AUDITORIA INTERNA- SISTEMATIZACIN

UNIVERSIDAD DEL MAGDALENA

GERENCIA DE LA CALIDAD

Docente: Juan
Carlos
Martnez Tobo

DERECHOS RESERVADOS

Auditora Interna- Sistematizacin

Objetivo
Fortalecer las habilidades para la planificacin y ejecucin de auditorias de sistemas de gestin
de la calidad conforme al nuevo enfoque de la futura norma ISO 9001:2015.

Justificacin
Uno de los mecanismos que utiliza la Alta Direccin con mayor poder para evaluar la pertinencia
y eficacia del SGC es la Auditora, razn por la que es necesario alinear las competencias de los
auditores con la nueva propuesta de ISO 9001 en su quinta versin.

Contenido

Nuevos paradigmas necesarios para desarrollar una auditoria efectiva

11 secretos de una Auditoria que desea agregar valor
Errores ms frecuentes en un proceso de auditoria
Evidencias que sustentan la aplicacin de los requisitos de la nueva versin ISO 9001:2015
Las habilidades claves para ser una buen auditor

Duracin
20 Horas
12 y 13 de junio de 2015 . 10 horas
19 y 20 de junio de 2015. 10 horas

TALLER 1
Objetivo:

Revisar conceptos y enfoques trabajados en cursos previos de

auditora.

Metodologa:
A. Construir bajo la estructura PHVA y la norma ISO 19011 un diagrama que represente el
procedimiento del proceso de auditoria interna.
B. Construir un paralelo que muestre la diferencia entre:
1.

Programa de Auditora, Plan de Auditora y Lista de Verificacin.

2. Lder de Auditora, Auditor y Equipo de Auditora

3. Actividades de auditora, Auditora In Situ y Recopilacin de Informacin
4. Inicio de la auditora y Reunin de Apertura
5. Finalizacin de Auditora y Reunin de Cierre
Tiempo de trabajo: 45 minutos
Tiempo de revisin: 30 minutos
Valor: 20% de la nota final

GESTION DEL PROCESO DE AUDITORIA

Lder de
auditoria

Responsable
Programa

ACTIVIDADES
AUDITORIA

PROCESO

AUDITORIA IN
SITU

RECOPILACION
INFORMACION

Inicio de
auditoria

Revisin
documental

Calificacin
de auditores

Revisin
documental

Lista
verificacin

Actividades
de auditoria

Desempeo del
procedimiento

Plan de
auditoria

Auditoria in
situ

Informe Revisin
Gerencial

Finalizacin de
la auditoria

Reunin de
apertura

Preparar, aprobar y
distribuir Informe
Auditoria

Cumplimiento
del programa

Auditor

Programa de
auditoria

Procedim.
auditoria

Equipo
auditor

Recopilacin
de la
informacin

Controles:

Generacin
hallazgos

Clasificacin
hallazgos

Conclusin
auditoria

AP
AM

Reunin de
cierre

Humanos
Operativos
Document.

Seguimiento:

AC
Seguimiento a
las AC

Polticas
Objetivos
Programas
Planes
Procedimientos
Recursos

Cliente
Producto
Proceso
Sistema
Ley
Correccin

AC / AP
AM

AUDITORIA
OPORTUNIDAD DE MEJORAMIENTO

CONFIANZA

MOTIVACION AL AUDITADO

PRINCIPIOS DE AUDITORIA
Integridad: el fundamento de la profesionalidad

Presentacin imparcial: la obligacin de informar con veracidad y

exactitud. Retroalimentacin
Debido cuidado profesional: la aplicacin de diligencia y juicio al
auditar
Confidencialidad: Seguridad de la informacin
Independencia: imparcialidad y objetividad.
Enfoque basado en la evidencia: conclusiones fiables y
reproducibles

Paradigmas

Enfoque Sistmico

El ciclo Planificar-HacerVerificar-Actuar
-

Actuar
Cmo mejorar la
prxima vez?

Verificar
Las cosas
pasaron segn
se planificaron?

Planificar
Qu hacer?
Cmo hacerlo?

