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Parque de Espaa
ROSARIO, Argentina
29/09 - 1/10 - 2011
Mircoles
Mircoles 28
28 de
de septiembre
septiembre
Planeacin
Planeacin de
de
proyectos
proyectos escnicos
escnicos
Marisa de Len
Condiciones
Condicionesdel
delmbito
mbitoartstico
artstico
Instituciones
Financiamiento
Educacin, Formacin,
Investigacin
Polticas
Culturales
Plan Nacional
PROMOCIN
Creacin, Ejecucin,
Interpretacin
GESTIN
PROYECTOS
PRODUCCIN
Medios de
Comunicacin
DISTRIBUCIN
Difusin
Marisa de Len
Presentadores
Foros
Pblicos
Promotores,
Agentes, Agencias
Marisa de Len
QU?
Naturaleza del proyecto
Propsitos
Objetivo general
Objetivos especficos
Metas
POR QU?
Antecedentes
Misin y Visin
Necesidad e importancia
Justificacin del proyecto
CMO?
Recursos necesarios
DNDE?
Ubicacin geogrfica
Marco legal
Localizacin
Infraestructura fsica
Acceso cultural y de equipos
Cobertura
Modelo de produccin
Mtodos y tcnicas
CON QU?
Estrategias y procedimientos
Recursos disponibles
Actividades, tareas y
Presupuestos de
responsabilidades
ingresos y gastos
Contactos y comunicaciones
Horizonte temporal
Clculos presupuestales
Plan de trabajo
Ruta crtica
Cronograma
Participantes
Equipos de trabajo
Organigrama
Beneficiarios directos e indirectos
Pblicos
Nivel de gestin
CUNDO?
Vida del proyecto
QUIN?
Viabilidad financiera
Flujo y control de recursos
Estrategias de distribucin
Parmetros e indicadores de
evaluacin
Marisa de Len
Contexto
Contexto
Geogrfico
Histrico
Poltico
Social
Econmico
Cultural
Marisa de Len
Comunitario
Enfoque Instrumental
La ordenacin de un conjunto
de actividades que, combinando recursos
humanos, materiales, financieros y tcnicos,
se realizan con el propsito
de conseguir un determinado
objetivo, meta o resultado.
Perspectiva lineal
Marisa de Len
Marisa de Len
ANLISIS
CONCRECIN
Posibilidades reales
Anlisis y esquema de viabilidad
Cotizaciones
Contrataciones
Compromisos y responsabilidades
Diseo de produccin
Ruta crtica
Plan de trabajo
Financiamiento y administracin de recursos
Canales y polticas de comunicacin
EJECUCIN
EXPLOTACIN
Marisa de Len
Estreno y temporadas
Comercializacin
Mercado o pblico destinatario
Impacto cultural y social
Posibilidad y grado de venta
Distribucin
Control y administracin
Parmetros e Indicadores
Pertinencia, congruencia, calidad,
eficiencia, eficacia e impacto
Revisin de logros alcanzados
Beneficiados directos e indirectos
Escenarios a futuro
Integracin de dossier o carpeta
Enfoque Comunicativo
La gestin de los proyectos es un proceso constante, dinmico y
sistemtico de planeacin, ejecucin, comunicacin y evaluacin
de las acciones de los actores participantes; de sus intereses,
capacidades, procesos, resultados y de sus impactos, en el
marco de un contexto de viabilidad, participacin y negociacin
para generar resultados dirigidos a ampliar oportunidades y
capacidades de
los miembros de una comunidad
Marisa de Len
Gestin
Gestin integral
integral de
de un
un proyecto
proyecto
Co
mu
nic
ac
in
a
Vi
d
Marisa de Len
a
Vi
ad
d
ili
G
PLANI
es
FICACI Prod
ti
N
ucci
n
n
EVAL
UACI
li
i
b
EJEC
UCI
NY
EXPL
Co
OTACI m u n i c a c
in
N
Niveles
Niveles de
de Gestin
Gestin
El nivel de gestin es la estructura organizativa y jurdica
que regir el funcionamiento formal del proyecto.
El nivel de gestin tambin se relaciona con definir si el
proyecto se realizar desde la administracin pblica,
iniciativa privada, asociaciones civiles, organizaciones,
fundaciones, o sectores comunitarios, modelos mixtos o
compartidos.
Marisa de Len
Modelos
Modelos de
de Produccin
Produccin
Podemos identificar varios modelos de produccin, que responden a diferentes
necesidades, intereses y capacidades.
Callejero: es un trmino genrico para todas las formas de actuacin que se desarrollan
fuera de los foros; est dirigido a un pblico que comnmente no asiste a los espectculos y
que transita en las calles y plazas.
