PROCEDIMIENTO DE

CONTROL DE
DOCUMENTOS Y
REGISTROS.

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CO-GQ-PR-QA-004
1
30-ENE-2014

PROCEDIMIENTO CONTROL
DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.
CO-GQ-PR-QA-004

ELABOR:

REVIS:

APROB:

LAE. Francisco J. Rodrguez Jurez

Ing. Cindy Gomez Vela

Ing. Juan Pablo Ballestas Juliao

NDICE

INFORMACION Y DOCUMENTO CONFIDENCIAL PROPIEDAD DE BLASTINAVAL DE MEXICO S.A. DE C.V.

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CONTENIDO

Pgina

1. OBJETIVO.

2. ALCANCE.

3. DEFINICIONES Y CONCEPTOS.

4. POLITICAS.

5. RESPONSABLES.

6. DESARROLLO.

6.1. CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS (FASE 1).

6.1.1. SOLICITUD RECHAZADA.

6.1.2 SOLICITUD ACEPTADA.

6.2. CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS (FASE 2).

6.3. CONTROL DE REGISTROS (FASE 3).

7. REFERENCIAS Y NORMATIVIDAD.

8. REGISTROS.

9. HISTORIAL DE CAMBIOS.

10. ANEXOS.

10

10.1. LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS.

10

10.2. LISTA MAESTRA DE CONTROL DE REGISTROS.

11

10.3. SOLICITUD PARA GESTION DE DOCUMENTOS.

12

10.4. CONTROL DE DISTRIBUCIN DE DOCUMENTO.

13

1. OBJETIVO.

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Establecer la metodologa para el control de los documentos internos y externos que

conforman el Sistema de Gestin integral, garantizando su adecuacin, revisin,
aprobacin, actualizacin, legibilidad e identificacin y prevencin de obsolescencia.
2. ALCANCE.
Es aplicable a todos los documentos de origen interno y externo.
3. DEFINICIONES Y CONCEPTOS.
Documento.

Informacin y su medio de soporte, esta puede estar representada en

papel impreso, medio electrnico, fotografa, cinta, muestra, etc.

Registro.

Es todo documento que presenta resultados obtenidos y/o evidencia

de actividades desempeadas.

Sistema de
gestin.

Sistema para establecer la poltica y los objetivos, para lograr dichos

objetivos.

Revisin.

Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuacin y

eficacia del tema objeto de la revisin, para alcanzar unos objetivos
establecidos.

4. POLTICAS.

Todo el personal debe utilizar nicamente documentos con versiones vigentes,

aprobados por la direccin.

Las copias impresas de documentos internos son destruidas al entregar la nueva

versin del documento.

La Gerencia de Salud, Seguridad, Proteccin Ambiental y Calidad o su equivalente

en sucursales extranjeras, realizar una revisin cuando sea necesario para
verificar que todos los documentos sean legibles, en caso contrario deber
proporcionar copia controlada al usuario(s) del documento.

La elaboracin de documentos generales ser responsabilidad de la Gerencia de

Salud, Seguridad, Proteccin Ambiental y Calidad o su equivalente en sucursales
extranjeras, en conjunto con los responsables de las reas o procesos y la
direccin general.

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Para la elaboracin de documentos, deber utilizarse la gua para la elaboracin

de documentos aplicable.

La Gerencia de Salud, Seguridad, Proteccin Ambiental y Calidad o su equivalente

en sucursales extranjeras, tendr un mximo de 24 hrs. para proporcionar los
documentos generados o actualizados, despus de su aprobacin.

Las Copias Controladas se deben mantener resguardadas en carpetas para

asegurar que los documentos permanecen legibles y en buen estado de
conservacin.

Ser responsabilidad de la Gerencia de Salud, Seguridad, Proteccin Ambiental y

Calidad o su equivalente en sucursales extranjeras, determinar y establecer la
clave, versin y fecha de aprobacin del documento.

Ser responsabilidad del usuario informar de las modificaciones o uso de nuevos

documentos a la Gerencia de Salud, Seguridad, Proteccin Ambiental y Calidad o
su equivalente en sucursales extranjeras.

