Nomina

CURSO
NOMINA DE MEXICO
Versin 2002.01
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION ............................................................................................................................. 1
1. CONCEPTOS GENERALES...................................................................................................... 4
ABREVIATURAS ............................................................................................................................. 4
AREA GEOGRAFICA...................................................................................................................... 4
CENTRO DE COSTOS ..................................................................................................................... 4
DEPENDENCIAS.............................................................................................................................. 5
GRUPOS DE NOMINA .................................................................................................................... 5
LEY DEL SEGURO SOCIAL .......................................................................................................... 5
LIQUIDACION DE NOMINA Y DEDUCCIONES ........................................................................ 7
PREFIJO CONTABLE ..................................................................................................................... 7
RIESGOS DE TRABAJO ................................................................................................................. 8
CONTRATO POR OBRA DETERMINADA .................................................................................. 9
TALLER NO. 1............................................................................................................................... 10
EVALUACION NO. 1 ..................................................................................................................... 10
2. PARAMETRIZACION ............................................................................................................. 13
2.1.
DEFINIENDO LOS MAESTROS....................................................................................... 14
2.1.1. CLASIFICANDO LOS MAESTROS ................................................................................. 14

2.1.1.1.
GRUPOS DE NMINA ................................................................................................... 14
2.1.1.2.
CARGOS ...................................................................................................................... 16
2.1.1.3. COMO DEFINIR LOS CENTROS DE COSTOS ........................................................... 18

2.1.1.4.
DEPENDENCIAS ........................................................................................................ 25
2.1.1.5.
TURNOS ....................................................................................................................... 26
2.1.1.6.
REAS .......................................................................................................................... 28
2.1.1.7.
BANCOS....................................................................................................................... 30
2.1.2.
EMPLEADOS .................................................................................................................. 32
2.1.2.1.
DATOS GENERALES .................................................................................................... 33
2.1.2.2
CLASIFICACIN ........................................................................................................... 35
2.1.2.3. SALARIO .......................................................................................................................... 36

2.1.2.4.
OTROS ......................................................................................................................... 38
2.1.2.5.
MODIFICACIN BSICA ......................................................................................... 39
2.1.2.6.
CONSULTA POR NOMBRE ...................................................................................... 40
2.1.3.
CONCEPTOS ................................................................................................................... 42
2.1.4.
MANEJO DE LOS LIBROS ........................................................................................... 49
2.1.4.1.
LIBRO DE INCAPACIDADES ................................................................................... 50
2.1.4.2.
LIBRO DE AUMENTOS ............................................................................................. 52
2.1.4.3. LIBRO DE VACACIONES ............................................................................................... 53

2.1.5.
TARIFAS PARA MANEJAR EL IMPUESTO DE RENTA.......................................... 56
2.1.5.1.
TARIFAS TABLA 80 ................................................................................................... 57
2.1.5.2.
TARIFA TABLA 80A .................................................................................................. 58
2.1.5.3.
TABLA TARIFA DE CRDITO................................................................................. 59
2.1.5.4. DESCUENTOS .................................................................................................................. 60

2.1.6.
FACTORES DE INTEGRACIN .................................................................................. 61
2.1.7.
CALENDARIO ................................................................................................................ 63
2.2.
REVISANDO LOS MAESTROS ......................................................................................... 67
2.2.1.
INFORME MAESTRO DE EMPLEADOS .................................................................... 67
2.2.1.1.
INFORME DATOS PERSONALES .............................................................................. 68
2.2.1.2.
INFORME DATOS SALARIALES ............................................................................ 69
2.2.1.3.
INFORME DATOS GENERALES ............................................................................. 70
2.2.1.4.
INFORME DE ANTIGEDAD................................................................................... 71
2.2.2.
INFORMES DE CLASIFICACIN DE EMPLEADOS ................................................ 72
2.2.3.
INFORME MAESTRO DE CONCEPTOS .................................................................... 74
2.2.4.
INFORME DE LIBROS .................................................................................................. 75
2.2.4.1. INFORME LIBRO DE INCAPACIDADES .................................................................... 76
2.2.4.2.
INFORME LIBRO DE AUMENTOS ......................................................................... 76
2.2.4.3.
INFORME LIBRO DE VACACIONES ...................................................................... 77
2.2.5.
INFORME DE TARIFAS ................................................................................................ 80
2.2.6.
INFORME FACTORES DE INTEGRACIN ............................................................... 81
2.3.
CONFIGURANDO EL MODULO ..................................................................................... 83
2.3.1. DATOS BSICOS ............................................................................................................... 84

2.3.2.
DIRECCIN .................................................................................................................... 86
2.3.3.
CONCEPTOS PERCEPCIONES.................................................................................... 87
2.3.4.
CONCEPTOS DEDUCCIONES ..................................................................................... 88
2.3.5.
INCAPACIDAD ............................................................................................................... 89
2.4. CONFIGURACIN PAGO DOMINICALES ....................................................................... 91

TALLER NO. 2................................................................................................................................ 92
EVALUACION NO. 2 ................................................................................................................... 92
3. MOVIMIENTO DE NOMINA.................................................................................................. 95
3.1.
GENERANDO MOVIMIENTO AUTOMATICO ............................................................. 96
3.1.1.
MOVIMIENTO AUTOMTICO ................................................................................... 97
3.1.1.1.
DEFINIENDO MOVIMIENTO AUTOMTICO POR GRUPO .............................. 97
3.1.1.2.
MOVIMIENTO AUTOMTICO POR EMPLEADO ............................................... 99
3.1.1.3.
BORRANDO MOVIMIENTO AUTOMTICO POR EMPLEADO ...................... 100
3.1.1.4.
IMPRIMIENDO EL MOVIMIENTO AUTOMTICO .......................................... 101
3.1.2.
MOVIMIENTO POR TURNO ...................................................................................... 103
3.1.2.1.
TURNOS ..................................................................................................................... 103
3.1.2.2.
IMPRIMIENDO EL MOVIMIENTO AUTOMTICO POR TURNOS ................ 104
3.2.
GENERANDO NOMINA .................................................................................................. 106
3.3.
INGRESANDO NOVEDADES ......................................................................................... 110
3.3.1.
INGRESANDO NOVEDADES POR EMPLEADO ..................................................... 111
3.3.2.
INGRESANDO NOVEDADES POR GRUPO ............................................................. 113
3.3.3.
CONCEPTO POR EMPLEADO .................................................................................. 114
3.3.4.
RETIRANDO NOVEDADES POR EMPLEADO........................................................ 116
3.3.5.
RETIRANDO NOVEDADES POR GRUPO ................................................................ 117
3.4. LIQUIDANDO LA NOMINA EN FORMA AUTOMATICA ............................................ 119

3.4.1. CONCEPTOS DE SEGURIDAD SOCIAL ....................................................................... 121
3.4.2.
LIQUIDANDO CONCEPTOS DEL IMPUESTO A LA RENTA ............................... 123
3.4.2.1.
TABLA TARIFA 80 ................................................................................................... 123
3.4.2.2. TABLA TARIFA 80A ...................................................................................................... 124

3.4.2.3. TABLA TARIFA DE CRDITO .................................................................................... 126
3.4.3. EMBARGOS ...................................................................................................................... 126
3.4.4.
3.5.
COMPACTACIN ........................................................................................................ 127

PRESTAMOS .................................................................................................................... 128
3.5.1. PRSTAMOS DE EMPRESA .......................................................................................... 128

3.5.2. PRSTAMOS A INFONAVIT .......................................................................................... 133
3.5.3. GENERAR PRSTAMO INFONAVIT ........................................................................... 134
3.6. INCAPACIDADES ............................................................................................................... 137
3.6.1. CONCEPTOS A LIQUIDAR ............................................................................................. 137
3.6.1.1.
ENFERMEDAD GENERAL ......................................................................................... 137
3.6.1.2. MATERNIDAD .............................................................................................................. 137

3.6.1.3. RIESGO DE TRABAJO ................................................................................................. 137
3.6.1.4.
EXTENSIN CAPACIDAD ENFERMEDAD Y RIESGO DE TRABAJO ............ 137
3.6.2.
CONFIGURACIN DE CONCEPTOS........................................................................ 138
3.6.3.
MANEJO DEL LIBRO DE INCAPACIDADES ......................................................... 139
3.6.4. LIQUIDACION DE INCAPACIDADES .......................................................................... 142

3.7.
3.7.1.
REGISTRO DE AUSENTISMO ......................................................................................... 147

INGRESO DE AUSENTISMO ...................................................................................... 148
3.7.2. MODIFICACIN DE AUSENTISMO ............................................................................ 149

3.7.3. RETIRO DE AUSENTISMO ............................................................................................ 149
3.7.4.
CONSULTA DE AUSENTISMO .................................................................................. 150
3.8.
NOVEDADES SUA............................................................................................................ 151
TALLER NO. 3.............................................................................................................................. 154

EVALUACION NO. 3 ................................................................................................................... 154
4.
GENERANDO INFORMES DE NOMINA ABIERTA ....................................................... 157
4.1.
INFORME DE NOVEDADES .......................................................................................... 158
4.2. INFORME DE PRENOMINA .............................................................................................. 165

4.2.1.
PRENOMINA POR GRUPO ........................................................................................ 166
4.2.2. PRENMINA POR CENTRO DE COSTOS ................................................................... 166

4.2.3. PRENMINA CENTRO DE COSTOS POR GRUPO .................................................... 167
4.3.
FORMATO DE PAGO ...................................................................................................... 168
4.3.1.
PLANILLA DE NOVEDADES ..................................................................................... 168
4.3.2.
PLANILLA DE PAGO .................................................................................................. 169
4.3.3.
FORMATO DE PAGO .................................................................................................. 170
4.4.
INFORME RESUMENES NOMINA ............................................................................... 171
4.5.
INFORME RELACION DE CONCEPTOS ..................................................................... 172
4.6.
INFORME DE AUDITORIA ............................................................................................ 174
4.7.
INFORME SALARIO DIARIO INTEGRADO (SDI) ..................................................... 176
5.
PROCESOS PERIODICOS .................................................................................................. 177
5.1. INTEGRACIONES............................................................................................................... 177

5.1.1.
GENERANDO TRANSACCIONES A BANCOS ........................................................ 178
5.1.2. GENERANDO TRANSACCIONES A CONTABILIDAD ............................................... 179

5.2.
CERRANDO NOMINA ..................................................................................................... 183
5.3.
GENERACION SDI........................................................................................................... 185
TALLER NO. 4.............................................................................................................................. 189

EVALUACION NO. 4. .................................................................................................................. 189
6. GENERANDO INFORMES DE NOMINA CERRADA ....................................................... 192
6.1. INFORMES ADMINISTRATIVOS ..................................................................................... 192
6.1.1.
HISTRICOS ................................................................................................................ 193
6.1.1.1. POR EMPLEADO .......................................................................................................... 194

6.1.1.2.
INFORME HISTRICO POR CENTRO DE COSTOS.......................................... 196
6.1.1.3. PLANILLA DE NOVEDADES ....................................................................................... 197

6.1.2. INFORMES RESUMIDOS ............................................................................................... 198
6.1.3.
INFORME DETALLADO ............................................................................................. 199
6.1.4.
INFORME RESUMEN DE PAGO ............................................................................... 201
6.1.5.
INFORME FONDO DE AHORRO PATRON ............................................................. 202
6.2. INFORMES GERENCIALES POR CENTRO DE COSTOS ............................................ 204

6.2.1. INFORME GERENCIAL POR CRUCE DE CENTRO DE COSTOS ........................... 204
6.2.2. INFORME GERENCIAL TIPO RBOL POR CENTRO DE COSTOS ........................ 207
7. PRESTACIONES SOCIALES ................................................................................................. 209
7.1.
INFORMES FISCALES .................................................................................................... 210
7.1.1.
AGUINALDO ................................................................................................................. 210
7.1.2. LIQUIDANDO VACACIONES ........................................................................................ 212

7.1.2.1. INFORME DE VACACIONES ...................................................................................... 213
7.1.2.2.
INFORME LIBRO DE VACACIONES .................................................................... 215
7.1.2.3.
PAGO DE VACACIONES ........................................................................................ 217
7.1.3. INFORME PARTICIPACIN DE LOS TRABAJADORES EN UTILIDADES (PTU) 221

7.2.
8.
FINIQUITO ....................................................................................................................... 222

PROCESOS COMPLEMENTARIOS ................................................................................... 226
8.1.
AUDITANDO LAS BASES DE DATOS........................................................................... 226
8.2. CIERRE DE PRESTACIONES SOCIALES ....................................................................... 230

8.3.
MANEJO DEL MOVIMIENTO HISTORICO ................................................................ 232
8.3.1. CIERRE HISTRICO ...................................................................................................... 232

8.3.2.
MODIFICANDO EL MOVIMIENTO CERRADO ..................................................... 234
8.4. CAMBIO DE SALARIO ....................................................................................................... 236

8.5. CAMBIO DE TURNO .......................................................................................................... 238
8.6. GENERAR SALARIO DIARIO INTEGRADO (S.D.I.) ..................................................... 239
8.7.1.
EXPORTAR TRABAJADORES................................................................................... 241
8.7.2.
EXPORTAR AFILIACIONES ...................................................................................... 242
8.7.3.
EXPORTAR MOVIMIENTO ....................................................................................... 243
TALLER NO. 5.............................................................................................................................. 245

EVALUACION NO. 5 ................................................................................................................... 245
INDICE DE CAMARAS
Pag.
INGRESO DE EMPLEADOS.................................................................................................
MAESTRO DE CONCEPTOS.............................................................................................
GENERACIN NOMINA......................................................................................................
PRESENTACION INFORMES..............................................................................................
32
42
106
157
APRENDIENDO A MANEJAR
EL MODULO DE NOMINA
INTRODUCCION
El mdulo de Nmina ha sido diseado para cumplir varias funciones bsicas:
Liquidacin peridica de la nmina

Generacin de Informes Prestacionales
Producir Informacin de carcter administrativo
El sistema de Nmina proporciona herramientas que permiten adquirir elementos para el manejo de los
datos y generar los resultados esperados a travs de los diferentes procesos e informes; para ello
recomendamos evaluar los procedimientos y funciones de su empresa para un ptimo manejo de su
informacin.
OBJETIVOS
El objetivo general de este curso es proporcionar herramientas de trabajo que permitan adquirir
elementos para el manejo de la informacin y poder entregar los resultados esperados.
Conocer y aprender las herramientas del mdulo de Nmina

Aplicar los conocimientos adquiridos en la implementacin del Sistema
Lograr eficiencia y calidad en los procesos de informacin
Como herramienta de trabajo a nivel administrativo, permite:
Clasificar los empleados por:
Grupo de Nmina
Centro de Costos
Dependencia
Cargo
Turno
Bancos y Corporaciones
reas
Almacenar informacin general de los empleados como:
Nombres y Apellidos
Direccin
Estado civil
Nmero de hijos
Otros
Controlar aspectos laborales como:

Fecha de Ingreso
Fecha de Retiro
Perodos de Pago
Valor Hora
Bsico mensual
Controlar aspectos fiscales como:
Fecha de cancelacin de Aguinaldo

Libro de Vacaciones
Distribucin P.T.U.
Tipo de Salario
Tipo de Contrato
Por Obra Determinada

Por Tiempo Determinado
Por Tiempo Indeterminado
Manejar conceptos de pago como:
Percepciones y Deducciones sin lmite

La base para liquidar los diferentes conceptos puede ser en pesos u horas
El concepto puede configurarse como salario o no
Generar automticamente el calendario para los diferentes grupos de nmina
Entregar los siguientes informes:
Valor de la nmina por cada grupo y total

Totales por Centro de Costos en un rango de fechas
Totales por Concepto en un rango de fechas
Informe sobre ausentismo laboral
Proyecta pagos Prestacionales
Generacin de seguimiento a los pagos hechos a un trabajador durante el ltimo ao.
Como herramienta de trabajo a nivel laboral, permite:
Liquidar diferentes perodos de pago
Semanal
Decadal
Catorcenal
Quincenal
Mensual
Otros
De acuerdo a los perodos de pago definidos a los diferentes grupos de nmina, permite el ingreso
de las novedades:
Tiempo Extraordinario
Festivos
Comisiones
Bonificaciones e Incentivos
Otros
Liquidar automticamente los conceptos de Embargos, Impuesto sobre la Renta, y Seguridad

Social:
Enfermedad General y Maternidad

Invalidez y Vida
Cesantas y Vejez
Pensionados
El Pago puede ser efectuado por cheque o Transferencia Electrnica
Manejar los prstamos por mltiples conceptos: Cuotas fijas o variables.
Entregar informes, tales como:
Planilla para la captura de novedades

Prenomina para la revisin de los datos
Planilla de Pago
Formatos individuales de pago
Cheque segn formato del cliente
Relacin de cheques para pago de Banco
Informe de sensibilidad, reportando cambios significativos de un perodo a otro.
Prestacionales: Vacaciones, Prima de Vacaciones y Aguinaldo
Otros.
Llevar libros de Aumentos, Incapacidades y Vacaciones
Liquidar automticamente las Incapacidades
Llevar registros de la nmina por Centro de Costos.
Como herramienta de trabajo a nivel contable, permite:
Generar promedios de los diferentes conceptos
Enlazar el movimiento de nmina a Contabilidad
Generar Informacin por Centro de Costos
1. CONCEPTOS GENERALES
Abreviaturas
reas Geogrficas
Centro de Costos
Dependencias
Grupos de Nmina
Ley del Seguro Social
Liquidacin de Nmina y Deducciones
Prefijo Contable
Riesgos de Trabajo
Contrato por Obra Determinada
ABREVIATURAS
C.F.F.
D.O.F.
L.F.T.
I.M.S.S.
INFONAVIT
:
:
:
:
:
I.S.R.
I.S.R.T.
S.G.D.F.
S.A.R.
P.T.U.
SUA
:
:
:
:
:
:
Cdigo Fiscal de la Federacin

Diario Oficial de la Federacin
Ley Federal del Trabajo
Instituto Mxicano del Seguro Social
Instituto Nacional del Fomento Nacional de la Vivienda para los
Trabajadores
Impuesto sobre la Renta
Impuesto sobre el producto del Trabajo
Salario Mnimo General del Distrito Federal
Sistema del Ahorro para el Retiro
Participacin de los Trabajadores en Utilidad
Sistema nico de Autodeterminacin
AREA GEOGRAFICA
Es la divisin territorial por zonas e identificadas por las letras A, B y C, para determinar la Cuota
Mnima Diaria de Salario de los trabajadores en cada empresa.
CENTRO DE COSTOS
Son reas, Sucursales, Puntos de Ventas o Lneas de Produccin, que la empresa define para agrupar,
clasificar y controlar los Ingresos, Gastos o Costos a nivel contable o financiero y poder generar un
Estado de Ganancias y Prdidas o Balance General por el concepto definido como Centro de Costos.
DEPENDENCIAS
Es una clasificacin que se le hace a la empresa por reas ms reducidas; lo que no abarca el Centro
de Costos, es considerado como Dependencias, con el fin de controlar la mano de obra, identificar el
valor de la nmina de un rea determinada de la empresa.
GRUPOS DE NOMINA
Es una clasificacin realizada a los empleados por perodos de pago. Las empresas pueden manejar
diversos perodos de pago: Semanal, decadal, catorcenal, quincenal, mensual.
Ejemplo:
En OPUS TEXTILES S.A. DE C.V., a los empleados de produccin el pago es semanal, al personal
administrativo quincenal, al personal de ventas y jubilados se les paga mensual.
LEY DEL SEGURO SOCIAL

El seguro Social es el instrumento bsico de la Seguridad Social, establecido como un servicio pblico
de carcter nacional. Tiene por finalidad garantizar el derecho a la salud, la asistencia mdica, la
proteccin de los medios de subsistencia y los servicios sociales necesarios para el bienestar individual
y colectivo, as como el otorgamiento de una pensin con previo cumplimiento de los requisitos
legales.
La realizacin de la Seguridad Social est a cargo de entidades o dependencias pblicas, federales o
locales y de organismos descentralizados segn lo establecido por ley.
El Seguro Social comprende:
El rgimen obligatorio
El rgimen voluntario
Los asegurados y sus beneficiarios para recibir o disfrutar de las prestaciones que la ley otorga,
debern cumplir con los requisitos y reglamentos establecidos.
El rgimen obligatorio comprende los seguros de:
Riesgos de Trabajo
Enfermedades y Maternidad
Invalidez y Vida
Retiro, Cesanta en edad avanzada y vejez
Guardera y Prestaciones Sociales.
Los patrones estn obligados a:
Registrar e inscribir a sus trabajadores en el Instituto Mexicano del Seguro Social, comunicar las
modificaciones del salario y dems datos.
Llevar registros, tales como nminas, identificando:

percibidos por los trabajadores y dems informacin.
Determinar las cuotas obrero patronales a su cargo y enterar su importe al Instituto Mexicano del
Seguro Social, entre otros
nmero de das trabajados, salarios
Los patronos tendrn el derecho a descontar del importe de las prestaciones contractuales que deben
cubrir directamente, las cuantas correspondientes a las prestaciones de la misma naturaleza otorgadas
por el Instituto.
Para cubrir las prestaciones en especie del seguro de enfermedades y maternidad de los pensionados y
sus beneficiarios, en los seguros de riesgos de trabajo, invalidez y vida, as como el retiro, cesanta en
edad avanzada y vejez, los patrones, los trabajadores y el Estado aportarn una cuota de: 1.05% sobre
el salario base de cotizacin. De dicha cuota corresponde:
Trabajadores
Patrones
Estado
:
:
:
0.375 %
1.05 %
0.075 %
El salario base de cotizacin est conformado por los pagos hechos en efectivo por cuota diaria, las
gratificaciones, percepciones, alimentacin, habitacin, primas, comisiones, prestaciones en especie y
cualquier otra cantidad o prestacin que se entregue al trabajador por sus servicios.
Son excluidos como integrantes del salario base de cotizacin, los siguientes aspectos:
Los instrumentos de trabajo, tales como herramientas, ropa y otros similares
El ahorro semanal, quincenal o mensual del trabajador.
Las aportaciones adicionales que el patrn convenga otorgar a favor de sus trabajadores por
concepto de cuotas del Seguro de Retiro, Cesantas en edad avanzada y Vejez.
Las aportaciones al Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los trabajadores y las
participaciones en las utilidades de la empresa.
La alimentacin y la habitacin cuando se entregan en forma onerosa a trabajadores,

entendindose por onerosa estas prestaciones, cuando representan cada una de ellas, como mnimo
el 20% del salario mnimo general diario, que rija en el Distrito Federal.
Las despensas en especie o en dinero, siempre y cuando su importe no rebase el 40% del salario
mnimo general diario vigente en el Distrito Federal.
Los premios por asistencia y puntualidad, siempre que el importe de cada uno de estos conceptos
concepto no rebase el 10% del salario base de cotizacin.
El tiempo extraordinario dentro de los mrgenes sealados en la ley Federal del Trabajo.
Los asegurados se inscribirn con el salario base de cotizacin que perciban en el momento de su
afiliacin, establecindose como lmite superior el equivalente a 25 veces el salario mnimo general
que rija en el Distrito Federal y como lmite inferior el salario mnimo general del rea geogrfica
respectiva.
Para determinar la forma de cotizacin se aplicarn las siguientes reglas:
El mes natural ser el perodo de pago de cuotas.
Para fijar el salario diario en caso de que se paguen por semana, quincena o mes, se dividir la
remuneracin correspondiente entre siete (7), quince (15) o treinta (30) respectivamente. Si el
salario no se estipula por semana o por mes, sino por da trabajado y comprende menos das de los
de una semana o el asegurado labora jornadas reducidas y su salario se determina por unidad de
tiempo, en ningn caso se recibirn cuotas con base en un salario inferior al mnimo.
LIQUIDACION DE NOMINA Y DEDUCCIONES

Denominamos liquidacin de nmina, al proceso de establecer los sueldos que una empresa debe pagar
a sus empleados, al cumplirse el perodo de pago pactado en los Contratos de Trabajo. Estos perodos
varan segn las empresas, pero generalmente los ms comunes son los siguientes:
Pago de nmina semanal

Pago de nmina quincenal
Pago de nmina mensual
Al cumplirse cada perodo la empresa toma una hoja de trabajo llamada Planilla de Liquidacin de
Nmina y resume lo que deben recibir sus empleados en la fecha de pago pactada.
En la Planilla de Liquidacin de Nmina se especifica:
El personal vinculado a la empresa
El tiempo laborado por el empleado, discriminando el tiempo trabajado, el tiempo extraordinario,

das de descanso, entre otros.
Detalle de las diferentes deducciones tales como:
Conceptos de I.M.S.S. (Enfermedad y Maternidad, Invalidez y Vida, Cesanta y Vejez,

Pensionados)
Prstamos otorgados por la empresa y Prstamos para el sistema de ahorro para el retirado
(INFONAVIT)
Embargos judiciales
Impuesto sobre la Renta
Otros
Total de las deducciones
Total Neto a Pagar por cada trabajador
PREFIJO CONTABLE
Esta es una definicin propia del mdulo de Nmina para distribuir en las diferentes Cuentas
Contables los gastos laborales ya sea de Administracin, Ventas y Costos de Produccin u Operacin,
para manejar diferentes criterios en las cuentas.
Es una divisin que se le hace a la Cuenta Contable, donde los primeros dgitos de la cuenta lo
denominamos Prefijo Contable y el resto de la cuenta Sufijo Contable.
Ejemplo
La gran mayora de los conceptos de nmina son llevados al gasto. Contablemente encontramos
Gastos de Administracin identificados por 51 Gastos de Ventas identificados por 52 Costos de
Produccin identificados por 72, todos estos como subgrupo del Catlogo de Cuentas.
Segn los niveles del catlogo de cuentas para este ejemplo sera:
51
5105
510506
Gastos Operacionales de Administracin

Gastos de Personal
Sueldos
52
5205
520506
Gastos Operacionales de Ventas

Gastos de Personal
Sueldos
72
7205
750506
Mano de Obra Directa

Mano de Obra Directa
Sueldos
Los conceptos de salario dependiendo del rea de la empresa a la que pertenece el empleado son
llevados a la cuenta 510506 si es de Administracin o a la 520506 si es de Ventas o 720506 si es de
Produccin, de igual manera se contabilizan los dems conceptos como horas extras, comisiones, entre
otros.
Por ello dividimos las Cuentas Contables de la 51, 52 y 72 en subgrupos, denominados Prefijos
Contables y el resto de la cuenta 0506, que para este caso sera tanto para Administracin, como
Ventas y Produccin, el Sufijo de la Cuenta 510506, donde los dos (2) primeros dgitos son el prefijo
contable y los cuatro (4) dgitos siguientes es el sufijo contable.
RIESGOS DE TRABAJO
Los Riesgos de Trabajo son los accidentes y enfermedades a que estn expuestos los trabajadores en
ejercicio o con motivo de trabajo.
Se considera accidente de trabajo toda lesin orgnica o
perturbacin funcional, inmediata o posterior, o la muerte producida repentinamente en ejercicio, o con
motivo del trabajo, cualquiera que sea el lugar y el tiempo en que dicho trabajo se preste.
Tambin se considera accidente de trabajo el que se produzca al trasladarse el trabajador, directamente
de su domicilio al lugar del trabajo, o viceversa.
Enfermedad de Trabajo es todo estado patolgico derivado de la accin continuada de una causa que
tenga su origen o motivo en el trabajo, o en el medio en que el trabajador se vea obligado a prestar sus
servicios. En todo caso, sern enfermedades de trabajo las consignadas en la Ley Federal del
Trabajo
El asegurado que sufra un riesgo de trabajo tiene derecho a las siguientes prestaciones en dinero:
Si al trabajador lo incapacitan para trabajar, mientras dure la inhabilidad, recibir el 100% del
salario en que estuviese cotizando en el momento de ocurrir el riesgo.
Si al trabajador lo declaran incapacitado en forma permanente, ste recibir una pensin mensual
definitiva equivalente al 70% del salario en que estuviere cotizando.
En caso de enfermedades de trabajo, se calcular con el promedio del salario base de cotizacin de
las 52 ltimas semanas o las que tuviere si su aseguramiento fuese por un tiempo menor para
determinar el monto de la pensin.
Si al trabajador lo declaran incapacitado en forma parcial, superior al 50%, el asegurado recibir

una pensin que ser otorgada por la institucin de seguros que elija en los trminos de la fraccin
anterior.
El monto de la pensin se calcular conforme a la tabla de valuacin de incapacidad, segn lo
establecido por la Ley Federal del Trabajo.
El Instituto otorgar a los pensionados por incapacidad total y parcial con un mnimo de ms del
50% de incapacidad, un aguinaldo anual equivalente a 15 das del importe de la pensin que
perciban.
CONTRATO POR OBRA DETERMINADA

