Conciliacin bancaria

La conciliacin bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los

valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente,
con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.
Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de
los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques,
consignaciones, notas debito, notas crdito, anulacin de cheques y
consignaciones, etc.
La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo
llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa),
hace en su cuenta.
Mensualmente, el banco enva a la empresa un extracto en el que se muestran
todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al ltimo da del
respectivo mes.
Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la
empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las
diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden.
El proceso de verificacin y confrontacin, es el que conocemos como conciliacin
bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los
movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en
el extracto bancario para determinar cual es la causa de la diferencia.
Entre las causas ms comunes que conllevan a que los valores de los libros
auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos:
- Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario
delcheque.
- Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las
ha abonado a la cuenta de la empresa.

- Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no

ha registrado en su auxiliar.
- Notas crdito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que sta aun
no las ha registrado en sus auxiliares.
- Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro
auxiliar.
- Errores del banco al liquidar determinados conceptos.
Para realizar la conciliacin, lo ms cmodo y seguro, es iniciar tomando como
base o punto de partida, el saldo presente en el extracto bancario, pues es
el que oficialmente emite el banco, el cual contiene los movimientos y estado de la
cuenta, valores que pueden ser ms confiables que los que tiene la empresa.
En este orden de ideas, la estructura de la conciliacin bancaria podra ser:
Saldo del extracto bancario:

XXX

(-) Cheques pendientes de cobro:

XXX

(-) Notas crdito no registradas

XXX

(+) Consignaciones pendientes

XXX

(+) Notas debito no registradas

XXX

() Errores en el auxiliar

XXX

= Saldo en libros.

XXX

Recordemos que en este caso, las notas debito significan una erogacin para
la empresa, puesto que una nota debito significa un ingreso para quien la emite,
que en este caso es el banco, quien bien la puede emitir por el cobro de la cuota
de manejo de la cuenta, por la chequera, etc.

Las notas crdito significan un ingreso para la empresa, puesto que una nota
crdito significa un egreso para quien la emite, es decir el banco, el cual la puede
emitir por pago de intereses, por ejemplo.
En el caso de los errores, se restan los que disminuyen en los auxiliares, y se
suman aquellos que suman en los auxiliares, de esta forma, partiendo del saldo
del extracto, se llega al saldo que figura en el auxiliar.
Una ves identificados los conceptos y valores que causan la diferencia, se procede
a realizar los respectivos ajustes, con el objetivo de corregir las inconsistencias y
los errores encontrados.
En le eventualidad que el error sea del banco (algo que no es comn), se debe
hacer la respectiva reclamacin, y si se trata de un valor considerable, entonces se
debe proceder a contabilizar esta reclamacin que es un derecho a favor de la
empresa, y como tal se debe contabilizar.
La conciliacin no busca que ningn momento legalizar los errores; la
conciliacin bancaria es un mecanismo que permite identificar las diferencias y sus
causas, para luego proceder a realizar los respectivos ajustes y correcciones.

Al hacer el cierre contable el saldo del libro

bancos debe quedar igual al de los extractos?
Cierre contable
El cierre contable es el proceso consistente en cerrar o cancelar las cuentas de
resultados y llevar su resultado a las cuentas de balance respectivas.
Al finalizar un periodo contable, se debe proceder a cerrar las cuentas de resultado
para determinar el resultado econmico del ejercicio o del periodo que bien puede
ser una prdida o una utilidad.

