Professional Documents
Culture Documents
2. A INFORMÁTICA NA MANUTENÇÃO
GESTÃO
INFORMATIZADA
DA
MANUTENÇÃO
1.1 Introdução
O sucesso de uma empresa está fortemente ligado à sua capacidade para se diferenciar das suas
concorrentes e constitui um indicador que revela a aptidão para subsistir no contexto económico em
que actua.
Este sucesso, fruto de diversos factores, em que pontuam os de ordem Técnica, Financeira,
Organizacional, etc., evidencia a "forma de estar" da empresa, e traduz potencialidades,
nomeadamente nos domínios da Inovação e da Optimização.
Numa perspectiva de Gestão Global, sempre que se pense em adaptar ou alterar a estrutura da
empresa, torna-se relevante considerar soluções que integrem a Inovação Técnica e a Optimização
funcional.
Estas considerações de carácter geral podem aplicar-se ao serviço de Manutenção por uma empresa
utilizadora de equipamentos, seja do tipo industrial, de transportes, ou outro. Uma empresa deste
género estará organizada com a clássica estrutura de funções, nomeadamente Administrativa,
Produção/Exploração, Comercial, Recursos Humanos, Financeira, Aprovisionamentos e ainda em
muitos casos, Manutenção e Qualidade.
A articulação das várias funções, integrada na Gestão global da empresa, permite colher bastantes
benefícios, mas pressupõe a existência de organização e meios tecnológicos.
A evolução dos equipamentos informáticos veio de certo modo possibilitar a articulação mais fácil
entre várias funções ou subsistemas de uma empresa, verificando-se que, mesmo as
tradicionalmente menos protegidas e de que é exemplo a Manutenção, passaram a ter possibilidade
de ser geridas de forma mais eficaz e interactuando com outras funções, isto é, de forma Integrada.
Numa empresa, independentemente dos equipamentos com que labora, é muito importante garantir
a operacionalidade dos mesmos, pelas implicações que estes têm na garantia de prestação de
serviços e consequentemente na geração de riqueza. Por isso a função Manutenção, que deve zelar
pela sua boa conservação e manutenção, deverá ter um bom nível de organização e
operacionalidade e, como já foi referido, numa perspectiva de Gestão Integrada, ter capacidade para
interactuar activamente com as outras funções da empresa, contribuindo assim para a obtenção do
máximo de produtividade com custos mínimos e garantindo o nível de qualidade prescrito.
Acresce ainda realçar a ligação estreita entre a Manutenção e a qualidade dos bens produzidos, pois
sendo a missão da Manutenção repor ou restaurar as condições nominais de funcionamento, após
ocorrência de falhas ou da detecção de indícios destas, deve recorrer a inspecções sistemáticas para
controlar o afastamento das condições nominais de operação dos diversos equipamentos, e que em
geral constituem uma causa vulgar de diminuição do seu desempenho e podem indiciar início de
avarias, permitindo por esta via controlar as causas de eventuais alterações ao nível da Qualidade.
Assim, poder-se-á considerar a Gestão da Manutenção como o conjunto de acções que visam
providenciar a execução, correcta e atempada, das operações necessárias de Manutenção de forma a
garantir a Disponibilidade e Qualidade prescritas, e que, para além da distribuição no tempo das
intervenções de Manutenção dos diversos equipamentos, atende à necessidade de aprovisionamento
de peças de substituição, à disponibilidade de mão-de-obra própria, à necessidade de ferramentas e
equipamentos específicos, à eventual subcontratação de tarefas, etc.
Desde o início deste século a Manutenção registou uma grande evolução, tendo durante este
período surgido filosofias de manutenção que forneceram o sustentáculo teórico para a aplicação de
novos métodos de gestão e organização, possibilitadas pela aplicação de técnicas entretanto
surgidas e que foram resultantes dos avanços tecnológicos registados.
1Entende-se por equipamento crítico um equipamento cujo estado de imobilização determina alterações sensíveis na produção, quer porque origina interrupção da
produção, quer porque reduz significativamente a qualidade dos bens produzidos.
MANUTENÇÃO
Sistemática Condicionada
Correctiva
Entre um extremo que é a manutenção não planeada correctiva (em que as avarias são solucionadas
a partir de um conjunto de acções não planeadas e que se iniciam após a ocorrência de avarias), e o
outro, que decorre da aplicação de uma filosofia de manutenção planeada preventiva (planeando no
tempo as intervenções de manutenção atendendo às características do equipamento, ao seu historial
e à sua condição de funcionamento), há uma grande diferença, tanto em termos organizativos como
tecnológicos.
Na realidade, cada equipamento tem uma série de necessidades específicas de manutenção, tendo
cada uma delas uma determinada periodicidade, que é função do tipo de equipamento, das suas
condições de serviço e da filosofia de Manutenção adoptada. Se a dois equipamentos iguais,
trabalhando em condições de serviço idênticas, forem aplicadas filosofias de Manutenção distintas,
digamos correctiva e preventiva, ou preventiva sistemática e preventiva por controlo de condição,
dificilmente se obterão os mesmos períodos entre as intervenções de manutenção.
Se for aplicada uma filosofia de Manutenção Correctiva (e para optimizar a estrutura funcional da
empresa deverá gerir-se a Manutenção de forma a ter preparadas e organizadas as operações de
intervenção necessárias e, simultaneamente, aprovisionadas as peças de substituição e garantidos os
meios humanos e tecnológicos necessários para a execução das tarefas), o planeamento que poderá
existir será unicamente de curto prazo, e será decorrente de haver indícios que augurem uma avaria.
