Material Inductivo Procesos

Programa Nacional de
Alimentación Escolar Qaliwarma
UNIDAD DE ASESORÍA JURÍDICA
CONSULTA DE OPINIÓN LEGAL
RECEPCIÓN DE RDE QUE REQUIERE
LA PARTICIPACIÓN DE AJ EN
COMISIONES CONFORMADAS
DEMANDAS RELACIONADAS A
PROCESOS JUDICIALES
INVITACIÓN A CONCILIACIÓN O
ARBITRAJE
NOTIFICACIÓN DE POSIBLE NOTICIA CRIMINAL
SOLICITUD DE TRANSFERENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS
SOLICITUD DE MODIFICACIÓN O
RECONOCIMIENTO DE INTEGRANTES DE
COMITES DE COMPRA
UNIDAD DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO
 Normas y directivas relacionadas con el proceso
de Planeamiento:
• Resolución de Presidencia del Consejo Directivo N°
26-2014-CEPLAN/PCD: Aprueban Directiva N° 001-
2014-CEPLAN “Directiva General del Proceso de
Planeamiento Estratégico – Sistema Nacional de
Planeamiento Estratégico”.
• Resolución Ministerial N° 006-2013-MIDIS:
Aprueban Plan Estratégico Sectorial Multianual
(PESEM) 2013 -2016 y Plan Estratégico
Institucional (PEI) 2013 – 2016.
• Resolución Ministerial N° 251-2014-MIDIS:
Aprueban Directiva N° 004-2014-MIDIS
“Disposiciones para la programación, formulación,
seguimiento, evaluación y reformulación del Plan
Operativo Institucional del Pliego 040: Ministerio
de Desarrollo e Inclusión Social”.
• Resolución Ministerial N° 174-2012-MIDIS:
Aprueban Manual de Operaciones del Programa
Nacional de Alimentación Escolar QaliWarma.
Normas y directivas relacionadas con el proceso
de Racionalización:
• Decreto Supremo N° 004-2013-PCM: Plan
Nacional de Modernización de la Gestión Pública.
• D.S. N° 043-2006-PCM: Aprueban lineamientos
para la elaboración y aprobación del Reglamento
de Organización y Funciones – ROF por parte de
las Entidades de la Administración Pública.
• R.P.E. N° 152-2014-SERVIR/PE y modificatorias:
Aprueban Directiva N° 001-2014-SERVIR/GPGSC,
“Establece reglas de aplicación para la aprobación
del Cuadro de Puestos de las Entidades”.
• D.S. N° 008-2012-MIDIS y modificatorias: Crean el
programa Nacional de Alimentación Escolar
QaliWarma.
• R.M. N° 108-2012-MIDIS: Aprueban lineamientos
para la elaboración del Manual de Operaciones de
Programas del Ministerio de Desarrollo e Inclusión
Social.
• R.M. N° 174-2012-MIDIS: Aprueban Manual de
Operaciones del Programa Nacional de
Alimentación Escolar QaliWarma.
PROCEDIMIENTO 01: FORMULACIÓN Y APROBACIÓN DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL
UPP- PLANEAMIENTO UPP UUOO DE MIDIS

INICIO

Elaborar proyecto de memorando a las

Unidades Orgánicas para la elaboración
del POI.
Revisar el proyecto de memorando,
suscribir y derivar. Secretaria registra,
fotocopia y remite.
Recibir, tomar conocimiento y disponer
acciones en hoja de trámite. Secretaria
registra y entrega.

Analizar, evaluar, coordinar y formular

proyecto de POI de su unidad orgánica.

Presentar y sustentar proyecto de POI de

su unidad; preparar memorando de
respuesta.

Recibir propuestas, estudiar, analizar,

Toma conocimiento, registra y deriva. Revisar, suscribir y derivar.
coordinar y evaluar proyecto de POI.

NO
Aprueba
SI

Sistematizar, integrar, consolidar,

1
formular, presentar y sustentar POI.
Recibir, tomar conocimiento y disponer
Revisar, suscribir y derivar. acciones.

NO
Aprueba

SI
Recibir, procesar, evaluar y coordinar
1 Suscribir y derivar.
con PNAEQW.

NO
Aprueba

SI
Disponer aprobación, difusión y
custodia de autógrafa del POI
aprobado.

FIN
PROCEDIMIENTO 02: EVALUACIÓN DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL

UPP-PLANEAMIENTO UPP UUOO DE MIDIS

INICIO

Elaborar proyecto de memorando a

las Unidades Orgánicas solictando
la Evaluación del POI.
Recibir, tomar conocimiento y
Revisar el proyecto de memorando, disponer acciones en hoja de trámite.
suscribir y derivar. Secretaria Secretaria registra y entrega.
registra, fotocopia y remite.

Analizar, evaluar, coordinar y

formular Evaluación del POI de su
unidad orgánica.

Presentar y sustentar Evaluación

del POI de su unidad; preparar
memorando de respuesta.
Consolidar evaluaciones de las
Toma conocimiento, registra y
UUOO, analizar, coordinar y revisar Revisar, suscribir y derivar.
deriva.
las evaluaciones del POI.
NO
Aprueba
SI
Sistematizar, integrar, consolidar,
formular, presentar y sustentar
1
Evaluación del POI con informe
técnico
Tomar conocimiento de la
Revisar, suscribir y derivar.
Evaluación del POI.
NO
Aprueba
SI
Recibir, evaluar y coordinar con
1 Suscribir y derivar.
PNAEQW.
NO
Aprueba
SI

Disponer aprobación y
difusión .

FIN
PROCEDIMIENTO 3 : REQUERIMIENTO DE OPINIÓN TECNICA EN MATERIA
ORGANIZACIONAL
UNIDAD ORGANICA USUARIA UPP

INICIO

Requerimiento creación
de cargo / conformación
de equipos de trabajo /
proyecto de normativas
/ opinión técnica
organizacional diversas
Registra información y
asigna profesional

Realiza análisis y
evaluación técnica
correspondiente,
observando factibilidad
o procedencia respecto
a la normatividad

Emite opinión técnica

correspondiente según
materia y deriva a jefatura

Revisa, visa y firma

documento en señal de
conformidad

Recibe documento de
respuesta para
prosecución de trámites
(en caso de emitirse OTF
correspondiente)

FIN
 NORMAS QUE REGULAN EL SISTEMA PRESUPUESTARIO
• Ley Nº 28411 “Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto”
• Ley Nº 30281 “Ley de Presupuesto para el Sector Público para el Año Fiscal 2015”. (Anualmente
se emite una nueva ley)
• Directiva Nº 003-2014-EF/50.01 “Directiva para la Programación y Formulación del Presupuesto
del Sector Público”. (Anualmente se emite una nueva Directiva)
• Directiva Nº 005-2010-EF/76.01 “Directiva para la Ejecución Presupuestaria” y sus modificatorias.
• Directiva Nº 006-2005-EF/50.01 “Directiva para la Evaluación Semestral y Anual de los
Presupuestos Institucionales de las Entidades del Gobierno Nacional y Gobierno Regionales para
el Año Fiscal 2012” y sus modificatorias.
• Resolución Directoral Nº 045-2008-EF/76.01 “Aprueban nuevos Clasificadores de Ingresos y
Gastos a ser utilizados en las diferentes operaciones del Sector Público durante las etapas del
Proceso Presupuestario”
• Resolución Directoral N٥ 003-2009-EF/76.01 “Modifica el Clasificador de Ingresos – Anexo 1 y
“Clasificador de Gastos – Anexo 2”, aprueban Clasificadores Presupuestarios para el año Fiscal
2009, modifican el documento “Modificatorias y Derogatorias Directiva N՗ 003-2007/76.01 y
modifican la Directiva Nº 0036-2007-EF/76.01 “Directiva para la Ejecución Presupuestaria”.
I PROGRAMACION PRESUPUESTAL
•Especialista prepara proyecto de memorando para la Unidad de Administración, solicitando la proyección del gasto anual del año siguiente de todas las dependencias que conforma el
PNAEQW. Se requiere que la misma este desagregada a nivel de Categoría Presupuestal, Producto, Actividad, Genérica, Sub Genérica y Especifica nivel 1 y 2 de gasto, priorizando los
gastos de carácter permanente (planilla CAS, servicios de agua, luz, teléfono).
•Jefatura revisa, suscribe y deriva documento. Secretaria registra, saca copia y remite.
•Unidad de Administración, toma conocimiento y dispone las acciones pertinentes en hoja de trámite o documento. Secretaria registra y entrega a las Unidades y Coordinaciones del
PNAEQW.
•Las Unidades y Coordinaciones del PNAEQW, analizan, evalúan, coordinan y programan su presupuesto en función a los objetivos y metas establecidas en el Plan Operativo
Institucional y el gasto que prevén ejecutar.
•Las Unidades y Coordinaciones del PNAEQW preparan informe o memorando de respuesta, remitiendo en digital (CD) y físico la proyección del gasto de su Unidad o Coordinación.
•La Unidad de Administración, Analiza, evalúa, coordina, consolida y remite a UPP la programación del gasto consolidado de cada Unidad o Coordinación del PNAEQW.
•UPP Analiza, evalúa, coordina la programación de gastos de las Unidades y Coordinaciones del PNAEQW. Si es viable, sistematiza, integra, consolida y registra en el Aplicativo WEB del
MEF la información presupuestal, caso contrario, es devuelto a la Unidad de Administración con las observaciones pertinentes.
•Especialista de presupuesto prepara proyecto de documento a la Dirección Ejecutiva remitiendo el informe del presupuesto anual del PNAEQW para su revisión, análisis y posterior
remisión a la OGPP.
•La OGPP, recibe, toma conocimiento, evalúa y dispone acciones pertinentes. Si es viable, se consolida en el aplicativo WEB del MEF, caso contrario es devuelto con observaciones
para subsanación.
•La OGPP, remite documentos a la Dirección Ejecutiva comunicando el “techo” presupuestal aprobado para el PNAEQW.
•La Dirección Ejecutiva revisa y deriva en hoja de trámite. Secretaria registra, registra saca copia y remite a UPP.
•Jefatura de UPP toma conocimiento y deriva. Secretaria registra, saca copia y remite.
•Especialista de presupuesto, analiza, evalúa, coordina y procede a programar el “techo” presupuestal informado por OGPP. Efectúa la rebaja del monto presupuestario inicial.
•Especialista prepara una demanda adicional sobre la base del monto rebajado al presupuesto inicial.
•Especialista en Planificación de UPP toma conocimiento, analiza, evalúa, coordina y procede a rebajar las actividades y metas programadas, ajustándolas al “techo” presupuestal
informado por la DGPP.
•Especialista de Presupuesto, elabora proyecto de memorando a la Unidad de Administración informando sobre el marco presupuestal aprobado para el PNAEQW.
•Jefatura revisa, suscribe y deriva documento. Secretaria registra, saca copia y remite.
•La Administración, toma conocimiento y dispone las acciones pertinentes en hoja de trámite o documento. Secretaria registra y entrega a las Unidades y Coordinaciones del PNAEQW.
•Las Unidades y Coordinaciones toman conocimiento y reformulan sus actividades adecuándolas al “techo” presupuestal informado.
•Las Unidades y Coordinaciones remiten sus actividades reformuladas a la Unidad de Administración para su análisis y evaluación.
•La Unidad de Administración deriva a UPP todas las actividades reajustadas de las Unidades y Coordinaciones para su evaluación y análisis y consolidación.
II FORMULACION PRESUPUESTAL

