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Gua para la preparacin de informes

Asignatura Formulacin y Evaluacin de Proyectos

Preparado por Felipe Caselli B, acadmico Ingeniera Civil Ocenica.


ltima Actualizacin 07 de Agosto de 2014.

Gua para la preparacin de informes, COI 512 Formulacin y Evaluacin de Proyectos

Tabla de contenido
Introduccin......................................................................................................................... 3
Informes escritos................................................................................................................. 3
Diseo de pgina............................................................................................................. 4
Portada............................................................................................................................ 4
Fuente............................................................................................................................. 4
Figuras y tablas............................................................................................................... 4
Citas y referencias bibliogrficas.....................................................................................5
Presentacin oral................................................................................................................ 6
Algunas indicaciones.......................................................................................................6
Algunas recomendaciones...............................................................................................6
Contenido mnimo por etapa...............................................................................................7
Tabla de contenidos.........................................................................................................7
ndice de figuras e ndice de tablas..................................................................................7
Resumen ejecutivo.......................................................................................................... 7
Introduccin..................................................................................................................... 7
Marco terico y diagnstico de la situacin actual...........................................................7
Metodologa..................................................................................................................... 7
Presentacin y anlisis de resultados..............................................................................8
Conclusiones, discusiones y recomendaciones...............................................................8

Autor: FCB

Ult. Modificacin: 07-08-2014

Gua para la preparacin de informes, COI 512 Formulacin y Evaluacin de Proyectos

Introduccin
El presente documento tiene por objeto establecer elementos mnimos de estandarizacin
en los informes a ser presentados, tanto de forma oral como escrita, a lo largo del
desarrollo de la asignatura de Formulacin y Evaluacin de Proyectos de la carrera de
Ingeniera Civil Ocenica.
El estudiante encontrar elementos de estandarizacin relativo a formatos, los que se han
tomado principalmente del documento Gua para la confeccin del proyecto de ttulo de
la carrera, en consideracin a que es el formato que debern utilizar en la realizacin de
su informe final: la memoria del proyecto de ttulo. Sin embargo, cabe sealar, hay
algunas diferencias menores respecto de esa norma.
Cabe mencionar que en lo relativo a los aspectos de contenido de los informes, lo aqu
presentado corresponde a elementos mnimos y generales a ser incluidos, debido a que
en muchos casos depender de la naturaleza del proyecto particular el que definir los
ttulos en especfico que debern agregarse.

Informes escritos
Todo informe debe ser escrito en un computador (o en su efecto mquina de escribir), a
no ser que sea especificado lo contrario. Se considerar en toda evaluacin la prolijidad
en la presentacin del documento (limpieza y orden), siendo esto causal de rechazo en la
entrega de un informe (y por lo tanto la obtencin de la calificacin mnima).
Asimismo, se espera de los informes que tengan las siguientes cualidades:

Orden, todo trabajo debe ser ejecutado y estructurado en orden, en una secuencia
lgica y adecuada a las metas.
Coherencia, donde todas las ideas del documento estn vinculadas con el tema
central y se encuentran adecuadamente relacionadas entre s.
Cohesin, donde la estructura de las oraciones del texto es adecuada; estn bien
empleados los conectores y se aprecia una correcta puntuacin.
Estilo impersonal, es decir no incluir referencias al yo, al nosotros, o a mo y
nuestro.
Objetividad, hablar de las cosas tal como son, sin pasin, emocin ni exageracin.
Esto implica evitar incluir las apreciaciones personales sin justificacin
(relacionadas con el modo de sentir y no con la realidad).
Brevedad, es decir que tengan una corta extensin, usar capacidad de sntesis
para utilizar la menor cantidad de palabras para el desarrollo de una idea. Esto
evita generar confusin y el que el escrito sea cansador, aburrido y repetitivo.
Claridad, la que se obtiene mediante la seleccin adecuada de palabras y su
enlace correcto. El empleo de trminos con significado ambiguo o errneo dificulta
el entendimiento del texto en general. Cuando hay ambigedad, el autor no queda
satisfecho y hace aclaraciones, explica lo que quiso decir.

