Professional Documents
Culture Documents
Cuaderno
de
Contabilidad
NDICE
Carta de Presentacin ------------
Introduccin -----------------------
15
Banco ------------------------------
18
25
q o
29
q R
34
q I
38
Glosario ----------------------------
w i
48
Ilustraciones y diseo:
Artes Finales:
Cuaderno de Contabilidad
r
Siempre se ha dicho que los nmeros son fros, sin vida, que
trabajar con nmeros, cifras y cuentas es aburrido. Desde
nuestra experiencia vemos los nmeros como los que expresan
las vivencias de personas en diferentes actividades.
Detrs de cada nmero, de cada cifra, de cada Cuenta
deberan haber nios y nias felices con acceso a la educacin
y salud, mujeres que saben de economa familiar porque da a
da estiran y encogen los centavos para mantener el equilibrio
en el presupuesto, varones y las mujeres que trabajan la tierra,
la madera, la arcilla, jvenes y seoritas que laboran en
fbricas, en oficinas privadas y pblicas que llevan el producto
de su esfuerzo al hogar, todos y todas, tienen contacto con los
nmeros. Algunos y algunas para medir su produccin y otros
para rendir resultados de lo que crean diariamente.
Los nmeros, las cifras y las cuentas nos hablan tambin de
hechos, de indicadores, de planes y de esperanzas por una
vida mejor. Tambin nos hablan de desastres, de cantidades
de logros o de actividades que se dejaron de hacer.
Por estas y otras razones proponemos este pequeo Cuaderno
de Contabilidad Popular en el que cada persona involucrada
en los procesos de desarrollo de sus organizaciones/
comunidades encuentren una gua para conocer una manera
sencilla, cmo llevar sus Cuentas Personales, Familiares o
institucionales donde laboran o sirven.
El antecedente para producir el Cuaderno fueron las
expectativas, crticas, comentarios y aportes de quienes
asistieron a las capacitaciones sobre Contabilidad,
Administracin, exigencias Laboral y Fiscal facilitado a las
socias de la Federacin Luterana Mundial FLM- en el rea de
la Media Luna Qqch1.
Deseamos que este cuaderno sea gua en los diferentes
temas que se han tratado. No es un cuaderno de texto,
es un instrumento que cuando lo necesite estar a su lado
auxilindole en el registro de los ingresos y egresos que
administra en forma personal, familiar o comunitaria.
Esperamos tambin sus observaciones y comentarios para
mejorarlo cotidianamente.
Comprende los Municipios de San Jos, San Luis, Sayaxch, Poptn en Petn,
Cobn, Chisec, Carch, de Alta Verapaz e Ixcn, Quich.
Cuaderno de Contabilidad
Cuaderno de Contabilidad
Julia:
Mujer tcnica en
el rea contable,
quien acompaa
a Toms en su
capacitacin.
Toms:
Campesino, Director
de la asociacin
Artesanos Unidos
Cuaderno de Contabilidad
Cuaderno de Contabilidad
Cuaderno de Contabilidad
4.50
3.00
15.30
18.00
5.00
2.50
48.30
100.00
50.00
150.00
10
Cuaderno de Contabilidad
Veamos u n e j e m p l o:
Suponiendo que en el mes de Marzo del ao 2,009, Toms realiz las
o p er a ci on e s s i gu i e n t e s :
21/03/09
31/03/09
31/03/09
Q.25.00
Q.25.00
Q.25.00
Q.50.00
Q.125.00
C a n c e l a c i n de u n pr s t a m o que a n t e ri o r m e n t e s e l e h i z o
a la secretaria: Q.500.00
CONC E PTO
Ingreso por Donacin
31.03.09
31.03.09
PA R C IA L
TOTA L
35, 000. 0 0
25. 00
25. 00
25. 00
50. 00
35, 125. 0 0
500. 00
35, 625. 0 0
Cuaderno de Contabilidad
Bueno, pues existe otra manera de llevar sus nmeros. Tiene ventajas como:
ayudar a tomar decisiones, tendr la informacin ordenada, podr revisar y
saber en qu se equivoc o acert, le sirve para llevar su contabilidad. Es legal,
cumple con los requisitos que marca la Superintendencia de Administracin
Tributaria -SAT-.
