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Uso y cumplimiento
Art.06 Este Reglamento es de cumplimiento y uso obligatorio para todos los
funcionarios y personal de la empresa.
Art.07 Estos fondos no podrn utilizarse para desembolsos que excedan los
lmites autorizados por la empresa, por lo que habr de establecerse un mono
mximo acorde a las necesidades, el que en ningn momento tanto su valor como
el de cada desembolso exceder del lmite que se determine en el presente
Reglamento emitido para tal efecto.
Art.08 Para fijar el limite se tendr en cuenta el valor mensual del movimiento de
gastos menores, los reembolsos se efectan a nombre del o la Responsable del
fondo y cuando este se encuentre agotado en por lo menos el 75% de la cantidad
asignada. Dichos rembolsos debern estar soportados con la documentacin que
evidencien el pago correspondiente, la cual debe ser cancelada al emitirse el
cheque de reembolso, con un sello que contenga la leyenda Pagada, Fecha,
Nmero de Cheque y Banco.
Cdigos contables: Este espacio se reservara para el registro del cdigo contable
o rea a la cual pertenece el gasto.
Conceptos: Se deber describir el concepto del pago en forma breve y concisa.
Entrada: En esta columna se anotara los ingresos que reciba la Caja Chica, las
devoluciones de dinero pertenecientes al mismo fondo no representaran ingresos
ya que estas no modifican el total asignado a la caja. Por eso se recomienda
utilizar vales provisionales, cuando las compras o montos se desconozcan, el
algunos casos en que se incurra la reversin de una operacin se anotara como
ingreso, especificando en el concepto el porqu de dicha operacin.
Salida: Se anotaran todas las salidas o pagos que efectu la Caja Chica.
Saldo: Se deber de operar el saldo anterior menos la salida inmediata para
establecer cada nuevo saldo.
Art.33 El trabajo de todas estas operaciones deber de efectuarse a tinta de color
negro y sin borrones o manchas.
Art.34 Pasos Para El Manejo De Caja Chica.
1. Apertura de la Caja Chica con fondos de la sociedad para gastos
operativos.
2. Nombramiento del Responsable de caja Chica: Decisin y comunicacin
escrita de La Junta Directiva de la sociedad.
3. Solicitud de fondos para la apertura de Caja Chica: Solicitud presentada por
el Administrador y/o la Direccin Ejecutiva al Presidente de la Junta
Directiva.
4. Recepcion y pago de materiales y/o servicios (detalle) cuyo ingreso a la
sociedad est debidamente soportado: La Direccin Ejecutiva y/o
Administrador autoriza el pago. El Responsable del Fondo de Caja Chica
efecta el pago y hace el registro correspondiente.
Paso
1
Unidad\Funcionario
Solicitante
Solicitante
Responsable del
fondo
Solicitante
Descripcin\ Accin
Presentar al responsable del fondo el
requerimiento de dinero, explicando el uso que
se le dar
Preparara un vale provisional de caja chica por
la suma solicitada y lo entregara a la persona
solicitante para el trmite de la firma autorizada
Tramitara la firma autorizada ante la direccin
ejecutiva o administrador y presentara el vale
autorizado al encargado del fondo
Entregar el dinero y obtendr la firma de recibo
del solicitante, reteniendo el vale en archivo
temporal.
Realiza las compras o gastos y presentara
rendicin de cuenta por anticipo recibido a la
encargada del fondo. Para ello preparar un
detalle que contenga una relacin entre la suma
recibida y las compras y gastos efectuados,
soportado con facturas, recibos, etc., y entregar
a la encargada del fondo.
Recibir y revisara el detalle de gastos y los
soportes entregados por el solicitante. En caso
de que los gastos efectuados sean menores a la
suma previamente entregada, la encargada del
fondo solicitara la diferencia (vuelto)
Preparara un Comprobante de pago de caja
chica (original y copia) por el total de la compra
o gasto, adjuntando los documentos soportes
Solicitar firma de conformidad del solicitante en
el comprobante de pago de caja chica y le
devolver el vale provisional de caja chica.
