INTRODUCCIN

El manual de procedimiento. Es un tema importante dentro de

una empresa ya que es un documento que contiene o
descrbelas actividades del negocio.
Un manual de procedimientos es el documento que contiene
la descripcin de actividades que deben seguirse en la
realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o
de dos o ms de ellas.
El manual incluye adems los puestos o unidades
administrativas que intervienen precisando su responsabilidad
y participacin.
Suelen contener informacin y ejemplos de formularios,
autorizaciones o documentos necesarios, maquinas o equipos
de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al
correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

Manual de
procedimientos
Es el documento que contiene la descripcin de actividades
que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una
unidad administrativa, o de dos o ms de ellas.
El manual incluye adems los opuestos o unidades
administrativas que intervienen precisando su responsabilidad
y participacin. Suelen contener informacin y ejemplos de
formularios, autorizaciones o documentos necesarios,
maquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato
que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades
dentro de la empresa. En l se encuentra registrada y
transmitida sin distorsin la informacin bsica referente al
funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita
las labores de auditora, la evaluacin y el control interno y su
vigilancia, la conciencia de los empleados y en sus jefes de
que el trabajo se est realizando o no adecuadamente.
Tambin el manual de procedimientos contiene una
descripcin precisa de cmo deben desarrollarse las
actividades de cada empresa. Ha de ser un documento
interno, del que se debe registrar y controlar las copias que
los mismos se realizan.
A la hora de implantar, por ejemplo una ISO, esta exige 4
procedimientos obligatorios como son:
Tratamiento de NO conformidades pos no idea

 Auditora interna
Sistema de mejora
Control de la documentacin
En los manuales de procedimientos son consignados,
metdicamente tanto las acciones como las operaciones que
deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de
la empresa. Adems, con los manuales puede hacerse un
seguimiento adecuado y secuencial de las actividades
anteriormente programadas en orden lgico y en un tiempo
definido.
Los procedimientos, en cambio, son una sucesin cronolgica
y secuencial de un conjunto de labores concatenadas que
constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un
mbito predeterminado de aplicacin. Todo procedimiento
implica, adems de las
actividades y las tareas del personal, la determinacin del
tiempo de realizacin, el uso de recursos materiales,
tecnolgico y financiero, la aplicacin de mtodos de trabajo y
de
control para lograr un eficiente y eficaz desarrollo en las
diferentes operaciones de una empresa.
Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son:
a.Auxilian en el adiestramiento y capacitacin del personal.
b.Auxilian en la induccin al puesto.
c. Describen en forma detallada las actividades de cada
puesto.
d.Facilitan la interaccin de las distintas reas de la
empresa.
e.Indican las interrelaciones con otras reas de trabajo.
f. Permiten que el personal operativo conozca los diversos
pasos que se siguen para el desarrollo de las actividades
de rutina.
g.Permiten una adecuada coordinacin de actividades a
travs de un flujo eficiente de la informacin.

h.Proporcionan la descripcin de cada una de sus funciones

al personal.
i. Proporcionan una visin integral de la empresa al
personal.
j. Se establecen como referencia documental para precisar
las fallas, omisiones y desempeos de los empleados
involucrados en un determinado procedimiento.
k. Son guas del trabajo a ejecutar.
Entre las desventajas ms comunes podemos resaltar las
siguientes:
Muchas compaas consideran que son demasiado
pequeas para necesitar un manual que describa
asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y
laborioso preparar un manual y conservarlo al da.
Existe el temor de que pueda conducir a una estricta
reglamentacin y rigidez.
Otros inconvenientes resultantes podran ser los siguientes:
Su deficiente elaboracin provoca serios inconvenientes
en el desarrollo de las operaciones.
El costo de produccin y actualizacin puede ser alto.
Si no se actualiza peridicamente, pierde efectividad.
Incluye solo aspectos formales de la organizacin, dejando de
lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio
para la misma.

Elaboracin
Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los
siguientes pasos:

1. Definir el contenido:

Introduccin.
Objetivos.
reas de aplicacin.
Responsables.
Polticas.
Descripcin de las operaciones.
Formatos.
Diagramas de flujo.
Terminologa.

