ACTA COPASO No.

_20_

SEDE: Federmn
LUGAR: Saln de Posgrados

CIUDAD: Bogot
HORARIO INICIO: 9:30 am.

NOMBRE
Sandra Gmez - Suplente
Catalina Vargas
Gloria Rojas
Andrea Rodrguez
Marisol Rodrguez
Liliana Reina
Sandra Castillo
Andrea
Sebastin Dussan

ASISTENTES
CARGO
Director Sede Circunvalar
Directora Bienestar Universitario
Director Sede Federmn
ARL Capacitacin
Coord. Laboratorios Ciencias B.
Asesora ARL
Directora Sede Ibrica
Unidad de procesos
Ingeniero de Procesos
ORDEN DEL DIA

FECHA: MARZO 4 de 2014

HORA FINAL: 9:10 A.M.

FIRMA

1)
2)
3)
4)
5)

Capacitacin ARL
Lectura Acta anterior.
Instructivo l flujograma del reporte de accidentes en la pgina de la ARL
Informe de Accidentalidad
Se establecen tareas a entregar prxima reunin
DESARROLLO ORDEN DEL DIA
Se da lectura al acta anterior.
Siguiendo el orden del da se inicia la reunin verificando asistencia de miembros principales o
suplentes presentes, y representantes de los empleados, en esa medida se hace necesario
recordar el compromiso adquirido con el Comit en cuanto a la asistencia y sobre todo
puntualidad ya que el da de hoy fue necesario esperar 20 minutos para que se iniciar la
capacitacin programada.
Siendo las 9:20 se da inicio a la Capacitacin y el tema a tratar es Comit Paritario de Seguridad y
Salud en el Trabajo. COPASO dirigida por Andrea Rodrguez, es importante tener en cuenta que
esta capacitacin se inicia solo 4 asistentes (Sandra Castillo, Sandra Gmez, Liliana Reina y Marisol
Rodrguez). De igual forma por parte de los asistentes se ratifica que la capacitacin solicitada
tambin era con respecto a cmo se realiza el paso a paso para reportar los accidentes en la
pgina de la ARL, a esto Liliana menciona que el responsable de este flujograma para entrega el
da de hoy es el Ingeniero Sebastin.
Como primer punto tratado por Andrea en la capacitacin se menciona, la legislacin vigente
sombre el comit paritario la resolucin 2013 de 1986, por la cual se reglamenta la organizacin y
funcionamiento de los comits de medicina, higiene y seguridad industrial en los lugares de
trabajo actualmente comit paritario de salud ocupacional y que Todas las empresas e

instituciones, pblicas o privadas, que tengan a su servicio diez (10) o ms trabajadores, estn
obligadas a conformar un Comit de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial, cuya organizacin y
funcionamiento estar de acuerdo con las normas de la presente resolucin. De igual forma se

aclara que el comit tiene vigencia de 2 aos, aqu se pregunta por parte del auditorio que puede
ser de carcter obligatorio pertenecer a dicho comit? a esto Andrea responde que no se
puede obligar a nadie a hacerlo.
Se aclara adems que el trmino viga solo se da cuando la empresa tiene menos de 10
trabajadores, en esta medida los asistentes mencionan que no se haba dado claridad a esto por
parte de la ARL en la reuniones pasadas, pues se haba establecido un documento con las
funciones del vigia , para ser enviado a las dems sedes nacionales. En esta medida se ratifica que
ese trabajo realizado en el documento debe cambiar la denominacin de Vigia a Coordinador de
salud ocupacional , segn la resolucin 2013 queda claro lo siguiente:
En cuanto a la VIGA OCUPACIONAL, como ya se dijo, este sustituye al COPASO en los casos de
las empresas con menos de 10 trabajadores, y cumplir las mismas funciones de aquel,
debindose nombrar un representante de la empresa y otro de los trabajadores. Igualmente,
para su constitucin y renovacin, se aplican las mismas reglas del COPASO.
De nuevo se menciona y de comn acuerdo de todos los asistentes que es de imperiosa
necesidad contar con esta persona (Coordinador) en cada sede a nivel nacional y que en la Sede
de Bogot se debe centralizar la direccin y orientacin de todo el proceso en cabeza de una
persona que preferiblemente cuente con la licencia de salud ocupacional.
Otro punto tratado en la capacitacin es como se eligen las personas que hacen parte del comit.
Los representantes de la administracin son elegidos directamente por la Gerencia, mientras que
los representantes de los trabajadores son elegidos por votacin libre. Cada dos aos se elige el
Comit Paritario de Salud Ocupacional y los miembros que hacen parte de l, pueden ser
reelegidos. Por otra parte y segn el Decreto 1295 de 1994, el nmero de trabajadores que
pueden pertenecer al COPASO, depende de la cantidad total de empleados de la empresa, as:

De 10 a 49 trabajadores, se elige un representante por cada una de las partes.

