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Autores:
INGENIERO CIVIL FABIO ALBERTO ALMEYDA VELANDIA
INGENIERA CIVIL GLADYS HELENA SERRANO DELGADO
Autores
INGENIERO CIVIL FABIO ALBERTO ALMEYDA VELANDIA
INGENIERO CIVIL GLADYS HELENA SERRANO DELGADO
Asesor
SILVIA JULIANA TIJO LPEZ
MSc INGENIERA CIVIL
Nota de aceptacin
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________
Presidente del Jurado
__________________________
Jurado
__________________________
Jurado
Gladys Helena.
Fabio Alberto
TABLA DE CONTENIDO
Pg.
INTRODUCCION
11
OBJETIVOS
13
OBJETIVO GENERAL
13
OBJETIVOS ESPECFICOS
13
14
2. PLANTEAMIENTO METODOLOGICO
16
17
3.1 GENERALIDADES
17
20
20
21
4.2 LA PLANEACIN
21
4.3 LA COTIZACIN.
22
4.4 LA COMPRA
25
4.5 EL ALMACENAMIENTO
28
29
30
37
39
42
45
46
48
CONCLUSIONES
53
RECOMENDACIONES
56
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
58
LISTA DE CUADROS
Pg.
24
26
27
29
29
30
31
31
32
33
36
34
40
40
41
42
44
48
45
46
47
52
LISTA DE FIGURAS
Pg.
RESUMEN
TITULO: GUA PARA LA ADMINISTRACIN DE LOS MATERIALES DE CONSTRUCCIN
APLICADA A PROYECTOS DE OBRA CIVIL
AUTORES: Gladys Helena Serrano Delgado; Fabio Alberto Almeyda Velandia
FACULTAD: Ingeniera Civil - Especializacin en Gerencia e Interventora de Obras Civiles.
DIRECTOR: Silvia Juliana Tijo Lpez
PALABRAS CLAVES: Administracin, Materiales, Recursos materiales
El presente trabajo pretende brindar una gua bsica para la administracin de los materiales de
construccin enmarcado dentro del desarrollo de un proyecto de obra civil, entendiendo que este
proceso se origina desde la planeacin y consecucin de los mismos hasta su utilizacin y
aprovechamiento.
Su importancia se valida en su enfoque para el control del flujo de los materiales dentro de la obra,
desde el momento de su adquisicin hasta su correcta utilizacin dentro del proceso constructivo,
brindando un procedimiento que permita determinar y analizar los puntos crticos y falencias
usuales en su trayectoria a fin de conocer las unidades en existencia del material y evitar malos
manejos y con ello fracasos constructivos.
10
ABSTRACT
The present work is a basic guide for the administration of the materials of construction framed inside
the development of a project of civil work, understanding that this process originated from the
planning and obtaining of the materials up to his utilization.
Its importance is validated in its approach for the control of the flow of the materials inside the work,
from the moment of his acquisition to his correct utilization inside the constructive process, offering a
procedure that allows to determine and to analyze the critical points and usual failings in his path in
order to know the units in existence of the material and to avoid bad managings and with it building
failures.
11
INTRODUCCION
12
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
OBJETIVOS ESPECFICO
13
14
El alcance del presente escrito es proporcionar una gua bsica para el desarrollo
de las diferentes fases en la administracin (anlisis de la informacin,
planeacin, cotizacin, compras, almacenamiento, uso y control) de los materiales
de construccin en general, mencionando los aspectos bsicos para cada fase,
adems de brindar una lnea base a partir del anlisis de los puntos crticos
(falencias en los anlisis de precios unitarios, especificaciones tcnicas
deficientes, falencias metodolgicas, en el proceso de compras y almacenamiento
y en el manejo de los materiales) relevantes respecto al control de materiales que
evidencian las fallas recurrentes en el proceso de administracin de los materiales
y sus posibles acciones que conlleven a eliminar o reducir las causas de los
sobrecostos por este concepto.
15
2. PLANTEAMIENTO METODOLOGICO
16
3.1 GENERALIDADES
MATERIALES DE CONSTRUCCIN
Los materiales de construccin son la materia prima utilizada en las diferentes
etapas de construccin de un proyecto de ingeniera civil y/o arquitectura. Se
pueden clasificar en los siguientes grupos:
rajn.
