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Pasanta Empresarial
Director
MONICA SUREZ
INGENIERA INDUSTRIAL
Nota de Aceptacin
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Firma del Director
______________________________
Firma del Jurado
______________________________
Firma del Jurado
AGRADECIMIENTO
DEDICATORIA
CONTENIDO
Pg.
INTRODUCCIN
15
1. GENERALIDADES
16
16
17
2. PROBLEMTICA
18
2.1. DESCRIPCIN
18
2.2. FORMULACIN
18
3. OBJETIVOS
19
19
19
4. JUSTIFICACIN
20
5. MARCO REFERENCIAL
21
21
21
22
5.1.3. Proceso
23
5.1.4. Procedimiento
25
25
30
31
32
35
5.1.10.
Matriz Vester
36
38
38
40
6. DISEO METODOLGICO
43
43
43
43
44
45
45
45
46
b) Diagrama de flujo
49
50
50
b) Diagrama de flujo
52
53
53
b) Diagrama de flujo
57
58
58
58
59
60
61
61
63
65
68
69
69
69
8.2. ESTANDARIZACIN
70
8
70
72
74
76
78
80
10. CONCLUSIONES
81
11. RECOMENDACIONES
82
BIBLIOGRAFA
83
ANEXOS
85
LISTA DE TABLAS
Pg.
Tabla 1
28
Tabla 2
Tipos de Diagramas
35
Tabla 3
Matriz Vester
36
Tabla 4
Normatividad
40
Tabla 5
46
Tabla 6
50
Tabla 7
53
Tabla 8
58
Tabla 9
59
Tabla 10
59
Tabla 11
61
Tabla 12
63
Tabla 13
65
Tabla 14
10
LISTA DE ILUSTRACIONES
Pg.
Ilustracin 1
Concepto de Proceso
24
Ilustracin 2
26
Ilustracin 3
27
Ilustracin 4
28
Ilustracin 5
33
Ilustracin 6
Fortalezas y Debilidades
36
Ilustracin 7
Plano cartesiano
38
Ilustracin 8
49
Ilustracin 9
52
Ilustracin 10
57
Ilustracin 11
61
Ilustracin 12
64
Ilustracin 13
66
Ilustracin 14
68
Ilustracin 15
71
Ilustracin 16
Ilustracin 17
11
Ilustracin 18
Ilustracin 19
76
77
12
LISTA DE ANEXOS
Pg.
Anexo A
13
RESUMEN
14
INTRODUCCIN
15
1. GENERALIDADES
VALENCIA, Mara teresa. Actualizacin de la filosofa empresarial validacin de los objetivos estratgicos abril de
2011.Bogota:VALENCIA HOYOS ASOCIADOS,2011.p 3
2
WIKIPEDIA. Trattoria [en lnea].<http://es.wikipedia.org/wiki/Trattoria> [citado 02 de octubre de 2011]
16
17
[citado
2. PROBLEMTICA
2.1. DESCRIPCIN
El mayor inconveniente que debilita las actividades de la organizacin, es la
ausencia de registros y documentos estandarizados en los procesos de la cadena
de abastecimiento, que hace que se dificulte el control y seguimiento de los
productos e insumos; gran parte de estos, son procesados directamente por la
planta de produccin y la otra parte son adquiridos por compra directa a
proveedores. El no tener una adecuada estructura documental dificulta la
interaccin entre los departamentos intervinientes, desde su inicio en el proceso
de Compras (encargado del aprovisionamiento de materia prima e insumos), el
cual debe actuar asociado con el proceso de Despachos (encargado del
almacenamiento y distribucin punto a punto) en donde se definen los stocks,
puntos y tiempos de reposicin, hasta el proceso de Produccin (encargado de la
trasformacin de materia prima en productos semielaborados) que tramita los
requerimientos de los insumos necesarios, para la elaboracin de los productos
demandados diariamente por los puntos de venta.
En la actualidad, los parmetros que se tienen establecidos para estos
procedimientos son empricos, es decir, han sido establecidos mediante la
experiencia diaria de prueba y error y depende de la experiencia y subjetividad del
personal que labora en estos procesos. Es por esto que documentar los procesos
y hacerlos parte de una secuencia verificable, reproducible y controlable permitir
a la empresa y a sus empleados realizar los procedimientos de una manera
estndar, posibilitando una reduccin de errores humanos y optimizando el uso de
insumos e implementos de trabajo, que enfocados en el concepto de mejora
continua repercutir en la calidad del servicio.
2.2. FORMULACIN
El no tener una estructura documental hace que ARCHIES tenga problemas con
el desarrollo satisfactorio de los procesos dentro de la cadena de abastecimiento,
afectando la trazabilidad y calidad de los productos.
Se pretende entonces observar analizar y clasificar dichos procesos con la
finalidad de depurar actividades que son realizadas de forma reiterada y dificultan
el desarrollo eficaz de cada uno de los procedimientos. Adems de crear registros
y documentos que ayuden al seguimiento y la mejora continua.
La propuesta de documentar los procesos y procedimientos en ARCHIES
COLOMBIA ser el mtodo que garantice la trazabilidad de los productos dentro
de la cadena de abastecimiento?
18
3. OBJETIVOS
19
4. JUSTIFICACIN
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE. ISO 9001:2008 Documentacin de un sistema de gestin de la calidad. Mdulo
3.Bucaramanga:SENA,2009.p 1-8
20
5. MARCO REFERENCIAL
Est integrado por el marco terico, referencial y normativo.
5.1. MARCO TEORICO
A continuacin se encuentran los conceptos necesarios utilizados como
fundamento para el desarrollo del presente proyecto.