• El MIDIS vía correo, propicia reunión de coordinación para exponer los lineamientos generales remitido por el MEF
para elaborar y formular el presupuesto de todas las Unidades Ejecutoras del PNAEQW.
• UPP, recibe invitación, toma conocimiento y dispone las acciones pertinentes.
• Especialista diseña la Estructura Funcional, la que refleja los objetivos de la institución. Muestra las categorías
presupuestarias, consideradas en el clasificador presupuestario. Se determina las metas en función de la escala de
prioridades, consigna las cadenas del gasto y las fuentes de financiamiento.
• Especialista prepara informe para la Dirección Ejecutiva para que eleve la Estructura Funcional a la OGPP
• Jefatura revisa, suscribe y deriva documento. Secretaria registra, saca copia y remite.
• Dirección Ejecutiva, revisa, suscribe y deriva documento. Secretaria registra, saca copia y remite
• OGPP evalúa, analiza y consolida la información, de encontrarla viable la sistematiza, caso contrario es devuelta con
las observaciones del caso.
• Especialista prepara memorando para la Unidad de Administración remitiendo la Estructura Funcional del PNAEQW
• Jefatura, revisa, suscribe y deriva. Secretaria registra, saca copia y remite.
• Unidad de Administración, toma conocimiento y dispone las acciones pertinentes en hoja de trámite o documento.
Secretaria registra y entrega a las Unidades y Coordinaciones del PNAEQW.
III APROBACION PRESUPUESTAL

• La OGPP del MIDIS, remite Memorando Múltiple a la Dirección Ejecutiva informando el

Presupuesto Institucional de Apertura (PIA), correspondiente al Año Fiscal vigente.
• La Dirección Ejecutiva toma conocimiento y dispone las acciones pertinentes en hoja de
trámite o documento. Secretaria registra y entrega a la UPP.
• Jefatura de UPP avalúa, analiza y de ser el caso, dispone efectuar los reajustes necesarios
en el sistema.
• Especialista avalúa, analiza y de ser el caso, efectúa los reajustes necesarios en el sistema
(aprobado el PIA ya no se realizan modificaciones en el aplicativo WEB)
• Especialista elabora proyecto de memorando para la Unidad de Administración informando
la aprobación del PIA institucional.
• Jefatura revisa, suscribe y deriva. Secretaria registra, saca copia y remite
• Unidad de Administración, toma conocimiento y dispone las acciones pertinentes en hoja
de trámite o documento. Secretaria registra y entrega a las Unidades y Coordinaciones del
PNAEQW.
IV EJECUCION PRESUPUESTAL

• Las Unidades y Coordinaciones del PNAEQW, en base a las metas y actividades

aprobadas, realizan diversos requerimientos para la adquisición de bienes y servicios.
• Unidades y Coordinaciones del PNAEQW realizan diversos requerimientos a la UPP
(solamente abastecimiento y recursos humanos solicitan CCP.
• Jefatura de UPP, toma conocimiento y dispone las acciones pertinentes en hoja de
trámite o documento. Secretaria registra y entrega a especialistas.
• Especialistas, evalúan, analizan, coordinan, emiten opinión. En el caso de los CCP, si es
viable se aprueban en el SIAF, caso contrario se rechaza.
• Especialista registra solicitud de CCP cuando es viable, en el sistema de control de los
CCP.
• Jefatura revisa, suscribe y deriva. Secretaria registra, saca copia y remite.
• Las Coordinaciones de Recursos Humanos y Abastecimiento y Servicios Generales,
solicitan realizan Notas Modificatorias, para financiar los CCP rechazados por falta de
recursos.
• Jefatura de UPP, toma conocimiento y dispone las acciones pertinentes en hoja de
trámite o documento. Secretaria registra y entrega a especialistas.
• Especialistas, evalúan, analizan, coordinan, registra y tramitan ante la OGPP su
aprobación, caso contrario la devuelven.
EVALUACION PRESUPUESTAL

• La evaluación presupuestaria se efectúa mensualmente, para lo cual se utiliza la información

del SIAF. En ella se mide el avance presupuestal en función de los objetivos y metas
programados para el Año Fiscal.
• Cada segundo día de finalizado el mes, Se extrae información presupuestaria del Sistema
Integrado de Administración Financiera (SIAF).
• Se evalúa, analiza y procesa la información del SIAF.
• Se preparan cuadros de resultado, para mostrar el nivel de avance de la ejecución
presupuestaria.
• Se cruza información entre el presupuesto programado y el nivel de avance alcanzado.
• Se prepara información para la Dirección Ejecutiva y los órganos que tiene cuenta con
asignación presupuestaria.
• Jefatura revisa, suscribe y deriva. Secretaria registra, saca copia y remite
UNIDAD DE PRESTACIONES
PROCESO DE COMPRA DE RACIONES Y PRODUCTOS

El proceso de compra se organiza y ejecuta de conformidad con las disposiciones establecidas en:

• La Octogésima Cuarta Disposición Complementaria Final de la Ley N° 29951, Ley del Presupuesto del
Sector Público para el Año Fiscal 2013.
• El Decreto Supremo N° 001-2013-MIDIS, que establece disposiciones para la transferencia de recursos
financieros a los comités u organizaciones que se constituyan para la provisión de bienes alimentarios y
servicios a los usuarios del PNAEQW.
• La Directiva Nº 001-2013-MIDIS, Procedimientos Generales para la Operatividad del Modelo de Cogestión
para la atención del servicio alimentario del PNAEQW, aprobada por Resolución Ministerial N° 016-2013-
MIDIS, y sus modificatorias.
• El Manual de Compras del Modelo de Cogestión para la Atención del Servicio Alimentario del PNAEQW,
aprobado mediante Resolución de Dirección Ejecutiva N° 7344-2015-MIDIS/PNAEQW de fecha 19-12-
2014.
• Las Bases de Raciones y de Productos, aprobadas mediante Resolución de Dirección Ejecutiva N° 7345-
2015-MIDIS/PNAEQW de fecha 19-12-2014.
Conformación de los Comités de Alimentación Escolar (CAE).

Normativa del proceso de conformación de CAE.

•Se aprobó el Protocolo para la Conformación de los Comités de alimentación Escolar (CAE) de las Instituciones
Educativas Usuarias del PNAEQW mediante Resolución de Dirección Ejecutiva N°5202-2014-MIDIS/PNAEQW.
•Se logró una Norma Técnica para la Cogestión del servicio alimentario del PNAEQW, del sector Educación Aprobada
mediante Resolución de Secretaria Técnica General N°602-2014-MINEDU.
•Flujo Grama del proceso de conformación de CAE.

El proceso de conformación de CAE tiene tres fases:


Generación de condiciones: desde la Sede
Central se establecen las metas de
conformación de CAE y es el Componente quien
brinda asistencia técnica permanente a las UT a
fin de cumplir lo establecido y desde las UT se
coordina con la Dirección Regional de Educación
(DRE) y las Unidades de Gestión Educativa Local
(UGEL), a fin de garantizar el proceso de
conformación de CAE.
Conformación de CAE: es el proceso propio de
la conformación del CAE en la institución
educativa, siendo la función del Director(a) o
quien de sus veces, conformar el CAE, para lo
cual realiza las siguientes actividades:
- Verifica que su I.E. este priorizada
para ser atendida por el PNAE QW,
accediendo al portal electrónico o
cursando una comunicación a la
Unidad Territorial correspondiente.
- Convoca a una reunión de padres de
familia para informar sobre la
necesidad de la conformación del
CAE.
- Suscribe el Acta de Conformación e
Instalación y Carta de Compromiso
de los Integrantes del CAE. Así
también completa la información
correspondiente a la Ficha de Datos
de los Integrantes.

Consolidación de la información: en esta etapa

se realiza el registro de la información (ficha de
datos de integrantes del CAE) correspondiente
al aplicativo virtual de conformación de CAE, es
el Monitor de Gestión Local responsable de
desarrollar dicha acción.
Procesos de conformación de CAE en la institución Educativa
Implementación de Pilotos y Proyectos en las Modalidades de Atención del Programa

Tomando en consideración la diversidad de Pilotos y proyectos, como los huertos

contextos socio económico, cultural y
ambiental en el cual el programa atiende, y
enmarcados en la necesidad de articular la
gestión local con el servicio alimentario, el
programa formula, propone e implementa
actividades y alternativas innovadoras para la
atención efectiva y eficiente a los usuarios
finales del programa.
escolares para la producción y disponibilidad
de productos perecibles a fin de
complementar las raciones alimentarias en IE
ubicadas en distritos de quintil 1 y 2, estos
proyectos son modelos alternativos que se
viene implementando en coordinación con el
Componente Educativo y Alimentario de la
Unidad de Prestaciones.

Otras propuestas vinculadas con la

implementación de pilotos y proyectos que
desarrolla el componente están vinculadas al
desarrollo de sistemas alternativos de
equipamiento (cocinas mejoradas) y la
gestión de los residuos sólidos que se
originan en el servicio en la modalidad de
raciones y productos
Acciones de Coordinación y Articulación Intersectorial e Intergubernamental

Articulación intergubernamental:
• Se desarrolla la firma de convenios con organismos públicos y
privados como instrumentos normativos importantes para la
articulación y ejecución de actividades que contribuyan con la
mejora del servicio alimentario a nivel nacional. En ese sentido
resulta importante la formulación, aprobación, ejecución y
acompañamiento de los convenios suscritos o por suscribirse
desde el programa.
• Se generan espacios que permitan la articulación con actores
públicos y privadas a fin de fortalecer las capacidades de oferta
local, desarrollo de proveedores locales, inversión pública y/o
privada.

Articulación intersectorial e
intergubernamental
• Desarrollado mediante la iniciativa Intersectorial e
intergubernamental de “Aprende Saludable” entre los
Ministerios de Educación, Salud, MIDIS y Vivienda a nivel
central, así como la articulación intergubernamental con las
Direcciones Regionales de Salud y las Direcciones Regionales de
Educación en los Gobiernos Regionales, para fortalecer la
intervención conjunta como estado en el espacio de la escuela
garantizando alimentación, salud y educación de calidad.
FLUJOGRAMA PROCESO COMPONENTE ALIMENTARIO – UNIDAD DE PRESTACIONES
UNIDAD DE SUPERVISIÓN Y MONITOREO
Principales Procesos
Flujo a Nivel Sede Central – Coordinación de Supervisión y Evaluación
Flujo – Coordinación de Monitoreo y Seguimiento
Comité Multidisciplinario de Atención y Monitoreo de Denuncia, Quejas y Reclamos
Manejo y Análisis de Base de Datos
Gestión Administrativa
Proceso Técnico Normativo
UNIDAD DE TRANSFERENCIAS
 Proceso de Transferencia de Recursos Financieros
• Es el procedimiento a través del cual el PNAEQW
determina, autoriza y ejecuta las acciones
necesarias para el desembolso de recursos
financieros a favor de los Comités de Compra,
debidamente reconocidos a efectos de financiar la
provisión de los bienes y servicios necesarios para la
ejecución de las prestaciones del servicio
alimentario a cargo del Programa.
Proceso de Liquidación de Contratos
• Procedimiento mediante el cual se verifica el
cumplimiento de las obligaciones por parte del
proveedor y el Comité de Compra especificadas en el
Contrato. Dicho procedimiento se realiza una vez
culminada la prestación del servicio alimentario;
asimismo, luego de aprobada la liquidación se
procede a la devolución de las cartas fianzas o
fondos de garantías, según sea el caso.
UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN
COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
PLANIFICACION Y DESARROLLO DE CONVOCATORIAS CAS

Etapa Preparatoria.- El requerimiento (*) es
elaborado por la Unidad Orgánica respectiva y
dirigido a la Dirección Ejecutiva del PNAE Qali
Warma, donde de considerarse factible dará su visto
bueno y derivará el mismo a la Unidad
Administrativa, donde también estará sujeto a
observaciones de considerarse oportuno, para
finalmente ser derivado a la Coordinación de
Recursos Humanos para el inicio del proceso.
Etapa de Selección.- Está conformada por la
evaluación del postulante en función al
cumplimiento de los requisitos en los Términos de
Etapa de Convocatoria.- Esta etapa inicia con la
Referencia. En esta etapa está dividida en fases, las
comunicación de la(s) vacante(s) al Dirección del
cuales son cancelatorias, correspondiendo la
Servicio Nacional del Empleo del Ministerio de
publicación de los resultados (*) de las mismas, la
Trabajo y Promoción del Empleo. La mencionada
mencionada publicación debe acompañarse por los
comunicación de realizarse diez (10) días hábiles (*),
lineamientos (lugar, hora, etc.) que deberán cumplir
previos a la publicación de las mismas en la Bolsa
los postulantes aptos para la siguiente etapa. La
Laboral del PNAE Qali Warma.
Coordinación de Recursos Humanos brinda soporte
técnico al comité evaluador durante el desarrollo de
estas etapas.