Marisa de Len
Modelos
Modelos de
de Produccin
Produccin
ejecutantes y de espectadores.
Comercial: el valor de la produccin est determinada por el dinero, y no por el valor artstico.
Marisa de Len
Definicin
Definicin de
de MISIN
MISIN
Es la expresin conceptual de lo que es y hace una organizacin. Es la exposicin
clara y especfica con un mensaje conciso, directo y convincente que resume la
razn de ser y los distintivos principales de un grupo, institucin y/o proyecto y su
compromiso social.
Sintetiza y comunica el sentido, la naturaleza, la filosofa, el espritu, los valores, la
dimensin social, el alcance y la perspectiva de impacto del proyecto.
Responde a las preguntas Quines somos; Qu hacemos; Porqu; Para qu;
Para quines y Cmo?
La Misin ES EL PROPSITO
Marisa de Len
Definicin
Definicin de
de VISIN
VISIN
La visin es la capacidad de ver ms all, en tiempo y espacio, y por encima de los
dems,, ver con ojos de la imaginacin, el resultado final que se pretende
alcanzar.
Es la visualizacin del proyecto de la organizacin en un perodo de al menos 5
aos. Explica la importancia de realizar el proyecto desde la misin de la
organizacin gestora y sus valores.
Responde a las preguntas: De dnde venimos y Hacia dnde vamos?
La Visin ES LA INTENCIN
Marisa de Len
Dimensin
Dimensin del
del Proyecto
Proyecto
OBJETIVOS
METAS
Marisa de Len
Valor
Valor artstico
artstico
Contar con los equipos artstico y creativo concebidos y
seleccionados
para
el
proyecto,
conociendo
su
Valor
Valor contextual
contextual
Est relacionado con el contexto general y particular del
proyecto, as como con las circunstancias para su
realizacin (festival, homenaje, comisin, conmemoracin
de fecha, aniversario del foro).
Marisa de Len
Destinatarios
Destinatarios
Es muy importante ubicar el proyecto en trminos del sector social al que est
dirigido, y definir el perfil del pblico al que interesa captar: pblico infantil, de la
tercera edad, jvenes universitarios, etctera.
Es importante considerar las variables demogrficas (gnero, edad, tamao de
la familia, religin, raza, estado civil, nivel de educacin y nivel de ingresos); las
variables geogrficas (el barrio o colonia, la localidad o estado, la ciudad, la
regin y el pas) y las variables psicogrficas (el estrato, clase social, hbitos y
estilo de vida, intereses, consumo de medios, opiniones y actividades).
Se relaciona directamente con los estudios de pblico.
Marisa de Len
Jueves
Jueves 29
29 de
de septiembre
septiembre
Financiamiento
Financiamiento yy
Administracin
Administracin
Marisa de Len
Fuentes
Fuentes de
de financiamiento
financiamiento
Las estrategias que se utilizarn para obtener los recursos econmicos necesarios dependen
de la naturaleza del proyecto. Es posible que confluyan varias de las estrategias y fuentes de
financiamiento que se puedan implementar, lo importante es que ninguna de ellas distorsione
o condicione el contenido, orientacin, calidad esttica o futuro del proyecto. Generar
ingresos supone un permanente ejercicio de imaginacin.
Conviene sealar que el trabajo del productor ejecutivo no implica necesariamente allegar
recursos econmicos para el proyecto, sino cuidarlos y administrarlos para que sean
utilizados de la mejor manera y de acuerdo con lo presupuestado.
Se conocen cuatro tipos fundamentales de procedencia de ingresos: directa, indirecta,
interna y externa, sin embargo, en cada una de ellas pueden intervenir uno o varios de los
agentes, tales como el gobierno federal, los gobiernos estatales y municipales, los
fideicomisos, fundaciones y asociaciones filantrpicas, adems de la sociedad civil en
general, colectivos, universidades, asociaciones civiles, empresas y negocios.
Marisa de Len
REVISIN
REVISIN DE
DE INGRESOS
INGRESOS
Directa
Indirecta
Marisa de Len
Patrocinios
Coproduccin
Marisa de Len
Interna
Comercializacin de servicios
Cursos, talleres, libros, discos, publicidad.
Alquiler
Equipos propios, catlogo o lista de existencia: sonido, iluminacin,
vestuario, props.
Venta de productos promocionales
Merchandising o souvenir: figuras, postales, pins, camisetas, calcomanas,
bolgrafos, tazas, vasos, etctera.
Organizacin de eventos especiales
Fiestas, convivios, rifas, bailes, sorteos, ventas de garaje, club de amigos.
