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PROFESOR GUA:
JAIME CONTESSE MARROQUIN
MIEMBROS DE LA COMISIN:
OSCAR BARROS VERA
EZEQUIEL MUOZ KRSULOVIC
HECTOR MORALES BECERRA
SANTIAGO DE CHILE
2015
RESUMEN EJECUTIVO
El presente trabajo corresponde al estudio de la Gestin del Outsourcing de Compras
de la empresa Ariba-Quadrem, actualmente empresa SAP.
Esta empresa es una plataforma de negocios que conecta globalmente a las compaas
con sus proveedores y contratistas, a travs de procesos y tecnologas, que buscan mejorar
la eficiencia, los costos y la transparencia de la cadena de abastecimiento.
La problemtica que aborda esta tesis se refiere a que la actual operatoria basada en
esta plataforma electrnica no es un apoyo completo a las necesidades de integracin de la
compaa con sus clientes, principal estrategia de la organizacin. El sistema de la empresa,
ms bien, son aplicaciones puntuales que resuelven problemas especficos, sin una
integracin entre ellas, que facilite el proceso de negocio.
Para abordar esta situacin, se realiz un exhaustivo anlisis de procesos de la
organizacin, utilizando la metodologa de Patrones del Profesor Oscar Barros; y una
investigacin de las tecnologas existentes en el mercado que puedan resolverla.
De lo anterior, se determin que, dada la estrategia de la organizacin, en cuanto a
lograr ser solucin integral para las necesidades de sus clientes, a travs de sus procesos de
negocio, obligatoriamente se necesita tener coordinados sistemas y personas. Esto se logra
con la integracin de un BPMS (Business Process Management System) a la plataforma
tecnolgica actual. Este sistema es un conjunto de componentes (motor de workflow,
administrador de roles y usuarios, manejo de documentos, administrador de reglas de
negocio, entre lo ms destacado) que permite administrar un proceso de negocio y lograr
coordinacin entre los usuarios.
Finalmente, se puede expresar que de este estudio, surgen varias conclusiones, que
detallarn en su captulo correspondiente. Estas se centraron en el BPMS, dada su adecuada
estrategia y filosofa de abordar los procesos de negocio, en particular como resuelve la
problemtica en cuestin (gestin de outsourcing de compras). Apoyando la labor de los
compradores mediante el ofrecimiento de informacin elaborada, y la de los lderes de
cuenta, facilitndoles elementos para controlar la gestin, tales como tiempos de ejecucin
de tareas y estado del proceso. Adems, esta tecnologa ofrece complementos no cubiertos
por las funcionalidades actuales de la plataforma, como conexin entre sistemas. Todo lo
anterior, se traduce en beneficios para la organizacin en cuanto a disminucin de costos de
procesamiento de cada posicin de los pedidos de los clientes, y tambin del costo de
adjudicacin a proveedores, dado por necesitar menos horas para procesar la informacin.
AGRADECIMIENTOS
Tabla de Contenido
Introduccin .................................................................................................................................. 5
Contexto ........................................................................................................................................ 6
La Organizacin ............................................................................................................................. 7
El Proyecto................................................................................................................................... 11
Planteamiento Estratgico de la Organizacin.............................................................................. 15
Modelo de Negocios de la Organizacin ....................................................................................... 20
Marco Conceptual ....................................................................................................................... 22
Marco Metodolgico ................................................................................................................... 34
Arquitectura de Macroprocesos (Situacin Actual)....................................................................... 36
Diseo y Arquitectura de Sistemas ............................................................................................... 47
Modelo de Datos asociado al Diseo ............................................................................................ 63
Diagramas de Casos de Uso y Diagramas de Secuencia ................................................................ 64
Diagrama de Paquetes ................................................................................................................. 71
Diagrama de Clases ...................................................................................................................... 72
Prototipo y sus aportes a la Gestin ............................................................................................. 76
Gestin del Cambio ...................................................................................................................... 89
Evaluacin de Impacto Econmico ............................................................................................... 95
Conclusiones...............................................................................................................................103
Bibliografa .................................................................................................................................106
Anexo: Simulacin ......................................................................................................................107
Introduccin
La temtica que abarca este estudio es la relativa a la gestin del outsourcing de
compras, aspecto muy en boga actualmente, y apoyado fuertemente por tecnologa de
informacin.
La importancia de la materia en estudio est dada por las tendencias actuales de
mercados integrados, donde, a diferencia de dcadas pasadas, clientes y proveedores deben
estar conectados en la cadena a fin de satisfacer los requerimientos del mercado en forma
oportuna, con una calidad ptima y con el mejor precio.
El outsourcing, en general, no es algo nuevo, y en general es una prctica habitual, no
slo en esta rea en particular, sino en diversas reas de una organizacin moderna. Lo
anterior, a fin que la empresa se preocupe de su core, es decir, despliegue todos sus
recursos en esto, y libere a los ejecutivos de labores rutinarias, dejando que una empresa
especialista lo pudiese hacer de mejor manera.
Este outsourcing en particular, es un servicio integral de la labor de compras, que no
slo es encargarse de comprar, sino todo lo relacionado a ella, como por ejemplo,
construccin de bases tcnicas, y monitoreo del proceso, desde la recepcin del
requerimiento hasta la entrega de la mercadera.
El estudio de esta gestin es fundamental, en este caso, para la organizacin en
cuestin, dado que es uno de los principales servicios, y est soportado por su plataforma
de comercio electrnico.
Contexto
La necesidad de integracin entre clientes y proveedores a fin de satisfacer las
necesidades del mercado da origen a este mercado de soluciones tecnolgicas de
Outsourcing de la Gestin Compras.
Los clientes buscan el expertise de estas empresas que les pueden ofrecer las
mejores prcticas, y conectarlos con los proveedores, consiguiendo una gestin de compras
ptima en cuanto a tiempos, calidad y precio, centrando finalmente sus esfuerzos en su
core.
Por otro lado, a los proveedores se les hace atractivo integrarse a la plataforma de
compras, a fin de estar en una comunidad que llega a muchos clientes, y se les hace ms
eficiente su labor y la gestin de entrega a clientes.
En forma ms especfica, este mercado ofrece:
Una red de suministros inteligente, ofreciendo la llegada a una gran
comunidad de clientes, con presencia global, con catlogos de compradores,
manejo de rdenes de compra y soporte a la logstica. Entre los resultados
directos se tiene baja de costos de ordenamiento, disminucin de leadtime y
un 90% de eliminacin de errores administrativos.
Acelerar los ciclos de pago y bajar los costos de operacin, logrando mejor
manejo de los flujos de caja tanto para proveedor como cliente.
Una gran performance en el abastecimiento, clave para una eficiente gestin
de produccin, estando integrada a la red del proveedor, en uno slo canal y
globalmente.
Un servicio profesional basado en excelencia operacional, evitando
frustracin en los clientes y prdidas de tiempo y dinero.