De 50 a 499 empleados, se eligen dos representantes por cada una de las partes.
De 500 a 999 trabajadores, se eligen tres representantes por cada una de las partes.
De1.000 a ms empleados, se eligen cuatro representantes por cada una de las partes.
Las empresas de menos de 10 trabajadores deben tener un Viga Ocupacional, quien
cumplir las mismas funciones del Comit Paritario.

El COPASO debe tener un Presidente que ser designado por el empleador, escogindolo entre
los representantes que l nombre. Se menciona que an no contamos con presidente y es de
suma urgencia, de igual forma el comit en pleno elegir al Secretario del grupo. Se explica
adems que a las reuniones del Comit slo asistirn los miembros principales, los suplentes
asistirn por ausencia de los principales y sern citados a las reuniones por el Presidente del
COPASO. Se reunirn por lo menos una vez al mes en la empresa y durante el horario de trabajo.
El Comit debe reunirse extraordinariamente en caso de accidente o riesgo inminente, con la
presencia del responsable del rea donde ocurri el evento o se determin el riesgo, dentro de
los cinco das siguientes a la ocurrencia del hecho.
Segn el ARTCULO 12 de la resolucin 2013 Son funciones del Presidente del Comit las
siguientes:
a. Presidir y orientar las reuniones en forma dinmica y eficaz.
b. Llevar a cabo los arreglos necesarios para determinar el lugar o sitio de las reuniones;

c. Notificar por escrito a los miembros del Comit sobre convocatoria a las reuniones por lo
menos una vez al mes.
d. Preparar los temas que van a tratarse en cada reunin.
e. Tramitar ante la administracin de la empresa las recomendaciones aprobadas en le seno del
Comit y darle a conocer todas sus actividades.
f. Coordinar todo lo necesario para la buena marcha del Comit e informar a los trabajadores de
la empresa acerca de las actividades del mismo.
Y segn el ARTCULO 13 de la resolucin 2013 Son funciones del Secretario del Comit las
siguientes:
a. Verificar la asistencia de los miembros del Comit a las reuniones programadas.
b. Tomar nota de los temas tratados elaborar el acta de cada reunin y someterla a la discusin y
Aprobacin del Comit.
c. Llevar el archivo referente a las actividades desarrolladas por el Comit y suministrar toda la
informacin que requieran el empleador y los trabajadores.
Por finalizar la capacitacin el ltimo tema tratado hizo referencia a las funciones del COPASO,
que son:

Indagar las causas que afectan la salud de los trabajadores.

Proponer medidas de control de accidentes y el desarrollo de actividades tendientes a
mantener la salud en los lugares y ambientes de trabajo.
Participar en actividades de capacitacin en Salud Ocupacional.
Colaborar en el anlisis de los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, e
indicar las medidas correctivas para evitar su ocurrencia.
Actuar como veedores del cumplimiento de los Programas de Salud Ocupacional dentro
de la empresa.
Participar en las actividades de promocin, divulgacin y capacitacin sobre medicina,
higiene y seguridad, para lograr la participacin de todo el personal en los Programas de
Salud Ocupacional.
El COPASO tiene entre sus funciones, visitar peridicamente los lugares de trabajo e
inspeccionar los ambientes, mquinas y operaciones, para informar al empleador sobre la
existencia de factores de riesgo.
El Comit debe tener un plan de trabajo concreto, orientado a apoyar el control de los
factores de riesgo ms prioritarios. No debe ser un instrumento de quejas y reclamos de
temas distintos a la salud y seguridad laboral.

Siendo las 10:40 a.m. se da por terminada la capacitacin y se menciona que esta capacitacin se
debe dar a todas las sedes a nivel nacional quizs va Skype y se propone que por parte de la
Unidad de procesos se tenga un apoyo en la construccin de los procesos necesarios para cumplir
con las funciones del COPASO, en esta medida se le pregunta a la representante de esta unidad
Andrea la posibilidad de traer para el prximo comit 2 propuestas de cmo se podra hacer este
acompaamiento.
Se da inicio a la reunin del comit, se verifica quorum. Como primer punto el Ingeniero
Sebastin le entrega a Liliana de la ARL el documento en fsico del instructivo solicitado, de cmo
hacer el paso a paso el reporte de accidentes, los asistentes nuevamente solicitan a la ARL la
capacitacin para complementar la informacin plasmada en el instructivo.

