Professional Documents
Culture Documents
EVENT PLANNING
- Suport de curs
Publicitate, an II
Universitatea Babe-Bolyai
Facultatea de tiine Politice, Administrative i ale Comunicrii
Departamentul Comunicare, Relaii Publice i Publicitate
Master PR, an II, German
Fia disciplinei
Denumirea disciplinei
Statutul disciplinei: opional
Nivelul de studii: Licen
Anul de studii: II
Semestrul: II
Titularul cursului: Asist. Univ. Dr. Paul Frca
A. Obiectivele disciplinei (Obiectivele sunt formulate n termeni de competene
profesionale)
1. Realizarea unui concept de eveniment i a unei planificri eficiente a diferitor
tipuri de activiti, care presupun sarcini de complexitate medie
2. Proiectarea si organizarea propriu-zis a unui eveniment
3. nsuirea i dezvoltarea unor competene specifice n organizarea de evenimente
B. Precondiii de accesare a disciplinei (Se menioneaz disciplinele care trebuie studiate
anterior)
nscrierea la cursul de Event planning este condiionat de parcurgerea cursurilor de
Introducere n comunicare i relaii publice Baze PR, Tehnici si Instrumente de PR i
Publicitate. Se recomand consultarea i reactualizarea cunotinelor prezentate la
cursurile menionate anterior.
C. Competene specifice (Vizeaz competenele asigurate de programul de studiu din care
face parte disciplina)
1. Cunoatere i nelegere
- cunoate noiunea de event i event marketing; cunoate principalele criterii n
realizarea unei planificri eficiente; cunoate elementele eseniale n realizarea unui plan
de promovare; cunoate noiunile de critical path, timming, back-up plan; cunoate
elementele principale de realizare a meterialelor de promovare.
2. Explicare i interpretare
- explic modalitatea de realizare a unor materiale de promovare: invitaie, afi,
plan etc.; explic principalele probleme care pot aprea n planificarea, promovarea i
implementarea unui eveniment; explic soluii posibile pentru gestionarea unor situaii
neprevzute.
2
3. Instrumental aplicative
- proiecteaz aplicarea unor instrumente de lucru folosite pentru planificarea i
organizarea unui eveniment; organizarea propriu-zis a unui eveniment i conceperea
materialelor aferente acelui eveniment.
4. Atitudinale
- manifest interes fa de domeniul organizrii evenimentelor; promoveaz un
sistem de norme i valori pentru un event planner.
D. Coninutul disciplinei
a) Curs
Capitolul
1.Noiuni introductive
legate de event planning
2.Tipuri de evenimente
3.Determinarea obiectivelor
unui eveniment
4.Vizualizarea unui
eveniment
5.Planificarea unui
eveniment
6.Organizarea i timming-ul
evenimentului
7.Participanii din cadrul
unui eveniment
Coninuturi
C1 Definirea evenimentelor
1.1 Descrierea noiunii de eveniment i a
celei de eveniment de marketing
1.2 Istoria evenimentelor
C2 Prezentarea, clasificarea i descrierea
principalelor tipuri de evenimente
2.1 Exemplificarea fiecrui tip de
eveniment
C3 Exemplificarea categoriilor de
obiective pentru tipuri diferite de
evenimente
C4 Elementele care trebuie luate n
considerare nainte de planificarea
propriu-zis a unui eveniment
C5 Prezentarea principalelor elemente din
cadrul planificrii unui eveniment.
5.1Datalierea i exemplificarea ntregului
proces de planificare al unui eveniment
5.2 ntrebrile la care trebuie s cutm
rspuns
nainte
de
planificarea
evenimentului
5.3 Planificarea iniial i planificarea
intermediar a unui eveniment
C6 Prezentarea documentului intitulat
critical path cu principalele activiti,
descrierea acestora i a responsabililor.
6.1 Analiza unor astfel de documente
C7 Descrierea principalelor categorii de
public n funcie de tipul de eveniment
organizat.
7.1 Invitarea unor categorii de public
speciale la anumite evenimente
Nr. ore
2 ore
2 ore
2 ore
2 ore
4 ore
2 ore
2 ore
8.Promovarea unui
eveniment
C8
Prezentarea
i
exemplificarea 6 ore
principalelor modaliti de promovare a
unui eveniment
8.1 Realizarea materialelor necesare
organizrii unui eveniment
8.1.1 Invitaia
8.1.2 Afiul
8.1.3 Pliant/brour
8.2 Realizarea unui plan de promovare pe
anumite canale (ex: radio, TV, internet)
eveniment putei face apel la toi receptorii senzoriali i, ca urmare, putei obine un efect ult mai
intens dect cel cauzat de atracia pur vizual a reclamei clasice.
