Papiro

Por: Vctor Tateishi Saito

Papiro S.A. nace en 1993 para dedicarse a la industria grfica, y luego de 5

aos de slida permanencia en el mercado nacional, y gracias a su potencial
productivo y calidad de sus productos, logra una importante asociacin
estratgica con una corporacin internacional afrontando el compromiso de
abastecimiento de todo el material publicitario a mercados latinoamericanos.
Fue entonces cuando Papiro empieza a afrontar un gran reto: El Mercado
Externo, cumpliendo la misin importante de brindar a sus clientes, capacidad y
flexibilidad de produccin de manera confiable y segura.
Todo lo producido cuenta con los ms altos estndares de calidad y utiliza
materias primas de excelente calidad, maquinaria de ltima generacin y
personal con vasta experiencia.
El crecimiento de sus clientes ha dinamizado el sostenido auge de la empresa,
impulsndola a ampliar el rea de sus actividades, de su personal y renovar los
equipos de su parque industrial de modo permanente.

CARACTERISTICAS
Papiro S.A. es una de las principales empresas de la industria grfica,
destacndose por su calidad de impresin en catlogos, libros, revistas y
empaques. Actualmente ocupa el segundo lugar dentro de las empresas
exportadoras ms importantes del rubro de papel, antecedido por su principal
competidor Montrealcorp World Per S.A.

Montrealcorp World
Per S.A.

20%
27%

Metrocolor S.A.

4%

Empresa Papelera
Metropolitana S.A.

7%

Papeles del Sur S.A.

17%

Etiquetas y Envases
S.A.

25%

Otras

Papiro imprime a un ritmo de noventa mil pliegos por hora, contando con 3
mquinas rotativas Harris Heat Set adquiridas entre 1996 y 1998, y la
Heidelberg M-600 que podra considerarse una de las ms modernas y
completas mquinas rotativas del pas adquirida a fines del ao pasado; stas

mquinas soportan el 70% de la produccin. Adems, cuentan con otras

impresoras, entre ellas las planas Speedmaster Heidelberg de cinco, cuatro y
dos colores, controlada por sensores y sistemas digitales que atienden el 30%
de la produccin restante.
La produccin, en un 80%, es dirigida hacia el mercado exterior y el otro 20% al
mercado nacional. Los principales mercados de exportacin son Colombia y
Venezuela, as como tambin Bolivia, Puerto Rico, Guatemala, El Salvador,
Repblica Dominicana y prximamente se piensa incursionar en los mercados
de Norteamrica (Mxico y EEUU). Los principales productos de exportacin
son Catlogos Publicitarios, representando, actualmente, el 71% de la
facturacin.
El Volumen de Venta Mensual Promedio por pases (1.1 MM de Dlares
Americanos) se muestra en el cuadro siguiente:
2.16%
2.33%
3.29%

1.95%

1.83%

18.88%
49.12%

20.44%

Colombia

Per

Venezuela

Puerto Rico

Bolivia

Guatemala

El Salvador

Repblica Dominicana

Durante los ltimos 3 aos el crecimiento de Papiro ha sido muy significativo

logrando incrementar sus ventas en ms del 100% de un ao a otro, lo cual,
obviamente, ha ocasionado que la compra de insumos para produccin
tambin se vea incrementada.
Las ventas de exportacin son planificadas por cada pas de la corporacin
correspondiente a un ao calendario, divididas en 18 Campaas; es decir, cada
exportacin de Campaa es efectuada, a cada pas, cada 21 das calendarios.
Este plan anual de ventas exige la entrega del material publicitario en una
fecha determinada, puesto en los almacenes del cliente.
Todo este compromiso de entrega de material a los diferentes pases de la
corporacin ha conllevado a que Papiro exija al personal de logstica y a sus
principales proveedores, la puntualidad en la entrega y abastecimiento de sus
insumos, que dicho sea de paso, el Papel en Bobina, es adquirido en el
exterior, en diferentes mercados como Alemania, Finlandia, Suecia, Estados