Cancelación del Proceso de Selección.- Solo se

Convocatoria Desierta: La convocatoria se declarará
desierta solo bajo los siguientes criterios: cuando no
se presenten postulantes, cuando ninguno de los
postulantes cumpla con los requisitos mínimos
exigidos; y cuando habiendo cumplido con los
requisitos mínimos, ninguno de los postulantes
obtiene el puntaje mínimo establecido en las etapas
del proceso
procederá a esto bajo los siguientes criterios:
•“Cuando desaparece la necesidad del servicio” previa
comunicación de la Unidad solicitante del proceso, a la
Unidad de Administración y Coordinación de Recursos
Humanos
•“Por restricciones presupuestales”.
•“Otros supuestos debidamente justificados o motivos de
fuerza mayor”.
Postergación del proceso de selección.- El Comité
evaluador en coordinación con Recursos Humanos,
podrá disponer de manera justificada y pública la
postergación del proceso de selección * Tanto la
Cancelación como la Postergación podrá realizarse
antes del desarrollo de la última etapa del proceso
de selección.

Publicación final de resultados: Tras la finalización

de la Etapa de Selección, los postulantes
seleccionados recibirán una comunicación por parte
de la Coordinación de Recursos Humanos donde se
les detallará la documentación a presentar, así
como los pasos a seguir para concretar su
vinculación laboral con el Programa, Esta acción
deberá realizarse en un plazo no mayor a cinco (5)
días hábiles.
BIENESTAR SOCIAL
1. Procesos con ESSALUD

Trámites de Inscripción: Está dirigido a los derechos habientes del trabajador, una vez que
el trabajador haya realizado tres aportaciones consecutivas o 4 no consecutivas ante
ESSALUD. El trabajador presentarán a su unidad, coordinación o Unidad territorial, el
formulario 1010 y copia de su DNI, con los siguientes requisitos del derecho habiente a
quien registrar:
Hijos Menores de Edad
Copia del DNI
Hijos con discapacidad
Original de Resolución de incapacidad otorgado por el Centro Asistencial de ESSALUD
correspondiente.
Copia DNI
Cónyuge
Partida de matrimonio (original y copia), no menor de 3 meses de antigüedad.
Copia del DNI
Conviviente
Declaración Jurada de Relación de Concubinato de acuerdo al formato de ESSALUD, con
firma del titular
Copia del DNI, la dirección debe coincidir con el DNI del titular.
Trámites de Subsidios: Referidos a los subsidios por incapacidad temporal, maternidad, y lactancia. Le compete al trabajador
mediante solicitud requerir el subsidio correspondiente:
Subsidio por Incapacidad Temporal: Dinero que se le otorga al trabajador fin de compensar la pérdida económica derivada de la
incapacidad para el trabajo. Debe de contar con 3 aportaciones consecutivas o 4 no continuas durante los 6 meses anteriores al
inicio de la incapacidad.
Requisitos:
A partir del veintiuno avo día (21) de se debe requerir el subsidio ante essalud
Formulario 8002 en dos juegos con firma del empleador y el trabajador
El cálculo del subsidio debe hacerse por el 30% de la base imponible de una UIT, la parte restante la paga el empleador.
Copia del DNI del trabajador
Certificado de incapacidad temporal emitida por ESSALUD, después del 20 avo día.
Se registrará la incapacidad en el Sistema de administración de Recursos Humanos (SARH).
Subsidio por maternidad: Dinero que tiene derecho la trabajadora a fin de resarcir el lucro cesante por alumbramiento y cuidado
del recién nacido. Debe de contar con 3 aportaciones consecutivas o 4 no continuas durante los 6 meses anteriores al mes que
inicio el goce de subsidio.
Requisitos:
Tener vínculo laboral al momento de la concepción
Formulario 8002 debidamente firmado por la entidad y el trabajador.
Certificado de Incapacidad temporal – CIIT.
Subsidio por Lactancia: Dinero que se entrega a la madre con el objeto de contribuir al cuidado del recién nacido. S/. 820 por
cada lactante. Debe de contar con 3 aportaciones consecutivas o 4 no continuas durante los 6 meses anteriores al mes que se
produjo el parto.
Requisitos:
Formulario 8002 debidamente firmado por la entidad y el trabajador.
Copia del DNI del lactante
El lactante debe estar inscrito como derecho habiente.
Procesos con EPS
Se difunde el plan de Entidad Prestadora de Salud, Plan Base, Plan adicional 1, adicional 2, varían los costos de acuerdo a los planes y las redes de atención.
Si el trabajador desea comunica a Bienestar Social y se registra mediante formulario, puede inscribir a sus derechos habientes.
El 25% del descuento de los aportes a ESSALUD cubre parte del pago de la EPS, el excedente lo cubre el trabajador mediante descuento.
Una vez firmado el formulario se informa la alta o inclusión del trabajador a la EPS a la Cía. de Seguros Rímac y a la bróker de la Protectora que pertenece a Rímac.
Para el caso de las bajas el trabajador informa a Bienestar Social y este a su vez informa a Rímac y la bróker la baja o exclusión.
Se realiza un reporte de trabajadores que tiene EPS y se emite este reporte a planillas a fin de hacer los descuentos respectivos. Asimismo se informa la baja.

Procesos con SEGURO DE ACCIDENTES PERSONALES

Las Unidades o Unidades territoriales remitirán a la Unidad de Administración el reporte de viajes realizados por los trabajadores de cada unidad, coordinación o unidad territorial, a
fin de que Bienestar Social consolide el reporte de viajes del PNAEQW, y lo remita a bróker de la Protectora, a fin de generar la factura y pago correspondiente por la coordinación
de tesorería.

Descansos Médicos
Las unidades, coordinaciones o unidades territoriales (JUT), enviará a la unidad de administración el descanso médico correspondiente a fin de remitirlo a la coordinación de
Recursos Humanos, este a su vez deriva el documento a Bienestar Social, a fin de revisar y validar la documentación.
Requisitos: para el caso el caso que no exceda de 20 días
Boleta de pago por honorarios atención médica (original).
Recetas médicas (Copia).
Boleta de compra de medicinas (Original).
Copia de resultado de exámenes auxiliares (de haber)
Se validan los requisitos y se registran en el Sistema de administración de Recursos Humanos (SARH) el descanso médico por enfermedad.
Cuando exceden de los 20 días se presentará el Certificado de Incapacidad y se tramitará el subsidio ante ESSALUD.
De no validarse se coordinará la subsanación de la documentación faltante o se devuelve el documento a unidad o unidad territorial correspondiente de ser el caso.

Permisos:
Hora de Lactancia: La trabajadora solicitará a la unidad, coordinación o jefe de la unidad territorial el permiso por hora de lactancia, esta solicitud se enviará a la Coordinación de
Recursos Humanos, a fin de proyectar el documento de permiso, elevarlo a la unidad de administración se apruebe y firme el documento.
La trabajadora recibirá una copia de la autorización de permiso por hora de lactancia y la CRH tendrá una copia la misma que se entregará a control y asistencia.
Bienestar Social, registrará el documento en la nómina del lactario, a fin de que pueda hacer uso de éste servicio.
Licencia por Paternidad: El trabajador solicitará el permiso por nacimiento de su hijo, presentando un acopia del documento de atención y la programación de parto, a fin de tener
los 4 días de permiso.
Renovaciones de Contratos

Unidad de
Administración
Coordinación
envía
Unidad de de Recursos Coordinación
memorando
UT/SEDE Administración Humanos de Recursos
consultando
CENTRAL envía a la recepciona los Humanos envía
sobre la
responde a la Coordinación documentos y a UT o Sede
renovación o no
Unidad de de Recursos realiza las central para la
renovación de
Administración Humanos las renovaciones y firma del
los contratos a
respuestas las cartas de no trabajador.
las Unidades
renovación
Territoriales y
Sede Central
COORDINACIÓN DE ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOS GENERALES
Consolidación del Cuadro de Necesidades y Formulación del Plan Anual de Contrataciones

TIEMPO
JEFATURA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA UNIDAD DE
ESTIMAD
PLANEAMIE UNIDAD DE
COORDINACIÓN DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS JEFE DE LA DIRECCIÓN O
PASOS DESCRIPCIÓN NTO Y ASESORÍA
A D Q UIS IC IO COORDINACIO UNIDAD EJECUTIVA HRS/DIAS
PROGRAMACIÓ N ES/ PRESUPUE JURÍDICA
ALMACÉN NES DE LA ADMINISTRATI EQ. DE
N S E R V IC IO S STO
G E N E R A LE S UNIDAD VA CASG
La Coordinación de Abastecimiento y Servicios
Generales remite a las unidades orgánicas memo
Inicio
múltiple, una vez habilitado el Modulo del Cuadro
1 1 DÍA
de Necesidades por la Coordinación de Memo
Modulo Multiple
Informática y Gestión de la Información, para el Habililitado
ingreso de las necesidades de los usuarios.
Áreas usuarias efectuan el correcto Ingreso de la
información al Modulo del Cuadro de Necesidades Cuadro de
Necesidades
2 y reportan la información Física a la Coordinación del usuario
de Abastecimiento y Servicios Generales,
debidamente revisada y verificada.

La información de las necesidades de los usuarios

Cuadro de
3 es derivada a programación para su Necesidades 2 DÍAS
consolidación.

La información consolidada de los bienes

4 requeridos es derivada al almacén para verificar Stock 2 DÍAS
Almacén
si existe el stock de los bienes requeridos.

Una vez que almacén reporta el stock de los

bienes requeridos, es derivado al área de Plan Anual Plan Anual
de de
Adquisiciones y Servicios Generales para su Contrataciones
5 Contrataciones 8 DÍAS
valorización y priorización en función al marco
presupuestal, para la formulación del Plan Anual
de Contrataciones.
Una vez recibida la información de Adquisiciones y
Servicios Generales el Área de Programación
verifica compulsa y Formula PAC con los tipos de Memo
Soliciitud
6 procesos de selección y se procede a solicitar la Certificación 1 DÍA
Certificación del Crédito Presupuestario, suscrita
por la Coordinación de Abastecimiento y Servicios
Generales
La Unidad de Planeamiento y Presupuesto, otorga
cobertura presupuestal del PAC y remite a la Certificación
 Servicios Generales el Área de Programación
verifica compulsa y Formula PAC con los tipos de Memo
Soliciitud
6 procesos de selección y se procede a solicitar la Certificación 1 DÍA
Certificación del Crédito Presupuestario, suscrita
por la Coordinación de Abastecimiento y Servicios
Generales
La Unidad de Planeamiento y Presupuesto, otorga
cobertura presupuestal del PAC y remite a la Certificación
de Credito
Coordinación de Abastecimiento y Servicios Presup.
7 Certificación
Generales la Certificación de Crédito de Credito
Presupuestario para el Plan Anual de
Contrataciones.
La Certificación de Crédito Presupuestario para el Certificación

Plan Anual, es derivado a Programación para la

emisión del Informe y se procede el ingreso de la Plan Anual
Visación 1 1/2
8 de
información en el anexo SEACE y remite el Plan Contrataciones DÍAS
Anual para su visación a la Coordinación de Plan Anual

Abastecimiento y Servicios Generales

El Plan Anual de Contrataciones es derivado a la Visación

9 Jefatura de la Unidad Administrativa para su 1/2 DÍA
visación. Plan Anual

La Jefatura de la Unidad Administrativa luego de la

10 visación del Plan Anual de Contrataciones, lo Plan Anual
eleva al Director Ejecutivo para la aprobación.

La Dirección Ejecutiva luego lo deriva a la

Plan Anual
Unidad de Asesoría Jurídica para la proyección de Proy.Res.
Aprobación
la Resolución respectiva que debe ser aprobado
11 por la Máxima Autoridad Adm. dentro de los Plan Anual

quince (15) días hábiles siguientes de la

aprobación del Presupuesto Institucional. Art. 8°
del Reglamento de la Ley de Contrataciones.