Hacer
Hacer lo
planificado

El concepto de PHVA es algo que

est presente en todas las reas de
nuestra vida profesional y personal,
y se utiliza continuamente, tanto
formalmente como de manera
informal, consciente o
subconscientemente, en todo lo que
hacemos. Cada actividad, no
importa lo simple o compleja que
sea, se enmarca en este ciclo
interminable

De una Auditora Operacional a

una Auditora Estratgica
LOS 11 SECRETOS PARA
REALIZAR UNA AUDITORIA QUE
AGREGUE VALOR

Utilizar el lenguaje de las Organizaciones es

mejor que el de las Normas

Identifique preocupaciones de la
Alta Direccin

Entender las expectativas y cultura

organizacional del auditado

Considere los riesgos que existen en la

Gestin de la Auditora

Identifique el grado en que la

Organizacin cumple con las promesas
pactadas

Involucre a los procesos clientes y

procesos proveedores dentro de las
auditoras

Defina objetivos nicos y particulares

para cada auditoria

Audite desde el Sistema de Gestin hacia

el cumplimiento de los criterios

Enfoque mayor en los procesos y no en la

documentacin

Enfoque en los resultados ms

que en la documentacin
10

No olvide que la auditora es uno de los

motores de la mejora y no una actividad
fiscalizadora o punitiva
11

Evolucin de las normas

de Gestin ISO 9001

Evolucin de la norma ISO 9001

Cronologa de la actualizacin
de las normas

(Working Draft)

2015

Committee
Stage

Approval
Stage

Approval
Stage

CD (Committe
Draft)

DIS (Draft
International
Standard)

FDIS (Final Draft

of international
Standard)

(International
Standard)

ISO 9001
(Jun a Oct)

ISO 9001
(Ago - Sep)

ISO 9001
(Sep)

ISO 14001
(Jul a Nov)

ISO 14001

ISO 14001

(Oct a Nov)

(Nov)

ISO 45001
Se aproxima su
aprobacin en el
segundo semestre
de 2016

ISO 45001

Estado Actual

NWIP (New work

item proposal)

WD

2014

Estado Actual

Proposal
Stage

Preparatory
Stage

2014

ISO 9001 e
ISO 14001

2015
Publication
Stage
ISO

Evolucin de la norma
ISO 9001

 Para qu actualizar la norma

ISO 9001?

Considerar los cambios en las prcticas y

tecnologas relacionadas con los sistemas de
gestin de calidad, el medio ambiente y las
prcticas de negocio entre otros.

Asegurar que los requisitos sean claros y en un

lenguaje simple, de tal forma que las
organizaciones puedan implementar la norma
y sea fcil de evaluar su conformidad ya sea
pro primer, segunda o tercera parte

Incrementar la confianza en las capacidades

de una organizacin para proporcionar
productos o servicios conformes.

 Para qu actualizar la norma

ISO 9001?

Asegurar que los requisitos sean adecuados para proporcionar la confianza de

que las organizaciones que cumplen con esta norma son capaces de proveer
productos que cumplen los requisitos de los clientes y otros de una forma
consistente.

Alinear la norma a la estructura de alto nivel desarrollada por la ISO, con el fin de
mejorar la compatibilidad con otras normas de sistemas de gestin de la ISO.

 Que se tomo en cuenta?

Las necesidades de los usuarios
Encuesta realizada por la ISO
Comentarios recibidos durante la
revisin de la ISO 9001:2008

Lecciones aprendidas
Solicitudes de interpretacin.

El trabajo realizado por un grupo

designado por el ISO /TC /176/SC2
relacionado con la identificacin de
posibles conceptos a trabajar.

 Que se tomo en cuenta?

Riesgo

Recursos
financieros

Gestin del
conocimiento

Reaccin de la
organizacin a los
cambios

Comunicacin

Innovacin

Qu hay de nuevo en el
requisito de auditorias?

Definiciones

Auditora
Proceso sistemtico e interdependiente para obtener
evidencia objetiva y evaluara de manera objetiva con el fin de
determinar el grado en el que se cumplen los criterios de
auditoria.