La Organizacin
La organizacin en cuestin es Ariba-Quadrem, recientemente comprada por SAP.
Ariba Inc. es un proveedor lder en soluciones colaborativas de negocios. Esta
empresa surge en U.S.A. hace 16 aos de una conversacin entre colegas respecto al dinero
y tiempo perdido al comprar productos y servicios, especialmente en un proceso basado en
forma intensiva en papeles. De aqu que la idea fue crear una solucin con una interfaz
amigable para el cliente, integrada con el sistema financiero de la empresa, ofreciendo una
buena oportunidad para los proveedores, que funcionara sobre Internet y cambiara
radicalmente los modelos de negocio. Combina tecnologa de punta del mercado con una
comunidad mundial de negocios basada en la web, para ayudar a las empresas a colaborar
en una red global de socios. Ofrece una nube (servicios disponibles "en la nube de Internet")
llamada Ariba Commerce, que permite a las empresas de todos los tamaos comprar,
gestionar y vender ms eficiente y eficaz. Es la comunidad ms grande donde ms de
500.000 empresas de todo el mundo utilizan esta nube, varias de ellas en el Fortune 500.
Entre los servicios ofrece comprar y vender productos y servicios, procesar rdenes de
compra y pagos, y manejar una completa gama de otras colaboraciones de comercio, tales
como descubrimiento de nuevas oportunidades de negocio, negociacin de contratos, y
fortalecimiento de capital de trabajo.
Quadrem, empresa europea con oficinas en todos los continentes, que fue absorbido
por Ariba, es una plataforma de negocios que conecta globalmente a las compaas con sus
proveedores y contratistas, a travs de procesos y tecnologas, que buscan mejorar la
eficiencia, los costos y la transparencia de la cadena de abastecimiento. A travs de un
conjunto de servicios y mediante un equipo de profesionales experimentados, la compaa
presta servicios a empresas en industrias tan variadas como minera, petrleo y gas, forestal,
elctrica, de consumo masivo, entre otras. La organizacin ofrece un servicio integral a sus
clientes, los que cubren mbitos como el soporte electrnico de las transacciones de
negocios, el manejo de contenidos, integracin con procesos financieros, estrategias de
abastecimiento y gestin de proveedores.
El trabajo se centrar en la sede chilena.
El organigrama de la empresa, con sede en Chile, que se presenta a continuacin, con
sus distintas Gerencias, nos ayuda a entender an ms su orientacin:
Servicios de Compras
Servicios de Activacin
Servicios de Licitaciones
Servicios de Apoyo en Abastecimiento
Servicio de Compras
Este corresponde al ofrecimiento a los clientes de hacerse cargo de la gestin de
compras, a travs de la recepcin de requerimientos, el procesamiento de los mismos,
la publicacin de su RFQ correspondiente en la plataforma QMarket, la recepcin de
ofertas y su posterior calificacin y seleccin. Entre las gestiones de compra ofrecidas
se encuentran:
Servicio de Activacin
Este corresponde al seguimiento de la RFQ, desde su publicacin en la plataforma,
controlando los estados durante este proceso, y haciendo seguimiento de la entrega.
Algunas modalidades de este servicio:
Activacin de RFQ
Activacin de rdenes de Compra
Activacin de Materiales Nacionales
Activacin de Materiales Importados
Servicio de Licitaciones
Este corresponde al ofrecimiento a los clientes del servicio de elaboracin de las bases
de licitacin ya sea para un insumo o servicio requerido, aportando la experiencia de la
organizacin en este tipo de proceso, desde el punto de vista comercial y tcnico.
Algunas modalidades de este servicio:
Servicio de Apoyo
Este corresponde al ofrecimiento de todos aquellos servicios anexos y asociados a las
compras y licitaciones, que son indispensables para una operacin efectiva y eficiente.
Algunas modalidades de este servicio:
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El Proyecto
Tal como se indic, precedentemente, el proyecto se realizar en la Gerencia de
Outsourcing de Quadrem Chile, asociado a los servicios de Compras y Activacin. Este
estudio busca las mejoras y apoyos centrados en estos dos servicios, a fin de lograr
monitoreo sobre las actividades, mejoras en tiempos y uso efectivo y eficiente de recursos.
La eleccin del mbito en Compras y Activacin se debe a su importancia y a la
ligazn de estos dos, donde el segundo servicio apoya al primero.
Algunos de los hitos ms relevantes, relacionados con el servicio de Compras y que
grafican su importancia, tanto por cantidad como por monto en dinero, que sealan el
tamao del negocio, son:
Estos dos servicios, operando efectivamente, donde los clientes se sienten plenamente
apoyados en labores no directas del negocio, posiciona a la empresa en estudio, en una
estrategia de integracin con el cliente, aspecto buscado por la organizacin y que se
detallar en captulo posterior.
Previa a la descripcin de estos servicios, se explica el funcionamiento general y su
terminologa, asociada a este negocio, a fin de entenderlo en forma adecuada.
Los Lderes de Cuenta (encargados de un grupo de clientes), recepcionan los
requerimientos de compra formalizados en una solicitud de pedido (SOLPE) con un detalle
(posiciones de la SOLPE), luego los asignan a los Compradores, personal de la
organizacin. Estos los agrupan, le asignan una RFQ (request for quotation, o su traduccin
al espaol, solicitud de oferta), y lo publican en la plataforma tecnolgica de la empresa,
llamada QMarket (subasta electrnica), a la cual acuden los proveedores para realizar sus
ofertas.
El sistema le entrega a los Compradores, un resultado con las ofertas vinculadas a cada
RFQ. Se le solicita al cliente su aprobacin por la opcin seleccionada, para luego emitir
las rdenes de compra a los proveedores seleccionados.
Finalmente, se gestiona la entrega de la mercadera en las bodegas del cliente. Lo
relativo al servicio de Activacin, es el seguimiento de la RFQ hasta su entrega. El detalle
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COMPRAS
Este servicio se grafica con el siguiente esquema, donde se presentan las principales
actividades. Por un lado, est la interaccin entre Proveedores y Compradores, que provee
la plataforma QMarket; y por otro lado, las etapas del proceso (Preparacin, Licitacin y
Evaluacin/Adjudicacin). El proceso inicia con la actividad de Publicacin de Bases
terminando con el Informe de Evaluacin, que determinar la Adjudicacin.
ACTIVACIN
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Principales Actividades:
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Planteamiento Estratgico de la
Organizacin
En un ambiente globalizado y altamente competitivo, como lo enfrentan las empresas,
se hace necesario que posean ventajas sustentables en el tiempo. Esto es, dominar un
mercado o una industria durante un periodo sostenido en el tiempo. Tal ventaja puede
obtenerse por efectividad operacional o con posicionamiento competitivo.
