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FRANKLIN
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METODOLOGA DE LA
AUDITORA
ADMINISTRATIVA
Enfoque
La metodologa de auditora administrativa
tiene el propsito el de servir como marco de
actuacin para que las acciones en sus
diferentes fases de ejecucin se conduzcan en
forma programada y sistemtica, unifiquen
criterios, y delimiten la profundidad con que
se revisarn y aplicarn las tcnicas de
anlisis administrativo para garantizar el
manejo oportuno y objetivo de los resultados
Etapas
Planeacin
Instrumentacin
Examen
Informe
Seguimiento
PLANEACIN
Objetivos
Factores y elementos
(53)
Fuentes de estudio
Investigacin preliminar
Diagnstico preliminar
Planeacin
La planeacin refiere los
lineamientos de carcter general
que norman la aplicacin de la
auditoria administrativa, para
garantizar la cobertura de los
factores prioritarios, fuentes de
estudio, investigacin preliminar,
proyecto de auditora y diagnstico
preliminar, sean suficientes,
pertinentes y relevantes
Objetivo
Establecer las acciones que se deben
desarrollar para instrumentar la
auditora en forma secuencial y
ordenada, tomado en cuenta las
condiciones que tienen que prevalecer
para alcanzar en tiempo y lugar los
objetivos establecidos
Factores a revisar
PROCESO ADMINISTRATIVO
Etapa:
PLANEACIN
Propsito estratgico:
Definir el marco de
actuacin de la
organizacin
Visin
Misin
Objetivos
Metas
Estrategias/tcticas
Procesos
Polticas
Procedimientos
Programas
Enfoques
Niveles
Horizonte
Etapa:
ORGANIZACIN
Propsito estratgico:
Disear e
instrumentar la
infraestructura para
el funcionamiento de
la organizacin
Estructura organizacional
Divisin y distribucin de
funciones
Cultura organizacional
Recursos humanos
Cambio organizacional
Estudios administrativos
Instrumentos tcnicos de
apoyo
Etapa:
DIRECCIN
Propsito estratgico:
Tomar las decisiones
pertinentes para
normar la gestin de
la organizacin
Liderazgo
Comunicacin
Motivacin
Grupos y equipos
de trabajo
Manejo del estrs, el
conflicto y la crisis
Tecnologa de la
informacin
Toma de decisiones
Creatividad e
innovacin
Etapa:
CONTROL
Naturaleza
Sistemas
Propsito estratgico:
Niveles
Proceso
reas de aplicacin
Medicin del
progreso de las
acciones en funcin
del desempeo
Herramientas
Calidad
ATRIBUTO FUNDAMENTAL
Adquisiciones
Abastecimiento de recursos
Almacenes e
inventarios
Asesora externa
Asesora interna
Coordinacin
Distribucin del
espacio
Disposicin de instalaciones
Exportaciones
Alternativa de expansin
Globalizacin
Importaciones
Informtica
ELEMENTO ESPECFICO
ATRIBUTO FUNDAMENTAL
Investigacin y
desarrollo
Despliegue de creatividad e
innovacin
Marketing
Desplazamiento y ubicacin de
productos
Operaciones
Proveedores
Suministro de insumos
Proyectos
Recursos financieros
y contabilidad
Servicio a clientes
Servicios generales
Desarrollo de condiciones de
operacin
Sistemas
Definen la distribucin
interrelacionada de componentes
Fuentes de estudio
Internas:
rgano de gobierno, rganos de
control interno, niveles de la
organizacin, socios, unidades
estratgicas de negocios
rganos colegiados y equipos de
trabajo
Externas:
rganimos normativos
internacionales, nacionales (oficiales
y privados), competidores,
proveedores, clientes y usuarios
(actuales y potenciales), socios
estratgicos, grupos de inters, redes
de informacin en el mercado global
Investigacin preliminar
Definida la direccin y los factores a auditar, la secuencia
lgica para su desarrollo requiere de un reconocimiento o
investigacin preliminar para determinar la situacin
administrativa de la organizacin
Criterios:
Propuesta tcnica
Naturaleza: tipo de auditora que se pretende realizar
Alcance: reas de aplicacin
Antecedentes: recuento de auditoras previas y estudios de
mejoramiento administrativo anteriores
Objetivos: logros que se pretenden alcanzar con la aplicacin
de la auditora
Estrategia: ruta fundamental para orientar las acciones y
asignar recursos
Justificacin: demostracin de la necesidad de instrumentarla
Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su ejecucin
Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos
Costo: estimacin global y especfica de recursos financieros
Resultados: beneficios que se espera alcanzar
Informacin complementaria: material e investigaciones
que pueden servir como elementos de apoyo
Programa de trabajo
Identificacin: nombre de la auditora
Responsable(s): auditor o grupo auditor a cargo de su
implementacin
rea(s): universo bajo estudio
Clave: nmero progresivo de las actividades estimadas
Actividades: pasos especficos para captar la informacin
Fases: definicin del orden secuencial para realizar las
actividades
Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminacin
de cada fase
Representacin grfica: descripcin del programa en
cuadros e imgenes
Formato: presentacin y resguardo de avances
Reportes de avance: seguimiento de las acciones
Periodicidad: tiempo dispuesto para informar avances
Asignacin de la responsabilidad
Designar al auditor o equipo de auditores que estime
conveniente, la cual puede recaer en el titular del
rgano de control interno, en un directivo de lnea o
en el encargado de alguna unidad de apoyo tcnico de
alguna de las reas de la organizacin
Capacitacin
Capacitar a la persona o equipo designado, no slo en lo que
respecta al manejo del mtodo y mecanismos que se
emplearn para el levantamiento de la informacin, sino en
todo el proceso para preparar la aplicacin e implementacin
de la auditora
Integrar al personal sustantivo y adjetivo del nivel de decisin,
mandos medios y nivel operativo, de acuerdo con su rea de
adscripcin, equipo de trabajo o proceso
En forma previa es conveniente llevar a cabo una campaa de
sensibilizacin en todos los niveles de la organizacin para
promover un clima de confianza y colaboracin.
Actitud
La labor de investigacin tiene que llevarse a cabo sin
prejuicios u opiniones preconcebidas por parte del
auditor
Los auditores adopten una conducta amable y discreta
fin de procurarse una imagen positiva, lo que facilitar
su tarea y estimular la participacin activa del
personal de la organizacin
Abstenerse de externar comentarios que no tengan un
sustento o hacer promesas que no puedan cumplir,
apegndose en todo momento a las directrices de
la auditora en forma objetiva y mostrar seriedad y
respeto
Diagnstico preliminar
Gnesis de la organizacin
Creacin de la organizacin (fecha en que inicia su funcionamiento y
naturaleza jurdica que asume).
Cambios en la composicin jurdica (modificaciones al instrumento que
crea y da sustento jurdico a la organizacin).
Traduccin del objeto en estrategias (conversin del propsito de ser en
criterios de accin para manejar los recursos y capacidades para el logro de
resultados).
Manejo de la autoridad (forma en que otorga facultades de decisin a los
rganos o unidades que la componen).
Infraestructura
Modificaciones a la estructura organizacional (cambios en las relaciones
formales de dependencia y forma de operar para implementar sus
estrategias).
Programacin institucional (esquemas que sigue para establecer
programas operativos o de accin que orientan la fijacin de metas y la
asignacin de recursos para alcanzarlas en un perodo determinado).
Desarrollo tecnolgico (criterios que sigue para la integracin y
funcionamiento de la infraestructura tecnolgica que da soporte a los
procesos).
Interaccin (lneas de accin y coordinacin que utiliza para que sus
rganos o unidades interacten efectivamente).
Posicin competitiva
Naturaleza, dimensin, sector y giro industrial de la organizacin
(definicin de los factores que determinan su posicin competitiva).
Competencia central (capacidad para manejar procesos estratgicos y
gestionar de manera inteligente un desempeo superior).
Habilidades distintivas (dimensin de las fortalezas para ofertar mejores
productos y servicios).
Clientes, proveedores, competidores y socios estratgicos (anlisis de
componentes clave del ambiente de tarea que es el ambiente externo ms
inmediato y directo a la organizacin).