Externa
Preventa de boletos
Anticipada y con descuentos de preventa.
Marisa de Len
Taquilla
Venta de boletos en ventanilla y/o agencias alternativas de venta.
Procuracin
Procuracin de
de Fondos
Fondos
Marisa de Len
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Agradecimiento y seguimiento
9.
10.
Evaluacin y documentacin
Montos de participacin
De $
Plan
Paquete
1,000.00 a $ 5,500.00
De $ 6,000.00 a $ 10,000.00
A+B
De $15,000.00 a $20,000.00
A+B +C
De $25,000.00 a $35,000.00
A+B +C +D
De $36,000.00 a $50,000.00
A+B +C +D +E
Ms de $50,000.00
Planes
Planes para
para
Patrocinadores
Patrocinadores
C) Paquete de libros y discos
+ 6 boletos de cortesa
D) Programa de lujo
+ Inclusin en el pendn con todos
los patrocinadores
+ 8 boletos de cortesa
E) Cena privada con los artistas
participantes en el evento
+ Foto con el artista o elenco
+ Regalo autografiado por el artista
+ 10 boletos de cortesa
Posibles
Posibles Gastos
Gastos de
de Produccin
Produccin
CONTRATACIONES
ALQUILERES
COMPRAS
REALIZACIONES
PERSONAL
OPERACIN
GESTIN
INVESTIGACIN
PROMOCIN
Creativo
Papelera
Derechos de autor
Documentacin
Publicidad
Artstico
Fotocopias
Permisos
Traduccin
Marketing
Administrativo
Telfono
Impuestos
Fotografa
Taquillas
Apoyo
Correo
Informtica
Diseos
Prensa
Tcnico
Mensajera
Reparaciones
Maquetas
Folletos
Eventual
Alquileres
Locales
Muestrarios
Posters
Mano de obra
Electricidad
Sala
Programas
Horas extra
Agua
Boletaje
Impresos
Gas
Seguros
Inserciones
Archivos
Mantenimiento
Distribucin
Perecederos
Catering
Souvenirs
Marisa de Len
Posibles
Posibles Gastos
Gastos de
de Produccin
Produccin
CONTRATACIONES
ALQUILERES
COMPRAS
REALIZACIONES
CONSTRUCCIN
SONIDO
ILUMINACIN
VARIOS
GIRAS
Maqueta
Equipos
Focos
Imprevistos
Embalaje
Escenografa
Cintas
Filtros o micas
Estibadores
Viticos
Utilera
Grabaciones
Lmparas
Propinas
Hospedaje
Vestuario
Efectos
Cadenas
Herrajes
Seguros
Tintorera
Estudio
Cables
Mudanzas
Transporte
Maquillaje
Edicin
Gobos
Visas
Peluquera
Instrumentos
Efectos
Exceso de
Zapatera
carga
Accesorios
Efectos especiales
Marisa de Len
Presupuesto
Presupuesto de
de Produccin
Produccin
PARTIDA
CONCEPTO
TOTAL
Planeacin, Gestin y
Administracin
Oficina
Papelera
Fotocopias
Paquetera
$
$
$
$
Ensayos
Sustitutos
$ 5,000.00
Honorarios
Equipo artstico
Creativo
Administrativo
Tcnico
Asistentes
$
$
$
$
$
$ 87,000.00
$
$
$
$
$
$ 60,000.00
Diseo
Renta
Escenografa ($20,000.00)
Realizacin
Utilera ($4,000.00)
Compras
Vestuario (25,000.00)
Luces y Sonido ($11,000.00) Mantenimiento
Realizacin
Marisa de Len
IMPORTE
$ 20,000.00
PARTIDA
Difusin
IMPORTE
TOTAL
Diseo grfico
Impresos (affiche,
postal,
Programa de mano
Fotografa
Inserciones en prensa
Distribucin
Reforzamiento
$
$
$
$
$
$
$
$ 40,000.00
Temporada
Nmina
Operacin
Publicidad
$
$
$
$ 45,000.00
Gira
Embalaje
Seguros
Transportes
Hospedaje
Viticos
$
$
$
$
$
$ 15,000.00
Posproduccin
Limpieza
Resguardo
Dossier
$
$
$
$ 5,000.00
Varios
Contingencias
$ 23,000.00
$ 300,000.00
TOTAL (+ % IVA)
Marisa de Len
CONCEPTO
Esquema
Esquema de
de viabilidad
viabilidad
Marisa de Len
INGRESOS ESTIMADOS:
A
Porcentaje de
aforo
del recinto
B
Aforo del
recinto
Nm. Butacas
100
400
30,000.00
9,000.00
21,000.00
$ 420,000.00
90
360
27,000.00
8,100.00
18,900.00
$ 378,000.00
80
320
24,000.00
7,200.00