Es el convenio establecido entre patrono y empleado para ejecutar un trabajo extraordinario y que no
constituye una necesidad permanente de la empresa.
Ejemplo: Opus Textiles S.A. de C.V. requiere de la instalacin de lavadoras para su produccin. No
desea que este trabajo sea realizado por una empresa especializada en este tipo de labores, sino que
desea hacerlo con sus propios recursos y personal. Para este caso, contrata operarios para instalar
exclusivamente las lavadoras, por lo cual viene a constituir un trabajo extraordinario y eventual dentro
de sus actividades.
Una vez instalada las lavadoras, concluir la relacin de trabajo con las personas que fueron
contratadas para ejecutar dicha obra, sin responsabilidad para las partes.
10
TALLER No. 1
Apreciado Usuario: Desarrolle el siguiente taller y evaluacin. Es la nica forma de garantizar el
logro de los conocimientos adquiridos en cada etapa del curso.
Planee una entrevista con el Jefe de Nmina y discuta con l sobre:
1.
El manejo de la nmina por Centros de Costos.
2.
El nmero de empleados directos e indirectos de la empresa.
3.
Las diferentes Dependencias que maneja la empresa.
4.
Los Grupos de Nmina y los diferentes perodos de pago utilizados por la empresa para el pago de
nmina.
5.
Consulte el volumen de empleados con salario fijo y salario variable.
6.
Consulte sobre el sistema de liquidacin de nmina de la empresa. Trate de indagar sobre los
conceptos manejados en forma espordica y la frecuencia.
EVALUACION No. 1
1.
De las siguientes expresiones indique cules de ellas son Verdaderas y cules son Falsas.
a)
Grupo de Nmina es una clasificacin realizada a los empleados segn los Centros
de Costos y Dependencias.
( )
b) El I.M.S.S (Instituto Mexicano de Seguridad Social tiene establecido l % aportado por

el Patrono, Estado y Trabajador.
( )
c)
Para determinar la base de cotizacin al I.M.S.S. se tiene en cuenta el salario diario
d) El Riesgo de Trabajo son nicamente las enfermedades a que estn expuestos los
trabajadores en ejercicio o con motivo de trabajo.
2.
Establezca la diferencia que existe entre Centro de Costos y Dependencia.
3.
Al frente de las siguientes siglas escriba el significado

L.F.T.
S.M.G.D.F.
S.A.R.
C.F.F.
D.O.F.
INFONAVIT
:
:
:
:
:
:
11
4.
Arme las parejas relacionando el enunciado de las letras con la definicin de los nmeros.
a.
SUA
1. Clasificacin de los empleados por perodos de pago.
b.
Grupo de Nmina
2. Divisin de los primeros dgitos de la cuenta contable
c.
Prefijo Contable
3. Es el Sistema nico de Autodeterminacin
d.
Rgimen Obligatorio
4. Riesgo de Trabajo
12
RESPUESTAS A LA EVALUACION No. 1
1.
Falso o Verdadero
a. V
b. V
c. V
d. F
2.
Los Centros de Costos son reas, Sucursales, Puntos de Ventas o

Lneas de Produccin, que la empresa define para agrupar, clasificar y
controlar los Ingresos, Gastos o Costos a nivel contable o financiero y
poder generar un Estado de Ganancias y Prdidas o Balance General
por el concepto definido como Centro de Costos.
Las Dependencias Es una clasificacin que se le hace a la empresa
por reas ms reducidas; lo que no abarca el Centro de Costos, es
considerado como Dependencias, con el fin de controlar la mano de
obra, identificar el valor de la nmina de un rea determinada de la
empresa.
3.
4.
Siglas
L.F.T.
S.M.G.D.F.
S.A.R.
C.F.F.
D.O.F.
INFONAVIT
:
:
:
:
:
:
Parejas
(a 3) (b 1) (c 2) (d 4)
Ley Federal del Trabajo

Salario Mnimo General del Distrito Federal
Sistema del Ahorro para el Retiro
Cdigo Fiscal de la Federacin
Diario Oficial de la Federacin
Instituto Nacional del Fomento Nacional de la
Vivienda para los Trabajadores
13
2. PARAMETRIZACION
FLUJOGRAMA DE NOMINA
NOMINA
Liquidacin
Nmina
Liquidacin
Prestacional
Mvto.
Automtico
Aguinaldo
Generacin
Nmina
Novedades
CONTABILIDAD
Liquidacin
Automtica
Prenmina
Pago de
Nmina
Nmina
Abierta
Cierre de
Nmina
BANCOS
Otros
Informes
Vacaciones
14
2.1.
DEFINIENDO LOS MAESTROS
Por medio de los maestros definimos al sistema los parmetros generales para trabajar con el mdulo
de Nmina, una buena definicin y revisin de stos, garantizan un ptimo resultado de la
informacin.
2.1.1. Clasificando los Maestros

Dentro de esta clasificacin tenemos:
Grupo de Nmina
Cargos
Centro de Costos
Dependencias
Turnos
reas
Bancos
2.1.1.1.
Grupos de Nmina
Este Maestro sirve para clasificar los empleados por perodos de pago; las empresas pueden manejar
diversos perodos de pago:
15
Semanal
Decadal
Catorcenal
Quincenal
Mensual
Barra de Herramientas
Maestro formado por:

Cdigo: En este campo definimos el cdigo que identifica el Grupo de Nmina
Nombre:
Es la denominacin o nombre del Grupo.
Una buena definicin del Grupo de Nmina va a permitir la Liquidacin y Generacin de Nmina. La
gran mayora de los procesos y procedimientos de nmina son manejados por Grupo de Nmina o
Empleado, siendo lo ms usual el Grupo de Nmina.
En la parte superior de la pantalla encontramos la Barra de Herramientas con las opciones de
mantenimiento, permitiendo limpiar la pantalla, ingresar o modificar el registro actual, borrar el
registro actual, listar toda la informacin y salir de la pantalla.
Ejemplo:
CODIGO
01
02
03
04
NOMBRE
Semanal
Quincenal
Mensual
Retirados
16
RECOMENDACIONES
Cree un grupo de retirados, con el fin de trasladar los empleados a este
grupo una vez finalice el contrato de trabajo. Esto tiene importancia en
el momento de generar informes, ya que con esta clasificacin
podemos agrupar los empleados y reportar informacin de aquellos
que estn activos, retirados o todos.
2.1.1.2. Cargos
Es interesante codificar los diferentes cargos de la compaa con el fin de no estar digitando los cargos
en el momento de la matricula del empleado. La codificacin de este maestro puede hacerse en forma
consecutiva.
17

Cdigo: Donde digitamos el cdigo que identifica el Cargo.
Nombre: Nombre o denominacin de Cargo.
La mayor utilidad de esta clasificacin es obtener a travs de los informes el costo de la nmina por los
diferentes cargos que maneja la empresa.
En la parte superior de la pantalla encontramos la Barra de Herramientas con las opciones de
mantenimiento, permitiendo limpiar la pantalla, ingresar o modificar el registro actual, borrar el
registro actual, listar toda la informacin y salir de la pantalla.
Ejemplo
CODIGO NOMBRE
01
02
03
04
Gerente
Contador
Secretaria
Operario
RECOMENDACION
Defina la longitud del cdigo dependiendo del nmero de cargos y
personal de la compaa.
18
2.1.1.3. Como Definir los Centros de Costos

Los Centros de Costos son reas, Sucursales, Puntos de Venta, Lneas de Produccin que la empresa
define para controlar la informacin contable y financiera. Opcin formada por:
Centro de Costos
Plan Centro de Costos
Nombre Centro de Costos segn niveles
NIVELES CENTRO DE COSTOS
Comenzamos definiendo los diferentes niveles de los Centros de Costos para establecer los
rompimientos de control por Centros y Subcentros, para que la informacin quede almacenada en
forma de rbol. Maestro compartido con los mdulos de Compras, Facturacin, Inventarios, Activos
Fijos y Contabilidad.
19
Barra de
Herramientas
Formado por los siguientes campos:

Hasta: Es el cdigo de identificacin de cada uno de los niveles de los Centros de Costos.
hasta cuantos dgitos conforma el nivel.
Nombre:
Indica
Descripcin que se le asigna a cada nivel.
Ejemplo:
HASTA
2
4
6
10
NOMBRE
Ciudad
Actividad
Dependencia
Seccin
NIVEL DEL ARBOL

Primer Nivel
01
Segundo Nivel
0101
Tercer Nivel
010101
Cuarto Nivel
101010101
Hasta 2, formado por dos dgitos, correspondiente a la Ciudad y pertenece al primer nivel del rbol.
Hasta 4, formado por dos dgitos, correspondiente a la Actividad y pertenece al segundo nivel del
rbol.
Hasta 6, formado por dos dgitos, correspondiente a la Dependencia y pertenece al tercer nivel del
rbol.
Hasta 10, formado por cuatro dgitos, correspondiente a la Seccin y pertenece al cuarto nivel del
rbol.
20
RECOMENDACIONES
-
Analizar la estructura del Centro de Costos antes de

comenzar a definir los niveles.
Utilice cdigos numricos
ADVERTENCIAS
-
El mximo nmero de dgitos para los niveles

es de 10 dgitos.
Si retira
alguno
de los registros, o
modifica el nivel, el resultado que arrojen
sus informes puede ser impredecible, ya que
su informacin puede estar sujeta al nivel
borrado o modificado.
21
MAESTRO CENTRO DE COSTOS

Una vez definidos los niveles proseguimos a matricular los cdigos de los diferentes Centros de
Costos, formando la estructura del rbol.
22
Opcin formada por los siguientes campos:

Cdigo: Digitamos el cdigo que identifica el Centro de Costos, comenzando por el primer nivel,
luego el segundo y as sucesivamente.
Nombre: Es la descripcin del cdigo que identifica el Centro de Costos.
Auxiliar: En este campo marque o no la caja de chequeo, dependiendo del nivel del Centro de Costos.
Debe marcarse al ltimo nivel del cdigo, el cual recibe las diferentes transacciones, el sistema
valida que el cdigo exista y sea auxiliar.
Ejemplo:
CODIGO
01
0101
010101
0101010001
0101010002
010102
0101020001
0101020002
0102
010201
0102010001
0102010002
02
0201
020101
0201010001
0201010002
NOMBRE
Mxico
Ventas
Agencias
Npoles
Escandn
Agentes Viajeros
Urbanos
Rurales
Produccin
Planta Actipn
Corte
Ensamble
Monterrey
Ventas
Agencias
Colima
Yucatn
AUXILIAR
N
N
N
S
S
N
S
S
N
N
S
S
N
N
N
S
S
RECOMENDACIONES
-
La definicin de este maestro es una tarea del Departamento de Contabilidad.

No es recomendable que cada usuario comience a definir sus propios
Centros de Costos.
Segn anlisis hecho en la estructura del rbol, utilice slo los dgitos necesarios
para los diferentes niveles.
ADVERTENCIAS
-
Los
cdigos
de
Centros
cuenta deben ser auxiliares.
de Costos
a imputar la
No debe borrar ningn Centro de Costos despus de haber

enlazado informacin en l. Esto le puede ocasionar problemas
con sus datos.
23
NOMBRE DE LOS CENTROS DE COSTOS SEGN LOS NIVELES

Una vez matriculados los cdigos de los diferentes Centros de Costos se prosigue a asignar un nombre
a cada uno de los Centros de Costos segn los niveles.
24
Por medio de este maestro asignamos los nombres correspondientes a cada una de las combinaciones
de dgitos por cada nivel, este nombre ser utilizado en el informe de Cruce de Centros de Costos de
los mdulos: Contabilidad, Inventarios, Compras y Facturacin, con el fin de poder facilitar la
interpretacin de ste informe.
Ejemplo:
NIVEL
2
2
2
4
4
4
6
6
6
6
10
10
CODIGO C.C.
01
02
03
01
02
03
01
02
11
12
0011
0012
NOMBRE CENTRO DE COSTOS

MEXICO
MONTERREY
GUADALAJARA
VENTAS
PRODUCCION
ADMINISTRACION
AGENCIAS
REPRESENTANTES DE VENTAS
PLANTA CUERNAVACA
PLANTA PUEBLA
CORTE
ENSAMBLE
RECOMENDACIONES
-
La definicin de los Centros de Costos es una tarea del

Departamento de Contabilidad. No es recomendable
que cada usuario comience a definir sus propios
Centros de Costos.
Segn anlisis hecho en la estructura del rbol, utilice

slo los dgitos necesarios para los diferentes niveles.
25
2.1.1.4.
Dependencias
Las Dependencias son otra clasificacin de los empleados que la empresa hace por reas ms
reducidas; es diferente la clasificacin de los Centros de Costos a las Dependencias. Su gran utilidad
es controlar la mano de obra e identificar cuanto vale la nmina por Dependencia o rea de la empresa.
26
Maestro formado por los siguientes campos:

Cdigo: Es el cdigo que identifica la Dependencia
Nombre: Detalle o nombre de la Dependencia
Ejemplo
CODIGO
01
02
03
04
NOMBRE
Contabilidad
Recurso Humano
Asesora Externa
Gerencia
RECOMENDACIONES
Diferencie muy bien la clasificacin de los Centros de Costos con
respecto a la Dependencia, con el fin de obtener mayor
informacin en los reportes.
2.1.1.5. Turnos
27
Maestro para clasificar los empleados segn el turno de trabajo; este maestro es recomendable
trabajarlo cuando la empresa trabaja varios turnos.
Existen varias formas para trabajar el cambio de turno.
Cuando existen varios turnos y hay rotacin de todos los empleados de un turno a otro en un lapso
de tiempo. Ejemplo en la empresa existen 3 turnos los cuales cambian cada mes o cada quince
das entre s, o sea, todos los empleados del turno 1 pasan al 2, los del turno 2 pasan al 3 y estos al
turno 1.
En estos casos es recomendable trabajar con turnos.
Otra forma de trabajar turnos sera cuando algunos empleados cambian peridicamente y estn
constantemente trasladndose de turno dentro del perodo de pago.
Para tal caso no es
recomendable el manejo de turnos, debe trabajarse como novedades y estar trasladando el
empleado de turno por la opcin de Modificacin Bsica.
Tambin es til cuando en la empresa maneja un solo turno, para agilizar la creacin e
inicializacin del Movimiento Automtico por cada perodo de pago.
Pantalla formada por:

Cdigo: Campo para definir el cdigo que identifica el Turno
Nombre: Campo para describir el Turno.
28
Ejemplo
CODIGO
01
02
03
04
NOMBRE
Turno 1 de 6 a.m. a 2 p.m.
Turno 2 de 2 p.m. a 10 p.m.
Turno 3 de 10 p.m. a 6 a.m.
Turno 4 Normal - Administrativo
2.1.1.6. reas
Este maestro permite clasificar los salarios mnimos vigentes por reas geogrficas segn la ubicacin
de empresa y de cada uno de sus empleados. Se utiliza en la liquidacin de nmina para el control de
topes mnimos y mximos e identifica cuanto deben recibir, como cantidad mnima, en efectivo los
trabajadores por jornada ordinaria diaria de trabajo.
29
Formado por:
Cdigo: Campo para definir el cdigo que identifica el rea Geogrfica.
Nombre: Campo para definir el valor en pesos del trabajo laborado por da.
Maestro tambin formado por las opciones de mantenimiento:
Ingreso, Modificacin, Retiro,
Consulta y Consulta General, sta ultima muestra todas las reas Geogrficas matriculadas en el
sistema.
30
2.1.1.7. Bancos
En este Maestro se definen los diferentes Bancos que la empresa tiene para consignar a los empleados
el salario, proceso que se hace por medio de la transferencia electrnica.
31
Para la matricula de este maestro pide:

Cdigo: Donde digitamos el cdigo que identifica el Banco o la Corporacin.
Nombre: Donde digitamos la descripcin o denominacin del Banco.
Este maestro es de gran utilidad cuando se paga la nmina a travs de los diferentes Bancos en el
proceso de Transferencia Electrnica.
Ejemplo:
CODIGO
01
02
03
NOMBRE
Banamex
Bancomer
Bital
RECOMENDACIN
Es bueno crear un cdigo para el pago en cheque, ya que con esta
clasificacin podemos generar informes para saber cuanto es la
nmina pagada por transferencia electrnica o cunto por pago
de cheque.
32
2.1.2.
Empleados
Ingreso de Empleados
Este Maestro permite matricular los empleados que van a ser parte de su empresa, en l se detallan
datos personales, laborales, fechas de ingreso, entre otros.
Por esta opcin enlazamos cada uno de los maestros de clasificacin en la matricula de cada empleado.
Este maestro est formado por varias pantallas o carpetas:
Datos Generales
Clasificacin
Salario
Otros
33
2.1.2.1.
Datos Generales
En esta primera ventana son capturados los datos generales del empleado como son:
Cdigo: Es un campo clave de la nmina, por medio de ste son identificados los empleados; puede
ser el RFC de la persona o una identificacin que la empresa maneje para registrar a cada uno de ellos,
utilizado cuando la empresa tiene a su cargo un nmero considerado de empleados.
RFC: Es el Registro Federal de Contribuyentes o identificacin del empleado. Este campo es de
carcter obligatorio para efectos de integracin a Contabilidad, ya que requiere el nmero del RFC;
como personas fsicas el cdigo estara formado por:
RECOMENDACION
En caso de manejar empleados que ingresan y se retiran con frecuencia de la
compaa, recomendamos hacer uso del mismo cdigo separndolo por guin y
un nmero consecutivo, el cual indica el nmero de ingresos del empleado a la
empresa.
Apellidos: En estos campos digitamos los apellidos completos del empleado, separando el primero y
segundo apellido.
Nombres: Digitamos los nombres completos del empleado.
34
Fecha de Nacimiento: Campo para definir la fecha de nacimiento, con formato AA/MM/DD.
Lugar de Nacimiento: En este campo describimos la ciudad o lugar de nacimiento.
Estado Civil: En este campo sealamos el estado civil de cada empleado identificando S: para soltero,
C: casado, V: viudo, D: divorciado, O: para otros.
Estado (0: Activo, 1: Inactivo): En este campo indicamos el estado en que se encuentra el
empleado; es activo, mientras genere nmina; es inactivo, cuando se desvincule de la compaa,
cuando est en vacaciones o en licencias no remuneradas.
Sexo: Definimos el sexo del empleado M o F, marcando el botn de radio.
Nombre del Padre y Nombre de la Madre: En estos campos especificamos los nombres respectivos
de los padres del empleado.
Hijos: Digite el nmero de hijos que tiene el empleado.
Luego encontramos los datos del domicilio del trabajador como es:
Calle y/o Manzana

Nmero
Colonia y/o Poblacin
Municipio
Entidad
Cdigo Postal
Telfono
Todos estos datos deben ser digitados completamente.
Fecha de Ingreso: Indique en este campo la fecha de ingreso del empleado con formato AA/MM/DD,
campo de gran importancia para la liquidacin de vacaciones y comenzar a liquidar la nmina.
Fecha de Retiro: Para empleados con contrato Permanente, deje la fecha que propone el sistema
2100/12/31; para empleados con contrato Eventual, defina la fecha de terminacin de contrato.
Fecha Ultima Nmina: Fecha de la ultima nmina liquidada al empleado
Notas: Es un campo opcional utilizado para detallar o ampliar especificaciones del empleado, por
ejemplo: llamadas de atencin, felicitaciones o reconocimiento a los empleados.
35
2.1.2.2 Clasificacin
Para entrar a esta ventana, presionamos clic sobre el botn de Clasificacin.

En esta ventana
digitamos los diferentes cdigos de agrupacin o clasificacin; stos son cdigos ingresados por los
diferentes maestros, como son:
Grupo: Campo previamente definido en el maestro Grupo de Nmina, maneja ventana de consulta
con los diferentes grupos creados; en este campo seleccionamos el cdigo del grupo al que pertenece
el empleado, el cual debe tener concordancia con el perodo de pago.
rea Geogrfica: Cdigo del rea Geogrfica al que pertenece el empleado, tambin debe estar
previamente definido en el Maestro.
Dependencia:
Cdigo de la Dependencia al que pertenece el empleado, tambin debe estar
previamente definido en el Maestro.
Puesto: Seleccione de la ventana de consulta el cdigo del Cargo correspondiente al empleado, el
cual debe estar previamente definido en el maestro.
Puesto Administrativo: Seleccione S si el empleado es personal administrativo y no recibe PTU o
seleccione N si el empleado no ocupa un puesto administrativo y por lo tanto recibe PTU.
Turno: De igual manera maneja ventana de consulta con los diferentes Turnos creados previamente
en su respectivo maestro; este cdigo puede variar de acuerdo al cambio de turno.
Centro de Costos: Campo previamente definido en el maestro Centro de Costos y al que pertenece el
empleado.
36
Banco: Cdigo previamente definido en el maestro de Bancos Este campo tiene que ver tambin con
la transferencia electrnica. En caso de no manejar dicho proceso, cree un cdigo para identificar el
pago en cheque.
Nro. Seguridad Social: En este campo digitamos el nmero de Seguridad Social del Trabajador
asignado por el I.M.S.S. (Instituto Mexicano de Seguridad Social) a cada empleado.
Cuenta Corriente: En este campo digite el nmero de la Cuenta Corriente del empleado para la
consignacin del salario; proceso que es ejecutado mediante Transferencia Electrnica.
Prefijo Contable: En este campo digitamos los dgitos definidos como Prefijo Contable para cada
empleado.
ADVERTENCIA
Para una ptima integracin de Nmina a Contabilidad es
necesario
una
estricta
estandarizacin
de
la
codificacin, tanto de los conceptos a liquidar como
del Prefijo Contable, para poder llevar las diferentes
partidas de Administracin, Ventas y Produccin.
2.1.2.3. Salario
37
Para ingresar a esta tercera pantalla presione clic sobre el botn de Salario. En esta pantalla se definen
los datos relacionados con el pago del empleado como son:
Luego seleccione la opcin dependiendo del Tipo de Salario que tenga el empleado
Tipo Salario: Seleccione el tipo de salario con el cual se contrata al empleado, puede ser fijo,
variable o mixto.
Hora Mes: Digitamos el nmero de horas mensuales que trabaja el empleado.
Cuota Diaria: En este campo digitamos el valor de la Cuota Diaria segn el rea a la que pertenezca
el empleado. Una vez digitado el valor, el sistema calcula el valor hora y el bsico mensual.
Valor Hora: El sistema trae el valor equivalente al salario hora, segn lo digitado en el campo
anterior; este valor es calculado automticamente de dividir el bsico mensual por el nmero de horas
trabajadas al mes.
Bsico Mensual: En este campo visualizamos el valor del salario mensual, el cual es calculado segn
el valor digitado en el campo Cuota Diaria.
Este campo es inmodificable, si por error digita un valor hora errado, ste no puede ser corregido por
este campo, debe hacerlo por la opcin Libro de Aumentos, tema que ser tratado ms adelante.
Perodo Pago: En este campo digitamos la frecuencia de pago pactado entre patrono y trabajador,
puede ser siete (7) das si es semanal, 15 das para la quincena 30 das si es mensual.
SDI Inicial: El sistema propone el Salario Diario Inicial dependiendo de las digitadas en el maestro de
Factores de Integracin y al clculo correspondiente para hallar el Salario Diario Integral. Tenga en
cuenta que con base a este valor se realizaran los pagos al IMSS.
ADVERTENCIA
-
Este Maestro es de gran importancia en el

manejo de la nmina, por tal motivo amerita un
cuidado muy especial, tanto en el ingreso de
todos los datos como en la revisin de los
mismos.
El sistema no permite
movimiento enlazado.
Est muy atento en la definicin de fechas, Ya

que son de gran importancia en la liquidacin
de las prestaciones sociales.
Un dato mal ingresado, puede incidir en la

liquidacin de la nmina o en la liquidacin de
las prestaciones sociales.
borrar
maestros
con
38
2.1.2.4. Otros
Para ingresar a esta cuarta pantalla presione clic sobre el botn de Otros Mas... En esta pantalla se
definen los datos relacionados con el tipo de contrato, ellos son:
Tipo de Contrato: Seleccione el tipo de contrato con el cual se contrato al empleado, puede ser
Eventual, Permanente y Eventual Const.
Terminacin contrato: Para empleados con contrato Eventual defina la fecha de terminacin del
contrato y para empleados Permanentes ingrese la fecha 2100/12/31.
Tipo Embargo Sobre: Si el empleado tiene su sueldo embargado por un porcentaje fijo seleccione S
e indique el porcentaje de embargo y la base sobre la cual se aplica, es decir, sobre la percepcin o
sobre la percepcin menos los descuentos del IMSS. Si el empleado no tiene embargo seleccione N.
El sistema aplicara est descuento al momento de la Liquidacin Automtica por cada perodo de
pago, opcin que se explicara mas adelante.
A tener en cuenta:
El Ingreso de Empleado funciona en forma similar en las opciones de Modificacin, Retiro y

