Professional Documents
Culture Documents
COORDONATOR,
Lect.univ.dr. Oana SECAR
MASTERAND,
Cozac Adrian George
Oradea,
2015
Instrumentul comunicrii
Publicitatea
Relaiile Publice
Organizarea evenimentelor
Mijloacele
Spoturi TV, panouri publicitare,
anunuri
Articole de pres, newsletter-uri,
rapoarte anuale
Gale, show-uri, evenimente publice
Obiectul evenimentului
Forma evenimentului
Punerea n scen a
evenimentului
Dramaturgia
evenimentului
Consumatori
Parteneri
Angajai
Public
Produs/performan
Marc
ntreprindere
Gal
Prezentare a unui produs
ntrunire de demarare a unui
proiect
Jubileu
Eveniment public
Turneu
Spectacol
Dans
Intervenia moderatorului
Acte ale unui show
Sunet
Lumin
Medii de comunicare
Decorare
Arhitectur/locaie
Catering
Arome
Timp i ritm
Aciune
Dezvoltare
Figuri i motive
2. Clasificarea evenimentelor
2 Stephan Schfer-Mehdi. Organizarea evenimentelor, ed. All, 2008, p.29.
3
B. Sensibilizarea si activarea
Pentru realizarea acestor obiective pot fi folosit urmtoarele evenimente:
Petrecerile (trebuie s reuneasc persoane care se cunosc puin sau
abia se cunosc, s familiarizeze comunicarea i s creeze o senzaie de
familiaritate i protecie. Petrecerile sunt o form potrivit pentru a nsoi
diverse trguri i congrese, avnd drept scop spargerea monotoniei cadrului
de business rigid)
Manifestaiile n scopul motivrii (gen de evenimente la care
participanii pltesc un bilet de intrare, pentru a se lsa incitai de traineri de
prestigiu i guru n domeniul motivrii, pentru a scanda mpreun ...)
Evenimentele de motivare (crearea unui stimulent sau a unei
recompense prin intermediul unei manifestaii extraordinare, n scopul
intensificrii activitii participanilor pentru organizaie)
Fr motivaie, omul nu este capabil de performan.
C. Informarea i comunicarea
Informaiile poti fi aduse la conotin prin intermediul:
Congresului
Forumului
ntrunirii politice
Simpozionului (tiinific)
Conferinei i
Workshop-ului
F. Formarea imaginii
Evenimentele ofer posibilitatea ca imaginea instituiei s se:
Profileze
ntrein
mbunteasc
S fie pus n eviden.
Pentru realizarea celor de mai sus pot fi folosite toate tipurile de
evenimente. Cu ajutorul lor putei s construii imagini noi i s le cizelai,
ntreinei, imbuntii sau accentuai pe cele existente.
G. Abordarea difuzorilor de mesaje
Nu ese posibil ntotdeauna s ajungei la ntregul dumneavoastr grup-int
prin intermediul unui singur eveniment, mai ales dac acel grup este prea
mare. Este indicat s invitai multiplicatori de mesaje reprezentativi, care s
transit mai departe mesajul dvs.
Acestui scop i slujesc:
Evenimentele de pres un comportament corect fa de jurnaliti
este cel mai bun garant pentru o pres onest
Evenimentele de PR
Evenimentele VIP
7
ntlnirile cu comercianii
H. Obiective indirecte
Pe lng rolul nemijlocit al unei instituii ca organizator de evenimente,
exist posibilitatea ca aceasta s participe n calitate de:
Sponsor
n cadrul unei cooperri la evenimentul unui alt organizator
Avantajul pentru instituia aprut la un eveniment strin, ca sponsor
sau ca partener de cooperare const ntr-o reducere a cheltuielilor, ntr-un
transfer de imagine din direcia evenimentului ctre instituie. Dezavantajos
este faptul c atenia primcipal este concentrat pe eveniment, iar adesea
mai muli sponsori i fac concuren reciproc.
4. Vizualizarea evenimentului
Dup ce ne-am stabilit obiectivele trebuie s ncepem vizualizarea
evenimentului. n cadrul acestui proces exist 5 principii de proiectare care
ar trebui luate n considerare:
8
Restaurante
Corturi
Pe lng acestea mai sunt alte locaii: parcuri publice, parcuri de
distracii, acvarii, teatre, stadioane, terenuri de golf, sli sportive, piscine, n
diverse magazine, etc. Atunci cnd te afli n cutarea unei locaii pentru
evenimentul tu, trebuie s iei n considerare 7 elemente-cheie:
a.
Locaia n sine (local, n afara oraului, n afara rii) lista
de invitai va reprezenta un factor important n deciderea
locaiei unde locuiesc cei mai muli dintre invitai i care sunt
costurile pentru transport i cazare care trebuie incluse n
buget?
b.
Data ce zi naional, srbtoare sau alt eveniment special
(alegeri, eveniment sportiv) ar putea afecta participarea la
eveniment?
c.
Anotimpul acelai eveniment organizat n anotimpuri
diferite poate necesita element de logistic i buget diferite.
Fiecare anotimp poate avea provocri diferite, n funcie de
tipul de eveniment ales. De exemplu: un eveniment care are
loc ntr-un cort pe timpul verii va necesita cheltuieli pentru
aerul condiionat i generatoare de rezerv, la fel cum un
eveniment organizat iarna va avea nevoie de sisteme de
nclzire i de iluminat (deoarece se ntunec mai devreme).
d.
Momentul din timpul zilei (time of day) vei fi singurul
grup care organizeaz un eveniment ntr-o anumit locaie sau
sunt programate mai multe evenimente? De ct timp vor avea
nevoie furnizorii s se pregtareasc pentru eveniment? Dac
evenimentul vostru este precedat de un altul, cum te asiguri c
invitaii vor prsi sala n timp util?
e.
