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Rectorado

rea de Personal

C/ Ancha, 10. 11001 Cdiz


Tel. 956015043. Fax: 956015088
http://www-personal.uca.es/

PROCESOS CLAVE DEL REA DE PERSONAL

0. INTRODUCCIN
Actualmente, las organizaciones, han de conciliar la satisfaccin de sus clientes con la eficiencia
econmica de sus actividades. Si bien, tradicionalmente, las organizaciones se han estructurado
sobre la base de departamentos funcionales, la Gestin de Procesos percibe la organizacin como un
sistema interrelacionado de procesos que contribuyen conjuntamente a incrementar la
satisfaccin del cliente.
La Gestin de Procesos coexiste con la administracin funcional, asignando "propietarios" a los
procesos clave, haciendo posible una gestin interfuncional generadora de valor para el cliente y
que, por tanto, procura su satisfaccin. Determina qu procesos necesitan ser mejorados o
rediseados, establece prioridades y provee de un contexto para iniciar y mantener planes de
mejora que permitan alcanzar objetivos establecidos.
En este marco se sita el presente documento. Tras la elaboracin del Manual de Procesos del
rea de Personal, en el que se ha plasmado, con carcter general los procesos que se desarrollan
habitualmente, el siguiente paso ha sido la determinacin de los PROCESOS CLAVE del rea.
Los procesos clave ataen a diferentes Secciones/Unidades del rea y tienen impacto en el cliente
creando valor para ste. Son las actividades esenciales del rea, su razn de ser y sobre la que
vamos a efectuar mediciones para conocer el impacto que estn teniendo sobre nuestros
usuarios. El instrumento que se utilizar ser los INDICADORES DE GESTIN. La Gestin
de Procesos implicar contar con un cuadro de indicadores referidos a la calidad y a otros
parmetros significativos. Este es el modo en que verdaderamente el rea de Personal puede
conocer, controlar y mejorar su gestin.

Se han determinado tres procesos clave:


 Seleccin y Contratacin de Personal.
 Pagos de las Nminas y Seguros Sociales.
 Gestin de la Formacin de Personal

El rea de Personal, tras amplio anlisis y debate ha establecido estos tres procesos como clave
en la gestin de Personal y desde del ao 2005 ha puesto en marcha un sistema de obtencin de
informacin para la gestin mediante el establecimiento de indicadores.

Cdiz, 21 de junio de 2006


rea de Personal

-1-

1. SELECCIN Y CONTRATACION DE PERSONAL


Objeto:
Seleccin y contratacin del personal que prestar servicios en la
Universidad de Cdiz y provisin de las plazas vacantes y necesidades de
carcter sobrevenido.
Descripcin:
1. Proceso por el que se convoca y resuelve el concurso/oposicin para el
ingreso en los diferentes cuerpos, escalas y categoras de personal de la
Universidad de Cdiz, as como se confeccionan las correspondientes
bolsas de trabajo. Asimismo, incluye el proceso para la provisin de los
puestos de trabajo vacantes por parte del personal de la Universidad, una
vez que ste ha ingresado en la organizacin.
2. La deteccin de las necesidades de personal se realiza, bsicamente, por
alguno de los siguientes mtodos:
a) Mediante peticiones recibidas por parte de los distintos responsables
universitarios (equipo de gobierno, decanos y directores, administradores,
directores de rea, representantes del personal).
b) Mediante estudios de carga y distribucin del trabajo de las distintas
reas, servicios y unidades.
3. Una vez realizado el anlisis de las necesidades en materia de personal y
tras los procesos de creacin y dotacin de las plazas necesarias, se publica
en el primer trimestre del ao, en el caso de plazas de PAS, la Oferta
Pblica de Empleo.
4. A partir de su publicacin se inician los procesos de negociacin, en su
caso, aprobacin y publicacin de las convocatorias de ingreso en los
distintos cuerpos, escalas y categoras, que culmina con el nombramiento o
contratacin del personal y la toma de posesin o firma del contrato,
respectivamente.
5. Una vez producida el alta en la nmina y en seguridad social, en su caso,
se ingresa la nmina en la correspondiente entidad bancaria, fecha que nos
servir para limitar el perodo a medir con el correspondiente indicador.
Unidades Implicadas:

Secciones y Unidades del rea de Personal.


