GUIA PARA EL CONSULTOR PLATAFORMA GP

Esta gua rpida, describe las opciones que el Consultor debe usar en su da a da, de la
Plataforma GP.

Contenido
GUIA PARA EL CONSULTOR PLATAFORMA GP .......................................................................................... 1
ENTORNO DE TRABAJO EN PROJECT SERVER PARA EL CONSULTOR ............................................................ 2
PARA REVISAR SUS TAREAS ASIGNADAS (EL CONSULTOR) ...................................................................... 2
INSERTAR OTRA ACTIVIDAD REALIZADA DONDE EL CLIENTE QUE NO ES GARANTIA NI ADMINISTRATIVA.
................................................................................................................. Error! Marcador no definido.
REPORTAR AVANCE DE TAREAS .............................................................................................................. 4
INSERTAR TAREAS .................................................................................................................................. 8
REVISAR EL ESTADO DE LOS REPORTES (APROBADOS O RECHAZADOS POR EL GERENTE DE PROYECTO 10
INFORMES DE ESTADO ......................................................................................................................... 11
IMPRESIN DEL REPORTE DE SERVICIO ................................................................................................ 13
INGRESO A LA BASE DE DATOS DEL CONOCIMIENTO. ........................................................................... 14

ENTORNO DE TRABAJO EN PROJECT SERVER PARA EL

CONSULTOR
Se ingresa a Project Server de la misma manera que todos los usuarios ingresando por Internet
Explorer y digitando la URL http://gp/pwa/Default.aspx (Haga CTRL+Clic sobre el link). En caso
de que se requiera conectar desde fuera de las instalaciones de Novasoft, debe digitar la
direccin URL http://gp.novasoft.com.co/pwa

PARA REVISAR SUS TAREAS ASIGNADAS (EL CONSULTOR)

Hacer clic en Tareas del men lateral izquierdo (Tareas)

Una vez se abre el proyecto, hacer clic en programacin y se abre la siguiente ventana con las
respectivas tareas del proyecto.

Hacer clic en

y elegir Editar en Project Web APP.

Editar

Luego dirigirse al final de la lista de tareas y hacer clic en la ultima fila en blanco y escribir la
tarea a insertar y presionar enter o desplazarse a la siguiente columna para ingresar la duracin

y finalmente hacer clic en Guardar

todos los usuarios de la plataforma.

y luego en publicar

, para reflejar los cambios a

Cuando sale una barra amarilla significa que no ha enviado el reporte

Guardar el reporte se puede hacer cuantas veces se requiere antes de enviarlo al gerente de
poryecto y despus lo puede abrir para completar

REPORTAR AVANCE DE TAREAS

En la parte derecha del men hacer clic en el da a reportar y colocar el tiempo laborado para el
avance de la tarea. Se debe colocar el nmero y la letra h, sin espacios, ejemplo 2h;

A continuacin marcar el check en la primera columna izquierda de la tarea y hacer clic en

guardar.

Al lado derecho de guardar hacer clic en la parte inferior del icono enviar estado
ENVIAR ESTADO: Tiene dos opciones:
TODAS LAS TAREAS:
TAREAS SELECCIONADAS

Esta opcin sirve para consultar el tiempo de avance reportado y realizar la impresin de reporte de
servicio y a la vez se enva al gerente de proyecto.

Aparece un cuadro de texto que se debe diligenciar algn comentario sobre el avance de la
tarea, y posteriormente dar clic en aceptar.

En la opcin de Reportes de Servicio, se puede reportar tanto tiempo de avance del Proyecto,
como tiempo Administrativo (no facturable).

Para reportar tiempo Administrativo se revisa la lista y se selecciona haciendo clic sobre la
casilla izquierda sobre la que corresponda y se coloca la cantidad de horas.

INSERTAR TAREAS
Desde este men se podr insertar tareas de proyecto y tareas administrativas (tiempo que no afecta el
proyecto como garantas, capacitaciones, alistamiento, etc).

Tareas de Proyecto

Tareas Administrativas

Para a agregar una tarea administrativa, se hace clic en insertar tarea administrativa.