Cemento
17
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Los procesos administrativos son aquellos que nos permiten planificar, organizar,
dirigir y controlar el uso de los recursos y las actividades de un trabajo con el fin
de alcanzar las metas dentro del desarrollo de un proyecto o empresa de manera
eficiente y eficaz.
COSTOS
Costo es el sacrificio, o esfuerzo econmico que se debe realizar para lograr un
objetivo (JIMNEZ, 1995)
Los objetivos son aquellos de tipo operativos, como por ejemplo: pagar los
sueldos al personal de produccin, comprar materiales, fabricar un producto,
venderlo, prestar un servicio, obtener fondos para financiarnos, administrar la
empresa, etc. Si no se logra el objetivo deseado, decimos que tenemos una
prdida
CONSTRUCCIN
Montaje, fabricacin, instalacin, remodelacin, demolicin o eliminacin de
cualquier estructura, instalacin o construccin adicional incluyendo todas las
actividades relacionadas con desmonte del terreno, remocin de tierras,
dinamizacin y paisajismo.
18
PRODUCTIVIDAD
Medicin de eficiencia con que los recursos son administrados para completar un
producto especifico, dentro de un plazo establecido con un estndar de calidad
alto (Serpell 1999).
PERDIDAS
Perdidas es todo lo que es distinto de los recursos mnimos absolutos de los
materiales
PLANIFICACIN
A continuacin se realizara un enfoque en las cinco etapas de planificacin de
acuerdo al modelo propuesto por Laufer & Tucker (1987)
Preparacin del proceso de planificacin. Antes de iniciar la construccin
se deben definir los procedimientos a seguir con respecto al proceso de
compra, manipulacin de materiales y de control de cada uno de esos
procesos, as como de los responsables de cada uno de ellos.
Recoleccin de la informacin. Es necesario crear las herramientas idneas
que facilite la recoleccin de informacin, formatos, informes, software
especializado.
Elaboracin de planes. Se refiere a la planificacin con base en los datos
recolectados para tomar acciones correctivas o de mejora segn
corresponda.
Difusin de la informacin, los resultados obtenidos, as como los planes y
decisiones tomadas deben ser dadas a conocer a las personas
involucradas en los procesos.
19
4.2 LA PLANEACIN
21
4.3 LA COTIZACIN.
Con base en la programacin de compras realizada, es posible llevar a cabo el
proceso de cotizaciones, el cual consiste en la solicitud y el anlisis de
cotizaciones. Una manera de realizar el proceso de cotizaciones es:
1. Solicitar
cotizaciones
Diferentes
proveedores,
basados
en
el
22
Del cuadro 4.1 puede observarse que para disminuir costos es necesario comprar
a los diferentes proveedores de la siguiente manera:
Proveedor 1: cemento
Proveedor 2: acero, ladrillo y puntillas.
Proveedor 3: antisol y alambre negro.
Otra opcin sera negociar con los proveedores con base en la cotizacin ptima,
la cual se obtendra de la seleccin de los menores costos de todos los tems en
todas las cotizaciones.
23
ANALISIS DE COTIZACIONES
CONSTRUCTORA: ALSE LTDA
OBRA: TORRES DE BARCELONA
DIRECCION: CALLE 106 IMPAR PROVENZA
TELEFONO 6582534
PROVEEDOR 1
MATERIAL
CEMENTO
UNIDAD
CANTIDAD
BLT
3000
KG
LADRILLO H-10
UND
ANTISOL
TAMBOR
PUNTILLAS
LB
ALAMBRE NEGRO
KG
VR UNITARIO
VR TOTAL
PROVEEDOR 2
PROVEEDOR 3
VR UNITARIO
VR TOTAL
VR UNITARIO
VR TOTAL
COTIZACIN MAS
BAJA
COTIZACIN PTIMA
$17.200,00
$51.600.000,00
$17.500,00
$52.500.000,00
$17.300,00
$51.900.000,00
$51.600.000,00
$51.600.000,00
11520
$1.480,00
$17.049.600,00
$1.450,00
$16.704.000,00
$1.500,00
$17.280.000,00
$17.049.600,00
$16.704.000,00
6000
$600,00
$ 3.600.000,00
$540,00
$3.240.000,00
$550,00
$3.300.000,00
$ 3.600.000,00
3.240.000,00
$576.000,00
$1.152.000,00
$580.000,00
$1.160.000,00
$575.000,00
$1.150.000,00
$1.152.000,00
$1.150.000,00
100
$2.000,00
$200.000,00
$1.950,00
$195.000,00
$1.958,00
$195.800,00
$200.000,00
$195.000,00
750
$1.950,00
$1.462.500,00
$1.940,00
$ 1.455.000,00
$1.930,00
$1.447.500,00
$1.462.500,00
$1.447.500,00
$75.273.300,00
$75.064.100,00
$74.336.500,00
TOTAL
$75.064.100,00
$75.254.000,00
24
4.4 LA COMPRA
25
el cuadro 1.2 una orden de compra tipo y en el cuadro 1.3 una orden de compra
generada con el uso del software control de costos SAO.
