NORMAS ICONTEC

la aplicacin de las normas lleva consigo la disminucin de tiempos y

costos, lo cual constituye una excelente respuesta a las necesidades y los
objetivos de la empresa moderna, contribuyendo de esta forma al mejoramiento
institucional de la calidad.
En este documento encontrar una gua sencilla para unificar la presentacin
de documentos comerciales en el pas, basado en la normas del Instituto
Colombiano de Normas Tcnicas (Icontec).
El objetivo del resumen de estas normas es orientar al redactor sobre cmo
emplear los espacios dentro de la hoja, el uso de maysculas y minsculas, los
encabezamientos, etc. Con el fin de hacer textos efectivos en su funcin
comunicativa, estticos y agradables al lector.
A continuacin se dan a conocer los pasos precisos para la correcta
elaboracin de cartas comerciales, circulares, memorandos, actas y dems
documentos de comn uso en las oficinas.

CARTAS COMERCIALES
Condiciones Generales:
En las cartas de negocios es imperativa la correccin, la brevedad y la
concisin expositiva afirma Martn Vivaldi, autor del libro Curso de redaccin-.
En la correspondencia comercial no se deben derrochar palabras, ya que el
objeto fundamental de esta correspondencia es informar al destinatario.
Requisitos fundamentales a ms de los enunciados- son la exactitud y la
claridad. No conviene extenderse ms de lo necesario ni emplear 40 palabras
donde son suficientes 30.
Claro est que una carta de negocios no debe confundirse con un
telegrama. El excesivo laconismo hablar o escribir con mucha brevedadpuede resultar incorrecto y, por tanto, ineficaz desde el punto de vista
comercial. Y es que la eficacia no puede ni debe estar reida con la elegancia y
con la buena forma. Por algo hoy en las grandes empresas se utilizan servicios
de especialistas, es decir, de buenos redactores, para la mayor correccin
literaria en la correspondencia y circulares de las susodichas empresas.
Los hombres de empresa afirman que una buena carta comercial influye en
la marcha del negocio. Se sabe de una importante industria americana que
distribuy una circular en estilo seco y frio y no consigui ms que el dos por
ciento de respuestas. La misma carta con igual contenido pero redactada, con
ms amabilidad consigui el 28 por ciento de respuestas favorables.

Ejemplo:
Bogot, 12 de abril de 2013
Doctor
ARMANDO CARRERAS
Jefe de Educacin Continuada
Universidad El Educador
Carrera 1 10-49
Bogot, D.C.
Apreciado Doctor:
Por medio de la presente, nos ponemos en contacto con usted para darle a
conocer nuestra empresa El Refuerzo Ltda.
Estamos especializados en la produccin de barras de construccin, y de
herramientas y artculos de ferretera.
Aunque se trata de una empresa nueva, contamos con una trayectoria de
ms 12 aos en el sector. Entre los productos que ofrecemos estn:
-

Barras de acero
Varillas de acero
Clavos de acero

Si est interesado en alguno de nuestros productos le invitamos a conocer

mejor nuestra compaa y visitar a nuestro director comercial, en la fecha y
hora que Usted elija.
Agradecemos anticipadamente su atencin.
Cordialmente,
MIGUEL ANGEL ROJAS
Gerente General
MRGENES
Nota: estos mrgenes los tomaremos a partir de los bordes de la hoja.
Superior

3 y 4 cm

Inferior

2 y 3 cm

Lateral izquierdo

3 y 4 cm

Lateral derecho

2 y 3 cm

PARTES DE LA CARTA
Fecha: el nombre de la ciudad de origen y la fecha de envo debe colocarse de
dos a tres renglones del nmero (referencia) y en forma completa.
Cali, 15 de mayo de 13
Nota: el primer da de cada mes debe escribirse en ordinal y en letras: primero.
Datos del destinatario: a partir de la ciudad y fecha se debe dejar de cuatro a
seis renglones, segn la extensin de la carta. Estos datos pueden ubicarse
hasta en ocho lneas.
Seor
JUAN ROMAN CARDOZO
Jefe de Personal
Elegancia del Calzado
Carrera 47 No. 123 06
Edificio Miraluz
Anapoima, Cundinamarca
Notas:
Las lneas del destinatario nunca debern pasar de la mitad del
escritorio
Debemos escribirlas a rengln seguido y se componen de las siguientes
lneas:
TRATAMIENTO DE CORTESA O TTULO ACADMICO
Seor
Seora
Doctor
Licenciado
Ingeniero
Abogada
Economista
Nota: debemos escribirlas con mayscula inicial nicamente.
Nombre del destinatario. Debemos ubicarlo en la segunda lnea, en
mayscula sostenida o solo en mayscula inicial, de preferencia con los dos
apellidos. No se utilizar negrilla.
Seor
JUAN PABLO BERMDEZ MAZUERA
Seor
Juan Pablo Bermdez Mazuera