Autor: FCB

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Gua para la preparacin de informes, COI 512 Formulacin y Evaluacin de Proyectos

Precisin, debido a que lo redactado ser ledo por otras personas, por lo que los
datos incluidos deben ser tan precisos como sea posible (siempre indicando la
fuente de la que se obtuvieron).

Diseo de pgina

Las hojas del documento deben ser de color blanco, tamao carta.
El texto deber ubicarse a 3,5 cm del margen izquierdo de la hoja, 2,5 cm del
margen derecho y 3,0 cm de los mrgenes superior e inferior.
Los pies de pgina debern ubicarse 2,0 cm sobre el margen inferior de la hoja.
Las vietas superiores debern ubicarse 2,0 cm bajo el margen superior de la
hoja.
El nmero de la pgina se ubicar en la parte inferior derecha.
Interlineado mltiple de 1,15
Alineacin justificada.

Portada
Debe incluir:

Nombre del informe en Arial 26


La frase: Documento preparado para la asignatura de Formulacin y evaluacin de
proyectos, Sede (Valparaso o Santiago segn corresponda), en Arial 18
Nombre y apellidos de los integrantes del equipo de trabajo ordenados
alfabticamente por el apellido paterno, en Arial 11
Fecha de entrega del documento, en Arial 11.

Fuente

Todo el texto debe estar escrito en negro.


Cuerpo del documento: Arial tamao 11
Ttulo de primer orden (Ttulo 1) deben figurar en maysculas, con fuente Arial,
tamao 16, en negrita, y estar escritos a partir del margen izquierdo. Cada captulo
debe estar iniciado en una nueva pgina. Recuerde que para facilitar el orden del
documento es recomendable usar el salto de pgina para avanzar a la pgina
siguiente (se recomienda NO usar salto de lnea).
Los subttulos de los captulos de segundo rango deben figurar en maysculas,
con rtulo Arial, tamao 14, en negrita, y estar escritos a partir del margen
izquierdo, a continuacin de la seccin anterior.
Los subttulos de tercer rango deben figurar en maysculas, con rtulo Arial,
tamao 12, en negrita, y estar escritos a partir del margen izquierdo, a
continuacin de la seccin anterior.
Para destacar palabras utilice la negrita.

Para los ttulos se recomienda el uso de la herramienta de Estilos de MS Word, lo que le


permitir generar de forma automtica la tabla de contenidos.

Autor: FCB

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Figuras y tablas
Las Tablas debern respetar los mismos mrgenes del resto del texto, preferentemente
intercaladas, y se debern ubicar lo ms cerca posible de la pgina en que se citan
(DEBEN estar citadas en el texto). La Tablas se enumeran consecutivamente de acuerdo
al orden en que aparezcan en el texto. Las Tablas debern tener un ttulo corto auto
explicativo, ubicado sobre ellas con fuente Arial 8. Recuerde que MS Word cuenta con la
herramienta de referencias Insertar ttulo, la que automticamente asigna el nmero
correlativo a la tabla y puede incluir el nmero de captulo.
En las Figuras tambin se deber respetar los mismos mrgenes del texto, debern estar
preferentemente intercaladas y lo ms cerca posible de la pgina del texto en que se citan
(DEBEN estar citadas en el texto). Se enumeran en forma consecutiva e
independientemente de las tablas y se refieren como figuras, incluyen mapas, cuadros,
grficos, fotografas y dibujos. La Figuras deben tener un ttulo corto auto explicativo,
ubicado sobre ellas con fuente Arial 8. En las fotografas, debe indicarse escala o
aumento cuando as sea necesario. En cualquier caso la resolucin de las imgenes
debe ser apropiada para su correcta visualizacin, sin dejar espacio a errores en ella.
En ambos casos se deber especificar la fuente del elemento, incluso si es elaboracin
propia, la que debe ser indicada en la parte inferior del elemento, centrado, con letra Arial
8.
Ilustracin 1 Figura de ejemplo.