Las actividades derivadas del control de documentos y registros, tales como:

revisin, asignacin de claves, aprobacin, distribucin, etc.; se efectuarn de
manera independiente para cada pas en el que Blastinaval cuente con sucursales,
siguiendo lo establecido en el presente procedimiento

5. RESPONSABLES.
El responsable del proceso o rea donde se tenga la necesidad de usar o remplazar un
documento externo; o en su caso crear, modificar o cancelar un documento interno, es el
responsable de la aplicacin del presente procedimiento.
La Gerencia de Salud, Seguridad, Proteccin Ambiental y Calidad o su equivalente en
sucursales extranjeras, es responsable de revisar y determinar si una solicitud para
gestin de documentos es aceptada o rechazada.
La actualizacin de la lista maestra de documentos internos y externos, prevencin en el
uso de documentos obsoletos, actualizacin, distribucin y comunicacin de documentos
es responsabilidad de la Gerencia de Salud, Seguridad, Proteccin Ambiental y Calidad o
su equivalente en sucursales extranjeras.
El director general o su equivalente en sucursales extranjeras, es el responsable de
aprobar la creacin, modificacin o eliminacin de cualquier documento de origen interno.

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6. DESARROLLO.
6.1. CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS (FASE 1).
Una vez identificada la necesidad de crear, modificar o eliminar un documento interno, el
responsable del proceso o rea, debe diligenciar el formato Solicitud para gestin de
documentos CO-GE-RG-QA-010, que deber enviar a la Gerencia de Salud, Seguridad,
Salud y Proteccin ambiental o su equivalente en sucursales extranjeras para que sea
atendida su solicitud.
Para el caso de creacin de un nuevo documento, se revisar la solicitud con el
responsable del proceso o rea interesado, teniendo en cuenta la relevancia del mismo
para el sistema de gestin integral es decir que sea:

Necesario para el SGI.

Necesario para la organizacin.
Necesario para cumplir requisitos del cliente, legales, reglamentarios u otros
aplicables.

Si se trata de modificaciones a un documento del SGI ya existente o cancelacin del

mismo, se revisa la solicitud con el responsable del proceso o rea interesado, teniendo
en cuenta lo siguiente:

Que no vaya en contra de los requisitos de la norma ISO 9001, ISO 14001 y
OHSAS 1h8001, de los requisitos legales y reglamentarios u otros aplicables.
Que agregue valor al SGI y/o al proceso.
Verificar como beneficia o afecta a otros procesos, subprocesos y documentos.

La Gerencia de Salud, Seguridad, Proteccin Ambiental y Calidad o su equivalente en

sucursales extranjeras, determinar si la solicitud es aceptada o rechazada.
6.1.1. SOLICITUD RECHAZADA.
De darse como rechazada la solicitud, la Gerencia de Salud, Seguridad, Proteccin
ambiental y Calidad o su equivalente en sucursales extranjeras, debe registrar en el
formato CO-GE-RG-QA-010, las razones por las cuales fue rechazada la solicitud, y
enviar copia al solicitante.
6.1.2 SOLICITUD ACEPTADA.
De ser aceptada se proceder de manera similar, se registrarn las razones o justificacin
de aceptacin de la solicitud, en el formato CO-GE-RG-QA-010. Una vez aceptada el
responsable del proceso o rea deber gestionar la creacin, modificacin o eliminacin,
con apoyo de la Gerencia de Salud, Seguridad, Proteccin Ambiental y Calidad o su
equivalente en sucursales extranjeras.

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Creacin o modificacin de un documento.

El responsable del proceso o rea procede a la elaboracin o modificacin del
documento, considerando la Gua para la elaboracin de documentos CO-GE-GI-QA-11.
De ser necesario, solicitar asesora de la Gerencia de Salud, Seguridad, Proteccin
Ambiental y Calidad o su equivalente en sucursales extranjeras.
Si el documento ya existe debe solicitar la versin vigente en medio electrnico a la
Gerencia de Salud, Seguridad, Proteccin Ambiental y Calidad o su equivalente en
sucursales extranjeras para hacer las modificaciones pertinentes.
Revisin del documento.
Una vez que se elabor o modific el documento, el responsable del proceso o rea
efectuar una revisin completa del documento, realizando los ajustes necesarios
tomando en cuenta los resultados derivados de la revisin, y enva el documento a la
Gerencia de Salud, Seguridad, Proteccin Ambiental y Calidad o su equivalente en
sucursales extranjeras.
La Gerencia de Salud, Seguridad, Proteccin Ambiental y Calidad o su equivalente en
sucursales extranjeras revisa el documento teniendo en cuenta lo establecido en la Gua
para la elaboracin de documentos CO-GE-GI-QA-11, se verifica que cumpla con lo
previamente aprobado en el registro CO-GE-RG-QA-010 y se hacen las observaciones
y/o sugerencias necesarias al responsable del proceso.
Se devolver el documento al responsable del proceso o rea solicitante, para realizar los
ajustes necesarios de acuerdo a las observaciones y/o sugerencias recibidas.
Posteriormente los ajustes sern verificados por la Gerencia de Salud, Seguridad,
Proteccin Ambiental y Calidad o su equivalente en sucursales extranjeras.
Una vez que el documento cumple con los parmetros del SGI y de la organizacin, se
procede con la codificacin o actualizacin de la versin del documento (segn aplique)
de acuerdo a lo establecido en la Gua para la elaboracin de documentos CO-GE-GIQA-1.
Aprobacin del documento.
Los documentos creados, modificados o cancelados son aprobados mediante la firma de
aprobacin en el registro CO-GE-RG-QA-010 por parte del gerente general.
Registro del documento.
Una vez efectuada la aprobacin por parte de la direccin general, la Gerencia de Salud,
Seguridad, Proteccin Ambiental y Calidad o su equivalente en sucursales extranjeras
debe actualizar la Lista maestra de documentos internos y externos CO-GQ-RG-QA-

