/ Bordes. En este caso utilizaremos el color y el estilo de borde como lo
marcan la Fig. 12.

Fig. 12. Formato de Celdas/Bordes, configuracin de estilos y color.

As mismo mantenemos seleccionada de la celda C7 hasta la celda L26, despus en

Formato/Formato de celdas/Bordes, configuramos el estilo y marcamos los cuatro
puntos preestablecidos tal y como lo marca la Fig. 13.

Estilo de borde

Marcar estilo

Color Automtico

Fig. 13. Formato de Celdas/ Bordes.

Solo en el caso de las celdas D7 a la celda F26 marcamos con el estilo fino (Primer
estilo de borde). Con esto explicado podrs realizar el formato de borde restante como
Fig. 14.

Fig. 14. Resultado preliminar del Formato Ingresos.

El Paso siguiente es de Agregar el Encabezado del Formato.

Siempre es necesario resaltar el encabezado, debido a que tenemos que dar a
conocer de qu se trata dicho formato.
Primero Seleccionamos de la celda C1 hasta la celda L1, hacemos clic en combinar y
centrar; despus cambiamos el Estilo de la fuente, es decir, el tipo de letra, su tamao,
etc. El estilo deber quedar tal y como lo muestra la Fig. 15.

Fig. 15. Estilo del encabezado (Tipo de Letra, Tamao, etc.)

Segunda Tcnica: Siempre hay que elaborar primero el formato y despus la

Adems agregaremos un Total al final del formato, en la celda K28 escribiremos Total
Trimestral, con letra Negrilla, Tipo de letra Arial, tamao 9 puntos y alineacin derecha.
(Fig. 16).

Fig. 16. Total al final del formato.

Ahora configuraremos la letra dentro del formato.

Seleccionamos todo el formato (de la celda C5 hasta la celda L26),
Tamao de letra 8 puntos.
Solo en la columna L (Total mensual) aplicaremos negrilla.
Seleccionamos de la celda D7a la G27 (hacia abajo) aplicaremos alinear al centro
Seleccionamos de la celda I7 a la L27 aplicamos Formato/Formato de Celdas/Numero
y en categora hacemos clic en moneda.

Habr que capturar como est en la Fig. 18.

Fig. 18. Muestra la captura del Formato.

Aplicaremos las formulas para generar el IVA, Total y Total Mensual.

En la celda J7 Realizamos esta frmula =I7 * 0.1; esto quiere decir que el resultado del
IVA ser el subtotal (celda I7) por (*) 0.1 (Representa al IVA) = $298.50, de esta forma
generaremos la frmula para el IVA.
Ahora bien la formula del Total ser la siguiente: =I7+J7; lo que estamos haciendo es
sumar el resultado de subtotal (I7) mas (+) el resultado del IVA. De esta forma
generaremos la formulas para el Total.
La formula para el total Mensual ser el siguiente: =SUMA(K7:K11) esto quiere decir
que: La suma de todo el mes (K7:K11) es el resultado en esta celda (L11).
Nota: En la ltima frmula utilizamos una funcin (SUMA) que permite realizar una
operacin sin tener que seleccionar celda por celda.
Para aplicar todas las formulas a las dems celdas haremos lo siguiente.
Seleccionamos de la celda J7 a la K7, hacemos clic en copiar, seleccionamos de la
celda J8 a la K20, despus damos un clic con el ratn derecho, elegimos pegado
especial, finalmente seleccionamos frmulas. Y as es como insertamos la misma
formula a todas las celdas (las formulas cambian su referencia).
Tercera Tcnica: Has visto como realizar una frmula recuerda bien todos los pasos.
Por ultimo aplicamos las formulas a Total Mensual y al Total Trimestral
El Total Trimestral generamos una formula que nos de el resultado de total mensual
=SUMA(L11,L15,L20). Esta formula se refiere a que el resultado va a ser igual a la
suma de Total del Primer Mes, total del segundo mes y el total del tercer mes.