Unidos y Corea. Por el volumen de compra la nica modalidad de entrega es

mediante embarques martimos, siendo de 30 das promedio los tiempos de
travesa de los vapores.
El proceso de seleccin y adquisicin de estos insumos ha sido logrado a
travs una larga y ardua labor en conjunto con sus clientes altamente
exigentes.
La poltica de adquisiciones determina que se debe abastecer de insumos
(papeles) a travs de 3 proveedores, los cuales han pasado por un proceso de
seleccin y aprobacin de sus productos alcanzando los estndares de calidad
exigidos. Esta fija en tres meses de stock de seguridad en los almacenes de la
empresa.
Sin embargo, a pesar del incremento en sus volmenes de compra, Papiro no
ha podido alcanzar an alianzas ni asociaciones estratgicas con sus
proveedores.

ORGANIZACIN DE LA EMPRESA
Actualmente Papiro cuenta con 213 trabajadores: 119 obreros y 94 empleados.
La organizacin de la empresa puede ser visualizada mediante el siguiente
Organigrama:

Gerencia
General
Comit de
Adquisiciones

Gerencia
Administrativa

Gerencia
Ventas

Gerencia
Logstica

Gerencia
Produccin

Contador
General

Jefe
Presupuestos

Jefe
Comercio Exterior

Jefe
Prensa Plana

Jefe
Finanzas

Jefe
Ventas

Jefe
Compras

Jefe
Prensa Bobina

Jefe
Almacn

Jefe
Prensa Cajas

Jefe
Trfico

Jefe
Mantenimiento

Jefe
Personal

Comit de Adquisicin
El proceso de adquisiciones de Papiro es efectuando a travs de este Comit,
dirigido por el Gerente General y la participacin del Gerente de Produccin, el
Gerente Logstica y el Jefe de Presupuestos; en ste se analizan todos los
requerimientos, compromisos y proyecciones de ventas y se determina la mejor
utilizacin de insumos por tipo de producto por un perodo de 3 meses.
Asimismo, se analizan los resultados de las pruebas efectuadas por Produccin
por nuevos insumos y se determina su posible uso en la produccin.
Al trmino de cada sesin, el Gerente de Logstica emite un Informe de lo
acordado a todas las reas intervinientes, y con el apoyo del Jefe de Compras,
efecta el proceso de compra, previa verificacin de los stocks actuales.

SITUACIN PARTICULAR
Papiro S.A. como parte de la corporacin internacional, afronta el difcil reto de
atender al mercado externo y desde inicios del 2001 provee en forma oportuna
los diferentes requerimientos de la Corporacin por material publicitario.
Inici sus operaciones de exportacin con el vecino pas de Bolivia,
posteriormente incursion en los mercados venezolano y centroamericano con
bastante xito.
Es en este marco que la Corporacin solicita a Papiro abastezca del material
de Campaa al mercado de Colombia, que representa un alto porcentaje de las
ventas de la Corporacin.
Las ventas de Papiro a Colombia se iniciaron a partir de la Campaa C01 del
presente ao (que se inici en noviembre del ao pasado).
A continuacin se muestra el Cronograma vigente de produccin y entregas
para este ao.
C01

C02

C03

C04

C05

C06

C07

C08

C09

Inicio de Produccin

Actividad

29-Oct

18-Nov

10-Dic

27-Dic

19-Ene

05-Feb

25-Feb

18-Mar

01-Abr

1 Despacho (Areo)

02-Nov

23-Nov

14-Dic

02-Ene

22-Ene

10-Feb

02-Mar

23-Mar

06-Abr

Fecha de vuelo

03-Nov

24-Nov

15-Dic

03-Ene

23-Ene

11-Feb

03-Mar

24-Mar

07-Abr

ETA Colombia

03-Nov

24-Nov

15-Dic

03-Ene

23-Ene

11-Feb

03-Mar

24-Mar

07-Abr

En Almacn de "Cliente A1"

