II.

La planificacin operativa en cada entidad pblica

La planificacin operativa permite, como su nombre lo indica, otorgarle operatividad a
los planes estratgicos institucionales. La mayora de las entidades pblicas se
esfuerza en elaborar y aprobar su Plan Estratgico Institucional (PEI); pero no logra
concretarlo debido a que en el corto plazo no existen instructivos para dicho propsito.
Por tal motivo, es frecuente que cada unidad orgnica registre como actividades
anuales nicamente las funciones que por norma se le han otorgado, sin una visin de
mejora
de
resultados.
Al respecto, resulta relevante incluir en el Plan Operativo Institucional (POI) las tcticas
que tengan relacin con los objetivos estratgicos, para lo cual las oficinas de
planeamiento de cada entidad estn llamadas a brindar el asesoramiento respectivo
para una adecuada planificacin. De esta forma, el presupuesto solicitado ao a ao
dejara de tener el carcter inercial que lo caracteriza.
A. El Plan Operativo Institucional (POI)
El Plan Operativo Institucional (POI) es un instrumento de gestin de corto plazo cuya
finalidad es determinar cules sern las lneas de accin estratgica que dentro del ao
debe desarrollar una entidad para ir concretando los objetivos trazados en el Plan
Estratgico Institucional (PEI), con la finalidad de alinear y organizar sus esfuerzos y
recursos. Asimismo, contiene las actividades de carcter permanente de la entidad, es
decir, aqullas de carcter funcional.
B. Enlace con el Plan Estratgico Institucional (PEI)
En base al Plan Estratgico Institucional (PEI), el titular de la Entidad define los
objetivos institucionales para el ao y su orden de importancia conforme a una escala
de prioridades. Sobre la base de las tcticas previstas en el Plan Estratgico
Institucional (PEI) y de la evaluacin del ltimo Plan Operativo Institucional (POI)
ejecutado, cada unidad orgnica debe definir las actividades, tareas y acciones le
corresponde desarrollar en el ao.
C. Contenido del Plan Operativo Institucional (POI)

Los objetivos institucionales alineados con el Plan Estratgico Institucional (PEI)

y su escala de prioridades.

Las actividades, tareas y acciones: relacin de actividades de carcter

estratgico y/o permanente que cada unidad orgnica debe ejecutar en el ao.

Las actividades ms representativas con enfoque en resultados para la

poblacin objetivo sern consideradas como metas presupuestarias.

La unidad de medida: cmo se medir el avance de cada actividad.

La cantidad: meta a alcanzar en el ao por cada actividad.

El cronograma de ejecucin: es la cantidad mensual a ejecutar segn la

capacidad financiera de la entidad. Se elabora en la fase de aprobacin.

Presupuesto requerido: costo total para la cobertura de las actividades previstas

por cada unidad orgnica en recursos humanos, bienes y servicios, adquisicin
de activos.

D. rgano responsable
Cada unidad orgnica (rgano) de la entidad elabora su correspondiente plan
operativo; mientras que la oficina de planificacin o la que realice las funciones como
tal en la institucin, es responsable de su consolidacin, revisin de la alineacin con el
Plan
Estratgico
Institucional
(PEI),
seguimiento
y
evaluacin.
E. Formulacin y aprobacin
Su elaboracin da origen a la programacin y formulacin del Presupuesto Institucional.
El proyecto de Plan Operativo Institucional (POI) se elabora nueve (09) meses antes de
iniciado el ejercicio anual; sin embargo, se aprueba en fecha posterior a la aprobacin
del Presupuesto Institucional de Apertura (PIA). Ello debido a que segn el nivel de
financiamiento autorizado a la entidad, deber ajustarse la cantidad de metas que se
piensa ejecutar en el ao por cada unidad orgnica, y utilizar como herramienta la
escala de prioridades de los objetivos que el titular de la entidad haya establecido.
El Plan Operativo Institucional (POI) es aprobado por la autoridad que indica el
Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF) de la entidad.
F. Evaluacin
No obstante que el Plan Operativo Institucional (POI) no cuenta con directivas propias,
la Ley Anual de Presupuesto seala que, de acuerdo al nivel de cumplimiento obtenido
en las metas trazadas por cada rea usuaria, la entidad podr disponer el incremento o
la reduccin de recursos a la unidad orgnica responsable de dicho resultado.
La ejecucin del Plan Operativo Institucional (POI) es reportada por cada unidad
orgnica a la oficina de planificacin o la que realice las funciones de tal en la
institucin. Usualmente se evala en forma trimestral aunque algunas entidades lo
hacen en forma mensual.
Antes del mes de diciembre, la oficina de planificacin deber hacer un corte y evaluar
el Plan Operativo Institucional (POI) para determinar las actividades que quedarn
pendientes de ejecucin al cierre del ao y aquellas que se encuentren en proceso de
ejecucin contractual, que generarn costos en el siguiente ejercicio anual. En
coordinacin con la oficina de presupuesto y las unidades orgnicas deber definir qu
actividades programadas para el siguiente ao no son prioritarias para retirarles el
financiamiento y poder cubrir las actividades pendientes que pasan al presupuesto del
siguiente
ao.
Le corresponde al Centro Nacional de Planeamiento Estratgico (CEPLAN) elaborar el
instructivo de formulacin, aprobacin y evaluacin del Plan Operativo Institucional
(POI) como instrumento de nivel operativo de gestin, a fin de hacer un adecuado
seguimiento del avance a corto plazo de los planes estratgicos.
El plan operativo es un documento oficial en el que los responsables de una
organizacin (empresarial, institucional, no gubernamental...) o un fragmento del
mismo (departamento, seccin, delegacin, oficina...) enumeran los objetivos y las
directrices que deben cumplir en el corto plazo. Por ello, un plan operativo se