SEGUNDA HOJA: EGRESOS

Una vez teniendo el formato de Ingresos completo lo que haremos ser copiarlo hacia
la hoja Egresos con la diferencia que cambiar el Encabezado, la Descripcin general
de Egresos y el subtotal, quedando de la siguiente manera.

La manera ms fcil sin tener que volver a realizar todo el trabajo es:
Seleccionamos
para copiar toda la hoja de clculo, pulsamos el botn
copiar, despus hacemos
clic en la pestaa Egresos y finalmente pulsamos el
botn pegar. De este
modo pegamos todo el formato con sus frmulas y
no tendremos que demorarnos en crear un nuevo formato.

Cuarta Tcnica: Esta es la opcin para duplicar una hoja o si lo prefieres puedes
hacer una copia de la pestaa lo que tienes que hacer es pulsa sobre la pestaa que
quieres copiar y sin soltar la pestaa presionas la tecla Control, despus dejas de
presionar el ratn y por ultimo la tecla control. Con esto habrs generado una copia de
la pestaa.

TERCERA HOJA: FUNCIONES

Ahora crearemos las funciones que se requieren para el programa. Dichas funciones
son el motor para el buen funcionamiento, nos cambiamos a la hoja Funciones.
Primeramente debemos especificar las comparaciones, lo que queremos es que el
programa haga una comparacin de ingresos y egresos de manera separada.
Entonces tenemos 2 rubros.
Al primer rubro le llamaremos Ingresos ser igual a 1.
Al segundo rubro le llamaremos Egresos ser igual a 2.
Nota: En Excel es ms fcil trabajar con nmeros ya que los nmeros nunca sern
iguales y para las funciones es imprescindible trabajar con numeros, por eso hemos
convertido Ingresos a 1 y Egresos a 2, es decir caracteres por nmeros.
Hacemos la primera tabla: (Se utilizar para dar base al grafico)
Encabezado:
B3 = No.
C3 a la G3 = Enero. las celdas C4 = 1 Sem, D4 = 2 Sem, E4 = 3 Sem, F4 = 4 Sem,
G4 = 5 Sem.
H3 a la K3 = Febrero. las celdas H4 = 1 Sem, I4 = 2 Sem, J4 = 3 Sem, K4 = 4 Sem,
L3 a la P3 = Marzo. las celdas L4 = 1 Sem, M4 = 2 Sem, N4 = 3 Sem, O4 = 4 Sem,
P4 = 5 Sem, (Ver Fig. 20)

Fig. 20. Primera tabla.

Estructura
1 (Recuerda que este numero representa al rubro de Ingresos)
B4 = 1, C4 = IngresosK7 (Para no equivocarnos y estar tecleando otra vez los totales
de la semana haremos esto: en la celda C4 escribirs el signo de igual (=) para que
Excel lo detecte como una frmula, despus en la pestaa Ingresos y hacemos clic en
K7 (que es el total de la primer semana) y finalmente le damos Enter. Como habrs
observado se trajo el resultado del total de la primer semana, creo que has entendido
como funciona esto. Sigue con la segunda semana hasta llegar a la ultima semana de
marzo.
2. (Recuerda que este numero representa al rubro de Egresos)
B5 = 1, C5 =EgresosK7. Al igual que Ingresos debes realizar lo mismo solo que ahora
en la pestaa de Egresos hasta llegar a la ultima semana de marzo.
Ahora debemos agregar la siguiente leyenda
en la celda R5 RESULTADOS DE INGRESOS EN FORMA TRIMESTRAL
y en la celda R6 la leyenda RESULTADOS DE EGRESOS EN FORMA TRIMESTRAL

Fig. 21. Resultado final de la primera tabla

Vamos a crear la segunda tabla (Se utilizar para el men principal)

Encabezado:
B9 = No.
C9 = Rubro
D9 = Enero
E9 = Febrero
F9 = Marzo
Estructura.
B10 = 1 (Es el numero que representa al rubro Ingresos)
C10= INGRESOS
D10= SUMA(C5:G5) Esto quiere decir la suma del mes de Enero; los totales que
anotaste en la primera tabla.
E10= SUMA(H5:K5)
F10= SUMA(L5:P5)
B11 = 2 (Es el numero que representa al rubro Egresos)
C11= EGRESOS
D11= SUMA(C6:G6) Esto quiere decir la suma del mes de Enero; los totales que
anotaste en la primera tabla.
E11= SUMA(H6:K6)
F11= SUMA(L6:P6)
Quedar como lo muestra la Fig. 22

Fig. 22. Resultado final de la segunda tabla.