5.1.1. Historia De Las Normas ISO
La normalizacin internacional comenz en el campo electromagntico: la
Comisin Electromagntica Internacional (IEC) fue establecida en 1906. El trabajo
pionero entre otros campos fue efectuado por la Federacin Internacional De Las
De Las Asociaciones Nacionales De Normalizacin (ISA) que fue establecida en
1926. Dentro de ISA, se le dio gran importancia a la ingeniera mecnica. Las
actividades de ISA llegaron a su fin en 1942, a raz de la segunda Guerra Mundial.
En 1946, se reunieron en Londres delegados de 25 pases y decidieron crear una
nueva organizacin internacional, cuyo objetivo sera facilitar la coordinacin y
unificacin internacional de las normas industriales. La nueva organizacin
denominada Organizacin Internacional para la Normalizacin (ISO) (Internacional
Organization for Standardization), palabra derivada del vocablo griego isos, cuyo
significado es igual y que es la raz del prefijo iso, comenz oficialmente sus
actividades el 23 de febrero de 1947.5
En 1963 se cre el Comit Tcnico 176, el cual trabajo en el rea de gestin de
calidad, y public la serie de normas sobre el tema, que se conocen
internacionalmente por Normas ISO de la serie 9000. Este comit Tcnico lo
formaron asociaciones de pases participantes de la ISO: AFNOR (Asociacin
Francaise de Normalisation), ANSI (American Nacional Standards Institute), BSI
(British StandardsInstitute), NNI (Nederland Normalisatie Institute) y SSC
(Standard Council of Canad). Los dems pases miembros son representantes
tambin por sus respectivas asociaciones.
En 1979 se desarroll el primer sistema para la administracin de la
estandarizacin comercial conocido como BS 5750. Con este antecedente, ISO
cre en 1987 la serie de estandarizacin ISO 9000:1987 adoptando la mayor parte
de los elementos de la norma britnica BS 5750. Para entonces, por supuesto, el
Reino Unido ya haba hecho el trabajo pionero con su BS 5750.
ARANGO VIEIRA, Nelly. Gestin De La Calidad: Organismos Internacionales De Normalizacin, 1 ed. Bogot: ICONTEC, 1999. P
88 - 91
21
De acuerdo con los procedimientos de ISO todos los estndares ISO, incluyendo
las normas ISO 9000, deberan de ser revisadas por lo menos cada cinco aos.
La revisin de las normas originales ISO 9000 y sus componentes: ISO 9000,
9001, 9002, 9003 y 9004 publicadas en 1987 fue programada para 1992/1993,
fecha en la que se cre el Vocabulario de la Calidad (estndar ISO 8402), el cual
contiene terminologa relevante y definiciones. Desde ese entonces se han
modificado las normas ISO 9000 (ISO 1011-1, 1011-2 y 1011-3). Criterios para
auditora y administracin de programas de auditora.
Se utiliz una nueva versin en 1994 y hoy en da tenemos la ISO 9000:2000,
incorporando las ltimas revisiones; se eliminaron los requerimientos demasiado
rgidos de documentacin y se incluyeron en forma explcita conceptos como la
mejora continua y el monitoreo y seguimiento de la satisfaccin del cliente002E6
5.1.2. Principios De Gestin De Calidad
Los principios pueden ser utilizados por la alta direccin como un marco para
guiar a sus organizaciones hacia un mejor desempeo. Los principios se
derivan de la experiencia colectiva y el conocimiento de los expertos
internacionales que participan en el Comit Tcnico ISO de gestin de calidad.
ISO / TC 176, y la garanta de calidad , que es responsable de desarrollar y
mantener las normas ISO 9000.
Los ocho principios de gestin de calidad se definen como:
Enfoque al cliente.
Liderazgo.
Participacin del personal.
Enfoque basado en procesos.
Enfoque de sistema para la gestin.
Mejora continua.
Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones.
Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor.7
22
5.1.3. Proceso
Se han utilizado diferentes definiciones para referirse al significado de un proceso,
tales como:
MARIO NAVARRETE, Hernando. Gerencia de procesos: Concepto de proceso, 1 ed. Bogot: ALFAOMEGA S.A., 2001.P 9 - 10
23
Sistema De
Medicin
TRANSFORMACIN
P
E
S
C
R
N
A
L
O
T
L
I
PROCESO
V
R
I
E
8
Ms
E
A
D
N
E
D
A
T
Gerencia
Maquinas
y
D
A
S
E
equipos
O
S
S
Mtodos
Dinero
Personas
Mediciones
R
Medio ambiente
Materiales
E
S
Fuente. Basado en: MARIO NAVARRETE, Hernando. Gerencia de procesos: Concepto de proceso, 1 ed. Bogot:
ALFAOMEGA S.A., 2001. P 11
24
Procedimiento
MARIO NAVARRETE, Hernando. Gerencia de procesos: Concepto de proceso, 1 ed. Bogot: ALFAOMEGA S.A., 2001.P 12
NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC. ISO 9000:2000. Sistema de gestin de calidad, fundamentos y vocabulario. Bogot:
ICONTEC
11
INVEMAR.Procedimiento[enlnea].<http://www.invemar.org.co/redcostera1/invemar/docs/2478Manual%20de%20Procesos%20y%20
Procedimientos.pdf>[citado27 de Marzo de 2012]
10
25
Fuente. BALLOU, Ronald. Logstica: Administracin de la cadena de suministros, 5 ed. Mxico: PEARSON EDUCACION,
2004. P. 12
Pronstico de la demanda.