Recordemos que las cuentas de resultados son las cuentas de ingresos,

gastos, costos de venta y costos de produccin y las de balance son el activo,
pasivo y patrimonio.
El resultado final de la cancelacin de las cuentas de resultados, se debe llevar a la
respectiva cuenta de patrimonio. Si el resultado es una prdida se disminuir el
patrimonio, y caso contrario, si el resultado es utilidad, la cuenta de patrimonio se
incrementar.
No sobra recordar que la utilidad surge cuando los ingresos superan los costos y
gastos, y la prdida cuando los costos y gastos superan los ingresos.
Antes de proceder a cancelar las cuentas de resultado, se debe proceder a realizar
los ajustes y conciliaciones del caso.
Entre los ajustes ms importantes que se deben hacer est la depreciacin de los
activos fijos, la amortizacin de los activos intangibles y diferidos, la provisin de
cartera y los ajustes necesarios en los inventarios.
[Consulte: Depreciacin, Mtodos de depreciacin,Provisin de cartera,
y Amortizacin de activos intangibles]
Es importante tambin la conciliacin de las cuentas bancarias lo que le permitir
realizar los ajustes necesarios a dichas cuentas.
Las reclasificaciones de las cuentas es un proceso importante que se debe llevar a
cabo, principalmente en la cuentas de bancos, clientes, proveedores, y en
cualquier otra cuenta que resulte con un saldo en rojo o negativo. Un ejemplo
clsico de las reclasificaciones es cuando la cuenta de bancos arroja un saldo en
rojo, caso en el cual se debe reclasificar como una cuenta de pasivo.
Otro aspecto importante que no se debe olvidar es la realizacin de los ajustes
necesarios a los diferentes activos para reconocer su valorizacin o
desvalorizacin, tal como lo establecen nuestros principios de contabilidad.
Al hacer el cierre contable es muy importante tener presente aspectos como el de
los impuestos y los resultados financieros esperados por los socios.

Esto conlleva implcitamente a la existencia de una planeacin con el objetivo de

conseguir el mejor resultado posible segn los objetivos que se quieran lograr.
La depreciacin, la provisin de cartera, los mtodos de valuacin de inventarios,
las polticas de clientes, proveedores y de inventarios, son elementos que permiten
variar los resultados finales, por lo que se deben analizar detenidamente para
decidir cual es el procedimiento ms adecuado para la consecucin de los objetivos
trazados.
Aspectos como por ejemplo, el tratamiento que se le da a las adiciones o mejoras
de los activos fijos, pueden tener incidencia en el valor patrimonial de los activos
que se declaren, por lo que no se deben dejar de lado.
La realizacin de una correcta planeacin de polticas contables permite que la
empresa, adems de mostrar una situacin econmica y financiera real, que pueda
tambin incidir sobre la carga tributaria que se debe asumir y sobre la estabilidad
econmica, en especial de la disponibilidad de capital de trabajo.
La definicin de las polticas y procedimientos contables no es una tarea que se
deba hacer al momento del cierre contable, sino al inicio del periodo, puesto que
algunas medidas, sino todas, para que surtan efectos deben ser aplicadas desde el
principio y durante todo el tiempo.
Al momento del cierre se deben tener en cuenta elementos y variables que afecten
el periodo siguiente, de suerte que la planeacin debe ser constante, y para nada
improvisada.
Se debe tener especial cuidado en no abusar de las figurar contables con el
objetivo de incidir en los resultados finales. stas deben enmarcarse dentro de una
poltica de prudencia que no comprometa para nada ni la situacin econmica ni
financiera de la empresa y no conlleva a la empresa a tener problemas de carcter
legal.
Es importante que al momento de fijar las polticas contables, as como se le
brinda importancia a la parte impositiva, se le brinde la misma o mayor
importancia a la parte econmica de la empresa, algo que se suele descuidar en

especial en las medianas y pequeas empresas, que son precisamente las que mas
lo necesitan.