La efectividad operacional se define como desarrollar actividades (o procesos)
similares a la competencia pero de mejor manera. La efectividad operacional se basa en
utilizar las mejores prcticas conocidas para las actividades del proceso.
El posicionamiento competitivo consiste en desarrollar actividades diferentes que la
competencia o desarrollar actividades del mismo tipo pero de manera diferente o
innovadora. A diferencia de la efectividad operacional, el nfasis est en el conjunto de
actividades, vale decir es un enfoque sistmico [1].
Al intentar conseguir una combinacin nica de actividades, hay varias ideas de
posicionamiento que se pueden utilizar. En particular, estrategia del mejor producto,
solucin integral para el cliente, y lock-in sistmico, que se presenta en el modelo Delta de
Hax [2]. La estrategia de mejor producto busca el liderazgo en el mercado con la mejor
familia de productos. La solucin integral al cliente persigue insertarse en la cadena de
valor del cliente, tomando actividades de tal cadena que se puedan ejecutar a menor costo
por parte de la empresa oferente y desarrollando soluciones de alto valor que cuiden al
cliente e incrementen su dependencia. Por ltimo, el lock-in sistmico trata de crear
condiciones que hagan muy caro y casi imposible que un cliente pueda prescindir de los
servicios de una empresa (lock-in), por medio de crear una empresa extendida que incluya a
todos los clientes y los complementadores (estos son los que entregan productos o servicios
que incrementan el valor de los productos del oferente).
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La compaa con su plataforma electrnica de negocios que conecta a los clientes con
sus proveedores y contratistas, presenta un claro posicionamiento en integracin con el
cliente.
La idea es que a travs del proyecto, logrando monitoreo de servicios, mejoras de
tiempos, y asignacin efectiva y eficiente de recursos, pueda situar a la organizacin en la
estrategia de Solucin Integral al Cliente. Con la arquitectura tecnolgica actual, basada en
QMarket y en planillas electrnicas aisladas, no se puede lograr lo anterior. Requiere de
introduccin de mejoras, que coordine el trabajo y controle a los actores.
En el siguiente esquema (modelo Delta asociado a este estudio), se muestra la posicin
actual de la organizacin y hacia donde quiere llegar:
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Aprendizaje y Desarrollo
Procesos Internos
Cliente
Financiera
Que desde sus distintos niveles apalancan la estrategia. Se procede a explicar cmo el
proyecto aporta a la estrategia organizacional, desde un punto de vista bottom-up,
impulsando la mejora para llegar hasta el nivel Financiera, incrementando los ingresos
(los elementos destacados en el esquema son los que se van a trabajar o mejorar):
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A travs de:
Marco Conceptual
El marco conceptual de esta Tesis lo baso en:
1. Teora de Coordinacin
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Y este ciclo de coordinacin necesita ciertas destrezas como las que se muestran a
continuacin:
Y estas destrezas son las que se aprovechan y se ven potenciadas con los conceptos de
Ejecucin de Procesos que comenzamos a resear.
2. Ejecucin de Procesos
Los procesos de negocios forman parte de la disciplina BPM (Business Process
Management), la cual define un marco de trabajo para el diseo, implementacin y
optimizacin de los procesos que forman parte de las organizaciones.
La disciplina BPM define 5 pasos que deben realizar las organizaciones para
consolidar y gestionar sus procesos, siendo estos.
I.
Disear: Definir las actividades que forman parte de los procesos, como
tambin a los actores involucrados en su ejecucin.
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II.
III.
IV.
V.
La gestin de procesos BPM es una actividad cclica tal como se muestra en la siguiente
figura:
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resultados surgen ideas para optimizarlo, las que nutren la ingeniera de negocios,
generando cambios, principalmente, en la arquitectura.
Este mismo ciclo es la base de trabajo de este estudio.
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Pero, adems, los proyectos TI, a travs del enfoque del BPMS, permite abordarlos
con un mtodo nuevo, en cuanto a converger procesos con servicios, creando un ambiente
TI armnico y colaborativo en la organizacin, e incluso apoyado por los DataWarehouse,
que rescatarn y proveern de informacin para la gestin, tal como se aprecia en los
siguientes esquemas.
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3. Datawarehouse
A continuacin, se presentan los Data Warehouse, que como se explic, son los que
finalmente, podrn hacer uso del cmulo de informacin que arroja el BPMS en operacin
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Por otro lado, tal como se rese en lneas anteriores, la utilidad es diversa, pero en
particular, para los BPMS, dado que se pueden integrar con ellos, y tiene relacin con el
manejo de la informacin que va quedando a disposicin.
De todas formas, se resea a continuacin su utilidad y sus objetivos, en forma ms
genrica, en los siguientes esquemas:
En relacin a los BPMS respecto a este aspecto, los DW pueden extraer informacin de las
innumerables corridas que van quedando almacenadas, y entregar informacin elaborada de
los requerimientos ingresados (SOLPE), como por ejemplo cruce de informacin entre las
POS_SOLPE y los clientes.
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Marco Metodolgico
El desarrollo del proyecto se llev a cabo segn la metodologa Ingeniera de
Negocios propuesta por Barros (Barros O. 2009), que busca guiar a las organizaciones en el
diseo, construccin e implementacin de sus procesos.
Los pasos a seguir segn la metodologa son los siguientes:
Planteamiento Estratgico: Es el punto de partida, consiste en un planteamiento claro
acerca de cmo se concibe la organizacin, y cmo sta debiera estructurase para competir
con xito. A este nivel se aplica la teora de estrategia de Hax (Hax, 2010) para identificar
el tipo de estrategia que debiera seguir la organizacin.
Definicin del Modelo de Negocio: Corresponde a definir cmo se prestarn los servicios
a los clientes, de manera consistente con los objetivos estratgicos. A este nivel se aplica la
teora de modelo de negocios de Johnson (Johnson, Christensen, & Kagermann, 2008).
Diseo de la Arquitectura de Procesos: A partir del planteamiento estratgico y el
modelo de negocio, se crea una estructura formal de procesos denominada arquitectura, la
cual determina las operaciones que debiera realizar la organizacin.
Diseo de los Procesos de Negocio: Consiste en detallar todos los niveles de la
arquitectura de procesos, para lo cual se utiliza el estndar de notacin de procesos de
negocios BPMN.
Diseo de las Aplicaciones TI de apoyo a los Procesos: Consiste en disear la
arquitectura del sistema tecnolgico que apoyar a los procesos de la organizacin, para lo
cual se utiliza la metodologa de especificacin de requerimientos de software UML
(Unified Modeling Language).
Construccin e Implementacin: En esta etapa se construye la aplicacin tecnolgica de
apoyo, y se realiza la implementacin del sistema, aspecto que est sujeto a la factibilidad
tcnica y de recursos con que cuente la organizacin.