Esta manera ordenada de llevar sus nmeros es conocida como el Libro de
Ingresos y Egresos o Entradas y Salidas.
Bien, ya vio qu fcil es. Al igual que se hacen anotaciones de las entradas
de dinero, deben de hacerse las anotaciones de las salidas de dinero. Las
salidas pueden ser por compras de equipo o mobiliario o por gastos que
tenga la asociacin.
11
12
Cuaderno de Contabilidad
Q.1,500.00
Q. 400.00
Q. 1,900.00
1 Escritorio Secretarial
1 Silla
Q. 650.00
Q. 230.00
Q.
1 Calculadora
880.00
Q.
225.00
Q.
300.00
Q.
75.00
Q. 200.00
Q. 2,500.00
Q. 2,500.00
Q. 4,000.00 Q. 9,575.00
Q.12,580.00
Cuaderno de Contabilidad
13
De acuerdo con el ejemplo anterior, el registro de las compras de equipo o mobiliario, gastos y
pagos quedar de la siguiente manera:
EGRESOS POR CO MPR A DE E QUIPO O MOB IL IA R IO
FECHA
CANTIDAD/
UNIDADES
24.03.09
24.03.09
24.03.09
1
4
1
26.03.09
26.03.09
1
1
CONCEPTO / EQUIPO
M e s a d e Tr a b a j o
B a n c o s d e Tr a b a j o
Escritorio Secretarial
Silla
Calculadora
To t a l A d q u i s i c i n d e E q u i p o
PRECIO
U N I TA R I O
T O TA L
Q.1,500.00
100.00
Q.1,500.00
400.00
650.00
230.00
225.00
650.00
230.00
225.00
Q.3,005.00
1.
2.
3.
4.
Escribir la fecha.
Qu se pag.
Cul fue el monto total de los pagos.
Se pag en efectivo.
14
Cuaderno de Contabilidad
EG R E S OS POR GA S TOS
FECHA
31.03.09
C ON C EP TO
Total de Gastos
TOTA L
Q.
300. 0 0
75. 0 0
200. 0 0
2, 500. 0 0
2, 500. 0 0
4, 000. 0 0
Q . 9, 575. 0 0
Cuaderno de Contabilidad
15
16
Cuaderno de Contabilidad
Libro de Caja
Cuaderno de Contabilidad
FEC HA
21. 03. 09
31. 03. 09
31. 03. 09
31. 03. 09
31. 03. 09
31. 03. 09
31. 03. 09
31. 03. 09
Q.3 5 ,6 2 5 .0 0
Q.3 5 ,6 2 5 .0 0
Q.1 2 ,5 8 0 .0 0
Q . 23, 04 5 . 0 0
Q.3 5 ,6 25 .0 0
Ingresos
(-) Egresos
Q. 35,625.00
Q. 12,580.00
S a ld o
Q. 23,045.00
17
18
Cuaderno de Contabilidad
Cuaderno de Contabilidad
Bancos
La c uen t a d el ba n c o
t a m bi n es pa r t e d e l a
c o n t a bi l i d a d ?
Exi s t en c uen t a s en
l o s ba n c o s que s e
pued en a br i r c o n po c o
dinero y aunque le
dan pocos intereses,
l e per m i t en t en er
seguro el dinero. Esto
per m i t e t en er m a y or
control de lo que entra
y sale de dinero de la
Asociacin.
19
20
Cuaderno de Contabilidad
q P
Y Cmo se
maneja una c uenta
b ancaria?
D epen d e Exi s t en d o s
c l a s es d e c uen t a s : l a d e
ahorro y la monetaria.
Le expl i c a r : l a c u e nta
de ahorro se abre
con poco dinero. Le
entregan una libreta
en l a que a n o t a n lo
que us t ed d epos ita
y t a m bi n a n o t an lo
que usted retira.
Fe c ha
Nombre de la Cuenta.
Nmero de la cuenta.
Cantidad que se deposita.
Fir ma de la persona autoriza d a .
Nmero de cdula de vecindad
d e la persona que fir ma.
C a d a vez que va a l ba n c o a
d epo s i t a r d ebe l l en a r un f o r m ul a rio
peque i t o en el que s e a n o t a :
F ec h a
Nombre de la Cuenta.