Se for aplicada a filosofia da Manutenção Preventiva por Controlo de Condição, a periodicidade das
operações de Manutenção será, em geral, variável sendo determinada a partir da avaliação do estado
(condição) do equipamento. Todavia, e apesar de existir um plano de intervenções a efectuar a
médio / longo prazo, poderá existir necessidade de o adequar no curto prazo, por surgirem situações
não previstas "à priori".
Assim, um sistema de Gestão de Manutenção deverá ter capacidade para englobar todas as
filosofias de Manutenção, por ser a situação que mais se aproxima da realidade da maioria das
empresas utilizadoras de equipamentos.
O planeamento das operações não será exclusivamente feito em função das necessidades de
manutenção do equipamento, devendo também considerar as interacções existentes entre a
Manutenção e as outras funções da empresa, e que surgem como constrangimentos que o plano
deverá respeitar.
Conforme foi já referido tem-se notado uma evolução muito significativa na forma como as
empresas encaram a Manutenção. Se inicialmente ela era considerada como um "serviço de
desempanagem", que se limitava a intervir após a avaria, agora cada vez se espera mais que a
Manutenção garanta os equipamentos em laboração e, mais que isso, que os mantenha em
condições de produzir bens ou serviços dentro das especificações óptimas.
Por isso a Manutenção ganhou um estatuto de independência face às outras funções da empresa,
aparecendo no organograma em paridade com as funções Financeira, Produção, Pessoal, etc, como
forma de garantir que as preocupações da Manutenção são encaradas com independência face ao
processo produtivo, estando toda a empresa consciente que a Manutenção, na sua actuação,
persegue os mesmos objectivos das restantes funções da empresa: a garantia da execução de
produtos ou serviços nas melhores condições de qualidade e produtividade.
A escolha do modelo influencia de forma determinante a função Manutenção e tem uma influência
significativa nos custos de produção, por um lado pela repercussão directa que tem na Produção e
indirecta na Qualidade, e, por outro lado, pelo peso que a própria Manutenção representa na
estrutura de custos do produto ou do serviço final produzido pela empresa.
Convém referir que os custos de Manutenção são função da qualidade e tipo de equipamento, da
forma como este é utilizado e das técnicas e filosofia de manutenção utilizadas.
Na perspectiva anteriormente defendida importa que a Manutenção adopte, também na sua própria
organização, um modelo que preveja a adequação da Manutenção a cada tipo de equipamento bem
como a interacção com as demais funções.
Depois de definida a distribuição temporal das intervenções de Manutenção para toda a instalação,
deverão introduzir-se as adaptações convenientes para respeitar os constrangimentos activos que
serão, por exemplo, não exceder determinada carga horária ou condensar várias intervenções num
período de paragem da instalação.
Este planeamento inicial poderá ser alterado em função da necessidade de incluir operações de
manutenção correctivas ou por alterações nos constrangimentos, ou ainda, porque para
equipamentos em que é usada Manutenção Preventiva Sistemática, se decidiu alterar a
periodicidade de determinadas intervenções.
Esta metodologia origina que a definição precisa da intervenção da Manutenção seja efectuada
considerando a informação de Controlo de Condição, que irá aferir a adequação da data
inicialmente proposta à actual situação do equipamento. Desta forma, conjugando os dois tipos de
informação, um com carácter probabilístico referente ao passado do equipamento e baseado na
análise de fiabilidade, e outro que reflecte o seu estado actual de funcionamento e baseado no
controlo da sua condição, é possível controlar o estado actual de degradação do equipamento e
optimizar a sua manutenção garantindo a sua disponibilidade.
Igual raciocínio poderá ser feito relativamente à Funções Financeira ou de Recursos Humanos, uma
vez que, a partir do planeamento da função Manutenção, é possível prever as exigibilidades de
recursos nestas áreas.
Um Sistema Integrado de Gestão de Manutenção deverá, para além dos aspectos já focados, prever
uma ligação íntima com as diferentes funções da empresa que interactuam directamente com a
Manutenção, como sejam a Produção, os Aprovisionamentos, o Pessoal e a Financeira. Dessa forma
as decisões da manutenção poderão reflectir o interesse global da empresa, e não o de apenas uma
O Sistema Integrado de Gestão de Manutenção deve ser suportado por um sistema de organização e
por meios de suporte de informação adequados.
Os meios de suporte de informação são os mais utilizados para veicular, organizar e armazenar a
informação.
É com base na arquitectura organizativa e meios de suporte da informação, que traduzem a estrutura
funcional da manutenção e as suas bases de dados, e no modelo de manutenção que traduz os tipo
de manutenção implementada (Correctiva, Preventiva, Sistemática, Condicionada), que é feita a
Gestão da Manutenção.
Todavia, e porque a função manutenção existe num enquadramento funcional, em que se deve
relacionar com as outras funções da empresa, o sistema informático de apoio à gestão da
manutenção deve ser desenhado de forma a permitir e facilitar essas inter-relações.
No entanto a construção de um Sistema Integrado de Gestão da Manutenção é algo que requer uma
boa estruturação, quer das estruturas funcionais e orgânicas da empresa, quer da forma como a
informação deve fluir e do modo como está organizada, o que implica bastante cuidado na sua
definição.