Nota: al responder una comunicacin, la dirigiremos tal como el firmante utiliz

su nombre.
Cargo. Debemos colocarlo slo con mayscula inicial.
Gerente General
Los nombres de los cargos demasiado extensos podemos repetirlos en dos
lneas, tratando de guardar forma con los datos restantes. No efectuaremos
separacin silbica.
Ingeniero
ENRIQUE MARTNEZ CABALLERO
Jefe de Mercadeo de
Operaciones Internacionales
Empresa. Debemos ponerla en la siguiente lnea con la denominacin ms
ampliamente conocida, es decir, nombre completo, sigla o acrnimo.
Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razn social
podemos expresarlas en mayscula sostenida.
OEA (Organizacin de Estados Americanos)
ICA (Instituto Colombiano Agropecuario)
Las que se conforman de varias letras extractadas del nombre completo
pueden expresarse en mayscula sostenida, o con solo mayscula inicial.

ICONTEC o Icontec (Instituto Colombiano de Normas

Tcnicas y Certificacin)
ICETEX o Icetex ( Instituto Colombiano de Crdito
Educativo y Estudios en el Exterior)

Direccin. Debemos poner en la carta exactamente la que se indique en el

sobre. Empleamos opcionalmente la abreviatura No., o la reemplazamos por
dos espacios. Adems, no debemos abreviar las palabras calle, carrera,
avenida, transversal
Seor
EUGENIO NIETO TORRES
Jefe de Operaciones
Biblioteca Pensar
Calle 12 No. 43-51
Nombre de la Ciudad. Debemos identificar la ciudad por su nombre, aun
tratndose de correspondencia local.

Bogot, 28 de diciembre de 1990

Doctora
CATALINA CORREA TOBAR
Gerente General
Frigorficos del Norte S.A
Transversal 11 Bis No. 124-51
Bogot D.C.
ASUNTO:
Es opcional, pero un elemento muy importante, porque es la sntesis de la
carta. Debemos expresarla mximo en cuatro palabras, con mayscula inicial y
sin subrayar.
SALUDO O VOCATIVO:
I.

Debemos ubicarlo a tres renglones de los datos del destinatario, cuando

no hay lnea de asunto, y a dos cuando lo hay.

Se podr elegir cualquiera de las siguientes opciones:

Estimado seor Motta:
Apreciado abogado Motta:
Seor Ministro:
Cordial saludo, seora Rico:
II.

De cuatro a seis renglones de los datos del destinatario, o de tres a

cuatro de la lnea de asunto (si la hay), se dar inicio al texto
directamente, de preferencia, con una frase que incluya saludo.
Tenemos el gusto de saludarlo, ingeniero Edgar, e informarle
Con agrado la saludo, seora Pineda, y le comunico
Respetuosamente lo saludamos, seor Ministro, a la vez que
Con nuestro cordial saludo adjuntamos

Texto. Se deber tener en cuenta lo siguiente:

a. Dirigimos los datos del destinatario en forma personalizada; a un
funcionario especifico. Cuando se desconoce el nombre del funcionario,
se dirige a la jefatura responsable.
Debemos tratar, en lo posible, un solo tema por carta.
Debemos omitir los temas personales.

 Debemos utilizar un tratamiento de usted.