Publicación
El Plan Anual de Contrataciones y el documento SEACE
que lo aprueba, deberá ser publicado en el Plan Anual
12 SEACE en un plazo no mayor de cinco (05) días 5 DÍAS
hábiles de aprobado Art. 8° del Reglamento de la
Ley de Contrataciones.
Término
Emisión de Requerimiento de Bienes y Servicios hasta la definición de la Modalidad de Adquisición
JEFATURA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA
TIEMPO
UNIDAD DE
COORDINACIÓN DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES ESTIMADO
PLANEAMIENT
PASOS DESCRIPCIÓN COORDINACIO JEFE DE LA CESPE O C.E. HRS/DIAS
ADQUSICIONES/ OY
NES DE LA UNIDAD EQ. DE
AREA USURIA ALMACÉN SERVICIOS PRESUPUESTO
UNIDAD ADMINISTRATIVA CASG
GRLES
ADMINISTRATIV

El Área usuaria remite el Requerimiento de Inicio

Requerimiento
1 Bienes y Servicios a la Unidad Administrativa BB y /o SS
para su aprobación.

La Coordinación de Abastecimiento y Servicios

Requerimiento
Generales recepciona el requerimiento, da el BB y /o SS
Vº Bº y traslada segun sea el caso:
1.- Servicios Generales, si el requerimiento es
Requerimiento Requerimiento
2 de servicios para proceder con el trámite para BBs. SSs 1/2 DÍA
la contratación de servicio en conformidad con
la Ley de Contrataciones del Estado.
2.- Almacén, si es bienes para verificar si
existe en almacén para su atención.

Requerimiento
BBs.
El almacén verifica el Stock, si se cuenta con el
bien atiende el requerimiento, de no existir
3 Stock informa a la Coordinación de NO 1 DÍA
Abastecimiento y Servicios Generales para la
SI
Adquisición correspondiente.
Bien Pecosa

La Coordinación de Abastecimiento y Servicios

Generales recepciona el requerimiento del
Almacén y lo deriva a Adquisiciones para el
Requerimiento Requerimiento
4 Estudio de Posibilidades que ofrece el Mercado BBs. BBs. 1/2 DÍA
y se proceda a elaborar el expedienteTécnico
para la Adquisición en conformidad con la Ley
de Contrataciones del Estado y su reglamento.

Se inicia el Estudio de Posibilidades que ofrece

Memo
el mercado, se determina el Valor Referencial y Soliciitud
el tipo de proceso de selección que Certificación

corresponda segun el TDR para servicios o

5 las caracteristicas técnicas para bienes, se 4 DÍAS
elabora el cuadro comparativo de cotizaciones,
es aprobado por la jefatura de la CASG, luego
se solicita la Certificación de Credito
Presupuestario.

La Unidad de Planeamiento y Presupuesto, Informe Informe

Certificación Certificación
 corresponda segun el TDR para servicios o
5 las caracteristicas técnicas para bienes, se 4 DÍAS
elabora el cuadro comparativo de cotizaciones,
es aprobado por la jefatura de la CASG, luego
se solicita la Certificación de Credito
Presupuestario.

La Unidad de Planeamiento y Presupuesto, Informe Informe

remite a la Coordinación de Abastecimiento y Certificación Certificación
6
Servicios Generales la Certificación de Crédito
Presupuestario.

Se adjunta al Expediente Técnico la Ex pediente Memo

Tecnico aprobación
7 Certificación y se elabora el Informe Ejecutivo Ex pediente 1/2 DÍA
de ser el caso

Aprobación

El Expediente Tecnico se eleva a la Gerencia Ex pediente

Tecnico
8 de la Unidad Administrativa para su 1/2 DÍA
aprobación.

La Gerencia de la Unidad Administrativa Ex pediente

9 aprueba el expediente para ser remitido al Tecnico de
proceso
CESPE o C.E.

Ex pediente
La Coordinación de Abastecimiento y Servicios Tecnico de
proceso
Generales remite el Expediente Técnico al
10 1/2 DÍA
CESPE o C.E. Para convocatoria del proceso
de selección que corresponda.
Convocatori
 Modelo de Especificaciones Técnicas para la Contratación de Bienes

01. DENOMINACION DE LA CONTRATACION (*)

Indicar una breve descripción del requerimiento, mediante la denominación del (los), bien(s), a ser
contratado(s).
02. FINALIDAD PUBLICA (*)
Definir el interés público que se persigue satisfacer con la contratación.
03. ANTECEDENTES (*)
Se trata de una explicación general respecto del motivo por el cual se efectúa el requerimiento de
contratación de bienes.
04. OBJETIVOS DE LA CONTRATACION (*)
Indicar con claridad el (los) objetivo(s) general(es) y el (los) objetivos(s) específicos(s) de la
Modelo de Especificaciones Técnicas contratación.
05. ALCANCE Y DESCRIPCION DE LOS BIENES A CONTRATAR

para la Contratación de Bienes Deberán detallarse según corresponda

5.1 Características y Condiciones
5.1.1 Características Técnicas
5.1.2 Condiciones de Operación
5.1.3 Embalaje y rotulado
5.1.4 Reglamentos Técnicos
5.1.5 Normas Técnicas
5.1.6 Impacto Ambiental
5.1.7 Acondicionamiento, montaje o instalación
5.1.8 Modalidad de ejecución contractual
5.1.9 Transporte y Seguros
5.1.10 Garantía Comercial
5.1.11 Disponibilidad de servicios y repuestos
5.1.12 Visitas y Muestras
5.2 Prestaciones Accesorias a la prestación principal:
5.2.1 Mantenimiento Preventivo
5.2.2 Soporte Técnico
5.2.3 Capacitación y/o entrenamiento
5.3 Requisitos del Proveedor y/o Personal.
5.4 Lugar y Plazo de ejecución de la prestación: (*)
5.5 Entregables: (*)
5.6 Otras Obligaciones
5.7 Adelantos
5.8 Subcontratación
5.9 Confidencialidad
5.10 Medidas de control durante la ejecución contractual
5.11 Pruebas para la conformidad de los bienes:
5.11.1 Pruebas o ensayos para la conformidad de los bienes
5.12 Forma de Pago
5.13 Formula de reajuste
5.14 Otras penalidades aplicables
5.15 Responsabilidad por vicios ocultos
5.16 Declaratoria de viabilidad
5.17 Normativa específica
06. ANEXOS
Modelo de Términos de Referencia para la
Contratación de Servicios
Formato para Envío de Cotizaciones de Bienes por parte de las Unidades Territoriales

FUENTE: COTIZACIONES ACTUALIZADAS

NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL PROVEEDOR NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL PROVEEDOR NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL PROVEEDOR

RUC: RUC: RUC:

CONTACTO: CONTACTO: CONTACTO:

ITEM
DESCRIPCIÓN UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD
Nº
TELÉFONO: TELÉFONO: TELÉFONO:

E-MAIL: E-MAIL: E-MAIL:

PRECIO UNITARIO PRECIO UNITARIO PRECIO UNITARIO

PRECIO TOTAL PRECIO TOTAL PRECIO TOTAL
(Consignar moneda (Consignar moneda (Consignar moneda
(Consignar moneda del valor (Consignar moneda del valor (Consignar moneda del valor
del valor del valor del valor
referencial) referencial) referencial)
referencial) referencial) referencial)

MARCA
MODELO
PROCEDENCIA
AÑO DE FABRICACIÓN
GARANTÍA COMERCIAL
INFORMACIÓN
ADICIONAL DE LA PLAZO DE ENTREGA
FUENTE FORMA DE PAGO
MONEDA DE LA FUENTE
PRECIO UNITARIO EN LA
MONEDA CONSIGNADA EN
LA FUENTE
TIPO DE CAMBIO QUE SE USA
FECHA DE SOLICITUD
CANTIDAD DE VECES QUE SE
REITERO LA SOLICITUD
FECHA DE RECEPCIÓN
PROVEEDOR SE DEDICA AL
OBJETO DE LA
CONTRATACIÓN
ACCIONES LA DEPENDENCIA USUARIA
Formato para Envío de Cotizaciones de Servicios por parte de las Unidades Territoriales

FUENTE: COTIZACIONES ACTUALIZADAS

NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL PROVEEDOR NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL PROVEEDOR NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL PROVEEDOR

RUC: RUC: RUC:

CONTACTO: CONTACTO: CONTACTO:

ITEM
DESCRIPCIÓN UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD
Nº TELÉFONO: TELÉFONO: TELÉFONO:

E-MAIL: E-MAIL: E-MAIL:

PRECIO UNITARIO PRECIO UNITARIO PRECIO UNITARIO

PRECIO TOTAL PRECIO TOTAL PRECIO TOTAL
(Consignar moneda (Consignar moneda (Consignar moneda
(Consignar moneda del valor (Consignar moneda del valor (Consignar moneda del valor
del valor del valor del valor
referencial) referencial) referencial)
referencial) referencial) referencial)

PLAZO DE EJECUCIÓN

INFORMACIÓN FORMA DE PAGO

ADICIONAL DE LA MONEDA DE LA FUENTE
FUENTE PRECIO UNITARIO EN LA
MONEDA CONSIGNADA EN
LA FUENTE
TIPO DE CAMBIO QUE SE USA
Topes para Procesos de Selección 2015
Plazo para un Concurso o Licitación Pública
Plazo para una Adjudicación Directa Selectiva
Plazo para una Adjudicación de Menor Cuantía
 UNIDAD DE ADMINISTRACION
COORDINACION
UNIDAD TECNICA DE TRAMITE COORDINACION DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS GENERALES
(SUPERVISION DE DOCUMENTARIO UNIDAD DE DIRECCION
TAREA ACTIVIDAD AREA USUARIA UNIDAD DE
COMITÉ DE PRESUPUESTO EJECUTIVA
ADMINISTRACION TECNICO DE TECNICO DE REVISION
COMPRA)
MESA DE PARTES COORDINACION CONTRATACION PROGRAMADOR DE EXPEDIENTE PARA
DIRECTA PAGO

INICIO DE PROCESO DE CONTRATACION DE SERVICIOS POR INICIO

TERCEROS

SOLICITUD DE CONTRATACION DE 1
TERCEROS
PRESENTACION DE
SOLICITUD
SI ES UT SI NO ES UT
RECEPCION DE LA SOLICITUD 2 4

REVISION DE DE SOLICITUD Y EMISION NO APRUEBA

1 3
DE PEDIDO DE SERVICIO
SI APRUEBA

SOLICITA APROBACION DE PEDIDO DE 4

SERVICIO A CONTRATAR

DERIVAR PARA CONSOLIDACION DE

SOLICITUDES 5

EVALUACION DE TDR Y ELABORACION DE

6 6
CUADRO CONSOLIDADO
REVISION DE SOLICITUD DE
CONTRATACION PARA
APROBACION

Contratación de Servicios de Terceros

CONVOCATORIA DE CONTRATACION
7
PARA SERVICIO DE TERCEROS

SI
CUMPLE CON LOS REQUISITOS PARA LA 8 11

CONTRATACION
NO

COMUNICA AL AREA USUARIA PARA

9
REPLANTEAR SOLICITUD

MODIFICACION DE SOLICITUD 10 10

SOLICITUD DE APROBACION PARA LA

CONTRATACION DE PERSONAL
11 11
SELECCIONADO PARA SERVICIO DE
TERCERO.