En el siguiente esquema se muestra la interrelacin entre los distintos pasos, sus input y
teoras de apoyo:
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Arquitectura
de
(Situacin Actual)
Macroprocesos
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Se destacan en color azul los flujos relevantes y que estn dentro del mbito del estudio
e interaccin entre piscinas y flujos internos en la Cadena de Valor entre los tres procesos
del mbito. En general para todos los esquemas que siguen, se mantiene la convencin de
no borrar lo restante para mantener la visin de la macro, y quedan sin color ya sea porque
o no son aplicables o son irrelevantes.
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Del esquema anterior, se puede apreciar la interaccin con Clientes, donde stos
plantean requerimientos de licitacin, y reciben como respuestas, luego del proceso de
licitacin, adjudicaciones asociadas a Proveedores, y por otro lado, una vez entregados los
productos, reciben solicitudes de VB Factura.
Los Proveedores realizan ofertas segn las licitaciones publicadas, y reciben la orden
de compra correspondiente, si es que son adjudicados.
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Planes
Informacin
Macro 3
Mercado
Nuevas Capacidades
Marketing y
Anlisis de
Mercado
Macro 2
instrucciones
Informacin
Mercado
Administracin Relacin
con Proveedores
(Macro 1)
Atencin
Clientes
Adjudicaciones
requerimientos
Cliente
requerimientos
Cliente
Adjudicaciones
Procesamiento
Requerimientos
Administracin Relacin
con Proveedores
(Macro 1)
Requerimientos
para anlisis
Requerimientos procesado
Cambios
de Estado
Estado cliente
y requerimientos
Estado cliente,
disponibilidad
producto o servicio
Mantencin
de Estado
(Macro 1)
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Mantencin
de Estado
(Macro 1)
Atencin
Requerimientos
Procesamiento
Requerimiento
requerimientos
Atencin
Adjudicaciones
Atencin al
Cliente
adjudicaciones
acciones correctivas
adjudicaciones
PostVenta
Cliente
Estado clientes
Monitoreo
Cambio Estado
Mantencin
Estado
Mantencin Estado
info de control
Esta Relacin tiene como mbito la captura del requerimiento (SOLPE y sus
POS_SOLPEs) enviadas por el cliente, la asignacin por parte del Lder de Cuenta al
Comprador respectivo, y finalmente el procesamiento por parte de ste de las SOLPEs
asignadas. El detalle de cada uno de estos subprocesos se presentar en el captulo de
diseo.
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Planes de Venta
Adjudicaciones
Macro 3
ofertas
Administracin Relacin
con Cliente
(Macro 1)
Cambio estado
especificaciones
Especificar
productos
Programa de
Compras
Proveedores
Precisar
requerimientos
productos
Gestin de
Produccin y Entrega
(Macro 1)
Cambio estado
requerimientos
Administracin Relacin
con Cliente
(Macro 1)
Cambio estado
proveedores y
programas de compra
Requerimiento
procesado
Ordenes de
Compras
Estado
especificaciones
y nuevos productos
Ordenes de Compra
Programar compras y
decidir proveedor
Estado
requerimientos,
plan de ventas,
inventarios,
consumos,
proyectos y rdenes
de compra
Proveedores
Seguimiento
ordenes de
compra
Estado proveedores,
ordenes de compra y
requerimientos
Estado programa
de compra y ordenes
a proveedores
Mantencin
de Estado
(Macro 1)
Cambio estado
orden de compra
Mantencin
de Estado
(Macro 1)
El mbito para Relacin con Proveedor est dado por Programar Compras, y
Seguimiento Ordenes de Compra. Los dems procesos no aplican dada la operatoria del
outsourcing.
Programar Compras (que tiene una descomposicin, que se presenta ms abajo) recibe
los requerimientos procesados por parte de Relacin con el Cliente, los cuales son
transformados en una Licitacin, a la cual ofertan Proveedores, y como salida entrega
Ordenes de Compra a Proveedores adjudicados y a Seguimiento para su tracking; adems
entrega el programa de compra a Gestin Entrega, y le informa las adjudicaciones a
Relacin con el Cliente.
La descomposicin Programar Compras se presenta a continuacin:
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Requerimiento
procesado
Adm Relacin
con el Cliente
Administracin
Requerimiento
(Licitaciones)
Proveedores
Programas de compra
ofertas
Explorar Oferta
Ordenes de Compra
Gestin Produccin
y Entrega
Monitoreo
Proveedores
Negociar
ofertas
vlidas
adjudicaciones
Relacin con
Cliente
Decidir
Proveedor y
Programa de
Compra
Ordenes de
compras
Mantencin Estado
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Planes
Ideas de cambio
producto y procesos
productivos
Macro 3
Nuevos Productos
y Servicios
Macro 2
Necesidades de
Rec. Habilitadores
Macro 2
Venta y Atencin
al Cliente
(Administracin
Relacin Cliente)
Implementacin
Nuevos Productos y
Servicios
Mensaje requerimientos
producto y/o servicios
Macro 4
Requerimientos
de Insumos
Instrucciones
Cliente
Planificacin y
Control
Produccin
Administracin Relacin
con Proveedores
(Macro 1)
Administracin Relacin
con Proveedores
(Macro 1)
Plan de
Produccin
programas de compras
Gestin Entrega
Productos y Servicios
Produccin y Entrega
Bien o Servicio
(Macro 1)
Disponibilidad de
productos y/o servicios
Solic VB Factura
Mantencin
de Estado
(Macro 1)
Mantencin
de Estado
(Macro 1)
Cliente
El mbito corresponde slo a Gestin Entrega, dado que para este proceso no aplican
las otras actividades relativas a la produccin.
Se presenta a continuacin el nivel de BPMN. Tal como se explic, se realiza a travs
del contexto, destacando lo atingente a esta Relacin.
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El mbito de este trabajo tambin incluye monitoreo a nivel de la entrega de tems, el cual
no se hace formalmente, slo est el registro anterior. El diseo tratar esta problemtica.
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La eficiencia en el trabajo
Control sobre la atencin al cliente
Actual
Propuesto
S.