Evenimentele pot provoca mai multe emoii dect orice alt mijloc de comunicare.
Scopul evenimentelor de marketing este i declanarea unui proces dirijat de activare. n funcie
de natura scopuluisunt provocate excitaii psihice: formarea imaginii, formarea profilului,
motivaia, atracia de a cumpra, sprijinirea vnzrilor.
Mijloacele
Spoturi TV, panouri publicitare, anunuri
Articole de pres, newsletter-uri, rapoarte
anuale
Gale, show-uri, evenimente publice
Obiectul evenimentului
Forma evenimentului
Consumatori
Parteneri
Angajai
Public
Produs/performan
Marc
ntreprindere
Gal
Prezentare a unui produs
ntrunire de demarare a unui proiect
Jubileu
Eveniment public
Turneu
Spectacol
Dans
Intervenia moderatorului
Acte ale unui show
Sunet
Lumin
Dramaturgia evenimentului
Sursa:
Medii de comunicare
Decorare
Arhitectur/locaie
Catering
Arome
Timp i ritm
Aciune
Dezvoltare
Figuri i motive
Stephan Schfer-Mehdi.
Organizarea
Clasificarea evenimentelor
Forumul ageniilor de marketing clasific evenimentele n: evenimente publice,
evenimente corporatiste i evenimente de prezentare.
Evenimente publice
Evenimente corporatiste
Evenimente de prezentare
Clasificarea de mai sus este una destul de simplist i nu reuete s surprind misiunile
i utilitatea evenimentelor pentru cei care le organizeaz.
Jubileul i aniversrile
Inaugurarea, reinaugurarea
Recepia
Adunarea general anual
Trgurile/evenimentele expoziionale
Demarrile proiectelor, campaniilor etc.
n anumite instituii s-au constatat tot mai multe obiective, a cror transpunere n practic
a necesitat din partea participanilor reflecie i schimbarea modului de gndire. Exemplu (din
partea studenilor): angajaii unei uniti de transport public s fie sensibilizai cu privire la tema
curenia n autobuze i tramvaie. Sau cnd un furnizor de talie medie de automobile vrea s-i
determine pe angajai s-i asume calitatea unui nou produs, care s fie lansat pe pia. n acest
caz, nceperea campaniei corespunztoare poate fi dat de un eveniment, prin care angajaii s fie
motivai s reduc numrul de reclamaii i de rebuturi ale produciei.
B. Sensibilizarea si activarea
Pentru realizarea acestor obiective pot fi folosit urmtoarele evenimente:
Petrecerile (trebuie s reuneasc persoane care se cunosc puin sau abia se cunosc, s
familiarizeze comunicarea i s creeze o senzaie de familiaritate i protecie. Petrecerile
sunt o form potrivit pentru a nsoi diverse trguri i congrese, avnd drept scop
spargerea monotoniei cadrului de business rigid)
Manifestaiile n scopul motivrii (gen de evenimente la care participanii pltesc un bilet
de intrare, pentru a se lsa incitai de traineri de prestigiu i guru n domeniul motivrii,
pentru a scanda mpreun ...)
Evenimentele de motivare (crearea unui stimulent sau a unei recompense prin intermediul
unei manifestaii extraordinare, n scopul intensificrii activitii participanilor pentru
organizaie)
C. Informarea i comunicarea
Informaiile poti fi aduse la conotin prin intermediul:
Congresului
Forumului
ntrunirii politice
Simpozionului (tiinific)
Conferinei i
Workshop-ului
prezentri de produse
evenimente promoionale sau tururi promoionale
evenimente la point of sale (locul de vnzare)
expoziii
trguri
Ziua porilor deschise publicul-int este foarte neomogen sunt invitai angajai,
public, pres local; de recomandat s v invitai clienii, n scopul unei cunoateri mai
bune ei pe dumneavoastr i dvs pe ei
Prezentri ale instituiilor
Adunri generale anuale n era shareholder value (toti deintorii de interese dintr-o
instituie: acionari, furnizori, clieni, statul, angajaii) acest tip de evenimente erau
importante nu numai pentru performana organizaiei ci i pentru imaginea ei.
Trguri
11
F. Formarea imaginii
Evenimentele ofer posibilitatea ca imaginea instituiei s se:
Profileze
ntrein
mbunteasc
S fie pus n eviden.
