PMI

PULSO DE LA PROFESIN INFORME DETALLADO

Agilidad
organizativa

Puntos destacados del estudio

El lento crecimiento econmico y el cambio en las prioridades de los mercados
mundiales han creado un entorno de negocios complejo y arriesgado, que
recompensa la innovacin pero tambin amenaza con descarrilar los proyectos.
Sin duda, la volatilidad mundial persistir en el futuro cercano, haciendo que las
organizaciones cancelen o atrasen sus proyectos.
En un entorno tan turbulento es preciso contar con agilidad organizativa,
una tendencia ya identificada en el informe de 2012 Pulso de la profesin de
PMI, que se bas en un estudio anual mundial de ms de 1000 gerentes de
proyectos, programas y carteras.
Un estudio ms profundo del tema en 2012, el Informe detallado del pulso
de la profesin: Agilidad organizativa de PMI, se enfoc en la manera en que
la agilidad organizativa incide sobre los resultados y cmo
aumentar dicha agilidad.
Las organizaciones mencionan que
Para forjarla, las organizaciones de xito estn
en la actualidad son menos giles
cambiando enrgicamente su cultura y prcticas de
negocios mediante un programa a tres bandas:
12%

23%

 na rigurosa gestin de cambios para adaptarse

U
mejor a las condiciones cambiantes del mercado
Una gestin de riesgos ms colaborativa y robusta
Mayor aplicacin de prcticas estandarizadas de
proyectos, programas y carteras

El informe revela un claro beneficio: En comparacin

con sus contrapartes de baja agilidad, las organizaciones
altamente giles tienen el doble de posibilidades de lograr
mejores resultados con sus nuevas iniciativas.

61%

15%
2008

54%

Agilidad

alta
moderada
Agilidad baja
Agilidad

34%
2012

Fuentes: Unidad de Inteligencia de The Economist, "Organisational Agility: How

business can survive and thrive in turbulent times" (Agilidad organizativa: cmo
pueden los negocios perdurar y prosperar en una poca turbulenta), patrocinado
por EMC, 2009.
Pulso de la profesin, informe detallado de PMI: Agilidad organizativa, 2012.

Pulso de la profesin Agilidad organizativa

Aprovechar
las oportunidades

Cambiar

Identificar
los cambios
en el mercado

Se adapta
rpidamente

Con reaccin

Flexible

Qu aspectos definen la agilidad organizativa?

Ventajas
competitivas

rpidamente
Mantener un
ritmo acelerado

Los encuestados describieron las prcticas o caractersticas de la agilidad organizativa de la siguiente manera:

75%

Respuesta rpida a las

oportunidades estratgicas

53%

Equipos de proyecto
interdisciplinarios

64%

Ciclos ms breves de
decisin/produccin/
revisin

53%

Eliminacin de
los silos organizativos

59%

Enfoque en la gestin
de cambios

51%

Planificacin para
contingencias

Pulso de la profesin Agilidad organizativa

54%

Integracin de las
opiniones del cliente

50%

Aplicacin de prcticas
repetitivas de gestin de
proyectos

53%

Enfoque en la gestin
de riesgos

46%

Aprovechamiento
de la tecnologa

Principales hallazgos
Una ventaja competitiva
Debido a la volatilidad del entorno econmico en los ltimos dos a tres aos, solo 45%
de las organizaciones mencionaron haber tenido ms xito con sus nuevas iniciativas.
XITO DE NUEVAS INICIATIVAS DURANTE LOS LTIMOS 2 A 3 AOS

45%

Ms xito
Menor o igual xito

55%

Las organizaciones exitosas mencionan un grado ms alto de agilidad organizativa que les da una gran ventaja sobre la competencia.