S. Mejorado al implementar
workflow
Lock-in Sistmico
NO
NO
SI
Se mantiene
Descentralizad
a y organizada
Estructura Interna:
por rubro y
centralizada o descentralizada cliente
Se mantiene
Descentralizad
a a cargo de
Toma de Decisiones:
Lderes de
centralizada o descentralizada Cuenta
Se mantiene
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Anticipacin
Variables de Diseo
Actual
Propuesto
S, a travs
Monitoreo del Proceso desde de planillas
la peticin hasta la emisin de excel
S, mejorado, incorporando monitoreo
la OC
compartidas estructurado y apoyo de workflow
S, a travs
de planilla
Excel
S, mejorado, incorporando monitoreo
compartida estructurado y apoyo de workflow
S, a partir
de una
estimacin
Inteligencia en la Compra
(sugerencia al cliente)
No
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Coordinacin
Variables de Diseo
Actual
Propuesto
Reglas
Existen,
asociadas a la
ejecucin de
las labores del
mbito
Se mantienen
Jerarqua
Existen
lderes de
cuenta que
poseen
jerarqua
sobre los
Compradores Se mantiene
Colaboracin
Existe con
clientes y
proveedores
Particin
Existe por
Tipo de
cuenta
Se mantiene
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Prcticas de Trabajo
Variables de Diseo
Actual
Propuesto
S, en forma
precaria con
planillas Excel
NO
Lgica de apoyo a
actividades tcitas
Procedimientos de
Existe con clientes
comunicacin e integracin y proveedores
Se mantiene
Actual
Propuesto
Proceso Aislado
NO. Es un proceso
transversal (desde
el requerimiento
del cliente hasta la
entrega del
producto)
NO
S (integrados
Relacin con
Cliente, Relacin
Todos o la mayor parte de un con Proveedortes y Se mejora integracin por ayuda
Macroproceso
Gestin Entrega) del workflow
2 o ms Macro que
interactan
NO. Slo
Macroproceso
Cadena del Valor. NO
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Actual
Propuesto
Datos Propios
NO
S. Existe
integracin con
datos de clientes y
proveedores.
Se mantiene
Particin
Se mantiene
52
Pero antes de mostrar el detalle dados los 3 mbitos (Relacin con Cliente, Relacin con
Proveedor y Gestin Entrega), vale pena como un modo de gua del ltimo nivel de la
arquitectura (diagramas BPMN), recordar el contexto, el cual muestra los grandes
subprocesos del sistema a disear:
A fin de ir ligando el proceso con los datos, a medida que se presenten los distintos
modelamientos, se destacarn las principales entidades (dato central de un proceso
determinado), que en su conjunto constituirn el modelo de datos.
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El BPMN anterior refleja la captura del requerimiento del Cliente, la cual, se disea
con la flexibilidad de las dos formas de captura, un ingreso manual y un ingreso automtico
(llegada de correo con la SOLPE). Tambin se incluye una validacin automtica. El
resultado de la validacin implica un rechazo (requerimiento no vlido), aceptacin
(requerimiento correcto y completo) o se enva a completar (requerimiento correcto pero
incompleto).
La entidad relevante corresponde a la SOLPE, POS_SOLPE y Cliente, que capturan el
requerimiento del solicitante.
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Este diseo apoya el trabajo incorporando una tarea automtica que recupera las
POS_SOLPE (posiciones de SOLPE) no procesadas, luego las agrupa y las asigna de
acuerdo a regla de negocio (dueo del cliente y complejidad del insumo), las presenta al
Lder de Cuenta, quien valida y puede, eventualmente reasignar.
Aqu tenemos un primer aporte de inteligencia de negocios, donde la asignacin que
se indicaba se apoya en una cierta lgica inteligente:
-
Elegir aquel con mejor nota por cumplimiento (30%) y mayor experiencia en la
compra del insumo (70%) sujeto a:
55
56
Este diseo facilita la labor incorporando una tarea que agrupa automticamente las
POS_SOLPE (por rubro y cliente), las presenta al Comprador, quien las puede reagrupar,
para finalmente procesar cada grupo, entrando a un subproceso, que genera el nexo con las
otras 2 Relaciones (Relacin con Proveedor, y Gestin Entrega), detalle a explicar en las
prximas lneas. La ventaja de este diseo que es integral, y no se pierde la visibilidad del
flujo del requerimiento del cliente.
Por otro lado, el mbito de diseo tambin incluye la implementacin del monitoreo
para esta Relacin, el cual se realizar va la estructura que facilita la Macro de Monitoreo,
que ofrece la descomposicin de Atencin Clientes. Cabe sealar, que este diseo es lo
suficientemente estndar, y dada lo forma de controlar que se plantea, servir para los 3
focos de monitoreo (procesamiento de requerimiento, gestin del proveedor, y gestin de la
entrega). A continuacin, se presenta la macro de monitoreo (no se presenta
descomposicin a nivel de BPMN, dado que son actividades nicas que se ejecutan va la
consulta (reportes) a la base de datos:
Informacin Control
cambio estado desempeo
Relacin Clientes
(Procesam Requerim)
Evaluar
Desempeo
Acciones correctivas
Relacin Proveedores
(Decisin Proveedor)
Monitoreo
conclusiones
desempeo
Estado
Tomar
Acciones
Correctivas
Cambio Estado acciones
a Mantencin
Estado
de Mantencin Estado
57
Este diseo presenta una actividad automtica que genera una propuesta de compra
para el cliente, la cual es validada por el Lder de Cuenta, antes de enviarla en
consideracin, para una vez aprobada la sugerencia generar las SOLPEs que alimentan al
sistema:
58
Este diseo procesa cada grupo, define parmetros de licitacin, publica en QMarket,
con respectivo subproceso de Gestin de Consultas por lo licitado (mientras est abierta la
licitacin), adjudica mediante el subproceso de Adjudicacin y Emisin de la Orden de
Compra, y hace la entrega mediante el subproceso Gestin Entrega. El aporte del diseo
viene dado por la incorporacin a l de todas las situaciones asociadas a la licitacin y la
interaccin con el proveedor, manejando la sincrona de tiempos, entre la apertura y el
cierre de la licitacin. Se presentan a continuacin los diagramas de los subprocesos
vinculados a la Relacin con el Proveedor.
El primer conjunto de diagramas corresponde al subproceso de Gestin Consultas. Este
diseo captura automticamente las consultas desde QMarket, las presenta al Comprador,
para luego procesarlas una a una, dndole respuesta y subindolas a QMarket, de paso
capturando la informacin asociada.
59
De estos diagramas, surge la entidad Consulta, que debe estar asociada al Grupo en
particular que se est licitando.
60
De los diagramas de proceso surgen 2 entidades, Proveedor el cual oferta por el Grupo
en cuestin, y Orden de Compra vinculada al Proveedor adjudicado.
Gestin Entrega:
61
62
63
Diagramas de Casos
Diagramas de Secuencia
de
Uso
Sw de integracin
<<include>>
BPMS
DW
64
Webservice
Sistema Externo
<<include>>
BPMS
El esquema anterior es vlido para las distintas interacciones que tiene el BPMS con
otros sistemas. Recordando, los sistemas externos son:
SAP/Sistema Cliente
SAP/Sistema Proveedor
QMarket
Supply Centre
65
Captura de requerimiento
66
67
WS Publica en QMarket
68
WS Generacin Propuesta
WS Recupera Consultas
69
WS Publica Respuestas
Gestin Entrega
Este mbito no tiene vinculacin con webservices, est slo apoyado por el BPMS. Por
tanto, no corresponde presentar ningn diagrama de secuencia extra.