2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Recopilacin de informacin.
Estudio preliminar de las reas.
Elaboracin de inventario de procedimientos.
Integracin de la informacin.
Anlisis de la informacin.
Graficar los procedimientos.
Revisin de objetivos, mbito de accin, polticas y reas
responsables.
9. Implantacin y recomendaciones para la simplificacin de
los procedimientos.

Conformacin Del
Manual

 IDENTIFICACIN. Este documento debe incorporar la

siguiente informacin:
Logotipo de la organizacin. Nombre oficial de la organizacin.
Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en
particular debe anotarse el nombre de la misma. Lugar y
fecha de elaboracin. Nmero de revisin (en su caso).
Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o
autorizacin. Clave de la forma. En primer trmino, las siglas
de la organizacin, en segundo lugar las siglas de la unidad
administrativa donde se utiliza la forma y, por ltimo, el
nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero debe
colocarse un guion o diagonal.
NDICE O CONTENIDO. Relacin de los captulos y pginas
correspondientes que forman parte del documento.
PRLOGO Y/O INTRODUCCIN. Exposicin sobre el
documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin e
importancia de su revisin y actualizacin. Puede incluir un
mensaje de la mxima autoridad de las reas
comprendidas en el manual.
OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS. Explicacin del
propsito que se pretende cumplir con los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las
rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria; simplificar
la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de
auditora; la evaluacin del control interno y su vigilancia; que
tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se
est realizando adecuadamente; reducir los costos al
aumentar la eficiencia general, adems de otras ventajas
adicionales.
AREAS DE APLICACIN Y/O ALCANCE DE LOS
PROCEDIMIENTOS. Esfera de accin que cubren los
procedimientos.

Dentro de la administracin pblica federal los procedimientos

han sido clasificados, atendiendo al mbito de aplicacin y a
sus alcances, en procedimientos macro administrativos y
procedimientos meso administrativos o sectoriales.
RESPONSABLES. Unidades administrativas y/o puestos que
intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus
fases.
POLTICAS O NORMAS DE OPERACIN. En esta seccin se
incluyen los criterios o lineamientos generales de accin
que se determinan en forma explcita para facilitar la
cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que
participaban en los procedimientos.
Adems debern contemplarse todas las normas de operacin
que precisan las situaciones alterativas que pudiesen
presentarse en la operacin de los procedimientos. A
continuacin se mencionan algunos lineamientos que deben
considerarse en su planteamiento: Se definirn perfectamente
las polticas y/o normas que circunscriben el marco general de
actuacin del personal, a efecto de que est no incurra en
fallas. Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a
fin de que sean comprendidos incluso por personas no
familiarizadas con los aspectos administrativos o con el
procedimiento mismo. Debern ser lo suficientemente
explcitas para evitar la continua consulta a los niveles
jerrquicos superiores.
CONCEPTO (S). Palabras o trminos de carcter tcnico que
se emplean en el procedimiento, las cuales, por su
significado o grado de especializacin requieren de mayor
informacin o ampliacin de su significado, para hacer ms
accesible al usuario la consulta del manual.
PROCEDIMIENTO (descripcin de las operaciones).
Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial,

de cada una de las operaciones que se realizan en un

procedimiento, explicando en qu consisten, cundo, cmo,
dnde, con qu, y cunto tiempo se hacen, sealando los
responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripcin del
procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias
reas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a
su cargo cada operacin. Si se trata de una descripcin
detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que
indicarse el puesto responsable de cada operacin. Es
conveniente codificar las operaciones para simplificar su
comprensin e identificacin, aun en los casos de varias
opciones en una misma operacin.
FORMULARIO DE IMPRESOS. Formas impresas que se
utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro
del mismo o se adjuntan como apndices. En la descripcin
de las operaciones que impliquen su uso, debe hacerse
referencia especfica de stas, empleando para ello
nmeros indicadores que permitan asociarlas en forma
concreta. Tambin se pueden adicionar instructivos para su
llenado.
DIAGRAMAS DE FLUJO. Representacin grfica de la
sucesin en que se realizan las operaciones de un
procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en
donde se muestran las unidades administrativas
(procedimiento general), o los puestos que intervienen
(procedimiento detallado), en cada operacin descrita.
Adems, suelen hacer mencin del equipo o recursos
utilizados en cada caso. Los diagramas representados en
forma sencilla y accesible en el manual, brinda una
descripcin clara de las operaciones, lo que facilita su
comprensin. Para este efecto, es aconsejable el empleo
de smbolos y/o grficos simplificados.
GLOSARIO DE TRMINOS. Lista de conceptos de carcter
tcnico relacionados con el contenido y tcnicas de
elaboracin de los manuales de procedimientos, que sirven

