1.

GTD 词典：project task action 之

间的关系

这是 GTDLife 写的第一个系列文章《GTD 词
典》中的一篇，这是 GTD 入门的必读系列

2.Palm GTD 工具 Bonsai 介绍一

bonsai 是 GTDLife 一直使用的 GTD+项目管理软件，

用了 1 年多，感觉不错，特别是加上 Palm 的配合，
符合我的 GTD 习惯，所以强
烈向大家推荐

3. 浅 阅 读 者 的 记 忆 系 统

-Forgetful-System-概述

Forgetful-System 是 GTDLife 根据自己的经验总结出

来的方法，适合浅阅读者使用，具体请看
Forgetful-System 系列文章

4.GooSync:手机与 Google Calendar

同步

Google fans 以及经常使用 Google app 的朋

友不应该错过这个工具。

5.使用 moleskine 进行 GTD 系列(一)

用纸笔进行 GTD 和时间管理是非常方便实用的，而

moleskine 不仅仅是一款普通的 GTD 工具，同时也是
一种艺术品、象征。
6.浅议执行力：设定目标，去完成它

不论是 GTD 还是时间管理，做这些需要改变习

惯的事情总是需要很强的执行力，既然已经知
道了我们需要什么，那么我们就来分析一下如
何能获得这种力量。

7.简单解读刘润的 GTD 生活

这是根据刘润对他典型的一天做进行的分析，看看他
使用的什么工具，以及他是如何处理日常事务的。

8.Unbroken Time 不被打扰的时间

这是根据成功学大师陈安之先生的建议所得出的经
验，通过 unbroken time 的设立，成倍的提高我们的
效率

9.GTD 的朴素化

既然 GTD 是泊来的东西，一定会有水土不服的地方，
GTD 的朴素化是 GTDLife 尝试的方向。。。

10.如何做好年计划？ 1

为什么很少有人做年计划？？为什么这些人里很少
有人的计划成功实践过？？设置年计划有什么技
巧？？
GTD 词典：project task action 之间的关系
从 GTD Life 作者：admin

project 和 task 都有“项目”的意思，但是他们之间略有差异。

简单的说：

 project 是一个完整的项目，其中包含 task，outcome 等

 task 是一个由单个 action 组成的事件
 action 则是指单个的步骤

举个例子来说：
几个好友打算利用五一的时间出去旅游，为此他们准备了地图，参考了别人的游
记，提前预订了火车票和宾馆，带上了必备物品，之后他们下海上山玩的不亦乐
乎，回来之后整理自己的心得。
那么如果用 GTD 的方法管理的话应该是这样的
+五一旅游(Project)
-准备地图(task)
-周五下午在书店买本地图册(action)
-参考游记(task)
-在携程网上找游记(action)
-在 google 上搜索(action)
-预订火车票(task)
-交给 B 某负责，周六下午 3 点询问进度(action)
-预订宾馆(task)
-在网上寻找目标宾馆并列成 list(action)
-周五早晨 10 点开始电话联系(action)
-准备物品(task)
-吃的(action)
-用的(task)
-相机(action)
-成果(outcome)
-拿出随身携带的笔记本，把旅游是写下的东西整理到计算机上(action)
-把照片上传到网络(action)
-写 blog(action)