Consulta.
En la modificacin permite cambiar cualquier dato menos el cdigo del empleado. Si requiere
cambiar todos los datos, borre el registro y cree uno nuevo.
El Botn de Retiro permite borrar la matricula del empleado siempre que ste no tenga
movimiento de nmina o se le halla generado movimiento automtico o tenga nminas pagadas.
39
2.1.2.5. Modificacin Bsica
Dentro del maestro de Empleados encontramos la opcin de Modificacin Bsica, la cual facilita
cambiar aquellos maestros que con frecuencia estn sujetos a cambios como son:
40
Turno
Grupo
Dependencia
Centro de Costos
Banco
Cuenta Corriente
Nro. Seguro Social
Empleado Activo/Inactivo)
Prefijo Contable
Por esta opcin podemos modificar o corregir la asignacin de cualquier maestro al empleado, a partir
del campo Turno. El cdigo y el RFC del empleado son inmodificables.
Haciendo uso de esta opcin agiliza la correccin de la informacin del maestro de empleados en
cuanto a los datos antes mencionados.
2.1.2.6. Consulta por Nombre
Ejemplo 1
Localizar los empleados que tengan en el apellido o nombre las letras AR. Para ello digitamos en el
campo nombre la relacin de caracteres: AR.
41
Este tipo de consulta es de gran utilidad cuando no recordamos el nombre completo del empleado, ni
conocemos el cdigode identificacin. Para ello recurrimos a esta opcin, relacionando el nombre del
mismo con una cadena de caracteres.
Ejemplo 2
Se requiere consultar los empleados con apellido RIVERA
42
2.1.3.
Conceptos
Maestro Conceptos
Es una opcin donde se matricula y da mantenimiento a los diferentes conceptos de percepciones y

deducciones que maneja la empresa.
43

Concepto: Es el cdigo de identificacin de los diferentes conceptos. Por medio de este campo
podemos filtrar informacin para generar diferentes informes clasificados por concepto. Ejemplo 001,
002,101,102.
Descripcin: Es el nombre o detalle del concepto. Ejemplo. Cuota diaria, hora extra dobles, abono a
prstamo vivienda, Enfermedad General y Maternidad, etc.
Percepcin - Deduccin: Segn el concepto marque la opcin Percepcin o Deduccin; dependiendo
de la definicin el concepto suma (Percepciones) o resta (Deducciones) al total de la nmina.
Pesos - Hora: Determine si el concepto ser manejado en pesos o en horas, marcando el botn de
radio segn sea el caso; la mayora de los conceptos de percepciones son calculados por hora como
son: la cuota diaria, el tiempo extraordinario, entre otros y las deducciones son trabajadas en pesos
como son los aportes al I.M.S.S. el Impuesto sobre la renta, aporte a INFONAVIT, entre otros.
Cuota Diaria SDI: Determine si el concepto ser manejado como Cuota Diaria o como Salario
Diario Integrado SDI, marque el botn de radio segn sea el caso.
Factor Recargo: En este campo digitamos un factor de recargo; algunos son establecidos por ley,
otros por polticas internas de cada empresa, dicho recargo es aplicado a los conceptos definidos en
horas.
CONCEPTO
Cuota Diaria
Tiempo Extraordinario
Tiempo Extraordinario Mayor a 9 horas
Prima Dominical
FACTOR DE
RECARGO
1.0
2.0
3.0
1.25
44
Cdigo Cuenta: En este campo definimos la Cuenta Contable o el sufijo de la cuenta, dependiendo
del concepto y su contabilizacin, es un campo bsico para la integracin de Nmina al mdulo de
Contabilidad.
Tengamos en cuenta el prefijo son los primeros dgitos de la Cuenta Contable y el sufijo son los dgitos
posteriores al prefijo; este campo lo reforzaremos cuando tratemos el tema de integracin a
Contabilidad.
Id. Cuenta (D/C): En este campo definiendo la naturaleza dbito o crdito de la cuenta del concepto,
digitando D para las cuentas del dbito y C para las cuentas Crdito.
IDENTIFIQUE SI EL CONCEPTO HACE PARTE DE: Cada concepto se debe configurar,
definindole si hace parte de I.M.S.S., Disfrute de Vacaciones, Cuota Sindical, P.T.U. (Participacin
de los Trabajadores en Utilidad), I.S.P.T. (Impuesto sobre Producto Trabajado), S.U.A. (Sistema
nico de Autodeterminacin), S.A.R. (Sistema de Ahorro para Retiro), y Finiquito. Tenga en cuenta
las siguientes reglas:
I.M.S.S: Seleccione aquellos conceptos diferentes de salario bsico y que conformaran la porcin
variable en el calculo del Salario Diario Integrado SDI o Salario Base de Cotizacin.
Cuota Diaria Sindical: Seleccione todos aquellos conceptos que conformarn la base para calcular la
cuota sindical.
P.T.U: Seleccione todos aquellos conceptos que sumarn en la conformacin de la base sobre la cual
se repartirn las utilidades.
I.S.P.T: Seleccione todos aquellos conceptos que constituyen salario y que forman parte de la base
mensual para la liquidacin del Impuesto sobre Producto Trabajado.
Al darle clic en esta opcin de hacer parte del ISPT, muestra otra pantalla en la cual debes de digitar
Base para calculo: Puede ser SMGDF o Valor, esto depende de que los topes sean sobre el SMGF o
simplemente el tope ser un valor fijo para todos
Tope: S digita el valor el cual va a ser el tope si se seala anteriormente Valor o si se sealo
SMGDF s digita la cantidad de salarios mnimos que se debe de aplicar a ese concepto.
Ejemplo
CPTO
001
002
003
004
012
020
023
024
030
100
102
103
130
DESCRIPCION
PER /DED
PESOS
HORA
Cuota Diaria
Comisiones
Horas Extras Dobles
Aguinaldo
Dominicales
Incap.Enfer. General.
Incap. Maternidad
Incap.Riesgos Profes.
Prestamos Empleados
Enf.y Mater. Especie
Enf.y Mater. Dinero
Invalidez y Vida
Abono Prstamo Empl
Percepcin
Percepcin
Percepcin
Percepcin
Percepcin
Percepcin
Percepcin
Percepcin
Percepcin
Deduccin
Deduccin
Deduccin
Deduccin
Hora
Pesos
Hora
Pesos
Horas
Pesos
Pesos
Pesos
Pesos
Pesos
Pesos
Pesos
Pesos
CTA
DIA
SDI
FACTOR
RECARGO
1.00
0.00
2.00
0.00
1.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
CODIGO IDENT.
CUENTA CUENTA
0506
0506
0515
0515
0548
0506
261015
261020
131515
236505
236505
236505
131515
Dbito
Dbito
Dbito
Dbito
Dbito
Dbito
Dbito
Dbito
Dbito
Crdito
Crdito
Crdito
Crdito
45
Existen algunos conceptos que son creados en forma automtica con el sistema en el momento de su
liquidacin, ellos son:
CPTO
DESCRIPCION
PER /DED
PESOS
HORA
VACAC
PVACA
ISRP
CREDI
Vacaciones
Prima Vacacional
Retencin
Crdito al Salario
Percepcin
Percepcin
Deduccin
Percepcin
Pesos
Pesos
Pesos
Pesos
CTA
DIA
SDI
FACTOR
RECARGO
0.00
0.00
0.00
0.00
CODIGO
CUENTA
IDENT.
CUENTA
Dbito
Dbito
Crdito
Dbito
Al momento de marcar el campo de ISPT. Si el concepto va a ser acumulable para hallar la base del
ISPT este despliega una pantalla as:
Base para clculo SMGDF / Valor: Se marca cual va a ser la base para topear a este concepto.
Tope: Numero de veces por lo que se va multiplicar el valor de la base del clculo. En otras palabras
el tope con el cual se hallar la parte gravable.
Ejemplo 1:
Continuando con el ejemplo anterior:
El concepto de Cuota Diaria va a ser base para el ISPT y no tiene tope o sea todo su valor va a servir
como base para hallar el ISPT, por esto se coloca 1 en tope.
46
Ejemplo 2:
Si tuviramos un concepto 003, horas extras dobles; y este tuviera un tope de 9 SMGDF en una
semana, este s digitar de la siguiente manera:
Como podemos observar a este concepto se le coloco Base para Calculo SMGDF y de tope se coloco
9.
Ejemplo 3:
Tenemos un concepto 108, aportacin SAR 2% obligatorio y supongamos que este concepto tiene un
tope de 450 pesos (Este concepto es un supuesto pues no tiene tope para ISPT, pues todo es exento).
Este quedara de la siguiente manera:
47
Este concepto se liquida con base al valor de la Hora del Salario Diario Integral con un factor de
Recargo de 0.02, pero el tope es de 450 pesos por eso se marca en Base para el clculo Valor y tope
450.
Ejemplo del ISPT

El empleado XX trabaja por periodos de 15 das, su sueldo quincenal es de $ 4780.50. Para hacer la
proyeccin mensual se har de la siguiente manera:
(4780.50 / 15) * 30.4 = 9688.48
El Empleado XX tiene los siguientes devengados:

P.Gravada
P.Exenta
Horas Extras Dobles 17 horas extras

Fondo de Ahorro Patrn
1354.48
621.47
677.24
0
677.24
621.47
Deducciones
Fondo de Ahorro
Prestamos F.A.
Manejo Vales despensa
IMSS
1242.93
500.00
0.10
183.55
1242.93
500.00
0.10
183.55
0
0
0
0
Sumamos estos valores gravados al valor proyectado inicialmente as:

Proyeccin mes
+ P.Gravada Horas extras dobles
9688.48
677.24
Total Base para ISPT
9560.71
48
Este valor es el buscado en las tablas fiscales del articulo 80 80 A y 80 B. Tambin se debe tener en
cuenta el Porcentaje de Subsidio Acreditable en este ejemplo utilizaremos el 60%. Este esta en la
pantalla de configuracin (eso depende de la empresa)
El valor del ISPT ES DE
576.12.
Yo t anexo una hoja de Excel y en la celda G11 digitas este valor o sea 9560.71.
A continuacin te coloco el proceso de cmo divide las horas extras en la parte gravable y la parte
exenta:
I
M
S
S
CODIGO
001
002
003
004
012
020
023
024
030
100
101
103
104
130
CONCEPTO
Cuota Diaria
Comisiones
Horas Extras Dobles
Aguinaldo
Dominicales
Incap. Enfermedad General
Incap.Maternidad
Incap.Riesgos Profesionales
Prestamos Empleado
Enf. y Maternidad Especie
Enf. y Maternidad Dinero
Invalidez y Vida
Retiro y Cesantas
Abono Prstamo Empleado
V
a
c
a
c
i
o
n
e
s
N S
S N
S
C P I S S F
u T S U A i
o U P A R n
t
T
i
a
q
u
S
i
i
t
n
o
d
S S S S S S
S S S N S N
N S
N N N
N
N
N N S S
N N S S
N N S S
N N S S
S N N
S N N
S N N
S N N
N
N
N
N
N
N
N
S
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
S
N
N
N
N
N
N
S
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
N
RECOMENDACIONES
-
Este es otro maestro fundamental para la operacin del mdulo de nmina, el

cual amerita una revisin detallada de cada uno de los conceptos.
Separe los cdigos percepciones con un rango amplio entre ellos
Los conceptos de deducciones no hacen parte de ninguna clasificacin.
El sistema no permite borrar ningn cdigo de concepto que tenga

movimiento de nmina.
enlazado
49
ADVERTENCIAS
-
Una buena definicin y revisin de

maestro garantiza un ptimo resultado
liquidacin de nmina y liquidacin
Prestacional.
Nunca un concepto hace parte de s mismo
Est muy atento en la configuracin de cada

concepto, ya que son de gran importancia en
la
liquidacin de nmina y prestaciones
sociales.
2.1.4.
Manejo de los Libros
Maestro formado por las siguientes opciones:
Libro de Incapacidades
Libro de Aumentos
Libro de Vacaciones
este
en la
50
2.1.4.1.
Libro de Incapacidades
Por esta opcin se ingresan las novedades de incapacidades al sistema.
Pide:
Cdigo del empleado al que se le registra la incapacidad.
Concepto por el cual se incapacita, el cual debe existir en el Maestro de Conceptos y definido en
Configuracin.
Fecha inicial de la incapacidad.
Fecha Final de la incapacidad.
Detalle o aclaracin sobre la incapacidad, campo donde documentamos la novedad
Salario Diario Integrado (SDI) sobre el cual se liquida la incapacidad. Este campo lo inicializa el
sistema con el SDI correspondiente al mes inmediatamente anterior a la fecha de inicio de la
incapacidad.
No. Autorizacin del documento que respalda la incapacidad del empleado.
No. Autorizacin Inicial. Este campo es activado nicamente en el caso de matricular una
extensin, digitando el nmero de la autorizacin a la incapacidad inicial que gener la extensin.
51
Das Reconocidos por el Patrono. Este campo es activado nicamente en la opcin de

modificacin y en l se matricula el nmero de das no reconocidos por el fondo en la
incapacidad; el sistema lo calcula.
Al modificar o retirar una incapacidad debemos digitar el cdigo, el concepto y la fecha inicial de la
incapacidad, ya que el empleado puede tener varias incapacidades por el mismo concepto. El sistema
propone la fecha de la primera incapacidad que encuentra.
La consulta es de tipo Browse, puede hacerse para un empleado; digitando el cdigo correspondiene
del trabajador o todos al dar ENTER.
52
2.1.4.2.
Libro de Aumentos
En la implementacin del sistema cuando se crean los empleados se define el valor hora, actualizando
automticamente el Libro de Aumentos, transfiriendo a esta opcin el valor hora y la fecha de ingreso.
53
Para aumentar o modificar el salario por empleado debe hacerse por el Libro de Aumentos, este graba
la informacin en el libro y actualiza el Maestro de Empleados.
Esta opcin actualiza los aumentos de salario, pidiendo:

Empleado: En este campo digitamos el cdigo del empleado, visualizndose el nombre del mismo.
Fecha de Aumento: Definimos la fecha de aumento del salario.
Valor Hora: Digitamos el valor correspondiente a la hora de trabajo.
Detalle: Este campo es utilizado para documentar o describir el aumento de salario.
Valor SDI: El sistema propondr el Salario Diario Inicial dependiendo de las digitadas en el maestro
de Factores de Integracin y al clculo correspondiente para hallar el Salario Diario Integral. Tenga en
cuenta que con base a este valor se realizaran los pagos al IMSS. Una vez digitado el valor de la Hora
este calcular el valor del Salario Diario Inicial.
Para filtrar o entrar al Libro de Aumentos, el sistema requiere el cdigo del empleado y la fecha de
aumento.
A tener en cuenta
La matricula de empleados transfiere automticamente el valor hora y la fecha de ingreso al Libro

de Aumentos.
El proceso Cambio de Salario actualiza el Libro de Aumentos, transfiriendo el valor hora por cada
trabajador del Maestro de Empleados al Libro de Aumentos.
Para aumentar el salario (Valor Hora) por empleado se ingresa por el Libro de Aumento, ste
graba la informacin en el Libro y actualiza el Maestro de Empleados, siempre y cuando la fecha
de actualizacin sea superior.
Para aumentar el salario a todos los empleados siempre y cuando sea un aumento porcentual, ya sea
por Grupo, Centro de Costos o Dependencia se realiza por Procesos, Aumento de Salario, tema que
ser tratado ms adelante.
2.1.4.3. Libro de Vacaciones

Esta opcin es utilizada en la implementacin del Sistema de Nmina para actualizar el registro de
Vacaciones de todos los empleados; la actualizacin de estos registros son de gran importancia en el
momento de liquidar las Vacaciones.
Tambin es utilizada en la liquidacin de vacaciones de los empleados por fuera del sistema, para
actualizar el registro de stas.
54
Para definir los datos en el Libro de Vacaciones, pide:

Cdigo: En este campo digitamos el cdigo que identifica el empleado.
Fecha Vacaciones: Digite la ltima fecha de salida a Vacaciones del empleado.
Das Tomados: En este campo especifique el nmero de dias habiles disfrutados de vacaciones.
Fecha de Regreso: Este campo entrega la fecha de regreso de Vacaciones, la cual es calculada de
acuerdo a la fecha de vacaciones y los das tomados.
Valor: Ingrese el valor pagado de vacaciones correspondiente al perodo de Vacaciones tomado por
el empleado.
Detalle. Documente el registro de Vacaciones, para dejarlo asentado en esta pantalla.
El Libro de Vacaciones cuenta con las opciones de Mantenimiento: Ingresar, Modificar, Retirar,
Consultar y Terminar.
Para la modificacin de uno de los registros antes ingresados, el sistema pide el Cdigo del Empleado
y la Fecha de Vacaciones; digitando estos dos campos el sistema despliega en pantalla el resto de
informacin, habilitndolos para cualquier modificacin o variacin de los datos.
Para retirar cualquier registro de vacaciones el sistema pide cdigo del empleado y fecha de
Vacaciones, presionando la tecla Aceptar, el registro queda descartado del movimiento de vacaciones.
La Consulta la podemos hacer para un solo empleado, digitando el cdigo que deseamos consultar.
55
Visualizndose los registros asentados del empleado en el Libro de Vacaciones.

Tambin podemos consultar todos los empleados, dejando el campo cdigo en blanco y presionando
Enter.
56
2.1.5.
Tarifas para manejar el Impuesto de Renta
Este maestro est formado por tablas mensuales y Anuales cada opcin con tres tablas, las cuales
almacenan la informacin necesaria en cuanto a rango de salarios, porcentajes, cuota fija y valores a
retener de los empleados, segn procedimiento para el manejo de esta retencin.
Tarifas Tabla 80
Tarifas Tabla 80A
Tarifas Tabla Crditos
57
2.1.5.1.
Tarifas Tabla 80
Esta tabla es utilizada para determinar la tarifa para la Retencin.

Formada por:
Rango entre lmite inferior y superior

Cuota fija
Porcentaje para aplicar
En la parte inferior encontramos los comandos de desplazamiento por la tabla:

Ctrl + Y :
Ctrl + W:
Ctrl + F :
Esc
:
Permite insertar registros en blanco para adicionar nueva informacin.

Permite grabar la informacin modificada o adicionada.
Permite buscar o localizar informacin por toda la tabla
Permite regresar o devolverse a la pantalla anterior
58
2.1.5.2.
Tarifa Tabla 80A
Por medio de esta tabla podemos determinar el Subsidio Fiscal.

Formada por:
Rango entre lmite inferior y superior

Cuota fija
Porcentaje para aplicar
En la parte inferior de la pantalla encontramos tambin los comandos para desplazarnos por toda la
tabla, la forma de modificar, adicionar nuevos registros y grabar.
59
2.1.5.3.
Tabla Tarifa de Crdito
A travs de esta tabla determinamos las tarifas del crdito al salario. En esta tabla encontramos:
Rango inferior y superior de ingresos

Valor del Crdito
Nota: El manejo de estas tablas las veremos ms adelante en el tema Liquidando Conceptos de
Impuesto a la Renta.
60
2.1.5.4. Descuentos
61
En este maestro definimos la tabla para hacer los descuentos a INFONAVIT (Instituto Nacional del
Fomento Nacional de Vivienda para los Trabajadores).
Tabla formada por:
Rango del salario del trabajador en nmero de veces el salario mnimo
Porcentajes para Retencin de Descuentos, que debe ser 20%, 25% y 30%, segn el rea
geogrfica. Estos porcentajes son determinados por INFONAVIT, los cuales son asignados a
cada trabajador sobre la base de nmero de salarios mnimos que percibe o gana el empleado,
segn el rea geogrfica.
2.1.6.
Factores de Integracin
62
Esta tabla se utiliza para calcular los factores de prima de servicio y agunaldo utilizados en el calculo
del Salario Diario Integral (SDI).
Esta tabla esta conformada por los siguentes campos:
Desde Hasta: Es el rango de antiguedad del empleado, prestando sus aos de servicios a la empresa.
Das Vacaciones: Es el nmero de das de vacaciones que tiene derecho el empleado segn el rango
de antiguedad.
% Porcentaje Prima Vacaciones: Porcentaje sobre el cual es calculada la Prima Vacacional. El
sistema inicializa este campo con el 25% como promedio mnimo legal.
Factor Vacaciones: En esta columna se especifica el factor correspondiente de prima vacacional. El
sistema calcula esta columna, multiplicando los das de Vacaciones a que tiene derecho por el
porcentaje de Vacaciones y dividiendo sobre 365, definido en Configuracin en los das base para
calcular las prestaciones.
Factor Prima Vacacional = das Vacaciones x % de Vacaciones / 365
Das de Aguinaldo: Es el nmero de das otorgado por la empresa como aguinaldo, prestacin
liquidada al final de cada ao. El sistema inicializa este campo en 15 das como mnimo legal.
63
Factor Aguinaldo: En esta columna se especifica el factor correspondiente al aguinaldo. El sistema

lo calcula esta columna dividiendo los Das de Aguinaldo sobre 365, definido en Configuracin en los
das base para calcular las prestaciones.
Factor Aguinaldo =
15 / 365
Estos datos se utilizan en la opcin de Generacin SDI, tema que se tratara ms adelante.
En la parte inferior de la pantalla encontramos las teclas de manejo:
Ctrl + Y : Sirve para insertar nuevos registros a la tabla.
Ctrl + W: Sirve para grabar cualquier adicin o modificacin hecha a la tabla.
Ctrl + F : Sirve para hacer bsquedas de datos dentro de la tabla.
PgDn, PgUp, End, Home: Son teclas de cursos y sirven para desplazar el cursor por la pantalla o
movernos dentro de ella.
2.1.7.
Calendario
Por esta opcin generamos las fechas de liquidacin de nmina para cada Grupo de Nmina.
64
Fecha de la primera
nmina del ao.
El sistema permite generar calendarios para la liquidacin de nmina en pagos semanal, decadal,
catorcenal, quincenal y mensual.
Para la generacin del calendario pide:
Grupo de nmina a generar.
Fecha inicial a partir de la cual es generado el calendario, sta depende del perodo de pago.
Debemos tener cuidado al generar el calendario de las nminas semanales y catorcenales, ya que
los das de corte de nmina vienen corridos; para los perodos de pago quincenal y mensual no
tendra ningn problema ya que los perodos van del 1 al 15 y del 16 al 30 de cada mes y del 1 al
30 para el mensual.
Perodo de pago a seleccionar para la generacin del calendario, marcando el botn de radio segn
el requerido.
En la parte inferior de la pantalla encontramos las opciones de mantenimiento: Generar, Modificar,

Consultar e Imprimir.
Generar: Opcin utilizada para construir el calendario; presionando este botn en el momento de
definir el calendario para cada grupo, sta opcin es ejecutada en la implementacin del sistema y al
inicio de cada ao, antes de liquidar la primera nmina.
Modificar: Opcin utilizada para cambiar o corregir algn dato en el perodo de liquidacin o
reorganizar el nmero de perodos por cada mes, especialmente cuando las nminas son semanales, las
cuales pueden presentarse meses con cinco (5) perodos, cuando realmente son cuatro (4) o viceversa.
Consultar: Permite visualizar el o los calendarios generados.
65
Entregndonos la siguiente informacin:
Perodo de nmina a liquidar
Rango de fecha inicial y final de cada perodo de pago
Campo generada, ste es informativo e inmodificable, formado por una F de Falso, la cual indica
que no se ha generado o liquidado nmina en el rango de fecha o una T de Verdadero, indicando
que en dicho perodo de pago ya fue generada la nmina.
Por Grupo: Indica si la nmina fue generada por Grupo o por Empleado, a su vez sirve de control
para el cierre de nmina.
Imprimir: Por medio de esta opcin podemos imprimir el maestro de calendario de un grupo de
nmina especfico o todos los grupos con el fin de revisar la generacin de los calendarios.
66
RECOMENDACIONES
Para que el sistema de nmina funcione con ptimos resultados el usuario debe
garantizar varios aspectos:
-
Que el Maestro de Empleados est correctamente definido. Cualquier error n

fechas, tipo de contrato, tipo de salario, entre otros, repercute en la liquidacin
de nmina, autoliquidacin y prestaciones sociales.
Que el Maestro de Conceptos est bien configurado, cualquier inconsistencia

en este maestro incide tambin en la liquidacin de nmina y prestaciones
sociales.
Que el calendario est generado con las fechas de inicio y final bien definidas.
ADVERTENCIA
Este maestro debe ser generado por cada Grupo de Nmina y
por cada ao calendario.
67
2.2.
REVISANDO LOS MAESTROS
Una vez implementado los maestros debemos imprimir cada uno de ellos, revisarlos y hacer las
correcciones pertinentes. Ojal esta revisin sea hecha por personal diferente de quien los digit.
2.2.1. Informe Maestro de Empleados

En esta opcin encontramos una serie de informes segn el requerimiento:
Datos Personales
Datos Salariales
Datos Generales
Antigedad
Libros
68
2.2.1.1.
Informe Datos Personales
69
Este informe reporta los datos personales de los empleados. Para la generacin del informe, podemos
filtrar por Grupo, imprimiendo todos los Grupos de Nmina, para ello deje este campo en blanco o un
grupo especial, digitando el cdigo del grupo requerido.
Tambin podemos generarlo por Dependencia: Todas las Dependencias dejando en blanco este campo
o una Dependencia en especial, digitando su cdigo. Adicionalmente se pueden generar este informe
de todos los empleados activos, inactivos o todos.
Entrega: Cdigo, nombres y apellidos de los empleados, fecha de nacimiento, estado civil, sexo,
nmero de hijos, direccin; describiendo calle, colonia, nmero, municipio, telfono y nmero de la
cuenta corriente.
2.2.1.2. Informe Datos Salariales
70
La generacin de este reporte la podemos hacer por un Grupo en especial o todos, lo mismo que por
Dependencia, Centro de Costos y Cdigo de Empleado. A su vez podemos extraer los empleados
Activos, Inactivos o Todos; ordenando el informe por Grupo o Centro de Costos.
Este informe nos permite consultar: Grupo de nmina o Centro de Costos, segn la definicin del filtro
de consulta definido en esta pantalla, nombre del empleado, cargo, fecha de ingreso, tipo de salario,
cuota diaria, salario mensual y tipo de contrato.
2.2.1.3. Informe Datos Generales
71
La generacin de este informe funciona exactamente igual al anterior. A travs de este informe
podemos consultar el grupo de nmina, el R.F.C. (Registro Federal del Contribuyente), nombre del
empleado, cargo, fecha de ingreso, centro de costos, dependencia, turno, tipo de contrato, tipo de
salario, valor hora, salario mensual y perodo de pago.
2.2.1.4. Informe de Antigedad
72
Este reporte permite conocer la antigedad de los empleados en la empresa, por cada Grupo de
Nmina, reportndonos: Grupo, Cdigo, Nombre del empleado, Fecha de ingreso, Fecha de corte y
nmero de aos laborados segn la fecha de corte especificada.
2.2.2. Informes de Clasificacin de Empleados
73
Esta opcin est formada por un grupo de informes:
Grupos
Maestro de Cargos
Centro de Costos
Dependencias
Turnos
reas
Descuentos
Bancos / Corporacin
Los cuales deben ser impresos una vez se haya matriculado en el sistema todos estos maestros, para ser
revisados, hacer las correcciones pertinentes y aprobar cada uno de ellos y as poder implementarlos en
el Sistema de Nmina.
Todos estos informes para generarlos funcionan de igual manera. Tomemos como ejemplo el Informe
Maestro de Cargos.
Entregndonos todos los cdigos con su respectiva descripcin del maestro matriculado en el sistema.
74
2.2.3. Informe Maestro de Conceptos
Este informe almacena la configuracin de cada uno de los conceptos matriculados. Es un informe
para revisar cuidadosamente, teniendo en cuenta que los conceptos estn bien definidos, ya que de la
definicin de este maestro depende el buen resultado en la liquidacin de nmina y en la parte
prestacional.
75
2.2.4.
Informe de Libros
Por esta opcin imprimimos:
Libro de Incapacidad
Libro de Aumentos
76
2.2.4.1. Informe Libro de Incapacidades
Este informe reporta los datos histricos sobre las incapacidades de los empleados que se presentan en
la empresa.
El sistema permite generar el informe por:
Cdigo, Dependencia, Grupo, y Centro de Costos, jugando con las diferentes posibles
combinaciones de filtros. Por ejemplo: Todos los conceptos, de una Dependencia en especial,
para un grupo de nmina especfico, con todos los Centros de Costos.
Pide a su vez un rango de fecha inicial y final para consultar las incapacidades.
Agrupndolo en forma detallada o por concepto.
2.2.4.2. Informe Libro de Aumentos