INSTRUMENTACIN
Recopilacin de la
informacin
Tcnicas de recoleccin
Medicin
Papeles de trabajo
Evidencia
Supervisin del trabajo
INSTRUMENTACIN
Recopilacin de la
informacin
Tcnicas de recoleccin
Medicin
Papeles de trabajo
Evidencia
Supervisin del trabajo
Tcnicas de recoleccin
Investigacin documental
Observacin directa
Acceso a redes de informacin
Entrevista
Cuestionarios
Cdulas
Medicin
Para consolidar la instrumentacin, es
necesario que los hechos se puedan
evaluar relacionndolos con una
medida, la cual parte de los
indicadores establecidos para el
proceso administrativo y de los
elementos especficos, as como del
propsito estratgico y atributos
fundamentales asociados con uno y
otro
Papeles de trabajo
Para ordenar, agilizar e imprimir
coherencia a su trabajo, el auditor
tiene que hacerlo en lo que se
denomina papeles de trabajo, que son
los registros en los que consigna las
tcnicas y procedimientos aplicados,
las pruebas realizadas, la informacin
obtenida y las conclusiones
alcanzadas
Evidencia
Fsica Se obtiene mediante inspeccin u observacin directa de las
actividades, bienes o sucesos, y se presenta a travs de notas,
fotografas, grficas, cuadros, mapas o muestras materiales
EXAMEN
Propsito
Procedimiento
Enfoques de anlisis
administrativo
219 organizacionales
14 cuantitativos
Formulacin del diagnstico
administrativo
Propsito
Aplicar las tcnicas de anlisis
procedentes para lograr los fines
propuestos con la oportunidad, extensin
y profundidad que requiere el universo
sujeto a examen y las circunstancias
especficas del trabajo a fin de reunir los
elementos de decisin ptimos
Procedimiento
Conocer el hecho o que se analiza
Describir ese hecho
Descomponerlo para percibir todos sus aspectos y
detalles.
Revisarlo crticamente para comprender mejor cada
elemento
Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de
clasificacin seleccionado, haciendo comparaciones
y
buscando analogas o discrepancias
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
REINGENIERA
ORGANIZACIONAL
APLICACIN
Proceso sistemtico y continuo de evaluacin de los productos, servicios y
procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como
lderes en su campo, con el fin de realizar mejoras organizacionales.
Proceso planeado para aplicar modificaciones culturales y estructurales en
una organizacin en forma sistemtica para mejorar su funcionamiento en
todos los niveles.
Proceso a travs del cual las organizaciones redisean sus sistemas de
informacin, de organizacin, formas de trabajar en equipo y los medios por
los que dialogan entre s y con los clientes o usuarios, para lograr mejoras
sustanciales en su desempeo.
REORGANIZACIN
ADMINISTRACIN
POR OBJETIVOS
CORRELACIN
MODELOS DE
INVENTARIO
MODELOS DE
INTEGRADOS DE
PRODUCCIN
MUESTREO
APLICACIN
Interpretacin de las variaciones en los volmenes de hechos, costos,
produccin, rotacin de personal, etc., en perodos iguales y subdivididos
en unidades de tiempo homogneas.
Determinacin del grado de influencia o repercusin mutua entre dos o ms
variables.
Anlisis multinivel
Primer nivel
Segundo nivel
Tercer nivel
Cuarto nivel
Quinto nivel
Diagnstico administrativo
Contexto
Fisonoma de la organizacin de acuerdo con su situacin actual y su
trayectoria histrica (resultados de la evolucin de la organizacin en el
tiempo).
Alineacin de la estrategia con la estructura (anlisis de congruencia entre las
estrategias para lograr una ventaja competitiva y el diseo organizacional).
Enfoque transversal (convergencia o corresponsabilidad de varios programas,
polticas e instituciones para lograr resultados bajo una estrategia de enfoque).
Administracin de la tecnologa y la innovacin (gestin de la aplicacin
sistemtica de recursos, conocimiento y tecnologa para generar nuevos
procesos, productos y servicios).
Desempeo
Evaluacin (valoracin objetiva de la gestin bajo los principios de verificacin
del grado de cumplimiento de metas y objetivos, con base en indicadores
financieros y de gestin para conocer el impacto social y econmico del
desempeo de la organizacin).
Matriz de indicadores (anlisis de la secuencia objetivos/metas, procesos,
bienes y servicios, resultados e impacto).
Modelos de toma de decisiones (nivel de efectividad en la aplicacin de
modelos para fortalecer el proceso de toma de decisiones).
Relaciones interinstitucionales (lneas de accin y coordinacin con otras
organizaciones en los sectores productivos pblico, social y privado que inciden
en los procesos internos).
Diagnstico administrativo
Estrategia competitiva
Proceso de administracin estratgica (Grado de efectividad en la aplicacin
racional de recursos que efecta la organizacin para alcanzar la
competitividad estratgica).
Seleccin estratgica (consistencia de las estrategias que la organizacin
emplea para ingresar y competir en mercados internacionales).
Alternativa estratgica (puntualidad de los enfoques e iniciativas que la
organizacin implementa para atraer clientes, resistir las presiones
competitivas y fortalecer su posicin en el mercado).
Anlisis del gap estratgico (examen del vaco que existe entre la posicin
estratgica actual de la organizacin y la posicin deseada).