NOTA 1: Una auditoria puede ser una auditoria interna (de primera parte) o una auditoria externa
(de segunda o tercera parte), y puede ser una auditoria combinada o una auditoria conjunta.

NOTA 2: Las auditoras internas, denominadas en algunos casos como auditorias de primera
parte, se realizan por la propia organizacin, o en su nombre para la revisin por la direccin, y
otros fines internos, y pueden constituir la base para la declaracin de conformidad de una
organizacin. En muchos casos, particularmente en organizaciones pequeas, la independencia
puede demostrarse al estar libre el auditor de responsabilidades en la actividad que se audita.

NOTA 3 : Las auditoras externas incluyen lo que se denomina generalmente auditorias de

segunda y tercera parte. Las auditoras de segunda parte se llevan a cabo por partes que tienen
un inters en la organizacin, tal como los clientes o por otras personas en su nombre. Las
auditoras de tercera parte se llevan a cabo por organizaciones auditoras independientes y
externas, tales como las que proporcionan la certificacin/registro de conformidad con las
Normas ISO 9001 O ISO 14001.

Evidencia objetiva
Datos que respaldan la existencia o veracidad
de algo
Nota 1 : La evidencia objetiva puede obtenerse por medio de la observacin,
medicin, ensayo u otros medios.
Nota 2 : La evidencia objetiva con fines de auditora generalmente se
compone de registros, declaraciones de hechos u otra informacin que son
pertinentes para los criterios de auditora y verificables.

Datos
Hechos acerca de un objeto

Programa de auditora
Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de tiempo
determinado y dirigidas hacia un propsito especifico

Criterio de auditora
Conjunto de polticas , informacin documentada o requisitos utilizados
como referencia frente a la que se comparar la evidencia de la auditora

Evidencia objetiva de la auditora

Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra informacin que son
pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables

Hallazgos de la auditora
Resultados de la evaluacin de la evidencia
de la auditora recopilada frente a los
criterios de auditora.
Nota 1: Los hallazgos de la auditora indican conformidad o
no conformidad.
Nota 2: Los hallazgos de la auditoria pueden conducir a la
identificacin de oportunidades de mejora o registrar
buenas prcticas

Auditora Interna al SGC

FDIS 9001:2015
Requisito
9.2. Auditora Interna

Para qu?
Proporcionar informacin respecto al
cumplimiento del sistema de gestin
de la calidad referente a:
1.

Los propios requisitos de la organizacin para su

sistema de gestin de la calidad.
2. Los requisitos de la Norma Internacional ISO 9001.
3. Al Grado de implementacin
4. Al Grado de mantenimiento reflejado en el nivel de
eficacia alcanzado.

Que debemos demostrar?

Planificar

Mantener

La organizacin
debe:

Establecer

Programa de auditora
Implementar

Elementos del Programa de Auditora

Frecuencia

Mtodos

Programa de
Auditora
Responsabilidades

Requisitos
De planificacin
Elaboracin de informes

Considerando

Los objetivos
de la calidad,

La
importancia
de los
procesos
involucrados

La
retroalimenta
cin del
cliente,

Los cambios
que tengan un
impacto en la
organizacin

y los
resultados de
las auditoras
previas

En cada Auditora
Criterios

En cada auditora
Auditores

Alcance

Asegurar
La objetividad

La
imparcialidad
del proceso de
auditora;

Informe de los
Resultados a
las partes
interesadas

Conservacin
de la
informacin
documentada

La toma de las
correcciones y
las acciones
correctivas

Necesidades para la elaboracin de

la 5 versin
La adopcin de la EAN, tal como se establece en el Anexo SL de las Directivas
de ISO, Parte 1.
Un requisito explcito para el pensamiento basado en el riesgo, con el fin de
apoyar y mejorar la comprensin y la aplicacin del enfoque por procesos.
Menos nfasis en los documentos.
Aplicabilidad mejorada para las empresas que prestan servicios.
Un requisito para definir las fronteras del Sistema de Gestin de la Calidad.
Mayor nfasis en el contexto organizacional.
Ms requisitos para el liderazgo y mayor nfasis en el logro de los resultados
deseados para mejorar la satisfaccin del cliente.