11-Nov

02-Dic

23-Dic

13-Ene

03-Feb

17-Feb

10-Mar

31-Mar

14-Abr

2 Despacho (Martimo)

07-Nov

26-Nov

19-Dic

06-Ene

28-Ene

14-Feb

06-Mar

27-Mar

10-Abr

Zarpe de vapor

08-Nov

27-Nov

20-Dic

07-Ene

29-Ene

15-Feb

07-Mar

28-Mar

11-Abr

ETA Colombia

13-Nov

02-Dic

25-Dic

12-Ene

03-Feb

20-Feb

12-Mar

02-Abr

16-Abr

Descarga

13-Nov

02-Dic

25-Dic

12-Ene

03-Feb

20-Feb

12-Mar

02-Abr

16-Abr

Inicio Desaduanaje

14-Nov

03-Dic

26-Dic

13-Ene

04-Feb

21-Feb

13-Mar

03-Abr

17-Abr

Fin Desaduanaje

20-Nov

09-Dic

01-Ene

19-Ene

10-Feb

27-Feb

19-Mar

09-Abr

23-Abr

En Almacn de "Cliente A1"

22-Nov

11-Dic

03-Ene

21-Ene

12-Feb

01-Mar

21-Mar

11-Abr

25-Abr

C10

C11

C12

C13

C14

C15

C16

C17

C18

Actividad
Inicio de Produccin

21-Abr

13-May

03-Jun

24-Jun

15-Jul

04-Ago

26-Ago

16-Sep

07-Oct

1 Despacho (Areo)

26-Abr

18-May

08-Jun

29-Jun

20-Jul

09-Ago

31-Ago

21-Sep

12-Oct

Fecha de vuelo

27-Abr

19-May

08-Jun

30-Jun

21-Jul

10-Ago

01-Sep

22-Sep

13-Oct

ETA Colombia

27-Abr

19-May

09-Jun

30-Jun

21-Jul

10-Ago

01-Sep

22-Sep

13-Oct

En Almacn de "Cliente A1"

05-May

26-May

16-Jun

07-Jul

28-Jul

18-Ago

08-Sep

29-Sep

20-Oct

2 Despacho (Martimo)

01-May

22-May

12-Jun

03-Jul

24-Jul

13-Ago

04-Sep

25-Sep

16-Oct

Zarpe de vapor

02-May

23-May

13-Jun

04-Jul

25-Jul

14-Ago

05-Sep

26-Sep

17-Oct

ETA Colombia

07-May

28-May

18-Jun

09-Jul

30-Jul

19-Ago

10-Sep

01-Oct

22-Oct

Descarga

07-May

28-May

18-Jun

09-Jul

30-Jul

19-Ago

10-Sep

01-Oct

22-Oct

Inicio Desaduanaje

08-May

29-May

19-Jun

10-Jul

31-Jul

20-Ago

11-Sep

02-Oct

23-Oct

Fin Desaduanaje

14-May

04-Jun

26-Jun

16-Jul

06-Ago

26-Ago

17-Sep

08-Oct

29-Oct

En Almacn de "Cliente A1"