A travs de este informe podemos generar los Libros de Aumento de los empleados por Cdigo de
empleado, Dependencia, Grupo y Centro de Costos, entregando la historia de los aumentos otorgados a
cada empleado.
77
Por cada empleado informa: el Cdigo que lo identifica, Grupo, Dependencia, Centro de Costos a que
pertenece, Fecha de aumento, Valor Hora, Valor mes, Descripcin o detalle del aumento.
2.2.4.3. Informe Libro de Vacaciones
78
Una vez ingresado todos los registros de Vacaciones de los empleados debemos imprimirlos para
revisarlos y hacer las correcciones pertinentes, asegurando con esto una ptima degitacin de los datos,
los cuales se vern reflejados en las posteriores liquidaciones de vacaciones.
Para imprimir el Libro de Vacaciones, seleccionamos la opcin de Informe Fiscales Vacaciones Libro de Vacaciones.
Antes de generar este informe debe estar matriculado o ingresado al sistema los registros de
Vacaciones de todos los empleados, para ello haga uso de la opcin Maestros, Empleados, Libros,
Libro de Vacaciones.
Podemos generar este informe por Cdigo, Dependencia, Grupo de Nmina, y Centro de Costos,
especificando cada uno de ellos o todos dejando los campos en blanco.
Definimos la fecha de corte a la cual deseamos el reporte y especificamos si la informacin la
requerimos de todos los empleados activos, inactivos o todos.
79
80
2.2.5. Informe de Tarifas
Por medio de esta opcin podemos imprimir las tarifas de las tablas 80, 80A y Crditos, para el manejo
del I.S.R.
81
2.2.6. Informe Factores de Integracin
82
Por medio de esta opcin podemos imprimir la tabla Factores de Integracin para revisar los datos en
ella estipulados.
RECOMENDACIONES
Archive todos estos informes en la carpeta de Nmina, dejndolos
como soporte de la implementacin de los Maestros.
83
2.3.
CONFIGURANDO EL MODULO
Por esta opcin definimos los parmetros generales para manejar la aplicacin de Nmina.
Opcin formada por cinco (5) ventanas:
Datos Bsicos
Direccin
Conceptos Percepcin
Conceptos Deduccin
Incapacidad
84
Datos actualizables
segn cambios
Al modificar estos campos,
los ver reflejado en los
informes.
2.3.1. Datos Bsicos

Al tocar este botn o ventana el sistema habilita los siguientes campos:
Nombre, RFC de la Compaa, Registro Patronal y Dgito de Verificacin: En estos campos
cuando definimos el Nombre y el R.F.C. de la empresa, tal cual como se definan sern reflejados en las
diferentes pantallas, informes y consultas.
rea Geogrfica: Defina el rea a la cual pertenecen los empleados de la empresa.
Cuota Mnima Diaria: En este campo digitamos la Cuota Mnima Diaria, correspondiente al rea
Geogrfica a la que pertenezca la empresa con sus empleados. Este dato debe ser actualizado
manualmente cada que por ley vare.
rea Geogrfica de Configuracin: Se debe de Marcar o desmarcar esta opcin de acuerdo a la
empresa. Si esta opcin esta marcada se tendr en cuenta el Salario Mnimo General del D.F que esta
en la pantalla de configuracin para cualquier clculo que tenga que ver con sean con el SMGDF; de
lo contrario se tomara el SMGDF del empleado.
Das base para clculos Prestacionales 360/365: Tambin depende del manejo de cada empresa.
Algunas empresas constructoras o empresas que manejan jornales, la base para calcular las
prestaciones sociales la toman con 365 das.
Salario Integrado %: Este valor es el valor el cual va a incrementar en el momento de sacar los
Porcentaje de Subsidio Acreditable: Este porcentaje es el que me va a multiplicar para darme el
valor del Subsidio Acreditable al momento de hacer la liquidacin automtica para hallar el valor de
ISPT. Este valor debe ser digitado sin dividir por 100 pues el sistema internamente lo divide por 100.
85
Saldo Prstamo en Liquidacin Definitiva de Empleados: Esta opcin es configurable; l

marcarla muestra en el formato de Liquidacin el saldo del prstamo que tiene el empleado a la fecha
de corte o de la liquidacin.
Paga Da 31 para Incapacidades: Si se marca esta opcin al momento de hacer liquidar las
incapacidades si el mes tiene 31 das lo paga o no.
Salario Diario Integral Fijo: Si se marca es porque el salario solo varia cuando haya un aumento al
empleado, de lo contrario se deber correr el proceso de generar Salario Diario Integral cada principio
de mes.
Bodega para Destajos: Esta opcin se llena cuando la empresa paga a sus empleados por lo
producido y ac s digita el nombre de la bodega.
Backup: Digite la instruccin para realizar copia de seguridad, teniendo en cuenta de tener en el
sistema el comando Backup o un programa empaquetador de archivos como el PKZIP o el ARJ,
especificando la instruccin y el recorrido que deben llevar los datos.
Presionando la tecla Esc nos devolvemos a la pantalla anterior y poder seleccionar otra ventana.
ADVERTENCIA
Una vez definidos los campos de esta
ventana no deben ser modificados.
RECOMENDACIONES
Tenga presente en la definicin de estos campos, la relacin que
existe entre el rea Geogrfica y el Salario Mnimo General.
86
2.3.2. Direccin
En esta ventana configuramos los datos correspondientes al domicilio del empleador como son:
Calle y/o Manzana

Nmero
Colonia y/o Poblacin
Municipio
Entidad
Cdigo Postal
Telfono
Todos estos campos deben ser actualizados antes de implementar o poner a funcionar el sistema.
Presione el botn Cerrar para retornar a la pantalla anterior.
RECOMENDACIONES
Mantenga actualizado todos estos campos.
87
2.3.3. Conceptos Percepciones
En esta ventana se agrupan todos los conceptos a tener en cuenta para liquidaciones de nmina,
incapacidades e informes.
En la primera parte de la pantalla encontramos los conceptos de percepciones, utilizados bsicamente
en la liquidacin de Incapacidades y en la generacin de nmina. Ellos son:
Conceptos de Salario:
Cuota Diaria
Dominical
Festivo
Retroactivo
Hora Extra Doble
Hora Extra Triple
Conceptos de Incapacidades:
Enfermedad General
Riesgo de Trabajo
Extencin Capacidad EP (Enfermedad Profesional)
Extencin Capacidad RT (Riesgo de Trabajo)
Maternidad
En cada uno de estos campos digite los cdigos correspondientes a cada uno de estos conceptos de
percepciones, para que el sistema los tome y poder liquidar las incapacidades, los cuales deben existir
en el Maestro de Conceptos. Debe crear un cdigo para cada concepto.
88
En la segunda parte de la pantalla encontramos los concepto de Percepciones y Deducciones

previamente definidos en el Maestro de Conceptos, sirven para dejar fijos los conceptos ms utilizados
en los informes de pago, planillas de novedades y de Pago.
Percepciones
Seleccionamos los cinco (5) conceptos de percepciones ms utilizados para inicializar los
informes mencionados en el prrafo anterior.
Deducciones
Seleccionamos los cinco (5) conceptos de deduccin ms utilizados para inicializar los dichos
informes.
Todos estos campos deben ser actualizados antes de implementar o poner a funcionar el sistema.
Presione el botn Cerrar para retornar a la pantalla anterior.
2.3.4. Conceptos Deducciones
Estos porcentajes
varan segn la ley
En esta pantalle encontramos los concepto para las deducciones, utilizados bsicamente la liquidacin
automtica de los conceptos de la seguridad social.
89
Conceptos de Aportes, porcentajes y topes a la Seguridad Social. Defina en cada uno de estos
campos los conceptos a los cuales pertenecen con su respectivo porcentaje y tope, datos que deben
ser actualizados cuando la ley los vare.
ADVERTENCIA
-
Todos estos conceptos deben ser definidos

con cdigos diferentes.
Todos estos conceptos deben existir

Maestro de Conceptos.
en el
2.3.5. Incapacidad
En esta ventana visualizamos nota recorddonos las condiciones generales para percibir el subsidio por
incapaciadad.
Tambin debemos definir las condiciones nesecarias para la Liquidacion de Incapacidades, teniendo
en cuenta si el patrono va o no a cubrir la diferencia entre lo que paga el I.M.S.S. y los das que
descuenta.
Esta pantalla se divide en dos (2) partes:
En la primera, definimos el concepto y los das de incapacidad reconocidos por la empresa.
90
Digite entre cero (0) y tres (3), al digitar cero (0), el sistema asume que el patrono no reconocer
ningn da.
En la segunda parte de la pantalla definimos si el patrono reconocer o no el 40% del valor de la
incapacidad por Enfermedad General.
En caso de que el patrono cubra el 40% de la incapacidad que no reconoce el I.M.S.S., debemos definir
el cdigo del concepto con el cual reconocer este valor, concepto que debe estar previamente creado
en el Maestro de Conceptos.
RECOMENDACIONES
-
Revise la configuracin de cada uno de los conceptos en las

diferentes ventanas, ya que estas definiciones son fundamentales
para lograr un ptimo resultado de la informacin.
Una vez configurados los datos, no los modifique, l hacerlo puede

desvirtuar el resultado de la informacin.
91
2.4. Configuracin Pago Dominicales

Esta opcin permite que la empresa pueda descontar una porcin del da dominical a aquellos
trabajadores que se hayan ausentado de la empresa por uno o ms das.
Identifiquemos cada uno de sus campos:

Paga Dominicales Proporcional: Marque el botn para que el sistema permita descontar la porcin
equivalente a los das que se ausento el empleado
Das a Pagar: Si la nomina es semanal y laboran de lunes a viernes ingrese en este campo 5 das y si
laboran de lunes a sbado ingrese en este campo 6 das. Si la nomina es quincenal y laboran de lunes
a viernes ingrese en este campo 10 das y si laboran de lunes a sbado ingrese en este campo 12 das
Cuota Diaria: Ingrese el concepto que identifique el pago de la Cuota Diaria
Dominical: Ingrese el concepto que identifique el pago de Dominicales
Si la empresa va a manejar este procedimiento deber tener en cuenta que en los Movimientos
Automticos se deben de crear los conceptos de Cuota Diaria y Dominicales para que el sistema
descuente el valor proporcional del dominical n forma automtica cuando se presente ausentismos.
Movimientos Automticos a crear: Cuota Diaria de 48 horas y Dominicales de 8 horas
92
TALLER No. 2
logro de los conocimientos adquiridos en esta etapa del curso.
De acuerdo a la entrevista realizada con el Jefe de Nmina en el Taller No. 1.
1.
Matricule los Grupos de Nmina a trabajar en su empresa.
2.
Ingrese cinco (5) Cargos y cinco (5) Centros de Costos.
3.
Defina en el sistema cinco (5) Dependencias y tres (3) turnos.
4.
Ingrese al sistema los Bancos y Corporaciones con las cuales paga nmina
5.
Ingrese al sistema cinco (5) empleados con todos sus datos.
6.
Ingrese los conceptos de percepciones y deducciones con que la empresa trabaja para liquidar
nmina.
7.
Genere el calendario a cada Grupo de Nmina creado en el numeral uno (1).
8.
Matricule el rea o las diferentes reas geogrficas a las que pertenece la empresa.
9.
Imprima cada uno de los maestros matriculados en el sistema, revselos antes de comenzar a
trabajar con la liquidacin de nmina
EVALUACION No. 2
1.
Seale la letra que corresponda a la respuesta verdadera en las siguientes expresiones:

a)
Semanal, Decadal, Catorcenal, Quincenal, Mensual corresponden a:

a.
b.
c.
d.
Perodos de Pago
Grupo de Nmina
Descuentos
Ninguna de las anteriores
b) Grupo de Nmina, Cargos, Centro de Costos, Dependencia y Turnos pertenecen a:

a.
b.
c.
d.
c)
Maestros independientes
Clasificacin de Empleados
Conceptos para liquidar la nmina
El maestro de Descuentos es utilizado para:

a.
b.
c.
d.
Manejar el I.S.P.T.
Manejar los aportes a I.M.S.S.
Manejar el INFONAVIT
93
2.
Coloque al frente de cada expresin una S o una N, si el concepto hace parte de:
a)
b)
c)
d)
El Dominical hace parte de Finiquito

El I.M.S.S hace parte de I.M.S.S. Enfermedad y Maternidad
El retroactivo hace parte de P.T.U.
El tiempo Extraordinario mayor de 9 horas hace parte de I.S.P.T.
____
____
____
____
3. Para qu sirve el Maestro de Descuentos?
4.
De las siguientes expresiones diga cules de ellas son Falsas y cules Verdaderas.
a)
El concepto Extencin Capacidad RT (Riesgo de Trabajo) definido en la opcin de

Configuracin es utilizada para la liquidacin de Incapacidades.
( )
b) El Concepto Cuota Diaria tambin es utilizado para liquidar las Incapacidades de los
empleados
c)
Los Centros de Costos tienen relacin con las Dependencias de la empresa.
d) Las reas Geogrficas tienen relacin con el valor de la Cuota Diaria.
( )
( )
94
1.
a) b
b) b
c) c
2.
a)
b)
c)
d)
3.
Maestro de Descuento: Es utilizado en la definicin de la tabla para hacer

los descuentos a INFONAVIT (Instituto Nacional del Fomento Nacional
de Vivienda para los Trabajadores), los cuales son asignados a cada
trabajador sobre la base de nmero de salarios mnimos que percibe o gana el
empleado, segn el rea geogrfica.
4. a)
b)
c)
d)
S
N
N
S
V
F
F
V
95
3. MOVIMIENTO DE NOMINA
NOMINA
Liquidacin
Nmina
Liquidacin
Prestacional
Mvto.
Automtico
Aguinaldo
Vacaciones
Generacin
Nmina
Novedades
CONTABILIDAD
Liquidacin
Automtica
Prenmina
Pago de
Nmina
Nmina
Abierta
Cierre de
Nmina
BANCOS
Otros
Informes
A travs del movimiento de nmina definimos el movimiento automtico para poder generar las
nminas en cada perodo de pago, ingresar las novedades, liquidar en forma automtica todos los
conceptos de la seguridad social, del impuesto a la renta, embargos, poder actualizar y llevar los
registros de prstamos por diferentes conceptos, entre otras opciones.
96
3.1. GENERANDO MOVIMIENTO AUTOMATICO
Por esta opcin definimos aquellos conceptos fijos que no tienen casi variacin y que en cada perodo
de pago estn presentes dentro de los conceptos de nmina; conceptos tales como:
Cuota Diaria
Dominicales
Incentivos siempre y cuando sean fijos
Otros conceptos manejados segn la empresa:
Aporte a Cooperativas
Aporte a Funerarias
Aporte Fondo de Empleados
Abono a Prstamos.
Teniendo en cuenta que algunas deducciones como cuotas de abono a prstamo, el sistema traslada
estos conceptos al Movimiento Automtico.
Estos conceptos pueden ser definidos por:
Movimiento Automtico
Movimiento de Turnos.
Por Movimiento Automtico se definen los conceptos propios del empleado como: Fondo Empleados,
Incentivos, Cuotas de Cooperativas, Cuotas de Funeraria, entre otros.
Por Turno se definen los conceptos que pueden ser aplicados a todo el turno como: Cuota Diaria,
Dominical, entre otros.
97
3.1.1. Movimiento Automtico
3.1.1.1.
Definiendo Movimiento Automtico por Grupo
Campo activado si
el concepto est
definido en Valor
98
Esta opcin permite adicionar un concepto para todo el Grupo de Nmina.

Movimiento Automtico por Grupo pide:
Grupo:
Grupos.
Para definir el
Campo para digitar el cdigo del Grupo de Nmina, previamente definido en el Maestro de
Dependencia: En este campo digitamos el cdigo de la Dependencia si deseamos definir Movimiento

Automtico por ste concepto, teniendo en cuenta el Grupo.
Ejemplo 1:
Definir Movimiento Automtico al Grupo 01 y a la Dependencia 02 Corte. Para este caso digitamos
en el campo Grupo 01 y en la Dependencia 02.
Ejemplo 2:
Definir Movimiento Automtico al Grupo 02 con todas las dependencias. Para este caso digitaramos
en el campo Grupo 02 y Enter o dejamos en blanco el campo de la Dependencia.
Concepto:
En este campo definimos o seleccionamos el concepto a manejar como Movimiento
Automtico, Este campo despliega ventana con los diferentes conceptos matriculados.
Nmero de Horas: Ingresamos el nmero de horas, teniendo en cuenta el Grupo de Nmina o
perodo de pago; si es semanal puede definirlo como 56 horas, incluyendo las festivas ordinarias,
tambin puede separar las horas ordinarias de las horas festivas ordinarias as: 48 horas ordinarias y 8
horas festivas. Si el grupo de Nmina es quincenal y se incluyen las horas festivas se ingresara 120
horas.
Si el concepto es definido en horas, se activa el campo Nro. De Horas para especificar la cantidad de
horas laboradas en el Movimiento Automtico.
Si el concepto es definido en pesos, se activa el campo valor para especificar el correspondiente en el
Movimiento Automtico.
99
3.1.1.2.
Movimiento Automtico por Empleado
Esta opcin es utilizada despus de implementada la Nmina, para definir el Movimiento Automtico
por Empleados, para ingresar los conceptos a la nmina de nuevos empleados, para ingresar los
conceptos fijos propios de cada empleado o para retirar algn concepto asignado al empleado.
100
Al ingresar a esta opcin despliega: Cdigo, Nombre, Salario, Grupo y Cargo del empleado.
Luego pide:
Concepto a definir
Nmero de horas
Valor, teniendo en cuenta que si el concepto fue matriculado en Horas, ste asume el valor, ya que
el sistema lo calcula en forma automtica; si el concepto fue matriculado en Pesos, debe digitar
el valor correspondiente a la deduccin por dicho empleado.
Centro de Costos, asigne el correspondiente al empleado, campo de gran utilidad para los casos en
los cuales un empleado trabaja en forma fija para varios Centros de Costos; este dato puede ser
modificado si lo requiere.
Grabamos presionando las teclas Ctrl +W.
3.1.1.3.
Borrando Movimiento Automtico por Empleado
101
Por esta opcin podemos retirar el Movimiento Automtico por Empleado, utilizado en caso de error
en la digitacin del Movimiento o por retiro del empleado de la compaa.
3.1.1.4.
Imprimiendo el Movimiento Automtico
102
Una vez definido el Movimiento Automtico, ya sea por Grupo o por Empleado debemos imprimirlo
para revisarlo.
Este reporte entrega por cada Grupo de Nmina el Concepto, la Descripcin, Nro. de Horas trabajadas
en el perodo de pago, valor de las Percepciones, Deducciones y Total.
103
3.1.2. Movimiento por Turno

3.1.2.1. Turnos
104
Esta opcin pide el Cdigo del Turno, desplegando pantalla para comenzar a definir los conceptos
considerados como fijos para dicho turno.
Funciona de manera similar a la definicin de Movimiento Automtico por Empleado.
Esta opcin es de gran utilidad para aquellas personas que manejan turnos. Otros usuarios definen el
Movimiento Automtico por Turnos para minimizar el reporte, ya que por esta opcin refleja slo los
conceptos por turnos, otros lo trabajan por movimiento automtico porque considera importante
identificar los conceptos por empleado.
ADVERTENCIA
No defina el Movimiento Automtico por ambas
opciones, (Turnos y Movimiento Automtico), esto le
puede generar duplicidad en los datos
3.1.2.2. Imprimiendo el Movimiento Automtico por Turnos
Por medio de esta opcin podemos imprimir el Movimiento Automtico definido por Turnos,
entregndonos: Por cada Turno el Concepto, la Descripcin, Nmero de horas y Valor.
105
ADVERTENCIA
-
Si al definir el Movimiento Automtico deja el

Centro de Costos en blanco, en las novedades
el sistema asume el Centro de Costos asignado
al empleado en el Maestro de Empleados.
No defina conceptos en el Movimiento Automtico

por ambas opciones (Grupo y Turnos)
Si por error define Movimiento Automtico por

ambas opciones, al generar la nmina quedarn
duplicados los conceptos en las novedades.
Una vez definidos los campos de Movimiento

Automticos no deben ser modificados.
106
3.2.
GENERANDO NOMINA
Generacin Nmina
NOMINA
Liquidacin
Nmina
Liquidacin
Prestacional
Mvto.
Automtico
Aguinaldo
Generacin
Nmina
Novedades
CONTABILIDAD
Liquidacin
Automtica
Prenmina
Pago de
Nmina
Nmina
Abierta
Cierre de
Nmina
BANCOS
Otros
Informes
Vacaciones
107
Una vez definido el Movimiento Automtico, se genera la nmina. Lo que el sistema hace
internamente es trasladar los conceptos definidos en el movimiento automtico a las novedades del
perodo a liquidar.
En la Generacin de Nmina se presentan varios eventos:
Traslada el Movimiento Automtico y Turnos a las Novedades de Nmina.
Liquida las novedades de Incapacidad, tema que ser tratado ms adelante.
Liquida las novedades de cuota diaria y calcula los das de pago al personal nuevo o que ingresa
en el perodo de pago.
Ejemplo:
Carlos Mario Bolvar ingresa a la empresa el da 8 de Diciembre de 2000, al generar la nmina del
perodo de pago Diciembre 1 de 2000 a Diciembre 15 de 2000, el sistema calcula 8 das de pago y
64 Horas Ordinarias.
Liquida las novedades para el personal que ingresa de Vacaciones, verificando en el Libro de
Vacaciones si el empleado regresa en el perodo de pago que se est liquidando, calculando los
das de pago y las Cuotas Diarias.
Ejemplo:
Luz Dary Arias regresa de Vacaciones el 10 de Diciembre de 2000; al Generar la nmina de
Diciembre 1 a Diciembre 15 de 2000, el sistema calcula 6 das de perodo de pago y 48 Horas
Ordinarias.
108
Estos campos
son
activados dependiendo
de la opcin elegida:
Por Grupo o Empleado
La Nmina puede ser generada por Grupo o por Empleado, opcin localizada en la parte inferior de la
pantalla.
Antes de Generar Nmina:
Deben estar creado los empleados en el maestro, incluso despus de la implementacin del
mdulo.
Los conceptos deben estar previamente definidos y revisados.
Haber definido el Movimiento Automtico y Turnos a los empleados.
Una vez seleccionado el botn de Grupo, es activado el campo Grupo de Nmina, en el cual digitamos
o seleccionamos el cdigo del grupo a generar la nmina, este campo maneja ventana con los
diferentes Grupos de Nmina de la empresa.
Una vez digitado el cdigo del grupo; el rango de fechas inicial y final, automtica es actualizado,
trayendo estas fechas del Maestro de Calendario; estos campos son inmodificables.
Movimiento Automtico Mensual S/N: Responda en forma negativa (N) para los Grupos de
Nmina cuyo movimiento automtico y movimiento de turnos haya sido definido por periodo y
responda afirmativamente (S) para los Grupos de Nmina cuyo movimiento automtico haya sido
definido en forma mensual.
Al seleccionar el botn Empleado para generar la nmina por este concepto, es activado el campo de
empleado, para digitar o seleccionar de la ventana de consulta el cdigo del empleado a generar la
nmina, el rango de fecha tambin es actualizado automticamente, trayendo del Maestro de
Calendario las fechas correspondientes a liquidar, estas fechas pueden ser modificadas.
109
La respuesta del Movimiento Automtico Mensual funciona exactamente igual a la Generacin de

Nmina por Grupo.
La Generacin de Nmina por Empleado permite el pago o la liquidacin de un solo empleado.
ADVERTENCIA
Si por olvido no crea el empleado o no define los
conceptos
por
el
Movimiento
Automtico,
al
generar la nmina no pasar novedades al empleado.
110
3.3.
INGRESANDO NOVEDADES
NOMINA
Liquidacin
Nmina
Liquidacin
Prestacional
Mvto.
Automtico
Aguinaldo
Generacin
Nmina
Novedades
Liquidacin
Automtica
CONTABILIDAD
Pago de
Nmina
Cierre de
Nmina
BANCOS
Prenmina
Nmina
Abierta
Otros
Informes
Vacaciones
111
Una vez generada la Nmina, proseguimos con el ingreso de las novedades de los empleados en el
perodo de pago a liquidar; en esta opcin reportamos aquellos conceptos de pago que por su
variabilidad no es posible incluir en el Movimiento Automtico de los empleados; conceptos como:
Horas Extraordinarias, Bonificaciones, Comisiones, Incentivos, entre otros.
Por esta opcin podemos ingresar novedades por Empleado o por Grupo, de igual manera el sistema
permite retirar dichas novedades por los mismos conceptos.
3.3.1. Ingresando Novedades por Empleado
Por esta opcin son ingresados los diferentes conceptos de cada uno de los empleados. Pantalla
formada por:
Cdigo:
Una vez digitado o seleccionado el cdigo del empleado, trae a la pantalla Nombre del
Empleado, Salario Bsico, Cargo, Grupo, Fecha Inicial y Final del perodo que se est liquidando y
Das de Pago; datos previamente creados y matriculados en el Maestro de Empleados.
Al Seleccionar el botn de movimiento se despliega una ventana de movimiento con las siguientes
columnas:
Concepto: En este campo s digita el cdigo del concepto de la novedad.
Descripcin:
Indica el Nombre o la descripcin del concepto seleccionado.
Horas: Digite el nmero de horas del concepto de la novedad, siempre y cuando dicho concepto est
matriculado en horas, si por el contrario el concepto est matriculado en pesos este campo se deja en
cero (0). Se puede digitar nmero de horas para los conceptos matriculados en pesos y este nmero
112
sera de carcter informativo, utilizado por ejemplo para determinar el nmero de horas pagadas en una
incapacidad.
Valor: Digite el valor si el concepto est definido en pesos, si est definido en horas deje en blanco
este campo, ya que el sistema calcula el valor correspondiente a las horas digitadas en esta opcin.
Centro de Costos: El sistema trae automticamente el cdigo del Centro de Costos del Maestro de
Empleados, ste es un campo modificable, ya que un empleado puede trabajar compartiendo diferentes
Centros de Costos.
Grabe el movimiento de novedad ingresado en la pantalla, presionando Ctrl + W.
El sistema presenta una segunda pantalla indicando los totales de Horas, Percepciones, Deduccin y
Neto.
A su vez podemos retirar una o varias novedades o conceptos por empleado, posicionndonos en el
concepto y digitando Ctrl+B, comando que permite eliminar un por uno los registros.
113
3.3.2.
Ingresando Novedades por Grupo
Mediante esta opcin el sistema permite habilitar un grupo de empleados para liquidar los mismos
conceptos a todos los empleados del grupo y el mismo nmero de horas o valor dependiendo del
concepto seleccionado.
Campo activado si
el concepto est
definido en valores
114
Opcin formada por:

Grupo: Ingrese el cdigo del grupo al cual se le van a generar las novedades, teniendo en cuenta de
que estas novedades seran para todos los empleados pertenecientes a dicho grupo.
Dependencia: Digite el cdigo de la Dependencia si va a generar novedades por Grupo de una
Dependencia en especial.
Concepto: Defina el cdigo del Concepto de la novedad. Una vez digitado el concepto pide:
Nmero de Horas; el valor no s digita si el concepto est matriculado en horas, ya que el sistema lo
calculara automticamente, slo digite el valor si el concepto est definido en pesos.
Si el concepto es definido en horas, se activa el campo Nro. De Horas para especificar la cantidad de
horas laboradas.
Si el concepto es definido en pesos, se activa el campo valor para especificar el correspondiente en la
novedad.
ADVERTENCIA
Es importante tener en cuenta que si el concepto a
liquidar existe en las novedades del empleado este
no s modificado por el sistema, debe modificarse
como una novedad.
3.3.3.
Concepto por Empleado
115
Mediante esta opcin el sistema permite ingresar novedades por un mismo concepto a diferentes
empleados sin necesidad de ingresar esta a cada empleado en forma independiente.

