Imagen ejecutiva

CARRERA PROFESIONAL:

Secretariado

Ejecutivo

Semestre acadmico
NOMBRE

DIANA

I
FASABI

ANDRADE

TEMA

PERFILY

GESTION

SECRETARIAL

DOCENTE

: TEREZA HAYDEE

LOPEZ RAMIREZ

TURNO

Maana

El Perfil De Una Secretaria

Ejecutiva
Para muchas mujeres, este tipo de puesto resulta una exigencia constante. Son
muchos los factores que se deben tener en cuenta, entre ellos, el nivel de
capacitacin y el cuidado de la imagen personal.
Quienes seleccionan a sus asistentes buscan personas con solidez actitudinal: la
empata, la comunicacin y el esfuerzo por despejar el camino o simplificar las
tareas son cualidades importantes. Tambin suma valor el poder asumir diferentes
responsabilidades y funciones, as como contar con la facilidad para coordinarlas.

Caractersticas del perfil de la secretaria

ejecutiva
Firmeza y seguridad son cualidades que no pueden estar ausentes, sobre todo, al
momento de resolver situaciones extremas. El buen humor, por su parte,
contribuye a disolver el estrs propio y el de su jefe, as como a la contencin y al
mantenimiento de un clima laboral ameno donde los conflictos puedan ser
neutralizados.
Resulta fundamental desarrollar habilidades no slo actitudinales sino tambin
profesionales. La capacitacin y el entrenamiento continuos son primordiales.

En el momento de iniciar la bsqueda de una secretaria, las empresas tienen en

cuenta muchos requisitos pero, sin duda, se busca cada vez ms personal
especializado. No todas las secretarias aunque tengan estudios especficos- son
aptas para todas las bsquedas.
Adems de contar con una formacin completa en temas de cultura general y del
mbito poltico y econmico esto depender del rubro de la compaa- resultan
indispensables sus competencias tcnicas y conocimientos especficos de
acuerdo al rea a la que deba asistir.

Importancia de la secretaria en la empresa

moderna

En el actual mundo econmico, las empresas vienen desarrollando grandes

cambios tratando de competir eficazmente en un ambiente muy cambiante y
dinmico donde slo sobreviven las empresas que se han preparado para hacer
frente a las exigencias actuales.
La secretaria es probablemente el smbolo ms universal de la presencia de la
mujer en este mundo de los negocios. Su aporte da el calor, la intuicin y la
elegancia propios del sexo femenino.
Se seala con frecuencia que la secretaria es la primera imagen de la institucin
hacia los de afuera: tanto para los que acuden a ella, como tambin para los que
permanecen lejos; para estos ltimos a travs de la correspondencia y del
telfono.
La vemos como promotora, como animadora, como coordinadora, como ejecutiva,
como asistente cercana y activa en las grandes decisiones.
La secretaria es una funcin esencial en cualquier tipo de actividad empresarial,
tanto en el mundo de los negocios como en la industria o en las profesiones
liberales. La secretaria contribuye al eficaz funcionamiento de una empresa
mediante su trabajo discreto, ordenado y metdico.
En la terminologa tradicional, se denomina secretaria a la persona que
escribe la correspondencia, extiende las actas de las reuniones, resuelve los
asuntos de trmite y custodia los documentos de una oficina. Pero en los ltimos
tiempos el concepto de secretaria ha cambiado notablemente: ahora ha pasado a
ser la asistente perfecta de su jefe, hasta el punto de ser capaz incluso de asumir
responsabilidades de ste con credibilidad.

La creciente complejidad de la vida empresarial, ha tenido como

consecuencia que la secretaria se encargue preferentemente de asistir a su
superior de manera ms directa. Ser ella quien confeccione los informes,
memorandos o dossiers (Conjunto de documentos o informes sobre un asunto o
persona) ; en definitiva, quien facilite el trabajo a su jefe con la debida eficacia.
Por lo tanto, tambin debe conocer, en lneas generales, las
caractersticas generales de ste, para colaborar con l con cierto conocimiento de
la materia. El trabajo administrativo que deba realizar cada secretaria puede ser
muy diferente entre una y otra, en relacin al campo de actividad de la empresa en
que se encuentre laborando, ya que cada sector tiene sus propias
caractersticas.
Poseer el siguiente perfil:

Personalidad equilibrada y pro-activa.