De preferencia debemos expresarnos en la primera persona del
plural (nosotros); representa a un grupo empresarial, as lo firme slo
una persona.
Despedida. Expresin de cortesa que debemos escribir a dos lneas del texto.
Presenta dos alternativas:
a. Despedidas breves seguidas de coma (,):
Atentamente,
Cordialmente,
Sinceramente,
b. Despedida con frase de cortesa terminada en punto (.):
Agradecemos su gentil colaboracin.
Esperamos su respuesta y nos despedimos atentamente.
Muchas gracias por su amabilidad y rpida accin.
Para nosotros es un gusto servirle.
Nota: Utilicemos solamente una de estas dos alternativas por carta.
Datos del remitente. El nombre debemos situarlo de cuatro a seis renglones
de la despedida, y en concordancia con el nombre del destinatario se escribir
en mayscula sostenida o solo con mayscula inicial.
El cargo debemos escribirlo en la lnea siguiente, solamente con mayscula
inicial, sin centrar.
La firma se escribir sobre el nombre digitado.
EDUARDO GMEZ BOTERO
Jefe de Mercadeo
Eduardo Gmez Botero
Jefe de Mercadeo

Anexo o anexos. Al final de la carta, a dos renglones de la ltima lnea escrita,

anotamos la palabra anexo o anexos y ponemos dos puntos. Dejamos dos
espacios y a continuacin la cantidad y el nmero de hojas.

Anexos: 3 (15 hojas)

Copia. A dos renglones del cargo del remitente o de los anexos (si los hay), se
escribir la palabra Copia, seguida de dos puntos.
A dos espacios,
relacionaremos los destinatarios, as: tratamiento, nombre, cargo y empresa.
Utilizaremos interlineacin sencilla.
Copia: Seor Gustavo Cerati, Gerente Regional
Doctora Lina Gamboa, Asesora Comercial
Identificacin del transcriptor. A dos renglones de la ltima lnea escrita
anotamos el nombre (slo mayscula inicial) e inicial del apellido de la
transcriptora.
Nota. Recomendamos utilizar una fuente ms pequea.
INDICACIONES COMPLEMENTARIAS
Uso de las Maysculas
Las palabras escritas con mayscula sostenida no se dividen.
Debemos utilizar mayscula sostenida para resaltar algn dato. No se debe
exagerar este uso.
En espaol, se deben escribir con minsculas los das, meses, puntos
cardinales y las estaciones del ao, excepto despus de punto y al comienzo
de prrafo.
Debemos escribir con mayscula inicial los nombres propios de personas,
lugares, empresas, nombres de cargos y dependencias.
NMEROS
a. Los aos se escriben sin punto.
2012
b. La escritura de nmeros dentro de un texto debemos efectuarla de la
siguiente manera: del uno al diez en letras y del 11 en adelante en cifras.
Hemos enviado e impresin dos folletos con un total de 20 hojas
cada uno.
c. Para documentos legales, expresamos los nmeros en cifras y letras.

Ejemplo:
$2.600,50 (dos mil seiscientos pesos con cincuenta centavos)
Dos mil seiscientos pesos con cincuenta centavos ($2.600,50)
Notas:
1. La cifra podemos expresarla en primer trmino en letra o nmeros, pero
debemos conservar la opcin elegida a travs de todo el documento.
2. El signo de pesos ($) debe estar unido a la cifra. La palabra pesos
precede la expresin en letras:
100 Cien pesos
3. Los nmeros telefnicos debemos separarlos nicamente con espacios;
los nmeros de cdula, con punto:
Telfono
614 01 05
C.C. 19.197.567 de Cali
4. Debemos utilizar cifras para grados, porcentajes y proporciones:
20 grados centgrados, 7 por ciento, escala 1:500
ABREVIATURAS
En las cartas comerciales es incorrecto el uso de abreviaturas. Debemos poner
las palabras completas.
Doctor, usted, seor, seora, factura, cuenta y otros.
Nota: Cuando la abreviatura forme parte del nombre de una empresa, esta
debemos escribirla segn aparezca en la razn social.
Ca. Colombiana de Textiles S.A.S.
Pelez Hermanos Ltda.
Mejor en Bici S.A.