16,800.00
$ 336,000.00
72
288
21,600.00
6,480.00
15,120.00
$ 302,400.00
70
280
21,000.00
6,300.00
14,700.00
$ 294,000.00
60
240
18,000.00
5,400.00
12,600.00
$ 252,000.00
50
200
15,000.00
4,500.00
10,500.00
$ 210,000.00
40
160
12,000.00
3,600.00
8,400.00
$ 168,000.00
30
120
9,000.00
2,700.00
6,300.00
$ 126,000.00
24
96
7,200.00
2,160.00
5,040.00
$ 100,800.00
20
80
6,000.00
1,800.00
4,200.00
84,000.00
10
40
3,000.00
900.00
2,100.00
42,000.00
Frmulas
(Regla de 3)
C
Precio boleto
Ingreso Bruto
$ 75.00
(B x 75)
D
Impuestos
Aplicables
30 %
(C x 30%)
E
Ingreso
Neto X funcin
(C-D)
F
Ingreso Neto
Temporada
X 20 FUN
( E x 20 )
Viernes
Viernes 30
30 de
de septiembre
septiembre
Estructura
Estructura de
de la
la
Organizacin
Organizacin
Marisa de Len
Equipos
Equipos de
de trabajo
trabajo
Grupo organizado de personas con habilidades, conocimientos,
experiencias y caractersticas particulares y diferentes, que
contribuyen conjunta y coordinadamente al logro de un objetivo
compartido.
Centro de Liderazgo Universidad
Adolfo Ibaez
Marisa de Len
DIRECTOR
ARTSTICO
PRODUCTOR
COORDINADOR-GERENTE
DE PRODUCCIN
PROCURADOR DE
FONDOS
EQUIPO ARTSTICO
ORGANIGRAMA DE
PRODUCCIN
EQUIPO CREATIVO
PRODUCTOR
EJECUTIVO
Diseo de escenografa
Elenco
Diseo de utilera
Cantantes
Diseo de iluminacin
Orquesta
Diseo de vestuario
Bailarines
Msica
Asistentes
Aprendices
Voluntarios
Coreografa
Difusin y Rel. Pblicas
EQUIPO DE
REALIZACIN
Sonido
Coordinador teatro
Carpintera
Herrera
Construccin
Pintura escnica
Jefe de foro
Accesorios
Tcnicos
Costura
Maquillaje
Efectos especiales
Marisa de Len
Iluminacin
Sonido
Tramoya
Traspunte
EQUIPO
EQUIPO DE
DE PRODUCCIN
PRODUCCIN
Productor
Es el responsable del financiamiento del espectculo.
Selecciona la obra, nombra al director, plantea una
serie de premisas del proyecto y gestiona el teatro,
adems de estar presente en las decisiones
fundamentales del proyecto. Por lo general es una
institucin o empresa cultural.
Marisa de Len
Coordinador de produccin
Planea y disea el proceso de produccin, en tiempo,
espacio y acciones. Se encarga, en la prctica, de la
organizacin humana, tcnica y administrativa del
proyecto a partir de la sistematizacin de cada etapa
del proceso y por departamento (escenografa,
iluminacin, vestuario, utilera, etctera).
Marisa de Len
Gerente de produccin
Administra el dinero, contrata al elenco, a los equipos
artstico y creativo, y al personal de apoyo. En
ocasiones se ocupa de la promocin publicitaria de la
obra, junto con el responsable de difusin y de
relaciones pblicas. Tambin llega a gestionar las giras.
Marisa de Len
Productor ejecutivo
Literalmente ejecuta la produccin, respetando los
criterios artsticos y estticos determinados por el
director, el escengrafo y el equipo creativo. Coordina
las actividades de los equipos de trabajo (creativo,
artstico y tcnico); ayuda a resolver las necesidades
administrativas, tcnicas, logsticas y operativas.
Marisa de Len
Perfiles
Perfiles del
del productor
productor
Productor
Productor
Productor
Productor
Productor
Marisa de Len
administrativo
tcnico
artstico
ejecutivo
curador
Actividades
Actividades por
por equipo
equipo
Importancia de definir las actividades de cada equipo en cada etapa del proceso.
Constante problemtica en la autogestin.