NO
APROBACION DE
APRUEBA LA CONTRACION 9 12
CONTRATACION
SI

TRAMITE ADMINISTRATIVO PARA

13 13 13
SOLICITAR PRESUPUESTO

SOLICITA CERTIFICACION PRESUPUESTAL 14 14

SOLICITUD DE
APROBACION DEL CERTIFICADO 15
CERTIFICACION
PRESUPUESTAL
PRESUPUESTAL

RECEPCION DEL CERTIFICADO

PRESUPUESTAL 16 16

EMISION DE LA ORDEN DE SERVICIOS 17

FIRMA DE LA ORDEN DE SERVICIOS 18 18

EMISION Y NOTIFICACION
DE LA ORDEN DE
SERVICIOS
NOTIFICACION DE ORDEN DE SERVICIOS
20 19
AL AREA USUARIA

DERIVAR PARA ORDEN DE SERVICIOS

21 22
PARA SU PAGO CORRESPONDIENTE

FIN DE PROCESO FIN

Reconocimiento de Deuda
Convenio UNOPS - PNUD
 PNUD
• Las Unidades y • Gestiona y canaliza las
Coordinaciones determinan coordinaciones entre PNUD y
sus necesidades de • Toma conocimiento las áreas.
Contratación vía Convenio. • Presenta la propuesta de Plan • Unidades presentan los
• Se desarrollo el Plan Anual de de trabajo a la Dirección términos de Referencia para
Contrataciones Convenio Ejecutiva y Coordinación del cada una de las actividades.
UNOPS - PNUD Convenio PNAEQW
Programa Nacional de PNAEQW
Alimentación Escolar Coordinación y
Qali Warma Unidades
COORDINACIÓN DE TESORERÍA
CAJA CHICA, USO Y RENDICION
1. Objetivo
Garantizar que la ejecución de los gastos de la Caja Chica se realice en forma eficiente y oportuna.

2. Base legal
 Directiva de Tesorería Nº 001-2007-F/77.15, aprobada por Resolución Directoral N° 002-2007-EF/77.15.
 Normas Generales de Tesorería, aprobadas por Resolución Directoral Nº 026-80-EF/77.15.
 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público, Ley Nº 28112.
 Ley de Presupuesto del Sector Público Ley Nº 30281, para el año 2015.

3. Definiciones
 Cheque: Es un título valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta.
 Documentación sustentatoria: Comprende todos aquellos documentos que respaldan las operaciones y permiten realizar acciones de
registro, seguimiento, evaluación y control de las mismas.
 Caja Chica: Monto de recursos financieros constituido con Recursos Ordinarios que se mantiene en efectivo y se utiliza únicamente
cuando en la Unidad Ejecutora se requiera efectuar gastos menudos, urgentes que demanden su cancelación inmediata o que, por su
finalidad y características, no pueden ser debidamente programados para efectos de su pago mediante otra modalidad.
 Reposición: Consiste en reintegrar una suma igual a los gastos efectuados de acuerdo a lo aprobado y solicitado, previa verificación de la
documentación sustentatoria.
 Sistema integrado de Administración Financiera del Sector Público (SIAF SP): Constituye el medio informático oficial para el registro,
procesamiento y generación de la información relacionada con la Administración Financiera del Sector Público, cuyo funcionamiento y
operatividad se desarrolla en el marco de la normatividad aprobada por los órganos rectores de los sistemas integrantes de la
Administración Financiera del Sector Público.
 Pago: Constituye la etapa final de la ejecución del gasto, en la cual el monto del gasto devengado se cancela total o parcialmente,
debiendo formalizarse a través del documento oficial correspondiente
4. Productos
Gastos menudos y urgentes atendidos inmediatamente.
6. Formatos o documentos internos
Vale provisional entregado al personal o área usuaria con el que se solicita el dinero de la Caja Chica.

7. Consideraciones
 El gasto del mes con cargo a dicho fondo no debe exceder de tres (03) veces del monto constituido,
indistintamente del número de rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en el mismo periodo.
 Los recursos entregados mediante Recibo Provisional autorizados por la Unidad de Administración deben
justificarse documentadamente dentro de las 48 horas de la entrega correspondiente.
 La última rendición de cuentas de la Caja Chica que se tramita al término del ejercicio fiscal se utiliza para
liquidar estos fondos aperturados.
 Se recomienda como una práctica sana de control, que al designar al encargado del manejo de la Caja Chica se
elija a una persona distinta a los responsables de giro de cheques y del registro en el Libro de Bancos.
Descripción del Proceso Actividad Dirección Descripción de las actividades
Responsable
1 Áreas usuarias Solicitud de efectivo mediante Recibos Provisionales
Las Áreas usuarias solicitan a la Coordinación de Tesorería efectivo para la atención de
gastos menudos y urgentes, mediante Recibos Provisionales con la firma de la Unidad
de Administración.
Producto:
 Recibo Provisional con la firma de la Unidad de Administración.
2 Coordinación Recepción del Recibo Provisional
de Tesorería La Coordinación de Tesorería recepción de las Áreas Usuarias el Recibo Provisional con
la firma de la Unidad de Administración, a través del cual solicitan gastos menudos y
urgentes, lo analiza y evalúa, si no corresponde lo devuelve al Área usuaria para ser
corregida; y de estar conforme lo firma y efectúa el desembolso.
Producto:
 Fondos entregados al personal para la atención de gastos menudos y urgentes, a través
de Recibo Provisional.

3 Áreas Usuarias Presentan documentación sustentatoria para rendir el Recibo Provisional recibido
Las Áreas Usuarias que recibieron recursos provisionales para la atención de los gastos
menudos y urgentes, presentan a la Coordinación de Tesorería la documentación
sustentatoria firmada por la Unidad de Administración dentro del plazo establecido
para su rendición.
4 Coordinación Recepción de documentación sustentatoria por el Recibo Provisional entregado
de Tesorería La Coordinación de Tesorería recepciona de las Áreas Usuarias la documentación
sustentatoria por los recursos provisionales entregados, la analiza, evalúa y verifica, de
no ser conforme devuelve la documentación para su regularización; y si lo está anula el
Recibo Provisional que expidió.
Producto:
 Documentación sustentatoria aprobada por la Oficina de Administración
5 Coordinación Rendición de cuentas documentada para su reposición
de Tesorería La Coordinación de Tesorería con los Comprobantes de Pago que canceló gastos
menudos y urgentes, prepara la rendición de cuentas documentada y solicita a la
Unidad de Administración su firma en señal de autorización para la reposición del
fondo.
Producto:
 Rendición de cuentas documentada.
6 Unidad de Administración Rendición de cuentas documentada para su autorización
La Unidad de Administración recepciona de la Coordinación de Tesorería la rendición de
cuentas de los gastos menudos y urgentes, la revisa, si no es conforme la devuelve sin
visarla; y de serlo la devuelve visada para continuar con el trámite de reposición.
Producto:
 Rendición de cuentas documentada autorizada por la Oficina de Administración para su
pago o reembolso correspondiente

7 Coordinación de Tesorería Recibe rendición de cuentas documentada autorizada

La Coordinación de Tesorería, recibe la rendición de cuentas autorizada por la Unidad de
Administración y la remite mediante documento a la Coordinación de Contabilidad para
el control previo, compromiso y devengado en el Sistema SIAF SP.

8 Coordinación de Contabilidad Rendición de cuentas devengada en el Sistema SIAF SP

La Coordinación de Contabilidad recepciona la rendición de cuentas documentada, la
fiscaliza de acuerdo a la normatividad vigente, si no está conforme la devuelve a la
Coordinación de Tesorería; y si esta, la compromete y devenga en el sistema SIAF SP para
continuar su trámite en la Coordinación de Tesorería.
Producto:
 Rendición de cuentas documentada validada y con la fase del devengado aprobado en el
sistema SIAF SP

9 Coordinación de Tesorería Rendición de cuentas girada en el Sistema SIAF SP

La Coordinación de Tesorería recibe de la Coordinación de Contabilidad la rendición de
cuentas documentada con el devengado aprobado en el Sistema SIAF SP, efectúa el
girado, imprime el Comprobante de Pago y emite el cheque para la respectiva reposición
del fondo.
Producto:
 Comprobante de Pago
 Cheque a nombre del encargado del fondo
10 Coordinación de Tesorería Archivo de la documentación sustentatoria de la reposición de la Caja Chica
La documentación sustentatoria de la reposición de la Caja Chica debe ser archivada para
su custodia de acuerdo a ley
Producto:
 Rendición de cuentas documentada de la Caja Chica concluida
 FLUJOGRAMA: CONTROL Y CUSTODIA DE LAS CARTAS FIANZA
Unidad de
Transferencia y/o Unidad de
Coordinación de Tesorería
Coordinación de Administración
Abastecimiento
Inicio

Pone en
Remisión de la conocimiento y Recepciona la
Carta Fianza deriva la Carta Carta Fianza
Fianza 3
1 2
Consulta en entidad
financiera sobre
validez de la Carta
Fianza
4

Devuelve
con
Es valido la
documento no Carta Fianza
de
invalidez
si

Renovacion Registro de la
Carta Fianza

5
Custodia en caja Acciones de control
fuerte de la previo Carta Fianza
Carta Fianza custodiado
6 7

Revisión de la Oficios a los

vigencia de la bancos
Carta Fianza
8

Memorandum a la
Procede Unidad de Transferencia
renovación o y/o, a la Coord. De
devolución de la 9 Abastecimiento
Carta Fianza

Devolución

Comunica sobre la
procedencia de Acta de
Archivo de la
efectuar la devolución de la
Carta Fianza
devolución de la Carta Fianza
entregado
Carta Fianza al
proveedor
10

Fin
CONTROL Y CUSTODIA DE LAS CARTAS FIANZA

1. Objetivo
Efectuar las acciones necesarias que permitan al PNAE Qali Warma llevar el control y custodia de las Cartas Fianzas en forma permanente.
2. Base legal
 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley Nº 28411.
 Ley de Presupuesto del Sector Público para el año 2015, Ley Nº 30281.
 Normas Generales de Tesorería, aprobadas por Resolución Directoral Nº 026-80-EF/77.15.
 Nueva Ley de Títulos Valores, Ley N° 27287. 4. Productos

3. Definiciones
 Custodia: Cuidado y vigilancia de las Carta fianzas, incluyendo el ejercicio de los derechos que correspondan en sus respectivos vencimientos.
 Reporte de las Cartas Fianzas en Custodia: Documento digital que forma parte del Sistema Integral de Administración y en el cual se consignará toda la información relativa a la
Carta Fianza a custodiar.
 Carta Fianza: Documento negociable que acredita unos derechos a su tenedor y unas obligaciones al emisor del mismo.
 Recibo de ingresos: Documento interno que emite la Coordinación de Tesorería para el registro y control del dinero captado por la entidad.
4. Productos
 Carta Fianza entregado al proveedor a cambio de recibir una prestación satisfactoria de los servicios y/o recepción satisfactoria de los bienes
5. Formatos o documentos internos
 Reporte de Cartas Fianzas en Custodia.
 Memorándum a la Unidad de Transferencias y/o Coordinación de Abastecimiento.
 Oficios a los Bancos.
 Acta de Devolución.