de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general

para la elaboracin de manuales administrativos
Complementando al manual de procedimientos, estn las
instrucciones de trabajo que completan o detallan los
procedimientos, ya que se utilizan para documentar procesos
especficos.
Otras normas, como son las normas que exigen diferentes
procedimientos en funcin del sector en el que se est
implantando; Agencias de Viajes, Hoteles, Oficinas de
Informacin Turstica, Convencin Bureau, etc., ya que existe
una norma especfica para cada uno de los sectores; en
contraposicin tenemos la norma ISO que es igual para todas
las empresas que quieran implantarla, sea cual sea su
actividad.

Importancia del manual

de procedimiento

Cada Manual de Procedimientos difiere de cada empresa y

finalmente es un elemento nico tal como lo destaca un
interesante artculo del The Wall Street Journal.
Bsicamente el objetivo del manual de procedimientos es el
establecer cmo es que las cosas deben de hacerse en su
negocio. Por ejemplo a qu hora se abre el negocio, quien
debe de abrir la tienda, a qu hora se cierra, qu hacer ante el
reclamo de un cliente, como se debe de hacer el proceso de
venta y muchas cosas ms propias de cada negocio.
El tener un manual de procedimientos permitir que todos
sepan que hacer en el da a da y sobre todo cmo hacerlo
para beneficio final del negocio y de los clientes permitiendo
as una eficiencia en las operaciones diarias.
En el manual de procedimientos debe de establecerse las
funciones de cada puesto de trabajo y la jerarqua interna
para que cada empleado sepa cul es su rol dentro de la
organizacin y como puede promover ideas.
Se deber incluir tambin formatos o modelos de cartas o
emails para que todas las comunicaciones que la empresa
haga hacia afuera tengan un mismo formato y se le d as a la
empresa una identidad propia y cultura que la distinga y sea
compartida por todos los miembros de la misma.

ndice.
Introduccin.
Desarrollo
Manual de procedimiento...
Elaboracin del Manual..
Conformacin del manual.
Importancia del manual.

Idea
Grupal
Conclusin
.
Bibliografa
.
Anexos
...

Conclusin.
A lo largo de esta investigacin se lleg a la
conclusin de que el manual de procedimientos
resultan indispensables para cualquier organizacin,
gracias a ellos se logra la mayor eficiencia de los
recursos, tanto humanos como financieros, ya que
facilitan la estandarizacin de los procesos y la
preservacin del conocimiento adquirido por la misma
organizacin.

Bibliografa
Monografia.com
http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/map
ro.shtml
Wikipedialibre.com
http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/map
ro.shtml
Scribd.com
http://es.scribd.com/doc/38280184/Manual-deFunciones-y-Manual-de-Procedimientos#scribd

Anexos

Opinin Grupal
Mientras leamos y analizbamos el tema pudimos
entender sobre este tema que el manual de
procedimiento es un documento que contiene
descripcin de las actividades que contiene o realiza
la empresa tiene que participar y responsabilizarse de
estas.
El manual tambin suele contener informacin de
formulario, autorizaciones o documentos necesarios o
cualquier otro dato que pueda dar correcto desarrollo
a las actividades dentro de la empresa.
Pensamos que el manual de procedimiento es muy
importante para la empresa ya que este documento
es como el calendario para poder llevar las

actividades en orden y que no haya problemas ni

choque entre ellas, cada empresa debe poseerlo para
su mejor desempeo ya que tambin le da un mejor
desarrollo.
Las ventajas de tener un manual de procedimiento en
la empresa son bastante aceptadas auxilian,
describen y facilitan en las actividades, en las
distintas reas de la empresa, en el personal
operativo, etc.