Concepto: Ingrese el cdigo del concepto comn para varios empleados
Grupo Nomina: Defina el grupo de nomina a la cual se le ingresar las novedades por un mismo
concepto.
Al presionar el Botn Novedades el sistema permitir ingresar por cada empleado l numero de horas
o valor a que tiene derecho.
116
3.3.4.
Retirando Novedades por Empleado
Mediante esta opcin podemos borrar o retirar todas las novedades de un empleado, pidiendo Cdigo,
para descartar todas las novedades de dicho empleado; es de gran utilidad, ya que esta opcin permite
devolver la generacin de nmina, o sea, que podemos volver a Generar la Nmina, en caso de tener
las novedades de un empleado descuadradas.
117
ADVERTENCIA
Utilice esta opcin siempre que se requiera retirar
todos los conceptos de novedades para un empleado,
ya que esta opcin a su vez devuelve la generacin
de nmina.
3.3.5.
Retirando Novedades por Grupo
Por medio de esta opcin podemos retirar un concepto de las novedades de todos los empleados de un
grupo especfico o todas las novedades de los empleados.
118
Para ello definimos el Grupo al que desea borrar el concepto de las novedades, el cdigo del Concepto
a retirar del grupo especificado en el campo anterior y por ltimo confirmamos la respuesta.
Esta opcin es utilizada cuando despus de liquidar en forma automtica, tema que trataremos
posteriormente, detectamos inconsistencias o conceptos que faltaron por ingresar y el clculo de los
conceptos de Seguridad Social o Impuesto a la Renta quedaron errados. Para tal caso se retiran los
conceptos antes mencionados, haciendo uso de esta opcin.
119
3.4. LIQUIDANDO LA NOMINA EN FORMA AUTOMATICA
NOMINA
Liquidacin
Nmina
Liquidacin
Prestacional
Mvto.
Automtico
Aguinaldo
Vacaciones
Generacin
Nmina
Novedades
Liquidacin
Automtica
CONTABILIDAD
Pago de
Nmina
Cierre de
Nmina
BANCOS
Prenmina
Nmina
Abierta
Otros
Informes
El paso siguiente en el proceso de Liquidacin de Nmina es la Liquidacin Automtica. Mediante

esta opcin el sistema liquida:
Los Conceptos de Seguridad Social como son:
I.M.S.S. Enfermedad General y Maternidad en Especie

I.M.S.S. Enfermedad General y Maternidad en Dinero
I.M.S.S. Invalidez y Vida
I.M.S.S. Cesantas Vejez
I.M.S.S. Pensionados
I.S.R. Impuesto sobre la Renta
Embargo
Compacta los conceptos.
120
Para Ejecutar el proceso de Liquidacin Automtica definimos.

Grupo de Nmina: En este campo seleccionamos o digitamos el cdigo del Grupo, reflajndonos en
la pantalla el Rango de Fechas Inicial y Final del perodo de pago correspondiente al Grupo de
Nmina digitado en el campo anterior.
121
Por ltimo seleccionamos el botn Aceptar, para que el sistema comience a calcular los conceptos en
cada uno de los empleados.
3.4.1. Conceptos de Seguridad Social

Para liquidar los Conceptos de Seguridad Social (Enfermedad General y Maternidad, Invalidez y Vida,
Cesantas y Vejez, Pensionados) deben estar previamente matriculados en el Maestro de Conceptos y
definidos en la opcin de Configuracin con su respectivo porcentaje.
Concepto de EG y Maternidad en Especie:

Concepto de EG y Maternidad en Dinero:
Concepto de Invalidez y Vida :
Concepto de Cesanta y Vejez :
Concepto de Pensiones
:
1.840 %
0.250 %
0.625 %
1.125 %
0.375 %
Estos porcentajes son aplicados sobre el Salario Integrado; el cual se debe calcular en forma mensual,
en la Generacin SDI, proceso que se tratara mas adelante.
Tenga en cuenta que el sistema calcula estos conceptos dependiendo del perodo de pago, generando la
deduccin de cada concepto en las novedades de cada empleado.
Sobre el Salario Integrado el sistema hace los clculos para los aportes del I.M.S.S.
El sistema internamente calcula el valor a deducir por los conceptos de I.M.S.S.; segn la
Configuracin toma los porcentajes del empleado de Enfermedad General y Maternidad, Invalidez y
Vida, Cesantas y Vejez, Pensionados de la siguiente manera:
122
Clculo de Enfermedad General y Maternidad en especie

(Salario Integrado 3 Salarios Mnimos Legales) x % de Empleado x das trabajados
(174.28 - 3 X 34.45 ) X 1.84% X 30 = 39.15
Esto proceso se liquida con la diferencia entre el Salario Diario Integrado y Tres (3) Salarios Mnimos
Legales del rea geogrfica asignada al empleado. Si la diferencia es menor que cero (0) no se le
genera descuento al empleado por este concepto.
Clculo de Enfermedad General y Maternidad en dinero

Salario Integrado x % de Empleado x das trabajados
174.28 X 0.25% X 30 = 13.07
Clculo de Invalidez y Vida

Salario Integrado x % de Empleado x das del mes
174.28 X 0.625% X 30 = 32.68
Clculo de Cesantas y Vejez

174.28 X 1.125% X 30 = 58.82
Clculo de Pensin
174.28 X 0.375% X 30 = 19.61
Es importante recordar que cada uno de estos conceptos se liquida hasta un tope mximo asignado.
Estos topes deben ingresarse por la opcin de Configuracin e indican que si el Salario Diario
Integrado de un empleado es superior a este tope solo puede descontrsele hasta ese valor. Veamos un
ejemplo:
Clculo de Enfermedad General y Maternidad en dinero

Tope = 25 Salarios Mnimos rea Geogrfica
Salario Integrado = 925.50
Salario Integrado x % de Empleado x das trabajados
25 X 34.45 = 861.25 < 925.50
861.25 x 0.25% x 30 = 64.59
123
Clculo de Invalidez y Vida

16 X 34.45 = 551.20 < 925.50
551.20 X 0.625% X 30 = 103.35
Clculo de Cesantas y Vejez

16 X 34.45 = 551.20 < 925.50
551.20 X 0.625% X 30 = 103.35
Clculo de Pensin
15 X 34.45 = 516.75 < 925.50
516.75 x 0.375% x 30 = 58.13
3.4.2. Liquidando Conceptos del Impuesto a la Renta

Proceso que debe ser liquidado en el ltimo perodo del mes
Para la liquidacin del Impuesto a la Renta debemos tener en cuenta los procedimientos en cada tabla
para determinar las diferentes tarifas, ya que el clculo para cada una de ellas es diferente.
Adicionalmente debemos tener en cuenta los conceptos considerados como percepciones, los cuales
deben estar definidos en el Maestro de Conceptos, haciendo parte I.S.R.
Para liquidar este impuesto debemos determinar el I.S.R. (Impuesto sobre la Renta)
Segn la tarifa
Despus del Subsidio Fiscal
Crdito al Salario
3.4.2.1.
Tabla Tarifa 80
Este procedimiento toma los ingresos mensuales o sea todos aquellos conceptos que constituyen
salario y sobre la sumatoria de los valores de estos conceptos calcula la tarifa para la retencin.
124
Procedimiento para determinar el I.S.R. segn la tarifa
1.
Identifique el Salario o la Base Gravable.
2.
Ubique la Base Gravable en Tarifas Tabla 80, tanto en el lmite inferior como en el superior,
tomando el lmite inferior.
3.
Tome la Base Gravable y rstele el lmite inferior. A este resultado la llamamos Excedente.
4.
Busque en Tarifa Tabla 80 el porcentaje para aplicrselo al valor del Excedente. El resultado de
esta operacin es el Impuesto Marginal.
5.
Retome la Tarifa Tabla 80 y de la columna Cuota Fija, extraiga el valor segn el lmite inferior.
6.
Tome el valor del Impuesto Marginal y smelo al valor de la Cuota Fija. El resultado de esta
operacin matemtica es el I.S.R. segn tarifa.
Ejemplo para determinar el I.S.R. segn tarifa

El empleado Juan Carlos Cano Vlez tiene una Base Gravable de $ 20.000.
1. Base Gravable:
20.000
2. Lmite Inferior:
14.292,45
3.
20.000 14.292,45
4.
Porcentaje:
5.707.50 x 0.34
5.707,50
Excedente
34%
=
1.940,57 Impuesto Marginal
5.
Cuota fija de tabla 80 =
6.
Impuesto Marginal + Cuota Fija

1.940,57 + 3.597,28 =
3.597,28
5.537,85 I.S.R. segn tarifa
3.4.2.2. Tabla Tarifa 80A

Procedimiento para determinar el I.S.R. despus del Subsidio Fiscal
1.
Identifique el Salario o la Base Gravable.
2.
Ubique la Base Gravable en Tarifas Tabla 80A, tanto en el lmite inferior como en el superior,
tomando el lmite inferior.
3.
Tome la Base Gravable y rstele el lmite inferior. A este resultado la llamamos Excedente.
125
4.
Retome la tabla tarifa 80 y tome el lmite inferior del salario, para extraer el porcentaje a aplicar
5.
Tome el valor del excedente y aplquele el porcentaje del punto anterior. El resultado arroja el
Impuesto Marginal.
6.
Tome de la Tabla Tarifa 80A, de acuerdo al lmite inferior el porcentaje a aplicar del subsidio.
Multiplique el Impuesto Marginal por dicho porcentaje, entregndonos el Subsidio Marginal.
7.
De la Tabla Tarifa 80A, extraiga de acuerdo al lmite inferior, el valor de la cuota fija.
8.
Tome el Subsidio Marginal y smele la cuota fija;

Subsidio Total.
9.
Al Subsidio Total aplquele el 60% para hallar el Subsidio no Acreditable
el resultado que arroja este clculo es el
10. Al Subsidio Total aplquele el 40% para hallar el Subsidio Acreditable.

11. Del procedimiento para determinar el I.S.R. segn la tarifa, retome el valor de dicho impuesto y
reste el Subsidio Acreditable, con el fin de hallar el I.S.R. despus del Subsidio
Ejemplo para determinar el I.S.R. despus del subsidio.

1. Base Gravable:
20.000
2. Lmite Inferior:
14.292,45
3.
20.000 14.292,45
5.707,50 Excedente
4.
Porcentaje Tabla Tarifa 80
34%
5.
5.707.50 x 0.34
1.940,57 Impuesto Marginal
6.
Porcentaje Tabla Tarifa 80A
30%
1.940,57 x 0.30
582,17
7.
Cuota Fija Tabla Tarifa 80A =
Subsidio Marginal
1.560,84
8. Subsidiotenemos:
Marginal + Cuota Fija
Resumiendo
582,17 + 1.560,84
=
2.143,01 Subsidio Total
9.
2.143,01 x 0.60
1.285,80 Subsidio no Acreditable
10. 2.143,01 x 0.40
857,20
11. I.S.R. segn tarifa Subsidio Acreditable

5.537,85 857,20
=
Subsidio Acreditable
4.680,65 Impuesto despus

del Subsidio
126
3.4.2.3. Tabla Tarifa de Crdito

Procedimiento para determinar el I.S.R. al crdito del salario
1.
En la Tabla Tarifa de Crdito ubique dentro del rango de ingresos, el valor del Impuesto despus
del Subsidio, hallado en el Procedimiento anterior, extraiga el valor del crdito para restarlo al
Impuesto despus del Subsidio. El resultado de esta operacin matemtica es el I.S.R. a retener o
Crdito al Salario.
Ejemplo para determinar el I.S.R. Crdito al salario
1. Impuesto despus del Subsidio
= 4.680,65
Valor del Crdito segn rango de Ingresos
= 113,09
4.680,65 113,09
= 4.567,56 I.S.R. a retener o

Crdito al salario
ADVERTENCIA
Lo que el sistema hace internamente para calcular el
I.S.R, es tomar todos los conceptos de percepciones
considerados salario y configurados haciendo parte de
I.S.R.
3.4.3. Embargos
La Liquidacin Automtica tambin trabaja los conceptos de embargos por alimentos.
Para ello en el Maestro de Empleados debe estar definido como embargo.
Ejemplo:
El empleado Juan Luis Cano S tiene un embargo por alimento del 25% del salario percibido.
El Salario mensual es de $ 4.500
Total Salario Mensual
4.500
Embargo 4.500 x 25%
1.125
Total Embargado
1.125
127
El sistema calcula en cada periodo de pago el valor correspondiente al embargo y crea en el

movimiento de novedades por empleado un registro con el concepto de EMBAR. Este concepto lo crea
en forma automtica el sistema.
3.4.4.
Compactacin
Este proceso une conceptos cuando Empleados y Centros de Costos son iguales y son digitados por
separado o las novedades son ingresadas diariamente.
128
3.5.
PRESTAMOS
El sistema maneja dos tipos de prstamos:
Prstamos de Empresa
Prstamos de Infonavit
3.5.1. Prstamos de Empresa
Para el manejo de Prstamos deben estar previamente definidos los conceptos en el Maestro, tanto los
conceptos de percepciones como los deducidos.
En la implementacin de este concepto debemos comenzar por ingresar los saldos iniciales de los
diferentes prstamos, antes de generar nmina, esto con el fin de que el sistema comience a descontar
la cuota del respectivo prstamo en la prxima nmina a generar.
Cuando se realizan prstamos a empleados, el sistema guarda el valor del prstamo y los abonos
descontados en cada perodo de pago.
129

Cdigo del Empleado: En este campo definimos el cdigo del empleado a quien se le va a otorgar el
prstamo.
Concepto de Prstamo:
prstamo.
Digitamos o seleccionamos el cdigo del concepto de percepcin del
Prstamo Infonavit(S/N): Conteste en forma negativa (N) debido a que el prstamo es realizado por
la empresa.
Valor del Prstamo: En este campo definimos el valor del prstamo otorgado al empleado.
Concepto de Abono: Seleccionamos o digitamos el concepto correspondiente al abono del prstamo.
Valor de la Cuota: Definimos el valor a deducir en cada perodo de pago por concepto de abono a
prstamo.
Luego visualizamos un mensaje Este valor pasar al movimiento automtico para ser deducido en
cada perodo de pago.
Y por ltimo pregunta si desea pasar el valor del prstamo a la nmina. A esta pregunta respondemos
dependiendo del requerimiento.
Una respuesta afirmativa, el valor del prstamo ser reportado como una novedad en el perodo de
pago; esto se presenta cuando el prstamo no es de carcter urgente y puede dar espera al pago de
nmina.
Una respuesta negativa no traslada el valor del prstamo a la nmina; esto se presenta cuando el
prstamo es de carcter urgente y es pagado por Tesorera o fuera del perodo de pago.
130
Al grabar el sistema pasa a novedades automticas el concepto de abono a prstamo con el valor de la
cuota asignada:
Si la respuesta fue afirmativa y el valor del prstamo se paga con la nmina, el sistema pasar este
concepto a las novedades del empleado:
131
RECOMENDACIONES
-
Clasifique los conceptos de prstamos para poder controlar los

saldos por conceptos:
Prstamo por vivienda

Por calamidad domstica
Compra vehculo
Entre otros.
De igual manera clasifique los conceptos deducibles por los

diferentes conceptos de prstamos.
Los conceptos de prstamos no hacen parte de prestaciones sociales

ni conceptos para liquidar la nmina
Cree un concepto de Abono para cada concepto de prstamo que

se utilice.
Aportes Extras
El sistema tambin permite realizar aportes extras, es decir, disminuir el valor de un prstamo con
abonos hechos por fuera de nmina.
132
Al ingresar a esta opcin el sistema pide:

Cdigo del empleado, concepto del prstamo. Despus de digitar estos dos datos entrega
el valor del prstamo, valor abonado y el saldo, luego pide la fecha y valor del aporte extra.
El aporte extra debe ser realizado despus de haber cerrado nmina. El Cierre de Nmina ser tratado
ms adelante.
Reporte de Prstamos
Este informe debe ser generado despus del cierre de nmina para que tome el ltimo abono realizado
en el perodo de pago; entregndonos: Cdigo y nombre del empleado, cdigo y concepto del
prstamo, valor de la cuota, nmero de cuotas pagadas, valor del prstamo, valor abonado, valor
adeudado y aportes extras.
ADVERTENCIAS
Al ingresar un prstamo a un empleado con saldo
pendiente de cancelar de otro prstamo por el mismo
concepto, el sistema adiciona el nuevo prstamo al
anterior, permitiendo modificar la cuota.
133
3.5.2. Prstamos a Infonavit

Para controlar los Prstamos de INFONAVIT (Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores),
debe primero definir los conceptos de prstamo y abono a prstamo por la opcin Maestros,
Conceptos. Luego registre el prestamo por la Opcin de Nomina, Prstamos
Responda
en forma
afirmativa para los
prstamos de Infonavit
Ingrese el cdigo del empleado al cual le fue otorgado el prestamo, digite el concepto de prstamo
asignado al Infonavit, responda en forma afirmatica a la presunta de Prstamo Infonavit (S/N), ingrese
el concepto de abono, el porcentaje conforme al aviso para retencin de descuento entregado por el
INFONAVIT, el nmero de aprobacin del crdito, el tipo de descuento y la fecha de inicio del
prstamo.
Al grabar el sistema presenta los siguientes mensajes de carcter recordatorio:
La generacin del abono se realiza por la opcin de Generar Prestamos, opcin que se explicara a
continuacin.
ADVERTENCIA
Recuerde que el sistema solo permite un prestamo por
empleado
134
3.5.3. Generar Prstamo Infonavit
Esta opcin calcula la cuota o el abono que el empleado debe realizar al INFONAVIT en cada periodo
de pago. Esta cuota se calcula con base al Salario Diario Integrado (SDI) expresado al inicio del
bimestre al que corresponda el pago.
135
En esta opcin podemos generar los prstamos por Grupo o por Empleado, para ello, seleccione el
botn deseado.
Por Grupo:
Para generar los Prstamos a Infonavit por Grupo pide:
Grupo de Nmina: Campo activado cuando se elige el botn de Grupo. En este campo digitamos el
cdigo del grupo al cual se requiere generar los prstamos a Infonavit.
Bimestre: Indique el bimestre sobre el cual se extractaran los datos para realizar el calculo, con son
das de ausentismo, das de vacaciones y Salario Diario Integral. Es decir, si se selecciona bimestre 6 el
sistema tomara para el calculo los meses de Noviembre y Diciembre para calcular dias de ausentismo y
vacaciones y tomara el Salario Diario Integrado del periodo 11, ya que este es el inicial para calcular
Diciembre.
Fecha Inicial y Final: Estos campos son actualizados en forma automtica, trayendo las fechas del
maestro Calendario. Por tal motivo para ejecutar esta opcin debemos haber corrido primero la
Generacin de Nmina. Estas fechas son inmodificables e indican el periodo en el cual se adicionara
la novedad de abono a prestamo por concepto de infonavit.
Por Empleado:
Para generar los Prstamos a Infonavit por Empleado pide:
Empleado: Campo activado cuando se elige el botn del mismo nombre. En este campo digitamos el
cdigo del empleado al cual se requiere generar el prstamo a Infonavit.
Fecha Inicial y Final: En estos campos digitamos el rango de fecha respectiva para generar el
prstamo a Infonavit, el sistema trae las fechas del Maestro de Calendario y pueden ser modificables.
Internamente el sistema realiza el siguiente procedimiento:
Para calcular el prstamo a INFONAVIT necesita conocer:
El Salario Diario Integrado del Trabajador
El Salario mnimo diario del Area Geogrfica correspondiente a cada empleado.
La Tabla de Descuentos
Los das correspondientes, segn calendario, al bimestre que se liquida.
El nmero de das de ausentismos e incapacidades presentados en el bimestre.
Determinando el nmero de veces el salario diario del rea geogrfica en el salario diario integrado.
Para ello toma el salario diario integrado y lo divide entre el salario diairo del rea geogrfica al que le
corresponde el trabajador.
Luego localiza el porcentaje a alpicar en la Tabla de Descuentos, ubicando el nmero de veces en el
rango de salarios y el porcentaje de descuento asignado al prstamo.
Luego extrae el nmero de das base de descuento en el bimestre, teniendo en cuenta el nmero de das
no laborados, ya sea por Ausentismos o Incapacidad, para hallar el importe o abono al prstamo de
INFONAVIT.
136
Ejemplo 1
El empleado Martin Delgado le fue otorgado un prestamo por el INFONAVIT de $30.000, con un
porcentaje de aviso para retencin de descuento del 20%. Se desea calcular la cuota para la segunda
quincena del mes de marzo, percibe un salario integrado diario de $376.64 y pertenece al Area
Geogrfica A, en el bimestre correspondiente a Enero/Febrero labor el tiempo completo.
1.
Salario Integrado Diario

Salario Area Geogrfica
Descuento Aviso
: $ 376.64
: $ 34.45
20%
2.
Salario Integrado / Salario rea Geogrfica = Nro. De Veces Salario.

376.64 / 34.45 = 10.93
3.
Localizacin del Nro. de veces en la Tabla de Descuentos teniendo en cuenta el Descuento

de Aviso. Para este caso el Nro. de veces se encuentra en el rango 6.5 999.99 para un
descuento del 20%
4.
Extraer el Nro. de das base de descuento en el bimestre indicado. 31 das de Enero ms 28

das de Febrero equivalen a 59 das.
Salario Integrado x porcentaje de descuento x das Bimestre
376.64 x 20% x 59 = 4444.35
Importe a prstamo INFONAVIT Bimestre
Para calcular la cuota del periodo se divide el Importe del Bimestre por el nmero de
Ejemplo 2
periodos de pago correspondientes al bimestre que s esta calculando.
El empleado Luis Carlos Zuluaga V. percibe un salario integrado diario de $ 85, pertenece al Area
4444.35
4 el
= bimestre
1111.09Abril/Mayo tuvo
Importe
a prstamo
Geogrfica
B, / en
una incapacidad
de INFONAVIT
nueve (9) das.periodo pago
1.
Salario Integrado Diario

Salario Area Geogrfica
Descuento Aviso
: $ 85
: $ 31.90
25%
5.
Salario Integrado / Salario rea Geogrfica = Nro. De Veces Salario.

85 / 31.90 = 2.66
6.
Localizacin del Nro. de veces en la Tabla de Descuentos segn el rea.

Para este caso el Nro. de veces se encuentra en el rango 2.50 3.50, y con un descuento de
Aviso del 25%, para un descuento del 21%.
7.
Extraer el Nro. de das base de descuento en el bimestre menos el nmero de das de

incapacidad.
31 (Marzo) + 30 (Abril) - 9 (Incapacidad) = 52
Salario Integrado x porcentaje de descuento x das laborados
85 x 21% x 52 = 928.20
Importe a prstamo INFONAVIT bimestre
928.20 / 4 = 232.05
Importe a prstamo INFONAVIT periodo
137
3.6. INCAPACIDADES
En el manejo de las Incapacidades debemos tener en cuenta:
Los conceptos que liquida

La configuracin de los conceptos
El manejo del Libro de Incapacidades
Liquidacin de la Incapacidad
3.6.1. Conceptos a Liquidar
Enfermedad General
Maternidad
Riesgo de Trabajo
Extensin Capacidad Enfermedad
Extensin Capacidad Riesgo de Trabajo
FORMA DE LIQUIDACION
3.6.1.1.
Enfermedad General
El Salario base de cotizacin es el Salario Diario Integrado (SDI) liquidado en el mes anterior a la
incapacidad, el patrono pagar a partir del cuarto da del inicio de la incapacidad, reconociento del
60%; el empleador tiene la opcin de reconocer o cubrir el resto de la incapacidad.
3.6.1.2.
Maternidad
El Salario base de cotizacin es el Salario Diario Integrado (SDI) percibido en el mes anterior a la
incapacidad, se reconoce a partir del primer dia y sobre el 100% de la base. La incapacidad por
maternidad es de 84 das a partir de la notificacin.
3.6.1.3. Riesgo de Trabajo

El Salario base de cotizacin es el Salario Diario Integrado (SDI) calculado en el anterior a la
incapacidad y reconoce desde el primer da cubriendo el 100%.
3.6.1.4. Extensin Capacidad Enfermedad y Riesgo de Trabajo

El Salario base de cotizacin es el Salario Diario Integrado percibido en el mes anterior a la
incapacidad que origino la extensin, reconociendo los mismos porcentajes de la incapacidad original,
es decir, el 60% para Enfermedad General y el 100% para Riesgo de Trabajo.
138
CONCEPTO
BASE LIQUIDACION RECONOCE
Enfermedad General
Maternidad
Riesgo de Trabajo
Extensin Capacidad Enfermedad
Extensin Capacidad R.T.
Percibido Mes Anterior

3.6.2.
60%
100%
100%
60%
100%
DIAS NO
RECONOCIDOS
3 das
Configuracin de Conceptos
En el botn o pantalla de conceptos deben estar definidos todos los conceptos a trabajar en Incapacidad
y previamente creados en el Maestro de Conceptos.
En el botn de Incapacidades definir las condiciones nesecarias para configurar la liquidacion de
incapacidades, teniendo en cuenta si el patrono cubre o no la diferencia entre lo que paga el
I.M.S.S. y los das que descuenta.
ADVERTENCIAS
-
Los conceptos de incapacidad deben ser creados en el

maestros de conceptos y definidos en la opcin de
Configuracin.
Tenga en cuenta que los concepto de incapacidad son

percepciones (s), se pagan en pesos (p) y NO forman
parte de I.M.S.S.
139
3.6.3.
Manejo del Libro de Incapacidades
Por esta opcin se ingresan las novedades de incapacidades al sistema.
140
Pide:
Cdigo del empleado al que se le registra la incapacidad.
Concepto por el cual se incapacita, el cual debe existir en el Maestro de Conceptos y definido en
Configuracin.
Fecha inicial de la incapacidad.
Fecha Final de la incapacidad.
Detalle o aclaracin sobre la incapacidad, campo donde documentamos la novedad
Salario Diario Integrado (SDI) sobre el cual se liquida la incapacidad. Este campo lo inicializa el
sistema con SDI correspondiente al mes anterior a la fecha de inicio de la Incapacidad.
No. Autorizacin del documento dado por el fondo al empleado.
No. Inicial. Este campo es activado nicamente en el caso de matricular una extensin, digitando
el nmero de la autorizacin a la incapacidad inicial que gener la extensin.
Das Reconocidos por el Patrono. Este campo es activado nicamente en la opcin de

modificacin y en l se matricula el nmero de das no reconocidos por el fondo en la
incapacidad; el sistema lo calcula.
Al modificar o retirar una incapacidad debemos digitar el cdigo, el concepto y la fecha inicial de la
incapacidad, ya que el empleado puede tener varias incapacidades por el mismo concepto. El sistema
propone la fecha de la primera incapacidad que encuentra.
La consulta es de tipo Browse, puede hacerse para un empleado digitando el cdigo correspondiene del
empleado o todos al dar ENTER.
141
INFORME LIBRO DE INCAPACIDADES
142
Por la Opcion de Informes, Maestros, Empleados, Libros podemos imprimir los datos histricos sobre
las incapacidades que se presentan en la empresa.
ADVERTENCIA
Si requiere liquidar las incapacidades con un valor
especial, este valor puede ingresarse por la opcin
de modificacin;
el sistema toma como base de
cotizacin este valor.
3.6.4. LIQUIDACION DE INCAPACIDADES

El sistema liquida las incapacidades en el momento de generar la nmina por Grupo o por Empleado.
Liquida nicamente las incapacidades que correspondan a la fecha inicial y final del perodo de pago.
Para ello utiliza el siguiente procedimiento:
1.
Evala las incapacidades existentes en el Libro de Incapacidades, extrae las correspondientes al

perodo de pago.
2.
Verifica si el empleado tiene incapacidades en ese perodo, si no tiene, el sistema realiza el

proceso normal de generacion de nmina, (Transfiriendo los registros fijos del movimiento
automtico y/o de turnos, segn sea el caso).
143
Con estas fechas el sistema selecciona las incapacidades correspondientes al periodo de pago que
se esta generando, extrayendo en nmero de das de incapacidad, el concepto y el Salario Diario
Integrado (SDI), datos con los cuales se liquida la Incapacidad.
En la Extensin de Capacidad no se descuentan das y las Extensiones de Capacidad por
Enfermedad General se pagan con el 60%, mientas que las de Riesgos de Trabajo se pagan con
100%.
3.
Calcula los das de incapacidad a partir de la fecha inicial y final de la incapacidad, teniendo en
cuenta que no sobrepase la fecha inicial y final del perodo de pago. Dependiendo del concepto
de incapacidad se derterninan los das a pagar y los das no reconocidos en la incapacidad, estos
ltimos se graban en el libro de incapacidades.
4.
Determina el valor de la incapacidad. Base cotizacin por das de incapacidad reconcidos por
el I.M.S.S.
Adicionalmente, se calcula la parte que cubre el patrono, dependiendo de la
Configuracin.
5.
Si la Incapacidad no cubre la totalidad del perodo de pago, el sistema calcula el Salario bsico
correspondiente a los das trabajados, para ello es utilizando el concepto de Cuota Diaria
definido en la configuracin.
6.
Evala los conceptos existentes en el movimiento automtico y turnos y se transfieren aquellas

diferentes a los configurados: Cuota Diaria y Dominical.
Resumamos con un ejemplo todo el proceso de Liquidacin de Incapacidades.