Gerencia.
Vicerrectorado de Planificacin y Recursos.
rea de Economa.
rea de Informtica.

-2-

Diagrama de flujo del proceso:

Estudios de plantilla y
anlisis de necesidades

Peticiones

No
Estructurales?

RPT
Presupuestos Cap.I
Oferta Pblica de Empleo
Convocatorias de concursos
y oposiciones

Vida
administrativa

Apoyo en las negociaciones


con los
rganos de representacin

S
Planificacin docente
(UNIVERSITAS XXI)

Nombramientos y contratos
Nminas y Seguridad Social
Seguimiento de Presupuestos Cap. I

Seguimiento y Control:
Con el fin de realizar un seguimiento sobre la marcha del proceso descrito
y controlar los niveles de eficiencia en el cumplimiento del mismo, se
establecen los indicadores que se sealan a continuacin. Para la recogida
de la informacin conducente a la determinacin de los indicadores se
utilizarn las fichas que se incluyen al final del documento, excepto en el
caso del indicador nmero 7, para el que se utilizar la informacin
disponible en UNIVERSITAS XXI (RECURSOS HUMANOS).
1. Porcentaje de plazas oposiciones convocadas respecto a la prevista en
la Oferta Pblica de Empleo.
A medir a final del ao.
 Rosa Marzo, Silvia Machado
2. Desviacin del tiempo total transcurrido desde la publicacin de la
convocatoria y la fecha de la primera nmina del seleccionado,
respecto al tiempo previsto.
A medir en cada convocatoria realizada, con expresin en
trminos porcentuales.
 Pepi Bolaos, Marian Bejarano

-3-

3. Tiempo medio transcurrido desde la peticin de contratacin hasta la


fecha de inicio del empleado, cuando se hace uso de la bolsa de trabajo
correspondiente.
A medir cada vez que se produce una peticin.
 Conchita Dueas, Amparo Prez, Ana Castro
4. Porcentaje de consultas efectuadas respecto al nmero de aspirantes
presentados en la convocatoria.
A medir en cada convocatoria realizada, con expresin en
trminos porcentuales.
Ser necesario un sistema de seguimiento del nmero de llamadas,
visitas y consultas va web o por correo electrnico realizadas.

(PTE. CAU)
 Amparo Prez, M.Carmen Quiones
5. Porcentaje de reclamaciones efectuadas respecto al nmero de
aspirantes presentados en la convocatoria.
A medir en cada convocatoria realizada, con expresin en
trminos porcentuales.
 Silvia Machado, Rosa Marzo
6. Grado de satisfaccin de los participantes (opositores y miembros del
Tribunal) respecto del seguimiento realizado por la Seccin en el
proceso de la convocatoria.
A medir en cada convocatoria realizada, mediante encuestas.
 Marian Bejarano, Pepi Bolaos
7. Nmero de contratos realizados mediante convocatorias o utilizacin
de bolsas de trabajo.
A medir a final de cada mes.
 Pilar Orozco, Conchita Dueas
8. Porcentaje de contrataciones realizadas mediante convocatorias o
utilizacin de bolsas de trabajo, respecto al nmero de peticiones.
A medir cada vez que se produce una peticin.
 Pilar Orozco, M.Carmen Quiones
Plantillas de seguimiento
(pgina 5 a 10)

-4-

Indicador 1: Porcentaje de plazas oposiciones convocadas respecto a la prevista en la Oferta Pblica de Empleo.
AO

Lugar y Fecha de
publicacin
de
O.P.E.