Sistema de Gestin de la Calidad

Operacin&
Soporte

Organizacin y
Contexto

Planear
Requisitos
del Cliente

Necesidades
y
Expectativas
de las Partes
Interesadas

Satisfaccin del
Cliente

Hacer
Resultados del SGC

Planificacin

Evaluacin
del
Desempeo

Liderazgo

Verificar

Mejora

Actuar

Productos y
Servicios

Estructura establecida por la ISO para

los Sistemas de Gestin
1. Objeto y campo de aplicacin
2. Referencias normativas
3. Trminos y definiciones
4. Contexto de la organizacin

5. Liderazgo
6. Planificacin
7. Soporte
8. Operacin
9. Evaluacin del desempeo

10. Mejora

Cambios en la Estructura
1.

La nica intencin del cambio es mejorar la alineacin

con otras normas de Sistemas de Gestin.

2. Se busca una presentacin coherente para todos los

Sistemas de Gestin de los requisitos

3. NO es necesario que los cambios de la estructura y la

terminologa se vean reflejados en su SGC.
4. NO es un modelo para la documentacin de las
polticas, los objetivos y los procesos de una
organizacin.
5. No existe ningn requisito para la estructura de la
documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad.

4 Contexto de la organizacin

Conocimiento Organizacional
Contexto
Externo

Capacidad
Interna
Mi
Organizacin

Alcance
Requisitos Partes
Interesadas
Capacidad Interna

Limites

Contexto Externo

Aplicabilidad

Productos y Servicios

Gestin por Procesos

Elementos
de Entrada

Elementos
de Salida

Riesgos

Secuencia

Oportunidades

5 Liderazgo

Compromiso
Eficacia
Integracin
Personas
Tratamiento

Roles

Del SGC

Requisitos
Procesos de Negocio
Involucrado
Dirigiendo
Apoyando

Riesgos
Oportunidades

6 Planificacin para el SGC

Cmo lograr los objetivos?

Qu se va a
hacer?

Cmo saber si
logramos lo que
esperbamos?

Para cuando?

Con que
recursos?

Quin es el
responsable?

7 Soporte

Capacidad de
Recursos

Definir que se
necesita

Conocimientos
Organizaciones

Comunicacin

Informacin
Documentada
Identificacin

Identificarlo

Qu?

Distribucin
Acceso

Internos

Recuperacin

Organizaciones
Externas

Conseguirlo

Cundo?

Uso
Almacenamiento

Mantenerlo

A quien?

Externos

Preservacin
C. de Cambios

Puesta en
Marcha

Cmo?

Retencin
Disposicin

8 Operacin 1 Parte

Comunicacin con el cliente

PUNTOS DE VISTA
PERCEPCIONES
QUEJAS

8 Operacin 2 Parte

Prcticamente sin cambios

8 Operacin 3 Parte

Provisin externa

INCLUSION DEL
PROCESO TOTAL
PARCIAL

IMPACTO EN EL
PROCESO, PRODUCTO
SERVICIO

8 Operacin 4 Parte

Control de elementos de salida

CORRECCION

SEPARACION

CONTENCION

DEVOLUCION

SUSPENSION

NOTIFICACION

AUTORIZACION

9 Evaluacin del desempeo

Satisfaccin del cliente

Revisin por la direccin

PUNTOS DE VISTA

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO

OPINIONES

PARTES INTERESADAS
RIESGOS

10 Mejora

Eliminacin del
requisito de
Acciones Preventivas
Adecuacin y

Conveniencia,

Eficacia

SGC

Los ms frecuentes

TALLER 2
Objetivo:

Revisar los requisitos de la futura versin de la normas ISO 9001 y

plantear posibles evidencias en el entorno de su enfoque.