Nmero de la cuenta.
C a n t i d a d que va a
retirar del Banco.
F i r m a d e l a per s o n a
a ut o r i za d a .
Nmero de cdula de
vec i n d a d d e l a pers ona
o us D P I.
Es el mismo procedimiento,
se llena un peque o f o r m a t o
que le entregan en el banco
en e l c ua l s e i n d i que:
Cuaderno de Contabilidad
q q
21
C uen t a m o n et aria
o d e c h eques c o mo
s e c o n o c e. s ta
tiene ms control.
A l a br i r l a l e d a n u no
o dos talonarios de
c h eques pa r a q u e
l o s l l en e y pueda
retirar dinero de su
c uen t a .
Y la cuenta
Monetaria?
Pod ra ensear me un
cheque?
Nmero de la cuenta
CUENTA 000-07000-00
Guatemala, C.A.
Nmero de cheque
NOMBRE DE LA CUENTA
Q. _____________________
Pago a la
Orden de: ______________________________________________________________________________
Quetzales: _____________________________________________________________________________
REF._____________
____________________________________________________
FIRMAS AUTORIZADAS
3:00000:50000:00007000-00ll:006470
Cantidad a pagar
So l o que . C m o v oy
a s a ber s i l a a s o c i a c in
tiene suficiente dinero en
el ba n c o ?
22
Cuaderno de Contabilidad
q w
Funciona as:
FORMATO DE C ON C IL IA C IN
Saldo en el Banco
Q . xxx. xx
( Q . xxx. xx)
= Saldo en la chequera / en c o n t a bi l i d a d
Q . xxx. xx
Cuaderno de Contabilidad
q e
A s es .
Es todo lo que se hace con
la cuenta bancaria?
23
24
Cuaderno de Contabilidad
q r
Adems puede
comprender mejor el
trabajo del contador
y entre los dos
pueden estudiar los
Estados Financieros.
Cuaderno de Contabilidad
q t
25
26
Cuaderno de Contabilidad
q y
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Cuaderno de Contabilidad
q u
FECHA DE
EMISION
No.
FACTURA/
RECIBO
CONCEPTO
CANTIDAD
FECHA DE
COBRO
ABONO
SALDO
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
27
28
Cuaderno de Contabilidad
q i
FECHA DE
EMISION
15.05.09
No.
FACTURA/
RECIBO
008
CONCEPTO
Va r i o s
Productos
CANTIDAD
FECHA DE
COBRO
ABONO
Q. 500.00
SALDO
Q.500.00
30.05.09
250.00
250.00
15.06.09
250.00
0.00
Recuerde las
recomendaciones siguientes:
Comprar un cuaderno o
tarjetas especficamente
para Cuentas por Cobrar.
Que el contador
registre la informacin
oportunamente.
Guardar los
comprobantes, recibos y
facturas en un archivador.
Cuaderno de Contabilidad
q o
29
30
Cuaderno de Contabilidad
q p
Ahora imagine que un da olvida pagarle a algn proveedor. ste ya no tendr confianza
y ya no le dar crdito. Para evitarlo debe llevar un registro especial de las Cuentas por
Pagar, este puede ser en un cuaderno o en tarjetas con formato especfico.
Se debe incluir lo siguiente:
1. Fecha de emisin.
2. Nmero de Factura.
3. Concepto por lo cual se va a pagar.
4. Datos del proveedor (al que se le
debe)
5. Cantidad a pagar.
6. Abonos.
7. Saldo.
No. DE
FACTURA
CONCEPTO
DEL PAGO
DATOS DEL
PROVEEDOR
CANTIDAD A
PAGAR
ABONOS
SALDO
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
Ejemplo del Libro o Tarjeta de Cuentas por Pagar con la siguiente informacin.
Se compr al crdito material de construccin: 30 bolsas de cemento a
Q.40.00 Cada una; 20 bolsas de cal hidratada a Q.15.00 cada una; arena
de ro 30mts. A Q.300.00, por esta compra la ferretera El Hormigo emiti
factura cambiaria No. 2015 el da 10 de Octubre de 2,009. El plazo para
cancelar la deuda es de 30 das.
Ordenemos la informacin anterior.