Nos consulta un lector si al hacer el cierre contable el saldo del libro bancos debe
coincidir con el saldo de los extractos bancarios.
La respuesta corta es que no.
Por supuesto que lo ideal para todos sera que los saldos del auxiliar de bancos
coincidieran con el saldo de los extractos bancarios, ya que de suceder, nos
evitamos un proceso que suele ser engorroso llamado conciliacin bancaria.
No es obligacin que el saldo del auxiliar de bancos y el extracto sea igual, y de
existir diferencia, que es la norma general, habr que averiguar las razones que
causan esa diferencia, y para ello es la conciliacin bancaria.
La conciliacin bancaria no tiene como objetivo hacer coincidir los saldos de bancos
y los extractos. Su objetivo es identificar con claridad que ha generado la
diferencia, pero no pretende anular las diferencias.
Por ejemplo, si la empresa ha girado un cheque para pagar a un proveedor y eso
proveedor no lo ha cobrado, el saldo del libro auxiliar de bancos ser inferior al
saldo del extracto, ya que el extracto no contiene el valor del cheque puesto que
no ha sido cobrado, pero ello no significa que la empresa deba hacer un ajuste a
su contabilidad, ya que esta refleja la realidad econmica: el pago del pago de la
deuda con el giro del cheque. En este supuesto tanto la contabilidad como el
extracto bancario reflejan su realidad, por tanto no hay que modificar ni uno ni
otro, pues ninguno est errado.
Para efectos de control, la empresa s debe conocer la causa de las diferencias. La
contabilidad se modificar slo si el valor del saldo del extracto lleva a la empresa
a detectar un error en su contabilidad, pero ser una consecuencia de su propio
error u omisin y no una obligacin derivada de un valor diferente del extracto
bancario.

Notas dbito y crdito

Las notas debito y crdito son documentos o comprobantes que las empresas
hacen para realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por el
cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor de la respectivo
cuenta.
Nota debito: Es un comprobante que una empresa enva a su cliente, en la que
se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o
valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa
el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturacin,
inters por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el
incremento del saldo de una cuenta.
Nota crdito: Es el comprobante que una empresa enva a su cliente a su cliente,
con el objeto de informar la acreditacin en su cuenta un valor determinado, por el
concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota
crdito pueden ser por: avera de productos vendidos, rebajas o disminucin de
precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la
facturacin. La nota crdito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.
Desde el punto de vista de la empresa, la nota debito significa un ingreso para
sta, y la nota crdito significa una erogacin.
Por ejemplo, si se le cobran intereses a un cliente por incurrir en mora en el pago
de sus obligaciones, la empresa emite una nota debito por el valor de los
intereses, intereses que son un ingreso financiero para la empresa. En este caso,
para el cliente la nota debito se convierte en un egreso puesto que con ella se le
esta causando un cobro de intereses.
Caso contrario, si por error, al cliente se le cobr por las mercancas que se le
vendieron, un valor mayor al real, la empresa emite una nota crdito mediante la
cual disminuye la deuda del cliente por el valor cobrado en exceso. Esta nota
crdito es una erogacin para la empresa puesto que se debe disminuir el valor
que inicialmente se registr como venta. Desde el punto de vista del cliente, como

su obligacin se disminuye con la nota crdito, sta se convierte en un ingreso en

la medida en que disminuye el valor de las mercancas que adquiri inicialmente a
un mayor valor.
En la Conciliacin bancaria, es comn confundirse con el concepto de la nota
debito y crdito, puesto que el banco enva a al empresa propietaria de una cuenta
de ahorros o corriente, una nota debito y la confundimos como un ingreso para la
empresa, pero en realidad lo que el banco ha hecho con esa nota debito es
disminuir el saldo de la cuenta bancaria por conceptos como la cuota de manejo,
que es un ingreso para el banco (Recordemos que la nota debito es un ingreso slo
para quien la emite, para el que la recibe es un egreso).
En el caso de las cuentas bancarias, la nota crdito que emite el banco, s es un
ingreso para la empresa, puesto que con sta el banco ha consignado en la cuenta
valores como por ejemplo los intereses ganados por el dinero depositado en la
cuenta. (Caso contrario a la nota debito, la nota crdito es un egreso para quien la
emite y un ingreso para quien la recibe).