Comunicaciones de distribucin.
Control de inventarios, manejo de materiales.
Procesamiento de pedidos apoyo de partes y servicio.
26
Fuente. BALLOU, Ronald. Logstica: Administracin de la cadena de suministros, 5 ed. Mxico: PEARSON EDUCACION,
2004. P 14
27
Tranporte
Manejo de Inventarios
Polticas de almacenamiento de
Seleccin del modo y servicio de
materias primas y bienes
trasporte , Consolidacin del f lete y
terminados, estimacin de ventas a Procedimientos de la interf az pedidos
Rutas del trasportador,
corto plazo, mezcla de productos
de venta-inventarios, mtodos de
Programacin de vehculos y
en los centros de
trasmisin de inf ormacin de pedidos y
Seleccin de equipo,
aprovisionamiento y Determinacin
reglas de pedido.
Procesamiento de quejasy
de nmero, tamao y localizacin
Auditorias de tarif a.
de los puntos de almacenamiento.
ACTIVIDADES DE APOYO
almacenamiento
Manejo de Materiales
Compras
Mantenimiento de Informacion
Determinacin de espacios,
distribucin de las existencias y
diseo de los puntos de
descarga, conf iguracin del
almacn, colocacin de las
existencias.
Seleccin de la f uente de
suministros, Momento correcto
para comprar, Cantidades para
comprar.
Recopilacin, almacenamiento y
manipulacin de la inf ormacin, anlisis
de datos, procedimientos de control.
Cooperacion Produccion y
Operaciones
Embalage y Proteccion
Manejo, almacenamiento,
proteccin por prdida y daos.
Fuente. Autor: Basado en:BALLOU, Ronald. Logstica: Administracin de la cadena de suministros, 5 ed. Mxico:
PEARSON EDUCACION, 2004. P 10 - 11
Procesamiento de pedidos
de cliente
CLIENTES
INVENTARIOS O SUMINISTROS
Fuente. Autor
28
29
BALLOU, Ronald. Logstica: Administracin de la cadena de suministros, 5 ed. Mxico: PEARSON EDUCACION, 2004. P 1- 13
30
13
INFOMED PORTAL DE SALUD DE CUBA. Origen y desarrollo de la ciencia de la informacin [en lnea].
<httSp://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol12_2_04/aci07204.htm> [citado 28 de octubre de 2011]
31
Beneficios
Los beneficios que resultan de una documentacin de procesos son:
Incrementar la eficacia.
Reducir costos.
Mejorar la calidad.
Acortar los tiempos y reducir, as, los ciclos de entrega del servicio.
Una buena Documentacin, es la que resuelve todas las dudas del lector final, ya
sea personal tcnico o emprico, puede producir importantes beneficios ya que
permite reducir costos de mantenimiento y fabricacin y previene la fuga de capital
intelectual howknow15; con la globalizacin, la necesidad de elaborar productos
con calidad hace de la Documentacin un requerimiento ineludible.
5.1.8. Diagrama De Proceso
El trmino Diagrama de Proceso se refiere a una familia de grficos que
comprenden diagramas de operaciones, diagramas de flujo (simple o
multicolumnas), diagramas de actividad mltiple (hombre mquina o de
planificacin de trabajo), diagramas de puesto de trabajo (mano derecha/ mano
izquierda) y diagramas de movimientos simultneos (simograma).
a) Objetivos De Los Diagramas De Proceso.
Los diagramas o grficos de procesos proveen una descripcin sistemtica de un
proceso o ciclo de trabajo con suficiente detalle para desarrollar mejoras de
14
UNIVERSIDAD VERACRUZANA. Manual de procesos: Documentacin de procesos. Veracruz-boca del rio: USBI VER, 2003. P 110
15
WIKIPEDIA. Howknow [en lnea].<http://es.wikipedia.org/wiki/Know_how> [citado 10 de noviembre de 2011]
32
OPERACION
NN
TRANSPORTE
INSPECCION
ALMACENAMIENTO
ESPERA
COMBINADO
Fuente. Autor. Basado en:<MAYNARD, H.B. Manual de ingeniera y organizacin industrial: Diagramas de proceso, 3 ed.
Bogot: REVERTE COLOMBIANA S.A., 1991.>
33
Espera. Una espera tiene lugar para un objeto cuando las condiciones, excepto
aquellas que intencionadamente cambian las caractersticas fsicas o qumicas
del objeto, no permiten o no requieren la inmediata realizacin de la siguiente
accin planeada.
16
MAYNARD, H.B. Manual de ingeniera y organizacin industrial: Diagramas de proceso, 3 ed. Bogot: REVERTE COLOMBIANA
S.A., 1991.P 94 - 95
34
Diagrama
Diagrama de operacin
Diagrama de flujo
Fuente. Autor. Basado en:<MAYNARD, H.B. Manual de ingeniera y organizacin industrial: Diagramas de proceso, 3 ed.
Bogot: REVERTE COLOMBIANA S.A., 1991.
17
FRANCES, Antonio. Estrategia Y Planes Para La Empresa Con El Cuadro De Mando Integral: Conceptos bsicos de
estrategia, Matriz DOFA 1 ed. Mxico: PEARSON EDUCACION, 2006. P 25
35
METODOLOGIA
Eslabones de la cadena de valor operativa
Capacidades medulares
Siete "S" de McKinsey
Cultura organizacional
Variables estratgicas del modelo balanciado
FORTALEZAS
DEBILIDADES
Fuente. FRANCES, Antonio. Estrategia Y Planes Para La Empresa Con El Cuadro De Mando Integral: Conceptos bsicos
de estrategia, 1 ed. Mxico: PEARSON EDUCACION, 2006. P 25
5.1.10.