Seleccionar una tarea administrativa del listado que se muestra haciendo clic en la flechita, en
caso de que no exista el tipo de tarea administrativa dentro de los conceptos mostrados
comuniquese con su gerente de proyecto, jefe de calidad o administrador de plataforma, para
verificar si encaja en otro concepto o se justifica crear uno nuevo.

Se observa la tarea administrativa que se creo.

REVISAR EL ESTADO DE LOS REPORTES (APROBADOS O RECHAZADOS POR

EL GERENTE DE PROYECTO
Cuando el Gerente de Proyecto apruebe o no el reporte de servicios, el Consultor vera en el
men de (Mi trabajo, las aceptaciones o rechazos con sus respectivas notas. Se le da (doble
clic) sobre la tarea y se selecciona con el check de la columna izquierda y se podr ver las notas
del gerente de proyectos

Estos son los comentarios que vern reportados por el Gerente de Proyectos, para que el
Consultor este enterado de su seguimiento.

INFORMES DE ESTADO: Queda abierto para crear los reportes de seguimiento que se deseen,
cuando el consultor desea informar algo al gerente de proyectos, puede ser extemporneo, fuera de
cualquier periodo.

Finalmente al consultor le debe quedar un registro de los informes de estado enviados y de los
guardados.

IMPRESIN DEL REPORTE DE SERVICIO: Si no cabe en la hoja se debe reducir a 90% o el

porcentaje que se requiera

REPORTE DE SERVICIO
Este reporte muestra los avances ingresados por el consultor en la plataforma se imprime para firma por
parte del cliente y posteriormente se enva a Novasoft al Gerente de Proyecto, tal como se realiza en la
actualidad.

Algunas veces sale la siguiente pantalla

hacer clic en Aceptar, y posterior a esto pide ingresar la contrasea y se abre la plantilla del Reporte del
servicio donde se diligencian los datos del encabezado (extremo superior izquierdo).

Nombre del consultor o asesor, la fecha se debe colocar en formado MM/DD/AAAA, el proyecto que se
va a reportar se selecciona de una tabla, s se va a reportar al proyecto ADMINISTRATIVO se debe escribir
porque en la tabla solo estn los proyectos, finalmente hacer clic en consultar.

NOTA: Existen tres (3) espacios disponibles para pendientes del cliente y tres (3) espacios
disponibles para pendientes Novasoft, es importante que no inserte ms filas al formulario para
no que no se desconfigure la macro. Si son ms de tres (3) pendientes puede incluirlos en
observaciones.

Se hace clic en impresin de reporte de servicio.

En este reporte no hay que diligenciar nada mas todos los datos son trados automticamente
por la plataforma los cuales corresponden a lo que se diligencia en el reporte de servicio (avance
de tareas de proyecto y tareas administrativas).

INGRESO A LA BASE DE DATOS DEL CONOCIMIENTO.

En el men lateral izquierdo de cada sitio de Unidad de Negocio se encuentra una opcin
llamada Base de Conocimiento de Novasoft. Para registro de inconvenientes en el proyecto,
fallas en el software y soluciones dadas a cada uno de ellos; los cuales se podrn consultar en
cualquier momento, de tal manera que estn disponibles para todos los consultores con el fin de
que si se vuelve a presentar una situacin o error con otro cliente, se sepa qu solucin se
puede dar.

Hacer clic en Base de Datos de Conocimiento para buscar segn el nombre del problema, la
linea de producto, el tipo de comunicacin.
Nombre del problema que
desea buscar y seleccione
segn el tema

Lnea de producto
Tipo de comunicacin
Adems tambin se cuenta con un buscador donde se digita cualquier palabra referente al tema
que deseamos buscar, y como cualquier buscador de Web, buscar los temas referentes.

Tambin se pueden exportar las respuestas encontradas a Excel.

Hacer clic en habilitar

Y retornara las respuestas referentes al tema de bsqueda seleccionado.

Generara un archivo en Excel con los filtros establecidos

O se puede sacar un informe grfico de las respuestas

Para ver todas las respuestas

Se puede realizar una bsqueda tal como se realiza en cualquier navegador, mediante un
Search o buscador y se introduce la palabra o palabras referentes al tema de inters.