MEMORANDOS
Denominacin del Documento: de dos a tres lneas escribimos la palabra
MEMORANDO, con mayscula sostenida y centrada.
Fecha: en forma completa debemos escribirla, de igual forma que en la carta
as:
Bogot, 28 de diciembre de 1990
ENCABEZAMIENTO
Consta de datos del destinatario (PARA), del remitente (DE) y del asunto por
tratar (ASUNTO). Despus de los dos puntos, debemos escribir con mayscula
inicial.
En relacin con estos elementos, es necesario que tengamos en cuenta lo
siguiente:
PARA: ubicaremos esta palabra a tres renglones de la fecha contra el margen
izquierdo y frente a la cual anotaremos los datos del destinatario. Debemos
escribirla en mayscula y seguida de dos puntos.
DE: a dos renglones del vocablo (PARA) digitamos el vocablo DE contra el
margen izquierdo y frente al cual se anotarn los datos del remitente.
ASUNTO: lo ubicamos a dos renglones del vocablo DE, contra el margen
izquierdo y frente al cual se anotar el resumen de la comunicacin, sin
exceder de cuatro palabras. Ser una oracin o frase que exprese la idea
principal. Debemos escribirla en mayscula y seguida de dos puntos.
MODELOS DE MEMORANDO
Los datos del encabezamiento (destinatario y remitente) podemos presentarlos
de tres maneras:
MODELO 1:
Destinatario debe estar organizado as: tratamiento, nombre y cargo.
Remitente: Nombre y cargo, separados por coma
PARA: Doctora Patricia Mazuera G., Directora general
DE: Juan Felipe Daz Granados, Subdirector
ASUNTO: Taller de Redaccin.

En este caso omitiremos al final del texto el nombre digitado remitente y slo
aparecer su firma.
Nota: no trazaremos raya alguna para delimitar la firma.
MODELO 2:
Destinatario. Tratamiento, nombre y cargo. Este ltimo separado por
coma.
Remitente. Cargo y dependencia o cargo.
PARA: Seor Roberto Melndez Gmez, Gerente de Mercadeo
DE: Departamento Comercial
ASUNTO: Contrato 0089 de 2012
MODELO 3:
Destinatario. Cargo y dependencia o cargo
Remitente. Cargo y dependencia o cargo
PARA: Director de Relaciones Pblicas
DE: Presidente
ASUNTO: Imagen Corporativa
PARA: Auditor
DE: Revisor Fiscal
ASUNTO: Presupuesto 2009
En este caso la firma del remitente se colocar sobre el nombre digitado al final
del texto, conservando el estilo elegido, con mayscula inicial.
NOTAS:
1. Los datos del destinatario, del remitente, del asunto y el nombre del
firmante se escribirn con mayscula inicial.
2. En los datos del encabezamiento se podr hacer uso de abreviaturas,
cuando el espacio es insuficiente para una lnea extensa.

PARA: Seorita Patricia Escobar Torres, Directora Administrativa.

DE: Eduardo Villar Borrero, Subdirector General.
ABREVIADO:
PARA: Patricia Escobar T., Directora Admtiva.
DE: Eduardo Villar B., Subdirector Gral.
TEXTO:
Iniciar de tres a cuatro renglones de la lnea de asunto, partiendo del margen
izquierdo. Se dejaran entre lneas y dos entre prrafos.
CONDICIONES GENERALES
Debemos redactarlo en forma clara, breve, concreta, sencilla y corts.
Debemos tratar, en lo posible, un solo tema por memorando.
Debemos utilizar tratamiento de usted.
La presentacin tanto de originales como de copias debe ser impecable,
sin borrones ni repisados.
Despedida. Palabra o frase de cortesa que se ubicar a dos renglones de la
ltima lnea del texto, contra el margen izquierdo. Podemos utilizar una
expresin breve seguida de coma o con una oracin terminada en punto.
Ejemplos:
Atentamente,
Esperamos su respuesta lo ms pronto posible.
FIRMA:
Si la persona a quien se dirige o remite ocupa el cargo en forma provisional,
debemos efectuar la aclaracin correspondiente escribiendo entre parntesis y
con mayscula la letra (E) seguida de punto.
Camila Vallejo Escobar
Directora (e)

 El funcionario responsable firma encima del nombre digitado.

Si son dos firmantes, los nombres podemos escribirlos uno debajo del
otro o en pareja.
La ubicaremos de cuatro a seis renglones de la despedida, contra el margen
izquierdo, en estilo bloque extremo, o de la mitad del escrito hacia la derecha,
en estilo bloque.