16-May

06-Jun

27-Jun

18-Jul

08-Ago

28-Ago

19-Sep

10-Oct

31-Oct

Con este compromiso asumido es que Papiro viene exportando material

publicitario a Colombia logrando xitos en sus ventas por la calidad y
puntualidad en sus entregas.
El 25 de mayo reciben, de parte de la Corporacin, las cantidades definitivas de
produccin de la Campaa C12 de Colombia, indicando lo siguiente:
Cantidad de Catlogos: 325,000 unidades
De los cuales 146,250 van ensobrados y 178,750 van sueltos.
Papiro prepara el inicio de su produccin de la Campaa C12, la Orden de
Produccin correspondiente a los Catlogos Publicitarios para Colombia
indicaba como consumo 85TM de Papel Couche brillo de 85grs. en bobinas de
80cms. de ancho. El Almacn, al revisar el stock actual para su suministro, se
encontr que el stock de este insumo no cubra el requerimiento;
inmediatamente el Gerente de Produccin (Pedro Prado) llam al Gerente de
Logstica (Oscar Lpez) exponindole el problema que enfrentaran al no
contar con el insumo para la produccin de Colombia que deba iniciar esa
misma noche....
Pedro Prado: Hctor, enviamos el respectivo vale de salida al almacn por
85TM de Papel Couche brillo de 85grs para los catlogos de
Colombia y me indican que el stock no cubre el
requerimiento...... que me puede entregar lo que tiene en stock
que son slo 65TM, que vamos a hacer? ........tu sabes que no
podemos mezclar dos tipos de papel en un mismo trabajo.........
esta noche inicio la produccin.
Oscar Lpez: Lo que pasa es que el lote de papel, que ingres la semana
pasada,
est
aparentemente
malogrado
porque
los
contenedores llegaron mojados y la Gerencia General ha
determinado que no se puede usar......... djame ver el stock (un
minuto de silencio) .........efectivamente, slo tenemos 65TM y
necesitas 85TM........slo queda consultar que otro papel
podemos usar......
Pedro Prado: Y qu pas con tu stock de seguridad? ........se supone que
debemos tener papel en stock para tres meses? .........s el lote
lleg malogrado debemos usar el stock de seguridad.
Oscar Lpez: As es, justamente el lote que lleg era para stock, pero quien se
iba a imaginar que iba a llegar totalmente malogrado. Adems,
ste tipo de papel slo estaba destinado para usarlo en los

catlogos de Colombia y en la campaa anterior se us para los

catlogos de Venezuela y Per, que usaban papel del proveedor
SAPPI y sin previo aviso lo cambiaron. Cuando hacen este tipo
de cambios deben de comunicarlo y as prever situaciones como
sta...... t sabes que cada pedido toma tres meses en llegar
porque papel en bobinas no se vende localmente.
Pedro Prado: Cundo te llega otro pedido? porque si demora como dices,
entonces este problema lo tendremos para las siguientes
campaas...ahora si tenemos problemas.
Oscar Lpez: Felizmente se expuso de la urgencia al proveedor y se logr
adelantar el embarque de un pedido con O/C 5731 que est en
trnsito, llegar aproximadamente en 15 das. El tema es cmo
cubrir el requerimiento para esta Campaa.
Pedro Prado: Bueno, entonces arregla este problema con Gerencia General y
que se determine qu se va a hacer o que se va a utilizar.......
como te dije, mi produccin est programada y esta noche
arranco con Colombia.
Oscar Lpez: Djame coordinarlo y te aviso por e-mail cualquier decisin que
se tome.

Oscar Lpez procedi a hablar personalmente con el Gerente General, Juan

Garca, para exponerle el problema:
Oscar Lpez: Seor Garca, buenos das, tenemos un grave problema.
Juan Garca: ..y ahora qu pasa?
Oscar Lpez: Esta noche se inicia la produccin de la Campaa C12 de
Colombia y no tenemos papel suficiente para cubrir el
requerimiento de los catlogos.
Juan Garca: Qu cosa, cmo que no hay para Colombia!!! ........t no sabes
que Colombia es nuestra principal cuenta!!! ........qu ha pasado
con el papel?
Oscar Lpez: Recuerda el siniestro de inicios del mes? justamente ese
lote era para cubrir esta campaa, contbamos con ese stock
que lleg siniestrado.
Y en ese momento Oscar Lpez ley parte del Informe de la Ca. de Seguros:
Condicin exterior de los bultos: Contenedores con precintos de origen segn
Bill of Lading
Inspeccin: Se descargaron 4 contenedores sin ningn tipo de dao de golpe.
Se descargaron 889 bobinas de los contenedores encontrndose un quie en