1. Creacion de Conceptos de Incapacidad por la opcin Maestros, Conceptos, Ingreso
CONCEPTO
Cdigo
Nombre
Percepcin
Pesos / Hotas
Cuenta
Naturaleza
I.M.S.S.
Embargo
2.
CONFIGURACION
020
Enfermedad General
S
P
130505 (Cuenta por Cobrar)
D
N
S
Configuracion conceptos de Incapacidad, haciendo uso de la opcin de Ayudas - Utilidades,

Configuracin Conceptos.
CONCEPTO
Enfermedad General
Riesgo de Trabajo
Extensin Enfermedad
Extensin Riesgo de Trabajo
Maternidad
Cuota Diaria
Dominical
Incapacidad Reconocida por la Empresa
Pago Incapacidad das reconocidos por la Empresa
CODIGO
020
024
021
022
023
001
012
026
025
144
3.
Configuracin conceptos de Incapacidades asumidos por la empresa, haciendo uso de la Opcin:

Ayudas - Utilidades, Configuracin, Incapacidades
4.
Das
Incapacidad reconocida por la empresa
Reconoce el 100%
Pago Incapacidad reconocida por la Empresa
:
:
:
:
3
127
S
128
Ingreso de Incapacidades, haciendo uso de la opcin: Maestros, Empleados, Libros, Libro de

Incapacidades, Ingreso y Modificacin.
Ingreso Incapacidad
Cdigo
:
Concepto
:
Fecha de Inicio
:
Fecha de Terminacion :
Valor Base
:
1002
020
2000.12.07
2000.12.14
$ 120.96
5. Generacin de Nmina. La nmina es quincenal y se liquida con las siguientes fechas:

FECHA INICIAL:
FECHA FINAL :
2000.12.01
2000.12.15
6. Clculo das de incapacidad

CODIGO
CONCEPTO
DIAS TOTALES DE INCAPACIDAD
DIAS INCAPACIDAD EN PERIODO
DIAS A PAGAR
DIAS NO NORECONOCIDOS
:
:
:
:
:
:
1002 Jorge Luis Araujo Ochoa

020 Enfermedad General
8
8
5
3
Se seleccionan las fechas para calcular los das comparndolas as:

La mayor o igual ( > = ) entre la fecha de inicio de nmina y de inicio de incapacidad:
Fecha Inicial de Nmina
:
Fecha Inicial de Incapacidad :
Mayor o igual
:
2000.12.01
2000.12.07
2000.12.07
La menor o igual ( < = ) entre la fecha final de nmina y la de terminacin de nmina:

Fecha Final de Nmina
: 2000.12.15
Fecha Termicacin de Incapacidad : 200012.14
Menor o igual
: 2000.12.14
De la resta de estas dos fechas se hayan los das de incapacidad correspondiente al perodo de
nmina:
145
FECHAS:
MENOS
2000.12.07
2000.12.14
------------7 Dias
7 + 1 = 8 dias, ya que el ltimo da tambin se incluye.

Como esta es una Enfermedad General no se pagan los tres primeros dias a menos que el patrono
reconozca estos das (Ayudas - Utilidades-Configuracin)
7. Clculo Base de cotizacin

La Enfermedad General se paga con el valor del Salario Diario Integrado calculado del mes
anterior a la incapacidad:.
Salario base de cotizacion $ 120.96
020 Enfermedad General
127 Das Reconocidos
128 Diferencia (40%)
:
:
:
$120.96 x 5 x 60% = $ 362.88

$120.96 x 3
= $ 362.88
$120.96 x 5 x 40% = $ 241.92
Como es incapacidad por Enfermedad General el I.M.S.S reconoce el 60% a partir del cuarto dia. El
patrono por convenio colectivo reconoce tanto los das como la diferecnia (40%).
8.
Clculo de Incapacidades segun conceptos
DIAS DE PAGO
DIAS DE INCAPACIDAD
DIFERENCIA
: 15
: 8
------7 Dias
HORAS
CUOTA DIARIA
: 8 das x 7
: 56 x 20.32
= 56 horas
= $ 1,137.92
9. Traslado Movimiento Fijo (Movimiento Automtico) y calcula los Das Trabajados.
146
El sistema traslada el calculo de las incapacidades a las novedades del trabajador as como el nmero
de horas trabajadas en el periodo. El nmero de horas en los conceptos de incapacidades son de
carcter informativo e indican el tiempo de incapacidad calculado.
147
3.7.
REGISTRO DE AUSENTISMO
El trmino Ausentismo se refiere al nmero de Horas que un Empleado deja de laborar por
determinado motivo, siempre que sea para descontar das en las Prestaciones Sociales.
Como podemos apreciar en esta pantalla, podemos Ingresar, Modificar, Retirar y Consultar Empleados
con Horas de Ausentismo.
148
3.7.1.
Ingreso de Ausentismo
Mediante esta opcin podemos ingresar a un Empleado o un Grupo de Empleados, las Horas de
Ausentismo.
Pantalla formada por los siguientes campos:
Cdigo: En este campo digitamos el cdigo del Empleado a ingresarle las Horas de Ausencia.
Das base : Estos das los toma de la configuracin de Pagos Dominicales, si en la empresa se paga el
domingo proporcional a lo que se trabaja. No son modificables en este maestro.
Dias : Cantidad en das de Ausentismo. Si se digita este campo propone el Nro de Horas con base a
los Das base y a los das de ausentismo. Si no es digitado me pasa al campo de Nro de Horas para que
sea digitado.
Nro. Horas: En este campo registramos la cantidad de horas de Ausentismo al Empleado. Si es
digitado calcula la cantidad de Dias con base al Nro de Horas.
Grupo: En este campo digitamos el Cdigo del Grupo en el que se encuentra matriculado el
Empleado.
C. Costos: Definimos el cdigo del Centro de Costos en el que est clasificado el Empleado.
Fecha Inicial: En este campo definimos la Fecha desde la cual el Empleado comenz a faltar al
trabajo.
Fecha Final: Definimos la fecha hasta la cual el trabajador est ausente del trabajo.
Nota: Campo donde documentamos la ausencia, ya sea por suspensin, licencia no remunerada u
otros conceptos no remunerados.
El sistema valida que la Fecha Inicial sea menor que la Fecha Final, de no ser as, presenta un mensaje
por pantalla de la siguiente forma Fecha final menor que Fecha Inicial
149
3.7.2.
Modificacin de Ausentismo
Mediante esta opcin podemos modificar las horas de ausentismo de los Empleados. La modificacin
se hace mediante Consulta tipo Browse, trayendo los Datos del Empleado digitados en la opcin de
ingreso. En esta pantalla puede desplazarse entre los Campos para hacer la modificacin respectiva.
3.7.3. Retiro de Ausentismo
Marca de borrado
150
Mediante esta opcin podemos retirar los Empleados con horas de Ausentismo. El Retiro tambin se
hace mediante consulta tipo Browse, pidiendo cdigo del Empleado que desea retirar, la cual presenta
Nota sobre la Forma de Borrar el Registro
Al digitar el cdigo, el sistema entrega los diferentes registros de ausentismo del empleado. Para borrar
posicionarse en el registro a descartar y presionar las Teclas CTRL+T. El sistema mostrar la lnea de
estado en la parte inferior derecha de la pantalla, la marca de borrado.
3.7.4. Consulta de Ausentismo
Mediante esta opcin se puede consultar todos los Empleados con horas de Ausentismo.
ADVERTENCIA
-
El registro de Ausentismo es bsico para la

liquidacin de las prestaciones sociales,
ya que el sistema toma en cuenta las horas
de ausencia.
No
genera
registros
de
novedad
por
ausencia, stos deben ser digitados como
novedad del empleado en cada perodo de
pago.
151
3.8.
NOVEDADES SUA
Esta opcin permite reportar las novedades presentadas en el perodo al I.M.S.S. por concepto de
reingresos, aportaciones, bajas, modificacin salario, ausentismos e incapacidades presentadas por el
empleado.
152

Cdigo: Cdigo del empleado al cual se le va a reportar la novedad
Registro: El sistema genera en forma automtica un numero de registro que identifique la novedad
que se est ingresando.
Numero S.S.: Numero de S.S. asignado al empleado.
Fecha Movimiento: Defina la fecha en que se est ingresando la novedad.
153
Tipo de Novedad: Defina si el tipo de novedad a ingresar fue por un reingreso, por una aportacin,
por baja, por modificacin de salario, por ausentismo o incapacidad.
Nro. Folio: Este campo se activa siempre y cuando haya seleccionado como Tipo de Novedad una
Incapacidad.
Das de Incidencia: Este campo se activa siempre y cuando haya seleccionado como Tipo de
Novedad una incapacidad o un Ausentismo.
Aportacin / SDI: Este campo se activa siempre y cuando haya seleccionado como Tipo de Novedad
un Reingreso, una Aportacin o una Modificacin de Salario.
Si los datos estn correctos presione el Botn Aceptar, de lo contrario presione el Botn Cancelar
Por esta misma opcin el sistema permite Modificar, Consultar o Retirar las Novedades SUA
154
TALLER No. 3
logro de los conocimientos en esta etapa del curso.
1.
Defina el Movimiento Automtico de su empresa e imprmalo para revisarlo.
2.
Ingrese algunas novedades por Incapacidad a diferentes emplados.
3.
Genere la Nmina del Grupo al que pertenecen los empleados a los cuales ingres novedades del
punto anterior.
4.
Ingrese algunas novedades entre: Horas Extraordinarias, Comisiones, Dominicales, Incentivos,

entre otras.
5.
Liquide en forma automtica la nmina por Grupo, de los empleados del punto tres (3).
6.
Audite la Liquidacin de Nmina en los conceptos:
I.M.S.S.
Impuesto a la Renta
Embargos
Incapacidad
EVALUACION No. 3
1.
Qu conceptos se definen por Movimiento Automtico?

_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
2.
Qu pasara si define Movimiento Automtico por Turnos y por Grupo?

_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
3.
Describa los conceptos que intervienen en la Liquidacin Automtica.

_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
__________________________________________
4.
Coloque al frente de cada concepto el porcentaje requerido para liquidarlo.

a.
b.
c.
d.
e.
Invalidez y Vida Patrono

Enfermedad General y Maternidad Empleado
Cesantas y Vejez Empleado y Patrono
Pensionados Empleado
Pensionados Patrono
_______
_______
_______
_______
_______
155
5.
Describa los aspectos ms importantes a tener en cuenta para la Liquidacin del I.S.R. Impuesto
sobre la Renta.
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
6.
De los siguientes conceptos seale cules son requeridos para liquidar las Incapacidades:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Enfermedad General
Invalidez y Vida
Extensin de Capacidad Riesgo de Trabajo
Retroactivo
Maternidad
Cuota Diaria
Riesgo de Trabajo
_______
_______
_______
_______
_______
_______
_______
7. A las siguientes expresiones diga cules de ellas son Verdaderas y cules son Falsas.
a.
Para liquidar una incapacidad por Enfermedad General, el I.M.S.S. no reconoce los
tres (3) primeros das.
( )
b. El I.M.S.S. reconoce a partir del segundo da para liquidar incapacidad por Maternidad.
( )
Para el Riesgo de Trabajo, el salario base de cotizacin es lo percibido en el mes

el mes inmediatamente anterior.
( )
d. Las novedades de incapacidad son definidas en el sistema despus de Generar Nmina.
( )
156

1.
- Cuota Diaria
- Dominical
- Conceptos Fijos liquidados en cada perodo de pago.
2.
Si por error define Movimiento Automtico por ambas opciones, al

generar la nmina quedaran duplicados los conceptos en la Novedad
definidos por estas opciones.
3.
- Conceptos de Seguridad Social

Enfermedad General y Maternidad
Invalidez y Vida
Cesantas y Vejez
Pensionados
Incapacidades
- Impuesto sobre la Renta
- Embargo
- Aproximacin
- Compactacin
4.
Porcentajes y valores
a.
b.
c.
d.
e.
1.750%
0.250%
1.125% y 3.150%
0.375%
1.05%
5.
Aspectos a tener en cuenta en la liquidacin del I.S.R.
Debe ser liquidado en el ltimo perodo del mes.
Tener en cuenta los procedimientos en cada tabla para determinar las

diferentes tarifas, ya que el clculo para cada una de ellas es diferente.
Tener en cuenta los conceptos considerados como percepciones, los

cuales deben estar definidos en el Maestro de Conceptos, haciendo parte
I.S.R.
6.
Conceptos requeridos para liquidar las Incapacidades

a.
c.
e.
g.
7.
Falso o Verdadero
a.
b.
c.
d.
V
F
V
F
157
4.
GENERANDO INFORMES DE NOMINA ABIERTA
Presentacin Informes
NOMINA
Liquidacin
Nmina
Liquidacin
Prestacional
Mvto.
Automtico
Aguinaldo
Vacaciones
Generacin
Nmina
Novedades
Liquidacin
Automtica
CONTABILIDAD
Pago de
Nmina
Cierre de
Nmina
BANCOS
Prenmina
Nmina
Abierta
Otros
Informes
A travs de los Informes de Nmina Actual podemos generan todos los reportes del sistema de nmina
abierta. Todos estos pueden ser impresos segn parmetros definidos por el usuario en el momento de
generarlos.
Ellos son:
Novedades
Prenomina
Formato de Pago
Resmenes de Nmina
Relacin de Conceptos
Auditora
158
4.1. INFORME DE NOVEDADES
Este Informe compara el movimiento automtico con las novedades.

Su principal objetivo es
determinar las novedades en un perodo de pago y saber el costo de dichas novedades. Este informe va
dirigido al personal de Revisora y Auditora, debe ser impreso en cada perodo de pago o a solicitud
del rea. Si en la revisin del informe, detectan diferencias muy amplias, amerita investigacin para
conocer la causa del incremento en la nmina.
159
Este informe puede ser generado por Cdigo del empleado o por Grupo de Nmina, entregando valor
del movimiento automtico, valor del concepto de nmina, valor de la novedad y nmero horas de las
novedades.
El informe se puede generar por Impresora o Pantalla Excel: Al ingresar la letra N se genera el
informe por impresora, al ingresar la letra S la aplicacin nos despliega una segunda ventana la cual le
permitir generar el reporte por pantalla, exportar datos a Excel, enviar informe va e-mail o grabar el
informe en formato Web. Veamos cada una de ellas:
160
PANTALLA
Permite generar el informe por Pantalla
161
EXCEL
Permite exportar el informe a MS Excel
ADVERTENCIAS
-
Recuerde que si usted quiere generar el mismo archivo mas

de dos veces, Microsoft Excel puede indicarle que se
presentar problemas leyendo dos veces el mismo archivo.
Para ejecutar el
Microsoft Excel.
informe
se
requiere
tener
instalado
162
E-MAIL
La aplicacin exporta el informe al Excel y lo graba con el
nombre del Informe, automticamente abre ventana para el
envi del e-mail adjuntando el archivo a enviar.
Al generar el reporte la aplicacin nos abre ventana, identifiquemos cada uno de sus campos:
Nombre del Archivo: La aplicacin por defecto trae el nombre o titulo del informe, este puede ser
modificado por el usuario en caso de ser necesario.
Guardar en: Ubique la ruta donde ser guardado el informe.
Al presionar el botn Aceptar la aplicacin abre automticamente ventana para el envo del e-mail
adjuntando el archivo a enviar.
163
ADVERTENCIAS
-

Para ejecutar el
Microsoft Excel.
informe
se
requiere
tener
instalado
PAGINA WEB
La aplicacin exporta el informe al Excel grabando este con
extensin htm o html o exporta este de manera automtica en
formato Internet Explorer
Al generar el reporte la aplicacin nos abre ventana, identifiquemos cada uno de sus campos:
Nombre del Archivo: La aplicacin por defecto trae el nombre o titulo del informe, este puede ser
modificado por el usuario en caso de ser necesario.
Guardar en: Ubique la ruta donde ser guardado el informe.
Vista Previa por Explorer: Al marcar la caja de chequeo la aplicacin graba el archivo en formato
en Excel con extensin htm y automticamente presenta este en formato Internet Explorer. Al no
marcar esta caja de chequeo la aplicacin graba el archivo en formato Excel con extensin htm.
164
En la siguiente pantalla observe como la aplicacin muestra el informe cuando se marca la caja de
chequeo Vista previa por Explorer.
ADVERTENCIAS
-

Para ejecutar el informe se requiere

Microsoft Excel versin 2000 o superior.
tener
instalado
165
4.2. INFORME DE PRENOMINA
Este es un informe detallado de los conceptos percibidos y deducidos de los empleados, con el fin de
hacer una revisin previa a la nmina para confirmar la consistencia de los datos y conocer el costo de
la nmina por cada centro de costos.
Este informe puede generarse por Grupo, por Centro de Costos, y Centro de Costos por Grupo.
166
4.2.1. Prenomina por Grupo
Puede generarse filtrando por un Cdigo especfico de empleado, digitando el cdigo respectivo o
todos los empleados, dejando este campo en blanco, por un Grupo de Nmina determinado o todos los
Grupos, de igual manera la Dependencia y Banco.
El informe se puede generar por Impresora o Pantalla Excel. Ver tema explicado en el primer
informe.
Este reporte es generado por la persona que liquida la nmina, archivndose como soporte del
movimiento de la nmina. Debe ser impreso en cada liquidacin de nmina
4.2.2. Prenmina por Centro de Costos

La Prenomina por Centro de Costos, en la generacin tiene un manejo similar a la Prenomina por
Grupo en cuanto a los filtros de consulta. Se puede generar por Impresora o Pantalla Excel. Ver
tema explicado en el primer informe.
Tambin es generado por la persona que liquida la nmina para revisar el movimiento de las
novedades en el perodo de pago por Centro de Costos.
Por cada Centro de Costos reporta los empleados pertenecientes al Centro de Costos, informando cada
uno de los conceptos liquidados en el perodo de pago, con su respectiva descripcin, reporta la
Dependencia, Das de Pago, Horas, Valor de las Percepciones, Deducciones y Valor Total
167
4.2.3. Prenmina Centro de Costos por Grupo
168
Este informe es similar a los anteriores en cuanto a la combinacin de los diferentes filtros de consulta.
Se puede generar por Impresora o Pantalla Excel. Ver tema explicado en el primer informe.
Informa por cada Grupo de Nmina y cada Centro de Costos: informando cada uno de los conceptos
liquidados en el perodo de pago, con su respectiva descripcin, reporta la Dependencia, Das de Pago,
Horas, Valor de las Percepciones, Deducciones y Valor Total.
4.3. FORMATO DE PAGO
Por medio de esta opcin podemos generar:
Planilla de Novedades
Planilla de Pago
Formato de Pago
4.3.1. Planilla de Novedades

Este es un formulario para plasmar las novedades de los conceptos de percepciones y deducciones de
los empleados, el fin primordial es llevar un control de la nmina en cada perodo de pago.
Va dirigido a los jefes de departamento o seccin, antes de generar la nmina; en ella relacionan las
diferentes novedades de los empleados a su cargo, que sern entregadas posteriormente para su
liquidacin.
169
Para la generacin del informe pide: Grupo, Dependencia, Centro de Costos, Cdigo del Empleado;
Podemos filtrar la informacin por un campo en especial o todos.
Luego definimos los cdigos de los conceptos de percepciones y deducibles que desean aparezcan en
el informe, dando la posibilidad de imprimir cinco (5) conceptos de percepcin y cinco (5) deducibles,
los dems conceptos los relaciona en otras percepciones y otros deducidos. Estos conceptos deben ser
definidos por la opcin de Configuracin en el botn de Conceptos si desea dejarlos fijos en la
generacin de estos informes.
A su vez podemos extraer los empleados Activos, Inactivos o Todos, ordenndolos por Grupo o Centro
de Costos, para ello marque el botn de radio segn el requerimiento.
4.3.2. Planilla de Pago

Este informe genera una planilla de los conceptos percibidos y deducidos de cada empleado, sirve
como soporte de pago, en la cual queda consignada la firma del empleado. Funciona de forma similar a
la Planilla de Novedades.
Va dirigido al Jefe de Nmina y se imprime en cada perodo de pago.
Se puede generar por Impresora o Pantalla Excel. Ver tema explicado en el primer informe.
170
4.3.3. Formato de Pago
171
Este es el formato o constancia de pago, queda como soporte de pago tanto a la empresa como al
empleado.
El sistema entrega un formato estndar, el cual puede ser modificado segn los requerimientos de la
empresa.
En la generacin del informe pide Grupo de Nmina, Cdigo del Empleado, Dependencia, Banco o
Corporacin, ordenndolo por Cdigo o Apellido.
Este presenta un detalle del pago; el empleado lo debe firmar como constancia de haber recibido el
pago, una copia va dirigida al empleado y otra para el Jefe de Nmina y debe ser impresa en cada
perodo de pago.
4.4. INFORME RESUMENES NOMINA
El Resumen de Nmina es un informe gerencial, el cual presenta el total de la nmina por concepto,
clasificada por empleado, grupo o centro de costos, con el fin de evaluar lo pagado en el perodo,
entregando: Concepto, descripcin, horas trabajadas, percepcin, deducible y total de cada empleado,
grupo o centro de costos.
Va dirigido al personal de Auditora y Gerente, a solicitud de las reas.
informe.
172
4.5. INFORME RELACION DE CONCEPTOS
173
Este es un informe que imprime el total de un concepto determinado de los empleados, con el fin de
auditar la informacin en forma mucho ms gil y rpida.
Para generar el informe pide: Grupo de Nmina, Dependencia y Concepto a consultar.
Va dirigido al Departamento de Contabilidad y Auditora, a solicitud del rea.
Puede generarse filtrando por un Grupo de Nmina determinado o todos los Grupos, de igual manera
la Dependencia y Concepto. El informe se puede generar por Impresora o Pantalla Excel. Ver tema
explicado en el primer informe.
174
4.6. INFORME DE AUDITORIA
Este imprime un reporte de sensibilidad por perodos donde compara la nmina abierta con una
cerrada. El fin primordial de este informe es detectar variaciones grandes entre las nminas.
Va dirigido a la administracin y Auditora, se imprime a solicitud de las reas.
175
Pide: Grupo de Nmina. Cdigo del Empleado, Centro de Costos, Dependencia, Fecha de Nmina
Cerrada Inicial y Final, Porcentaje de Anlisis. A su vez podemos obtener informacin de los
conceptos de Percepcin, Deducciones o Todos.
Este informe entrega: Concepto, Descripcin, Valor Actual, Valor Anterior del concepto, Valor de la
diferencia y porcentaje de la diferencia.
176
4.7. INFORME SALARIO DIARIO INTEGRADO (SDI)
Este informe permite conocer el salario integral de cada uno de los empleados a una fecha determinada
Pide: Cdigo del empleado, Perodo, Grupo de Nmina y Centro de Costos. El informe se puede
generar por Impresora o Pantalla Excel. Ver tema explicado en el primer informe.
Este informe entrega: Cdigo y nombre del empleado, fecha de ingreso, periodo hasta el cual se
genera y Salario Diario Integral por cada uno de los empleados
177
5.
PROCESOS PERIODICOS
5.1. INTEGRACIONES
NOMINA
Liquidacin
Nmina
Liquidacin
Prestacional
Mvto.
Automtico
Aguinaldo
Generacin
Nmina
Novedades
Liquidacin
Automtica
CONTABILIDAD
Pago de
Nmina
Cierre de
Nmina
BANCOS
Prenmina
Nmina
Abierta
Otros
Informes
Vacaciones
178
5.1.1. Generando Transacciones a Bancos
En la integracin de Nmina a Bancos lo que el sistema hace es trasladar los cheques generados por el
mdulo de Nmina a Bancos con el fin de poder realizar la conciliacin bancaria.
179
En la ejecucin de este proceso pide: Grupo de Nmina, Cdigo que identifica la Cuenta Bancaria y
Tipo Movimiento de salida o cheques girados del respectivo banco. El sistema permite trasladar el
movimiento de cheques girados por Cdigo o Cdula del Empleado, digitando el nmero
correspondiente a la opcin.
ADVERTENCIA
La Integracin de los cheques girados del
mdulo de Nmina a Bancos debe realizarse
antes de integrar el movimiento al Mdulo de
Contabilidad y antes de Cerrar la nmina.
5.1.2. Generando Transacciones a Contabilidad

Todo movimiento generado por las novedades de nmina est asociado a terceros, o sea, los
empleados los cuales estn identificados con el cdigo o el R.F.C. (Registro Federal del
Contribuyente).
Para poder integrar debemos tener en cuenta los siguientes aspectos:
El Prefijo Contable en el Maestro de Empleados.

dgitos de la Cuenta Contable.
Recordemos que el prefijo son los primeros
Ejemplo:
51 Gastos de Administracin
52 Gastos de Ventas
72 Gastos de Produccin.
Tener definido el sufijo contable o la Cuenta Contable en el Maestro de Concepto.

que el sufijo son los dgitos posteriores al prefijo
Recordemos que la Cuenta Contable est formada por prefijo + sufijo:
Administracin Salarios, 520506 Gasto de Ventas.
Recordemos
510506 Gasto de
RECOMENDACIONES
Tenga en cuenta la estandarizacin en los cdigos contables para lograr un
ptimo resultado en la integracin; lo definido en el sufijo 0506 Salario, debe
cumplir tanto para la 51, como 52 y 72, lo mismo para los dems conceptos.
180