MATERIAL
CEMENTO
ACERO FIGURADO 60000 PSI
LADRILLO H-10
ANTISOL
PUNTILLAS
ALAMBRE NEGRO
UND
CANTIDAD
BULTO
3000
KG
11520
UND
6000
TAMBOR
2
LB
100
KG
750
VALOR
$
17.200,00
$
1.450,00
$
540,00
$ 575.000,00
$
1.950,00
$
1.930,00
VALOR TOTAL
$
51.600.000,00
$
16.704.000,00
$
3.240.000,00
$
1.150.000,00
$
195.000,00
$
1.447.500,00
TOTAL
74.336.500,00
26
4.5 EL ALMACENAMIENTO
La fase de compra
quien
deber
estar
afianzado
con
una
compaa
aseguradora.
28
ENTRADA DE ALMACN
PROVEEDOR:ALDIA
MATERIAL
CEMENTO
ACERO 60000
LADRILLO H-10
ANTISOL
PUNTILLAS
ALAMBRE NEGRO
TOTAL
UND
BULTO
KG
UN
TAMBOR
LIBRA
KG
VALOR TOTAL
12.040.000
10.875.000
3.240.000
1.150.000
195.000
965.000
28.465.000
29
RECIBIDO
700
7500
6000
2
100
500
PENDIENTE
2100
4020
0
0
0
250
Cuadro 1.6 Ejemplo reporte de estado orden de compra se software de control de costos
SAO
30
SALIDAS DE MATERIALES
OBRA: TORRES DE BARCELONA
ENTREGADO A: MAESTRO OMAR MERCHAN
SEMANA DE JULIO 12 A 17 DE 2010
ACTIVIDAD: CONCRETO DE ZAPATAS
CANTIDAD: 9,0 M3
MATERIAL
UND
CANTIDAD MATERIAL ENTREGADO
APROVAD LUNES MARTES MIERCOLES
JUEVES
VIERNES
A
ARENA
M3
5,04
0
1,68
0
1,68
1,68
CEMENTO
BUL
63,0
0
21,0
0
21,0
21,0
TRITURADO M3
7,74
0
2,58
0
2,58
2,58
PUNTILLAS
LB
2,0
1
0
0
1
0
TABLA DE UN
4
2
0
0
2
0
CARACOLI
Recibe
SABADO
0
0
0
0
0
EL KARDEX:
31
KARDEX
OBRA: TORRES DE BARCELONA
FECHA
PROVEEDOR
JULIO 1 DE 2010. ALDIA
JULIO 2 DE 2010 X
JULIO 5 DE 2010 X
JULIO 5 DE 2010 X
JULIO 6 DE 2010 X
JULIO 6 DE 2010 G&M
JULIO 7 DE 2010 X
JULIO 8 DE 2010 X
JULIO 9 DE 2010 X
JULIO 10 DE X
2010
MATERIA: CEMENTO
ENTRADA
SALIDA
700
0
0
50
0
98
0
123
0
10
100
0
O
23
0
34
0
15
0
89
32
UNIDAD: BULTO
SALDO
700
650
552
429
419
519
496
462
447
358
CONTROL DE ANTICIPOS:
CONTROL DE ANTICIPOS
OBRA: TORRES DE BARCELONA
PROVEEDOR: FERRETERIA ALDIA.