Desta forma não só se encontrará o modelo mais adequado às necessidades da empresa mas ainda
aquele que melhor preserva a sua cultura, evitando rupturas que sempre acarretam perdas de
informação e desmotivação dos intervenientes, mas também se minorarão os desajustamentos que
as mudanças sempre provocam nos agentes por ele implicados.
De forma a poder gerir de forma consistente o presente, é necessário como anteriormente referido,
recorrer à análise dos dados do passado. Nesta perspectiva com base nos dados de funcionamento
recolhidos é possível readequar o desempenho da função manutenção, podendo inclusivamente
criar-se um modelo fiabilístico para os equipamentos que seja devidamente testado pelo próprio
sistema informático.
A aplicação do modelo fiabilístico irá permitir aumentar os tempos médios de funcionamento dos
equipamentos entre intervenções de Manutenção. Convém notar, contudo, que o modelo fiabilístico
poderá não ser o mesmo para todos os equipamentos, dependendo do seu tipo, funções e controlo.
As implicações deste modelo estender-se-ão naturalmente à gestão das áreas associadas,
nomeadamente de "stocks", pessoal, etc., permitindo colher também vantagens nestas áreas.
O enorme volume de informação que é necessário considerar para gerir a função Manutenção,
aconselha vivamente a adopção de um suporte informático que deverá constituir uma ferramenta
para apoiar a gestão da Manutenção.
Só é possível obter eficácia na gestão da manutenção, se houver capacidade de ter acesso fácil ao
volume de informação necessário, por isso uma aplicação informática destinada a apoiar a gestão da
Manutenção, só pode ser considerada uma ferramenta de apoio à gestão se permitir aqueles
objectivos.
Por outro lado o sistema de gestão da Manutenção deve traduzir os fluxos de informação que
caracterizam a organização onde ele será implementado, de forma a garantir que a informatização
não vai criar constrangimentos adicionais aos que já existem, mas que vai permitir simplificar o
funcionamento do sistema.
Por esta razão, a experiência demonstra que, após tomar a decisão a favor da informatização da
manutenção se deve proceder a um estudo detalhado, que permita caracterizar a estrutura e
funcionamento organizativo actual, a forma de funcionamento pretendido e o sustentáculo
organizacional necessário para o implementar, de modo a definir os requisitos do sistema de gestão
da Manutenção a implementar. Nesta perspectiva, antes de tomar a decisão a favor de uma
aplicação informática existente ou a desenvolver para suportar a gestão da Manutenção há que
caracterizar o que se pretende.
• etc.
Contudo o espectro das necessidades em termos de gestão da Manutenção varia de empresa para
empresa e por isso a solução que se ajusta a determinada organização pode não ser adequada para
Todavia não é demais dar ênfase ao facto de que qualquer solução informática de apoio à
manutenção só é eficaz se for baseada e fizer parte integrante de um sistema organizado de gestão
da manutenção e só nessa situação pode permitir simplificar a sua gestão e possibilitar meios de
análise que permitam tornar a manutenção mais eficaz.
Por outro lado, após a sua montagem poderá acontecer que o equipamento altere, mesmo que
ligeiramente, o seu comportamento, em consequência até de alguma degradação introduzida pela
própria rotina de inspecção, o que eventualmente tem consequências em termos da qualidade do
seu desempenho e da sua longevidade.
Quer isto dizer que, se para um dado equipamento for possível identificar os parâmetros funcionais,
associados à sua evolução negativa (ou degradação), então através do estudo e análise da evolução
desses parâmetros é possível determinar a forma como o equipamento está a evoluir (se está a
degradar) ao longo do tempo.
Por analogia com o que acontece na medicina, e graças aos avanços tecnológicos verificados nos
últimos anos ao nível da electrónica e da informática, é possível hoje em dia, e com um intervalo de
confiança razoável, conhecer o estado de condição de muitos tipos de equipamentos, através de
algumas técnicas que se baseiam na observação do comportamento e dos sintomas que os
equipamentos apresentam, quando em funcionamento.
Para realizar o Controlo de Condição é pois muito importante saber quais os parâmetros a controlar.
Desses parâmetros é que dependem as técnicas a utilizar. A técnica mais difundida é a medição e
análise das vibrações do equipamento, mas há outras como sejam as análises de óleos,
nomeadamente a espectrometria, a ferrografia, a análise do sinal da corrente eléctrica consumida, de
pressões, de temperaturas, de ruído, etc. .
A análise de vibrações é uma técnica de aplicação mais geral porque permite determinar maior
número de anomalias, ainda numa fase inicial, no funcionamento dos equipamentos. No entanto não
É conveniente referir que há técnicas específicas que são muito relevantes para o acompanhamento
da condição dos equipamentos, e que se baseiam no acompanhamento de parâmetros do processo
produtivo, como por exemplo a monitorização da pressão ou do caudal de uma bomba que, desde
que acompanhada ao longo do tempo, pode dar uma informação preciosa sobre a forma como uma
bomba está a funcionar. O Controlo de Condição é basicamente pluridisciplinar, embora o controlo
das vibrações seja a técnica mais importante e mais difundida, e pode executar-se através de um
número bastante grande de variáveis, que são função do tipo de equipamento que se pretende
controlar.