Cuaderno de Contabilidad
q Q
No. DE
FACTURA
10.10.09
2015
CONCEPTO DEL
PAGO
Cemento
Cal
Arena de ro
10.11.09
DATOS DEL
PROVEEDOR
Ferretera El
Hormigo
Ferretera El
Hormigo
Ferretera El
Hormigo
CANTIDAD A
PAGAR
ABONOS
SALDO
1,200.00
300.00
300.00
1,800.00
1,800.00
0.00
El libro de Cuentas por Pagar se usa para anotar las compras al crdito. Las facturas
recibidas de los proveedores se guardan en el libro de Cuentas por Pagar. Cuando
se hagan abonos o pagos parciales deben anotarse en el mismo libro. Debe pedir
recibo por cada pago que haga y archivarlos. Cuando se cancele totalmente la
factura debe colocarse en el archivo de comprobantes.
31
32
Cuaderno de Contabilidad
q W
me parece importante
conocer quienes le deben y
a quienes debe la Asociacin.
Eso me lleva a querer saber
que es o que realmente tiene.
Me puede ayudar con eso?
Tiene lo
siguiente:
Dinero en efectivo
Terreno y la casa donde est la
oficina
Un Pick-up propiedad de la
Asociacin
Mobiliario y Equipo de la oficina
Una computadora.
Q. 23,045.00
Q. 12,000.00
Q. 27,000.00
Q. 5,500.00
Q.120,000.00
Q.187,545.00
Cuaderno de Contabilidad
q E
33
La Asociacin tiene una deuda de Q.17,500.00, pues falta hacer cinco pagos de la
casa, cada pago de Q.3,500.00
Lo que tiene
Q.187,545.00
Lo que debe
- Q.17,500.00
Diferencia o Patrimonio
Q.170,045.00
La diferencia es lo que realmente tiene la Asociacin. Lo que tiene menos lo que debe
se le llama PATRIMONIO.
A lo que tiene, que le sirve para trabajar, para actuar econmicamente se
le llama ACTIVO. Por el contrario las deudas de la Asociacin se le llama PASIVO.
Entonces, las cosas a favor de la Asociacin se llama ACTIVO.
Las deudas que crean obligacin se llaman PASIVO. La
diferencia entre estos dos se llama PATRIMONIO.
34
Cuaderno de Contabilidad
q R
Cuaderno de Contabilidad
q T
Estados financieros
Se entiende por Estados Financieros la presentacin adecuada y razonable de
informacin financiera expresada en unidades monetarias de las transacciones
que realiza una entidad econmica. Esta informacin se hace a travs del
Balance General o Estado de Situacin Financiera y el Estado de Resultados o
Estado de Ingresos y Egresos por un perodo determinado (generalmente de un
ao). Las cifras deben expresarse en la unidad monetaria del pas en que est
establecida la entidad. En este caso, en Quetzales moneda nacional de curso
legal.
La informacin contable presentada en los estados financieros debe contener
en forma clara y comprensible todos los aspectos necesarios para que el usuario
de dichos estados pueda interpretar adecuadamente.
Los Estados Financieros deben ir certificados y firmados por el contador y
firmados por el representante legal de la institucin.
35
Cuaderno de Contabilidad
36
q Y
4 23,045.00
12,000.00
27,000.00
5,500.00
120,000.00
Q. 187,545.00
PASIVO
Q.
17,500.00
Q.
17,500.00
Q. 170,045.00
Q. 187,545.00
F.
F.
Contador
Representante Legal
Cuaderno de Contabilidad
q U
INGRESOS
Donaciones
Otros Ingresos
Q. 35,000.00
625.00
Q. 35,625.00
Q. 3,005.00
575.00
9,000.00
Q. 12,580.00
Q. 23,045.00
F.
F.
Contador
Representante Legal
37
38
Cuaderno de Contabilidad
q I
Cuaderno de Contabilidad
q O
39
Obligaciones Laborales
PeroToms!
Toms!Los
Lospagos
pagos
Pero
dede
los
s sueldos
uel d o s l o
s aanota
n o t a t tambin
a m bi n een
n
pa pel espapeles
s uel t o s ?sueltos?
Pues es que
es ms fcil!