Aumento del xito

AGILIDAD ALTA

AGILIDAD BAJA

60%

27%

Incluso antes de la desaceleracin econmica, una encuesta de McKinsey

respaldaba ya la funcin de la agilidad organizativa para lograr una ventaja
competitiva. Nueve de cada 10 directivos de todas las regiones y sectores industriales
clasificaron a la agilidad organizativa como un factor crtico para el xito empresarial,
cuya importancia est en aumento.
Adems, casi 90% de los directivos encuestados por la Unidad de Inteligencia de
The Economist clasificaron a la agilidad organizativa como un factor vital para el
xito empresarial. La mitad de todos los directores ejecutivos y jefes de los servicios
de informacin coincidieron en que la velocidad en la toma y puesta en prctica
de decisiones son factores no solo importantes sino tambin esenciales para la
competitividad de una empresa.
La agilidad puede vincularse tambin a un crecimiento rentable: Las
investigaciones realizadas en el Instituto Tecnolgico de Massachusetts sugieren que
en las firmas ms giles los ingresos crecen 37% ms rpido y generan un 30% ms de
beneficios que en las empresas sin agilidad.

Pulso de la profesin Agilidad organizativa

Si se aplica acertadamente, la agilidad organizativa redunda en beneficios en varios niveles. Los encuestados de PMI identificaron los siguientes beneficios que surgen de un aumento en la agilidad organizativa:

71%

55%

Mejora
Respuesta
generalizada
ms rpida a
condiciones en la eficiencia
cambiantes del organizativa
mercado

54%
Mayor
satisfaccin del
cliente

44%
Resultados ms
rentables en los
negocios

38%

29%

27%

25%

25%

Los cambios
organizativos
se realizan
ms rpida o
eficientemente

Conclusin
ms rpida de
los proyectos

Mayor
satisfaccin
de los
empleados

Reduccin
de gastos

Mejor
identificacin y
mitigacin de
riesgos

No existe por supuesto una solucin milagrosa para mantener una situacin puntera, en
particular durante un periodo econmico turbulento. No obstante, la agilidad organizativa ha
demostrado ser una poderosa herramienta para garantizar el xito ahora y en el futuro.

Punto clave: El aumento de la agilidad organizativa

conduce a un mejor desempeo y da a las organizaciones
una poderosa ventaja sobre la competencia.

Cmo mejorar la agilidad organizativa

Las organizaciones no pueden simplemente declararse ms giles de la noche a la maana.
Deben realizar un esfuerzo comn para transformar tres aspectos clave:

1 Aplicar mejores prcticas para la gestin de cambios

2 Aplicar mejores prcticas para la gestin de riesgos
3 Estandarizar las prcticas de gestin de carteras, programas y proyectos

Pulso de la profesin Agilidad organizativa

1. Mantenerse a la par con los cambios

Ya sea por el dbil crecimiento econmico o las constantes transformaciones en el panorama
digital, el entorno de negocios est cambiando a un ritmo sin precedentes. Sin embargo
algunas organizaciones logran sortear esta volatilidad mejor que otras gracias a una energtica
gestin de cambios.
Las organizaciones eficaces en su gestin de cambios son ms giles y reducen no
solamente el impacto de los cambios exteriores sino que tambin sacan provecho de las
oportunidades que estas pueden generar.
El Informe detallado del pulso de la profesin: Agilidad organizativa revel que el 92% de
las organizaciones con una alta efectividad en su gestin de cambios mencionan tambin
contar con una agilidad alta o moderada. Esto es casi tres veces ms que las organizaciones
que indican que su gestin de cambios es efectiva en un grado mnimo.

92%

de las organizaciones con alta

efectividad en su gestin de
cambios mencionan una agilidad
alta o moderada.

Buenas prcticas
Las organizaciones con ms efectividad en su gestin de cambios ejecutan tres actividades
mejor que sus contrapartes en las que la efectividad alcanza un grado mnimo:
Seguir de cerca el entorno exterior
y actuar en consecuencia

Organizaciones con mayor efectividad

Organizaciones con efectividad mnima

52%

39%
7%

12%

Identificar y aprovechar
los cambios significativos

Detectar y evaluar los

cambios del entorno externo
Estandarizar la gestin de cambios

88%

75% 16%

26%

Poner en prctica procesos formales para la gestin de cambios,

dentro y fuera del proyecto

Establecer como estrategia de

gestin los procesos formales
para la gestin de cambios
Organizarse para aprovechar
al mximo la gestin de cambios

Punto clave:
67%

71%
49%
Establecer una
oficina de gestin de
proyectos

50%

14%
Trabajar a travs
de todos los silos
organizativos

11%

Designar a gerentes cuya

responsabilidad principal sea
la gestin de cambios

Pulso de la profesin Agilidad organizativa

Las organizaciones
con efectividad en su
gestin de cambios
son ms giles.