Assim o Controlo de Condição deverá ser considerado como um meio de optimizar a matriz das
intervenções planeadas, ao vir complementar, com informação mais completa e actualizada,
relacionada com o estado actual dos equipamentos, a informação de caracter estatístico em que a
Manutenção planeada normalmente se baseia. Nesta óptica, o Controlo de Condição irá, na maioria
das situações, sugerir o atraso ou a antecipação das intervenções de Manutenção consideradas no
planeamento o que, em termos práticos, se traduz por um aumento significativo da disponibilidade e
fiabilidade dos equipamentos para a Produção, mantendo um determinado nível de Qualidade.
A gestão informatizada de toda esta informação possibilita o registo e o confronto (muitas das vezes
automático) de todos aqueles dados, e facilita a sua interpretação ao Gestor que planeia as
intervenções da Manutenção, permitindo que estas ocorram nos períodos mais convenientes tanto
para a Produção com para a Manutenção, o que conduz à máxima rendibilidade dos meios
produtivos, preocupação que deve caber não só à Produção mas também à Manutenção e a toda a
empresa em geral.
Por outro lado a aprendizagem que a aplicação prática comporta, faz alterar os desempenhos e as
"performances" o que, muitas vezes, justifica a introdução de correcções ao Modelo inicialmente
concebido. Também aqui importa fasear a introdução de novas técnicas e tecnologias, dando tempo
à sua assimilação por parte dos intervenientes (quer da Manutenção quer da Produção) e à
credibilização de todo o processo.
Será pois com base no histórico das intervenções, verdadeiro repertório das experiências vividas,
que os elementos intervenientes no Planeamento, nomeadamente o Gestor da Manutenção, poderão
testar os parâmetros utilizados no planeamento inicial e, por confronto com os reais, decidir do
interesse ou necessidade de os corrigir.
Na verdade, para executar um primeiro planeamento, recorre-se aos parâmetros sugeridos pelo
construtor dos equipamentos e/ou a valores que o bom-senso e a experiência ditam.
Necessariamente que esses valores terão sempre uma margem de erro, que importa ir corrigindo por
comparação com os valores reais que se podem determinar pelo tratamento estatístico dos dados
obtidos nas intervenções da Manutenção.
Nestas condições será conveniente aproximar o período de substituição previsto da situação real,
para aproveitar ao máximo a vida útil do componente.
No entanto, porque as condições de funcionamento dos equipamentos são determinantes para o seu
desempenho e para a determinação da sua vida útil, o inverso também pode ocorrer.
Sistematicamente poderão ocorrer avarias num equipamento porque o seu período de bom
funcionamento é inferior ao período estipulado para o planeamento das suas rotinas de manutenção,
pelo que importará aumentar a frequência das intervenções (diminuindo a periodicidade da sua
ocorrência), por forma a garantir uma maior disponibilidade do equipamento.
Com este tipo de informação o Gestor de Manutenção poderá, com um risco controlado,
rendibilizar ao máximo os meios que dispõe e aumentar significativamente a disponibilidade dos
equipamentos que mantém, indo ao encontro dos anseios da Produção, em particular, e da empresa,
em geral.
Também aqui a informática poderá ser de grande ajuda por permitir automatizar grande parte das
rotinas de cálculo que suportam o tratamento estatístico do histórico. Não sendo impossível o seu
tratamento manual arriscamos a afirmar que, dado o volume de informação a tratar e a ocupação
que um Gestor de Manutenção normalmente tem, só com recurso ao computador um histórico é
bem explorado.
2.1 Introdução
É essa a finalidade do presente documento embora seja necessário salientar que porventura não
haverá soluções perfeitas pelo que cada empresa, cada serviço (de Manutenção) deverá procurar
chegar a uma solução de compromisso entre o que seria desejável e o que lhe é possível ou mais
conveniente. Será certamente essa a melhor solução para a empresa.
Conforme foi já referido a grande "virtude" dos meios informáticos reside na sua capacidade para
processar grande volume de informação executando, em tempos mínimos, procedimentos
repetitivos sem se enganar ou sofrer cansaço, características inerentes à condição humana.
No entanto, para que tal seja possível, é necessário que o computador tenha acesso a toda a
informação que necessita e, mais ainda, que essa informação lhe seja fornecida de uma forma
organizada de modo que lhe seja inteligível.
Se uma solução informática se pode comprar e instalar num período de tempo curto, já o mesmo se
não pode dizer em relação à organização do serviço e/ou da sua documentação.
A solução organizativa, muito mais que a solução informática, depende grandemente dos meios
humanos existentes no serviço, dos seus conhecimentos e capacidade e, ainda, de "cultura existente
na empresa", a qual implica hábitos, modos de pensar e agir que, estando certos ou errados, são bem
mais difíceis de eliminar ou modificar.
Nesta perspectiva julgamos fundamental que, previamente à selecção de uma solução informática,
seja caracterizada a solução organizativa mais adequada ao serviço. Por mais adequada queremos
definir, não a solução mais perfeita ou teoricamente mais avançada, mas aquela que corresponde ao
compromisso possível entre o desejável e o que a estrutura humana e a cultura da empresa
permitem ou aceitem.
Normalmente a primeira questão que se põe, quando se encara a aquisição de uma solução
informática, de um "software", corresponde à opção por uma solução "standard", já disponível no
mercado, versus a aquisição de uma solução "à medida", expressamente executada para dar resposta
a uma necessidade específica.