Vamos a crear la tercera tabla (Se utilizar para el soporte del grfico)
Aqu empezaremos a generar la funcin Buscar.
Encabezado:
D15 =BUSCAR(Grafico!E4,Funciones!B5:B6,Funciones!R5:R6). Esta funcin se refiere
a lo siguiente:
Tiene 3 funciones de argumentos para realizar la bsqueda, como su funcin lo dice
se utiliza para buscar cierto criterio, empezemos:
El primer argumento sera =Buscar(Grfico!E4, el argumento termina con coma, y se
refiere a que segn el numero que est escrito en Grfico E4, es la referencia que va a
buscar.
El segundo argumento sera =BUSCAR(Grafico!E4,Funciones!B5:B6, siguiendo con la
explicacin de que el numero que est escrito en Grafico E4, tiene que coincidir con lo
que est escrito en Funciones B5:B6, esto quiere decir 1 o 2.
El tercer argumento sera =BUSCAR(Grafico!E4,Funciones!B5:B6,Funciones!R5:R6)
el ultimo argumento muestra que lo que est escrito en Grafico E4 coincida con lo que
hay escrito en Funciones B5:B6, para que aparezca lo que queremos que est en
Funciones R5:R6. por ejemplo:
GrficoE4 = 1
Funciones B5:B6 se encuentran B5 =1 B6 =2. tiene que elegir entre B5 y B6 que
celda tiene el numero 1.
Funciones R5:R6 se encuentran R5 la leyenda 1 y en R6 la leyenda 2, entonces
aparecer la leyenda 1.
As es como est instituido la funcin Buscar como lo muestran las figuras 23 y 24.

Fig. 23. Como Insertar Funcin

Fig. 24. Funciones (Buscar)

Fig. 25. Eleccin de argumento

Fig. 26. Estructura de la Funcin Buscar

Quinta Tcnica: La Funcin buscar permite crear llenar espacios vacos a travs de
tablas o listas creadas en Excel, observa con cuidado y vers que pueden ser muy
tiles.
Encabezado
B15 = No. (Esta celda se combinar con B16)
C16 = Mes
D16 = 1 Sem
E16 = 2 Sem
F16 = 3 Sem
G16 = 4 Sem
H16 = 5 Sem
Estructura por filas
B17 = 1
C17 = Enero
D17 =BUSCAR(Grafico!E4,Funciones!B5:B6,Funciones!C5:C6)
E17 =BUSCAR(Grafico!E4,Funciones!B5:B6,Funciones!D5:D6)
F17 =BUSCAR(Grafico!E4,Funciones!B5:B6,Funciones!E5:E6)
G17 =BUSCAR(Grafico!E4,Funciones!B5:B6,Funciones!F5:F6)
H17 =BUSCAR(Grafico!E4,Funciones!B5:B6,Funciones!G5:G6)
B18 = 2
C18 = Febrero
D18 =BUSCAR(Grafico!E4,Funciones!B5:B6,Funciones!H5:H6)
E18 =BUSCAR(Grafico!E4,Funciones!B5:B6,Funciones!I5:I6)
F18 =BUSCAR(Grafico!E4,Funciones!B5:B6,Funciones!J5:J6)
G18 =BUSCAR(Grafico!E4,Funciones!B5:B6,Funciones!K5:K6)
H18 =0
B19 = 3
C19 = Marzo
D29 =BUSCAR(Grafico!E4,Funciones!B5:B6,Funciones!L5:L6)
E19 =BUSCAR(Grafico!E4,Funciones!B5:B6,Funciones!M5:M6)
F19 =BUSCAR(Grafico!E4,Funciones!B5:B6,Funciones!N5:N6)
G19 =BUSCAR(Grafico!E4,Funciones!B5:B6,Funciones!O5:O6)
H19 =BUSCAR(Grafico!E4,Funciones!B5:B6,Funciones!P5:P6)
La tercera tabla quedar como sigue:

Fig. 27. Resultado de la tercera tabla.