可以看出来上面的计划中有下面的特点：

1. project 包括 task 和 outcome 两部分，这就是 task 和 project 的区别。

2. task 和 task 是可以嵌套的。
3. action 都是可以直接执行的。

对于这样的计划，使用 Bonsai 是比较合适的，呵呵～

2007-7-21 下午 6:32

Palm GTD 工具 Bonsai 介绍一

从 GTD Life 作者：DavidZou

本篇为 Palm GTD 工具 Bonsai 介绍的第一篇，本篇将会为您

 推荐一篇很好的入门教程
 关于 bonsai 基本使用的补遗

荆无命大哥写过一篇非常好的 bonsai 入门教程：BONSAI 使用概述，共分为三个

部分，详细的 介绍 了 bonsai 的基础理论， 桌面 端的输入，palm 端的设置介
绍。理论结合实际，我的确是没有必要再做赘述了。

GTD Life 仅对 bonsai 的基本使用补遗如下：

关于 bonsai 的用途：

bonsai 被 设计 为一个“列 大纲 ”的 软件 ，也就是说他的特长是用树形结

构列出你要做的事情，使你保持大脑的清醒。

他可以被用来记录你大脑中的每个想法，也可以用来列出 项目 的所有步骤，但
是他不应该被用来当作搜集 资料 的工具，根据我的理解，bonsai 更倾向于
todo ，而不是 memo，如果你把每天浏览网页所获得的知识点记录在 bonsai 上
是不合适的，我想这也是 bonsai 可以直接导出 任务 清单的原因。

bonsai 的 同步 问题汇总：

 如果你先装的 bonsai 桌面端，然后才装的 palm desktop 的话，你需要重

新安装 bonsai 桌面端，否则无法同步
 如果同步不成功请检查 hotsync manager 里的“自 定义 ”选项里是否有
bonsai 选项，并且是同步文件状态，同样的桌面端也应该确定是同步状

态

  当然，如果注册码过期或者未注册，也不会成功的。

bonsai 的 图标 库：

bonsai 本身是不自带 icon 库的，因此，如果你想拥有下面的华丽界面你必须要

下载 icon 库并且做导入操作，还好他对 icon 库没有过多的要求，我们到处都可
以 下载 喜欢的库，甚至可以用 datebk5 的。你也可以下载我使用的。

natara 公司 出品的软件集：

 DayNotez ™ Journal：记录每天的日记，备忘，想法等等，并且通过日历，
标签等方式很好的 组织 起来。
 Comet™ Call Log：来电日志，方便的记录每天的通话记录，可以进行归
档和通过各种方式查询，还可以进行导出
 Bonsai™ 4 Outliner：不用多说了，列大纲，组织项目的超强软件
 Project @Hand™ 2 MSP：可以和微软 project 软件同步的项目管理软件
 Quanto™ Time Measurement Tool：跟踪和 分析 每天 时间 的分配情况
从而找出 效率 低下的部分进行优化。
 DatePak™ Calendar Tool：把指定的日程信息作成 palm 可以运行的 prc
程序，使指定日程可以在整个团队中迅速传达。
2007-9-8 下午 5:00

浅阅读者的记忆系统-Forgetful-System-概述
从 GTD Life 作者：DavidZou

现在很多人都在做资料的收集工作，比如古道在交流圈,里提到的 GTD 资料管理

就是用 onenote 收集资料的经验。

我目前在根据我的需求建立一种回顾性的短暂资料收集系统，我将他命名为
forgetful-system（简写为 F-S），它是浅阅读者的回顾系统。

我们还是比较着分析这套系统吧，浅阅读回顾系统和资料收集系统的简单比较：

 回顾周期：forgetful-system 分为每日回顾，每周回顾，每月回顾。资料收集系统将资
料存储在介质内，在需要的时候去查找，类似百科全书。
 存储周期：forgetful-system 每天存储当天的收获，不需要特别的整理和处理，资料收
集系统是随时存储，遇到感兴趣的东西就可以抓下来保存。
 目的的异同
o 相同的：最终目的都是积累资料，便于查找。
o 不同的：
 一个是通过科学的记忆方法存储在大脑中，一个是存储在可靠的资料收
集系统中。
 一个利用大脑查找，一个利用系统查找。
 一个只需要保存自己感兴趣的信息，一个尽量保存全部信息。
 存储介质：forgetful-system 可以用卡片，也可以用磁盘，资料收集系统可以用磁盘也
可以用光盘

从目的来看，这个 forgetful system 似乎和 GTD 的理念有所违背，因为 David Allen 认为“上

帝在造人时给了人类很强的 CPU，但是给的 RAM 却不够大”