Metodologa:
Se deben armar 6 grupos y cada uno debe trabajar un numeral completo de la norma
proponiendo las posibles evidencias que como auditores solicitaran y la forma en que lo
haran.
Este taller debe ser trabajado para la sesin del 19 de junio de 2015 y debe ser presentado a
travs de una mesa redonda en un espacio de no ms de 1 hora para la totalidad de grupos. La
mesa ser moderada por el docente.
Tiempo de trabajo: 15 minutos en clase y se trabaja durante la semana
Tiempo de revisin: 60 minutos el 19 de junio de 2015
Valor: 20% de la nota final

TALLER 3
Objetivo:

Desarrollar habilidades para la formulacin de preguntas.

Metodologa:
Construir preguntas siguiendo la secuencia PHVA y en consideracin de la informacin
presentada por el docente previo al taller.
Cada grupo seguir trabajando con el numeral asignado en el taller 2 y deben formular por lo
menos 4 preguntas que cubran el objetivo y alcance de auditoria que se proponga.

Tiempo de trabajo: 45 minutos

Tiempo de revisin: 30 minutos
Valor: 20% de la nota final

MOTIVACION
PARA LA ACCION

ENTREVISTA
ESCUCHA
ACTIVA

COMUNICACIN
TRANSACCIONAL

COMUNICACIN
TRANSACCIONAL

MOTIVACION PARA EL
AUDITADO
Evidencia objetiva

Retroalimentacin
Solucin rpida y eficaz
Actitud de accin
Acuerdos de solucin

TALLER 4
Objetivo:

Mostrar los aspectos ms relevantes para la realizacin de

entrevistas y la recopilacin de informacin.

Metodologa:
El docente mostrar a travs de simulacros varios escenarios:
Escenario No 1: Auditoria sin definicin de actividades de inicio (objetivo, alcance y criterio).
Escenario No 2: Auditoria con objetivo, alcance y criterios pero sin ningn tipo de tcnica de
auditora.
Escenario 3: Auditoria con tcnica y acciones de mejoramiento.
Cada simulacro tendr una duracin de 5 a 10 minutos y el grupo deber identificar los
aspectos positivos y los aspectos por mejorar en cada caso.
Tiempo de trabajo: 45 minutos
Valor: 10% de la nota final

NEGOCIACION
La negociacin tiene como fundamento una
actitud tolerante, en donde se cede y a la vez
se demandan concesiones.
Las partes deben aceptar de manera voluntaria y
proactiva colocarse en el lugar del otro y tener la
habilidad para explorar a fondo el por qu de los
razonamientos, intereses, deseos, emociones,
cosmovisin y percepcin de la situacin que
involucra la controversia y aborda la comprensin de
las motivaciones del otro.

Abordaje positivo de conflictos

Acepte que el conflicto es normal y frecuentemente en la
vida humana.
Aconseje slo cuando le pidan consejo.
Presente sus ideas sin imponerlas.
Respete a todos de palabra y obra.
Reconozca sus errores y de ser necesario disclpese,
pues no siempre tendr razn.
Empatice, pngase en el lugar de los dems.
Reduzca la tendencia a juzgar la conducta o las
preferencias de sus semejantes.

Abordaje positivo de conflictos

Vea lo positivo. Halague ms y critique menos, busque
puntos de coincidencia.
Sugiera y proponga en vez de ordenar o mandar.
Acepte que sus interpretaciones de los hechos no son ni
nicos, ni la verdad.
Abstngase de hacer bromas pesadas.
No se inmiscuya en la vida de los dems.
Aprenda tcnicas de comunicacin efectiva para
escuchar y hablar adecuadamente.
Evite discusiones y enfrentamientos innecesarios.
Acepte a las personas y cambie usted en lugar de querer
cambiarlos.

ESCUCHA ACTIVA
Auditor

Escuchar

Retroalimentar

Solicitar
evidencia

Verificar
evidencia

Concluir

Registrar

Analizar
informacin

12
10

Preguntar

11

7
Contestar

Auditado

Aprobar

Aprobar
Aportar
evidencia

FUENTES DE INFORMACION

Entrevistas

Pruebas y Ensayos

Reportes de
mantenimiento

Registros

Visitas a Sitio

Estudio de equipos

Documentos

Solicitud de
pruebas

Sitios de
almacenamiento

TALLER 5
Objetivo:

Adquirir habilidades en la tcnica y enfoque de Auditora.

