CODIFICACIN

La codificacin se puede definir como la asignacin de smbolos mediante un plan

sistemtico, para distinguir ciertos fenmenos y establecer su ordenamiento dentro de
una clasificacin determinada.
Es un mtodo que permite convertir un carcter de un lenguaje natural (alfabeto) o una
oracin, en un smbolo de otro sistema de representacin, como un nmero, letra o
ambos, aplicando normas o reglas de codificacin las cuales definen la forma en la que
se codifica.
La necesidad de la clasificacin surge de la exigencia de registrar, enmascarar, ordenar,
identificar, agrupar, clasificar fenmenos y para facilitar su registro y transmisin.

TIPOS DE CODIFICACIN
Existen diversos sistemas de codificacin que ayudan a identificar correctamente los
documentos y actividades que se van desarrollando para esto tenemos lo siguiente:
1. sistema Alfabticos
2. sistema Alfanumricos
3. sistema Numricos
4. Otros

o EL SISTEMA ALFABTICO: codifica actividades con un conjunto de letras, cada

una de las cuales identifica determinadas caractersticas y especificacin. Este limita
el nmero de aspectos y es de difcil memorizacin, razn por la cual es un sistema
poco utilizado.
Ejemplo: A, B, C, D, etc.
o EL SISTEMA ALFANUMRICO: es una combinacin de letras y nmeros y
abarca un mayor nmero de aspectos. Las letras representan la clase de actividad y
su grupo en esta clase, mientras que los nmeros representan el cdigo indicador del
aspecto a codificar.
Ejemplo: C12, C13, C14, C15, etc.
o EL SISTEMA NUMRICO: como su nombre lo indica, se denominan a aquellos
que solamente emplean nmeros como elementos de codificacin. es el ms
utilizado en las empresas por su simplicidad, facilidad de informacin e limitado
nmero de aspectos que abarca. Ejemplo: 1, 2, 3, 4, etc.

- Otros cdigos: se clasifican aqu aquellos que adems o en sustitucin de las letras y
nmeros empleen smbolos, colores, figuras, etc., a los que se emplean para evitar la
identificacin de carcter confidencial. Ejemplos: los cdigos magnticos de las tiendas
shopping, sistemas de cifrado o codificacin criptogrfica empleados para proteger del
uso indebido la informacin procesada.
IMPORTANCIA DE LA CODIFICACIN
La codificacin ayuda a que se alcance ms eficiencia al momento de guardar o archivar
informacin, debido a que los datos que son codificados requieren menos tiempo para
su organizacin o bsqueda, la disponibilidad de la informacin agiliza los procesos
para dar seguimiento a los mismos, aun mas cuando ocurren desviaciones en las
actividades no previstas.
CRITERIOS QUE SE DEBEN SEGUIR PARA REALIZAR EL ARCHIVO DE
UN ESTIMADO
Para que el archivo permita a todos los usuarios guardar y recuperar los documentos de
forma inmediata, debe seguir unos criterios los cuales son:
o CRITERIOS INEQUVOCOS
Cuando tomamos decisiones sobre la forma de alfabetizar, clasificar, transferir y
eliminar documentos, nuestros criterios tienen que estar claro, esto es, solo pueden dar
lugar a una sola interpretacin posible.
o CRITERIOS EXPLCITOS
Los archivos tienen que ser accesibles a toda la organizacin. Para ello, no es suficiente
que nosotros conozcamos como est organizado y como encontrar informacin, sino
que tienen que existir procedimientos claros que permitan, a cualquiera que lo necesite y
est autorizado, acceder a los documentos.
o CRITERIOS OBJETIVOS
Los criterios que hemos acordado deben conseguir conceptos objetivos. El hecho de que
todos los que trabajamos en el departamento conozcamos a una persona por su apellido
de casada no puede ser criterio suficiente para que su expediente aparezca por el
apellido de casada (criterio subjetivo), en lugar de por el suyo propio (criterio objetivo
de alfabetizacin de nombres de persona). Debe estar bien definido lo que se quiere
indicar con este criterio.