6. Consideraciones
 La Coordinación de Tesorería es responsable de llevar el registro, control, custodia, verificación de la validez y de la vigencia de los documentos de valor resguardados.
 la Unidad de Transferencias o La Coordinación de Abastecimientos confirma que la Carta Fianza cumpla con los requisitos dispuestos en la Ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento; y la Coordinación de Tesorería consulta en la entidad financiera que emitió el título-valor sobre su autenticidad.
 La Coordinación de Tesorería deberá comunicar a la Unidad de Transferencias o la Coordinación de Abastecimiento con diez (10) días de anticipación sobre el vencimiento de las
Cartas Fianzas en custodia.
 El Reporte de las Cartas Fianzas en Custodia será un documento digital que forme parte del Sistema Integral de Administración, el cual permitirá en línea conocer la situación de las
Cartas Fianzas.
 El Acta de Devolución emitida por la Coordinación de Tesorería para entregar el documento valor al proveedor deberá contar con la firma de la Unidad de Administración, en señal
de aprobación de dicha entrega.
 La devolución de la Carta Fianza lo efectuará Coordinación de Tesorería, previa remisión por parte de la Unidad de Transferencias o Coordinación de Abastecimiento del documento
en el cual se autoriza la entrega de la Carta Fianza.
Descripción del Proceso
Dirección Responsable
1 * Unidad de Transferencias
* Coordinación de
Abastecimiento y servicios
Generales
 Carta Fianza
2 Unidad de Administración
3 Coordinación de Tesorería
4 Coordinación de Tesorería
Descripción de las actividades
Recepción de la Carta Fianza
La Unidad de Transferencias o Coordinación de Abastecimiento, remite a la
Unidad de Administración la Carta Fianza en original, aprobado en su contenido
de acuerdo a los aspectos contractuales.
Producto:
Recepción de la Carta Fianza
La Unidad de Administración verifica la Carta Fianza y lo deriva a la Coordinación
de Tesorería, para su registro, custodia y control.
Recepción de la Carta Fianza
La Coordinación de Tesorería recepción la carta fianza en original, debiendo
verificar la originalidad del documento para su custodia.
Asimismo siempre deberá mantenerse en caja fuerte.
Consulta en entidad financiera sobre la originalidad de la carta fianza
La Coordinación de Tesorería consulta a la entidad financiera que genero la carta
fianza sobre su autenticidad del documento, de no ser conforme se devuelve con
documento a la Unidad de Transferencias o Coordinación de Abastecimientos,
para las acciones correspondientes, de serlo se continúa con la siguiente
actividad.
Producto
Carta Fianza validado por la Unidad de Administración
5 Coordinación de Tesorería
 Reporte de cartas fianzas en custodia
6 Coordinación de Tesorería
7 Coordinación de Tesorería
 Oficios a los Bancos
8 Coordinación de Tesorería
9 Coordinación de Tesorería
Registro de la Carta Fianza
Con la conformidad de la entidad financiera se procede a registrar los datos de la carta fianza en el reporte cuadro
Excel, para su control y custodia
Producto:
Custodia en caja fuerte de las Cartas Fianzas
Una Vez finalizado el registro se colocara el documento de valor en la caja fuerte para su resguardo.
Acciones de control para verificar el respaldo de la Carta Fianza custodiado
La Coordinación de Tesorería deberá comunicarse periódicamente con los bancos para confrontar los saldos de las
cartas fianzas que tienen en custodia y de existir diferencia en contra de la carta fianza lo comunicara a la Unidad de
Transferencia ó Coordinación de abastecimiento, para las acciones que correspondan realizar
Producto:
Revisión de la vigencia de la Carta Fianza
Asimismo, la Coordinación de Tesorería deberá revisar diariamente la situación de la carta fianza, determinando el
próximo a vencer, el cual deberá ser comunicado a la Unidad de Transferencia o Coordinación de Abastecimiento,
mediante documento, con diez (10) días de anticipación, a fin que informen si procede la renovación o la devolución
de mismo.
En caso de renovarse la carta fianza se iniciara nuevamente el proceso, y de comunicarse que procede la devolución
se continua con la siguiente actividad.
Si no responden al documento enviado y venciera se tomaran las medidas legales para su ejecución.
Producto:
Memorándum a la Unidad de Transferencia o Coordinación de abastecimiento
Devolución de la Carta Fianza
La Unidad de Transferencia o Coordinación de Abastecimiento, mediante documento comunica que procede a
efectuar la devolución de la Carta Fianza al proveedor.

La Coordinación de Tesorería entregara al proveedor la carta fianza en custodia mediante Acta de Devolución.
Producto:
 Acta de Devolución
10 Coordinación de Tesorería Archivo de la Carta Fianza entregado
La Coordinación de Tesorería archivara el expediente de la carta fianza para las acciones de control posterior que
pudieran presentarse, con los siguientes documentos:
Original del Acta de Devolución, Copia de la Carta fianza que estuvo en custodia, documento de la Unidad de
Transferencias o Coordinación de Abastecimiento con el que se comunica que procede la devolución.
Producto:
 Expediente de la Carta Fianza
FLUJOGRAMA: GIROS – TRANSFERENCIAS A LOS COMITÉS DE COMPRAS Y PAGO
A PROVEEDORES, C.A.S., VIÁTICOS, CAJA CHICA, ENTRE OTROS

Coordinación de Coordinación de
Unidad de Administración
Contabilidad Tesorería
Remisión de la
Resolución Ejecutiva
Inicio para giro de
Transferencias 1
Remisión de los
Expedientes de gastos
y Transferencias Expedientes
devengados en el
Sistema SIAF-SP
2
Control previo de la
documentación
sustentatoria
3

NO Cuenta con la
Regularización documentacion
sustentatoria

Expediente de pago y
transferencia
devengado y
debidamente
documentado validado

Registro de la Fase del

Girado en el Sistema
SIAF-SP

Expediente de pago
registrado en la fase
Girado del SIAF-SP

Firma Electrónica en el
Firma Electrónica para la
Sistema SIAF SP, firma
aprobación del girado en el
de cheques y cartas
Sistema SIAF SP
ordenes
5 6

Impresión y firma de los

Firma de Comprobantes de Pagos,
Firma de Cheques, Carta
Comprobantes de Cheques, Carta orden y
Orden
Pagos Autorización de Transferencia
Electrónica
8
7
Firma de los Comprobantes de
Pagos

Pago de honorarios,
viáticos, proveedores, 9
transferencias a los
comités de compras

10

Archivo de la documentación
sustentatoria de los
expedientes de gastos y
transferencias
11

FIN
GIROS – TRANSFERENCIAS A LOS COMITES DE COMPRAS Y PAGO A PROVEEDORES, CAS, VIATICOS, CAJA CHICA, ENTRE OTROS.
Objetivo
Garantizar la Transferencia a los Comités de Compras y el pago de conceptos honorarios, cualquiera sea la modalidad contractual, así como viáticos, caja chica, proveedores, entre
otros, en forma oportuna y bajo las disposiciones de ley.

Base legal
 Directiva de Tesorería Nº 001-2007-F/77.15, aprobada por Resolución Directoral N° 002-2007-EF/77.15.
 Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2015, Ley Nº 30281.
 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley Nº 28411.
 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público, Ley N° 28212.
 Resolución de Dirección Ejecutiva Nº 001-2013-MIDIS-PNAEQW

Definiciones
 Contratación Administrativa de Servicios: Es una modalidad contractual de la Administración Pública, privativa del Estado, que vincula a una entidad pública con una persona natural
que presta servicios de manera no autónoma. Se rige por normas del derecho público y confiere a las partes únicamente los beneficios y las obligaciones que establece el Decreto
Legislativo Nº 1057 y su reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 075-2008-PCM.
 Control Previo: Es el conjunto de procedimientos y acciones que adoptan los niveles de dirección y gerencia de las entidades para cautelar la correcta administración de los recursos
financieros, materiales, físicos y humanos.
 Cuentas bancarias: Cuentas abiertas en el Sistema Financiero Nacional a nombre de las entidades públicas con autorización de la Dirección Nacional del Tesoro Público para el manejo
de los fondos públicos.
 Documentación sustentatoria: Comprende todos aquellos documentos que respaldan las operaciones y permiten realizar acciones de registro, seguimiento, evaluación y control de
las mismas.
 Expedientes de gastos: Conjunto de documentos que evidencian y sustentan las operaciones de gastos, los cuales están sujetos a verificaciones posteriores. Por ejemplo: expedientes
de gastos de viáticos, encargos internos, planilla de Contratación Administrativa de Servicios - CAS, proveedores, entre otros.
 Caja Chica: Monto de recursos financieros constituido con Recursos Ordinarios que se mantiene en efectivo y se utiliza únicamente cuando en la Unidad Ejecutora se requiera
efectuar gastos menudos, urgentes que demanden su cancelación inmediata o que, por su finalidad y características, no pueden ser debidamente programados para efectos de su
pago mediante otra modalidad.
 Comités de Compras: Es una organización que congrega a representantes de la sociedad civil y entidades públicas que tienen el interés y/o competencia para apoyar el cumplimiento
de los objetivos del PNAE Qali Warma.
 Mejor fecha: Es aquella en la cual vence la obligación contraída, y en la que, según la naturaleza de la obligación, debe realizar el pago del gasto devengado. Dicha fecha se encuentra
establecida en los cronogramas mensuales de pago y en los contratos pactados.
 Pago: Etapa mediante el cual se extingue parcial o totalmente la obligación contraída por la entidad hasta por el monto del gasto devengado y registrado en el SIAF-SP.
 Servicios No Autónomo: Es la prestación de servicios que realiza una persona a favor de una Entidad Pública de manera dependiente, sin que ello implique un vínculo laboral con la
Entidad.
 Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público (SIAF SP): Constituye el medio informático oficial para el registro, procesamiento y generación de la información
relacionada con la Administración Financiera del Sector Público, cuyo funcionamiento y operatividad se desarrolla en el marco de la normatividad aprobada por los órganos rectores
de los sistemas integrantes de la Administración Financiera del Sector Público.
Producto
 Planilla del personal contratado bajo el régimen de CAS pagada.
 Planilla de viáticos pagada.
 Asignación de la Caja Chica.
 Reposición de la Caja Chica.
 Órdenes de Servicios pagada.
 Órdenes de Compra pagada.
 Transferencia a los comités de compras en sus respectiva cuenta corriente.

Formatos o documentos internos

 Comprobantes de Pago.
 Cheques.
 Carta Orden.

