Pagos Documentacin

Proceso

5. Pagos

Dueos del
proceso

Jefe de Finanzas

Personal
involucrado en
el controles

Asistente Finanzas
Jefe de Finanzas
Gerente de Gerente de Recursos Humanos
Asistente de Recursos Humanos
Tramitador

Fecha ltima
revisin

Mayo 2015

Objetivo del
proceso

Asegurar que los pagos sean ejecutados de manera correcta y oportuna.

Inputs (subproceso)

Voucher AP
Contabilidad

Outputs (subproceso)
con

la

firma

del

Jefe

de

Voucher PG firmado y archivo con toda su

documentacin sustento

Aplicaciones informticas asociadas

SPRING, mdulo Cuentas por Pagar
Lineamientos

El Jefe de Finanzas es el responsable de la programacin de pago y el control de su ejecucin.

El Gerente de Administracin y Finanzas / Gerente de Recursos Humanos es el responsable de la 2da liberacin del
pago.
Los pagos se realizaran los das jueves de cada semana. El pago se realizar siempre que se haya recibido por el rea
de Contabilidad toda la documentacin requerida. Los pagos se realizarn los das Viernes de cada semana. El pago
se realizar siempre que se haya recibido del rea de Contabilidad el AP firmado por el contador, en seal de que
revis los documentos adjuntos.
Todo pago deber estar sustentado por un voucher PG, el cual ser generado previamente a la ejecucin del Pago.
El Jefe de Finanzas es el responsable de la adecuada custodia y el acceso restringido a la informacin y
documentacin soporte referente a pagos. Los vouchers procesados debern ser archivados con la documentacin
sustento del pago en forma correlativa. El Jefe de Finanzas es el responsable del archivo de los documentos. La
custodia y el acceso restringido a la informacin y documentacin soporte referente a pagos es responsabilidad del
Jefe de Contabilidad.

Pagos
#
Activida
d

Ttulo

Descripcin de la actividad

Responsable
de la
actividad

Recepcin
de cargo con
documentaci
n de pago

Semanalmente, el Asistente de Finanzas recibe del Asistente de

Contabilidad un cargo por el total de vouchers AP junto con documentacin
sustento.

Asistente de
Finanzas

Revisin de
Voucher AP
versus cargo

Revisin de
documentos
pendientes
de pago

Clasificacin
por tipo de
pago

Una vez recibido el cargo, el Asistente de Finanzas revisa que el cargo

contenga toda la documentacin indicada. Para esta revisin, el Asistente
de Finanzas coteja que el nmero de voucher AP detallado en el cargo se
encuentre de manera impresa junto con su documentacin sustento.
En caso existan diferencias, solicita al Asistente de contabilidad regularizar
las observaciones. Caso contrario firma el cargo y lo entrega al Asistente de
Contabilidad.

Asistente de
finanzas

Recibo el voucher AP junto con su documentacin sustento, el Asistente de

Finanzas ingresa al Mdulo de Cuentas por pagar en el sistema Spring y
verifica si todos los documentos pendientes de pago han sido recibidos de
forma fsica.
En caso existan diferencias, solicita al Asistente de contabilidad regularizar
las observaciones. Caso contrario prosigue con el pago.

Asistente de
Finanzas

El Jefe de Finanzas entrega al Asistente de Finanzas el listado que emite el

Sistema Spring de todos los pagos que se deben de pagar en esa semana.
El Asistente de Finanzas verifica que todos los APs fsicos se encuentren en
dicho listado, en caso falte algn registro AP se lo solicitar al rea contable
para que lo entregue o justifique el motivo de la retencin.
Una vez revisado que la documentacin se encuentre completa, el Asistente
de Finanzas separa los documentos a pagar segn entidad bancaria.
Nota: De ser el caso, Asistente de Finanzas separa por pagos en efectivo y
en cheque, segn corresponda