Ambas as soluções têm vantagens e inconvenientes, que adiante procuraremos comparar, o que
torna difícil a escolha sobretudo se o serviço, ou a empresa, não tiver previamente, ideias bem
definidas sobre o que pretende que o programa faça e como.
Também por esta razão consideramos fundamental que seja com base numa solução organizativa,
criteriosamente escolhida, que a selecção do software se processe. A existir essa solução
organizativa bastará escolher de entre as soluções informáticas possíveis, aquela que melhor
corresponder ao modelo, ou que mais facilmente se lhe adapte, e que menores custos acarretem à
empresa.
Se bem que deva ser um objectivo da Manutenção executar os seus trabalhos de forma planeada,
não deixa de ser verdade que a Manutenção Correctiva não planeada será sempre necessária e,
muitas das vezes justificável.
Por outro lado as técnicas de Controlo de Condição são cada vez mais acessíveis e economicamente
interessantes, razão pela qual é previsível e defensável a sua introdução gradual no modelo de
Manutenção, como complemento importante para optimização da própria Manutenção.
Assim sendo, julgamos que uma das características importantes do "software" a adquirir deverá ser
a possibilidade de absorção de um modelo de Manutenção na qual coexistem as diferentes filosofias
Igualmente importante é que a informação seja carregada somente uma vez, evitando a duplicação
da informação ou a repetição manual da introdução de informação igual ou idêntica. É pois
importante a adopção de uma filosofia de bases de dados relacionadas, onde seja possível o recurso
à cópia de campos ou fichas já existentes, para o preenchimento de uma nova ficha. O software
deverá ter a filosofia da capitalização do trabalho por forma a aproveitar ao máximo aquilo que já
existe em vez de obrigar à sua nova introdução.
Esta filosofia de trabalho, não só evita a introdução de erros na imputação de dados como permite
que muitos deles sejam "validados" pelo facto de irem sendo carregados em tabelas de validação de
recurso obrigatório.
Será também muito desejável a possibilidade de o software possuir rotinas de optimização que, de
forma automática, tenham em consideração todas as imposições e constrangimentos para a
elaboração de uma proposta de planeamento que minimize os inconvenientes e potencialize as
capacidades existentes.
Como vantagens normalmente apontadas a uma versão "standard" face a uma executada "à medida"
salientamos o seu menor custo e a maior rapidez na sua aquisição e implementação.
Adicionalmente julgamos importante salientar que a escolha de uma solução "standard" permite
estudar casos reais da sua aplicação noutras empresas, o que permite avaliar da sua adequabilidade
Em oposição é normalmente salientada, como aspecto positivo da solução "à medida", a garantia da
sua adequabilidade ao modelo defendido pela empresa.
Julgamos, no entanto, que esta análise é demasiado superficial razão pela qual nos propomos
aprofundá-la noutras vertentes.
Conforme temos vindo a defender, julgamos fundamental a articulação entre a definição do novo
modelo de organização e a adopção do modelo informático que o deverá suportar e gerir.
Assim, não é indiferente o ponto de partida da empresa para a escolha da solução a adoptar.
Queremos com isto significar que é muito mais fácil a uma empresa sem tradições de manutenção,
ou na qual tudo está por fazer, adoptar uma solução standard que uma outra onde a Organização é já
um facto e onde a "cultura da empresa" tem um peso considerável.
Outro aspecto em que importa reflectir é na incorrecção da comparação linear do custo de uma
versão "standard" com o custo de uma versão "à medida". Não queremos com isto dizer que a
segunda não é mais cara que a primeira, só que no custo da solução "à medida" estão incorporados
outros serviços de grande valor para o Serviço de Manutenção, que a solução "standard" não
envolve.
Na verdade, para se executar uma solução "à medida" há necessidade de proceder à sua
caracterização detalhada , o que corresponde, em grande parte, ao trabalho de organização que nós
começamos por defender.
Por outro lado durante o período de desenvolvimento e experimentação dos módulos constituintes
do programa, há toda uma fase, e um tempo, de formação dos utilizadores, o que é outro aspecto de
primordial importância num processo de mudança com é o da informatização dos serviços.
Finalmente quando uma solução à medida está completa ela está simultaneamente carregada e
testada e os seus utilizadores estão já formados, pela prática, na sua exploração.
Tendo em consideração estes aspectos verifica-se que, embora seja verdade que, regra geral, uma
solução standard é mais barata e demora menos tempo a implementar, na realidade as diferenças
não são tão acentuadas como poderíamos ser levados a crer.
Cada vez mais ganham peso as soluções em rede como forma de diminuir os impressos e demais
informação em papel que mais tarde tem de ser introduzida nas bases de dados do programa, para
sua alimentação.
Embora não sejamos defensores da abolição pura e simples da circulação da informação baseada
em papel, é importante referir que o sistema informático permite a sua gradual substituição ao longo
do tempo, à medida que, para os utilizadores, vão subindo os níveis de familiaridade e de
credibilidade com o sistema.
Para a decisão sobre o tipo de sistema a adoptar contribuem diversas e numerosas variáveis o que
torna a escolha um trabalho de análise caso a caso, não sendo, portanto, possível apontar "regras"
ou princípios orientadores de aplicação generalizada.
Na tentativa de ultrapassar esta dificuldade vamos abordar a questão de uma forma sistemática,
criando diversas situações de reflexão que permitam, a cada utilizador, situar a sua empresa quanto
à dimensão, volume de dados a processar e "tradição" ou história já existente ao nível do sistema
informático eventualmente já existente na empresa.