El siguiente punto tratado hace referencia a que no se tiene an presidente del comit y por otra
parte debera ser ms el compromiso por parte de la Universidad para nombrar el coordinador
nacional de Salud Ocupacional quien sera la cabeza en el direccionamiento y seguimiento de
todas las actividades del comit, como tambin quien centralizara todo lo trabajado a nivel
nacional.
El tercer punto en cunto a la tarea de cada Director de realizar el panorama de riesgos,
mencionan que ha sido imposible realizarla sin antes contar con la informacin respecto a la
infraestructura, informacin que debera ser suministrada por los arquitectos, la Directora de
Federmn explica que ha intentado concertar un encuentro con esta rea pero no ha sido posible,
los dems directores ratifican que sin el apoyo en el suministro de informacin de las dems
reas de la universidad es imposible cumplir con esta tarea a pesar de que ellos son conscientes y
tienen toda la disposicin para realizar este trabajo. En este punto muy comedidamente le
solicitan al Ingeniero Sebastin les pueda enviar informacin que el posea. Ante esto el ingeniero
aclara:
1. El posee el informe entregado por la ARL acerca de la matriz de riesgo y planes de
emergencia, pero esta informacin no est organizada ni presentada como lo establecen
las directivas de la Universidad, en esta medida se le solicit a la unidad de procesos
disear un formato para presentar esta informacin de manera clara y estandarizada
segn requerimientos administrativos.
2. Por otra parte el plan de emergencias entregado no realiz el anlisis completo de por
ejemplo centros hospitalarios cercanos, en esta medida se hace necesario que cada
Director se sede y segn el formato entregado complete esta informacin.
Los Directores de Sede mencionan que si ya hay un trabajo hecho al respecto se les permita
utilizar esta informacin de insumo para terminar de complementar la informacin solicitada en
el formato y no tener que empezar de cero, para no perder tiempo, razn por la cual le solicitan
al Ingeniero Sebastin poderse reunir cada uno de los Directores con El, y poder analizar y ver la
informacin que El ya posee y as poder dar cumplimiento a esta tarea. De igual forma se plantea
tambin como poder adelantar por parte del Ingeniero Sebastin un contacto con el Arquitecto
para poder contar con la informacin que hace falta de infraestructura. A esto el Ingeniero se
ofrece para realizar esta averiguacin.
El cuarto punto hace referencia al tema de los brigadistas, pues lo que se haban capacitado
algunos no estn y se hace necesario volver a realizar capacitacin, se informa adems que se
realizar un trabajo de sensibilizacin en marzo y el plan de capacitacin est para abril para lo
cual se pide el apoyo de todos.
El quinto punto se entrega por parte de la Directora de Sede Ibrica Sandra Castillo la
Investigacin del Accidente de Trabajo de Enero y siguen pendientes:
Mes de Enero.
Accidente Sede Sur. Encargado investigacin Apolonio Prez. Como compromiso a esta reunin
se deba presentar esta investigacin y no se hizo. Continua pendiente:
Mes de Febrero.
Accidente Sede Federman.
William Triana. Encargada de investigacin. Gloria Rojas. Se debe diligenciar la investigacin.

Blanca Silva. Encargada de investigacin. Gloria Rojas. Se debe diligenciar la investigacin.

Estas investigaciones se esperan ser socializadas y entregadas en la prxima reunin de Abril 8.

El sexto punto tratado es por parte de la ARL quien entrega los accidentes a la fecha:
Jennifer Caldern Sede Sur. Encargado investigacin Apolonio Prez.
Mara del Pilar Gmez Sede Federmn. Encargada de investigacin. Gloria Rojas
Para finalizar se establecen las siguientes tareas:
1. Siguen pendientes la entrega de formato diligenciado de investigaciones de los Accidentes de
la Sede Sur y Sede Federman.
2. El formato SIAE - Emergencias, que se encuentran diligenciando debe ser enviado a ms
tardar el da viernes 7 de marzo, con las observaciones del mismo.
3. El Ingeniero Sebastin el da 5 de marzo enviar la Matriz de Peligros a cada Director de Sede.
4. El da 5 de marzo enviar Andrea quien realiz la capacitacin a todos los miembros, el
instructivo del procedimiento para el reporte de accidente en la pgina.
5. Sigue abierta la postulacin para la presidencia de este comit.
Se da por terminada la sesin siendo las 12:40 a.m. Se anexa informacin dada en la capacitacin
por parte de la ARL:

COMPROMISOS
Diligenciar el formato de plan de
emergencias (suministrado por ARL)
Cronograma de capacitacin y
flujograma (reporte de accidentes).
Propuestas Unidad de procesos
Envio diapositivas de Capacitacin

RESPONSABLE
Directores de Sede

FECHA DE EJECUCION
Marzo 5

Asesora ARL

Abril 8

Andrea Alegra
Andrea Rodrguez

Abril 8
Marzo 5