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008 o la Lista maestra de registros CO-GQ-RG-QA-006, segn sea el caso; registrando

los documentos nuevos y actualizando la versin y fecha de aprobacin de los ya
existentes, para el caso de los documentos que han sido cancelados, estos deben ser
excluidos del listado donde apliquen. La clave del documento cancelado quedar
deshabilitada.
En el caso de los registros se debe determinar en el listado maestro de registros lo
siguiente:

Tipo de registro (impreso digital).

Ubicacin del registro (rea o departamento donde se almacena o aplica).
Proteccin y legibilidad (medio en el cual se almacena).
Tiempo de retencin.
Disponibilidad final.
A dems de la clave, versin y nombre del registro.

Prevencin en el uso de documentos obsoletos.

Los documentos obsoletos (versin anterior a la vigente los que son cancelados
definitivamente) se retiran de la pgina Web para prevenir su uso no intencionado y se
archivan en medio magnticos, identificndolos como obsoletos.
Aquellos documentos obsoletos que se encuentran en medio fsico se identificarn y
respaldarn en medio electrnico y posteriormente se proceder a destruir el documento
que se encuentra en medio fsico.
Actualizacin, distribucin y comunicacin de documentos.
La actualizacin de los documentos obsoletos del sistema de gestin integral en la pgina
Web es responsabilidad de la Gerencia de Salud, Seguridad, Proteccin Ambiental y
Calidad o su equivalente en sucursales extranjeras y el rea de Gestin de Sistemas e
Innovaciones Tecnolgicas. Esto con la finalidad de garantizar la disponibilidad de las
versiones vigentes de los documentos del SGI, los usuarios tendrn acceso a ellos a
travs de la pgina Web de BLASTINAVAL DE MXICO SA DE CV.
Aquellos que requieren ser distribuidos en forma impresa se les colocar la leyenda
Copia Controlada, en el caso de documentos internos; y Copia ControladaDocumento Externo para documentos externos; para ambos casos se deber registrar
la entrega de los mismos en el formato Control de distribucin de documentos CO-GQRG-QA-010.
La comunicacin de la actualizacin de los documentos a toda la organizacin se
realizar mediante estrategias definidas conjuntamente con el responsable del proceso o
rea.

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NOTA: Los documentos vigentes estarn disponibles en el sitio web de la

organizacin y todo documento que se imprima se considera copia no controlada.
6.2. CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS (FASE 2).
El personal que identifique la necesidad de hacer uso o actualizacin de un documento
externo, deber dar aviso a la Gerencia de Salud, Seguridad, Proteccin Ambiental y
Calidad o su equivalente en sucursales extranjeras, para la aprobacin de su uso. Esta,
en conjunto con el usuario gestionarn la obtencin del documento, posteriormente debe
realizar una revisin del documento considerando si es:

Necesario para el SGI.

Necesario para la organizacin.
Necesario para cumplir requisitos del cliente, legales, reglamentarios u otros
aplicables.
Es la versin vigente.
Que no vaya en contra de los requisitos de la norma ISO 9001, ISO 14001 y
OHSAS 18001, de los requisitos legales y reglamentarios u otros aplicables.
Que agregue valor al SGI y/o al proceso.
Verificar como beneficia o afecta a otros procesos, subprocesos y documentos.