但我是这样认为的：
  虽然正如 David Allen 所说，人类的 RAM 不够大，但如果几乎完全废弃，是非常可惜的。
我们需要在 RAM 中开辟一点空间，或许只有%5，再加上每天 2 分钟、每周 5 分钟、每月
半小时的时间去回顾他
 最重要的是，我和 David Allen 所说的完全是两个概念，他说的是 RAM（这个大家都理
解）我说的其实是 HardDisk（后面将解释）。

怎么样理解 RAM 和 HardDisk 呢？

从我的 forgetful-system 系统定义说起吧：

1. 首先我每天浅阅读（浏览网页）的时候并不强调一定要记在脑子里，而只是分辨哪些是
我关心的内容，哪些不是。就象在看书的时候在重要的文字下面划波浪线，然后加批注
一样，我也是这样。和资料收集不同的是我只“摘录”对我来说重要的部分，而不是全
部。
2. 这是收集部分，只是判断是否摘录的时候需要在 RAM 处理，真正的内容实际上是放在可
靠系统里的。放到系统后就可以释放 RAM 空间了，在这个时候不需要分类，不需要 tag，
只需要用醒目的标志把相邻的两条内容分隔开就可以了。
3. 每天收集工作结束之后，不需要处理，不需要整理，只需要花两分钟进行回顾，不分类
别的回顾，这是自己的一天所得，一天的精华，这是淘出来的金子。这是 Daily-review
4. 接下来是 weekly-review，然后是 monthly-review，这其中不需要任何的整理处理工作，
只是 review，这项工作可以和你的 GTD 系统结合起来，为 Forgetful-system 添加一个
reminder 吧。
5. 在经过了 Daily-review 和 Weekly-review 以及 monthly-review 之后我们就可以把这些
东西从我们的 Forgetful-system 中处理掉了，因此在每天收集的时候最好标注上日期。

整个过程是收集（collect）---回顾（review）---整理（clean up）

其实大家一看就都知道：

 这套系统的主要理论依据是艾宾浩斯记忆曲线。
 这套系统的主要作用是帮助像我这样健忘的人在大脑中存储更多的东西。
 这套系统是和 GTD 系统紧紧联系在一起的。

现在回过头来再解释“我这套系统其实是 HardDisk”这个问题。在我的这套 forgetful-system

中什么时候是用到 RAM 呢？其实只是在开始收集资料和放入可靠系统之间的部分。

当我们经过了日回顾、周回顾、和月回顾之后，75%左右的资料会保存在我们的 HardDisk 中，这

时候和 RAM 是没有关系的。大脑会直接从 HardDisk 调用所需的资料。

因此我想补充 David Allen 的那句话：“上帝在造人时给了人类很强的 CPU，给了人类无限的

HardDisk 空间，但是给的 RAM 却不够大”

ps：工具篇将在后面整理奉上。
GooSync:手机与 Google Calendar 同步
从 GTD Life 作者：DavidZou

有些朋友可能已经有了 Google 强迫症，每天

都使用者 Google 的 App，而恰好你又是一个 GTDer 的话，那么我推荐给你这款
应用：GooSync。

你需要的操作是：

1. 在 GooSync 注册并授予 Google 日历的访问权限

2. 选择你的手持设备型号，完整的列表在这里。
3. 智能手机或者 PDA 需要下载一个客户端。

这项服务是免费的，但是免费的东西都是有限制的：

 你只能同步日程到一个 Google 日历
 时间限制为过去 7 天和未来 30 天的数据
 不能同步联系人

有兴趣的朋友可以试试看。
使用 moleskine 进行 GTD 系列(一)
从 GTD Life 作者：DavidZou

其实 moleskine 本身的一个作用就是日程管理（其他的用途包括涂鸦、随时记录、
创作音乐，地图等等）
老外有人这样把 GTD 方法和 moleskine 融为一体，并且已经经历了两个版本。
他把自己 设计 的 GTD 卡片打印成 A5 的大小，然后放到 moleskine planner 里
相互配合使用。
可打印的 PDF 版本在下面：
mGTD Orange
mGTD Red
mGTD Blue
1.0 的版本由 4 张卡片组成，分别是