Matriz de Vester
Fuente. FRANCES, Antonio. Estrategia Y Planes Para La Empresa Con El Cuadro De Mando Integral: Conceptos bsicos
de estrategia, 1 ed. Mxico: PEARSON EDUCACION, 2006. P 14
36
18
FRANCES, Antonio. Estrategia Y Planes Para La Empresa Con El Cuadro De Mando Integral: Conceptos bsicos de
estrategia, 1 ed. Mxico: PEARSON EDUCACION, 2006. P 14- 15
37
Fuente. FRANCES, Antonio. Estrategia Y Planes Para La Empresa Con El Cuadro De Mando Integral: Conceptos bsicos
de estrategia, 1 ed. Mxico: PEARSON EDUCACION, 2006. P 15
38
19
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE. ISO 9001:2008 Documentacin de un sistema de gestin de la calidad. Mdulo
3.Bucaramanga:SENA,2009.p 1-8
39
Tabla 4. Normatividad
Norma
Alcance
Emitido por:
Fuente
ISO
22000:2005
ISO
(Organizacin
de Estndares
Internacionale
s)
Decreto 3075
De 1997
Presidencia
De
La
Repblica,
vigilado
por
INVIMA
Ministerio De Salud Y
Proteccin Social.
ISO
9004:2000
La
norma
proporciona
recomendaciones
sobre
la
aplicacin de la gestin de la
calidad y describe que procesos del
sistema de la calidad deberan
abarcarse.
ISO
(Organizacin
de Estndares
Internacionale
s)
ISO
9000:2000:
Sistemas de Gestin de
Calidad.
Fundamentos
Vocabulario
ISO
(Organizacin
de Estndares
Internacionale
s)
la
y
NORMA
TECNICA
COLOMBIANA NTC. ISO
9004:2000.Sistema
de
gestin
de
calidad,
Directrices para la mejora
del desempeo. Bogot:
ICONTEC.
NORMA
TECNICA
COLOMBIANA NTC. ISO
9000:2000.Sistema
de
gestin
de
calidad,
Fundamentos
y
vocabulario.
Bogot:
ICONTEC
Fuente. Autor
40
empresa emplea para alcanzar los objetivos de calidad y cumplir con los
requisitos del cliente, tienen como eje central el mejoramiento continuo. Este
sistema de gestin de calidad puede evaluarse y conllevar a la certificacin o
registro por parte de un organismo reconocido.20
20
NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC. ISO 9001:2000. Sistema de gestin de calidad, fundamentos y vocabulario. Bogot:
ICONTEC
42
6. DISEO METODOLGICO
Primaria que consiste en toda la informacin que se puede adquirir por medio
de la observacin del proceso productivo y la que la empresa nos
proporciona, en este caso Archies Colombia.
43
44
DE
LA
CADENA
DE
En esta etapa se procede a resear los procesos que hacen parte del macro
proceso de la cadena de abastecimiento, identificar las actividades que los
conforman as como el personal responsable de su operacin.
Se determin entonces que la cadena de suministros est conformada por los
siguientes procesos: gestin de compras, gestin de produccin y gestin de
despachos y recibo de mercanca descritos a continuacin en los siguientes
numerales.
Para una mejor comprensin de cada proceso se realizaron los respectivos
diagramas de flujo donde se puede observar de manera grfica un poco ms
detallada la dinmica de cada uno de los procedimientos que hacen parte de cada
proceso.
Todo esto con el fin de brindar una visin particularizada del estado de los
procedimientos de la cadena de abastecimiento al momento de iniciar la presente
pasanta.
45
Procedimiento
Definir las
necesidades de
compra:
Seleccionar los
posibles
proveedores
Solicitar
cotizaciones
Solicitar muestras
Codificar el
Proveedor y Cliente
(Nuevo).
Crear la carpeta de
contacto, registros
y certificaciones.
46
Procedimiento
10
Elaborar pedidos.
Recibir pedidos
Crear orden de
compra.
Liberar factura
(Estrategia de
liberacin).
47
Procedimiento
11
Ingresar factura.
12
Reportar e ingresar
las Novedades.
13
Contabilizar las
Facturas.
14
Pagar a
Proveedores
Fuente. Autor
48
b) Diagrama de flujo
Ilustracin 8. Diagrama de Flujo Proceso Gestin De Compras
INICIO
Definir las
necesidades
de compra
Seleccionar los
posibles
proveedores
Solicitar
cotizaciones
No
Precios y plazos de
pago dentro del
rango?
Si
Solicitar muestras
Realizar pruebas
de validacin y
comportamiento
de las muestras
en la receta
No
Proveedor
autorizado?
Si
Crear carpeta
de contacto
Codificar el
proveedor y
cliente (nuevo)
Elaborar pedidos
Recibir pedidos
Liberar
factura
Crear ordenes de
compra
Cambio de
factura
Ingresar la factura
Si
cumple para la
contabilizacin?
No
Reportar e
ingresar las
novedades
Si
Contabilizar
factura
Pagar a
proveedores
FIN
Fuente. Autor
49
Solicitar nota
crdito o nota
debito
Visualizar stock de
Inventario
Programar la
produccin del
producto
semielaborado.
Requerir Materia
Prima E Insumos
Recibir, verificar y
distribuir el pedido.
Una vez, el pedido est listo se realiza la recepcin del mismo, para
este procedimiento se siguen las siguientes actividades:
Punteo de productos y cantidades descritas en la orden de
pedido. Verificacin de fechas de vencimiento.