Nmero de plazas
totales ofertadas

Nmero de plazas
totales convocadas

Controlado por:

Supervisado por:

2004
2005
2006
2007
2008
2009

-5-

Indicador 2: Desviacin del tiempo total transcurrido desde la publicacin de la convocatoria y la fecha de la primera nmina del
seleccionado, respecto al tiempo previsto.
Descripcin de la
convocatoria

PDI /
PAS

A)
Fecha y
lugar de
publicac
in

B)
Fecha
inicio
prestacin
servicios

C)
Mes de
primera
nmina

Duracin
PREVISTA
C) A)
(en meses)

Duracin
REAL
C) A)
(en
meses)

Controlado
por:

Supervisado por:

-6-

Indicador 3: Tiempo medio transcurrido desde la peticin de contratacin hasta la fecha de inicio del empleado, cuando se hace uso de
la bolsa de trabajo correspondiente.
Indicador 7: Nmero de contratos realizados mediante convocatorias o utilizacin de bolsas de trabajo.
Indicador 8: Porcentaje de contrataciones realizadas mediante convocatorias o utilizacin de bolsas de trabajo, respecto al nmero de
peticiones.
(A)
PAS/PDI

(B)
Fecha
Peticin

(C)
Solicitante

(D)
Plaza
solicitada

(E)
Bolsa o
Convocatoria

(F)
Contratado
S/N

(G)
Fecha de
Contrato

(H) (= G
B)
N das
transcurridos

Controlado
por:

2006:

-7-

Indicador 4: Porcentaje de consultas efectuadas respecto al nmero de aspirantes presentados en la convocatoria.


Descripcin
de la
convocatoria

PAS
PDI

A)
Nmero de
aspirantes
presentados

B)
Nmero de
consultas
va CAU

C)
Nmero
de
consultas
va e-mail

D)
Nmero de
consultas
va
telefnica

E)
Nmero
total
de
consultas

%
E)
respecto
de A)

Controlado
por:

Supervisa
do por:

-8-

Indicador 5: Porcentaje de reclamaciones efectuadas respecto al nmero de aspirantes presentados en la convocatoria.


Descripcin
de la
convocatoria

PAS
PDI

A)
Nmero de
aspirantes
presentados

B)
Nmero de
reclamacion
es
al
Tribunal

C)
Nmero
de
recursos

D)
Nmero total
de
reclamaciones

%
D)
respecto
de A)

Controlado
por:

Supervisado por:

-9-

Indicador 6: Grado de satisfaccin de los participantes (opositores y miembros del Tribunal) respecto del seguimiento realizado por la
Seccin en el proceso de la convocatoria.
Descripcin de
convocatoria

la

PAS
PDI

Grado de satisfaccin
de
opositores
(promedio)

Grado de satisfaccin
de miembros del
Tribunal/Comisin
(promedio)

Controlado por:

Supervisado por:

-10-

2. PAGO DE LAS NMINAS Y SEGUROS SOCIALES


Objeto:
Abono de nminas a la plantilla y de cotizaciones al Sistema Pblico de Seguridad
Social.

Descripcin:
A)

Cumplimiento de las obligaciones retributivas mensuales de la Universidad de


Cdiz con su personal de plantilla.

B)

Cumplimiento de las obligaciones de la Universidad de Cdiz ante el Sistema


Pblico de Seguridad Social y ante la Agencia Tributaria derivadas de las
retribuciones mensuales de su plantilla.

Unidades Implicadas:
rea de Personal

Diagrama de flujo:
(pgina siguiente)

-11-

PROCEDIMIENTO DE NOMINAS Y SEGUROS SOCIAL: DIAGRAMA DE FLUJOS


Cambios normativos
Cambios de retribuciones
Cambios de cotizacin

Altas, Modificaciones y
Bajas en Seguridad
Social y MUFACE

Buzn de Hminis

Partes: Gestin
y Planificacin

Partes de Enfermedad
Accidente

Oficios
Prstamos
Ayudas

Solicitudes

Nmina Retroactiva

Solicitudes de
Anticipo

Brutos Negativos?
Enfermedades y Accidentes comunes
Rgimen General

Actualizacin de IRPF
Enfermedades y Accidentes comunes
MUFACE

Gestin de Pluriempleos

REIPER

Nmina Mensual

Reintegros

Retencin de
Haberes

Enfermedades y Accidentes Profesionales

Nmina de Finiquito

Conciliacin de
Cuentas
Solicitudes de
Reintegro al SAS
(Plazas vinculadas)