Sella la documentacin soporte y el
comprobante de pago de caja chica con la
leyenda PAGADO. En el comprobante de caja
chica deber especificarse las cuentas a afectar.
Cumplido lo anterior, archivara temporalmente el
original del comprobante de caja chica y sus
soportes, mientras solicita el reembolso del
fondo gastado, para lo cual se sigue el
procedimiento de solicitud de cheque.
Mantendr un archivo sucesivo de las copias del
comprobante de caja chica.
REEMBOLSOS DE GASTOS
Art 41. Para el reembolso de gastos se seguirn los siguientes pasos.
Paso
N*
1
2
3
4
Unidad\ Funcionario
Descripcin\ Accin
Interesado
Art 42. Todo desembolso definitivo (gasto) deber ampararse con un comprobante
de pago de caja chica pre numerado el que a su vez estar respaldado por los
documentos que evidencien al pago efectuado tales como facturas y recibos,
adems del nombre y la firma de la personal que autoriza el gasto.
Art 43. Los documentos que respaldan el comprobante de pago de caja chica
deben cumplir con los siguientes requisitos.
1- Fecha de erogacin
2- Ser claros, legible en nombre y concepto, especificar su valor en nmero y
letras y no tener borrones, enmendaduras ni alteraciones.
3- Estar a nombre de la sociedad. Las facturas deben ser membretadas y pre
enumeradas en caso que el lugar donde se efectu la compra no tenga
facturas membretadas se deber eleaborar un recibo que plasme el valor
con la descripcin del gasto efectuado, el nombre y los apellidos de la
persona que recibi el pago y Documento nico de Identidad de igual
manera de la factura comercial.
4- El responsable del fondo debe verificar las operaciones aritmticas de la
factura y recibo que esta cancelado son correctas e imprimirle el sello de
cancelado al liquidar o pagar.
CONDICIONES Y RESTRICCIONES
Art 44. Los recibos de caja chica deben ser pre numerados, al anularse alguno de
ellos debern de marcarse con un sello de anulado y archivarse el juego completo
que fue anulado.
Art 45. Las facturas o recibos soporte de los gastos debern ser recepcionados
por el responsable de caja sin alteraciones, borrones o enmendaduras que haga
dudoso su origen o validez.
Art 46. Cuando las erogaciones no tengan un destino fijo (compras menores
sujetas a rendicin de cuenta, pago de viticos etc.) se har un vale provisional.
Para respaldar este documento deber guardarse igual como si fuera dinero en
efectivo (se anula a la recepcin de documento que liquiden dicho valor).
Art 47. Solo se podr cancelar facturas o recibos por compras o servicios, viticos
y otros que estn debidamente autorizados por el presidente de la junta directiva,
la direccin ejecutiva o por el administrador de la sociedad.
Art 48. Se entender por gastos menores toda compra o pago hasta por el monto
de $10.00 (Diez Dlares Netos). Los gastos mayores de $100.00 se cancelaran
invariablemente por medio de cheques.
ARQUEO
Art 49. Todos los fondos de la sociedad estarn sujetos a comprobaciones fsicas
por medio de arqueos peridicos y sorpresivos.
Art 50. Se efectuaran arqueos semanales para el control de los fondos y
determinar si se estn utilizando correctamente, sin detrimento de los arqueos
diarios sorpresivos que facultativamente podrn realizar por los funcionarios
autorizados para ello.
Art 51. Los sobrantes de los arqueos sern incorporados mediante autorizacin
escrita de la direccin ejecutiva y del administrador, quien emitir un recibo oficial
de caja.
Art 52. Los faltantes debern ser cancelados por el responsable de caja chica,
justificando por escrito a la direccin ejecutiva y el administrador la posible causa
del faltante para la aplicacin de medidad correctivas.