 行事历
 next action
 通讯录
 脑图

：）鉴于国内使用 moleskine 的人非常少，就当赏析放出几张图片吧，呵呵

首先还是看图吧：
 BETA 版
1.0 版本：
对 moleskine 感兴趣的朋友可以去这两个站看看：

Moleskiner.cn

广善
浅议执行力：设定目标，去完成它
从 GTD Life 作者：DavidZou

前几天在交流圈里和大家讨论“为什么缺乏执行力，怎样强化执行力”的问题

我个人认为缺乏执行力的原因是缺乏 驱动力 ，驱动力可能来自几个方面：

1. 靠热情、 激情 、兴奋度驱动，如果我对某件事情很感兴趣，很喜欢，就
会产生驱动力，比如我最近对动画 设计 有兴趣，那我给自己定一个需要
一个月完成的学习 flash 的计划就很容易完成，因为我喜欢动画设计，即
使遇到了困难，只要自己的兴奋度、热情、激情足够高，就可以战胜困难
保持自己的驱动力，从而保证自己的执行力。
2. 靠 目标 驱动，我们的迷失往往是因为没有明确的目标。还是拿上面的事
情举例子，如果我的目标是为一个月后女朋友的生日送上一份惊喜：用
flash 做的我们两个人从相识到相知的动画，那么我会产生强大的驱动
力，完成一个月计划应该是情理之中的事情。
3. 靠 毅力 驱动，有些人的目标很模糊，但是却拥有强大的心灵力量，比如
只是为了完成老师布置的 flash 作业，给自己制定了一个月的学习计划，
虽然对 flash 本身没有兴趣，也只是为了完成作业，但是只要有一定的
毅力，仍然能够很少的执行这个学习计划

我们就象坐在马车上，上面每种驱动力就是一匹马，我所拥有的马越多，那么我
就 向前 跑的更快，更彻底。

你永远没有 时间 做自己不想做的事情，你永远有时间做自己想做的事情。
简单解读刘润的 GTD 生活
从 GTD Life 作者：DavidZou

PS：自从网友给 GTD Life 在起名字上提了意见之后，现在反而不会起名字了，

呵呵～题目大了或者小了只能见谅了。（从“ 刘润 的 GTD 生活”到“ 解读 刘
润的 GTD 生活”到“简单解读刘润的 GTD 生活”）

今天看到刘润的 blog 文章：君子生非异也，就是会用漏斗也.

他在文章中里面提到了他典型的一天。从这篇详尽文章里大致能推测出刘润的
GTD 系统如下：

1. 用 OUTLOOK 作为核心的 GTD 工具：outlook 是日程管理 工具 ，每天的 工

作 安排都在 outlook 上面，并且也把它当作提醒的工具。（应该是使用
了 outlook 的插件 planplus）
2. 用 四象限 法则划分事务优先级：我以前提到过这种方法，虽然 GTD 中并
不提倡设定优先级的方法，但是那是在“优先级低的事情会被长 时间 搁
置，成为悬而未决的事情，消耗精力”的假设之上的。
3. 使用“ 需要后继处理 ”文件夹：这个文件夹推测是用来做“断点处理”
的，因为他的时间可能都是比较散的，不能保证每件事情都能有足够的时
间处理完毕，因此使用这个文件夹存放那些正在处理，但是没有处理完毕
的事情。
4. 使用 onenote 做 stuff 收集：随时想到的事情，思考中而暂时 组织 不
出条理的事情都使用 onenote 记录，当然必然还离不开传统的笔、纸。怀
疑刘润没有时间做 weekly review ，他把 weekly review 打散到任何一
个空闲时间。
5. 使用 智能手机 的 email 功能：猜不出他用的是哪款手机，但是一定是
palm 或者黑莓之类的智能手机。对刘润来说最重要的是“保持连接”随
时在线，这一点我们其他人就不用效仿了，呵呵。