Asistente de
Finanzas

Separados los documentos de pago por entidad bancaria, el Asistente de

Finanzas ingresa el Mdulo de Cuentas por pagar y genera el voucher PG.
Para la generacin del voucher PG, el Asistente de Finanzas selecciona al
proveedor, verifica el nmero de cuenta y coloca la opcin Generar
Prepago/confirmar.
Una vez generado el voucher PG, el Asistente de Finanzas lo adjunta al
voucher AP y documentacin sustento correspondiente para la revisin del
Jefe de Finanzas.
5

Generacin
del voucher
PG

Nota:
Para los pagos en efectivo y en cheque, el Asistente de Finanzas ingresa al
Mdulo Cuentas por pagar y selecciona la opcin de pago en efectivo o en
cheque.

Asistente de
Finanzas

Para efectivo, el Asistente de Finanzas genera el voucher PG y entrega el

efectivo al proveedor. Asimismo, el Asistente de Finanzas solicita el
proveedor la firma de una boleta en seal de conformidad al dinero
recibido.
Para cheques, el Asistente de Finanzas genera el voucher PG y el cheque.
Los cheques son enviados al Director del Colegio y al Gerente de
Administracin y Finanzas para su firma.
6

Generacin
del Pago

El Jefe de Finanzas recibe los vouchesr PG con su documentacin sustento e

ingresa a la pgina web de cada entidad bancaria para la ejecucin de la
transferencia.

Jefe de
Finanzas

Para la transferencia, el Jefe de Finanzas ingresa manualmente cada

transaccin a ejecutar segn la informacin contenida en el Voucher PG.

Pagos
#
Activida
d

Ttulo

Responsable
de la
actividad

Descripcin de la actividad
Solo en el caso del Banco de Crdito del Per (BCP), el Jefe de Finanzas
importa un archivo TXT del sistema Spring con el detalle de transferencias a
realizar y lo adjunta en la pgina web del banco.
Una vez ejecutadas las transferencias en la pgina web del banco, el Jefe de
Finanzas enva los voucher PG con su documentacin sustento al Gerente
de Recursos Humanos para la liberacin de pagos.
El Gerente de Administracin y Finanzas/ Recursos Humanos, recibe los
vouchers PG con su documentacin sustento y verifica que los montos a
liberar en el banco correspondan los montos descritos en el voucher PG

Revisin y
liberacin de
pagos

En caso haya observaciones, el Gerente de Administracin y Finanzas/

Recursos Humanos comunica el Jefe de Finanzas para la correccin
correspondiente. Caso contrario firma el voucher PG en seal de revisin y
libera pago en la pgina web del banco.
Una vez liberado el pago, el Gerente de Recursos Humanos enva el voucher
PG con sus sustentos asociados al Jefe de Finanzas.

Impresin de
constancia
de
transferenci
a

Cada lunes, el Asistente de Recursos Humanos ingresa a la pgina web del

banco e imprime las constancias de transferencia de las transacciones
ejecutadas.
Una vez impresas
correspondiente.

las

constancias,

las

adjunta

su

Voucher

PG

Gerente de
Administraci
n y
Finanzas /
Gerente de
Recursos
Humanos

Asistente de
Recursos
Humanos

Impresa la constancia de transferencia, el Tramitador archiva los Voucher

PG con toda su documentacin sustento en los files segn nmero
correlativa.
El Tramitador archiva la siguiente informacin:

Archivo de
documentaci
n de pago

Voucher PG firmado

Voucher AP firmado

Constancia de transferencia bancaria

Documento de pago y documentacin sustento.

Tramitador

Nota:
Para pagos en efectivo se adjuntar la boleta firmada por el proveedor.
Para pagos en cheque se adjuntar una copia del cheque firmado.

Pagos con tarjeta de crdito

#
Activida
d

Ttulo

Conciliar la
tarjeta de
crdito y
solicitar la
regularizaci
n

Recibir y
registrar de

Descripcin de la actividad
Mensualmente, el Asistente de contabilidad recibe el estado de cuenta del
banco de la tarjeta de crdito asignada al rea Logstica a travs de correo
electrnico y/o fsico. El Asistente de contabilidad realiza la conciliacin en
un documento de formato Excel entre dicho estado de cuenta y la
contabilidad.