Art 53. Como norma fundamental no es aceptable ni los sobrantes ni los faltantes
ya que esto es indicio de que el manejo de los fondos no se est haciendo
adecuadamente.
Art 54. Se efectuara arqueos mensuales para hacer cortes correspondiente a
cada periodo mensual, pero tambin se harn arqueos de caja en cualquier
momento que la direccin ejecutiva y el administrador o la junta directiva de la
sociedad lo considere conveniente.
PAPELERIA
_______________________
Lic. Azucena Mendoza
Presidenta Junta Directiva
Fabulous Shop S.A de C.V
Fecha
Comprobante
No.
Factura
No.
Subtotales
Concepto
del gasto
Valor Bruto
Valor Neto
Autorizado por:
conforme Director Ejecutivo
DUI.
Recib
VALORES EN DOLARES US
GASTOS EFECTUADOS
SALDO AL ____________________
VALOR EN LETRAS:
ESTRUCTURA DEL SALDO
EFECTIVO
DOCUMENTOS
VALES:
SALDO AL ______________
VALOR EN LETRAS:
VALORES EN DOLARES US
____________________________
_______________________
RESPONSABLE DEL FONDO
FIRMA
Formato C.CH No. 03
Fecha
________________________
______________________
Recib conforme
Formato C. CH No.0
Fecha
A- EFECTIVO EN DOLARES US
Valor Nominal
Billetes
100
50
20
10
5
1
Cantidad
Monedas
1
0.25
0.10
0.05
0.01
TOTAL
Valor
Fecha
COMPROBANTE
No.
FACTURA
No.
CONCEPTO
DEL
GASTO
VALOR
BRUTO
VALOR
NETO
Total
Entregue conforme:
__________________________
Recib conforme
__________________________
_____
Responsable del Arqueo
Vale N
Beneficiario
Concepto
Valor Bruto
Total
Recib conforme:
______________________________
Responsable de Caja Chica.
Formato C. CH No.05
Transaccin 1:
Transaccin 2:
FACTURA
N: 0023
Registro N: 136922-9
NIT: 1408-101271-103-7
LIBRERA LA PRINCESA
Librera La Princesa, S.A. de C.V.
Venta de materiales didcticos
1 calle oriente, Barrio El Centro
Contiguo a Alcalda Municipal La Unin
Tel: 2604-1581
Cant.
5
Descripcin
Resmas de papel bond
Fecha:______________________
Cliente:_____________________
NIT o DUI:___________________
Direccin:___________________
Precio
Unitario
$3.00
Ventas
Exentas
Ventas
Afectas
Total
$15.00
Subtotal
$15.00
Venta no
sujeta
Venta
exenta
Total
$15.00
Cancelado:
PAGADO CON
CAJA CHICA NO: 001
FECHA: 05/10/14
Transaccin 3:
FACTURA
N: 0023
Registro N: 136922-9
NIT: 1408-101271-103-7
FERRETERA EL BARATILLO
Venta de materiales de construccin
Cant.
3
2
Descripcin
Escobas
Trapeadores
Fecha:______________________
Cliente:_____________________
NIT o DUI:___________________
Direccin:___________________
Precio
Unitario
$1.50
$1.00
Ventas
Exentas
Ventas
Afectas
Total
$4.50
$2.00
Subtotal
$6.50
Venta no
sujeta
Venta
exenta
Total
$6.50
Cancelado:
PAGADO CON
CAJA CHICA NO: 001
FECHA: 07/10/14
Transaccin 4:
Comprobante de Crdito Fiscal
N: 0023
Registro N: 136922-9
NIT: 1408-101271-103-7
Cant.
1
Descripcin
Servicio de reparacin de PC
Fecha:______________________
Cliente:_____________________
NIT o DUI:___________________
Direccin:___________________
Precio
Unitario
$15.00
Ventas
Exentas
Ventas
Afectas
Total
$15.00
Subtotal
$13.27
13% IVA
$1.73
Venta
exenta
Total
$15.00
Cancelado:
PAGADO CON
CAJA CHICA NO: 001
FECHA: 19/10/14
Transaccin 5:
FACTURA
N: 0023
Registro N: 136922-9
NIT: 1408-101271-103-7
LIBRERA LA PRINCESA
Librera La Princesa, S.A. de C.V.