La Gerencia de Salud, Seguridad, Proteccin Ambiental y Calidad o su equivalente en

sucursales extranjeras, debe validar que el documento es necesario para el sistema de
gestin integral y para el desarrollo de las actividades de la organizacin, de ser as se
dar parte a la gerencia para la aprobacin del mismo. Se registrar en la lista maestra de
documentos internos y externos CO-GQ-RG-QA-008. La actualizacin, distribucin,
comunicacin y prevencin en el uso de documentos obsoletos se efectuar conforme a
lo establecido en los apartados: Prevencin en el uso de documentos obsoletos y
actualizacin, distribucin y comunicacin de documentos; de la fase 1 del presente
procedimiento.
6.3. CONTROL DE REGISTROS (FASE 3).
Los registros son un tipo especial de documento, por tanto su tratamiento para creacin,
modificacin y cancelacin es la misma a la citada en la FASE 1 del presente
procedimiento.
Para los documentos que son considerados como un registro, debern cumplirse los
siguientes controles:
Identificacin.

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Los registros deben ser fcilmente identificados y de manera nica (nombre y/o clave
nicos).
Almacenamiento y proteccin.
Los registros que se utilicen en medios fsicos o impresos deben ser almacenados en
gavetas metlicas, folder y/o carpetas; para el caso de los registros en medios magnticos
debern ser almacenados en medios de la misma naturaleza, el usuario puede determinar
algn otro tipo de almacenamiento, siempre y cuando no ponga en riesgo su integridad,
ya sea por deterioro, desperfecto o perdida del documento.
El usuario debe asegurarse que los registros no sean utilizados por personas ajenas a la
organizacin, sin previa autorizacin del personal competente.
Recuperacin.
Los usuarios de los registros son responsables de mantener un respaldo impreso o en
electrnico, con el fin de que sean recuperables, en caso de alguna contingencia.
Retencin.
El periodo de retencin del registro deber ser determinado por el usuario considerando
los requisitos legales o reglamentarios que apliquen al mismo; por ejemplo: requisitos
financieros, por posibles demandas de responsabilidad civil o por especificaciones de los
clientes entre otras.
Disposicin.
Una vez que el periodo de retencin haya vencido, el usuario deber determinar la
manera de deshacerse de ellos, ya sea por destruccin, reciclaje, etc.
Legibilidad.
Para asegurar la permanente legibilidad de los registros, se establecen las siguientes
especificaciones:
a. Queda prohibido realizar cualquier tipo de enmendaduras, tachaduras, anotaciones,
realces, dobleces, maltratos, etc. a los registros, que pudieran dificultar su lectura.
b. Si los registros son llenados a mano, nicamente se deber utilizar tinta y letra de
molde.
c. En caso de necesitar corregir algn dato al momento de su llenado, se deber marcar
ste con una diagonal, escribir el dato correcto y firmar a un lado por el responsable
del registro.

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d. Aquellos espacios que queden en blanco en los registros, debern cruzarse con una
diagonal.
7. REFERENCIAS Y NORMATIVIDAD.

Gua para la elaboracin de documentos CO-GE-GI-QA-011.

ISO 9000:2005, ISO 9001:2008.
ISO 14001:2004, OHSAS 18001: 2007.

8. REGISTROS.

Lista Maestra de documentos internos y externos CO-GQ-RG-QA-008.

Lista Maestra de control de registros CO-GQ-RG-QA-006.
Solicitud para gestin de documentos CO-GE-RG-QA-010.
Control de distribucin de documentos CO-GQ-RG-QA-010.

9. HISTORIAL DE CAMBIOS.

Fecha de Rev.

Cambio realizado al documento.

03-Jul-2012.

Se efectu modificacin en los puestos mencionados en este procedimiento, de acuerdo con lo

establecido en el organigrama del aparatado 3.3. del Manual de Gestin Integral DG-MA-01 Ver. 4.

12-Jul-2013

Se agreg poltica en el apartado nm. 4 para el control de documentos y registros en sucursales

extranjeras, adems de hacer mencin de la misma en el desarrollo del procedimiento.

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Se modific los cdigos de los formatos asociados.

10.1. LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS.

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10.2. LISTA MAESTRA DE CONTROL DE REGISTROS.

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10.3. SOLICITUD PARA GESTION DE DOCUMENTOS.

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10.4. CONTROL DE DISTRIBUCIN DE DOCUMENTO

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