Nota haciendo referencia a la exclusividad de los datos en el proceso.
181
Grupo: En este campo digitamos el Cdigo del Grupo de Nmina a Cerrar; o si dejamos este campo
en blanco, el sistema cierra todos los Grupos que en el momento estn abiertos.
Cdigo Comprobante: Definimos o seleccionamos el Cdigo del Comprobante o Fuente Contable,
donde ser almacenado el movimiento de integracin de ste mdulo.
Pasar (1:Cdigo 2:RFC): Digitamos el nmero correspondiente a la opcin, ya que el sistema
permite trasladar el movimiento de Nmina a Contabilidad, identificndolo con el cdigo o el R.F.C.
del empleado. Lo ms usual es pasar el movimiento por el R.F.C. (2).
Cdigo Cuenta: En este campo digitamos la Cuenta Contable del Banco con el cual se paga la
nmina, o el cdigo de la Cuenta por Pagar a Nmina s la empresa paga con cheques de diferentes
Bancos.
Desea Integrar por (C: Nmero del Cheque / D: Documento Genrico): El sistema permite
integrar a contabilidad, trasladando todo el movimiento de nmina cheque por cheque o resumiendo
todo el movimiento de nmina en un documento genrico. Dependiendo de lo requerido digite en este
campo una C o una D; siendo lo ms usual integrar por Documento Genrico (D).
Documento Genrico: Este campo es activado slo cuando en el campo anterior se elige la D. En l
va el nmero del documento con el cual podr identificar el movimiento de Nmina en el mdulo de
Contabilidad.
Desea pasar a Contabilidad (1:Fecha Inicial, 2:Fecha Final de Nmina):
correspondiente a la opcin segn manejo o requerimiento de la empresa.
Elija el nmero
Cuando la empresa liquida nmina semanalmente, con frecuencia se presenta que la fecha final de la
ltima semana del mes no corresponde con la fecha de cierre o corte de mes que las empresas
contablemente realizan.
Por ello el sistema permite integrar el movimiento con la fecha inicial o final del perodo de pago.
Reporte (S/N): Responda en forma afirmativa, para que el sistema genere el reporte, con el cual podr
verificar y soportar la consistencia de los datos a integrar.
Integrar (S/N): La respuesta depende de la consistencia en los datos.
Si la informacin est impresa, revisada, corregida y aprobada, responda afirmativamente, de lo
contrario no integre.
Todo movimiento antes de integrar debe someterse a revisin detallada del movimiento a integrar, para
ello responda Reporte S, Integrar No.
Revise todo el movimiento, haciendo las correcciones necesarias y cuando est seguro de tener todo el
movimiento correcto, vuelva a ejecutar el proceso, definiendo el rango de fechas; a la pregunta
Reporte (S/N) e Integrar (S/N), responda afirmativamente a estas preguntas.
Archive este reporte como soporte de integracin del movimiento de Nmina a Contabilidad.
Una vez finalizado el proceso de integracin, debe actualizar el movimiento en el mdulo de
Contabilidad y revisar el movimiento integrado, verificando la consistencia de los datos.
182
RECOMENDACIONES
-
Utilice como Documento Genrico el ltimo da de la fecha de integracin,

especificando ao, mes y da.
Este proceso debe ser ejecutado provisionalmente, generando reporte para

verificar que la integracin definitiva ser realizada correctamente.
Asegure la informacin en un Backup, antes de ejecutar este proceso.
Las Cuentas para el Impuesto sobre la Renta deben estar creadas y

definidas requiriendo Tercero o RFC, pero no Base.
Las Cuentas de Gasto no deben requerir Tercero o RFC y s Centro de

Costos.
Las Cuentas por Pagar de Prstamo deben requerir Tercero.
ADVERTENCIAS
-
El proceso de Integracin debe ejecutarse en cada

perodo de pago antes de el cierre de nmina.
Una vez finalizado el proceso de Integracin,

recuerde actualizar el movimiento en el mdulo de
Contabilidad.
183
5.2. CERRANDO NOMINA
NOMINA
Liquidacin
Nmina
Liquidacin
Prestacional
Mvto.
Automtico
Aguinaldo
Vacaciones
Generacin
Nmina
Novedades
CONTABILIDAD
Liquidacin
Automtica
Prenmina
Pago de
Nmina
Nmina
Abierta
Cierre de
Nmina
BANCOS
Otros
Informes
Lo que hace este proceso es llevar los registros de novedades de un grupo de empleados especificado,
al movimiento cerrado de los mismos, verificando que se haya integrado a Bancos y Contabilidad
antes de ejecutar el cierre.
184
Este proceso actualiza la ltima fecha de movimiento cerrado en el Maestro de Empleados, actualiza el
campo Generado en el Maestro Calendario, cambiando la F por T, permitiendo generar nuevas
Nminas.
185
El sistema permite hacer Cierre de Nmina por Grupo o por Empleado; al cerrar la nmina por Grupo
el sistema pide el Cdigo del Grupo de Nmina, actualizando el calendario; al cerrar la nmina por
Empleado el sistema pide el Cdigo del respectivo empleado y no actualiza el calendario.
Al correr este proceso el sistema verifica la Generacin de Nmina; si sta fue Generada por
Empleado no permite realizar el Cierre por Grupo, nicamente por Empleado; Si est Generada por
Grupo (PorGrupo = T) el sistema cierra todos los empleados.
ADVERTENCIAS
-
Si no hay nomina abierta

nmina
para
un solo
tambin debe ser cerrada
no se puede actualizar
y requiere generar la
empleado, dicha nmina
por
Empleado, ya
que
el calendario.
Si
hay
nmina
abierta y
requiere
la nmina
para un
solo
empleado, pero
con Fechas
distintas a la del calendario, sera aconsejable
primero cerrar la
nmina
por
Grupo
y
posteriormente
generar
la
nmina
por
Empleado, con el fin de evitar problemas en
el
momento de la liquidacin automtica de
nmina.
5.3. GENERACION SDI

Este proceso permite en forma mensual calcular en Salario Diario Integrado (SDI) base con la cual se
calculan la deduccin al I.M.S.S.
Este proceso debe correrse en forma mensual despus de cerrar la ltima nmina del perodo, su
finalidad es calcular el valor del Salario Diario Integrado y guardar un histrico de dicho valor por
cada perodo de pago.
186
El sistema para liquidar estos conceptos parte de la Cuota Diaria, los factores de Prima de Vacaciones
y Aguinaldo y los dems conceptos de percepciones diferentes de salario bsico, el cual est
conformado por:
187
Cuota Diaria
Aguinaldo
Prima Vacacional
Otras Percepciones
Salario Integrado = Cuota Diaria + Aguinaldo + Prima Vacacional + Otras Percepciones
Cuota Diaria:
Empleados.
Aguinaldo: Es la porcin diaria correspondiente al pago del aguinaldo. Este factor se toma de la
tabla de Factores de Integracin.
Prima Vacacional: Es la porcin diaria correspondiente al pago de Prima de Vacaciones. Este

factor se toma de la tabla de Factores de Integracin.
Otras Percepciones: En este proceso se acumulan todos aquellos conceptos seleccionados en el

Maestro de Conceptos como que hacen parte del I.M.S.S, esto con el fin de involucrar en el
Salario Diario Integral todos los pagos recibidos por el empleado. Este acumulado en forma
mensual y se divide en 30 para determinar el valor diario.
Es el Salario Diario bsico asignado a cada empleado en el Maestro de
Ejemplo 1
El Empleado Juan Carlos Marn C. comenz labores en la empresa en Enero 1 de 2001, percibiendo un
salario de $ 4.500 al mes y recibi por concepto de comisiones durante el mes $ 525.
Determinamos la Cuota Diaria
Cuota Diaria = Salario mes / 30

Cuota Diaria = 4.500 / 30 = 150
Determinamos el Aguinaldo
Aguinaldo = Cuota Diaria * Factor Aguinaldo
Aguinaldo = 150 * 0.0411 = 6.165
Determinamos la Prima Vacacional

Prima Vacacional = Cuota Diaria * Factor Prima Vacacional
Prima Vacacional = 150 * 0.0041 = 0.0615
a
Determinados la parte correspondiente las dems percepciones
188
Otras Percepciones = Total Percepciones /30

Otras Percepciones = 525 / 30 = 17.5
Determinamos el Salario Integrado
Salario Integrado = 150 + 6.165 + 0.615 + 17.5 = 174.28
189
TALLER No. 4
1.
Genere la Prenomina del perodo de pago que tiene abierto y revise todos los conceptos
consignados en el informe.
2.
Imprima la Planilla de Pago de uno de los Grupos de Nmina que tenga abierto.
3.
Genere un Resumen de Nmina por Centro de Costos.
4.
Se requiere una Relacin de Pagos por Horas Extras Diurnas del Grupo Uno (1).
5.
Imprima un informe de sensibilidad por una de las Dependencias al 100%.
6.
Imprima todos los informes de Nmina Actual que entrega el Sistema de Nmina, identificando
en cada uno de ellos: Usuario, Periodicidad y Utilidad. Encarptelos y djelos como mostrario de
los informes.
7.
Realice el proceso de Integracin de Nmina a Contabilidad, integrando primero al Mdulo de

Bancos y teniendo en cuenta los pasos a seguir y las recomendaciones.
8.
Proceda a realizar el Cierre de Nmina de cada uno de los Grupos, teniendo en cuenta las
recomendaciones hechas.
EVALUACION No. 4.
1.
Cada una de las letras en el lado izquierdo corresponde a una definicin del lado derecho. Realice
el siguiente apareamiento.
a.
Prenomina
1. Compara el Movimiento Automtico con las

novedades.
b. Resumen de Nmina
2. Informe Gerencial, presentando el total de la nmina

por concepto.
c.
Auditora
3. Detalla los conceptos devengados y deducidos de los

empleados, con el fin de revisar la liquidacin de la
nmina, verificando la consistencia de los datos.
d.
Novedades
4. Informe de sensibilidad que compara la nmina

abierta con la nmina cerrada segn rango de fecha
especificada.
2.
Establezca la diferencia que existe entre Planilla de Novedades y Planilla de Pago.
3.
El Departamento de Contabilidad requiere las constancias de pago realizado a los empleados.

Qu informe debe generar?
4.
Auditora solicita un informe que reporte las Horas Extraordinarias laboradas del personal de
Produccin en el perodo de pago actual. Imprima dicho informe.
190
5.
A las siguientes expresiones diga cules de ellas son Verdaderas y cules son Falsas.
a.
Los cheques girados por el mdulo de nmina son transferidos a Tesorera, mediante l
proceso de Integracin a Contabilidad.
( )
b. La Integracin de Nmina a Contabilidad es un proceso que debe ejecutarse cada mes.

c.
El Proceso de Integracin a Contabilidad permite ejecutarlo en perodo de prueba para

Revisar la informacin.
d. El traslado de los registros de novedad al movimiento cerrado es identificado como

Cierre de Nmina.
( )
( )
( )
6.
Qu entiende por Integracin?

_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
7.
Enuncie los aspectos que debe tener en cuenta para realizar el proceso de integracin de Nmina a
Contabilidad
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
191

1.
Apareamiento
(a,3)
(b,2
(c,4)
(d,1)
2. Planilla de Novedades: Es un formulario donde se reportan las

novedades de los conceptos devengados y deducciones de los empleados en
cada perodo de pago para ser liquidadas.
Planilla de Pago: Es un formulario que reporta los conceptos devengados

y deducidos de cada empleado y sirve como soporte de pago en cada
liquidacin de nmina.
3. El Formato de Pago
4.
Relacin de Conceptos.
5.
Falso y Verdadero
a.
b.
c.
d.
6.
F
F
V
V
Integracin: Es el proceso que traslada la informacin ingresada en

el Sistema de Nmina al mdulo de Bancos para poder realizar la
conciliacin Bancaria y a Contabilidad para registrar los diferentes
asientos contables.
7. Aspectos a tener en cuenta en la Integracin a Contabilidad:
Definicin del Prefijo Contable en el Maestro de Empleados

Definicin del Sufijo Contable en el Maestro de Conceptos.
Definicin de las Cuentas Contables en el Maestro de Conceptos.
Revisin del movimiento a integrar
Hacer Backup antes de ejecutar el proceso.
192
6. GENERANDO INFORMES DE NOMINA CERRADA

Dentro de la clasificacin de los Informes generados de Nmina Cerrada trataremos:
Administrativos
Aportes I.M.S.S.
Gerenciales por Centro de Costos
Otros
6.1. INFORMES ADMINISTRATIVOS

En este grupo de informes veremos:
Histricos
Resumidos
Detallado
Resumen de Pago
Fondo de Ahorro Patrn
193
6.1.1.
Histricos
Dentro del manejo de los Informes Administrativos, Histricos encontramos una serie de reportes:
Por Empleado
Por Centro de Costos
Planilla de Novedades
194
6.1.1.1. Por Empleado

Este informe es un resumen de conceptos para evaluar lo pagado por empleado en un rango de fechas.
El objetivo de este informe es obtener la historia de un empleado, de un grupo o una dependencia para
efectos de Auditora, en cuanto a pagos de nmina, revisin de promedios, conceptos, entre otros,
informe que debe ser entregado mensualmente o a solicitud del rea.
Podemos generar el informe para los empleados Activos, Inactivos o Todos, definiendo el nmero
correspondiente a la opcin requerida.
A su vez podemos generar el informe de los empleados en forma resumida (1) o detallada (2). Al
seleccionar Resumida, activa los filtros de Grupo, Cdigo y Dependencia, por los cuales podemos
armar el informe, permitiendo filtrar por un Grupo de Nmina especifico, digitando el cdigo
respectivo o todos los Grupos, para todos los empleados o uno en especial, digitando el cdigo que
identifica el empleado, para todas las Dependencias dejando en blanco el campo o una en especial,
digitando el cdigo respectivo de la Dependencia.
Pide rango de fecha inicial y final de nminas cerradas, campos donde definimos las fechas requeridas
para generar el informe. El informe se puede generar por Impresora o Pantalla Excel. Ver tema
explicado en el primer informe.
Otra forma de generar el informe es seleccionar la opcin (2) Empleados Detallados; al seleccionar
esta opcin activa los filtros de:
1.
2.
3.
4.
Cdigo, Concepto y Rango de Fecha

Grupo, Concepto, y Rango de Fecha
Dependencia, concepto y Rango de Fecha
Todos, Concepto y Rango de Fecha
195
Dependiendo del filtro seleccionado activa diferentes campos. Para el ejemplo de la pantalla al
seleccionar el filtro 1, activa los campos:
Cdigo: Donde digitamos o seleccionamos el cdigo del empleado a imprimir.
Concepto: En este campo definimos el cdigo del concepto a imprimir si requiere un informe
detallado del empleado por un concepto especfico o dejamos el campo en blanco para reportar todos
los conceptos de nmina para dicho empleado.
Rango de Fecha Inicia y Final: En estos campos digitamos las fechas inicial y final de las nminas
cerradas que requiera imprimir o analizar.
196
6.1.1.2. Informe Histrico por Centro de Costos

Este informe es de gran utilidad como herramienta de trabajo para la Gerencia y Contabilidad, el cual
permite analizar los pagos realizados a los empleados por Centro de Costos.
Para la generacin del informe pide:

Centro de Costos, Concepto, Dependencia, campos por los cuales podemos filtrar para generar el
informe, permitiendo obtener informacin por todos estos conceptos o filtrando por uno en especial. A
su vez podemos especificar un rango de fechas inicial y final segn la informacin requerida, teniendo
en cuenta que estas fechas deben coincidir con nminas cerradas. El informe se puede generar por
Impresora o Pantalla Excel. Ver tema explicado en el primer informe.
Este informe debe ser impreso a solicitud de cada rea.
197
6.1.1.3. Planilla de Novedades

Este informe genera una planilla con las novedades de los conceptos de percepciones y deducciones de
cada empleado, sirve como soporte de pago, en la cual queda consignada la firma del empleado, segn
los conceptos definidos en Ayudas - Utilidades, Configuracin en el botn de Conceptos, aunque
pueden ser cambiados por esta pantalla segn requerimiento del informe.
Para la generacin del informe pide: Grupo, Rango de Fecha Inicial y Final de Nmina Cerrada,
podemos extraer los empleados Activos, Inactivos o Todos, luego aceptamos o definimos los cdigos
de los conceptos de percepciones y deducibles que deseamos aparezcan en el informe, dando la
posibilidad de imprimir 5 conceptos de percepcin y 5 deducibles; los dems conceptos los relaciona
en otras percepciones y otros deducidos. El informe se puede generar por Impresora o Pantalla
Excel. Ver tema explicado en el primer informe.
Va dirigido a Auditora y Jefe de Nmina y se imprime a solicitud de cada rea.
198
6.1.2. Informes Resumidos
Este es un informe gerencial, el cual presenta un resumen de nmina segn rango de fecha definido y
el filtro seleccionado.
199
Podemos generar el informe por los siguientes filtros: Cdigo, Dependencia, Grupo y Centro de
Costos, estos campos funcionan de manera similar a los informes anteriores (Todos o uno en especial),
luego definimos un Rango de Fecha Inicial y Final.
A su vez podemos extraer informacin de los empleados Activos, Inactivos o Todos, seleccionando y
marcando el botn de radio, segn el requerimiento. Tambin podemos armar el reporte con
informacin de nmina actual (Abierta) o Cerrada, teniendo en cuenta de definir bien el rango de fecha
de acuerdo a la opcin marcada.
Este informe permite agrupar la informacin por:
Grupo
Dependencia
Cargo
Concepto
Centro de Costos
Empleado por Concepto
Total por Empleado
Dependiendo de la opcin marcada, el sistema agrupa la informacin entregando un resumen por la

opcin seleccionada.
informe.
6.1.3. Informe Detallado
200
Este reporte entrega un detalle por cada empleado de los conceptos tanto de percepciones como
deducidos liquidados en el rango de fecha especificado.
Este informe es de gran utilidad para auditar y analizar los pagos hechos a los empleados por los
diferentes conceptos en un rango de fecha especificado.
Para la generacin de este informe el sistema pide: Cdigo, Dependencia, Grupo, Centro de Costos,
permitiendo combinar estos filtros y poder generar el informe por todos o un campo en especial,
definiendo un rango de fecha inicial y final ya sea de nmina abierta o actual o cerrada, de todos los
empleados activos, inactivos o todos. El informe se puede generar por Impresora o Pantalla Excel.
Ver tema explicado en el primer informe.
Entregando por cada empleado cada uno de los conceptos liquidados en el rango de fecha especificado,
nmero de horas laboradas, valor percepcin, valor deducido y neto.
201
6.1.4. Informe Resumen de Pago
202
Este informe es de gran utilidad en el sistema de nmina, ya que permite disear el informe con los
conceptos requeridos, para auditar o conciliar los pagos realizados durante un perodo determinado,
segn requerimiento de las diferentes reas.
Va dirigido al Departamento de Contabilidad para la conciliacin de los diferentes conceptos, a
Auditora para la revisin y control de la informacin, al Departamento de Nmina para revisar el
ingreso o digitacin de la informacin y debe ser impreso a solicitud de cada rea.
Este informe es generado del movimiento cerrado de nmina, pidiendo los siguientes datos:
Podemos filtrar por Grupo de Nmina, Centro de Costos y Dependencia, definiendo un rango de fecha
inicial y final de nminas cerradas, ste rango puede ser de una quincena, un mes, dos meses, un
semestres, un ao, entre otros, segn el requerimiento hecho por las reas.
En los campos de Ttulos, especificamos el ttulo que deseamos imprimir en el informe; el usuario
tiene libertad para definirlo. En los campos Conceptos de Pago, digitamos los cdigos de los
conceptos que deseamos imprimir, teniendo en cuenta que al definir varios conceptos en el mismo
registro, debemos separarlos por comas (,) tanto al inicio como al final del concepto, imprimiendo la
sumatoria de todos los conceptos definidos en el item.
informe.
Tambin puede imprimir concepto por concepto separndolo por item.
6.1.5. Informe Fondo de Ahorro Patron
203
Este informe permite identificar el valor que aporta el patron a los Fondos de Ahorro. Este informe se
puede generar para un grupo de nomina determinado o todos los grupos, por pantalla o impresora
informe.
204
6.2. INFORMES GERENCIALES POR CENTRO DE COSTOS
6.2.1. Informe Gerencial por Cruce de Centro de Costos
205
Este reporte lista la informacin organizada por los diferentes niveles y por condiciones de filtros. Al
ingresar a la pantalla pide:
Agrupacin 1er Nivel: Al tocar esta ventana muestra la descripcin de los diferentes niveles de
agrupacin de la informacin; seleccione el nivel por el cual desea organizar como primer filtro la
informacin.
Ejemplo
Seleccionamos, como muestra la pantalla, la opcin de CIUDAD, indicando que deseamos la

informacin agrupada por los dos primeros dgitos del Centro de Costos, es decir, conocer cuanto cost
la nmina de 01 Mxico y de 02 Monterrey.
Agrupacin 2do Nivel: En esta opcin seleccione el segundo nivel de agrupacin de la informacin
por el cual desea organizar como segundo filtro. Al tocar la ventana muestra la descripcin de los
diferentes niveles.
206
Si no desea filtrar la informacin por esta segunda agrupacin elija la opcin Sin Segundo Nivel.
Condiciones Informe: Despus de seleccionar la agrupacin de segundo nivel, pide la condicin de
filtro por cada agrupacin seleccionada; al dejar en blanco estos campos filtra por todo, si digita un
cdigo entregar nicamente la informacin que pertenezca a dicho cdigo.
Condiciones Informe:
CIUDAD
DEPENDENCIA
: 02
: 03
El informe mostrar nicamente los valores de nmina que pertenezcan al Dependencia 03 y a la

Ciudad 02.
Filtros de Maestros: En los siguientes campos establezca las condiciones para generar el informe.
Cdigo: Para todos los empleados dejando el campo en blanco o por uno especfico digitando el
correspondiente cdigo de empleado.
Grupo:
De igual manera para todos o uno en especial
Los dems filtros: Dependencia, Banco, Concepto y Centro de Costos funcionan de manera similar
a los filtros vistos anteriormente.
Fechas: Digite la Fecha Inicial y Final del rango de nminas que necesita consultar.
filtra la informacin tanto de movimiento abierto como de movimiento cerrado.
Este listado
Dependiendo de los niveles de agrupacin y los filtros entrega el nmero de horas laboradas,
Percepciones, Deducciones y Valor Neto.
informe.
207
6.2.2. Informe Gerencial Tipo rbol por Centro de Costos
208
Este informe gerencial es de gran utilidad para el manejo del Plan Centro de Costos, el cual presenta
los diferentes movimientos discriminado en forma de rbol. Para construir el informe pide los
siguientes datos:
Centro C: La informacin la podemos filtrar por mascarilla de cdigo, o sea por los dos primeros
dgitos o los cuatro primeros dgitos del cdigo del Centro de Costos o por un Cdigo especifico o por
todos los Centros de Costos.
Fecha Inicial/Fecha Final: En estos campos definimos las fechas Inicial y Final sobre la cual
deseamos filtrar la informacin.
Este informe es generado tanto del movimiento abierto como del movimiento cerrado.
El informe lo podemos imprimir combinando los diferentes filtros: Por Cdigo, Grupo, Dependencia,
Banco y Concepto, definiendo uno o todos.
informe.
Entregndonos la mascarilla definida en el campo Centro de Costos, Nombre del Centro de Costos,
Nmero de Horas laboradas, Devengados, Deducciones y Valor Neto.
209
7. PRESTACIONES SOCIALES
NOMINA
Liquidacin
Nmina
Liquidacin
Prestacional
Mvto.
Automtico
Aguinaldo
Generacin
Nmina
Novedades
CONTABILIDAD
Liquidacin
Automtica
Prenmina
Pago de
Nmina
Nmina
Abierta
Cierre de
Nmina
BANCOS
Otros
Informes
Vacaciones
210
7.1. INFORMES FISCALES
El proceso de liquidacin de prestaciones sociales es realizado por la opcin de Informes, Fiscales.

En la que encontramos:
Aguinaldo
Vacaciones
PTU
7.1.1.
Aguinaldo
Los trabajadores tienen derecho a 15 das de salario por cada ao y proporcional al tiempo laborado.
Para calcular el tiempo proporcional laborado, toma la Cuota Diaria se multiplica por los 15 das de
salario y se divide en 360, para extraer el valor del Aguinaldo.
Valor Diario Trabajado = Cuota Diaria x 15 /360
211
Entrando a esta opcin, la pantalla pide los siguientes datos:

Grupo: El sistema pemite liquidar los Aguinaldos para un Grupo de Nmina, digitndole el cdigo
respectivo o para todos los Grupos, dejando este campo en blanco.
De igual manera que el Grupo, el sistema permite liquidar esta prestacin por Centro de Costos,
Cdigo y Dependencia.
Fecha de Corte hasta la cual se paga Aguinaldo: El sistema propone la fecha de trabajo, la cual
puede ser modificada segn la fecha de corte a liquidar el Aguinaldo.
Ordenado por (1: Grupo, 2: Centrode Costos): En este campo defina como desea organizar la
informacin, digitando 1 2 segn la opcin requerida.
informe.
Dias Aguinaldo: El sistema propone el nmero de das de aguinaldo asignado.
Luego encontramos el nmero de das de aguinaldo las condiciones de salario promedio, donde
visualizamos la Fecha Inicial propuesta por el sistema, la cual es tomada de acuerdo al semestre a
liquidar.
Desea Trasladar el Aguinaldo a la Nmina (S/N): Al responder en forma afirmatica el sistema
permite definir el periodo de Nomina en el cual quedara incluido el aguinaldo. Al responder en forma
negativa el sistema no incluye este concepto dentro de las novedades de nomina.
212
7.1.2. Liquidando Vacaciones

LEGISLACION
Los trabajadores que tengan ms de un (1) ao de servicios, disfrutarn de un periodo anual de
vacaciones pagadas, que en ningn caso podrn ser inferiores a seis (6) das laborables hasta llegar a
doce (12), por cada ao subsecuente de servicios despuesdel cuarto ao. El perodo de vacaciones se
aumentar en dos (2) das por cada cinco (5) de servicio.
Todo trabajador tiene derecho a disfurtar de ciertos das de descanso remunerados, dependiendo de la
antiguedad o aos laborados en la empresa. As:
El primer ao seis (6) das de pago

El segundo ao ocho (8) das de pago
A partir del cuarto ao, doce (12) das de pago
A su vez los trabajadores tienen derecho a una prima de vacaciones no menor del 25% sobre los
salarios que le correspondan durante el perodo de vacaciones.
El salario se integra por los pagos hechos por:
Cuota Diaria
Gratificaciones
Percepciones
Primas
Comisiones
Prestaciones en especie que se entregue al trabajador por su labor.
213
Dentro de esta opcin encontramos:
Informe de Vacaciones
Libro de Vacaciones
Pago de Vacaciones
7.1.2.1. Informe de Vacaciones

El objetivo principal de este informe es conocer el tiempo en cuanto a Vacaciones a las que tienen
derecho los empleados; es de gran utilidad para la parte administrativa, ya que le permite planear y
presupuestar las Vacaciones de los Empleados.
214
En la generacin de este reporte pide: Cdigo del empleado, Dependencia, Grupo y Centro de Costos,
campos por los cuales podemos generar el informe, combinndolos entre ellos, a su vez el sistema
permite filtrar por un cdigo especfico digitando el respectivo cdigo que lo identifica o todos dejando
los campos en blanco.
Fecha de Corte: En este campo definimos la fecha de corte planeada a salir de Vacaciones; a partir
de esta fecha el sistema calcula las vacaciones para los empleados definidos en los filtros de consulta.
Podemos generar el informe de Vacaciones para loa empleados Activos, Inactivos o Todos;
ordenando el infome por Grupo de Nmina o Centro de Costos. Una vez procesada la informacin
entrega el siguiente reporte.
informe.
215
7.1.2.2. Informe Libro de Vacaciones

Antes de generar este informe debe estar matriculado o ingresado al sistema los registros de
Vacaciones de todos los empleados, para ello haga uso de la opcin Maestros, Empleados, Libros,
Libro de Vacaciones.
216
Al entrar a esta opcin despliega ventana con los siguiente campos para generar el reporte: Cdigo,
Dependencia, Grupo y Centro de Costos, para generar por un cdigo especial de estos filtros o todos,
dejando estos campos en blanco.
Luego definimos la fecha de corte a la cual deseamos o se requiere el informe, definiendo si todos los
empleados, o slo los activos o inactivos, marcando el botn de radio sign sea el requerimiento.
Entregndonos el siguiente informe:
217
7.1.2.3.
Pago de Vacaciones
Grupo: El sistema pemite liquidar las Vacaciones para un Grupo de Nmina, digitndole el cdigo
respectivo o para todos los Grupos, dejando este campo en blanco.
218
De igual manera que el Grupo, el sistema permite liquidar esta prestacin por Centro de Costos,
Cdigo y Dependencia.
Das de Vacaciones a Disfrutar (Hbiles y no Hbiles): En este campo se especifica el nmero de
das a disfrutar de vacaciones (contando domingos y festivos).
Das Causacin de Vacaciones (Das Hbiles de Vacaciones): En este campo especifique el nmero
de das reales a causar o tomar de vacaciones (sin contar domingos ni festivos).
Disfruta en Vacaciones en (D: Das o en P: Pesos): Dependiendo del caso digite en este campo una
D o una P.
Fecha Salida a Vacaciones: Digite la fecha de salida a vacaciones.
Fecha Regreso a Laborar: El sistema calcula esta fecha de acuerdo a los das de Vacaciones a
difrutar tanto hbiles como no hbiles.
Inactiva Empleados (S/N): El sistempa permite inactivar los empleados despus de liquidar
vacaciones, con el fin de no generarles nmina durante el perodo de vacaciones. Responda S o N
segn la opcin requerida, siendo lo ms usual inactivarlos.
Ordenado por (1: Grupo, 2: Centro de Costos): El Resultado de La Liquidacin la podemos
organizar, presentando la informacn ordanada por Grupo o Centro de Costos, para ello, seleccione en
este campo el nmero correspondiente a la opcin requerida.
Pantalla - Excel: El informe se puede generar por Impresora o Pantalla Excel. Ver tema explicado
en el primer informe.
Desea Trasladar Vacaciones a la Nmina (S/N): Responda afirmativamente cuando haya realizado
este proceso en prueba y est seguro de que la liquidacin est correcta. Responda negativamente para
generar el proceso a nivel de prueba y revisar la informacin.
Al responder S, el sistema genera el registro de vacaciones en las novedades del empleado, identificada
como VACAC si el disfrute de stas fue en tiempo o con el concepto creado para el difrute de
vacaciones en Dinero. A su vez actualiza automticamente el Libro de Vacaciones.
219
Esta opcin tambin liquida la Prima Vacacional a la que tienen derecho los trabajadores. Para ello el
sistema toma la informacin del Maestro Factores de Integracin.
220
Responda afirmativamente para generar la Carta de Vacaciones.