Cuadres e informes

-12Solicitudes de
Devolucin de
Cuotas

Ordenes de
transferencia

Documentos
Contables

TC2 y TC1

Modelos 190
y 345

Certificados
Anuales de
Retribuciones

Seguimiento y Control
Con objeto de:
a) Cuantificar la eficacia y eficiencia de la Universidad de Cdiz en este proceso.
b) Indagar los factores internos/externos que pueden influir negativamente en este
proceso.
c) Proponer medidas que permitan la mejora.
d) Evaluar la efectividad de las medidas adoptadas, y
e) Proceder al replanteo permanente de procedimientos y de parmetros (mejora
continua).
Se propone la cuantificacin mensual de las siguientes parmetros, tomando como fecha
de referencia el da 12 de cada mes:
 PARAMETROS DE TRANSCURSO DE TIEMPO
1.- Das transcurridos de media entre alta/baja por enfermedad y fecha de registro en
Hominis.
Fuente de informacin: consulta contra tablas de Hominis.
2.- Das transcurridos de media entre la solicitud de anticipo e ingreso del mismo en la
cuenta bancaria del perceptor.
Fuente de informacin: consulta de expediente contable.
 PARAMETROS PORCENTUALES
1.- Aumento de la proporcin de gastos contabilizados desde el comienzo del ejercicio
respecto al crdito autorizado en el captulo I del Presupuesto de la Universidad
Fuente de informacin: consulta contra tablas de Sorolla.
2.- Nmero de perceptores de paga retroactiva respecto al nmero de la paga mensual.
Fuente de informacin: consulta contra tablas de Hominis.

-13-

 PARAMETROS DE CANTIDAD
1.- Importe del PMP de Reintegros Negativos Mensuales
Fuente de informacin: consulta del documento contable.
2.- Recargos abonados mensualmente a la Seguridad Social.
Fuente de informacin: consulta de TC1.

Plantillas de seguimiento:
(pginas 15 a 17)