70
Diagrama de Paquetes
En concordancia con todo lo planteado en cuanto a apoyo computacional, para los 3
mbitos (Relacin con Cliente, Relacin con Proveedor y Gestin Entrega) se presenta el
diagrama de paquetes:
WSs
Supply Centre
DW
BPMS's
SAP
QMarket
Tal como se explic el workflow (BPMS), a construir para los distintos procesos,
controla la ejecucin.
El BPMS interacta va webservice con SAP (u otro sistema) para recuperar
requerimiento del cliente, con Supply Centre para enviar comunicacin a proveedores, y
con QMarket para rescatar los datos de la licitacin.
Los distintos webservices son los presentados en el captulo anterior, y que se
relacionan con el BPMS para proporcionarle informacin o para hacer uso para
publicacin.
La presencia del Data Warehouse es slo para dejar presente la extensin posible de
este trabajo, al tener la posibilidad de integrar el BPMS con l.
71
Diagrama de Clases
Se presentan a continuacin los distintos diagramas de clases, de acuerdo a los
diseos presentados anteriormente.
Se muestran, a fin ordenar esta secuencia, siguiendo el diagrama de Contexto,
presentado anteriormente.
Captura Requerimiento:
BPMS
+Formulario IngresarManual SOLPE
Formulario IngresarManual SOLPE
+NumeroSOLPE
+NumeroPOS_SOLPE
+DescripcionCorta
+FechaCarga
+Ingreso()
+Modificacion()
Asignacin Requerimiento:
BPMS
+Formulario Validar Asignacin
Formulario Validar Asignacin
+NumeroSOLPE
+URGENCIA SOLPE
+NombreCliente
+DescripcionCorta
+CantidadSolicitada
+NombreUnidad
+NombreCategoria
+Grupo
+Comprador
+Ingreso()
+Modificacion()
72
Procesar Requerimiento:
BPMS
Formulario Reagrupar
+Formulario Reagrupar
+Clase de acceso al BPMS Procesar Grupo
+Cantidad_Solicitada
+Descripcion_Corta
+Grupos_POS_SOLPE
+UrgenciaSOLPE
+NombreCliente
+Ingreso()
+Modificacion()
BPMS Procesar Grupo
Est vinculado al BPMS Procesar Grupo, que activa 3 BPMS (Adjudicar y Emitir OC,
Gestin Consultas y Gestin Entrega). Los 2 primeros son atingentes a esta relacin.
WS Generar Propuesta Adjudicacion
+RFQ
+RUT Proveedor
+Nombre Proveedor
+NumeGrupo POS_SOLPE
+Oferta
+RecuperarDatos()
WS Publicar en QMarket
+Grupo POS_SOLPE
+RFQ
+RUT Cliente
+Nombre Cliente
+Fecha Cierre Licitacin
+Descripcion Grupo
+FechaLicitacion
+FechaCierreLicitacion
+Cliente_Enrolado
+Cliente_GestionEntrega
+ClienteEmisionOC
+ClienteVB
+Nombre_Cliente
+Cantidad_Solicitada
+DescripcionCorta
+Recuperar Datos()
+Ingresar()
+Modificar()
73
Gestin Consultas:
Formulario Despliega Consultas
+NumeroConsulta
+FechaConsulta
+MotivoConsulta
+Ingresar()
+Modificar()
+NumeroConsulta
+FechaConsulta
+MotivoConsulta
+RFQ
BPMS Gestin Consultas
+RecuperarDatos()
+NumeroConsulta
+FechaConsulta
+MotivoConsulta
+Respuesta
+Ingresar()
+Modificar()
+Numero Consulta
+Respuesta
+Fecha Respuesta
+RFQ
+Recuperar Datos()
+Invocar()
+DescripcionGrupo
+CodigoProveedor
+NombreProveedor
+Total
+NumeroPOS_SOLPE
+NumeroSOLPE
+DescripcionCorta
+Cantidad_Solicitada
+Precio
+TotalDetalle
+CodigoProveedor
+NombreProveedor
+AceptacionOferta
+EstadoGrupoPOS_SOLPE
+CantidadOC
+Ingreso()
+Modificacin()
+Ingreso()
+Modificacion()
BPMS Adjudicar y Emitir OC
+Formulario Validar Propuesta
+Formulario Documentar Respuesta Cliente
+Clase de acceso al BPMS ProcesarOC
+Invocar()
Formulario Ingreso OC
+FechaOC
+NumeroOC
+Proveedor
+Cliente
+Monto
+Descripcion
+NumeroPOS_SOLPE
+NumeroSOLPE
+DescripcionCorta
+CantidadSolicitada
BPMS ProcesarOC
+Clase de acceso al Formulario Ingreso OC
+Clase de acceso al WS Envio por Supply Centre
+Ingreso()
+Modificacion()
74
+Numero OC
+Fecha OC
+Grupo POS_SOLPE
+Numero SOLPE
+Numero POS_SOLPE
+Precio
+RUT Proveedor
+Nombre Proveedor
+RecuperaDatos()
+Ingreso()
+Modificacin()
+Ingreso()
+Modificacin()
75
76
77
2. Asignacin Requerimiento
Una vez capturados los distintos requerimientos, el sistema le ofrece el Lder de
Cuenta una agrupacin y una asignacin automtica de las distintas POS_SOLPES no
procesadas. Lo anterior de acuerdo a una lgica de negocio que agrupa considerando tanto
el dueo del cliente como la especialidad que posee el Comprador, el cual deber
finalmente procesar cada grupo. El aporte aqu es esta lgica, la cual asegura una correcta
agrupacin, adems de bajar los tiempos de proceso.
78
3. Procesar Requerimiento
Esta parte de la aplicacin, es donde el Comprador, recibe las POS_SOLPES
asignadas por su Lder de Cuenta, las revisa, y eventualmente puede reagrupar. El aporte de
esta parte de la aplicacin es la flexibilidad del sistema para reagrupar si es que su expertise
lo considera necesario, aspecto que en muchas ocasiones no es considerado cuando se
disea, y termina complicando el trabajo del usuario.
79
80
81
82
83
84
Esta parte de la aplicacin tambin incluye la gestin de las rdenes de compra, que
se presenta a continuacin.
El procesamiento de las rdenes de compra permite ingresar cada orden de compra
del grupo, para luego de acuerdo a la vinculacin contractual del proveedor, enviarla o no
por Supply Centre (sistema de integracin con proveedores con contrato con la
organizacin). El aporte al negocio viene dado por la automatizacin de la generacin de la
orden de compra, en base a lo que se requiera particionar en varias rdenes.