Assim, para escolher um ambiente de trabalho deveremos conhecer as diferentes gamas oferecidas
pelo mercado, que vão desde um PC a um Supercomputador.
Gama 1 2 3 4 5
Descrição Pequeno Médio/ Pequeno Médio Médio/ Grande
de Gama Grande
Descrição Computador Server Computador Mainframe Supercom-
genérica Pessoal departamental putador
Dimensão PME em PME Média empresa Banca, C. Aéreo-
empresa lançamento Seguros, C. espaciais
Aéreas
Exemplos PC-IBM Micro-Vax VAX-6000 VAX-9000 CRAY
de marcas Workstation AS400 IBM 93XX IBM-3090
PC's em rede
tipo Novell
TABELA I
Gama 1 2 3 4 5
Nº de postos 1-5 5-50 50-500 500-5000
nº trans/U.T. 0,1 t/seg 1 t/seg 10 t/seg 100 t/seg 1000 t/seg
Capacidade dos 0,1 Gb 1 Gb 10 Gb 100 Gb 1000 Gb
Discos 100Mb=0,1 Gb 1000 Mb=1Gb
TABELA II
Gama 1 2 3 4 5
Sistemas MS-DOS UNIX VAX-VMS VAX-VMS CRAY-OS
Operativos OS-2 MS-DOS VSE-IBM Comentário: Page: 21
(Novell)
AS-400 MVS-IBM MVS-IBM
Base de DBASE
Dados CLIPPER CLIPPER
Relacionais FOX
ORACLE ORACLE ORACLE ORACLE
INFORMIX INFORMIX INFORMIX INFORMIX
DB2 DB2
TABELA III
Quanto à ordem de grandeza de custos de cada uma das gamas dos computadores, teremos em
contos:
Gama 1 2 3 4 5
Aquisição (1 K = 1000 contos) 1K 10 K 100 K 1M 10 M
Desenvolvimento e Manutenção 1K 10 K 100 K 1M 10 M
(1 K = 1000 contos)
TABELA IV
Os custos de manutenção anual do Sistema de informação são da mesma ordem de grandeza dos
custos de aquisição.2
Finalmente, tendo sido definida a gama, põe-se o problema de escolha de uma marca, na mesma
gama ou na gama superior.
Existem essencialmente dois factores decisivos: a história dos S.I. e as influências (interna/externa e
técnica/comercial), que criam um leque de hipóteses nem sempre de fácil decisão.
2Os custos de manutenção dos sistemas de informação incluem as remunerações dos técnicos que trabalham com os
equipamentos, o do apoio dos fornecedores, bem como os das novas versões de software disponíveis no mercado.
De notar que à medida que subimos de gama, a dependência para com o construtor vai sendo cada
vez maior. Assim, a escolha entre as linhas IBM e as linhas VAX dependem exclusivamente do
decisor nas gamas 2, 3 e 4.
Foi definida Gestão da Manutenção como o conjunto de acções que visam providenciar a execução,
correcta e atempada, das operações necessárias de Manutenção de forma a garantir a
Disponibilidade e Qualidade prescritas, e que, para além da distribuição no tempo das intervenções
de Manutenção dos diversos equipamentos, deve ainda atender à necessidade de Aprovisionamento
de peças de substituição e consumíveis, à disponibilidade de mão-de-obra própria, à necessidade de
ferramentas e equipamentos específicos, à eventual subcontratação de tarefas, etc..
Quais deverão ser, então, os requisitos de uma aplicação com esta finalidade?
Vejamos:
1º Na base das necessidades estão os equipamentos que serão alvo e objecto da manutenção.
Importa, então, que a aplicação disponha de uma base de dados com todos os equipamentos a
manter, devidamente organizados e codificados, algo que pode ser considerado como a versão
informática do "caderno máquina" e cuja extensão é função do que se pretende que a aplicação
de apoio à gestão faça.
No mínimo para cada equipamento deverão ser registados documentos de Identificação, como
sejam a Marca, Modelo, Fornecedor, Fabricante, Nº de série, código de equipamento, função e
localização que constituem como que o bilhete de identidade do equipamento.
Mas, e porque poderão existir diferentes equipamentos iguais ou idênticos, é previsível que
uma mesma intervenção ou Preparação possa servir, com ou sem ligeiras alterações, a todos
eles. Assim, não existirá uma correspondência biunívoca entre os equipamentos e as
Preparações pelo que não é aconselhável incluí-las nas Fichas de Equipamentos mas antes
arquivá-las, de forma organizada, numa Base de Dados de Intervenções Preparadas ou
Preparações, e que constituem as intervenções de Manutenção aplicáveis com carácter
periódico aos diversos equipamentos.
3º Por sua vez as Preparações poderão ser constituídas pela agregação de sub-rotinas elementares
de trabalho, que designamos por fases de Trabalho, as quais deverão estar identicamente
organizadas em Base de Dados.
4º Para relacionar uma dada Preparação, que podemos considerar como genérica ou pelo menos
aplicável a um conjunto de equipamentos, com um equipamento específico, que utiliza
determinados sobresselentes e consumíveis e cuja intervenção exige determinado volume de
mão-de-obra especializada, será necessário correr uma ficha de "linkagem" que designaremos
por Afectação, a qual conterá todos aqueles elementos específicos de uma dada reparação num
dado equipamento. Nesta perspectiva a mesma Preparação de Trabalho poderá ser afectada a
equipamentos diferentes, cada uma delas com necessidades específicas em termos de pessoal,
consumíveis ou sobresselentes.