Pentru realizarea celor de mai sus pot fi folosite toate tipurile de evenimente. Cu ajutorul
lor putei s construii imagini noi i s le cizelai, ntreinei, imbuntii sau accentuai pe cele
existente.
G. Abordarea difuzorilor de mesaje
Nu ese posibil ntotdeauna s ajungei la ntregul dumneavoastr grup-int prin
intermediul unui singur eveniment, mai ales dac acel grup este prea mare. Este indicat s
invitai multiplicatori de mesaje reprezentativi, care s transit mai departe mesajul dvs.
Acestui scop i slujesc:
H. Obiective indirecte
Pe lng rolul nemijlocit al unei instituii ca organizator de evenimente, exist posibilitatea ca
aceasta s participe n calitate de:
Sponsor
n cadrul unei cooperri la evenimentul unui alt organizator
12
Cine trebuie invitat la eveniment pentru a atinge obiectivele de comunicare propuse? i cine v
poate ajuta n acest sens?.
Menionm grupurile participante la eveniment:
Angajai
Parteneri i furnizori
Clienii
o B-to-B (la evenimente corporatiste)
o B-to-C (la evenimente publice)
Difuzorii mesajelor
Forele decizionale
Specialitii
Programele pentru parteneri (partenerii de via ai participanilor la eveniment)
Vizualizarea evenimentului
Transportul invitailor
Cazarea invitailor
2. Lucrurile eseniale (the essentials) lucrurile pe care mi le doresc cu adevrat (must haves)
Acestea reprezint lucrurile care sunt non-negociabile, la momentul planificrii iniiale. Ele sunt
determinate de:
-
Costurile de baz (hard costs): bilet de avion, cazare la hotel, cerinele legate de
locaie(instalarea i aducerea lucrurile necesare, spaiu de depozitare pentru furnizori,
spaiul pentru repetiii, birou separat de loculul de desfurare al evenimentului), cerine
legate de catering, costul anumitor servicii, anumite aprobri, asigurri, costuri de
promovare, costuri de personal
14
Hoteluri
Muzee
Galerii de art
Yacht-uri private
Vinrii (wineries)
Restaurante
Corturi
Pe lng acestea mai sunt alte locaii: parcuri publice, parcuri de distracii, acvarii, teatre,
stadioane, terenuri de golf, sli sportive, piscine, n diverse magazine, etc. Atunci cnd te afli n
cutarea unei locaii pentru evenimentul tu, trebuie s iei n considerare 7 elemente-cheie:
a. Locaia n sine (local, n afara oraului, n afara rii) lista de invitai va reprezenta un
factor important n deciderea locaiei unde locuiesc cei mai muli dintre invitai i care sunt
costurile pentru transport i cazare care trebuie incluse n buget?
b. Data ce zi naional, srbtoare sau alt eveniment special (alegeri, eveniment sportiv) ar
putea afecta participarea la eveniment?
c. Anotimpul acelai eveniment organizat n anotimpuri diferite poate necesita element de
logistic i buget diferite. Fiecare anotimp poate avea provocri diferite, n funcie de tipul de
15
eveniment ales. De exemplu: un eveniment care are loc ntr-un cort pe timpul verii va necesita
cheltuieli pentru aerul condiionat i generatoare de rezerv, la fel cum un eveniment organizat
iarna va avea nevoie de sisteme de nclzire i de iluminat (deoarece se ntunec mai devreme).
d. Momentul din timpul zilei (time of day) vei fi singurul grup care organizeaz un
eveniment ntr-o anumit locaie sau sunt programate mai multe evenimente? De ct timp vor
avea nevoie furnizorii s se pregtareasc pentru eveniment? Dac evenimentul vostru este
precedat de un altul, cum te asiguri c invitaii vor prsi sala n timp util?
e. Dac plnuieti un eveniment indoor sau outdoor exist ntodeauna un risc atunci cnd
organizezi un eveniment n aer liber. Pentru a evita eventualele neplceri cauzate de vremea rea
se poate rezerva un cort sau o alt ncpere ntr-o zon apropiat. (excepie fac evenimentele de
mari dimensiuni organizate n spaii deschise de mari dimensiuni, gen parcuri, stadioane). n
cazul n care evenimentul se desfoar ntr-un cort este nevoie de 2- 3 zile pentru instalarea
acestuia n cazul n care plou, ct timp se va ntrzia cu montarea acestuia?. Trebuie luat n
calcul i chiria spaiului respectiv i necesitile legate de securitate (obiecte gen: scaune, mese,
decor, echipamente audio sau video trebuie pzite peste noapte)
f. Dac evenimentul se desfoar ntr-o singur locaie sau n mai multe locaii dac
evenimentul tu se desfoar n 2 locaii diferite trebuie s te asiguri c participanii au cu ce s
se deplaseze de la o locaie la alta.
g. Consieraii legate de buget sunt locaii care includ n costul de nchiriere i mese, scaune,
fete de ma, farfurii, tacmuri, tipuri de pahare dar sunt i locaii unde trebuie pltit o taxa
suplimentar pentru acestea.