CUARTA HOJA: MENU

Ahora si podemos crear el men ya que creamos todas las tablas y funciones que
necesitamos. Primero hacemos clic en guardar para salvar nuestro trabajo.
Pulsamos un clic en la pestaa Menu, seleccionamos de la celda B1 hasta la celda
P22 una vez seleccionada le daremos relleno canela para delimitar nuestro panel de
control.
Haremos el siguiente formato a las filas y columnas:
Anchos de Columnas:
Columna A = 6.29
Columna B = 8.0
Columna C = 0.5
Columna D = 6.0
Columna E = 8.0
Columna F = 8.0
Columna G = 8.0
Columna H = 9.29
Columna I = 7.0
Columna J = 8.0
Columna K = 8.0
Columna L = 8.0
Columna M = 6.0
Columna N = 0.5
Columna O = 10.71
Columna P = 10.71
Altura de Filas:
1 = 12.75
2 = 12.75
3 = 13.5
4 = 7.5
5 = 6.0
6 = 12.75
7 = 15
8 = 13.5
9 = 16.0
10 = 16.0
11 = 16.0
12 = 16.0
13 = 16.0
14 = 16.0

15 = 12.75
16 = 13.5
17 = 10.5
18 = 20.25
19 = 9.75
20 = 6.0
21 = 13.5
22 = 12.75
Ya que generamos el formato de filas y columnas ahora agregaremos el Encabezado
Principal.
Seleccionamos de C1 hasta N20 aplicamos borde grueso y quitamos el relleno
dejndolo en blanco.
Lo que sigue es aplicar relleno, seleccionamos de la celda D1 hasta M3 aplicamos
relleno Naranja claro, despus hacemos clic en brode aplicando solo al contorno de lo
seleccionado.
Seleccionamos de la celda D2 hasta M2, combinamos la celda y escribimos en ella:
MENU PRINCIPAL , en negrilla, tamao 10 pts, Subrayado.
En la celda D8 escribimos No con alineacin a la derecha.
En la celda H8 escribimos RUBRO con la alineacin a la derecha.
Seleccionamos de la celda E10 hasta la celda G10, combinamos las celdas, tamao 8
pts. Negrilla, centrado y escribimos Estadsticas de Rubros por Mes
En la celda H10 escribimos Total con formato: Negrilla, tamao 8 pts, y centrado.
Ahora Seleccionamos desde la celda F11 hasta la celda F14 y le damos el formato
siguiente:
Tipo de letra: Arial, Tamao: 9 pts. Alineacin a la Derecha.
Una vez dado el formato, escribimos:
En la celda F11 escribimos Enero
En la celda F12 escribimos Febrero
En la celda F13 escribimos Marzo
En la celda F14 escribimos G. Total
Agregamos una flecha, esta la podemos obtener de la barra de dibujo, la centramos en
la celda G11, una vez centrada la flecha pulsamos copiar y seleccionamos de la celda
G12 hasta la celda G14.
Ahora haremos el Relleno que se encuentra en la parte inferior. Seleccionamos de la
celda D16 hasta la celda M19 y lo rellenamos con el mismo color que hicimos con el
de arriba, sin olvidar marcar los bordes. (Yo utilic el color naranja).
Ya est listo el color hasta ahora vamos a ver como se muestra (Fig. 28)

Fig. 28. Hoja Men, como se muestra hasta el momento.