Fuente: Ms Office.

Autor: FCB

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Citas y referencias bibliogrficas


Debe utilizar un nico sistema de referencia para incluir las citas en su informe, se
recomienda el uso del estilo propuesto por la APA (American Psycological Association), el
cual establece bsicamente que las citas deben indicarse con el apellido del autor seguido
del ao de publicacin. Si los autores son dos se separan por el signo & y si son ms de
dos, se utiliza el apellido del primero seguido de et al (y otros en Latn). Si los mismos
autores tienen varios trabajos en el mismo ao, se indican con las letras a,b,c, etc.,
despus del ao. Por ejemplo, las citas se construyen de la siguiente forma:
Segn Riley & Chester (1971), Menzel (1974), Braun et al. (1996) y otros autores
(Capern 1986, Ibez 1990, Gonzlez et al. 1994a, 1994b)........
En el texto se pueden incluir referencias obtenidas de Internet pero de preferencia deben
citarse como comunicaciones personales a pie de pgina indicando su disponibilidad y
acceso en la red (direccin URL) y fecha de consulta (da, mes y ao).
"Resultados no publicados", "comunicacin personal" y trabajos presentados en reuniones
cientficas y publicados como resmenes deben evitarse en lo posible; pueden citarse en
el texto pero slo a pie de pgina, indicando autor (es), ao, nombre y lugar de la reunin
cientfica. Las notas al pie de pgina deben numerarse secuencialmente a lo largo del
manuscrito.
Para mayor detalle descargue un manual de estilo de internet.
Se le recuerda que MS Word incluye la herramienta de Referencia para Citas y
bibliografa, en la que puede agregar sus citas al documento de acuerdo a la plantilla que
tiene el editor de texto para tal fin. Esto le permitir generar de forma automtica la
Bibliografa al final del documento.

Presentacin oral
Para cada presentacin oral se recomienda el uso de material audiovisual, este le
ayudar a hacer ms dinmica su presentacin y le facilitar el transmitir su idea a la
audiencia. Por lo mismo, es necesario que cuide que este material sea un real aporte a
este proceso de transmisin y no se convierta en un distractor de la audiencia.

Algunas indicaciones

Autor: FCB

Cuide que los aspectos no verbales (expresin corporal: postura, mirada y gestos)
y paraverbales (volumen, entonacin y ritmo) sean adecuados a la situacin
comunicativa. Se recomienda ser dinmico en la forma de presentar.
Utilice lenguaje tcnico y formal, evite caer en modismos y por ningn motivo
utilice lenguaje soez.
Siempre incluya nmero de diapositiva, si hay preguntas le permitir a la
audiencia indicarle a UD cul es la diapositiva sobre la que qued alguna duda.
En general es buena seal que al trmino de una presentacin hayan preguntas,
quiere decir que la audiencia capt su mensaje. Que no hayan dudas suele
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significar que: 1) la audiencia no comprendi lo que usted quiso transmitir, o bien


2) que a la audiencia no le interesa lo que usted quiso transmitir; considerando
que usted quiere vender una idea (posteriormente un proyecto), cualquiera de
estos motivos es un indicador que NO logr su objetivo.
El material de apoyo debe tener una extensin adecuada, ser visible de distintos
ngulos, presentar la informacin de forma clara y no poseer faltas ortogrficas.

Algunas recomendaciones

Autor: FCB

Prefiera el uso de imgenes por sobre el texto, la audiencia querr leer lo que
usted le presente, si incluye demasiado texto puede suceder que se pierda la
atencin sobre usted para dedicarla a la lectura, que la audiencia se aburra de
leer y desvi su atencin hacia otros asuntos, que a usted le den ganas de leer
lo que est escrito. Cualquiera de las anteriores es una mala seal. Las
imgenes son fciles de recordar cuando la presentacin a terminado y usted
tendr mayor probabilidad de que se recuerde lo que dijo. Tambin debe tener
cuidado del tipo de imagen que incluye, tampoco quiere que la audiencia recuerde
la imagen pero no el mensaje.
Aydese con diagramas y ejemplos, esto es similar a lo anterior, le facilitar el
trasmitir la idea.
Si debe agregar texto, recuerde que MENOS es MS, use su capacidad de
sntesis.
Al igual que en los informes, es recomendable incluir las fuentes de los datos e
imgenes que est utilizando, le ayudar a proporcionar mayor peso a su
informe (si le preguntan una fuente DEBE saberla).