Verificacin de las propiedades organolpticas de los productos
50
Produccin en lnea.
5
Crear orden
provisional de
produccin.
Entregar el producto
semielaborado
Notificar la orden de
produccin.
En esta etapa y despus que cada rea esta abastecida con los
insumos que fueron requeridos, se inicia el procesamiento y
trasformacin de estos en producto semielaborado. Solo despus de
terminado tal procesamiento el responsable diligencia un formato
denominado como hoja de vida Proceso De Produccin Del Producto
X, donde podemos visualizar datos importantes como:
Materia prima utilizada.
Cantidad aproximada de unidades por bache segn embalaje
preestablecido.
Mermas
Nombre del proveedor que abastece cada materia prima o
insumo.
Lote y fecha de vencimiento de cada una de las materias
primas o insumos utilizados para el procesamiento.
Tiempo y temperatura de coccin.
Fecha del procesamiento.
Observaciones generales.
En el sistema SAP, se digitaliza el proceso del producto semielaborado
con las cantidades totales porcionadas, los datos que se utilizan son los
presentados en la hoja de vida ya diligenciada, datos que nos permite
diferenciar entre:
Material discreto, donde la cantidad por bache no es fijo entre
uno y otro, est sujeto a modificaciones por mermas o
rendimientos, factores determinantes para la creacin de la
orden, esta se realiza mediante la transaccin CO01 Crear
Orden De Fabricacin.
Material repetitivo, es aquel donde las cantidades siempre son
las mismas, son fijas. Esta se realiza por la transaccin MD11
Crear Orden De Provisional
La entrega del producto se hace bajo el siguiente mecanismo:
Creacin de una orden de produccin.
Conteo fsico del responsable de la entrega, frente al
responsable de la bodega de almacenamiento.
Reporte de novedades.
Firma a satisfaccin.
Una vez, hecha la entrega fsica del producto a las bodegas de
almacenamiento, el paso a seguir es la notificacin de la orden de produccin o
entrada al stock de inventario del producto, en SAP por la transaccin CO11N
entrada imagen individual notificada se realiza este procedimiento para el
ingreso del material discreto y para el material repetitivo se hace por la
transaccin MF42N entrada colectiva nva , automticamente el producto
queda cargado al inventario de las bodegas de almacenamiento.
Fuente. Autor
51
b) Diagrama De Flujo
Ilustracin 9 Diagrama de flujo Proceso de Gestin de Produccin
INICIO
Revisar stock de
inventario
Programar la
produccin de
producto
semielaborado
Pedido de traslado
Requerir materia
prima e insumos
Formato pedido a
proveedores
Recibir y verificar
el pedido
Pedido
conforme?
No
Si
Distribuir el pedido
en la linea de
produccin
Produccin en
lnea
Crear orden de
produccin
Entregar el
producto
semielaborado
Recepcin a
satisfaccin en
bodega?
La notificacin de la orden
de produccin se genera
solo cuando el producto es
recibido a conformidad y con
firma del encargado de
bodega.
Si
Actualizar en el sistema
SAP
Notificar la orden
de produccin
FIN
Fuente. Autor
52
No
7.1.3
Revisar Informe de
consumos.
Solicitar a produccin
el producto
semielaborado.
Crear orden de
pedido de insumos a
compras.
53
Almacenar.
Conteo fsico.
Una vez recibido el producto en fsico, el auxiliar de bodega
(quien recibe) firma la orden de produccin a satisfaccin.
El encargado de produccin (quien entrega), hace la
respectiva notificacin de la orden firmada y de esta manera
el sistema actualiza automticamente el stock de inventario.
54
Despachar o entrega
de mercanca.
8
Facturacin interna
9
55
Logstica y
transporte.
10
Recibir las
devoluciones y
novedades escritas.
Fuente. Autor
56
b) Diagrama de flujo
Ilustracin 10. Diagrama de flujo Proceso Gestion de Despachos y Recibo de Mercancia
INICIO
.
Verificar las
existencias
Revisar informes
de consumo
Solicitar a
produccin
producto
semielaborado
Crear orden de
pedido de
insumos a
compras
Recibir y verificar
los pedidos
entregados por
produccin y
compras
Recepcin a
satisfaccin?
No
Reportar las
novedades a
compras y
produccin
Si
Almacenar
Imprimir pedidos
de traslado
(Requerimientos
Puntos De Venta)
Alistar
Despachar o
entrega de
mercanca
Logstica y
trasporte
Documento
pedido de traslado
Actualizar stock
de inventarios
en el sistema
SAP
Facturacin
interna
Entregar punto de
venta
Formatos de
devoluciones
diligenciados con
firma y sello del
punto de venta
Si
Recibir las
devoluciones y
novedades
escritas
Se acepta la
devolucin
FIN
Fuente. Autor
57
No
Cobro a la flota
trasportadora
FODA
ASPECTOS POSITIVOS
FORTALEZAS
Personal calificado con
poder de negociacin.
Planeacin del
abastecimiento mediante
un manejo de control
ASPECTOS NEGATIVOS
OPORTUNIDADES
Negociaciones
anticipadas con
proveedores
Integradores logsticos.
DEBILIDADES
Inadecuado mtodo de
seleccin del proveedor.
Falencias en elaboracin
de las rdenes de compra.
AMENAZAS
Nuevas polticas y
disposiciones del
ministerio de industria y
comercio.
Oleada invernal que
58
FODA
ASPECTOS POSITIVOS
FORTALEZAS
estadstico.
Adecuado Mtodo de
evaluacin y seleccin
de productos nuevos
(comit de producto).