Ahora vamos a crear algunos accesos directos, mismos que nos sirven para capturar o
ver nuestro balance por medio del grfico.
Primeramente, seleccionamos de la celda E16 hasta la L16 combinamos las celdas y
despus haremos el encabezado con el siguiente formato:
Tipo de letra: Arial, Tamao:8 puntos.
Escribimos la Leyenda: OPCIONES GENERALES.
De aqu en adelante veremos como crear lo siguiente:
Funciones
Formato Condicional
Hipervnculos
Validacin
Grfico
Configuracin de Impresin
Configuracin de hojas o pestaas
Contraseas y proteccin del trabajo
Es muy importante que observes con atencin cada uno de los pasos que vienen, ya
que podrs utilizarlos para muchos otros formatos, yo aqu te doy un tip de cmo
agruparlos y sacar el mejor provecho.
Empezemos:
FORMATO CONDICIONAL
Creacin del primer botn de Acceso Directo o Hipervnculo. (Que en realidad no
es un botn, solo estamos utilizando varias opciones)
Seleccionamos la celda E18 y la F18 y la combinamos.
Escribimos: Ver Grfico
Seleccionamos la celda H18 e I18 y la combinamos.
Escribimos: Ingresos
Seleccionamos la celda K18 y L18 y la combinamos
Escribimos Egresos
Regresamos a la celda combinada E18, en la barra de mens hacemos clic en
Formato / Formato Condicional (Fig. 29). Aparecer una ficha, en la primera casilla
seleccionamos Formula, en la segunda casilla escribimos la condicin que
necesitamos =$I$8>0, ahora daremos el formato cuando la condicin sea verdadera, a
un lado de la ficha aparece un botn que dice formato, hacemos clic, aparece el
formato de celdas en la opcin Fuente especificamos el Estilo ser Negrita. Nos
vamos a Bordes en el botn Contorno hacemos un clic; se habr marcado todo el
contorno de la celda, bueno aqu est el truco, cambiamos el color de lnea a blanco y
hacemos clic en la lnea vertical lado izquierdo y tambin en la lnea horizontal
superior. Por ltimo nos vamos a Tramas ah hacemos clic en el color blanco; le
damos aceptar.

Fig. 29. Formato Condicional de celdas

Hacemos el mismo procedimiento para los otros dos botones que seran Ingresos y
Egresos, dando el mismo formato (Fuente, Bordes y Trama).
Atencin: lo que hace diferente de un botn y otro ser su condicin, entonces:
Condicin del botn Ingresos: =$I$8=Ingresos.
Descripcin.- Esto quiere decir que cuando aparezca la palabra Ingresos en la celda I8
deber actuar el formato condicional que le dimos a la celda de Ingresos (H18).
Condicin del botn Egresos: =$I$8=Egresos.
Descripcin.- Esto quiere decir que cuando aparezca la palabra Egresos en la celda I8
deber actuar el formato condicional que le dimos a la celda de Egresos (K18).
Sexta Tcnica: Esta opcin de Formato Condicional se puede utilizar cuando
queremos resaltar algn registro o como en este caso crear botones de comando.
FUNCION BUSCAR
Lo nico que nos falta es hacer que aparezca en la celda I8 las condiciones, para esto
vamos a utilizar una vez ms la funcin Buscar.
Seleccionamos la celda I8 y J8 la combinamos, despus le damos el formato:
Tipo de Letra: Arial, Tamao: 10 puntos, Estilo: Negrita.
Despus escribimos (recuerda que la funcin buscar tiene tres argumentos):
=BUSCAR(E8,Funciones!B10:B12,Funciones!C10:C12)
si todo va bien aparecer un smbolo de error: #N/A. Esto sucedi debido a que la
celda que utilizamos para el primer argumento fue E8, es decir que lo que hay en la
celda E8 debe coincidir en lo que hay en Funciones !B10:B12, de ser as entonces que
aparezca lo que hay en Funciones!C10:C12, dependiendo del nmero que haya en
E8.
Ya que no hay nada escrito en la celda E8,debido a eso es que sali el Error.
CREACION DE VINCULOS (LISTA)
Ahora vamos a utilizar la columna A (recuerdas que la habiamos dejado en blanco)
Pulsamos clic en la celda A6 y escribimos: 1 (esto representa al rubro Ingresos)
Pulsamos clic en la celda A7 y escribimos: 2 (esto representa al rubro Egresos)

Despus hacemos clic en la celda E8, le damos el formato: Tipo de Letra Arial,
Tamao 10 puntos, Estilo: Negrita y Alineacin centrada.