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Sobre los contenidos


De acuerdo a lo informado, cada proyecto tendr sus particularidades por lo que es
imposible definir exactamente qu ttulos deben incluir todos los informes. Sin embargo,
hay elementos que son transversales y deben estar presentes en todos los informes, as
como hay otros que tienden a repetirse. A continuacin se presente de forma general los
elementos que debiera tener un informe, no obstante sea pertinente agregar otros
elementos (u obviar alguno de los presentes) si la naturaleza del proyecto lo requiere.

Tabla de contenidos
Inmediatamente luego de la portada se debe presentar los ttulos de los captulos
presentes a lo largo del documento. Se debe incluir ttulos de hasta nivel 3.

ndice de figuras e ndice de tablas


Luego de la tabla de contenidos se debe presentar sendos ndices indicando los nombres
de las tablas y las figuras presentes a lo largo del documento.

Resumen ejecutivo
Ubicado luego de los ndices de tablas y figuras, es un compendio conciso del informe
presentado (NO de un informe futuro o relacionado). Debe permitir al lector conocer el
contenido fundamental del presente documento de una forma rpida y precisa. Debe
mostrar de qu se trata el Proyecto, sus objetivos y alcances, los mtodos empleados,
resumir los resultados y presentar las conclusiones y/o propuestas ms relevantes. A
pesar de estar incluido al comienzo del documento, debiera ser redactado una vez que la
investigacin ha terminado y los resultados y conclusiones ya son conocidos. A modo de
ejemplo, en el informe final del proyecto el resumen ejecutivo debiera incluir el monto total
de inversin y su rentabilidad esperada.

Introduccin
La introduccin al tema indica el marco en el que se encasilla el problema, presenta
antecedentes e informacin general para presentar y contextualizar el objeto del informe;
es esperable separar el contenido en tpicos con una breve introduccin a cada uno.
Justifica la necesidad del proyecto.

Objetivos (general y especficos)


Constituyen el propsito o finalidad de la investigacin. Se deben separar en objetivo
general y objetivos especficos. Los objetivos especficos deben estar claramente
delimitados y formulados de forma tal que la obtencin de los mismos lleve a lograr el
objetivo general.

Marco terico y diagnstico de la situacin actual


Este captulo tiene por objeto describir el estado del arte (o de la tcnica) sobre aspectos
relevantes y actualizados respecto a la investigacin aplicada propuesta. Deber incluir
una acabada revisin de distintas fuentes, tanto de bibliografa tcnica especializada
Autor: FCB

Ult. Modificacin: 07-08-2014

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como reportes de entidades gubernamentales u otros atingentes a su proyecto,


incluyendo los ttulos ms recientes sobre la temtica a estudiar y los mtodos que se
utilizan segn corresponda. El diagnstico se debe basar en fuentes confiables de
informacin, entendindose que se contar con mayor cantidad de antecedentes en la
medida que se avance con el trabajo. Recuerde que UD deber identificar la viabilidad
del proyecto en sus distintas reas (econmica, tcnica, ambiental, poltica, legal, social y
cultural, etc.), por lo que deber identificar cmo esto se ha realizado para otros
proyectos, siempre teniendo en mente las particularidades del suyo.

Alcances y limitaciones
Se presentan los lmites del proyecto de manera coherente con la contextualizacin
proporcionada en la introduccin y revisin del marco terico y antecedentes.
Considerando que la investigacin de los antecedentes para el proyecto cuenta con
recursos limitados, se espera que cada equipo sea capaz de identificar cul ser el
alcance y qu elementos limitan el desarrollo de la investigacin aplicada.