REA
Marisa de Len
Direccin
Artstica
PREPRODUCCIN
Selecciona la obra
Convoca equipos de
trabajo
Propone proyecto
Encarga diseos a
creativos
Audicin equipo artstico
Recibe y selecciona
propuestas de
diseadores
Decide reparto
Define proyecto
Analiza con produccin las
necesidades y estrategias
del proyecto
ENSAYOS,
REALIZACIN Y
PRODUCCIN
Supervisin general
Dirige ensayos con
equipo artstico
Reuniones con creativos
Consultas con
produccin y con difusin
Ensayos tcnicos
Ensayos generales
COMERCIALIZACIN
Atiende estreno
Notas de direccin
Asigna tareas a
tcnicos y asistente
durante temporada
Mantiene calidad
artstica
Entrevistas de prensa
Seguimiento de
temporada y
compromisos con
patrocinadores
POSPRODUCCIN
REA
Escenografa
y utilera
Marisa de Len
Iluminacin
Audio
Vestuario
etc. etc.
PREPRODUCCIN
Reuniones con
director y productor,
iluminacin y
vestuario
Firma contrato
Investiga sobre la
obra
Analiza informacin
del teatro
Prepara diseos y
bocetos
Presenta maqueta
Presenta
presupuesto
Consigue
realizadores
Hace propuestas
para gira
ENSAYOS,
REALIZACIN Y
PRODUCCIN
Presenta proyecto a
toda la compaa
Asiste a ensayos
Supervisa
realizacin en
talleres
Seleccin de
mobiliario y
materiales y
accesorios (compra,
construccin, renta)
Entrega inventario y
libreto tcnico
Asiste y supervisa
montaje, ensayos
tcnicos y generales
Confirma ajustes
Atiende sesin
fotogrfica
COMERCIALIZACIN
POSPRODUCCIN
Atiende estreno
Realiza ajustes
Define a tcnicos
tareas en temporada
Mantenimiento esttico,
acabados y retoques a
escenografa y utilera
Atiende desmontaje
Supervisa entrega,
devolucin embalaje y
almacenamiento de
materiales y
elementos de utilera y
escenogrficos
Entrega instalaciones
Confirma inventario
Elabora informe
Atiende evaluacin
Plan
Plan de
de trabajo
trabajo
Una vez definidas los objetivos, actividades y tareas que cada equipo de trabajo y
persona debe realizar, procede asignar los tiempos y las estrategias de trabajo.
Conviene preguntarnos Cundo? y Cmo?. De esta forma podremos ordenar en el
tiempo las actividades, evaluando su cumplimiento o posibles ajustes.
El plan de trabajo explica la forma en que se organizan, suceden, complementan y
coordinan las diferentes tareas.
Es un instrumento (herramienta) de planificacin y gestin que proporciona las
condiciones para planificar el trabajo, y es la gua para llevar a cabo ese trabajo
durante el periodo en cuestin.
El plan de trabajo sirve como gua de las acciones a emprender para alcanzar los
Marisa de Len
Plan
Plan de
de trabajo
trabajo
Acciones
Marisa de Len
Actividad
Tarea
Inicia
Finaliza
Responsable
Cronograma
Cronograma
Es un instrumento muy til para planear y dar seguimiento a las actividades
que se requieren para realizar el proyecto.
Es una matriz de doble entrada en donde se identifican las actividades y su
realizacin ordenada en el tiempo.
Permite visualizar en un solo documento las actividades a desarrollar, los
tiempos destinados, y a los responsables de realizar cada una.
Las actividades se ordenan y distribuyen cronolgicamente segn la duracin
de cada una de ellas y segn su ubicacin lgica a lo largo del proyecto.
A partir de un cronograma es factible determinar la aplicacin de los recursos
necesarios para llevar a cabo cada actividad.
Marisa de Len
Cronograma
Cronograma
Diagrama de Gantt
MARZO
ABRIL
MAYO
JUNIO
Actividades
1
Integrar proyecto
Gestiones
Reuniones creativos
Presupuesto
Ensayos
Procuracin Fondos
Diseos
Realizacin
Entrega Produccin
Difusin
Montaje
Marisa de Len
Estreno
Temporada
Desmontaje
Informe
Calendarios
Calendarios agendas.
agendas.