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86
87
88
Cambios Tcnicos: cambios que tienen que ver con la tecnologa de apoyo al
trabajo, como por ejemplo, pasar de trabajo manual a trabajo apoyado por un
computador. Un caso tpico, es la transicin desde tarjetas a un software para
controlar el stock. En relacin a este estudio, corresponde a:
1. Cambio de interfaz de trabajo para los usuarios (Gerente, lder de Cuenta,
Comprador), en este caso paso de planillas excel al BPMS. Dado el nivel
computacional de los profesionales en esta organizacin, la utilizacin de
este workflow, muy intuitivo por lo dems, ser realizada sin mayores
problemas.
2. Integracin de sistema de la empresa con SAP u otro sistema que posean los
clientes. Esta integracin es factible dado dos aspectos: primero, SAP acaba
adquirir esta organizacin, y segundo, Bizagi tiene conectores de
integracin.
3. Integracin de sistema de la empresa con SAP u otro sistema que posean los
proveedores. Idem explicacin anterior.
89
Por otro lado, vinculado a lo anterior, se hace preciso sealar las distintas
dimensiones existentes, para gestionar adecuadamente el cambio necesitado, y estas son:
Organizacin y Estructura
Comunicaciones y Conversaciones
90
Actor
IQP
Gerente Servicio
Preocupaciones(P): controlar
los mrgenes
Intereses(I): estratgicos
91
Actor
IQP
SubGerente Servicios
Quiebres(Q): Estabilizar el
servicio
Una
oportunidad
para
controlar el trabajo segn:
Preocupaciones(P): controlar
los Compradores y mantener
estabilidad
del
recurso
humano
Intereses(I): operacionales
los avances en la
resolucin de los
requerimientos
generacin de
Reportes
-determinar
los
apoyos
necesitados y a evitar
recargas de trabajo
92
93
Conversacin
Relevancia
Estructura(responsable)
Prctica
Estratgica
Directrices
Reunin
para
objetivos
Difusin
Riesgos-Quiebres
Evitar Fracaso
Inicial
definir
Jefe de Proyecto
Reuniones
peridicas
anlisis
de
Aprendizaje
Uso y entendimiento
Jefe de Proyecto
Capacitaciones
soporte
Seguimiento
Estado de Avance
Jefe de Proyecto
Reuniones
semanales control
avance
94
Descripcin de Alternativas
Aplicacin web (intranet) customizada 100% para la empresa.
Se utilizan software libre (open-source) y ciertos componentes de poco costo.
La solucin es flexible en el sentido que se puede desarrollar lo que el cliente desee,
pero es necesario entender el cdigo fuente que est detrs.
El cdigo fuente le pertenece al cliente final.
BPMS
Se ocupa sistema workflow como base de la solucin complementando los sistemas actuales
de la empresa. Los traspasos de informacin de los sistemas existentes al nuevo (y viceversa)
se realizan de forma manual o automtica.
El sistema se programa modelando el proceso de negocio por lo que entrega alta flexibilidad
a quin conoce la herramienta.
CRM
95
Desarrollo
Medida
la
BPMS
CRM
Aplicacin Base
Desarrollo .NET
BizAgi
MS Dynamics CRM
Base de Datos
MySQL
MS SQL Server
MS SQL Server
Calidad Reportes
Bueno (limitado)
Excelente (flexible)
Excelente (flexible)
Integracin QMarket
Opcional
Opcional
Opcional
Integracin Contabilidad
Opcional
Opcional
Opcional
Soporte Operacional
Regular
Bueno
Bueno
Dependencia Proveedor
Regular
Bueno
Bueno
200 300
500 1.000
2.500 5.000+
Riesgo
Mediano
Bajo
Alto
96
Seleccin de Alternativa
97
Como todo proyecto, existen factores de riesgo que condicionan el xito o fracaso de la
implementacin de ste en la organizacin. Para el caso de este proyecto, podemos citar:
La nueva forma de trabajo desde una operatoria a travs de planillas Excel individuales
hacia un sistema colaborativo de ejecucin de procesos apoyado por un motor de workflow
como lo es Bizagi, es todo un desafo, y es clave su funcionamiento para el xito del
proyecto. En este nuevo escenario los ejecutores debern hacer su trabajo a travs del
workflow, e ir interactuando con otros entes tanto dentro como fuera de la organizacin. Un
actor que no haga su labor, detendr el flujo.
Cada actor del proceso, junto con ejecutar su labor, y procesar su tarea, deber alimentar
correctamente al sistema, a fin que la base de datos, ya sea la del motor de workflow o una
base de datos externa, que recibir esta data, contenga correcta y oportuna informacin para
los tomadores de decisiones, quienes accedern a ella a travs de consultas. A fin de
precisar lo anterior, la Gerencia consultar ciertos datos asociados a un cierto requerimiento
de compra de un cliente, por ejemplo, RFQ u Orden de Compra asociado. Y si esto es mal
ingresado u omitido en algn caso, no podr satisfacerse la peticin de informacin.
Estos 3 son factores crticos de xito, pero ms all de su importancia y su criticidad para el
sistema, no son aspectos insalvables, dado que la actual tecnologa facilita bastante estas
tareas, y no son temas desconocidos. Facilitado gracias a que un porcentaje mayoritario de
los clientes posee sistemas integrables, adems de la existencia de restricciones a los
proveedores que quieran participar en estos negocios.
98
Se presenta a continuacin la evaluacin del proyecto, indicando los diferentes tem que la
componen:
Inversin
Costos Anuales
4.500 M$ (licencias-soporte)
8.750 M$ (20 horas de capacitacin en el workflow para cada Comprador,
considerando un nmero total de 100 personas, slo por 1er ao)
350 M$ (80 horas anuales de tiempo de dedicacin de Comprador, slo por
el 1er ao, para comunicar y capacitar a cliente en nueva forma de operar)
2.600 M$ (240 horas anuales de dedicacin de Gerente Servicio, slo por 1er
ao, para labores de apoyo)
Mejor servicio al cliente, dado los beneficios del nuevo sistema, principalmente
agilidad del mismo
Nota Proveedor
Informacin ms elaborada
El flujo de caja queda segn lo siguiente, considerando que los ingresos son
progresivos, es decir, se logran la mitad de ellos el primer ao, y se estabilizan a partir del
segundo ao en el valor proyectado:
Ao 0
Ingresos
Costos
Depreciacin
(amortizacin
intangible)
Utilidad antes de impuesto
Impto. 1a categora
Utilidad despus de impto.
Depreciacin Legal
Flujo Caja Operacional
Inversin
Valor Residual de Activos
Flujo Caja Privado
caso
Ao 1
50.000
16.200
Ao 2
95.594
4.500
Ao 3
95.594
4.500
14.133
19.667
3.933
15.734
14.133
29.867
14.133
76.961
15.392
61.569
14.133
75.702
14.133
76.961
15.392
61.569
14.133
75.702
75.702
42.400
118.102
activo
0
0
0
42.400
-42.400
Notas:
-valores en M$
100
29.867
1
29.867
12%
128.678
114%
2
75.702
3
118.102
M$
0
0
0
42.400
-42.400
Ao 1
50.000
7.450
Ao 2
50.000
4.500
Ao 3
50.000
4.500
14.133
28.417
5.683
22.734
14.133
36.867
14.133
31.367
6.273
25.094
14.133
39.227
14.133
31.367
6.273
25.094
14.133
39.227
39.227
42.400
81.627
36.867
101
0
-42.400
VPN
TIR
1
36.867
12%
79.888
89%
2
39.227
3
81.627
M$
Claramente, se desprende que aunque los beneficios disminuyeran a la mitad, sigue siendo
un muy buen proyecto.