Consideraciones
 Se deberá tener en cuenta al efectuar los pagos (CAS, impuestos, aportaciones, entre otros) los Cronogramas establecidos, a efectos de
cancelarlos dentro de las fechas programadas y evitar sobrecostos innecesarios para la entidad por concepto de multas o moras.
 Es obligatorio que los pagos a proveedores con cargo a los fondos administrados y canalizados a través de la Dirección Nacional de
Tesoro Público (DNTP), se efectúen a través de abono directo en sus respectivas cuentas bancarias. Para ello, la Coordinación de
Abastecimiento debe requerir a los proveedores su Código de Cuenta Interbancaria - CCI, como requisito indispensable para que se
presenten en el proceso de contratación, a fin de evitar retrasos en sus pagos.
 Cuando se utilizan cheques para el pago, de conformidad con lo dispuesto por la Directiva de Tesorería N° 002-2007-EF/77.15, quien lo
recibe debe firmar el Comprobante de Pago y cancelar la Factura o Boleta de Venta en señal de conformidad de lo recepcionado.
 En caso, el pago se haya realizado mediante Código de Cuenta Interbancaria - CCI, la Coordinación de Tesorería debe cancelar toda la
documentación estampando el sello pagado.
 El documento que autoriza la apertura de la Caja Chica es la Resolución Jefatural firmado por la Unidad de Administración, en la que se
debe señalar la Coordinación, responsable, monto total asignado, monto total para cada adquisición, los procedimientos y plazos para la
rendición de cuentas debidamente documentadas.
Descripción de Proceso
Actividad Dirección Responsable
1 Unidad de Administración
2 Coordinación de
Contabilidad
 Expediente de gastos y transferencias, documentado con el devengado aprobado en el Sistema SIAF SP.
3 Coordinación de Tesorería
 Expediente de gastos y transferencias validado por la Coordinación de Tesorería.
4 Coordinación de Tesorería
 Expediente de transferencias y gastos registrado en el Sistema SIAF SP, la fase de girado
5 Coordinación de Tesorería
Descripción de las actividades
Remisión de la Resolución Ejecutiva
La Unidad de Administración envía la Resolución Ejecutiva por las Transferencias a los comités de compras, a
la Coordinación de Contabilidad
Remisión de los expedientes de gastos devengados en el Sistema SIAF SP
La Coordinación de Contabilidad remite a la Coordinación de Tesorería los expedientes de gastos y
Transferencias con la documentación sustentatoria que exige la normatividad vigente y registrados en el
Sistema SIAF SP la fase de devengado, la cual debe encontrarse debidamente aprobada.
Producto:
Control Previo de la documentación sustentatoria
La Coordinación de Tesorería recepciona el expediente de gastos y transferencias con el devengado
aprobado en el Sistema SIAF SP, para revisar si la documentación está conforme y cuenta con los vistos y
autorizaciones requeridas, de acuerdo a la normas sobre la materia, de no estar conforme se devuelve a la
Coordinación de Contabilidad para su regularización respectiva, y de estar conforme se continua con la
siguiente actividad.
Producto:
Registro de la fase del girado en el Sistema SIAF SP
Después de que la Coordinación de Tesorería ha revisado el expediente de transferencias, de gastos de
honorarios, viáticos, impuestos entre otros y es conforme, procede a registrar la fase del girado en el Sistema
SIAF SP para continuar con la siguiente actividad.
Producto:
Firma electrónica en el Sistema SIAF SP, carta orden y cheques
Solo en el pago a los proveedores, adicionalmente, la Coordinación de Tesorería procede a la firma
electrónica en el Sistema SIAF SP, dado que el abono en sus cuentas se debe efectuar mediante la
transferencia electrónica a su Código de Cuenta Interbancaria – CCI. Luego lo deriva a la Unidad de
Administración para la firma electrónica correspondiente.
6 Unidad de Administración Firma Electrónica para la aprobación del girado en el Sistema SIAF SP
En el caso de los expedientes de gastos de los proveedores la Unidad de Administración los recepciona y procede a
firmarlos electrónicamente para la aprobación respectiva del girado, debido a que el abono en sus cuentas se debe
efectuar mediante su Código de Cuenta Interbancaria – CCI, Una vez firmado, se deriva a la Coordinación de Tesorería para
continuar con la actividad siguiente.
7 Coordinación de Tesorería Impresión de los Comprobantes de Pago, Cheques, Carta Orden y Autorización de Transferencia electrónica
Luego de aprobado la fase de girado en el Sistema SIAF SP, en todos los casos, se imprime y firman los Comprobantes de
Pago, Cheques, Cartas Orden y Autorización de Transferencia Electrónica, los cuales son anexados al expediente de gastos
respectivos y derivados a la Unidad de Administración y Coordinación de Contabilidad para su firma.
Se remite los cheques y carta orden a la Unidad de Administración para su 2da firma y los comprobantes de pagos a la
Coordinación de Contabilidad
Producto:
 Comprobante de Pago.
 Cheques.
 Carta Orden.
 Autorización de Transferencia Electrónica
 Expediente de gastos con la fase de girado aprobado en el Sistema SIAF-SP
8 Unidad de Administración Firma de los Cheques y carta orden
Aprobado los cheques y carta orden, la Unidad de Administración firma los cheques y carta orden y los remite a la
Coordinación de Tesorería.
9 Coordinación de Contabilidad Firma los comprobantes de pagos
Firma los comprobantes de pagos y remite a la Unidad de Administración quien lo firmara y remitirá a la Coordinación de
Tesorería para su archivo
10 Coordinación de Tesorería Transferencias a los comités de compras y Pago de Gastos, CAS, Viáticos, Proveedores, entre otros
Se paga al personal CAS y/o proveedores mediante abono en cuenta bancaria y/o cheques, de acuerdo al gasto. Así como
se transfieren los fondos a los comités de compras.
Producto:
 Cheque
 Abono en cuentas bancarias.
 Carta Orden.
11 Coordinación de Tesorería Archivo de la documentación sustentatoria de los expedientes de gastos
Recibe el comprobante de la Unidad de Administración y con toda la documentación sustentatoria de las transferencias y
de gastos debe ser archivada para su custodia y verificación posterior de los Órganos de Control, de acuerdo a ley.
Producto:
 Expediente de gastos y transferencias a los comités de compras debidamente documentados y cancelados
FLUJOGRAMA: DEVOLUCIONES POR MENORES GASTOS DE VIÁTICOS Y/O
ENCARGOS ASIGNADOS - (T6)
ÁREA USUARIA COORDINACIÓN DE TESORERÍA

Inicio

Entrega dinero no
utilizado por viáticos,
encargos asignado y
otros
1

- Fondo no utilizado Recepción del importe

- Recibo de Ingresos no utilizado
2

Emisión de recibos de Recibo de ingresos

ingresos
3

Expediente de
Registro de la devolución registrada y
devolucion en el aprobada en el sistema
sistema SIAF-SP SIAF-SP

Deposito del importe

recaudado 5

Papeleta de deposito
T6 a favor del Tesoro
Publico

Archivo de la
documentación que
sustente el ingreso
6

Expediente de
devolución concluido

Fin
DEVOLUCIONES POR MENORES GASTOS DE VIATICOS Y/O ENCARGOS ASIGNADOS (T6)

Objetivo
Efectuar las acciones necesarias que permitan al PNAE Qali Warma recuperar el dinero no utilizado en forma oportuna, el cual fue entregado por viáticos y/o “encargos” internos
al personal de la entidad.
Base legal
 Directiva de Tesorería Nº 001-2007-F/77.15, aprobada por Resolución Directoral N° 002-2007-EF/77.15.
 Normas Generales de Tesorería, aprobadas por Resolución Directoral Nº 026-80-EF/77.15.
 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley Nº 28411.
 Ley de Presupuesto del Sector Público para el año 2015, Ley Nº 30281.
 Directiva Interna de Tesorería
Definiciones
 Cuentas bancarias: Cuentas abiertas en el Sistema Financiero Nacional a nombre de las entidades públicas con autorización de la Dirección Nacional del Tesoro Público para el
manejo de los fondos públicos.
 Encargos: Es la asignación de recursos para el cumplimiento de actividades no programadas.
 Menores gastos: Son los fondos asignados por concepto de viáticos y “encargos” no utilizados.
 Papeleta de depósito a favor del Tesoro Público (T-6): Es un documento establecido por la Dirección Nacional de Tesoro Público, con el cual se registra las recuperaciones
efectuadas a favor del Tesoro Público.
 Recibo de ingresos: Documento interno que emite la Coordinación de Tesorería para el registro y control del dinero captado por la entidad.
 Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público (SIAF SP): Constituye el medio informático oficial para el registro, procesamiento y generación de la información
relacionada con la Administración Financiera del Sector Público, cuyo funcionamiento y operatividad se desarrolla en el marco de la normatividad aprobada por los órganos rectores
de los sistemas integrantes de la Administración Financiera del Sector Público.
 Viáticos: Es la asignación de fondos para cubrir los gastos por alimentación, hospedaje y movilidad local, según sea el caso, cuando el funcionario o personal se desplaza fuera de la
localidad o de su centro de trabajo, por comisión de servicios con el carácter de eventual o transitorio.
Productos
 Depósito del dinero a favor del Tesoro Público recuperado por menores gastos realizados por personal de la entidad.
Formato de documentos informes
 Recibo de Ingresos.
 Papeleta de Depósito a favor del Tesoro Público (T-6).
Consideraciones
 Si el dinero recuperado corresponde a la fuente de financiamiento de Recursos Ordinarios, la Coordinación de Tesorería deposita el importe recaudado en la cuenta bancaria
utilizando la Papeleta de Depósito a favor del Tesoro Público (T-6).
 Cuando la comisión de servicios se realiza a nivel nacional, la rendición de cuentas se presentará dentro de los ocho (08) días calendarios después de culminada la misma.
 De conformidad con la Directiva de Tesorería, la rendición de cuentas de “encargos” deberá presentarse como máximo dentro de los tres (03) días hábiles después de concluida la
actividad materia del encargo.
Actividad Dirección Descripción de las actividades
Responsable

1 Área Usuaria Entrega del dinero no utilizado por viáticos y/o “encargos” asignados
El personal de la entidad que recibió fondos por viáticos y/o “encargos” deberá efectuar la devolución del dinero no utilizado a la
Coordinación de Tesorería, dentro de los plazos establecidos por ley, presentado copia de la rendición para la sede central y/o recibos de
ingresos emitidos por las Unidades Territoriales de acuerdo al circular
Producto:
 Fondos no utilizados de los viáticos y/o “encargos” asignados
 Recibos de ingresos
2 Coordinación de Recepción del importe no utilizado
Tesorería La Coordinación de Tesorería recepciona el dinero no utilizado por la persona que realizo la comisión de servicio y/o “encargos”;
contrastando dicho monto con el que figura en la rendición de cuenta de viáticos, para que no exista diferencia al momento de registrar la
devolución en el Sistema SIAF SP. En el caso de las Unidades Territoriales se ciñe al Circular
3 Coordinación de Emisión de Recibos de Ingresos
Tesorería La Coordinación de Tesorería, una vez conforme la recepción de los saldos no utilizados, emite el Recibo de Ingresos correspondiente.
Producto
 Recibos de Ingresos
4 Coordinación de Registro de la devolución en el sistema SIAF SP
Tesorería La Coordinación de Tesorería ingresa la devolución en el Sistema SIAF SP en el registro de origen, es decir, en el mismo registro con el cual
se le otorgo el dinero para realizar la comisión de servicios y/o “encargos”.
Producto:
 Expediente de la devolución registrada y aprobada en el sistema SIAF SP.
5 Coordinación de Deposito del importe recaudado
Tesorería La Coordinación de Tesorería deposita el dinero recaudado en la cuenta bancaria que corresponda.
El depósito debe realizarse dentro de las 24 horas de haber recibido el dinero, recepcionando de la entidad bancaria el voucher del
depósito efectuado.
Solo si el dinero recuperado corresponde a la fuente de financiamiento de Recursos Ordinarios, la Coordinación de Tesorería lo depositara
en la cuenta bancaria utilizando la papeleta de depósito a favor del Tesoro Público (T6).
Producto:
 Papeleta de depósito a favor del Tesoro Publico (T6)
6 Coordinación de Archivo de la documentación que sustente el ingreso
Tesorería La Coordinación de Tesorería archiva y custodia los documentos que sustenten el dinero recuperado.
Producto:
 Expediente de devolución concluido
COORDINACIÓN DE CONTABILIDAD
NORMATIVIDAD RELACIONADA CON VIATICOS - ENCARGOS - CAJA CHICA Y DEVENGADO

N° Ley N° Concepto
1 Ley 28112 Ley Marco de la Administracion Financiera del Sector Publico
2 Ley 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto
3 Ley 28708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad
4 Ley 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesoreria
5 Ley 28716 Ley de Control Interno de las Entidades del Estado
6 Ley 30281 Ley de Presupuesto del Sector Publico para el año 2015

7
DS 007-2013-EF DS que regula el otorgamiento de viaticos para comision de servicios en territorio nacional

8 Normas y procedimientos para la administracion del fondo fijo de caja chica en la unidad
Directiva 002-2014-PNAEQW/UA ejecutora 007: PNAE QALI WARMA

9 Normas y procedimientos para el requerimiento, autorizacion, otorgamiento y rendicion de

cuentas de viaticos y pasajes por comision de servicios de la unidad ejecutora 007: PNAE QALI
Directiva 003-2014-PNAEQW/UA WARMA

10 Procedimientos para el otorgamiento, ejecucion y rendicion de cuentas por encargos al

Directiva 004-2014-PNAEQW/UA personal del PNAE QALI WARMA

11
Directiva N° 005-2010-EF/7 6.01 Directiva para la Ejecucion Presupuestaria N° 005-2010-EF/76.01 y sus modificatorias
Control Previo Para Devengar O/C y O/S

UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN
Nº Secuencia de pasos Proveedor Contabilidad
Logística Tesorería
(Control Previo)
El proveedor entrega los bienes y/o servicios, adjuntado el
1 comprobante de pago y de ser el caso otra documentación
adicional requerida en el contrato u orden.
Inicio
La documentación sustentatoria es recibida por Logística, la
2 cual es revisada por el especialista logístico, el cual arma el
expediente para trámite de pago.
Recibe el expediente y efectua el control previo a la
documentación presentada, a fin de verificar que esta cumpla
3
con los requisitos y condiciones para el pago, de acuerdo al
contrato, orden y normatividad aplicable vigente.
Si la información esta completa y es conforme, se procede a
efectuar el registro del devengado, si la información no esta No Si
4
completa o existen inconsistencias es devuelta a logística para
la subsanación correspondiente.
Tesorería recibe el expediente, revisa la documentación y
5
tramite la siguiente fase, realiza el Giro y Pago al proveedor.
El proveedor recibe el pago correspondiente, por la entrega
6 satisfactoria de los bienes y/o servicios efectuados al
PNAEQW. Fin
Viáticos

UA

Requerim iento
Nº Secuencia de pasos com isionado /
Unidad requirente Jefatura CC CC Tesoreria
Unidad

Jefatura

1 Efectua requerimento de viaticos

2 Autoriza requerimiento

3 Autoriza

Compromete en el modulo administrativo del SIAF.