Autoestima positiva.
Capacidad de adaptacin a los cambios.
Habilidades comunicativas y escucha activa.
Capacidad de crear, innovar e implementar.
Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.
Disposicin para trabajar en equipo.
Capacidad de observacin, concentracin y amplitud de memoria.
Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas.
Espritu de superacin.
Flexibilidad
Sentido de humor.
Resistencia fsica y nerviosa.
Agudeza visual.

Introduccin

El perfil de la secretaria es una funcin esencial en cualquier

tipo de actividad empresarial, tanto en el mundo de los
negocios como en la industria o en las profesiones
liberales. La secretaria contribuye al eficaz funcionamiento de
una empresa mediante su trabajo discreto, ordenado y
metdico. En la terminologa tradicional, se denomina
secretaria a la persona que escribe la correspondencia,
extiende las actas de las reuniones, resuelve los asuntos de
trmite y custodia los documentos de una oficina. Pero en los
ltimos tiempos el concepto de secretaria ha cambiado
notablemente: ahora ha pasado a ser la asistente perfecta de
su jefe, hasta el punto de ser capaz incluso de asumir
responsabilidades de ste con credibilidad.

cUALIDADES PERSONALES DE LA SECRETARIA MODERNA:

Toda secretaria eficiente debe poseer cualidades personales, que conjuntamente con las
destrezas y conocimientos le permitirn desarrollar su trabajo de la manera ms ptima y
adems le ayudarn a trabajar con otras personas como miembros de un equipo. Dentro
de las cualidades personales ms importantes que una secretaria debe poseer son las
siguientes:
1.

2.

3.

4.

5.
6.
7.

Discrecin.- Es vital para toda secretaria, puesto que ocupa un cargo de confianza

y tiene acceso a material considerado reservado, deber tener los documentos

alejados de miradas indiscretas, adems de mantener la prudencia respecto a la
informacin que conoce.
Adaptabilidad.- Se requiere que toda secretaria tenga la capacidad para poder
adaptarse a los cambios de ambiente, de funciones y de normas dentro de su trabajo.
Esto significa que debe tener disposicin favorable ante cambios bruscos en su rutina
de trabajo.
Iniciativa y capacidad de trabajo.- se entiende por iniciativa a la capacidad que
tiene toda persona para emprender una accin, sin la necesidad de que otras se lo
indiquen. Una secretaria con iniciativa debe anticiparse a las necesidades de su jefe
con precaucin y criterio.
Puntualidad.- Es una manifestacin de seriedad y formalidad. Toda secretaria debe
ser puntal en el cumplimiento de su horario de trabajo como en el desarrollo de las
labores encomendadas.
Responsabilidad.- Implica que la secretaria debe ser capaz de realizar su trabajo de
manera ptima sin necesidad de supervisin.
Limpieza y orden.- Una secretaria siempre debe ser ordenada, tener su oficina,
archivos, armarios y estanteras en orden y limpios.
Paciencia.- La secretaria debe mantener la tranquilidad en todo momento, incluso
cuando las cosas no marchen como lo espera.

8.

9.

10.

11.

12.

Cooperacin.- El trabajo administrativo constantemente requiere de trabajo en equipo,

por lo tanto la secretaria debe ser capaz de trabajar y de cooperar con los dems
compaeros de trabajo.
Buen criterio.- Poseer un buen juicio significa tener la habilidad de recopilar
informacin sobre un tema, estudiarlo cuidadosamente y decidir la accin que sea ms
apropiada, en beneficio a los intereses de la empresa.
Buena voluntad.- Toda organizacin requiere en algunas oportunidades de un
esfuerzo adicional de sus colaboradores, para ello la secretaria debe tener la voluntad de
ofrecer sus servicios cuando se lo requieran y calidad.
Dedicacin.- Durante el tiempo que la secretaria permanezca en la oficina debe
mostrar dedicacin en su trabajo, sin emplear su tiempo en actividades que no se
relacionen con sus quehaceres habituales.
Pulcritud.- Todo trabajo encomendado a la secretaria debe realizarse con esmero y su

presentacin debe ser impecable.