Reclasificacin de cuentas
La reclasificacin de las cuentas es otro tema que hace parte de los conceptos
bsicos de contabilidad y que algunos usuarios nos han solicitado abordarlo.
La reclasificacin de una cuenta consiste en que el saldo de la cuenta a reclasificar,
debe ser trasladado a otra cuenta, de forma tal que la presentacin de los estados
financieros y la informacin contable sea lo ms adecuada posible.
La necesidad de reclasificar una cuenta por lo general surge cuando el saldo de
dicha cuenta es contrario al de su naturaleza. Ejemplo: las cuentas del activo son
de naturaleza debito, luego, si al finalizar el periodo queda alguna cuenta con saldo
crdito, pues habr que reclasificarla ya que no se puede presentar as.
Un ejemplo clsico de la reclasificacin de las cuentas, es cuando la cuenta de
bancos presenta un saldo rojo, es decir un saldo crdito. Como no es nada
presentable un informa con una cuenta de bancos en rojo, hay que proceder a su
reclasificacin.
Si la cuenta de bancos est en rojo, significa que sacamos del banco ms plata de
la que tenamos, lo que quiere decir que se ha presentado un sobregiro, de modo
que le estamos debiendo plata al banco, por tanto hay que reconocer un pasivo
financiero.

Supongamos que tenemos la cuenta de bancos con un saldo de -1.000.000. La

reclasificacin sera as:
Cuenta

Debito

1110

1.000.000

Crdito

2105

1.000.000

Se ha debitado la cuenta de bancos debido a que tena un saldo crdito, y se ha

acreditado la cuenta de obligaciones financieras puesto que se debe reconocer la
deuda que se tiene con el banco al haber sobregirado la cuenta.
Otra cuenta que en ocasiones requiere ser reclasificada, es la cuenta de clientes,
situacin que se presenta cuando un cliente paga ms de lo que debe, dando
lugar a un saldo a favor del cliente, lo que se convierte en un pasivo para la
empresa, por consiguiente hay que reclasificarlo como tal.
Al realizar el cierre contable, hay que proceder a verificar el saldo de cada cuenta,
para as proceder a realizar los ajustes contables pertinentes, y de ser necesario,
reclasificar las cuentas a que haya lugar.

Presentacin de sobregiros bancarios en los

estados financieros
Respecto al manejo de los saldos en las cuentas corrientes, en muchas ocasiones
cuando la empresa gira cheques para el pago de proveedores, el dinero no alcanza
para cubrir dicho pago por lo que el Banco realiza el pago del cheque pero se
genera un sobregiro en la cuenta corriente.
Estos casos suceden cuando por ejemplo la empresa gira cheques al final del mes
para el pago de proveedores por $160.000.000 pero en la cuenta corriente hay
un saldo de $158.000.000, y no se realiza ninguna transferencia a la cuenta o
ninguna consignacin, por lo que el banco al realizar el pago del cheque queda un
sobregiro en la cuenta corriente de $2.000.000.
El registro contable de esta operacin o el pago de proveedores queda de la
siguiente manera en la empresa:
Debito

Proveedores

Crdito

Bancos

160.000.000
160.000.000

En el momento de realizar el comprobante de egreso en el paquete contable no

hay ningn inconveniente con la anterior contabilizacin ya que se est debitando

la cuenta proveedores causada anteriormente y realizando el respectivo pago de la

cuenta bancos; pero, cuando se analiza el saldo de la cuenta de bancos en el
paquete contable vemos el saldo en rojo o con saldo de -$2.000.000 y como la
cuenta de bancos es de carcter debito, en esta ocasin debido al pago de los
cheques y la falta de fondos en la cuenta su saldo quedar con saldo crdito.
Como el sobregiro bancario constituye un prstamo temporal de fondos por parte
del banco, dicho saldo deber ser reclasificado en una cuenta por pagar para
efectos de la presentacin de la informacin financiera al cierre del periodo
contable.
El registro contable de la reclasificacin quedara de la siguiente forma:
Debito

Bancos

Crdito

Sobregiros bancarios

2.000.000
2.000.000

As la cuenta de Bancos queda en (o) ceros para efectos de presentacin de saldos

en los estados financieros.