Metodologa
La metodologa es literalmente el estudio del mtodo. Por lo tanto, en este apartado UD
debe mostrar que conoce los mtodos que se usan comnmente para el estudio de
proyectos similares al suyo (o con algn grado de relacin); es por esto que en trminos
de secuencia, la metodologa es posterior al estudio del marco terico de su proyecto, ya
que supone un conocimiento de lo que se est realizando.
Para mostrar su metodologa, se espera que describa detallada y rigurosamente, cmo,
cundo, dnde y con qu se efectuar o se efectu la investigacin aplicada
(dependiendo del informe que se est presentando). Corresponde establecer el
cronograma de la investigacin; si es pertinente, sealar el punto geogrfico y describir el
rea de experimentacin o recoleccin de datos, sealar software especializado, tipo de
modelos, los equipos e instrumentos utilizados incluyendo las adaptaciones y/o
creaciones efectuadas para desarrollar el Proyecto, etc. De la metodologa propuesta
surge el plan de trabajo, el que debe ser traspasado a una carta Gantt.

Presentacin y anlisis de resultados


Constituyen la medida de la investigacin, es decir los datos, ya sean numricos o
descriptivos. Deben ser presentados con objetividad, concisin, lgica y exactitud. Si es
posible, los datos deben disponerse en tablas y/o grficos para complementar el texto.
El texto describe los resultados que se presentan en las tablas y/o figuras centrando la
atencin slo en los datos considerados ms significativos por UD. Se incluye la
interpretacin y/o explicacin de los resultados. Los datos son analizados, aclarados,
comentados y contrastados con lo revisado en el diagnstico y marco terico. Uno de los
propsitos de la discusin es mostrar la relacin que pueda existir entre los hechos
observados (resultados obtenidos) y su significado, las causas, efectos e implicancias
tericas y/o prcticas.

Autor: FCB

Ult. Modificacin: 07-08-2014

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Con todo lo anterior, en esta etapa es en la que se incluye los resultados de la


investigacin realizada para identificar la viabilidad del proyecto en sus distintas reas
(econmica, tcnica, ambiental, poltica, legal, social y cultural, etc.).
Asimismo, para los proyectos de creacin de empresa nueva, en esta etapa se incluye la
caracterizacin de la empresa como parte de los resultados obtenidos a partir de la
investigacin.

Conclusiones, discusiones y recomendaciones


Las conclusiones estn relacionadas con los objetivos planteados al comienzo del
estudio. Se puede sealar las contribuciones al conocimiento del problema que el alumno
considere que ha hecho con su trabajo. Se puede sugerir las investigaciones susceptibles
de ser efectuados posteriormente en relacin al tema. Deben preferentemente ir
numeradas y no deben ir ms all del marco de inferencias vlidas establecidas en el
planteamiento original. A veces se recomienda que en cada captulo del informe se vayan
presentando sus conclusiones particulares, las que se incluyen juntas en el captulo de
Conclusiones. Se debe evitar incluir conclusiones que no se desprenden directamente del
informe presentado, toda conclusin debe estar sustentada en el desarrollo de la
investigacin.
Las discusiones se pueden incluir cuando el resultado de la investigacin del proyecto
muestra variaciones respecto de otros estudios que se haya revisado, o bien cuando
estos resultados difieren de los supuestos realizados por el equipo; este captulo es
utilizado para que el equipo haga un anlisis crtico de los resultados obtenidos en
relaciones a estos otros elementos.
Las recomendaciones se hacen para posibles estudios que se deban realizar a partir de
los resultados obtenidos en la investigacin del proyecto. Son especialmente relevantes
para etapas anteriores a la de Factibilidad.

Referencias bibliogrficas
Referencias: indica las referencias bibliogrficas utilizadas en el documento y las que se
espera utilizar para el proyecto. En este apartado y en el cuerpo del documento, la
utilizacin de citas sigue los parmetros formales y de contenido solicitados

Autor: FCB

Ult. Modificacin: 07-08-2014

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