-14-

PROCESO DE NOMINAS Y SEGUROS SOCIALES

EJERCICIO

EVOLUCION DE PARAMETROS DEL PROCESO


PARAMETROS

ENERO

FEBRERO

MARZO

ABRIL

MAYO

JUNIO

JULIO

AGOSTO

SEPTIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

ALTAS/BAJAS

MEDIA DIAS

MEDIA DIAS

MEDIA DIAS

MEDIA DIAS

MEDIA DIAS

MEDIA DIAS

MEDIA DIAS

MEDIA DIAS

MEDIA DIAS

MEDIA DIAS

MEDIA DIAS

MEDIA DIAS

ENFERMEDAD
ANTICIPOS
CONTABILIZADO VS

ENERO

FEBRERO

MARZO

-15-

ABRIL

12

24

24

15

88

99

12

MEDIA DIAS

MEDIA DIAS

MEDIA DIAS

MEDIA DIAS

MEDIA DIAS

MEDIA DIAS

MEDIA DIAS

MEDIA DIAS

MEDIA DIAS

MEDIA DIAS

MEDIA DIAS

15

12

24

24

15

88

99

12

12.00

24.00

32.00

40.00

45.00

45.00

60.00

72.00

80.00

92.00

96.00

103.00

PRESUPUESTO

12.00

12.00

8.00

8.00

5.00

0.00

15.00

12.00

8.00

12.00

4.00

7.00

PERCEPTORES

PROPORCION

PROPORCION

PROPORCION

PROPORCION

PROPORCION

PROPORCION

PROPORCION

PROPORCION

PROPORCION

PROPORCION

PROPORCION

PROPORCION

RETRO/MENSUAL

12.00

9.00

7.00

8.00

3.00

90.00

44.00

12.00

12.00

4.00

3.00

9.00

IMPORTE

EUROS

EUROS

EUROS

EUROS

EUROS

EUROS

EUROS

EUROS

EUROS

EUROS

EUROS

EUROS

PMP/RENE

6,234.22

2,300.00

3,923.03

2,624.00

1,324.00

9,525.32

15,324.22

2,624.00

1,324.00

9,525.32

15,324.22

6234.23

EUROS

EUROS

EUROS

EUROS

EUROS

EUROS

EUROS

EUROS

EUROS

EUROS

EUROS

EUROS

6,234.22

2,300.00

3,923.03

2,624.00

1,324.00

9,525.32

15,324.22

2,624.00

1,324.00

9,525.32

15,324.22

6234.23

RECARGOS SS

OBSERVACIONES

15
MEDIA DIAS

MAYO

JUNIO

JULIO

AGOSTO

SEPTIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

-16-

DICIEMBRE

ANTICIPOS

ALTAS/BAJAS
120
100
80
60
40
20
0

ALTAS/BAJAS

120
100
80
60
40
20
0

ANTICIPOS

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

11

CONTABILIZADO VS

RETRO/MENSUAL

20.00
15.00
CONTABILIZADO
VS

10.00
5.00
0.00
1

11

100.00
80.00
60.00
40.00
20.00
0.00

RETRO/MENSUA
L

PMP/RENE

11

RECARGOS SS

20,000.00

20,000.00

15,000.00

15,000.00

10,000.00

PMP/RENE

5,000.00

10,000.00

RECARGOS SS

5,000.00

0.00

0.00
1

11

11

-17-

3. GESTIN DE LA FORMACIN DE PERSONAL


Objeto
Gestin y seguimiento de los procesos relacionados con la Formacin.

Descripcin:
A)

Convocatoria de acciones formativas, segn programacin anual.

B)

Seleccin de admitidos y excluidos, segn criterios generales que establece el


Plan de Formacin.

C)

Control del gasto ocasionado, segn presupuesto aprobado.

Unidades Implicadas:
rea de Personal: Unidad de Formacin, Comisin de Formacin y Gerencia.

Diagrama de flujo del proceso


(ver pginas 19 a 21)

-18-

CONVOCATORIA DE ACCIONES FORMATIVAS


Peticin propuesta al profesor
1 da
1 da

Recepcin, revisin y
adecuacin a lo solicitado

10das

Reserva de aula y material


didctico

1 da

Escrito
convocatoria
3 das

Elaboracin
convocatoria

Comunicacin por
Tavira y publicacin en
web
1 da

Mecanizacin en
Hminis

Accin formativa
convocada

-19-

SELECCIN ADMITIDOS Y EXCLUIDOS


Revisin de listado
provisional de inscritos

2 das

Establecimiento
de listados definitivos

Escritos de
admisin y exclusin

Listado
definitivo

Escritos

2 das

Publicacin de
listado en la web

Comunicacin a
todos de su
admisin/exclusin

-20-

CONTROL DEL GASTO EN FORMACIN

5 das

Elaboracin de propuesta
abono honorarios a profesores

2 das

Visado de gastos
relacionados con los
alumnos

1 vez al mes

Informacin
de
Sorolla
y
seguimiento a travs

Liquidacin
honorarios

Informes

de hoja de clculo

Control del gasto


efectuado

-21-

Seguimiento y Control:
1. N de acciones formativas convocadas, en relacin con el total.
A medir trimestralmente
 Eduardo Valiente
2. N de admitidos y excluidos en relacin con las solicitudes presentadas.
A medir trimestralmente
 Eduardo Valiente
3. Relacin entre el presupuesto aprobado y el gasto realmente ocasionado.
A medir semestralmente
 Ins Gonzlez

Plantilla de seguimiento:
(pgina siguiente)

-22-

PLANTILLA DE SEGUIMIENTO
INDICADORES

PRIMER
TRIMESTRE

SEGUNDO
TRIMESTRE

TERCER
TRIMESTRE

CUARTO
TRIMESTRE

1. Convocatoria acc. format.


2. Seleccin admitidos/excl.
3. Seguimiento econmico

-23-

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