LUNES
MARZO
MARTES
17
MARZO
18
MIRCOLES
MARZO
19
JUEVES
MARZO
VIERNES
20
MARZO
SBADO
21
MARZO
DOMINGO
22
MARZO
23
Reunin de director
con productor y
productor ejecutivo
(prevenir proyecto)
Reunin director
con productor
ejecutivo
Reunin director
Equipo creativo y
artstico
(prevenir libretos)
Reuniones
individuales
con el productor
ejecutivo
Reuniones
individuales
con el productor
ejecutivo
Elaboracin de
contratos
Elaboracin de
contratos y
buscar
lugar de ensayos
Elaboracin de
contratos y
buscar
lugar de
ensayos
MARZO
MARZO
MARZO
MARZO
MARZO
MARZO
MARZO
24
25
26
Reunin director y
productor
con diseadores
elaboracin diseos
Reunin director y
productor
con diseadores
elaboracin diseos
Reunin productor
con diseadores
Firma de contratos
Obtencin de
permisos
y registros
elabora
presupuestos
MARZO
ABRIL
ABRIL
ABRIL
31
27
Obtencin de
permisos
y registros
elabora
presupuestos
3
ABRIL
Ajustes a diseos
Cotizaciones
Ajustes a diseos
Cotizaciones
Ensayo
Primera lectura
director, elenco,
asistentes
Tomar medidas de
vestuario al elenco
Ensayo
Aprobacin de
diseos y
Firma de
contratos
Ensayo
Comienza
Carpintera y
sastre
Propuesta de
msica
ABRIL
ABRIL
ABRIL
ABRIL
ABRIL
Marisa de Len
28
10
29
Acondicionar
lugar ensayos
proporcionar
mapas de
ubicacin
4
ABRIL
Elaborar
directorios
Acondicionar
lugar ensayos
Reunin con el
equipo de
relaciones
pblicas
11
ABRIL
30
12
ABRIL
ETC...
ABRIL
13
Etapas
Etapas del
del proceso
proceso
PREPRODUCCIN
Inicio del proyecto hasta la entrada al foro
(planeacin, ensayos y realizacin)
PRODUCCIN
Montaje, ensayos tcnicos y generales
COMERCIALIZACIN
Estreno y temporada
POSPRODUCCIN
Marisa de Len
Marisa de Len
PREPRODUCCIN
PREPRODUCCIN
ENSAYOS
ENSAYOS
REALIZACIN
REALIZACINYYPRODUCCIN
PRODUCCIN
Marisa de Len
TEMPORADA
TEMPORADA YYCOMERCIALIZACIN
COMERCIALIZACIN
Atiende el estreno
Asegura asientos a patrocinadores e invitados especiales
Supervisa coctel
Asigna tareas al asistente
Cuidado esttico y mantenimiento de la produccin
Supervisa gastos de operacin
Controla ingresos de taquilla y reportes de asistencia
Seguimiento a la difusin
Previene develacin de placa
Previene continuidad de temporada
Cumple compromisos con patrocinadores
Contina cierre administrativo, comprobacin de gastos y contabilidad
Realiza giras
Marisa de Len
POSPRODUCCIN
POSPRODUCCIN
Evaluacin
Evaluacin
La evaluacin es un proceso sistemtico mediante el cual se
obtiene la informacin necesaria sobre los resultados,
previstos o no, y el funcionamiento de un proyecto cultural
para saber en qu medida se logran los objetivos y se
desarrolla la produccin, y poder tomar as las decisiones
oportunas para reconducir dicho proyecto mediante la
modificacin de cualquiera de sus aspectos.
Para realizar una evaluacin es necesario establecer
criterios, instrumentos, parmetros e indicadores como
herramientas para orientar el proceso.
Es importante definir qu se evala, por qu, para qu,
quin y a quin o qu, cundo y cmo.
Marisa de Len
David Rosell
Sbado
Sbado 1
1 de
de octubre
octubre
Introduccin
Introduccin aa la
la
organizacin
organizacin de
de
Giras
Giras Artsticas
Artsticas
Marisa de Len
Tipos
Tipos de
de gira
gira
Invitacin
Programas institucionales
Promocionales
Residencias artsticas
Proyectos acadmicos
Intercambios
Contexto histrico, poltico, social, cultural, econmico, comunitario, geogrfico
Marisa de Len
Planeacin
Planeacin
CONOCER
CONOCER
DEFINIR
DEFINIR
GESTIONAR
GESTIONAR
TRAMITAR
TRAMITAR
-- Condiciones
Condicionesgenerales
generalesde
delalagira
gira(fechas,
(fechas,lugares,
lugares,honorarios)
honorarios)
-- Necesidades
Necesidadestcnicas
tcnicasyyoperativas
operativasdel
delgrupo
grupoartstico
artstico
-- Caractersticas
Caractersticasde
delas
laspresentaciones
presentacionesyyactividades
actividadescomplementarias
complementarias
-- Caractersticas
Caractersticasgenerales
generalesyycondiciones
condicionestcnicas
tcnicasde
delos
losespacios
espacios
-- Intercambiar
Intercambiarlalainformacin
informacinpara
paraajustar
ajustarlolonecesario
necesario
-- Firma
Firmade
decontratos
contratos
-- Visas,
Visas,pasaportes,
pasaportes,permisos,
permisos,registros
registros
-- Traslados
Trasladosyytransportes
transportes
-- Logstica
Logsticageneral
generalyyespecfica
especficapor
porsede:
sede:hoteles,
hoteles,alimentos,
alimentos,foros
foros
-- Programas
Programasyyagendas
agendasde
detrabajo
trabajo
Marisa de Len
-- Mecanismos
Mecanismosyyestrategias
estrategiasde
dedifusin
difusin
COORDINAR
COORDINAR
Negociar
Negociar con
con el
el presentador
presentador
Definir
- Las condiciones financieras
- La forma y los mecanismos de cada una de las transacciones
- Fechas y la forma de pago
- Necesidades de operaciones bancarias o en casas de cambio
Procurar
- Que el pago de hoteles, transportes y alimentos los cubra el presentador
- Puntualidad en las operaciones financieras.