ASPECTOS NEGATIVOS
OPORTUNIDADES
DEBILIDADES
Negociaciones que
integren al proveedor en
la cadena de suministros
(subcontratacin).
Falencias en los
procedimientos para el
paso de facturas fsicas a
las reas siguientes
Retroalimentacin
cliente-proveedor,
No hay registros de
reclamos y sugerencias de
los proveedores para
retroalimentacin.
AMENAZAS
encarece el portafolio de
los proveedores
primarios y secundarios.
Aumento progresivo de
la gasolina que aumenta
el precio del flete y el
costo de los insumos y
materia prima
Fuente. Autor
b)
FODA
ASPECTOS POSITIVOS
FORTALEZAS
Planeacin de la
produccin bajo datos
estadsticos.
Materia prima e insumos
de alta calidad.
Instalaciones locativas
adecuadas y certificadas
por el INVIMA.
Personal con notable
experiencia, liderando
cada una de las reas
de produccin.
Conciencia de la
ejecucin y
cumplimiento de las
BPM.
ASPECTOS NEGATIVOS
OPORTUNIDADES
Visitas tcnicas de
expertos que puedan
aportar rendimiento y
calidad el producto final.
La adquisicin de
equipos nuevos y
modernos optimizara la
capacidad de produccin
y aumentar la vida til
de los productos.
Una posible certificacin
de calidad aumentar la
proyeccin comercial y
servir de base para
incursionar en nuevos
mercados, adems de
acrecentar la confianza
e imagen ante una
clientela potencial.
DEBILIDADES
Alto ndice de desercin
del personal.
Capacidad de produccin
baja VS la demanda.
Falta de tecnologa de
punta.
Falta de comunicacin y
retroalimentacin con los
dems procesos de la
cadena de abastecimiento.
No existe un anlisis de
los registros, que
desencadene una
planeacin de actividades
correctivas o preventivas
segn sea el caso.
Fuente. Autor
59
AMENAZAS
c)
FODA
ASPECTOS POSITIVOS
ASPECTOS NEGATIVOS
FORTALEZAS
OPORTUNIDADES
Baja capacidad de
almacenaje.
Capacitacin externa,
que permita maximizar
la utilizacin de
espacios, la eliminacin
de recorridos,
disminucin de tareas
repetitivas etc.
Falta de registros en el
rea de recibo de
mercanca, que permita
hacer trazabilidad de un
producto en especfico.
Control de toda la
mercanca que entra y
sale de las bodegas de
almacenaje.
Documentos adecuados
para el despacho de la
mercanca (Pedidos De
Traslado).
Sistema de logstica y
transporte conforme a
las necesidades de
optimizacin de tiempos,
para una entrega
oportuna a los puntos de
venta.
Alto grado de
confiabilidad de
inventarios fsicos VS
informe de existencias
del sistema.
DEBILIDADES
Limitados espacios
locativos para el
despacho, que cumpla con
todas las especificaciones
de las BPM.
AMENAZAS
El constante
congestionamiento por
los arreglos de la malla
vial en la ciudad, afecta
la movilizacin de la flota
trasportadora y ocasiona
el retraso de la misma.
Amenazas terroristas
contra el trasporte
internacional, afecta en
gran medida las
importaciones de
insumos
Falta de planeacin y
anlisis de datos
estadstico para el montaje
de pedidos.
Accesibilidad a la
informacin de inventarios,
en pocos espacios de
tiempo, dado que el
sistema est en constante
actualizacin durante todo
el da, (facturacin
interna).
Fuente. Autor
60
C
A
U
S
A
C3
C4
C5
C6
C7
C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 TOTAL PASIVOS
Fuente. Autor
61
10
10
Fuente. Autor
62
63
C
A
U
S
A
P1 P2 P3 P4 P5 P6
TOTAL ACTIVOS
13
10
13
12
12
12
11
Fuente. Autor
Fuente. Autor
64
No
65
D1 D2 D3 D4 D5 D6 TOTAL ACTIVOS
C
A
U
S
A
D4
D5
Carencia de una visin global del proceso, priorizando las falencias que necesitan mayor seguimiento y
control.
Falta de asignacin de responsabilidades documentales en cada unos de los procedimientos.
Falta de actividades de retroalimentacin que pongan a prueba las capacidades heursticas del
D6 personal involucrado.
TOTAL PASIVOS
0
2
1
0
0
1
0
3
0
2
0
2
1
10
Fuente. Autor
Fuente. Autor
66
Carencia de una visin global del proceso, priorizando las falencias que
necesitan mayor seguimiento y control.
Falta de aplicacin de esquemas que solidifiquen los procedimientos y los
permitan medir y analizar.
Falta de actividades de retroalimentacin que pongan a prueba las
capacidades heursticas del personal involucrado.
67
Fuente. Autor.
68
69
8.2. ESTANDARIZACIN
70
ASISTENTE DE COMPRAS
ASISTENTE DE CONTABILIDAD
inicio
3
1
Solicitar
cotizaciones
Definir las
necesidades
de compra
2
Precios y
plazos dentro
del rango?
Seleccionar
los posibles
proveedores
Si
4
No
Solicitar
muestras
5
Proveedor
seleccionado?
No
Codificar el
Proveedor y
Cliente (Nuevo).
SI
Formato de
codificacin de
nuevo proveedor
* Rut
* Registro mercantil
* Fotoc. cedula del
representante legal
Crear carpeta
de contacto.
Matriz de
evaluacin a
proveedor.