Perspectivas
Oportunidades de crecimiento (revisin de las iniciativas y acciones para
impulsar el desarrollo de la organizacin).
Cultura y liderazgo (proyeccin de la programacin mental colectiva y de las
presunciones bsicas que conforman la cultura organizacional y la forma de
marcar el rumbo para lograr un desempeo superior).
Administracin del cambio (medida en que la organizacin ha creado una
coalicin poderosa para desarrollar la visin del cambio y la estrategia para
anclarlo a la cultura corporativa).
Calidad de vida de la organizacin (sentido de pertenencia que ha desarrollado
la organizacin en sus integrantes en base a la calidez y gentileza de su trato).
INFORME
Aspectos operativos
Lineamientos generales
para su preparacin
Tipos de informe
Propuesta de
implementacin
Presentacin del informe
Atributos
Objetividad Visin imparcial de los hechos
Oportunidad Disponibilidad en tiempo y lugar de la
informacin
Tipos de informe
Informe General
Informe Ejecutivo
Informe de aspectos relevantes
Informe general
Responsable rea o unidad administrativa encargada de preparar el informe
Introduccin Breve descripcin de la necesidad de aplicar la auditoria, mecanismos
de coordinacin y participacin empleados, duracin y propsito y explicacin general
de su contenido
Antecedentes Exposicin de la gnesis de la organizacin, cambios, sucesos y
vicisitudes de mayor relevancia que ha afrontado
Tcnicas empleadas Instrumentos y mtodos utilizados para la obtencin de
resultados en funcin del objetivo
Diagnstico Definicin de las causas y consecuencias que justifican los cambios o
modificaciones posibles
Propuesta Presentacin de alternativas de accin, ventajas y desventajas que pueden
derivarse, implicaciones y resultados esperados
Estrategia de implantacin Explicacin de los pasos o etapas previstas para
instrumentar los resultados
Seguimiento Determinacin de los mecanismos de informacin, control y
evaluacin, para garantizar el cumplimiento de los criterios propuestos
Conclusiones y recomendaciones Concentrado de los logros obtenidos, problemas
detectados y soluciones instrumentadas
Apndices o anexos Grficos, cuadros e instrumentos de anlisis administrativo
Informe ejecutivo
Responsable rea o unidad administrativa encargada
de preparar el informe
Perodo de revisin Tiempo que comprendi el examen
Objetivos Propsitos que se pretende obtener con la
auditoria
Alcance Profundidad con la que se examin la
organizacin
Metodologa Explicacin de las tcnicas y
procedimientos utilizados para captar y analizar la
evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la
auditoria
Sntesis Relacin de los resultados alcanzados y logros
obtenidos con los recursos asignados
Propuesta de implementacin
Fases:
Preparacin del programa
Integracin de recursos
Ejecucin del programa
Condiciones:
Tipo de auditora
Alcance
Recursos
Nivel de desarrollo tecnolgico
Nivel tcnico del personal
rgano de gobierno
Niveles directivos
Mandos medios y nivel operativo
Grupo(s) de filiacin, corporativo(s) o sectorial(es)
SEGUIMIENTO
Objetivo general
Lineamientos generales
Acciones especficas
Objetivo general
Establecer lineamientos generales para dar el
adecuado
seguimiento de las observaciones formuladas por el
auditor y asegurar su atencin e implementacin
Lineamientos generales
- Definir las reas en las que se comprobar la implantacin de las recomendaciones propuestas por el
auditor
- Considerar la participacin de especialistas cuando la evaluacin de la implementacin de
recomendaciones
- Realizar con la amplitud necesaria, las pruebas adecuadas para obtener evidencia que fundamente la
instrumentacin de recomendaciones
- Evaluar los resultados y logros alcanzados como producto de la implantacin de las recomendaciones
- Replantear las recomendaciones que se consideren indispensables, en especial cuando existan cambios
plenamente justificados
- Reprogramar las fechas compromiso para implantar las recomendaciones en los casos en que stas no
se hayan adoptado o bien se atendieron parcialmente
Acciones especficas
Recomendaciones programadas
Asignacin de responsabilidad
Factores considerados
reas de aplicacin
Perodo de realizacin
% de realizacin
Costo
Apoyo y soporte utilizados
Resultados obtenidos
Impacto logrado
Acciones especficas
Recomendaciones fuera de programa
Desviaciones
Causas
Efectos
Alternativas de solucin planteadas
Alternativas de solucin implementadas
Acciones correctivas realizadas
Calendario de aplicacin
Efectos conseguidos