7º Identicamente será necessário que a aplicação possua ou possa recorrer (caso já exista noutra
aplicação) a Base de Dados de Pessoal, no qual os elementos internos e externos à empresa e
afectos à Manutenção, deverão estar classificadas por oficinas e por especialidades, bem como
identificar as empresas prestadoras de serviços, etc..
Consoante o âmbito e o rigor que se pretenda da aplicação informática, poderá ou não ser
necessário que, naquela base, por classe (horas normais, horas extraordinárias, trabalho em
9º Identicamente todas as intervenções que são executadas pela Manutenção deverão ser
arquivadas em Histórico, para futura análise e tratamento estatístico.
Assim deverá haver uma base de Histórico onde poderão ainda ser registadas informações
diversas sobre os equipamentos ou sobre as intervenções que vão sendo recolhidas em rotinas
de inspecção, por acompanhamento ou controlo de condição dos equipamentos, etc., ou
informações relevantes associadas ao funcionamento dos equipamentos.
Todas estas informações poderão ser de grande interesse para a boa gestão da Manutenção
pelo que deverão ser tratadas e disponibilizadas ao Gestor para que este as tenha em
consideração em planeamentos futuros.
10º Todas as informações tratadas e recolhidas nas bases de dados descritas têm por finalidade
criar as condições necessárias ao Planeamento atempado da actividade da função Manutenção.
Assim, o módulo de Planeamento será a grande razão de ser de uma aplicação informática de
apoio à Gestão da Manutenção.
Conforme fomos referindo, este módulo deverá ter a capacidade de integrar, num mesmo
planeamento, toda a informação inerente á actividade da Direcção, seja em intervenções de
Manutenção Preventiva Sistemática, seja de carácter Correctivo, e incluir ainda informação
oriunda de técnicas de Controlo de Condição dos Equipamentos.
Este planeamento, que deverá ser dinâmico e permitir, de forma fácil, a alteração dos dados
previstos para as intervenções, deverá fazê-lo tendo em conta as disponibilidades de mão-de-
obra (interna e externa) bem como da existência dos Sobresselentes e Consumíveis
necessários.
O planeamento de Longo Prazo poderá ser feito no período de um ano, a fim de poder prever
as grandes reparações anuais e os eventuais períodos sazonais da Produção, podendo o período
de curto prazo variar caso a caso, de um mês, ou uma quinzena ou outro intervalo de tempo
que seja considerado mais conveniente.
11º Para além da gestão das necessidades da Manutenção, a aplicação deverá executar o controlo
das obras em curso, permitindo a rápida consulta do seu estádio de desenvolvimento até ao
respectivo encerramento.
Após encerradas as obras deverão transitar para as bases de Histórico, como já referido.
13º Finalmente importa que a aplicação permita a emissão de todo um conjunto de relatórios,
listagens e apuramentos que deverão ser passíveis de definição e de adequação caso a caso,
consoante as necessidades e a cultura da Direcção da Manutenção.
14º Independentemente da solução em termos de Hardware e Software que for optada em cada
caso, julgamos importante que a aplicação possa correr em rede e garanta a autonomia face às
outras funções da empresa. Todavia isto não invalida que exista uma boa articulação, também
a nível informático, com as outras funções da empresa que têm grande inter-acção com a
Manutenção, como sejam a Produção, os Aprovisionamentos, as Compras, o Pessoal e a
Qualidade. Quer a solução passe ou não pela criação de uma rede de comunicações
independente, abrangendo os diversos de Manutenção, ela deverá poder ligar com as restantes
aplicações existentes na empresa por forma a poder beneficiar de informações nelas existentes,
e a exportar informações que lhes sejam úteis.
A definição dos critérios a ter em consideração para fazer uma escolha adequada de um software é
um problema específico de cada empresa, sendo no entanto possível utilizar um certo número de
critérios "standard" quando se pretende analisar uma determinada solução ou tentar a última versão
de um software. Esses critérios, sejam standard ou específicos da empresa, podem variar de
importância consoante as necessidades particulares.
b) configuração e "interface"
c) facilidade de utilização
d) fornecedor do software
Na primeira coluna da primeira tabela são apresentados alguns critérios que podem ser usados para
analisar o software. Poderão, no entanto, ser acrescentados de acordo com as necessidades
específicas mas recomenda-se que seja restringido o número de critérios áqueles que melhor
caracterizem as necessidades da função, pois tornarão a análise mais fácil e objectiva.
Na segunda coluna é dado um peso de 0 a 1 a cada critério, com excepção dos critérios de
exclusividade, os quais têm um peso 10.
Nas colunas A, B e C são apresentados os valores de avaliação das aplicações. Cada uma destas
está subdividida nas colunas Factor e Valor. A coluna Factor pode tomar valores de 0 a 1 e pretende
quantificar o desempenho da aplicação, para o critério em causa, após análise e teste do software. A
coluna Valor destina-se a conter o resultado do produto do peso do tema em análise pelo Factor
atribuído ao critério. O valor ponderado assim obtido irá dar o seu contributo para a avaliação
global da aplicação.
2. Avaliação Final
Os totais apurados em cada tema são copiados para uma segunda tabela destinada à Avaliação
Final.