Dac plnuieti un eveniment indoor sau outdoor
exist ntodeauna un risc atunci cnd organizezi un eveniment
n aer liber. Pentru a evita eventualele neplceri cauzate de
vremea rea se poate rezerva un cort sau o alt ncpere ntr-o
zon apropiat. (excepie fac evenimentele de mari dimensiuni
organizate n spaii deschise de mari dimensiuni, gen parcuri,
stadioane). n cazul n care evenimentul se desfoar ntr-un
cort este nevoie de 2- 3 zile pentru instalarea acestuia n
cazul n care plou, ct timp se va ntrzia cu montarea
acestuia?. Trebuie luat n calcul i chiria spaiului respectiv i
11
f.
g.
Stilul evenimentului
Stilul evenimentului se refer la atmosfera sau la efectul de ansamblu
pe care dorii s-l obinei. Stilurile pot fi amestecate sau adaptate, pentru a
crea ceva nou. Stilul nu ar trebui s fie influenat de un anumit buget. n
general, stilul evenimentului influeneaz alegerea invitaiilor, a locaiei,
decorul, muzica, partea de enterteiment, catering-ul.
Urmtoarele tipuri pot reprezenta stiluri de evenimente: tradiional,
clasic, modern, cultural, romantic, distractiv, tematic, de sezon, de
srbtoare, sportiv etc. Urmtoarele tipuri pot reprezenta stiluri de
evenimente: tradiional, clasic, modern, cultural, romantic, distractiv,
tematic, de sezon, de srbtoare, sportiv etc.
4. Energia (the energy) crearea unei atmosfere (creating a mood)
Fiecare eveniment trebuie s emane energie; locaia, decorul, muzica,
mncarea i butura, activitile i invitaii, toate contribuie la crearea unei
atmosfere. Energia pe care reueti s o aduci, ca rezultat al designului
evenimentului poate fi pozitiv sau negativ. Proiectarea slab a
evenimentului, n ceea ce privete calendarul, aspectele logistice i alte
elemente pot duce la o risipire a energiei dintr-o ncpere. Acest sentiment l
resimim atunci cnd lucrurile decurg monoton, nu exist aer curat, ascultm
discursuri lungi i plictisitoare, se aterne o linite morbid, invitaii se
nghesuie sau sunt pui s atepte, nu sunt scaune sufieciente etc. Alegerea
unei ncperi prea mari sau prea mici pentru numrul de invitai,
influeneaz energia evenimentului.
5. Emoia (the emotion) sentimente
Stilul selectat pentru eveniment va transmite anumite sentimente
invitailor. De exemplu, un eveniment cu o tem vesel, care ilustreaz
12
5. Organizare i timing
Fiecare eveniment are un ritm i o desfurare care trebuie orchestrate
cu atenie. Totul trebuie organizat din timp, totul pus la locul lui i gata de
derulare. Realizarea unui grafic de desfurare (critical path) te poate
conduce spre succes, n ceea ce privete execuia evenimentului, punnd
accent pe ceea ce este prioritar.
Critical path
Obiectivele companiei i ale evenimentului au fost stabilite; ai selectat
stilul evenimentului, ai pus pe hrtie un buget preliminar, ai obinut oferte
din partea furnizorilor i ai redus din opiuni; i-ai updatat bugetul n funcie
de costurile estimate pentru elementele selectate pentru eveniment; ai
primit contractele pentru a verifica condiiile, termenii dar i modalitile de
plat, nainte de a le semna. Acum este momentul s adugai informaia
logistic i activitile specifice, n calendarul evenimentului acesta va fi
documentul de baz (critical path) pe care se va baza munca tuturor celor
implicai n eveniment staff-ul echipei de organizare, furnizorii. Pe parcurs
ce nainteaz operaiunile de organizare, vor aprea anumite schimbri, se
vor aduga elemente noi, va fi nevoie de mai mult timp pentru anumite
activiti. Aceste lucruri conduc la o actualizate continu a planificrii, pe
msur ce apar noi informaii sau noi cerine din partea furnizorilor sau a
locaiei.
Dou dintre cele mai importante elemente, n realizarea unui
eveniment de succes sunt: buna organizare i atenia la detalii. Verificare
constant a calendarului, pe ca lucrurile s fie n grafic i avansarea treptat
a activitilor sunt de asemenea eseniale. Dac anumite lucruri necesit
prea mult timp pentru a fi aprobate, vom avea de-a face cu un management
slab al timpului, dar i cu un eveniment care se va desfura n condiii
stresante. Un exemplu n acest sens este legat de alocarea unui numr mare
de ore, pentru design-ul unei invitaii, n condiiile n care aceasta ajunge
prea trziu la printat i nu se respect termenul limit pn la care trebuie
trimis. Acest lucru va afecta participarea invitailor la eveniment.
13
Bibliografie
1. Stephan Schfer-Mehdi. Organizarea evenimentelor, ed. All, 2008;
2. Asist. Univ. Dr. Paul Frca suport de curs Event planning
3. Doug Matthewss. Special event production the process, Elsevier,
2008
4. Kentent, Event Marketing, disponibil la:
http://hubpages.com/hub/Event-Marketing1
14
Cuprins
1. Ce sunt evenimentele? Definirea evenimentului de
marketing2
2. Clasificarea
evenimentelor
.3
3. Tipuri de evenimente. Determinarea obiectivelor unui
eveniment..4
4. Vizualizarea
evenimentului
.8
5. Organizare i
timing
..12
15