Una vez seleccionada la celda vamos a la barra de mens: Datos / Validacin (Fig.
30). Aparecer una ventana como la de la Fig. 31

Fig. 30. Opcin para crear una Validacin.

Fig. 31. Ventana para crear Validacin.

Primero Hacemos clic en la ficha Configuracin, en nuestro caso escogeremos el

criterio de validacin: Lista, dejamos activadas las casillas Omitir Blancos y Celda con
lista desplegable; en Origen hacemos un clic y seleccionamos en la hoja Men las
Celdas A6 y A7 (En donde ya habamos escrito 1 y 2 respectivamente.
Pasamos a la siguiente ficha Mensaje Entrante, dejamos activada la casilla mostrar
mensaje, en Titulo escribimos Elige de la Lista; y en mensaje de entrada
escribimos: Opcion para elegir un Rubro.
Pasamos a la siguiente Ficha Mensaje de Error, dejamos activada la casilla mostrar
mensaje de error, En estilo eliges el icono que mas te guste, en Titulo escribimos:
Lista, y en Mensaje de Error escribimos: Debes elegir un nmero de la lista
Y finalmente pulsamos Enter.
Si todo va bien, habrs notado que los mensajes aparecern ya sea por medio del
Ayudante de Office o por el propio Excel. Se habr creado una Lista desplegable
donde aparecen el No 1 y 2.

Ahora si ocultamos la columna A, lo hacemos as: Seleccionas toda la columna A,

hacemos clic con el botn secundario del ratn, aparece el men emergente de la
columna y finalmente pulsamos sobre Ocultar.
Creo que a estas alturas ya te habrs dado cuenta para qu funciona la Validacin de
Datos
Sptima tcnica: En Validacin de Datos tienes varias opciones para validar, esto nos
sirve para cuando hacemos entre otras cosas, formularios, y que no queremos que
escriban otro dato sino lo que hayamos validado en esta celda.
Por ltimo nos falta agregar la funcin buscar para las desgloses de la estadstica por
mes
En las Celdas H11, H12, H13 y H14 le damos el Formato: Arial, 8 puntos, formato
moneda y unicamente le damos negrita a la celda H14.
Una vez generado el formato escribimos:
En la celda H11: =BUSCAR(Menu!E8,Funciones!B10:B11,Funciones!D10:D11)
En la celda H12: =BUSCAR(E8,Funciones!B10:B11,Funciones!E10:E11)
En la celda H13: =BUSCAR(E8,Funciones!B10:B11,Funciones!F10:F11)
Y en la celda H14: =SUMA(H11:H13)
Lo que vemos es que nos apareci una estadstica por mes y al final la Suma del Gran
Total Trimestral

HIPERVINCULOS
Para terminar con la Hoja Men nos que solo crear los Hipervnculos, lo haremos de la
siguiente manera:
Seleccionamos el primer botn Ver Grfico, hacemos clic en el botn secundario del
ratn para que aparezca un men emergente y pulsamos Hipervnculo.
Mostrar la ventana Hipervnculo, en donde dice Vincular a hacemos clic en Lugar en
este documento. (Fig. 33).

Fig. 32. Ventana del Hipervnculo eligiendo Lugar en este documento.

En Texto estar escrito: Ver Grfico.

En Referencia de la Celda escribimos: E4
En Seleccione un lugar de este documento elegimos: Grafico
En Info. De pantalla escribimos: Visualiza el Grfico de Ingreso/Egreso
Presionamos Enter.
En mi gusto particular despus modifiqu el formato que deja el Hipervnculo ya que le
da Subrayado y el tamao lo cambia a 10 puntos.

La modificacin que realic fue quitar el subrayado y cambiar el tamao a 8 puntos.