Venta de materiales didcticos
1 calle oriente, Barrio El Centro
Contiguo a Alcalda Municipal La Unin
Tel: 2604-1581
Cant.
1
Descripcin
Caja de bolgrafos
Fecha:______________________
Cliente:_____________________
NIT o DUI:___________________
Direccin:___________________
Precio
Unitario
$2.50
Ventas
Exentas
Ventas
Afectas
Total
$2.50
Subtotal
$2.50
Venta no
sujeta
Venta
exenta
Total
$2.50
Cancelado:
PAGADO CON
CAJA CHICA NO: 001
FECHA: 21/10/14
Transaccin 6:
FACTURA
N: 0023
Registro N: 136922-9
NIT: 1408-101271-103-7
Cant.
3
Descripcin
Garrafones de agua
Fecha:______________________
Cliente:_____________________
NIT o DUI:___________________
Direccin:___________________
Precio
Unitario
$2.00
Ventas
Exentas
Ventas
Afectas
Total
$6.00
Subtotal
$6.00
Venta no
sujeta
Venta
exenta
Total
$6.00
Cancelado:
PAGADO CON
CAJA CHICA NO: 001
FECHA: 21/10/14
Transaccin 7:
VALE DE CAJA CHICA
N: 001
Fecha: 23 de octubre de 2014
Por valor de: $15.00
En Concepto de: Pago al sr. German Martnez por podar el csped del parqueo
__________________
Recibido
( Anglica Guevara )
Transaccin 8:
VALE DE CAJA CHICA
N: 002
Fecha: 25 de octubre de 2014
Por valor de: $10.00
En Concepto de: Pago al empleado Rodrigo lvarez de transporte para viajar a S.S.
__________________
Recibido
(Rodrigo lvarez)
Transaccin 9:
VALE DE CAJA CHICA
N: 003
Fecha: 27 de octubre de 2014
Por valor de: $20.00
En Concepto de: Pago al Sr. Francisco Flores por reparar servicio sanitario
__________________
Recibido
(Marina Acosta)
Factura
0023
00124
00234
00543
001
002
003
Concepto
Compra de papel bond
Compra de escobas y trapeadores
Reparacin de PC
Compra de caja de bolgrafos
Compra de garrafones de agua
Pago por podar csped
Transporte para viaje
Reparacin de servicio sanitario
Proveedor
Importe
La Princesa, S.A
$13.27
El Baratillo
$5.75
Flix El Reparador $13.27
La Princesa
$2.21
Las Perlitas
$5.31
German Martnez $15.00
Rodrigo lvarez
$10.00
Francisco Flores
$20.00
Total partida
$15.00
$6.50
$15.00
$2.50
$6.00
$15.00
$10.00
$20.00
Total a reponer:
Autoriz
$90.00
Aprob
___________________
Johanna Palacios
_____________________
Azucena Mendoza
Responsable de Fondo de Caja Chica
___________________________
Melanie Fernndez
Descripcin
Partida N 1
Efectivo y Equivalentes
Efectivo en caja
Caja chica
Efectivo y Equivalentes
Efectivo en bancos
Banco Agrcola
Por apertura de fondo de caja chica
Partida N 2
Impuestos por recuperar
Crdito Fiscal IVA
Pagos por Anticipado
Papelera y tiles
Gastos de Administracin
Escobas y trapeadores
Agua embotellada
Mantenimiento
Otros gastos
Efectivo y Equivalentes
Efectivo en bancos
Por reintegro al fondo de caja chica
correspondiente al mes de octubre
Parcial
Debe
Haber
$100.00
$100.00
$5.18
$15.48
$69.34
$5.75
$5.31
$13.27
$45.00
$90.00