FECHA
ANTICIPO
JULIO 15/10
$20.000.000
JULIO 25/10
0
AGOSTO 1/10
0
CONCEPTO
COMPRA DE CEMENTO
REMICION 2345
REMICION 3401
AMORTIZACION
0
$10.000.000
$7.500.000
SALDO
$20.000000
$10.000000
$2.500.000
Cuadro 1.11 Ejemplo reporte de estado de anticipo de software de control de costos SAO
33
INVENTARIO:
El control de inventario es una gran preocupacin para todas las empresas y sin
buenos registros mantener los niveles de inventario bajo control sera muy difcil,
de aqu obtenemos la utilidad de las rdenes de compra en el seguimiento de
prdidas o retrasos.
de materiales y tomar
34
Las anteriores son las fases que integran el ciclo del flujo de los materiales dentro
de un proyecto de construccin. En algunas ocasiones el ciclo podra ser ms
complejo debido a que se hace necesario incorporar otros procesos lo cual
dependera de la envergadura del proyecto. A continuacin se muestra de manera
objetiva el correcto flujo que debe manejarse en la administracin de los
materiales (figura 1):
35
Anlisis de Informacin
Especificaciones tcnicas,
presupuesto y programacin.
Planeacin
Programacin compras y
Requisiciones
C
O
Cotizacin
Anlisis de cotizaciones,
Escogencia proveedor.
T
R
O
Compras
ORDEN DE COMPRA
COMPRA
Almacn
Entrada s de almacn , Salidas
de almacn , Autorizacin
salidas de almacn , Kardex ,
alma cenamiento.
uso
Manipulacin de
materiales
36
37
38
tem
nuevos
como
herramienta,
39
formaleta,
equipos,
Cdigo
1040114
00052
00079
00138
01107
66081
70082
70083
Nombre
Concreto ciclpeo
cimentacin
arena
bolo
cemento gris
triturado 3/4"
M
O
ciclpeo
cimentacin
herramienta
mezcladora
Und
C.Unitaria
Precio
Subtotal
para
m3
m3
m3
kg
m3
,34000000
,4000000
215,000000
,6000000
$ 55.000,00
$ 60.500,00
$ 420,00
$ 84.700,00
$ 18.700,0
$ 24.200,0
$ 90.300,0
$ 50.820,0
m3
gl
dia
1,000000
2,000000
,15000000
$ 212.400,00
$ 1.000,00
$ 80.000,00
$ 212.400,0
$ 2.000,0
$ 12.000,0
para
TOTAL
$ 410.420,0
Nombre
Und
Concreto ciclpeo para
cimentacin
m3
arena
m3
bolo
m3
cemento gris
kg
triturado 3/4"
m3
M O ciclpeo para
cimentacin
m3
herramienta
gl
mezcladora
da
C. Unitaria
Precio
Subtotal
,34000000
,4000000
215,000000
,6000000
$ 55.000,00
$ 60.500,00
$ 420,00
$ 84.700,00
$ 18.700,0
$ 24.200,0
$ 90.300,0
$ 50.820,0
1,000000
,000000
,000000
TOTAL
$ 212.400,00
$ 1.000,00
$ 80.000,00
$ 212.400,0
$ 0,0
$ 0,0
$ 396.420,0
40
Obra:0002
Nombre: BARCELONA CONTROL
Cuadro comparativo de A.P.U.S
ANALISIS
PTO INICIAL
Cdigo
Nombre
1060204
Mampostera
10
00052
Und
ANALISIS PTO
EJECUCION
Cantidad
C. Unitaria
Precio
Subtotal
Cantidad
C. Unitaria
Precio
Subtotal
hm2
2352,9000
1243,79000
arena
m3
40,000
,0170
55000,0
$ 935,02
55,83000
,04488700
30091,77
$ 1.350,73
00138
cemento gris
kg
15293,85
6,500
420,000
$ 2.730,0
11150,000
8,96453581
389,990
$ 3.496,08
00441
ladrillo h-10
un
35293,50
15,0
1000,00
$ 15.000,
22313,000
17,93952355
565,410
$ 10.143,19
02560
,000
,000000
,000
$ 0,00
2,000
,00160799
4500,00
$ 7,24
60472
2352,900
1,00
19125
$ 19.125,
1243,79000
1,000000
7021,94
$ 7.021,94
70051
andamio tubular
da
,000000
,000
$ 0,00
,000
,000000
,000
$ 0,00
70082
herramienta
gl
,000000
,000
$ 0,00
,000
,000000
,000
TOTAL
$ 37.790,02
41
TOTAL
$ 0,00
$ 22.019,17
und
bulto
M3
M3
un
Lib
M3
und
bulto
M3
M3
un
Lib
M3
42
Anlisis de unitarios
Obra: torres de Barcelona
Material
und
Valor
Cemento
Arena
Triturado
Tabla
Puntilla
M o zapatas
Total
bul
M3
M3
un
lib
M3
$ 17.200
$35.000
$52.000
$8.000
$1.950
$83.200
Valor ejecutado
$124.700
$19.775
$44.850
$6.000
$877,5
$83.200
$279.402,5
Cabe anotar que las herramientas informticas solo nos brindan la informacin,
pero el anlisis de los resultados compete al analista, quin hace uso de estos
elementos, procesa, examina la informacin y plantea alternativas de solucin.