Metodologa:

Para cada una de las siguientes situaciones, proponer la mejora alternativa para conseguir
evidencia.

Tiempo de trabajo: 45 minutos

Tiempo de revisin: 30 minutos
Valor: 15% de la nota final

TALLER 5
Situacin
La organizacin cuenta con un
software para el manejo de las
acciones
correctivas
y
preventivas.
Se cuenta con un programa de
capacitacin para cerrar las
brechas pendientes de los
servidores pblicos.

Se adelanta un proyecto de
traer la Universidad al municipio
y de garantizar suministro
permanente de agua
Se reporta por parte de un
auditado un incremento en las
quejas y reclamos
La organizacin cuenta con un
programa de gestin ambiental
y uno de concientizacin en los
jvenes
de
no
utilizar
sustancias psicoactivas.

Enfoque

Procesos que se
involucraran

REDACCION DE HALLAZGOS
No conformidad
(Incumplimiento de un requisito

CLASIFICACION

Observacin
Aspectos positivos
Aspectos por mejorar

GENERACION DE HALLAZGOS
CRITERIO

VS

EVIDENCIA

Poltica
Objetivos
Procedimientos

Informacin
verificada

Requisitos

Evaluar el impacto

FORTALEZAS
Existe divulgacin de la poltica Integral tanto a
nivel interno de la alcalda como para la
totalidad de instituciones municipales y a la
comunidad,
como
elemento
de
apalancamiento de transparencia y buena
coordinacin interinstitucional.

OBSERVACIONES
Se podran incluir los beneficios que actualmente generan los
diferentes controles operacionales en las actividades de la
organizacin, involucrando criterios nuevos en la evaluacin
de riesgos.
Se podra evaluar los impactos positivos con el fin de
determinar el nivel de significancia y beneficio de cada una de
las actividades que se emprenden de manera positiva en la
alcalda como por ejemplo la formacin en formulacin y
evaluacin de proyectos, la formacin de auditores, finanzas
para no financieros, PNL y reforestacin de reas.

NO CONFORMIDADES
No se asegura la asignacin de cargos y funciones crticas
dentro del Sistemas de Gestin Integral.
Evidencia: No se cuenta con una persona a cargo de la
identificacin, anlisis y evaluacin del cumplimiento de los
requisitos legales y la organizacin ha perdido capacidad en
evaluacin de sistema por la reduccin del nmero de
auditores internos integrales.
No se da cumplimiento a lo establecido en la organizacin
para la gestin de los riesgos de la alcalda.
Evidencia: Se evidenci que la matriz de gestin de riesgo
MGR-002: v2 no ha sido actualizada con los ltimos eventos
locales, la realizacin de la auditora interna y las nuevas
leyes y resoluciones generadas a nivel municipal.

INFORME DE AUDITORIA
Responsable del programa
de auditoria

Elaboracin

Plan de auditoria
Hallazgos

Conclusin

Aprobacin

Distribucin

Partes
interesadas

INFORME DE AUDITORIA
QUE NO INCLUIR !!!!!
Comentarios sueltos

Hallazgos no presentados en la reunin de

cierre
Trivialidades

Informacin no confirmada

CONTENIDO DEL INFORME

Portada
Conclusin de la auditoria
Actividades de la auditoria.
Hallazgo en la planificacin
Hallazgos en la operacin
Hallazgos en la verificacin
Hallazgos en la Accin
Aspectos por mejorar

EXAMEN FINAL
Objetivo:

Adquirir habilidades para la generacin de hallazgos de auditora.

Metodologa:
En grupos de mximo 4 participantes y no menos de 2 participantes, se debe preparar un
ejemplo para cada uno de los tipos de clasificacin de hallazgos presentados.
En cada uno de los hallazgos se debe relacionar el captulo de la nueva versin como tambin
el numeral de la versin actual ISO 9001:2008.
Tiempo de trabajo: 45 minutos
Tiempo de revisin: 15 minutos
Valor: 15% de la nota final

Derechos Reservados