- Registrar cada movimiento financiero, respaldado por recibos, facturas y
comprobantes.
- Demostrar al presentador claridad y transparencia en todas las operaciones.
Marisa de Len
Quin
Quin paga
paga qu,
qu, cundo
cundo yy cmo
cmo ??
Gastos previos
Gastos de viaje
Gastos de operacin
Material promocional
Comunicaciones
Envos de paquetera
Compra de materiales
Pasaportes y visas
Seguros
Elementos sustitutos
Embalaje
Agencia aduanal
Envos de carga
Trmites
Honorarios
Traslados
Exceso de equipaje
Hospedaje
Alimentacin
Estibadores
Taxis
Propinas
Emergencias mdicas
Lavandera
Tintorera
Consumibles
Marisa de Len
Documentos
Documentos de
de trabajo
trabajo
Invitacin
Invitacinoocarta
cartacompromiso:
compromiso:documento
documentoformal
formalde
deinters
intersen
enpresentar
presentaralalgrupo
grupocon
con
puntos
puntosde
deacuerdo
acuerdoyycondiciones
condicionesgenerales.
generales.
Directorio
Directoriode
decontactos:
contactos:Presentador,
Presentador,director
directorartstico,
artstico,coordinador
coordinadortcnico
tcnicoyyde
de
produccin,
produccin,responsables
responsablesde
dedifusin,
difusin,relaciones
relacionespblicas,
pblicas,finanzas
finanzasyyjurdico.
jurdico.
Fichas
Fichasyyplanos
planostcnicos:
tcnicos:Capacidad
Capacidaddel
delauditorio,
auditorio,caractersticas
caractersticasdel
delforo,
foro,planos
planosaa
escala
escaladel
delescenario,
escenario,parrilla,
parrilla,iluminacin,
iluminacin,audio,
audio,backline,
backline,lista
listade
decanales,
canales,personal
personaltcnico.
tcnico.
Transportacin:
Transportacin:Caractersticas
Caractersticasyydimensiones
dimensionesdel
del transporte
transporterequerido
requeridopara
paralalacompaa
compaa
yylalacarga.
carga.
Hospedaje:
Hospedaje:Cantidad
Cantidadyydistribucin
distribucinde
delas
lashabitaciones
habitacionesrequeridas
requeridas(rooming
(roominglist).
list).
Marisa de Len
Documentos
Documentos de
de trabajo
trabajo
Aspectos
Aspectoslegales:
legales:Contrato,
Contrato,Visas,
Visas,licencias,
licencias,permisos
permisosyyautorizaciones
autorizacionesnecesarias,
necesarias,
seguros,
seguros,fianzas.
fianzas.
Comunicaciones:
Comunicaciones:Polticas
Polticasyyestrategias.
estrategias.Registros.
Registros.
Autorizaciones
Autorizacionespara
paragrabar
grabaren
envideo,
video,TV,
TV,radio,
radio,fotografas
fotografasyyentrevistas.
entrevistas.
Evaluacin
Evaluacineeinforme:
informe:Cumplimiento
Cumplimientode
deobjetivos,
objetivos,metas
metasyyresultados.
resultados.Indicadores.
Indicadores.
Bitcora
Bitcorade
deviaje:
viaje:Registro
Registrodetallado
detalladode
detodos
todoslos
losacontecimientos
acontecimientosde
delalagira
gira(fotos
(fotosyy
video).
video).