2. Controlar el riesgo
A veces, cuando las organizaciones se ven forzadas a tomar decisiones aceleradas, pueden
perder el control. Una efectiva gestin de riesgos ayuda a los directivos y jefes de proyecto
a identificar y mitigar los factores que podran poner la zancadilla al xito.
Los hallazgos de la gestin de riesgos hacen eco de aquellos de la gestin de cambios:
90% de las organizaciones con efectividad en su gestin de riesgos mencionan una agilidad
alta o moderada. Esto es ms del doble que en las organizaciones que mencionan una
gestin de riesgos efectiva en un grado mnimo.

90%
de las organizaciones con
efectividad en su gestin
de riesgos mencionan una
agilidad alta o moderada.

Buenas prcticas
Las diferencias entre las organizaciones que dan parte de una alta efectividad en su gestin de
riesgos y aquellas que mencionan una gestin de riesgos efectiva en un grado mnimo presentan
un perfil semejante al de los hallazgos sobre gestin de cambios citados anteriormente.
De nuevo, las organizaciones con alta efectividad ejecutan tres actividades mejor que sus
contrapartes con un grado mnimo de efectividad:
Seguir de cerca el entorno exterior
y actuar en consecuencia

Organizaciones con mayor efectividad

Organizaciones con efectividad mnima

72%

39%

2%

6%

Identificar y aprovechar
los riesgos significativos

Detectar y evaluar los riesgos

del entorno externo
Estandarizar la gestin de riesgos

89%

90%
36%
Integrar las
opiniones de
los clientes

80%

84%
34%

20%
Establecer procesos formales
para la gestin de riesgos que se
apliquen por dentro y por fuera de
los proyectos

Simplificar
las tareas del
proyecto

27%
Efectuar una
planificacin para
contingencias

Organizarse para aprovechar al mximo la gestin de riesgos

Punto clave: Las

71%

60%
47%

Establecer una oficina de

gestin de proyectos

16%

Designar a gerentes cuya responsabilidad

principal sea la gestin de riesgos

Pulso de la profesin Agilidad organizativa

organizaciones con
efectividad en su
gestin de riesgos
son ms giles.

3. Estandarizar las prcticas

Las organizaciones tienen que actuar rpidamente para enfrentarse a las cambiantes
condiciones econmicas, prioridades y demandas. No obstante, una base slida de
prcticas de gestin de carteras,
Prcticas estandarizadas
programas y proyectos sigue siendo
a travs de todos los
imprescindible.
departamentos
Cuando las organizaciones estanAgilidad alta
22%
darizan sus prcticas de gestin de
proyectos en todos los departamenAgilidad moderada
60%
tos es tres veces ms probable que
mencionen una alta agilidad, en
Agilidad baja
18%
comparacin con sus contrapartes
que no lo hacen.
El estudio demuestra que las orgaAplican la gestin de carteras
nizaciones que siempre o con fresiempre/con frecuencia
cuencia aplican la gestin de carteras
son tres veces ms propensas a
18%
Agilidad alta
mencionar que son altamente giles,
en comparacin con aquellas que no
57%
Agilidad moderada
aplican la gestin de carteras.
25%
Agilidad baja
El informe resalta adems la necesidad de mejorar la agilidad. Solo
12% de las organizaciones se catalogaron a s mismas como altamente giles. Sin embargo,
los datos tambin revelaron prcticas estandarizadas que las organizaciones altamente giles
mencionaron aplicar siempre o con frecuencia:

26% Aplican conceptos repetitivos de gestin de proyectos para la gestin de carteras

23% Tcnicas repetitivas*
22% Simplificacin de tareas del proyecto*
22% Aplicar conceptos repetitivos de gestin de proyectos para la gestin de programas*
18% Gestin de carteras*
18% Equipos de proyecto interdisciplinarios*
17% Integrar las opiniones del cliente*
17% Gestin de riesgos*
17% Gestin de cambios*
17% Gestin de recursos*
17% El proceso de cambios se aplica dentro y fuera de los proyectos
16% Gestin de programas*
15% El proceso de riesgos se aplica dentro y fuera de los proyectos
14% Procesos formales para el riesgo
14% Procesos formales para el cambio
12% Promedio del estudio
*Lo hacen siempre o con frecuencia

Pulso de la profesin Agilidad organizativa

Sin prcticas estandarizadas

a travs de todos los
departamentos

7%
51%
42%

Aplican rara vez/nunca la

gestin de carteras

6%
46%
48%

Punto clave:
Las organizaciones
que aplican prcticas
estandarizadas son ms
giles.