A
* REF. Comerciales
* REF. Bancarias
* Cotizacin
Hoja de contacto
Elaborar pedidos
Catalogo y lista de
precios
Formato de
pedidos acopio
8
Crear rdenes
de Compra
(SAP).
Email con
pedidos
digitalizados.
Fase
COMPRAS
JEFE DE COMPRAS
ASISTENTE DE COMPRAS
ASISTENTE DE CONTABILIDAD
JEFE DE TESORERIA
1
9
Verificar la
Factura Vs Orden
de compra.
B
Factura
Orden de compra
Liberar factura
9
Factura
11
la factura y la
orden
concuerdan?
Si
10
Recibir y verificar
pedidos de compras
Vs factura.
No
Factura
12
Programar entrega
de unidades
faltantes.
Ingresar la factura.
Und. de
diferencia
SI
13
Factura
13
Ingresar y
reportar
Novedades SAP
Relacion Facturas
Solicitar notas
crdito o debito
Facturas
Reporta
novedades?
Facturas
Relacion Facturas
Nota credito o
debito
16
No
15
14
Firmar facturas
17
Facturas
Fase
Contabilizar
Facturas
Verificar rdenes
de compra
abiertas.
19
18
Retroalimentar el
Proceso.
Elaborar Matriz
de Evaluacin a
Proveedores
Facturas
FIN
Fuente. Autor
71
Pagar a
Proveedores.
Facturas
Relacin de
FaCturas causadas
72
ASISTENTE DE PRODUCCION
AUXILIARES DE BODEGA
JEFE DE PRODUCTO
AUXILIARES DE PRODUCCION
inicio
1
Programar la
produccin
Procedimiento Asociado
Revisar stock
de inventario
A
3
Programar la
produccin
Recibir solicitud
materia prima e
insumos
Requerir
materia prima
e insumos
Pedido de traslado
Pedido de traslado
4
Recibir, verificar
y distribuir el
pedido.
Recibido a
satisfaccin?
Pedido de traslado
Produccin en
lnea.
Si
Hoja de vida de
producto
No
A
Crear orden
provisional
Orden provisional
de fabricacin
Hoja de vida de
producto
Fase
PRODUCCION
JEFE DE PRODUCCION
ASISTENTE DE PRODUCCION
AUXILIARES DE BODEGA
JEFE DE PRODUCTO
AUXILIARES DE PRODUCCION
Entregar el
producto
semielaborado.
Recibir el
producto
semielaborado.
Orden provisional
de fabricacion
Orden provisional
de fabricacion
8
Notificar la
orden de
produccin
Orden de
produccin
Orden provisional
de fabricacion
9
10
Tabular
registros.
Realizar
inventarios
semanales
Realizar
inventarios
semanales
Procedimiento Asociado
11
Retroalimentar
el proceso.
Retroalimentar
el proceso.
Procedimiento Asociado
Fase
FIN
Fuente. Autor
73
74
JEFE DE PRODUCCION
AUXILIARES DE BODEGA
JEFE DECOMPRAS
inicio
8
Recibir,verificar
pedidos de
proveedores
Revisar
existencias
3
Recibir
solicitud de
producto
2
Revisar
Informe de
consumos.
Recibir producto
semielaborado
Orden
requerimiento
Prod. Semi.
3
Solicitar
producto
semielaboado Orden
requerimiento
Prod. Semi.
Mercanca
recibida a
satisfaccin?
Verificar
existencias
Mercanca
recibida a
satisfaccin?
Reportar novedades
en la orden
provisional
No
Reportar novedades
en la factura
No
Si
9
Stock
suficiente?
factua
Orden provisional
de fabricacin.
No
Producir en
linea
Registrar entrada
de mercanca de
proveedores
Si
5
Si
Registrar entrada
de mercanca
Produccin.
Formato recibo de
mercanca
factura
Formato recibo de
mercanca
B
Orden provisional
de fabricacin.
C
B
7
Programar
Pedidos a
proveedores.
Orden de pedido.
Recibir solicitud de
productos a
proveedores
Orden de pedido.
Almacenar
Orden de compra.
factura
Fase
AUXILIARES DE BODEGA
ASISTENTE DE FACTURACION
LOGISTICA Y TRANSPORTE
D
1
13
10
Recibir Trasportar y
entregar materias
primas e insumos
Formato Novedades
y devoluciones
Despachar materias
primas e insumos
Pedido de traslado
E
Alistar
Pedido de traslado
No de
contabilizacion
Pedido de traslado
12
entregar
15
Despachar materias
primas e insumos
Procedimiento Asociado
Pedido de traslado
Facturacion interna
entregar
Pedido de traslado
E
entregar
14
Recibir,
devoluciones y
novedades escritas
Formato Novedades
y devoluciones
17
Retroalimentar el
proceso.
Acta
16
Verificar tems de
Factura Abiertos.