40
Cuaderno de Contabilidad
w P
1 Ver Anexo
Cuaderno de Contabilidad
w q
41
Ya estamos inscritos en el
IGSS y cada mes nos restan
del sueldo una parte. Ahora
s que es el 4.83% del sueldo
de cada uno.
Tengo una duda. La
bonificacin de Q,250.00
se toma en cuenta para
calcular el IGSS?
Cuaderno de Contabilidad
42
w w
REGISTRO DE SUELDOS
NOMBRE: (1)
DIRECCIN:(2)
TELFONO:
(4)
MES
(5)
CARGO
(6)
MENSUAL
EXTRAS
INCENTIVO
ANTICIPOS
IGSS
MONTO
A
PAGAR
(7)
(8)
(9)
(10)
(11)
(12)
SUELDO
HORAS BOFICACION
DEDUCCIONES
FIRMA
EMPLEADO
(13)
Cuaderno de Contabilidad
w e
43
No hay problema Toms, con mucho gusto comparto con usted esa informacin.
El aguinaldo se calcula en base al sueldo pagado en los ltimos seis (6) meses. Es decir que suma el monto
de esos sueldos y los divide entre 6 para sacar el promedio o la cantidad que hay que pagar.
Se paga el monto de un mes de trabajo por cada ao laborado. Se hace efectivo en el mes de Diciembre
de cada ao. Segn Decreto 76-78 del Congreso de la Republica.
Veamos un ejemplo:
Una persona tiene 3 aos de trabajar en la Asociacin, en el ao 2,009 ganaba Q.2,000.00 mensuales,
hasta el mes de agosto, en Septiembre le aumentaron a Q.2,500.00. En diciembre debe pagrsele el
aguinaldo.
Clculo
J un i o
J ul i o
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Q. 2,000.00
2,000.00
2,000.00
2,500.00
2,500.00
2,500.00
Q.13,500.00
Q.13,500.00 / 6 = Q.2,250.00 es el
promedio.
Esta es la cantidad que debe
pagar a ese empleado en
concepto de aguinaldo.
44
Cuaderno de Contabilidad
w r
Ejemplo:
La secretaria de la Asociacin gana en el mes Q.2,500.00 en
todo el ao 2,008 y 2,009 no tuvo ningn aumento. La suma a
pagarle por Bono 14 es igual al sueldo que devenga: Q.2,500.00.
Y las vacaciones?
Cuaderno de Contabilidad
w t
45
46
Cuaderno de Contabilidad
w y
CALCULO DE INDEMNIZACION:
DATOS:
Tiempo laborado: Del 04 Enero 2,004 04 de Febrero 2,009
Total:
5 aos 1 mes.
SUELDO
ORDINARIO
Septiembre 2,008
Octubre 2,008
Noviembre 2008
Diciembre 2008
Enero 2009
Febrero 2009
EXTRA ORDINARIO
TOTAL
2,000.00
2,000.00
2,000.00
2,000.00
2,000.00
2,000.00
800.00
800.00
800.00
800.00
800.00
800.00
2,800.00
2,800.00
2,800.00
2,800.00
2,800.00
2,800.00
12,000.00
4,800.00
16,800.00
2,800.00
233.33
233.33
Q.
5 AOS X 3,266.66
1 MES
X 3,266.66/12
INDEMNIZACION A PAGAR
3,266.66
16,333.30
272.22
Q.
16,605.52
Qu material?
Cuaderno de Contabilidad
w u
47
Cuaderno de Contabilidad
48
w i
GL OSA RIO
AVAL
CERTIFICACIN
CLIENTE
CDIGO
CONTABILIDAD
Es un tcnica utilizada para producir informacin que sirva de base para tomar
decisiones.
DEDUCCIN
DEVENGAR
ESTRICTO
EXENTA
FINIQUITO
FIRMA MANCOMUNADA
Firmar cheques dos personas de las tres autorizadas, firmar en conjunto,
en alianza.
FORMATO
INCREMENTO
Aumento.
INFRASCRITO
INTECAP
IRTRA
PATRIMONIO
Adjetivo numeral que expresa cuntas veces una cantidad contiene en s otra
inferior, como doble, triple, etc.
PROVEEDOR
SALARIO
SALARIO MNIMO
SAT:
SUELDO
TCNICA
TRANSACCIONES
Operacin comercial.