Por otro lado, otra forma de sensibilizar, es considerar adicionalmente a los menores
beneficios esperados sumarle que el valor residual fuese cero del activo intangible
(inversin en software), es decir, no sigue prestando el uso necesario, y por tanto el flujo de
caja queda en:
Ao 0
Ingresos
Costos
Depreciacin
(amortizacin
intangible)
Utilidad antes de impuesto
Impto. 1a categora
Utilidad despus de impto.
Depreciacin Legal
Flujo Caja Operacional
Inversin
Valor Residual de Activos
Flujo Caja Privado
caso
Ao 1
50.000
16.200
Ao 2
50.000
4.500
Ao 3
50.000
4.500
14.133
19.667
3.933
15.734
14.133
29.867
14.133
31.367
6.273
25.094
14.133
39.227
14.133
31.367
6.273
25.094
14.133
39.227
39.227
0
39.227
activo
0
0
0
42.400
-42.400
29.867
1
29.867
12%
43.459
62%
2
39.227
3
39.227
M$
102
Conclusiones
Una vez finalizado todo el desarrollo de este estudio, se puede expresar que surgen
varias conclusiones. Estas se centrarn en la solucin adoptada, es decir el BPMS, dada su
adecuada estrategia y filosofa de abordar los procesos de negocio, en particular como
resuelve la problemtica en cuestin, no solo desde el punto de vista tecnolgico sino
tambin de las definiciones de negocio de cada actividad (herramienta incorpora mejores
prcticas). Adems, de no ser cualquier solucin sino la manera de gestionar los flujos de
trabajo, segn lo que resulta de la investigacin.
En primer lugar, el BPMS es una herramienta muy til para sistematizar y ordenar
el proceso, que obliga a definir muy bien cada actividad (labor a realizar, rol y usuario a
llevarla a cabo, y formulario asociado, con todos los datos necesarios). Esto no da lugar a
ambigedades a indefiniciones de procedimiento, si es que el usuario cambia, pero el rol es
el mismo. En forma precisa, se logra definir adecuadamente cada actividad del Comprador,
y los pasos a seguir en cada etapa del proceso, como por ejemplo, queda sin ambigedades
la mecnica de agrupacin de POS_SOLPES y su posterior adjudicacin a proveedores. As
como tambin el proceso de seguimiento de la entrega que incluye confirmar la fecha de
entrega y la entrega misma, a realizar por el Activador.
En segundo aspecto, es un sistema que permite coordinar y monitorear personas y
sistemas, aspecto no cubierto por la actual plataforma. En este caso, el Lder de Cuenta
tiene a su disposicin diversas herramientas y estadsticas para controlar a sus
Compradores, tanto en avances de un caso en particular, como en tiempos empleados para
procesarlos.
Un tercer aspecto, tambin relevante, es que esta herramienta permite la integracin
con sistemas ya existentes y con otros por agregar, con protocolo estndar y abierto. Para el
caso de la organizacin en estudio, como tambin es muy dado para muchas otras
empresas, la integracin con otras aplicaciones (en este caso, QMarket), y con actores
relevantes (clientes y proveedores) es factible dado los conectores disponibles.
Un cuarto aspecto, provee mejora de tiempos de ciclo, asignacin efectiva y
eficiente de los recursos, lo que se traduce en beneficios para la organizacin en cuanto a
disminucin de costos y mayor productividad de sus empleados por la utilizacin de esta
tecnologa. En particular, baja los tiempos de procesamiento de los grupos de
POS_SOLPES, requiriendo menos personal para procesarlos. O visto de otro punto de vista
aumenta la capacidad de operacin, permitiendo a futuro atender nuevas demandas.
103
105
Bibliografa
[1] Oscar Barros, Ingeniera de Negocios, Diseo Integrado de Negocios, Procesos y
Aplicaciones TI, Segunda Parte, v. 5.0, U. de Chile, 2011
[2] Hax A., C. y D. L. Wilde II, The Delta Proyect, Palgrave, 2001
[3] Johnson, M. W., C.M. Christensen y H. Kageman, Reinventing your Business Model,
Harvard Business Review, Dic. 2008
[4] Manual Online de Bizagi (www.bizagi.com)
106
Anexo: Simulacin
En esta seccin intentamos emular el comportamiento del sistema a travs de la
simulacin del mismo. Se evaluar numricamente el comportamiento del sistema en
diversas condiciones.
Esta simulacin fue efectuada hacia los inicios del estudio de este proyecto, por lo
cual es una primera aproximacin del contraste entre el funcionamiento actual y el
vinculado al nuevo sistema, y ser obviamente actualizada a medida que se profundiza en el
desarrollo del prototipo.
La simulacin es una herramienta que apoya el diseo/rediseo de procesos de
negocio.
Permite evaluar el desempeo de los procesos, identificar problemas y analizar
posibles mejoras sin la necesidad de implementar en el mundo real mi modelo de negocio
propuesto.
Objetivos de simulacin
Captura de datos
Anlisis de resultados
Objetivo de la Simulacin:
El objetivo de la simulacin para el caso en que nos convoca es estudiar la
factibilidad del proceso conjunto de Procesamiento del requerimiento y Decisin del
proveedor (es un subconjunto relevante del proceso y aproxima la operatoria) en
trminos de los tiempos de operacin de las actividades y la dotacin de personal.
107
Captura de Datos
Los datos que se conocen del sistema son:
o 1000 requerimientos al mes recibe cada Lder de Cuenta, quien toma el
requerimiento enviado por el cliente, lo procesa y lo analiza.
o Cada Lder de Cuenta tiene a su cargo 4 Compradores, a quienes una vez
procesado el requerimiento, les asigna el mismo para que ejecuten la labor
de llevar a cabo el proceso de licitacin (fuera de mbito del diseo y
simulacin), reciban las ofertas, generen Cuadros Comparativos y los
analicen.
o El Lder de Cuenta demora un tiempo total de 10 minutos para procesar y
analizar cada requerimiento que recibe
o Cada Comprador procesa 12 requerimientos al da
o Jornada de 8 horas al da
Procesam.
Requerim.
Simulacion
Anlisis
Reqerim.
Inicio
108
Genera Cuadro
Comparativo
Anlisis
Cuadro
Comparativo
Anlisis de Resultados
109
Escenario Moderado
Escenario Optimista