Fase
FIN
Fuente. Autor
75
Formato Novedades
y devoluciones
FLUJO DE DOCUMENTOS
PLANTA
ELECTRICA
1500,0 mm x 300,0 mm
POSTRES
1000,0 mm x 400,0 mm
C
O
C
I
N
A
F
R
I
A
C
O
C
I
N
A
F
R
I
O
CUARTO DE
CANASTILLAS
CUARTO
ALISTAMIENTO Y
DESPACHO
BODEGA FRUVER
Arriba
C
U
A
R
T
O
CUARTO DE HARINAS
C
A
L
I
E
N
T
E
R
A
V
I
O
L
I
S
CUARTO DE CONGELACION
C
O
C
I
N
A
CUARTO DE REFRIGERACION
18 m cuadr
ALMACENAMIENTO DE
UTENSILIOS
Oficina
BASCULA
ZONA DE CARGA
P
O
R
C
I
O
N
A
D
O
C
O
C
I
N
A
F
R
I
A
BASCULA
B
A
OFICINAS
OFICINAS
H
O
M
B
Oficina
213 m cuadr
B
A
O
M
U
J
MANZANEO
GUARDA ROPA
HOMBRES
GUARDA ROPA
MUJERES
BODEGA ASEO Y
PUBLICIDAD
Fuente. Autor
76
Abajo
ABARROTES
EMPAQUE
LABORATORIO
EMPAQUE
Fuente. Autor
77
Ente capitulo consta de dos partes: la primera, identifica las necesidades de los
documentos definiendo aquellos que por observacin y resultado del anlisis y el
diagnostico fueron determinados como necesarios para los procedimientos; y en
segundo lugar, se contempla la propuesta para la documentacin consignada en
el documento final entregado a la empresa, el cual se constituye en el manual de
procesos y procedimientos para la cadena de abastecimiento.
9.1. IDENTIFICACIN DE NECESIDADES DE DOCUMENTOS
De acuerdo a la informacin obtenida de la caracterizacin y estandarizacin de
cada uno de los procedimientos, donde se establecieron maneras para realizar o
desarrollar cada uno de las actividades que los conforman, se especific tambin
registros necesarios para la eficaz ejecucin de los procedimientos.
En la siguiente tabla se observa entonces un paralelo entre los formatos
encontrados al inicio del presente estudio, formatos empleados por las personas
responsables de cada proceso y los formatos que se determin que son
necesarios para el adecuado desempeo y control de la operacin en la Cadena
De Abastecimiento. Organizados en la jerarqua establecida para los documentos
segn la norma ISO 9001:2000.
Dichos documentos denominados como necesarios son aquellos que por sus
caractersticas son indispensables para el adecuado desarrollo de las actividades
en cada uno de los procedimientos, su objetivo es satisfacer las necesidades de
recoleccin de datos e informacin que permitan realizar un adecuado
seguimiento a los mismos; adems de brindar herramientas para garantizar la
adecuada trazabilidad de los insumos y materias primas en la cadena de
abastecimiento, todo esto usndolo de manera secuencial y reiterada proporciona
las herramientas para retroalimentar cada uno de los procesos y concluir en la
estandarizacin.
78
DOCUMENTACIN
FORMATOS
EXISTENTES
C
O
M
P
R
A
S
D
E
S
P
A
C
H
O
S
Relacin de facturas
Pedido de abarrotes
Pedido de pollo vencedor
Pedido de produccin
Pedido de diario
Pedido de POPSY
Pedido comida personal
Programacin semanal
Evaluacin de procesos a proveedores
NECESARIOS
DISEADO
REDISEADO
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Novedades de personal
Formato de novedades de pedido de diario y saboy Formato de novedades y devoluciones de puntos de venta
DILIGENCIAR
REVISAR
Jefe de Despachos
Jefe de Despachos
Auxiliar de Compras
Auxiliar de Compras
Auxiliar de Compras
Jefe de Despachos
Auxiliar de Compras
Coordinador de ciudades
Jefe de Recibo de Mercanca
Proveedor
Auxiliar de Compras
Jefe de compras
Jefe de trasporte y recibo de
mercanca
Jefe de trasporte y recibo de
mercanca
Jefe de despachos
Auxiliar de Compras
Auxiliar de Compras
Jefe de Compras
Jefe de Compras
Jefe de Compras
Auxiliar de Compras
Jefe de Compras
Auxiliar de Compras
Auxiliar de Compras
Jefe de Compras
Auxiliar de Compras
Gerente Cadena Abastecimiento
Jefe de trasporte y recibo de
mercanca
Jefe de trasporte y recibo de
mercanca
Jefe de despachos
Punto de Venta
Asistente de Facturacin
Jefe de despachos y facturacin
Relacin de facturas
Punto de venta
Acta de reunin
Asistente de Facturacin
Jefe de despachos y facturacin
Auxiliar de bodega
Jefe de despachos y facturacin
Asistente de Facturacin
Jefe de despachos y facturacin
Jefe de trasporte y recibo de mercanca
Jefe de Compras
Jefe de trasporte y recibo de
Jefe de despachos
mercanca
Asistente de Produccin
Jefe de producto
Asistente de Produccin
Jefe de produccin
Asistente de Produccin
Jefe de producto
Asistente de Produccin
Jefe de produccin
Auxiliar de produccin
Asistente de Produccin
Auxiliar de produccin
Asistente de Produccin
Auxiliar de produccin
Asistente de Produccin
Asistente de Produccin
Jefe de producto
Asistente de Produccin
Asistente de Produccin
X
X
X
Fuente. Autor
79
X
X
X
X
X
X
X
X
X
APROBAR
Jefe de Compras
Jefe de Compras
Jefe de Compras
Jefe de Compras
Jefe de Compras
Jefe de Compras
Jefe de Compras
Jefe de Compras
Jefe de Compras
Jefe de Compras
80
10. CONCLUSIONES
81
11. RECOMENDACIONES
Recopilar y retener los datos por un determinado periodo de tiempo hace que
se puedan tener datos histricos para realizar eventuales anlisis estadsticos.
82
BIBLIOGRAFA
83
INFOGRAFA
INVEMAR;
http://www.invemar.org.co/redcostera1/invemar/docs/2478
Manual% 20de%20Procesos%20y%20Procedimientos.pdf
WIKIPEDIA; http://es.wikipedia.org/wiki/Trattoria
84
ANEXOS
Anexo A
85