Responsable
de la
actividad

Asistente de
contabilidad

En caso hubieran partidas conciliatorias, el Asistente de contabilidad enva

mediante correo electrnico a los usuarios asignados a las tarjetas de
crditos el listado de las partidas a regularizar.
Semanalmente, el rea de Logstica realiza la contabilizacin de las facturas

Asistente de
contabilidad

Pagos con tarjeta de crdito

#
Activida
d

Ttulo

Descripcin de la actividad

Responsable
de la
actividad

y entrega al asistente de Contabilidad de forma fsica todos los documentos

sustentatorios de las compras realizadas durante dicha semana. En caso la
compra sea urgente, el Asistente de contabilidad recibe la documentacin
de forma continua. Estos documentos comprenden:

la cuenta por
pagar

Requisicin
Cotizaciones, en caso aplicase.
Orden de servicio o compra.
Factura.
Nota de Ingreso.
Nota de Salida.

Los documentos se entregan en su formato original. Caso contrario, el

Asistente de contabilidad contacta con el representante legal del proveedor
del bien y/o servicio para verificar la autenticidad de dicho documento.
A travs del sistema SPRING, mdulo de Contabilidad, el Asistente de
contabilidad verifica que la contabilizacin de la factura est concorde con
los documentos de sustento. Aprueba en seal de conformidad y genera
automticamente el voucher AP en el sistema y lo enva impreso al Jefe de
contabilidad.
Semanalmente, el Jefe de contabilidad recibe el voucher AP impreso por el
Asistente de contabilidad. Este voucher incluye los documentos
sustentatorios entregados por el rea de Logstica.

Verificar y
firmar el
voucher AP

Asignacin
de la cuenta
bancaria
para el pago,
pago y
generacin
del voucher
PG

Verificar el
pago en el
extracto
bancario y
archivar los
documentos
en el file

Una vez recibidos, el Jefe de contabilidad verifica nuevamente que los pasos
realizados por el Asistente de contabilidad se han efectuado. Caso contrario,
devuelve el voucher AP al Asistente para su correccin.

Jefe de
contabilidad

Una vez realizadas todas las correcciones, el Jefe de contabilidad firma el

voucher en seal de conformidad y detalla en dicho voucher que se ha
realizado el pago con tarjeta de crdito. Se envan los documentos
impresos y firmados al Asistente de contabilidad para el posterior envo al
Asistente de finanzas.
Semanalmente, el Jefe de finanzas recibe del Asistente de contabilidad el
voucher impreso y firmado del sistema AP. Una vez recibido, la Jefe de
finanzas asigna la cuenta bancaria de dnde se realizar el pago en el
sistema SPRING, mdulo de Tesorera.
En caso en el sistema SPRING no figure la cuenta bancaria del proveedor, la
Jefe de finanzas coordina con el rea Logstica para obtener dicha cuenta.

Jefe de
finanzas

Con la cuenta bancaria asignada, se realiza el pago en la intranet del banco,

se contabiliza automticamente dicho pago y se genera el voucher PG. La
Jefe de finanzas imprime el voucher PG y la confirmacin de pago y se lo
enva a la Asistente de finanzas de forma fsica, conjuntamente con el
voucher AP.

Mensualmente, la Asistente de finanzas recibe en forma fsica del Jefe de

Finanzas el voucher PG y el voucher AP con los documentos sustentatorios.
De forma manual, la Asistente de finanzas contrasta que el pago realizado
se encuentre tipificado en el extracto bancario.
La asistente de finanzas, una vez verificado el pago en el extracto, archiva
ambos vouchers (PG y AP) conjuntamente con los documentos
sustentatorios en un file.

Asistente de
finanzas