EL SOBRE COMERCIAL
CLASIFICACIN
CONDICIONES GENERALES
Los datos del destinatario debemos escribirlos completos y alinearlos en
forma vertical.
Ninguna de las lneas del sobre debemos subrayarlas ni finalizarlas con
signos de puntuacin, excepto cualquier inicial de nombre o apellido que
pueda contener el nombre del destinatario.

PARTES DEL SOBRE

DATOS DEL REMITENTE
Deber constar de los siguientes datos: logotipo (si lo hay), razn social o sigla,
direccin o apartado, telfono, fax, NIT y zona postal (si la hay).
DATOS DEL DESTINATARIO
La ubicacin de estos datos y la distribucin de sus elementos consecutivos se
debern hacer as:
a. Verticalmente, de la mitad del sobre se suben dos o tres renglones,
dependiendo del nmero de lneas.
b. Horizontalmente, de la mitad del sobre se retroceden cinco o diez
espacios, dependiendo de la extensin de las lneas correspondientes,
de modo que queden los datos en el tercio central.
ORGANIZACIN
Primera lnea. Tratamiento
Abogado
Seora

 Segunda lnea. El nombre completo del funcionario lo escribimos en

mayscula sostenida o con mayscula inicial. No utilizamos negrilla.
Abogado
JUAN CARLOS ESGUERRA
Juan Carlos Esguerra
Tercera lnea. El cargo del funcionario lo escribimos con mayscula
inicial. Los nombres de los cargos demasiado extensos podemos
dividirlos, tratando siempre de guardar armona con los datos restantes.
No se deben separar silbicamente.
Seora
Mara Rocha Daz
Directora Seccional
Industria y Comercio
Cuarta lnea. Razn social o sigla. En el caso de nombre empresarial
completo debemos respetar las abreviaturas S.A.S, S.A., Ltda., etc., e
incluso otras que haya adoptado la entidad registrada.
Seora
Mara Rocha Daz
Directora Seccional
Industria y Comercio
Mejor en Bici S.A

Quinta lnea. Direccin completa. Existen dos formas de envo de

correspondencia:
a. A la direccin del destinatario. Consta de las palabras calle, carrera,
avenida, transversal, diagonal y circunvalar, sin abreviar, y su respectivo
nmero, adems del nmero de la puerta.
Opcionalmente. Empleamos la abreviatura del nmero (No.) o dejamos
tres espacios en computador, Prescindimos del signo nmero (#).
Seora
Mara Rocha Daz
Directora Seccional
Industria y Comercio
Mejor en Bici S.A
Carrera 30 50-20

Nota: En la lnea de direccin, cuando sea necesario, debemos especificar

claramente nmero o letras de la oficina, piso, interior, bloque, local, entre
otros.

Si hay letras dentro de la nomenclatura, debemos escribirlas en

mayscula e ir unidas al nmero.
Al apartado. Debemos anotarlo como un solo nmero, es decir sin
guiones y sin espacios. En este caso no escribimos la direccin.

Seora
Mara Rocha Daz
Directora Seccional
Industria y Comercio
Mejor en Bici S.A
Carrera 30 50-20
Apartado 123
Sexta lnea. Lugar de destino. Puede ser local, nacional o internacional.
Local. Para envo por correo o con mensajero, debemos escribir el nombre de
la ciudad en mayscula sostenida.
Seora
Mara Rocha Daz
Directora Seccional
Industria y Comercio
Mejor en Bici S.A
Carrera 30 50-20
MEDELLIN
Nacional. El nombre de la ciudad debemos escribirlo en mayscula sostenida,
separado por coma del nombre del departamento.
MEDELLIN, ANTIOQUIA
Internacional. Debemos tener en cuenta las siguientes especificaciones:
a. Escribimos los datos en el idioma oficial del pas de destino o en ingls.
b. El nombre de la ciudad debemos escribirlo, de preferencia, en
mayscula sostenida, con cualquier dato numrico o nombre estipulado
por el pas de origen.
Seor
Mike Wasausky
549 Fulton St
Aurora, CO (Colorado) 80010-4232

Nota: Respetamos la nomenclatura y los trminos de los pases, en cuanto

espacios enunciados de sus componentes y expresiones como apartado,
casilla, cajn, entre otros.
Seora
Madeleine Bock
Proyect Manager
Behrenstrasse 37,
BERLIN
GERMANY
c. Podemos optar por escribir el nombre del pas en el idioma de origen
Seora
Madeleine Bock
Proyect Manager
Behrenstrasse 37
Frankfurt
DEUTSCHLAND