Stilul evenimentului
Stilul evenimentului se refer la atmosfera sau la efectul de ansamblu pe care dorii s-l
obinei. Stilurile pot fi amestecate sau adaptate, pentru a crea ceva nou. Stilul nu ar trebui s fie
influenat de un anumit buget. n general, stilul evenimentului influeneaz alegerea invitaiilor, a
locaiei, decorul, muzica, partea de enterteiment, catering-ul.
16
Participarea la eveniniment va fi afectata de: luna, ziua, ora aleas pentru eveniment?
VIP-uri
Ce VIP-uri vor lua parte la evenimet? (aceasta nseamn cheltuieli suplimentare pentru
apartamente/camere, limuzine etc. care trebuie incluse n buget)
Invitaii la eveniment
Sunt invitai care vin din alt ora sau alt ar?
Va fi nevoie s cazm invitai din alt ora i s ne ocupm de acetia nainte, n timpul i
dup eveniment?
Invitaiile
Sunt deschis la anumite stiluri de invitaii sau doresc un tip de invitaii mai speciale?
Evenimentul propriu-zis
Decorul evenimentului
Ce imi doresc s vad invitaii din momentul n care acetia intr n locaia evenimentului
i pn la locurile n care vor fi aezai? Se va schimba ceva pe parcursul evenimentului?
Muzica evenimentului
Iluminatul evenimentului
Sosirea la eveniment
Cum prevd c vor ajunge invitaii la eveniment? Vor veni singuri sau vor fi adui de
ctre oferi?
Fotografiile evenimentului
Desfurarea evenimentului
19
Vor exista anumite cerine audio-video, cum ar fi proiector i ecran sau plasme? Care vor
trebui ncadrate n funcie de dimensiunile ncperii.
Elementele audio-video
Mncare i butur
20
21
Organizare i timing
Fiecare eveniment are un ritm i o desfurare care trebuie orchestrate cu atenie. Totul
trebuie organizat din timp, totul pus la locul lui i gata de derulare. Realizarea unui grafic de
desfurare (critical path) te poate conduce spre succes, n ceea ce privete execuia
evenimentului, punnd accent pe ceea ce este prioritar.
Critical path
Obiectivele companiei i ale evenimentului au fost stabilite; ai selectat stilul
evenimentului, ai pus pe hrtie un buget preliminar, ai obinut oferte din partea furnizorilor i ai
redus din opiuni; i-ai updatat bugetul n funcie de costurile estimate pentru elementele selectate
pentru eveniment; ai primit contractele pentru a verifica condiiile, termenii dar i modalitile de
plat, nainte de a le semna. Acum este momentul s adugai informaia logistic i activitile
specifice, n calendarul evenimentului acesta va fi documentul de baz (critical path) pe care se
va baza munca tuturor celor implicai n eveniment staff-ul echipei de organizare, furnizorii. Pe
parcurs ce nainteaz operaiunile de organizare, vor aprea anumite schimbri, se vor aduga
elemente noi, va fi nevoie de mai mult timp pentru anumite activiti. Aceste lucruri conduc la o
actualizate continu a planificrii, pe msur ce apar noi informaii sau noi cerine din partea
furnizorilor sau a locaiei.
Dou dintre cele mai importante elemente, n realizarea unui eveniment de succes sunt:
buna organizare i atenia la detalii. Verificare constant a calendarului, pe ca lucrurile s fie n
grafic i avansarea treptat a activitilor sunt de asemenea eseniale. Dac anumite lucruri
necesit prea mult timp pentru a fi aprobate, vom avea de-a face cu un management slab al
timpului, dar i cu un eveniment care se va desfura n condiii stresante. Un exemplu n acest
sens este legat de alocarea unui numr mare de ore, pentru design-ul unei invitaii, n condiiile n
care aceasta ajunge prea trziu la printat i nu se respect termenul limit pn la care trebuie
trimis. Acest lucru va afecta participarea invitailor la eveniment.
22