El beneficio
Las organizaciones giles marcan la pauta. Si los jefes y directivos de los proyectos
trabajan juntos para fomentar el aumento de la agilidad, pueden resolver problemas,
asumir riesgos de manera ms inteligente e introducir al mercado con mayor velocidad
productos y soluciones innovadoras, todo lo cual conduce a un mayor xito.
Tenga en cuenta lo siguiente: El porcentaje promedio de proyectos que se terminan
a tiempo, dentro del presupuesto y cumpliendo con los objetivos comerciales y los
beneficios de la inversin pronosticados es considerablemente ms alto en aquellas
organizaciones que mencionan una alta agilidad, en comparacin con las que dan parte de
una baja agilidad.
Indicadores de xito del proyecto segn el nivel de agilidad

75%

73%

44%

A tiempo

83%

47%

Dentro del
presupuesto

71%

59%

Cumpliendo
con la
intencin
y objetivos
comerciales

Pulso de la profesin Agilidad organizativa

40%

Cumplen/
sobrepasan los
beneficios de la
inversin

Agilidad

alta

Agilidad

baja

Conclusiones e implicaciones
El Informe detallado pulso de la profesin: Agilidad organizativa de PMI
demuestra que las organizaciones estn aumentando sus ndices de xito en
nuevos proyectos, incluso en un entorno de debilidad econmica mundial,
gracias a su alta agilidad. Para perdurar (y de hecho prosperar) en los
competitivos mercados actuales, las organizaciones deben fomentar su agilidad
aplicando prcticas estandarizadas de gestin de riesgos y gestin de cambios a
travs de toda la empresa.
Las prcticas que conducen a la agilidad tambin conducen a un mayor xito

45%

57%

65%

71%

Notan un aumento del xito

Sin

40%

37%

15%
Total

31%
7%

Estandarizadas
a travs de
todos los
departamentos

26%
4%

Efectivas en
la gestin de
cambios

Efectivas en
la gestin de
riesgos

Al invertir en las tres prcticas fundamentales delineadas ms arriba, las organizaciones mejoran la agilidad y esto les da esa ventaja tan dif cil de conseguir
en un mercado vertiginoso y dinmico.

El resultado final
Mayor
agilidad
organizativa

10

Mejor
desempeo

Mejor ventaja
competitiva

Pulso de la profesin Agilidad organizativa

3%

cambios

Notan un descenso del xito

Datos del estudio

El Informe detallado pulso de la profesin: Agilidad organizativa de 2012 de PMI se
efectu en agosto de 2012 entre 1239 profesionales de todo el mundo que participan en
la gestin de proyectos.
De los encuestados:

18%

son
directivos

8%

son
gerentes
funcionales

72%

ocupan un cargo
de gestin de
proyectos

De aquellos que ocupan un cargo de gestin de proyectos:

22% son gerentes de proyecto

20% son directores de gestin de proyectos/

ALGUNAS DE LAS INDUSTRIAS REPRESENTADAS SON:

23%

la oficina de gestin de proyectos

12% son gerentes de programa
8% son gerentes de cartera
7% son asesores en gestin de proyectos
4% son especialistas en gestin de proyectos

Tecnologa de la
informacin

6%

Gobierno
Estas organizaciones representadas estn ubicadas en:

Amrica
del Norte

Europa,
Oriente
Medio y frica

48%

22%

Amrica
Latina
y el Caribe

Asia y el
Pacfico

15%

15%

Sus ingresos anuales son:

32%
28%
13%
17%
10%

11

Menos de 50 millones de dlares

De 50 a 1000 millones de dlares
De 1000 a 5000 millones de dlares
Ms de 5000 millones de dlares
No comunicaron sus ingresos

Pulso de la profesin Agilidad organizativa

13%

Consultora

6%

Telecomunicaciones

11%

Servicios
financieros

6%

Construccin