4 Verifica Ppto. y cuando no tiene marco solicita
ampliacion a OPP

5 Devenga y tramita a Tesoreria

6 Efectua abono o giro de cheque

7 Recibe viaticos

8 Ejecuta gasto y rinde cuenta

Revisa rendicion de cuentas y registra la rendicion

9
en el modulo administrativo del SIAF.

10 Archivo
Encargos

UA
Requerim iento
Abastecim ie
Nº Secuencia de pasos com isionado / Unidad requirente Jefatura CC CC Tesoreria
nto
Unidad
Jefatura

1 Efectua requerimento de viaticos

2 Autoriza requerimiento

2 Recibe expediente

Opinion de Abastecimiento

Autoriza con RA

Compromete en el modulo administrativo del SIAF.

3 Verifica Ppto. y cuando no tiene marco solicita
ampliacion a OPP

4 Devenga y tramita a Tesoreria

5 Efectua abono o giro de cheque

6 Recibe encargo

4 Ejecuta gasto y rinde cuenta

Revisa rendicion de cuentas y registra la rendicion

5
en el modulo administrativo del SIAF.

6 Archivo
Procesos de Caja Chica

UA
Requerim iento
Nº Secuencia de pasos Unidad requirente Jefatura CC CC Tesoreria
Unidad
Jefatura

1 Efectua requerimento de viaticos

2 Autoriza requerimiento

2 Recibe expediente

Autoriza con RA

Compromete en el modulo administrativo del SIAF.

3 Verifica Ppto. y cuando no tiene marco solicita
ampliacion a OPP

4 Devenga y tramita a Tesoreria

5 Efectua abono o giro de cheque

6 Tesorero designado recibe caja y reembolsos

4 Ejecuta gasto y rinde cuenta

Revisa rendicion de cuentas y compromete la

5
rendicion en el modulo administrativo del SIAF.

Devenga y tramita a Tesoreria

6 Liquida caja Chica a fin de año y archiva

COORDINACIÓN DE TRAMITE DOCUMENTARIO
 INICIO Flujograma: Mensajería local y Nacional

Elaborar los reportes que contienen los

documentos que serán remitidos a nivel local y
nacional. Asimismo, deberán de remitir el citado Recepcionar la entrega documental de la
1 2 3 Sede Central y proceder con la notificación
reporte al correo electrónico institucional Elaboración del
katherina.solano@qw.gob.pe y enviar en forma reporte general y de los sobres membretados y/o
física los sobres membretados y encomiendas entrega documental. encomiendas que están contenidos en el
documentales a la CTDAU. citado reporte.

LAS UNIDADES Y EMPRESA

COORDINACIONES DE LA CTDAU
MENSAJERA
SEDE CENTRAL

Recepcionar la documentación
remitida por la Sede Central y sellar
4 los cargos de notificación de los
citados documentos.

DESTINATARIOS: LOCALES
Y NACIONALES

Revisión de los cargos de notificación según

la normativa vigente y entregar con Entrega del reporte que contiene los
cuaderno de cargo los citados documentos a cargos de notificación que son
6 5 remitidos a la CTDAU para la
las Unidades y Coordinaciones que
solicitaron el servicio de mensajería. verificación correspondiente.

EMPRESA
CTDAU
MENSAJERA

FIN
 INICIO
Flujograma: Recepción y Atención a las Solicitudes de Acceso a la Información que son
ingresadas en la Sede Central

Verificar que la solicitud a

recepcionar cuente con los
1 requisitos establecidos o en caso Al recepcionar la información la
La información que ha sido solicitada a
contrario requerir en el momento 3 las Unidades y/o Coordinaciones para
CTDAU realiza las siguientes
4 actividades:
los datos mínimos que exige la la atención de las solicitudes, deberá
normativa. Registrar y remitir la 1. Verificar si la información
ser remitidas en la
citada solicitud a la CTDAU. remitida corresponde a la
información solicitada por el
TRÁMITE ciudadano, a fin de proceder a
RESPONSABLES DE BRINDAR contabilizar los folios y calcular la
DOCUMENTARIO CTDAU
CTDAU LA INFORMACIÓN
tasa para la entrega de la
DE LA SEDE documentación.
CENTRAL 2. Elaborar y notificar la carta que
La Coordinación de Trámite brinda la atención al ciudadano.
2 3. Proceder archivar las originales
Documentario y Atención al
Usuario verificará si la de las solicitudes, cartas y cargos
información solicitada se de notificación.
encuentra en la Sede Central o
en alguna Unidad Territorial y
procederá a solicitar los TRÁMITE
documentos a la Unidad o CTDAU
DOCUMENTARIO
Coordinación que posea la 5
DE LA SEDE
citada información.
CENTRAL
Registrar y remitir la solicitud que
adjunta la tasa por reproducción
para la entrega de la
documentación a la CTDAU.

FIN Entregar los cargos de notificación físicamente y virtualmente e

FIN
informar bajo las mismas condiciones el ingreso de la solicitud del
ciudadano que adjunta la tasa para la entrega de la documentación, a
fin de que la CTDAU realice la elaboración de la carta de entrega de la
Se procede a información
Archivar los requerida
originales yde
quelasla Unidad Territorial notifique la citada
4 carta y la documentación
solicitudes, cartas de respuestas y cargos solicitada.
de
notificación, a fin de proceder con la 6
elaboración del informe mensual que reporta
los ingresos de las solicitudes e incidencias.
 INICIO
Flujograma: Recepción y Atención a las Solicitudes de Acceso a la Información que son
ingresadas en las Unidades Territoriales
Verificar que la solicitud a recepcionar
cuente con los requisitos establecidos o en La información que ha sido enviada por los responsables de las
caso contrario requerir en el momento los 3 Unidades Territoriales, deberá ser revisada por la CTDAU, a fin
datos mínimos que exige la normativa. de verificar que los documentos enviados correspondan a la
1 información solicitada por el ciudadano y así proceder a
Remitir la citada solicitud a los
responsables de la Unidad Territorial que contabilizar los folios y calcular la tasa para la entrega de la
envían la información a la CTDAU documentación. Asimismo, se solicitará a la Unidad Territorial
para que realicen el envió formal de la información solicitada
físicamente y virtualmente.

TRÁMITE RESPONSABLES DE LAS RESPONSABLES DE LAS

DOCUMENTARIO UNIDADES TERRITORIALES DE CTDAU UNIDADES TERRITORIALES DE
DE LAS UNIDADES REMITIR LA INFORMACIÓN REMITIR LA INFORMACIÓN
TERRITORIALES
Los responsables deberán enviar
Los responsables de las Unidades Territoriales de físicamente y virtualmente el
remitir la Información a la CTDAU, deberán 4 Memorando que contiene la
enviar físicamente y virtualmente la solicitud en información que será entregada al
el día del ingreso del documento al correo ciudadano.
institucional acceso.información@qw.gob.pe y si
2 la Unidad Territorial tiene a en su poder la CTDAU
información solicitada deberá ser remitida por La Coordinación de Trámite
los mismos canales. Documentario y Atención al Usuario ,
5 procederá con la elaboración de la
carta que brinda atención a la
solicitud. Además, enviará la citada
carta en forma virtual, a fin de que la
RESPONSABLES DE LAS Unidad Territorial realice la
CTDAU UNIDADES TERRITORIALES DE notificación respectiva según la
FIN
FIN normativa.
REMITIR LA INFORMACIÓN

Se procede a Archivar los originales de las
4 solicitudes, cartas de respuestas y cargos de
notificación, a fin de proceder con la
elaboración del informe mensual que reporta
los ingresos de las solicitudes e incidencias.
Entregar los cargos de notificación físicamente y virtualmente e
informar bajo las mismas condiciones el ingreso de la solicitud del
6 ciudadano que adjunta la tasa para la entrega de la documentación, a
fin de que la CTDAU realice la elaboración de la carta de entrega de la
información requerida y que la Unidad Territorial notifique la citada
carta y la documentación solicitada.
 Flujograma: Préstamo de documentos del Programa que es custodiado por el
INICIO
PERSONAL
C.A.S.
El personal C.A.S y O.S solicitan su
requerimiento de información y/o
documentos que se encuentran en el
1 C.A.S.
Archivo Central, enviando un correo
electrónico a la cuenta institucional
archivo.central@qw.gob.pe.
PERSONAL
O.S.
2 la atención.
Archivo Central
Respecto al cuarto tipo de requerimiento de
3 información, el personal que a solicitado el
préstamo del original del documento deberá
firmar el Formulario de Servicio Archivístico, a fin
que se le brinde el préstamo por cinco días
hábiles. En el caso que deseen solicitar una
ampliación deberán canalizar su pedido por correo
electrónico, el cual debe ser sustentado.
PERSONAL
CTDAU
Solicitar al personal C.A.S. la entrega
del original de la documentación
4 solicitada, a fin de que pueda firmar
el Formulario de Servicio Archivístico.
El personal de Archivo recepciona el correo electrónico y
procede con la atención de lo solicitado. Los tipos de
requerimientos de información son:
1. Imagen escaneada de documentos: Se atiende por CTDAU
correo electrónico tanto al personal C.A.S y O.S. y se
finaliza con la atención. Entregará los documentos originales
2. Consulta de información: Se atiende por correo que le fueron prestados y procederá
electrónico tanto al personal C.A.S y O.S. y se finaliza con a firma el Formulario de Servicio
5 Archivístico en el campo que
3. Autenticación de documentos que se encuentren en corresponde a la devolución del
los acervos del Archivo Central: Se finaliza con la entrega documento.
del documento autenticado y solo lo puede solicitar el
personal C.A.S. PERSONAL
4. Préstamo del original del documento: Se entrega la C.A.S.
documentación mediante el Formulario de Servicio
Archivístico. Solo se puede realizar préstamo de El personal de Archivo procede
documentación al personal C.A.S. verificar y guardar el documento
6 original que fue materia de
préstamo y archiva el Formulario
de Servicio Archivístico.
FIN CTDAU
 Flujograma: Canal de Atención Informática

INICIO

USUARIOS
EXTERNOS

Canal Informático: Los Usuarios externos realizan

sus consultas, mediante el envió de un correo
electrónico a la cuenta institucional
1 info@qw.gob.pe o mediante el llenado del
Formulario de contacto que se encuentra en la CTDAU FIN
página web del Programa. Los Usuarios internos
realizan sus consultas, mediante el envió de un
correo electrónico a la cuenta institucional
atención.usuarios@qw.gob.pe.
El personal de Atención al Usuario procede
2 realizar la búsqueda de la información
USUARIOS
requerida por correo electrónico, a fin de
INTERNOS brindar la respuesta dentro de las 24 horas
que ha sido recibido el mensaje. Además,
ingresan al Sistema de Registros de Atenciones
del MIDIS, a fin de ingresar los datos de la
atención brindada.

Nota:
Usuarios Externos: Son las personas naturales, personas jurídicas o Instituciones del Estado.
Usuarios Internos: Son los trabajadores del Programa.
 Flujograma: Canal de Atención Telefónica

INICIO

USUARIOS
EXTERNOS

Canal de Atención Telefónica: Los Usuarios

externos realizan sus consultas, mediante
una llamada telefónica al número de la sede
1 FIN
Central 743-7030 anexo 43 y los Usuarios CTDAU
internos realizan sus consultas llamando al
RPC Institucional 994809197.

El personal de Atención al Usuario procede

2 recepcionar la llamada telefónica y realizar la
USUARIOS
búsqueda de la información requerida, a fin de
INTERNOS brindar la respuesta en ese momento. En el
caso que la consulta realizada por el Usuario
interno o externo necesite un seguimiento
posterior para brindar la respuesta, el personal
de Atención se compromete a contactar con
el Usuario, a fin de brindar la información
solicitada. Además, el personal de Atención
ingresa al Sistema de Registros de Atenciones
del MIDIS, a fin de registrar los datos de la
Nota: atención brindada.
Usuarios Externos: Son las personas naturales, personas jurídicas o Instituciones del Estado.
Usuarios Internos: Son los trabajadores del Programa.