13.
Previsin.- Significa saber anticiparse a las necesidades que pudieran suscitarse en la
organizacin.
14.
Sinceridad.- La relacin jefe secretaria tiene que sustentarse en la confianza. Por lo
tanto la secretaria debe transmitir informacin correcta y verdadera a su jefe cuando este
la solicite.
15.
Buena educacin.- Es indispensable demostrarla en el trato con el jefe, compaeros
de trabajo, personal de la empresa, clientes y visitas.

FORMACIN DE LA SECRETARIA:
Cada vez es mayor el nmero de secretarias que requiere el mbito empresarial, puesto
que una secretaria es de vital importancia en todos los sectores de desarrollo. Pero as
como existen grandes ofertas de trabajo para las secretarias, tambin se espera de ellas
un alto nivel competitivo, lo cual se logra con la formacin profesional de estas. Aparte de
los estudios que haya cursado, una secretaria debe tener una slida preparacin, extensa
cultura general, uso correcto del lenguaje escrito y oral con una expresin fluida y clara y
adems de una muy buena educacin, que le facilitar su desenvolvimiento en cualquier
nivel en el mbito empresarial La secretaria debe conocer sobre ciertas materias que le
permitirn desempear sus funciones con la debida eficacia profesional:
1.

2.

Mecanografa.- El dominio de la mecanografa es bsico para toda secretaria,

puesto que en la realizacin de sus labores diarias tendr que mecanografiar diversos
documentos con pulcritud, a una velocidad adecuada y sin errores ni faltas ortogrficas.

Ofimtica.- El avance vertiginoso de la informtica, hace que la computadora sea

la herramienta bsica en el trabajo de oficina, por lo tanto toda secretaria debe saber
hacer uso de los programas de procesamiento de textos, hojas de clculo, elaboracin de
presentaciones, diseo, entre otros.
3.
Ortografa y gramtica.- Los conocimientos gramaticales son imprescindibles a
nivel de redaccin, se espera que toda secretaria sepa expresarse correctamente por

escrito con claridad y condicin. As mismo, debe estar capacitada para redactar distintas
clases de documentos administrativos y comerciales.
4.
Caligrafa.- Una buena caligrafa, es decir una letra legible en la escritura de
palabras y nmeros, evitar confusiones y errores.
5.
Archivo.- Es tambin importante que la secretaria tenga conocimientos sobre los
sistemas de organizacin de archivos, para que pueda almacenar la informacin
adecuadamente y as poder localizarla rpidamente.
6.
Idiomas extranjeros.- Es imprescindible el conocimiento de ingls tanto a nivel
escrito como hablado, puesto que cada da se incrementan las relaciones internacionales.
Matemtica financiera.- El trabajo administrativo requiere el conocimiento de la
matemtica financiera, que consiste en el clculo de operaciones sencillas como los
porcentajes, intereses, tasas, etc.
8.
Contabilidad.- Es importante conocer los elementos bsicos de la contabilidad,
para poder interpretar la estructura y transacciones financieras de un negocio.

7.

Titulo:
Perfil y gestin secretarial

DEDICATORIA:
A Mis Padres Y Hermanos Por Sus Apoyo Incondicional Que Me Dan
Cada Da De Mi
Vida Y Por Sus Consejos Que Me Ayudan A Ser Mejor Persona Y Desarrollar Mis
Capacidades Y As Ver Lo Capaz De Ser En Mi Campo Laboral.

GESTION SECRETARIAL
La palabra gestin implica, en el mbito del trabajo, algo ms que realizar tareas o tramites;
este concepto alude, principalmente, a la accin de tomar decisiones de manera responsable.
El concepto de gestin toma en cuenta todas las reas y funciones al interior de un sistema, donde
las partes estn relacionadas entre s . En este sentido, la empresa como sistema constituye un
todo interrelacionado donde la gestin cobra su verdadero sentido, ya que las partes se necesitan
unas a otras para generar sus productos y servicios, y las personas deben colaborar para lograr
sus objetivos como grupo.
El presente curso surge debido a la importancia creciente que tiene la gestin secretarial, en su rol
de coordinadora en el logro de los objetivos, metas y tareas de cualquier empresa u organizacin,
lo cual demanda la capacitacin dirigida al desarrollo y aplicacin de conocimientos, herramientas,
tcnicas y competencias comunicacionales necesarias para respaldar la excelencia y la
productividad en el desempeo personal y profesional.