Si todo sali bien al seleccionar el botn con el ratn cambiar el puntero a vinculo, es
decir que si damos un clic nos mandar a la hoja del Grfico.
Octava Tcnica: De esta manera es como creamos un Hipervnculo y podemos
utilizarlo en muchos formatos.
Ahora hacemos el mismo procedimiento para los botones de Ingreso y Egreso, lo que
cambiaremos sern los datos.
Botn Ingreso
Referencia: C1
Seleccione un lugar en este documento: Ingresos
Info. De pantalla: Actualiza la informacin de Ingresos
Presionamos Enter
Botn Egreso
Referencia: C1
Seleccione un lugar en este documento: Egresos
Info. De pantalla: Actualiza la informacin de Egresos
Presionamos Enter
Hasta aqu concluimos con la hoja Men, espero que te sirvan de alguna manera
todas las opciones que marcamos aqu.
Hasta el momento debe quedarnos como lo muestra la Fig. 33

Fig. 33. Resultado hasta el momento de la Hoja Men

HOJA GRFICO
Creacin del Grfico. Primero daremos formato a las Filas y Columnas de la Hoja
Grfico.
Ancho de Columnas:
Columna A: 10.71
Columna B: 10.71
Columna C: 4.14
Columna D: 19.86
Columna E: 8.43
Columna F: 32.43

Columna G: 10.71
Columna H: 10.71
Columna I: 7.71
Altura de Filas:
Fila 1: 25.5
Fila 2: 10.5
Fila 3: 16.5
Fila 4: 18.75
Fila 5: 15.75
Fila 6: 16.5
Fila 7: 3.75
Seleccionamos de la Celda D1 a la I1 las combinamos y le damos el siguiente formato:
Tipo de letra: Arial, Tamao: 10 puntos, Estilo: Negrita.
Escribimos: GRAFICA PARA VISUALIZAR LOS INGRESOS Y EGRESOS.
Despus seleccionamos de la celda D1 a la celda I2 para obtener el rectngulo. Una
vez seleccionado el rango de celdas, hacemos clic en la barra de herramientas dibujo
que viene por lo general en la parte inferior de Excel, hacemos clic en este icono y
aparecer una ventana con sombras disponibles, hacemos clic en la sombra del estilo
14. (Fig. 34).

Fig. 34. Barra de herramientas dibujo, opcin sombra, estilo 14

Una vez que hayamos hecho lo anterior nos iremos a la celda A4 y A5, donde
escribiremos 1 y 2 respectivamente. (Funcionar para validar datos).
Ahora seleccionamos la celda D4 y le damos el Formato:
Tipo de letra: Times New Roman, Tamao 14 puntos, alineacin a la derecha.
Despus escribimos en ella (D4): Rubro.
Pasamos a la celda E4, ah haremos la validacin de datos, como la anterior, vamos a
la barra de mens elegimos Datos / Validacin.
Una vez estando en la ventana Validacin damos los siguientes pasos:
Primero Hacemos clic en la ficha Configuracin, en nuestro caso escogeremos el
criterio de validacin: Lista, dejamos activadas las casillas Omitir Blancos y Celda con
lista desplegable; en Origen hacemos un clic y seleccionamos en la hoja Men las
Celdas A4 y A5 (En donde ya habamos escrito 1 y 2 respectivamente).

Pasamos a la siguiente ficha Mensaje Entrante, dejamos activada la casilla mostrar

mensaje, en Titulo escribimos Elige de la Lista; y en mensaje de entrada
escribimos: Opcion para elegir un Rubro.
Pasamos a la siguiente Ficha Mensaje de Error, dejamos activada la casilla mostrar
mensaje de error, En estilo eliges el icono que mas te guste, en Titulo escribimos:
Lista, y en Mensaje de Error escribimos: Debes elegir un nmero de la lista
Por ltimo presionamos Enter.
Ahora Seleccionamos de la celda D6 a la I6, las combinamos y le damos el Formato:
Tipo de letra: Arial, Tamao: 9 puntos, Estilo: Negrita y subrayado.
Escribimos: =Funciones!D15
Nota: Lo que estamos haciendo es referirnos a la celda D15 de la hoja Funciones,
como recordars ah hicimos una funcin de buscar que dependiendo de lo que est
en la celda E4 de la hoja grfico, es lo que veremos en esta celda (D6 combinado).
Ocultamos la columna A, seleccionando la columna A, hacemos un clic con el botn
derecho del raton para que aparezca un men emergente y pulsamos sobre Ocultar.
Grfico.
Nos ponemos sobre la celda B9, de ah nos vamos a la barra de herramientas y
pulsamos sobre asistente para grficos

Aparecer la ventana para grficos (Fig. 35)

Fig. 35. Asistente para Grficos

Paso 1: Elegimos la opcin columna agrupada y pulsamos siguiente.