Nesta tabela os resultados parciais são distinguidos de acordo com a importância (que se traduz no
peso respectivo) atribuída a cada um dos quatro temas. Nela foi acrescentado um quinto tema
designado "Gama de Preços", ao qual não foi dado qualquer peso a fim de evitar realçar as
aplicações de preço mais baixo pois, frequentemente, estas são de qualidade inferior.
3Adaptação do documento "How to choose between the wide range of computer packages for Maintenance Management", da
autoria de Patrick de Groote e publicado na revista "Maintenance"
As tabelas de avaliação que adiante se incluem mostram também como a leitura exclusiva da tabela
de Avaliação Final pode conduzir a um resultado erróneo.
Vejam-se os resultados da aplicação "A". A sua pontuação final (83.08%) é a mais elevada mas não
corresponde à mais alta em cada um dos temas separadamente. O que influenciou
significativamente o resultado final foi o preço da aplicação que era muito atractivo.
No entanto uma análise mais detalhada dos diferentes critérios considerados naquelas tabelas fará
emergir, de forma surpreendente, os seguintes aspectos:
1- Trabalho / Adequação
− a proporção de módulos standard face aos módulos configuráveis é muito baixa (0,2). Este
facto significa que um elevado número de módulos terá de ser adequado ao utilizador, o que
é indicador de um agravamento dos custos da aplicação;
− a fiabilidade é relativamente baixa (0.6) pelo que o programa não deve ser muito seguro;
− a ponderação em termos de linguagem "Query" é de 0.6, o que pode significar uma baixa
facilidade de utilização;
2- "Interfaces" e Configuração
3- Facilidade de Utilização
Estes pontos não significam necessariamente que a aplicação é má. No entanto impõem que se
proceda a uma análise mais profunda e, se necessário, a uma redefinição dos pesos relativos de cada
critério, de uma forma que melhor se ajustem às reais necessidades do utilizador.
Para se poderem estudar criteriosamente as opções que se nos põem aquando da escolha de uma
solução informática para a Gestão da Manutenção, é necessário ter caracterizado correctamente as
necessidades da função na empresa. Só após será possível decidir correctamente e implementar uma
solução eficaz.
1. Preparação (Manual)
− definição clara dos circuitos internos de decisão, execução e controlo e respectivos meios de
suporte da informação;
2. Escolha do "Software"
− estudo comparativo das vantagens e desvantagens das soluções levantadas e escolha final do
software (adiante apresentamos duas tabelas que permitirão pontuar e classificar as
diferentes soluções).
3. Escolha do "Hardware"
− estudo de mercado;
4. Implementação do Sistema
− previsão do tempo necessário à assimilação, por parte do pessoal envolvido, de cada um dos
módulos ou programas da aplicação;
− transição gradual do processo manual (em curso), para o sistema informático, prevendo que
corram em paralelo por um período de pelo menos seis meses;
− fazer uma avaliação crítica da sua utilização real e dos seus resultados em matéria de
trabalho mensurável, com intervalos regulares;
Para o estudo que se segue, vamos partir do pressuposto que foi já decidida a compra de um
conjunto de programas, ou de uma aplicação de software, após a análise cuidada das necessidades,
da empresa em geral e da Manutenção em particular.
− Definição dos critérios a aplicar na escolha da aplicação e ponderação dos respectivos pesos.
− Visita a feiras ou exposições onde as aplicações sejam demonstradas ou contacto com os seus
fornecedores.
− Pesquisa de cerca de 20 aplicações baseada em, digamos, três dos critérios próprios:
− sector de aplicação;
− Pesquisa de informação sobre as aplicações seleccionadas, incluindo uma indicação das gamas
de preços.
− Selecção de, por exemplo, oito aplicações baseada em quatro importantes critérios,
designadamente:
− representação no país;
− gama de preços.
CONCLUSÃO
Convirá também realçar que o problema se decompõe, na verdade, em dois problemas distintos: a
implementação de um sistema organizado da Manutenção e a informatização desse mesmo sistema.
Cada um destes temas exige uma abordagem específica e, acima de tudo, uma larga experiência.
O grande perigo reside no facto de, por uma opção menos correcta numa das áreas, se pôr em risco
toda a solução. Esta situação dá origem a muitas interpretações erradas sobre a origem dos
problemas, por ser difícil distinguir onde acaba a insuficiência do sistema de gestão e começam as
deficiências da solução informática. O que muitas vezes acontece é que os especialistas na gestão
da Manutenção pretendem envolver-se nos problemas da programação, no sentido estrito da palavra
(pode-se pensar que uma aplicação informática pode ser facilmente compilada fora de um sistema
de bases relacionais), ou que os especialistas no desenvolvimento do software queiram intervir na
definição do sistema de manutenção (intervenções do tipo "comprem uma aplicação e
automaticamente organizarão a vossa Manutenção...").
Finalmente convirá salientar que, devido ao largo número de aplicações de gestão da manutenção
existentes no mercado, é de toda a conveniência proceder a um estudo aturado e exaustivo antes de
decidir pela compra de uma delas.
• Contratos de Manutenção
• Formação
• Investigação e Desenvolvimento
AV. JOÃO CRISÓSTOMO, 25 2º 1050-125 LISBOA TEL.: 21 3138490 FAX: 21 3138491 Email: miit@miit.pt
RUA REI RAMIRO 870 6º A 4400 V. N. GAIA TEL.: 22 3709084 FAX: 22 3724951