CIRCULARES
La circular es una comunicacin interna o externa, que permite gilmente y en
breve tiempo dar a conocer productos, servicios u otras informaciones o
actividades de la entidad: normas generales, cambios, polticas, disposiciones,
rdenes y asuntos de inters comn.
El redactor debe tener muy claro el propsito de la circular, pues este generar
la idea principal y las secundarias. Debe desarrollar la idea principal en el
primer prrafo y las de menor importancia, en los que siguen.
La circular permite hoy a muchos ejecutivos concretar sus ideas en unos pocos
prrafos y dar direcciones claras sobre requerimientos, procesos, citaciones,
felicitaciones, advertencias temas puntuales que se plasman en el papel y
luego se dejan consultar cuantas veces se quiera.
Aconsejamos que los profesionales creen el formato de la circular en un
archivo del computador y que simplemente cambien la informacin que vara
del tema por tratar. Esto agiliza la comunicacin.
Veamos un ejemplo de cmo debemos organizar la informacin en una circular
y las caractersticas de los datos consignados (ttulo, orden, maysculas,
minsculas, signos de puntuacin, datos del remitente y destinatario).

CIRCULAR
Cali, 13 de noviembre de 2009
PARA TODO EL PERSONAL
Asunto: Inscripciones capacitacin interna
Con agrado informamos al personal que del 20 al 29 de noviembre se recibirn
las inscripciones para la capacitacin interna de los programas de redaccin
del primer semestre de 2014, cuyos temas se describen en el anexo.
La seora Mara Luca Gmez Luque estar a cargo de las inscripciones en la
Divisin de Recursos Humanos, nicamente en la tarde y una vez conformados
los listados, sern publicados en todas las carteleras de la empresa.
La capacitacin es la base del desarrollo y esperamos contar con su
entusiasmo para recibirla.
DAVID ARCE ROJAS
Director Administrativo
Anexo: uno (dos hojas)
ACTAS ADMINISTRATIVAS
El acta es un documento que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una
reunin. Es como la fotografa temtica del encuentro de varias personas, en
donde el fotgrafo resalta los aspectos que considera ms relevantes.
Existe ineficiencia si no hay una buena comunicacin escrita: si no queda
registrado por escrito los acuerdos o las decisiones de una reunin, es
imposible saber durante el transcurso posterior del tiempo si se est
cumpliendo lo aprobado.
Hoy, el acta no solo la utilizamos en las juntas de accionistas o de directivos de
una empresa, sino en cualquier reunin donde se toman decisiones que van a
cambiar el rumbo de los procesos de la compaa. Hoy vemos cmo las
empresas hacen comits de calidad, comerciales, de procesos, de facturacin,
de salud ocupacional, de riesgos profesionales
Debemos redactar el acta en tiempo pasado. Toda acta expresa lo ms
importante tratado en una reunin, sin describir detalles intrascendentes. Si
tratamos de llevar al papel hasta el ms insignificante comentario, el acta se
vuelve un proceso engorroso, aburrido e interminable.

Los prrafos del acta deben ser concisos, claros y que hagan nfasis en las
determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa, en algunas
ocasiones anotamos las discrepancias entre los asistentes.
Indicamos el nombre de la persona que presenta una mocin, pero no es
necesario anotar el nombre de quienes adhieren a ella. Cuando sea necesario
mencionar la intervencin de uno de los asistentes, lo hacemos con su nombre
completo.
Cuando haya lugar a votaciones, indicamos el nmero de votos emitidos a
favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos, registramos los
resultados y los nombres completos.
En caso de acta registrada, escribimos el nombre de la persona que, de
acuerdo con los estatutos, debe presidir la reunin y de quien acta como
secretario.
Junto con el acta se recomienda elaborar un resumen de compromisos, en el
cual se consignen: acciones, responsables de stas y fechas lmites de
cumplimiento.
Esto permite que en la prxima reunin evaluemos el cumplimiento de esos
compromisos. Es ms, en reuniones cortas para, por ejemplo, iniciar un
proyecto o dar directrices claras de tareas que se desempearn, el acta
podra ser simplemente un resumen de compromisos.
Anexos: cuando en una reunin presentamos documentos que sustentan una
informacin, los detallamos en el desarrollo y los adjuntamos al acta.
Veamos un ejemplo de cmo debemos organizar la informacin en un acta y
las caractersticas de los datos consignados (ttulo, orden, maysculas,
minsculas, signos de puntuacin, datos del remitente y destinatario).
REUNIN EXTRAORDINARIA DE JUNTA DIRECTIVA
ACTA 003
FECHA:

Medelln, 15 de mayo de 2010

HORA:

De 13:00 a 14:30 horas

LUGAR:

Hotel Intercontinental, Saln Dorado

ASISTENTES:

David Arce Rojas, Presidente

Bernardo Huertas Borrero, Vicepresidente

Lina Restrepo Gamboa, Secretaria

AUSENTES:

Diego Vallejo Baquero (con justificacin)

ORDEN DEL DA:

1. Verificacin del qurum.
2. Lectura, discusin y aprobacin del acta anterior.
3. Directrices para el plan de remodelacin y ampliacin del rea
administrativa y de la fbrica.
DESARROLLO:
1. Verificacin del qurum
Se efectu el qurum, la verificacin de qurum
2. Lectura, discusin y aprobacin del acta anterior.
Se dio lectura al acta 002 y despus de discutirla se aprob con las
siguientes modificaciones:
2.1.______________________
2.2.______________________
3. Directrices para el plan de remodelacin y ampliacin del rea
administrativa y de la fbrica.
Se inici con la presentacin que hizo _________________
3.1. El presupuesto para estas obras____________________
3.2. Los planos_________________
Convocatoria. La prxima reunin se realizar el 28 de junio a las 13:00
horas.

DAVID ARCE ROJAS

Presidente
Anexos: dos (20 hojas)

LINA RESTREPO GAMBOA

Secretaria

EL INFORME
Es la respuesta a un requerimiento de un ejecutivo de nivel jerrquico superior.
Como tal, el informe da cuenta de la situacin de un proyecto de investigacin
o de un proceso cualquiera en el cual est comprometida la empresa. Las
directivas de una empresa no toman una decisin de importancia si antes no
han sido informadas tcnicamente de las hiptesis probables, las alternativas
disponibles y las recomendaciones del cuerpo tcnico a cuyo cargo est el
proyecto. Las siguientes son algunas recomendaciones para la elaboracin de
un informe tcnico:

Proceso de preescritura
Anlisis cuidadoso del asunto o problema

Obtencin de los datos requeridos. Ordenamiento de los datos y referencias

bibliogrficas que ilustren o refuercen las ideas. Bosquejo del informe.

Estructura del informe

Son las partes que componen el informe propiamente dicho. A diferencia del
informe de investigacin para un contexto acadmico, el informe tcnico se
caracteriza por la concisin del texto. No quiere ello decir que carezca de los
elementos bsicos de la investigacin cientfica, sino que su objetivo es dar
cuenta de los resultados y no del proceso detallado que condujo a ellos. Los
elementos estructurales de este informe son:

Portada
Contiene el ttulo del informe. Nombre del autor o autores, ciudad y fecha.

ndice
Es igual al que se usa en un libro.

Resumen
Constituye la sntesis del trabajo o proyecto.

Introduccin
Incluye los antecedentes del problema, los objetivos, la justificacin y el
contexto general, esto es, cmo y dnde se realiz la investigacin o se
desarroll el proyecto.

Mtodo
Es una explicacin de las tcnicas que se usaron para la realizacin del
trabajo.

Resultados
Resumen los datos recolectados y el tratamiento que se les dio.

Anlisis
Exposicin de los hechos, circunstancias y detalles que constituyen la
verdadera razn de ser del trabajo.

Conclusiones, recomendaciones e implicaciones

E n e s t a p a r t e s e derivan conclusiones, se hacen recomendaciones, bien
sea para la toma de decisiones operativas o para nuevas investigaciones, y se
analizan las implicaciones de la investigacin.

Bibliografa
Sustento terico en libros, documentos, revistas especializadas u otro tipo de
publicacin.

Apndices
Tablas o grficos que amplan la informacin, glosario de trminos y otros
elementos que aclaren o refuercen el contenido del informe.