Esta carta informa a cada empleado sobre la salida a Vacaciones y la fecha de regreso a la compaa.
ADVERTENCIA
Para liquidar cualquier Prestacin Social debe tener en
cuenta los siguientes aspectos:
-
Tener bien configurados los conceptos que hacen

parte para la liquidacin de cada una de las
Prestacionales Sociales.
Revisar con periodicidad los conceptos que hacen

parte para liquidar cada una de las Prestaciones
Sociales y das laborados.
Tener asentado los registros de Vacaciones de los

empleados en el Libro de Vacaciones.
Realizar sondeos sobre Liquidacin de Prestaciones

Sociales a diferentes empleados, en forma de prueba
con el fin de auditar el resultado y poder hacer los
correctivos a tiempo, antes de liquidar en forma
definitiva.
221
7.1.3. Informe Participacin de los Trabajadores en Utilidades (PTU)
Este informe permite distribuir un porcentaje de las ganancias producidas por la empresa entre sus
empleados, la cual se liquida de acuerdo al salario y tiempo laborado en la compaa. Recuerde que el
personal administrativo no tiene derecho a la participacin en utilidad.
222
7.2.
FINIQUITO
223
Por medio de esta opcin el sistema liquida todas las Prestaciones Sociales de los empleados en el
momento de la cancelacin del contrato de trabajo, relacionando el formato de liquidacin los
conceptos de:
Vacaciones
Aguinaldo
Conceptos de Percepcin correspondientes al perodo de pago
Conceptos Deducidos correspondientes al perodo de pago
Indemninzacin
Entrando a la opcin despliega pantalla con los siguientes datos:

Cdigo del Empleado: En este digitamos el cdigo que identifica el empleado a liquidar
definitivamente de la compaa.
Fecha Terminacin: Especifique la fecha de retiro del empleado de la empresa. El sistema toma
como fecha de corte esta fecha para liquidacin de Finiquito.
Ciudad Laboral: Digite la ciudad donde labora el trabajador.
Renuncia Voluntaria: Especifique con la letra S si el empleado renuncio voluntariamente a la
compaa, en caso contrario presione la letra N.
Das de Indemnizacin: Este campo es activado al responder negativamente en el campo Renuncia
Voluntaria, calculando automticamente los das de indemnizacin.
Indemnizacin: Defina la fecha a la cual se va a indemnizar el empleado.
224
Prima de Antiguedad: Especifique con la letra S si el empleado tiene derecho a Prima de

Antiguedad, en caso contrario presione la letra N.
Dias por Ao: Es sistema calcula el numero de das por ao al cual tiene derecho el empleado por
concepto de Prima de Antigedad.
Aos Prima de Antigedad: De acuerdo al numero de das por ao, el sistema calcula el numero de
aos a liquidar por concepto de Prima de Antigedad.
Otras Percepciones Gravadas: Ingrese el valor por concepto de percepciones grabadas otorgadas al
empleado.
Otros Percepciones Exentas: : Ingrese el valor por concepto de percepciones exentas otorgadas al
empleado.
Concepto Liquidacin de Vacaciones: En este campo defina el concepto de Liquidacin de
Vacaciones el cual debe estar matriculado en el Maestro de Conceptos.
Concepto Prima Antigedad: En este campo defina el concepto de Prima de Antigedad el cual
debe estar matriculado en el Maestro de Conceptos.
Causa Terminacin de Contrato: Detalle o especifique el motivo de la cancelacin del contrato de
trabajo del empleado.
Liquida Definitivamente el Empleado (S/N): Responda afirmativamente cuando haya realizado este
proceso en forma de prueba y est seguro de que la liquidacin est correcta. Responda negativamente
para generar el proceso a nivel de prueba, revisar la informacin y hacer las correcciones pertinentes.
Al responder S, el sistema liquida automticamente el Aguinaldo, las Vacaciones, la Prima de
Vacaciones, la Prima de Antigedad y la Indemnizacin si en el campo Indemniza al Empleado
respondi afirmativamente, generando los registros de Finiquito en las novedades del empleado,
identificndolas con cada uno de los conceptos predefinidos, actualizando las respectivas fechas en el
Maestro de Empleados.
Luego de presionar Enter para continuar con el proceso de Liquidacin de Finiquito.
225
ADVERTENCIA
Para la Liquidacin de Finiquito de un empleado, se
debe generar nmina por empleado a la fecha de corte de
la liquidacin.
RECOMENDACIONES
Para la Liquidacin de Finiquito debe tener en cuenta los siguientes aspectos:
-
Tener bien configurados los conceptos que hacen parte para la liquidacin
de Finiquito.
Tener bien definidas las fechas de Terminacin de Contrato, de

Indemnizacin y Fecha de Ingreso en el Maestro de Empleados.
Tener bien definido el tipo de Salario (Fijo, Variable o Mixto)
Realizar sondeos sobre Liquidacin Definitiva de Empleados a diferentes

empleados, en forma de prueba con el fin de auditar el resultado y poder
hacer los correctivos a tiempo, antes de liquidar en forma definitiva.
226
8.
PROCESOS COMPLEMENTARIOS
Dentro de los procesos complementarios a trabajar tenemos.
El Auditor
Cierre de Prestaciones
Manejo de Movimiento Histrico
Cambio de Salario
Cambio de Turno
8.1. AUDITANDO LAS BASES DE DATOS
Esta opcin sirve como soporte para los usuarios del mdulo de Nmina, utilizada con el fin de
diagnosticar inconsistencias en la informacin, problemas que pueden ser causados por mala
conduccin de corriente de energa, bajas inesperadas de las mismas en momentos que se ejecutan
procesos de actualizacin de datos, ingreso de informacin errada en las estructuras de datos y en gran
parte por salidas abruptas del sistema (reseteo de equipos por bloqueo, desconexiones accidentales,
entre otras).
227
Este proceso acta directamente sobre las estructuras de datos y la informacin que involucra toda la
operacin del mdulo de Nmina, mediante las siguientes fases, las cuales cumplen una funcin
especfica de Auditora dentro del proceso:
Integridad de Archivos Maestros

Integridad de Maestro de Empleados
Integridad de los Archivos de Movimiento
Integridad del Movimiento Cerrado
Esta opcin puede ser ejecutada en cualquier momento, teniendo en cuenta que hace uso exclusivo de
las bases de datos y de hacer copia de seguridad antes de ejecutarlo.
Las inconsistencias detectadas en el proceso son reportas en informe ya sea por pantalla o impresora.
La Integridad de los Archivos Maestros: Verifica la consistencia de los diferentes campos en cada
uno de los maestros de nmina. Por Ejemplo:
Que el cdigo de identificacin, Grupo de Nmina, Cargo, Centro de Costos, Dependencia, entre
otros exista en el Maestro de Empleados.
Que los campos definidos en el Maestro de Conceptos estn acordes, por ejemplo: si un concepto
est definido en pesos, el factor de recargo sea cero (0) o si es definido en hora el factor de recargo
tenga un valor diferente a cero (0).
La Integridad del Maestro de Empleados: Esta fase verifica la consistencia de los maestros en los
Empleados. Por Ejemplo:
Que la fecha inicial y final de nmina de cada empleado sea congruente, que la inicial no sea
mayor que la final.
228
Verifica la fecha de terminacin de perodo de prueba de cada empleado.
Que el cdigo del empleado no est en blanco
La Integridad de los Archivos de Movimiento. Esta fase verifica y chequea la concordancia de los
datos de movimiento con el Maestro de Empleados, Movimiento Automtico, los Prstamos,
novedades, entre otros. Por ejemplo:
Que el cdigo del empleado exista tanto en Movimiento Automtico como en el Maestro de
Empleados.
Que en el Movimiento Automtico no tenga cdigos en cero (0) ya sea de empleados o de

conceptos.
Que en el Movimiento Automtico por turnos no tenga cero en (0) en los conceptos.
Si el empleado tiene prstamo, exista tanto en el Maestro de Empleados como en la Base de Datos
Prestamo.dbf.
Si el empleado existe registrado en el Libro de Vacaciones, tambin est en el Maestro de

Empleados.
Si un concepto es definido en horas, que la novedad no est calculada en pesos.
La Integridad del Movimiento Cerrado:

cerrado. Por ejemplo:
Verifica la consistencia de los datos en el movimiento
Que los das a pagar no sean menores que cero (0) ni mayor que 30 das.
Que el empleado exista tanto en movimiento cerrado como en el Maestro de Empleados.
Que el cdigo de empleado no tenga espacios en blanco.
Que los conceptos en horas de las novedades en el movimiento cerrado sean diferentes de cero (0)
Este proceso permite ejecutar todas las fases o la que requiera, marcando el botn de la o las opciones,
finalizado el proceso y si encuentra inconsistencia en las fases, genera el informe de inconsistencias
por pantalla o impresora.
229
ADVERTENCIAS
-
Asegure la informacin en un Backup antes de

ejecutar este proceso.
Este proceso es ejecutado en forma exclusiva,

por lo tanto ningn usuario debe estar
trabajando en el sistema.
El proceso de Auditora en el mdulo de Nmina

valida tanto en el movimiento abierto, como en
el cerrado.
230
8.2. CIERRE DE PRESTACIONES SOCIALES
231
Entrando a esta opcin despliega pantalla pidiendo el Grupo de Nmina a la cual se le va correr el
proceso Cierre de Prestaciones.
Los Informes Prestacionales de Aguinaldo, Vacaciones y Prima de Vacaciones, permiten generar la
nmina con estos coceptos, para liquidar estas prestaciones independientes al perodo de pago de la
nmina.
Cuando se genera nmina por los Informes Prestacionales, esta nmina no cambia el estado del campo
Por Grupo del Calendario, es decir, se mantiene en .F., indicando que la nmina no ha sido generada,
por lo tanto el cierre de las novedades generadas (Prestaciones Sociales) slo podria realizarse por
Empleado.
Por ello existe el Proceso Cierre de Prestaciones, el cual permite cerrar la nmina por grupo, teniendo
en cueta lo siguiente:
Valida que la nmina no se haya generado por Grupo, es decir, que el campo Por Grupo del
Calendario est en F.
El Cierre de Prestaciones no actualiza el calendario, es decir, no coloca en T el campo de cerrado.
Cierra todo el movimiento existente en novedades para el grupo seleccionado.
Coloca la nmina nuevamente en cerrado, para que pueda ser generada en el proceso normal.
Actualiza la fecha de ltima nmina generada, fecha con la cual controla la generacin de nmina.
Ejemplo:
Pagamos Aguinaldo el 20 de Diciembre, nuestra empresa maneja pagos quincenales, el Aguinaldo se
paga en forma independiente a la nmina el 20 de Diciembre. Los pasos a seguir seran:
1.
Verificar que la nmina de la primera quincena de Diciembre haya sido cerrada y que no
existan novedades para ningun empleado del grupo a liquidar.
2.
Revizar los clculos del Aguinaldo por la opcin de Informes, Fiscales, Aguinaldo
3.
Liquidar el Aguinaldo e integrar a la nmina, por la opcin de Informes, Fiscales, Aguinaldo,

indicando si desea trasladar el Aguinaldo a la nmina.
4.
Verificar por novedades el traslado del Aguinaldo
5.
Realizar el pago del Aguinaldo en forma normal.
6.
Cerrar la nmina por la opcin Cierre Prestaciones, ya que esta opcin permite cerrar nmina sin
modificar el Calendario; sin embargo el sistema valida que la nmina no haya sido generada por
grupo.
RECOMENDACIONES
Antes de ejecutar este proceso, asegure la informacin en una
copia de respaldo, haciendo Backup.
232
8.3. MANEJO DEL MOVIMIENTO HISTORICO
Esta opcin est formada por:
Cierre Histrico
Modificacin del Movimiento Cerrado.
8.3.1. Cierre Histrico

El proceso de Cierre Histrico borra la informacin fsicamente del Movimiento Cerrado y genera una
Copia en una Base de Datos llamada HISTORIA.DBF, con el fin de reducir informacin en la Base de
Datos del Movimiento Cerrado de los Empleados.
233
Al entrar a esta opcin el sistema hace referencia a la exclusividad de las Bases de Datos, y pide fecha
a partir de la cual se tendr informacin, descartando de la fecha definida hacia atrs el movimiento
cerrado.
RECOMENDACIONES
-
Asegure la informacin en un Backup antes de ejecutar este

proceso.
Este proceso es ejecutado en forma exclusiva, por lo tanto ningn

usuario debe estar trabajando en el sistema.
234
8.3.2.
Modificando el Movimiento Cerrado
Mediante esta opcin el sistema permite modificar el Movimiento Cerrado de los empleados; que en
el momento de revisar la informacin, encontramos movimiento por registrar en nmina. Esto puede
ocurrir cuando se pagan conceptos de nmina por fuera del sistema.
Al entrar a la opcin entrega Mensaje de advertencia Si los conceptos estn dados en horas, esta
opcin no recalcula valores. Hay que hacer el clculo manualmente y matricular en el campo valor el
correspondiente .
235
El sistema pide la siguiente informacin:

Inicialmente pide el Cdigo del Empleado y la Fecha Inicial de la Nmina que desea modificar,
validando la existencia del cdigo en el Maestro de Empleados, que tenga movimiento cerrado en
dicha fecha.
Si no encuentra movimiento en el cdigo y fecha especificada, reporta mensaje No hay informacin
que cumpla con las condiciones .
Al encontrar el movimiento segn cdigo y fecha especificada, entrega pantalla con los siguientes
campos:
Grupo: Especifique el cdigo del Grupo de Nmina al que pertence el empleado a modificar el
movimiento cerrrado de una nmina, validando que el cdigo digitado en este campo exista en el
Maestro de Grupos.
Das de Pago: Muestra los nmeros de das que en ese momento el empleado tiene en el Movimiento
cerrado, permitiendo modificarlo. Al asumir este dato o al cambiarlo, el sistema entrega la siguiente
pantalla
Cpto. En este campo modifica o adiciona en el ltimo item el cdigo del concepto.
Horas. En este campo se digita cero (0) si el concepto est dado en pesos o el nmero de horas
correspondiente al concepto, teniendo en cuenta que si es una adicin al movimiento,debe ser digitado
en el ltimo item.
Valor. Ingrese el valor correspondiente a la novedad modificada o adicionada, teniendo en cuenta que
los conceptos definidos en horas el sistema no los recalcula, debe hacer el clculo maualmente e
ingresarlo.
236
C.C. Este campo es utilizado para ingresar el Centro de Costos respectivo, para que el sistema
almacen el movimiento por esta clasificacin en el momento de generar reportes por Centro de Costos.
En la parte inferior de la Pantalla el Sistema presenta la descripcin de los diferentes campos segn la
posisicin del cursor.
Para grabar el movimiento modificado presione Ctrl + W.
8.4. CAMBIO DE SALARIO

Existen dos formas para cambiar el salario al empleado:
Por la opcin Procesos, Cambio de Salarios

Por la opcin Maestro, Empleados, Libro, Aumentos
Por medio de esta opcin el sistema permite cambiar los salarios de los empleados, siempre y cuando
la variacin del salarario est definido en un Porcentaje, dicho aumento puede realizarse por Grupos de
Nmina, Dependencia o Centro de Costos.
237

Dependencia: En este campo digitamos el cdigo que identifica la Dependencia, si desea cambiar el
salario para todos los empleados de una Dependencia en especial o dejar el campo en blanco,
presionando Enter para que el sistma asuma todos los empleados de todas las Dependencias.
Grupo: En este campo digitamos el cdigo del Grupo al cual desea hacer el aumento de Salario,
funciona de igual manera que la Dependencia.
Lo mismo para el Centro de Costos.
Porcentaje: En este campo definimos el porcentaje pactado a incrementar el salrio a los de una
Dependencia, un Grupo o un Centro de Costos.
Fecha de Aumento: Digitamos la fecha a partir de la cual se incrementar el salario.
Una vez ejecutado este proceso el sistema actualiza automticamente:
El Maestro de Empleados los campos Bsico Mensual y Valor Hora

El Libro de Aumentos, adicionando el registro de aumento en el empleado.
238
8.5. CAMBIO DE TURNO
Por esta opcin podemos cambiar los empleados de un turno a otro, pidiendo:
239
Turno Original:
(origen).
En este campo seleccionamos el cdigo del turno del cual vamos a trasladar
Turno Actual: En este campo digitamos o seleccionamos de la ventana Turnos Disponibles el cdigo
correspondiente al turno al cual vamos a trasladar (destino).
Automticamente el sistema traslada todos los empleados del turno original al turno actual, teniendo en
cuenta que este proceso traslada a todos los empleados del turno especificado.
El resultado de este proceso lo podemos verificar por la opcin de Maestros, Empleados, Modificacin
Bsica o por Maestros, Empleados, Consulta, botn de Clasificacin.
8.6. GENERAR SALARIO DIARIO INTEGRADO (S.D.I.)
240
Este proceso se genera siempre y cuando no se haya marcado en la configuracin del Modulo el Botn
Salario Diario Integral Fijo.
Este proceso permite calcular el Salario Diario Integral para un grupo de nomina a un periodo y ao
determinado, es utilizado por aquellas empresas donde cada mes vara el Salario Diario Integral,
permitiendo as realizar el calculo para el siguiente periodo a generar la nomina.
241
8.7. PROCESOS SUA
8.7.1. Exportar Trabajadores

Este proceso permite exportar a un archivo plano los datos de los trabajadores que ingresan por
primera vez al I.M.S.S.
242

Grupo: Defina el Grupo de Nomina a importar al I.M.S.S.
Concepto Infonavit: Defina el Concepto por Deduccin de Infonavit a reportar al I.M.S.S.
Perodo: Periodo en el cual se realizar la exportacin de datos
Ao: Ao en el cual se est realizando la exportacin de datos
Fecha Inicial / Final: En estos campos definimos el rango de fecha inicial y final de la nmina que se
desea reportar al I.M.S.S.
Nombre Archivo: Nombre del archivo a importar desde el SUA
Extensin Archivo: Extensin del archivo a importar desde el SUA.
Drive en el cual desea Grabar Informacin (A/B): Defina el Drive en el cual desea grabar la
informacin
8.7.2. Exportar Afiliaciones

Este proceso permite exportar a un archivo plano los datos de afiliacin de los trabajadores que
ingresan por primera vez al I.M.S.S, tales como direccin, telfono, edad, entre otros datos.
243

informacin
8.7.3. Exportar Movimiento

Este proceso permite exportar al I.M.S.S. mediante un archivo plano el movimiento de nomina de
todos los empleados, reportando as las incapacidades, ausentismo, aumento y las novedades SUA
presentadas por los empleados.
244

informacin.
245
TALLER No. 5
1.
Auditora solicita la historia de lo pagado durante el primer semestre del ao, por Recargo
Nocturno a los empleados del Grupo 01. Genere el respectivo informe.
2.
Imprima un informe Resumido por Dependencia de los empleados activos de la nmina del
perodo que tiene abierto.
3.
Se requiere un informe por Grupo del movimiento resumido de nmina del mes pasado, agrupado
por Concepto.
4.
Genere un informe detallado de todos los empleados por Grupo del mes pasado, tanto de los
Activos como Inactivos.
5.
Imprima todos los informes que pueden ser generados de nmina cerrada, encarptelos y dejelos
como mostrario de los informes que entrega el mdulo, identificando en cada uno de ellos la
utilidad y periodicidad.
EVALUACION No. 5
1.
Qu aspectos debe tener en cuenta para liquidar cualquiera de las Prestaciones Sociales.
2.
Cul es el fin de hacer un Cierre Histrico?
3.
Cundo se modifica el Movimiento Cerrado?
246

1. Aspectos a tener en cuenta en la liquidacin de Prestaciones Sociales
-
Tener bien configurados los conceptos que hacen parte para

liquidar la prestacin social.
Revisar con periodicidad los conceptos que hacen parte para

liquidar la prestacin social.
Hacer muestreos de liquidacin de prestaciones sociales en forma de

prueba.
2.
El fin de hacer un Cierre Histrico es reducir informacin en la Base de

Datos de movimiento cerrado, agilizando con ello el proceso de la
informacin.
3.
El movimiento cerrado debe ser modificado cuando no se encuentran

registros asentados en nmina por pago fuera de ella, para corregir
liquidaciones mal hechas.
247
ACTUALIZACIONES MODULO DE NOMINA

VERSION 2002.01
Pag.
1.
GENERACIN DE INFORMES NOMINA ABIERTA

Se modific la pantalla de generacin de informes, facilitando la
Exportacin de los informes a Excel. Numeral 4............................................
159

Nomina

Uploaded by

Document Information

Original Description:

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Nomina

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

CURSO

DEFINIENDO LOS MAESTROS....................................................................................... 14

2.1.1. CLASIFICANDO LOS MAESTROS ................................................................................. 14

GRUPOS DE NMINA ................................................................................................... 14

2.1.1.3. COMO DEFINIR LOS CENTROS DE COSTOS ........................................................... 18

DATOS GENERALES .................................................................................................... 33

2.1.2.3. SALARIO .......................................................................................................................... 36

MODIFICACIN BSICA ......................................................................................... 39

CONSULTA POR NOMBRE ...................................................................................... 40

MANEJO DE LOS LIBROS ........................................................................................... 49

LIBRO DE INCAPACIDADES ................................................................................... 50

LIBRO DE AUMENTOS ............................................................................................. 52

2.1.4.3. LIBRO DE VACACIONES ............................................................................................... 53

TARIFAS PARA MANEJAR EL IMPUESTO DE RENTA.......................................... 56

TARIFAS TABLA 80 ................................................................................................... 57

TARIFA TABLA 80A .................................................................................................. 58

TABLA TARIFA DE CRDITO................................................................................. 59

2.1.5.4. DESCUENTOS .................................................................................................................. 60

FACTORES DE INTEGRACIN .................................................................................. 61

REVISANDO LOS MAESTROS ......................................................................................... 67

INFORME MAESTRO DE EMPLEADOS .................................................................... 67

INFORME DATOS PERSONALES .............................................................................. 68

INFORME DATOS SALARIALES ............................................................................ 69

INFORME DATOS GENERALES ............................................................................. 70

INFORMES DE CLASIFICACIN DE EMPLEADOS ................................................ 72

INFORME MAESTRO DE CONCEPTOS .................................................................... 74

INFORME DE LIBROS .................................................................................................. 75

2.2.4.1. INFORME LIBRO DE INCAPACIDADES .................................................................... 76

INFORME LIBRO DE AUMENTOS ......................................................................... 76

INFORME LIBRO DE VACACIONES ...................................................................... 77

INFORME DE TARIFAS ................................................................................................ 80

INFORME FACTORES DE INTEGRACIN ............................................................... 81

CONFIGURANDO EL MODULO ..................................................................................... 83

2.3.1. DATOS BSICOS ............................................................................................................... 84

CONCEPTOS DEDUCCIONES ..................................................................................... 88

2.4. CONFIGURACIN PAGO DOMINICALES ....................................................................... 91

GENERANDO MOVIMIENTO AUTOMATICO ............................................................. 96

MOVIMIENTO AUTOMTICO ................................................................................... 97

DEFINIENDO MOVIMIENTO AUTOMTICO POR GRUPO .............................. 97

MOVIMIENTO AUTOMTICO POR EMPLEADO ............................................... 99

BORRANDO MOVIMIENTO AUTOMTICO POR EMPLEADO ...................... 100

IMPRIMIENDO EL MOVIMIENTO AUTOMTICO .......................................... 101

MOVIMIENTO POR TURNO ...................................................................................... 103

TURNOS ..................................................................................................................... 103

IMPRIMIENDO EL MOVIMIENTO AUTOMTICO POR TURNOS ................ 104

GENERANDO NOMINA .................................................................................................. 106

INGRESANDO NOVEDADES ......................................................................................... 110

INGRESANDO NOVEDADES POR EMPLEADO ..................................................... 111

INGRESANDO NOVEDADES POR GRUPO ............................................................. 113

CONCEPTO POR EMPLEADO .................................................................................. 114

RETIRANDO NOVEDADES POR EMPLEADO........................................................ 116

RETIRANDO NOVEDADES POR GRUPO ................................................................ 117

3.4. LIQUIDANDO LA NOMINA EN FORMA AUTOMATICA ............................................ 119

LIQUIDANDO CONCEPTOS DEL IMPUESTO A LA RENTA ............................... 123

TABLA TARIFA 80 ................................................................................................... 123

3.4.2.2. TABLA TARIFA 80A ...................................................................................................... 124

COMPACTACIN ........................................................................................................ 127

3.5.1. PRSTAMOS DE EMPRESA .......................................................................................... 128

ENFERMEDAD GENERAL ......................................................................................... 137

3.6.1.2. MATERNIDAD .............................................................................................................. 137

EXTENSIN CAPACIDAD ENFERMEDAD Y RIESGO DE TRABAJO ............ 137

CONFIGURACIN DE CONCEPTOS........................................................................ 138