Paso 2: En rango de datos Seleccionamos de la celda C16 hasta H19 de la hoja
Funciones, deber quedar escrito as: =Funciones!$C$16:$H$19
Mas abajo nos da la opcin de que si queremos el grfico por columnas o por filas, en
nuestro caso activamos por columnas y pulsamos en siguiente.
Paso 3: Aqu nos da la opcin de cambiar el aspecto del grfico tales como: ttulo,
ejes, lneas, leyendas, etc.
Ttulos: lo dejamos en blanco
Ejes: activamos eje de categoras X y Eje de categoras Y.
Lneas de Divisin: activamos solo las lneas del eje de valores Y.
Leyenda: Activamos mostrar leyenda y seleccionamos la opcin derecha.
Rotulos de Datos: solo activamos la casilla valor.
Tabla de Datos: lo dejamos en blanco.
Presionamos siguiente.

Paso 4: aparecer una ventana preguntndonos si el grfico lo queremos en una

nueva hoja de Excel o si lo queremos como objeto, hacemos clic como objeto, y
presionamos Aceptar.
A lo mejor el Grfico que ests viendo no es el de tu agrado. Hasta aqu te asesor
para crear un grfico. Lo dems son formatos de gustos propios por ejemplo: si le
quieres cambiar el tamao de las letras, el color de las barras, etc.
Si quieres cambiar el aspecto del grfico debes pulsar con el ratn dependiendo de la
accin que vayas a hacer.
Aqu te paso el formato que le di al grfico que yo realic.
Tamao: Haz clic en el grfico hasta que aparezcan unos puntos negros alrededor.
Qudate sobre punto que esta en medio en forma vertical y muvelo hacia tu izquierda
de tal modo que quede centrado del encabezado que hicimos arriba (RESULTADOS
DE INGRESOS EN FORMA TRIMESTRAL) hasta quedar como lo muestra la Fig. 36.

Fig. 36. Vista del Grfico realizado hasta el momento.

Formato del Grfico.

Ejes de Valores: Para acceder al formato de los ejes haz clic en donde estn los
nmeros de eje (vertical) y cmbialos a travs de la barra de formato, con un tamao
de 8 puntos, ahora en el eje donde estn los meses (Horizontal) tambin cambia al
tamao 8 puntos.
Formato de Leyenda: Es la etiqueta que est al lado derecho que dice 1 sem, 2 sem,
etc. De igual manera cambia el tamao a 8 puntos (desde la barra de formato de
excel).
Rtulos de Datos: son los valores de las barras de colores, con solo seleccionarlos
cambia el tamao a 8 puntos. (debers hacerlo uno por uno del mes).
Si tu quieres puedes cambiar el aspecto de los colores de igual forma que lo que
hicimos anteriormente. Quedando de la siguiente forma (Fig. 37)

Fig. 37. Aspecto Final del Grfico

Hasta Aqu terminamos con la hoja Grfico.

Ya est casi completo solo falta hacer algunas configuraciones a las hojas.
Seleccionamos hoja por hoja y hacemos lo siguiente:
En la barra de Mens hacemos clic en Herramientas / Opciones.
Desactivamos las opciones Salto de Pgina y Lneas de Divisin.
hacemos clic en la barra de men, en Herramientas / Proteger / Proteger hoja. De esta
manera estamos protegiendo nuestro trabajo contra escritura.
Lo nico que qued pendiente es agregar los hipervnculos a todas las hojas, esto con
el fin de navegar sin necesidad de hacer clic en las pestaas.