这只是 GTD Life 从刘润的一篇 blog 中做出的推测，刘润自己的 GTD 系统一定是

比较成熟和适合他自己的。

思考一个问题：如果不是象他那样的成功人士或者职业经理人，GTD 系统对我们
来说有多少用处？？
 Unbroken Time 不被打扰的时间
从 GTD Life 作者：DavidZou

在交流圈里有朋友提到了造成执行力低下的最重要环节就是：review

GTD Life 非常认同这一点，不知道有多少热心的 GTDer 充满信心的执行自己的 GTD 系统，然后

又败在这套系统之下(这也是很多“简化版”GTD 系统产生的诱因之一)。

享受 GTD 的关键是执行力，执行力低下的关键是无法坚持 review。

我们说服自己不去 review 的借口太多了，比如：

 我的时间很宝贵，既然已经收集进来了为什么还要 review 浪费时间呢？

 我的记忆力很好，不需要经常 review。
 今天太晚了，把今天的 review 和明天合并在一起进行吧。

显然，我们对 review 的重视程度不够！那么我们可以通过下面的方法把 review 重新放到一个

神圣的位置上：

 明确的规定一个时间段专门用来 review
 放大 review 的概念从而提高重视程度
 通过自己喜欢的，很舒服的方式进行 review

根据上面的方法，我认为最适合的就是 ---- 设置 UnbrokenTime

UnbrokenTime 的概念来自于陈安之先生的励志学当中。GTD Life 认为非常适合用来解决在

review 环节执行力不够的问题。

1. 我们需要每天为自己设置 1 个小时到 90 分钟的时间去做一些自己认为最重要的事情，

在这段时间里，电话关掉，房门关 上，去除杂念全身心的投入到重要的事情当中，我
们以前往往都是“每天至少 review 一次”，这样一来执行力势必会大打折扣，但假如我们
设置为“每天晚上 21 点到 22 点放下所有的事情进行 review”，这样的效果可想而知。
2. 在 UnbrokenTime 里我们不仅可以完成 GTD 系统的 review 环节，就象 GTD Life 说的那
样，我们可以做任何自己认为重要的事情。比如，在这段时间里我们可以冥想，我们也
可以对我们自己的短期目标，中期目标，长期目标进行设定和修改，设置我们可以利用
这段时间练习毛笔字，练习萨克斯。UnbrokenTime 是一个极有效率的时间段。
 3. 不要把 review 当作一件“苦差事”，我们大可在 review 的时候伴随着喜爱的音乐。也可以
把自己放在舒服的躺椅里翻开 GTD 系统中需要 review 的东西，或者是 Forgetful-system
系统中搜集的资料。

总之，不管是执行力低下的 review 环节，还是生活中重新修正我们的目标，都可以通过设定

UnbrokenTime 的方法达到我们的目的。

相关链接：

一天之计不是在于晨而在于昨夜

做人不能只懂得“向前”“加速”“射门”(一)

预设时间的技巧：找出效率最高的时段做最重要的事情
GTD 的朴素化
从 GTD Life 作者：DavidZou

“GTD 的朴素化”是 GTD Life 这一段时间思考的问题。

其实已经有很多朋友在和我一起探索这个问题，大家都感觉到了对彻底执行 GTD 非常的不适应。

拿来主义并不意味着完全的 copy，因此我们需要结合自身的情况对其进行修改。

和我以往的观点一样，我认为这是因人而异、因环境而异的，所以我在这里写出我的分析过程
以及阶段性的成果，供大家参考。

尝试着比较了一下中国人和老外日常生活中的一些习惯（对美国人的习惯参考 David Allen）：

首先，最大的不同是时间观念不同：

在老外的观念里，别人的时间是宝贵的，自己的时间更是如此，因此他们不会象我们这样文山会
海，大领导的讲空话用一个小时，中领导讲空话用四十分钟，小领导讲空话用半个小时。耽误自
己的时间，也耽误别人的时间，我们要提高产出，但是我们的时间却被无情的剥夺。怎么办？