establece generalmente con una duracin efectiva de un ao, lo que hace que tambin
sea conocido como plan operativo anual o POA.
El POI es una herramienta de planificacin a corto plazo en las que se establecen las
lneas de accin y se programan metas operativas de cada una de las dependencias,
segn las prioridades institucionales establecidas. Asimismo constituye un instrumento
de gestin que permite al personal y a las dependencias de la institucin orientar sus
esfuerzos hacia la consecucin de sus objetivos, evitando la duplicidad de funciones
permite que los esfuerzos y recursos que se programen anualmente sean alcanzados
El plan operativo considera el programa de trabajo a realizarse durante un
tiempo determinado. Generalmente es anual.
Este Plan permite planificar y organizar el trabajo en funcin a las necesidades
y posibilidades de la organizacin.
El Plan Operativo es un instrumento de gestin muy til para cumplir objetivos
y desarrollar la organizacin. Permite indicar las acciones que se realizarn, establecer
plazos de ejecucin para cada accin, definir el presupuesto necesario, y nombrar
responsables de cada accin. Permite adems, realizar el seguimiento necesario a
todas las acciones y evaluara la gestin anual, semestral, mensual, segn se
planifique.
El plan operativo tiene las siguientes partes:
1) Objetivo General: Se define el objetivo mayor que se busca alcanzar durante
el ao y que contribuir sustancialmente al desarrollo de la organizacin. Ejemplo:
lograr plena autonoma econmica de nuestra organizacin.
2) Objetivos Especficos: Son los resultados que se desean alcanzar en el ao
respectivo. Pueden ser dos o ms objetivos. Ejemplos:
a) Recuperar el 90% de las tarifas morosas de la Junta de Usuarios.
b) Implementar la organizacin con unidades mviles ligeras.
3) Actividades y Metas: Se determinan las actividades que se realizarn para
lograr los objetivos propuestos, sealando la meta a cumplirse en cada caso. Ejemplos:
a) Actividad, Campaa de regularizacin de pagos morosos; Meta, 300 usuarios
se ponen al da en sus pagos.
b) Actividad, Adquisicin de unidades mviles. Meta, 3 motocicletas adquiridas.

4) Estrategia de Trabajo: Describe la forma cmo se realizarn las actividades y

se lograrn las metas y objetivos propuestos. Ejemplo: "Para que los miembros
regularicen sus pagos se harn campaas de persuasin a los miembros morosos, de
darn amnistas y se impondrn sanciones tales como publicacin de una lista negra
de socios morosos, corte de agua, multas y otros"
5) Plazo de Ejecucin: Seala los plazos en que se cumplirn cada una de las
acciones programadas. Ejemplo: Adquisicin de motocicletas = 120 das hbiles.
6) Responsabilidades: Se designan los responsables de las acciones. Ejemplo:
Adquisicin de motocicletas = tesorero y dos socios nombrados en asamblea.