43
un d
bulto
M3
M3
un
Lib
M3
Cuadro 2.7. Comparativo a.p.u presupuestado vs a.p.u ejecutado de una actividad poco
controlada
Anlisis de unitarios
Obra: torres de Barcelona
tem :concreto vigas cimentacin
Material
und
Valor
Cantidad
Valor
presupuestada
presupuesto
Cemento
bul
$ 17.200
7
$120.400
Arena
M3
$35.000
0,56
$19.600
Triturado
M3
$52.000
0,86
$44.720
Tabla
un
$8.000
1
$8.000
Puntilla
lib
$1.950
1
$1.950
M o zapatas
M3
$83.200
1
$83.200
Total
$277.870
Unidad : m3
Cantidad
ejecutado
9
0,65
0,9
1,5
0,9
1
Valor ejecutado
$154.800
$22.750
$46.800
$12.000
$1.755
$83.200
$321.305
44
concreto zapatas
concreto
vigas
cimentacin
UND
M3
M3
CANTIDAD
EJECUTADA
20
10
VALOR
UNITARIO
PRESUPUESTO
$276.795
$277.870
VALOR
UNITARIO
EJECUTADO
SOBRECO STO
%
SOBRECO STO
$279.402,
$321.305
$2.607
$43.435
0.94%
15,63%
ANALISIS DE
CAUSA
N.A
No se ha hecho
control de los
materiales
entregados para
esta activ idad.
Acciones correctivas
Hacer seguimiento a la autorizacin de entrega de materiales para no despachar ms material del que debe
entregarse para cada actividad, se autoriza la entrega de mayor cantidad solo con un desperdicio del 3%; si
se excede este limite el material debe ser autorizado por la direccin de obra, justificando cada caso uno a
uno. Si no se justifica el desperdicio ese material ser descontado al contratista por no hacer buen uso del
material entregado por la empresa.
Es importante que el proceso no solo quede en el anlisis sino que tal y como se
indica en el cuadro anterior se planteen alternativas de solucin en aras de mitigar
o eliminar las causas de los sobrecostos y constituir una base para el
fortalecimiento de proyectos futuros a travs de la implementacin de lecciones
aprendidas.
45
con lo que esto significa: pagar acarreos, precios mayores (ya que al comprar
pequeas cantidades no se obtienen los mismos descuentos que al comprar
grandes volmenes), retrasos en obra y sobrecostos por mano de obra inactiva.
Ver cuadro 2.9.
46
Material
Cemento
Arena
Triturado
Tabla
puntilla
Ladrillo h-10
Acero 6000 psi
Alambre negro
1.000
750
47
250
o la
Los puntos crticos a revisar en el caso de los materiales son los siguientes:
Los anlisis de precios unitarios deben estar bien elaborados, con los
rendimientos reales, lo cual nos permite hacer un control real y ms detallado
de cada actividad presupuestada y ejecutada.
Revisar que los planos y especificaciones tcnicas estn completos, que sean
los definitivos y que tengan un muy buen nivel de precisin.
Hacer una lista de chequeo que nos colabore y nos permita dejar una
trazabilidad del proceso de control de materiales.
51
Cuadro 3.1. Lista de chequeo propuesta como soporte de la administracin de los materiales
de construccin
Lista de chequeo de control de materiales
fecha
Actividad.
si
No
Planos completos y definitivos
Especificaciones tcnicas definitivas y
completas
Programacin de obra definitiva
Revisin de apu
Programacin de compras
rdenes de compra
Entradas de almacn
Facturas.
Remisiones.
Revisin rdenes de compra
Revisin de entradas de almacn
Autorizacin semanal de salidas de almacn
por item
Salidas de almacn por item
Revisin de obra ejecutada
Consumo terico material
Consumo real de material
Comparativo entre material programado y
material comprado
Comparativo entre material gastado y
material comprado
Informe peridico
Anlisis de causas
Acciones correctivas
Reviso.
obra
52
Observacin
CONCLUSIONES
53
54
55
RECOMENDACIONES
56
57
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
58