第二，GTD 的使用者角色不同：

我目前观察到的一些外国 GTDer 都是某个领域的“成功人士”（对于“成功人士”的定义可能都

不尽相同，但是从 GTD 的角度来说，我认为自己 60%以上的时间在自己的控制范围内），而我们
都是普通人，自己能控制的时间少的可怜，意志力也没有那些人坚强，我们没有繁多的社交活动，
没有漂亮的女秘。。。怎么办？

第三，不确定因素多少不同：

我们的不确定因素太多了，上司临时布置的任务、朋友临时通知的聚会、家人临
时制定的计划等等等等，而老外的则相对比较少。究其原因，个人认为是强调时
间管理和使用 GTD 方法的人太少了，所以我会利用一切的时间与周围的朋友、同
事交流时间管理和 GTD 的理念，如果大家都能够按照科学的方法去管理时间，那
么彼此的效率都会提高不少。

。。。。。。。。。。。。。。。。
总之，有很多因素决定了我们一般人对彻底执行 GTD 非常的不适应，在接下来的
几篇 blog 中将和大家一起探讨 GTD 的朴素化问题。希望多多交流。。

PS：今天晚上 8 点出差到山西，估计需要一周的时间，blog 不能按时更新，见

谅。
如何做好年计划？ 1
从 GTD Life 作者：DavidZou

转眼已经是辞旧迎新的时候了，不管我们是以阳历还是以
阴历当作新旧交替的分水岭，我们都必须面对我们对 2008 年的规划，以及对 2007
年的回顾。

有一些朋友不太赞成设立年度计划，理由如下：

1. 年计划的失败率在 95%以上，几乎没有什么意义。
2. 我们不应该去为自己画一个框框，然后在框框里画图，而应该先画图，再画框。
3. 目标很好，但是缺乏可行性方面的考虑。
4. 很容易在设立之后便被遗忘，仅仅当作完成任务。

GTDLife 认为这可能是他们设立年计划的方法和自己的行动不太合拍，所以往往
认为年计划是“假、大、空”，甚至因为设置了年计划反而限制了自己的行动。

关于年计划的失败率

95%只是一个估值，我去年的失败率是 100%，呵呵，很可怕，对不对？年计划失
败的原因是多样的，比如说：

 毅力不够
 目标太远大
 设置时头脑发热
 因为特殊原因无法完成

年度目标其实只是一个愿景而已，正因为如此，年度目标就注定了高失败率，但
是我们如果拿 VC（风险投资）来举例的话，就算失败了 95%，只要最后那 5%成
功了，就足以让我们“赚一笔”了，谁知道那 5%里面有没有 google，或者 apple
呢。
但我们仍然要想方设法的避免失败，其实我们完全可以通过优化设置年计划的方
法去避免失败，这也是 GTDLife 从去年的失败中学习到的经验，后面将和大家分
享。

关于图画和框框

有些人认为设置了目标就像是“画地为牢”束缚了我们的手脚，其实不然，我想
这里面对年计划的作用有些误读：

 年计划是定下了许多目标，但绝不是全部目标
 年计划并不是不可改变的，计划没有变化快，我们反而应该不断的修正计划，就像
飞机在空中虽然 90%的时间都是偏离航线的，但是最后总能到达目的地。

关于可行性

年度目标往往具有糟糕的可行性，比如说我去年定的目标是：

 能结婚就结婚（没房子没钱怎么结？）
 买栋房子（工资涨不过房价）
 有机会的话开个店（没闲钱）

年目标并不是做白日梦，切记这一点。

关于遗忘

GTDLife 就挺健忘的，这也是 GTDLife 创造 Forgetful-System 知识管理方法的

原因。

年计划设立以后缺乏对自己的鞭策力，即使能够经常的回顾年目标，但是仍然对
他提不起兴趣～

遗忘是因为缺少动力，缺少动力是因为没有可行性步骤，没有可行性步骤是因
为对目标并不是很迫切。

GTDLife 向大家推荐一种年计划设立方法：“分段实现大目标”