COMO DEBE SER UNA

SECRETARIA

Toda digitadora aspira a ser secretaria particular, ya que este trabajo es ms valioso e interesante.
Esta posicin tiene ms oportunidades para su iniciativa y tareas que no encuentra en la rutina
diaria.
Como digitadora se debe llevar una perfeccin que la capacite para aceptar la responsabilidad que
un puesto de secretaria exige.
La secretaria no espera que el jefe le diga todo lo que tiene que hacer, debe saber los datos que el
jefe necesita y tenerlos a mano. Al hablar por telfono debe ser gentil y recordar que est
representando a su jefe y que desea que a todas las traten con la misma cortesa acostumbrada
por l. Al tomar el auricular debe de dar a conocer el nombre o razn social del negocio.
La secretaria por el puesto que ocupa oye y conoce muchos asuntos relacionados con el negocio,
debe ser discreta y no confiarlos absolutamente a nadie ni siquiera a sus familiares, en caso de
hacerlo faltara al sigilo de perder la confianza y si pierde la confianza perder el puesto.
Por ejemplo: Apuestico Sucursal Uno habla la secretaria de gerencia En qu puedo servirle?, en
esta forma hay un claro entendimiento, de la persona de quien se trata y as debe evitarse la
incertidumbre de prdida de tiempo, debe asegurar toda clase de papeles donde no estn a mano,
ni vista de los ojos indiscretos del pblico, debe saber que un pequeo descuido ocasiona la
perdida de cualquier negocio.

CONCLUSION
La secretaria mantiene la firmeza y seguridad son cualidades que no pueden estar
ausentes, sobre todo, al momento de resolver situaciones extremas. el buen humor, por
su parte, contribuye a disolver el estrs propio y el de su jefe, as como a la contencin y
al mantenimiento de un clima laboral ameno donde los conflictos puedan ser
neutralizados.
Resulta fundamental desarrollar habilidades no slo actitudinales sino tambin
profesionales. la capacitacin y el entrenamiento continuos son primordiales.
En el momento de iniciar la bsqueda de una secretaria, las empresas tienen en cuenta
muchos requisitos pero, sin duda, se busca cada vez ms personal especializado. no
todas las secretarias aunque tengan estudios especficos- son aptas para todas las
bsquedas.
Adems de contar con una formacin completa en temas de cultura general y del mbito
poltico y econmico esto depender del rubro de la compaa- resultan indispensables

sus competencias tcnicas y conocimientos especficos de acuerdo al rea a la que deba

asistir.

Sugerencias
EXPERIENCIA LABORAL
Poner las distintas empresas en las que trabajamos, los meses y aos entre los que
desarrollamos nuestras actividades, el cargo desempeado y las funciones o tareas
desarrolladas.
Es conveniente poner en primer lugar el trabajo ms reciente y al final el que realizamos hace
mucho tiempo atrs.

IDIOMAS
Poner el dominio de cada idioma (bsico, intermedio o avanzado) tanto oral como escrito.

COMPUTACIN
Poner el grado de dominio (bsico, intermedio o avanzado) y los programas que manejamos.

OTRAS ACTIVIDADES
Esta seccin se refiere a actividades deportivas, culturales, literarias, de voluntariado, etc. Si
el CV ocupa menos de dos hojas, es recomendable ponerlo; de lo contrario, evitar desarrollar
esta seccin, salvo que se considere fundamental para el puesto al que se est aplicando.

Bibliografa
http://www.todaviaservimos.com/sugerencias-para-prepararhttp://entremujeres.clarin.com/trabajo/Secretaria-ejecutivahttp://mba.americaeconomia.com/articulos/reportajes/las-6-virtudes-cardinalesde-una-secretaria-top

ndice
Introduccin

Perfil de una secretaria

Importancia de una secretaria

Cualidades de una secretaria

.
Formacin de una secretaria
Gestin secretarial

..

Conclusin

Sugerencias

Bibliografas

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ndice
Ilustraciones

.
..

Ilustraciones