un lado (chancado) siendo este dao ocasionado de origen, bajando as el

contenedor.
Las 889 bobinas que se descargaron en total presentaron humedad y hongos
encima del plstico que las protega y en la base de stas, pudiendo observar
en esta zona la humedad dentro del plstico que cubre las bobinas
conjuntamente con la mercadera.
En algunos casos hay ms presencia de humedad que en otras.
Todas las bobinas llegaron forradas con plstico.
Luego de la descarga de los cuatro contenedores se procedi a la revisin
interna de estos a puerta cerrada para determinar si tenan algn orificio,
constatndose que no presentaban ningn orificio ni hueco que los conectara
con el exterior
No se efectu ningn anlisis interno para determinar si la humedad ocasion
un dao total o parcial a la mercanca.
Juan Garca: .........y tu stock de seguridad? ........no debera haber papel para
tres meses?
Oscar Lpez: Justamente seor, la campaa pasada se emple este mismo
papel para Per y Venezuela que no estaban programados, y se
esperaba este lote para cubrir el abastecimiento y pas lo que ya
sabemos. Slo contamos con 65TM y necesitamos 85TM.
Juan Garca: Efectivamente, los clientes quisieron cambiar de papel por uno
de mayor brillo; les gust el mismo papel que utilizamos para los
catlogos de Colombia......... pero en ningn momento se tendra
que ver afectado ningn pas....... ahora tenemos problemas con
Colombia, caramba!!! ........aunque se haya utilizado el papel
para la campaa pasada no debera faltar, algo est mal.........
sabes bien que no podemos mezclar dos tipos de papel para un
solo trabajo y tampoco podemos cambiarle de papel a
Colombia.........no s lo que haremos pero tenemos que
solucionar el problema........ preprate un informe y tus
recomendaciones que voy a citar a una reunin del Comit en
forma urgente para hoy a las 15:00

TRABAJO POR HACER

Usted es Oscar Lpez, qu recomendaciones planteara al Comit para

solucionar el problema suscitado?
Como Comit, qu decisiones tomara y por qu?

ANEXO
Stock actual de Papeles

Cdigo
056 LWCB-R
057 MWC
092 CB-R
093 CB-R
120 CB-R
121 CB-R
122 CB-R
125 CB-R
150 CB-R
154 CB-R
161 CB-R
163 CB-R
170 CB-R
179 CB-R
180 CB-R
188 CB-R
212 CB-R
215 CB-R
217 CB-R
225 CB-R
273 CB-R
274 CB-R
281 CB-R

Descripcin
Unidad
HUSUM 65GR 86CM
KG
KIRKNIEMI 65GR 86CM
KG
WARREN SOMERSET 67GR 95.5CM KG
WARREN SOMERSET 67GR 86CM
KG
GALERIE FINE 70GR 86CM
KG
GALERIE FINE 70GR 72CM
KG
GALERIE FINE 70GR 96CM
KG
WARREN SOMERSET 74GR 86CM
KG
GALERIE FINE 80GR 80CM
KG
HANSON 80GR 80CM
KG
GALERIE FINE 80GR 86CM
KG
HANSON 80GR 86CM
KG
HANSON 80GR 96CM
KG
WARREN SOMERSET 81GR 88CM
KG
WARREN SOMERSET 81GR 80CM
KG
HANSON 85GR 80CM
KG
GALERIE FINE 90GR 86CM
KG
NOPACOAT 90GR 72CM
KG
TERRAPRESS 90GR 72CM
KG
NOPACOAT II CLASE 90GR 72CM
KG
ALEGRO GLOSS 115GR 86CM
KG
TERRAPRESS 115GR 86CM
KG
NOPACOAT 170GR 72CM
KG

Stock
1,099
74,382
1,194
2,338
8,736
16,700
52,270
8,971
260,000
3,150
3,193
35,199
44,410
160,437
35,254
65,113
142,744
31,908
14,695
40,053
15,513
22,808
21,331