Marisa de Len
Informacin
Informacin del
del grupo
grupo
Nombre
Nombredel
delgrupo
grupooo compaa:
compaa:
Pas:
Pas:
Disciplina
Disciplinaartstica:
artstica:
Idiomas
Idiomasque
quehabla
hablalalacompaa:
compaa:
Contactos:
Contactos:Gerente
Gerentede
degira/produccin,
gira/produccin,Stage
Stagemanager,
manager,Director
Directortcnico,
tcnico,Director
Directorartstico,
artstico,
Relaciones
Relacionespblicas,
pblicas,Administrador.
Administrador.
Personal:
Personal:Cantidad
Cantidadde
dedirectores,
directores,actores,
actores,bailarines,
bailarines,msicos,
msicos,cantantes
cantantesyytcnicos
tcnicosque
queviajan.
viajan.
Nombre
Nombrecompleto,
completo,actividad,
actividad,nacionalidad,
nacionalidad,fecha
fechade
denacimiento,
nacimiento,pasaporte,
pasaporte,fecha
fechade
deexpiracin,
expiracin,
pas,
pas,tipo
tipode
desangre,
sangre,medicamentos,
medicamentos,alergias,
alergias,datos
datosdel
delseguro
seguromdico,
mdico,fumadores,
fumadores,alimentacin
alimentacin
especial
especial(vegetarianos).
(vegetarianos).
Hospedaje:
Hospedaje:Cantidad
Cantidadde
dehabitaciones
habitacionessencillas,
sencillas,dobles
doblesy/o
y/otriples
triplesrequeridas.
requeridas.Anexar
Anexarreparto
reparto
(Rooming
(RoomingList)
List)
Fee
Fee/ /Cashe
Cashe: :Costo,
Costo,paquetes,
paquetes,forma
formade
depago
pagode
dehonorarios
honorariosyyviticos
viticosoodietas
dietas(per
(perdiem)
diem)
Marisa de Len
Informacin
Informacin del
del espectculo
espectculo
Nombre:
Nombre:
Disciplina
Disciplina yygnero
gnero::
Duracin
Duracintotal:
total: Nmero
Nmerode
deactos,
actos,duracin
duracinde
decada
cadauno.
uno.Nmero
Nmerode
deintermedios
intermediosyyduracin.
duracin.
Descripcin
Descripcindel
delespectculo:
espectculo:
Descripcin
Descripcinde
delas
lasactividades
actividadescomplementarias:
complementarias:tcnicas
tcnicasyyde
deespacio,
espacio,cantidad
cantidadmnima
mnimayy
mxima
mximade
departicipantes,
participantes,tiempos
tiemposde
deduracin.
duracin.
Ficha
Fichatcnica
tcnicadel
delespectculo:
espectculo:Requerimientos
Requerimientosde
deespacio,
espacio,tcnicos,
tcnicos,de
depersonal,
personal,operativos
operativosyy
logsticos.
logsticos.
Catering:
Catering:en
encamerinos
camerinospara
paramontaje,
montaje,funciones
funcionesyyactividades
actividadescomplementarias.
complementarias.
Carga
Carga::Cantidad
Cantidadyydescripcin
descripcinde
decada
cadapieza
piezaoobulto
bulto incluyendo
incluyendoequipaje
equipajepersonal
personalyycarry-on
carry-on
(contenido
(contenidoyyaspecto,
aspecto,peso,
peso,dimensiones,
dimensiones,volumen
volumentotal
totalcalculado,
calculado,valor
valorestimado
estimadode
delalacarga
cargayy
de
decada
cadapieza.
pieza.
Marisa de Len
Informacin
Informacin del
del espectculo
espectculo
Inventario:
Inventario:Relacin
Relacinde
delos
losequipos,
equipos,utilera
utilera(props),
(props),elementos
elementosescenogrficos
escenogrficoseeinstrumentos
instrumentos
que
queviajan
viajancon
conlalacompaa
compaa
Material
Materialpromocional:
promocional:Carpeta
Carpetadel
delgrupo
grupooodossier,
dossier,historia
historiadel
delgrupo
grupopresentaciones,
presentaciones,giras,
giras,
premios,
premios,reconocimientos,
reconocimientos,currcula,
currcula,semblanzas
semblanzasindividuales,
individuales,fotografas
fotografasrecientes
recientesde
delos
los
participantes
participantesyydel
delespectculo,
espectculo,videos,
videos,repertorio,
repertorio,discografa,
discografa,crticas,
crticas,entrevistas,
entrevistas,extractos
extractosyy
boletn
boletnde
deprensa,
prensa,discos,
discos,posters,
posters,folletos,
folletos,souvenirs,
souvenirs,etc.
etc.
Programa
Programade
demano
mano::Imagen,
Imagen,tipografa,
tipografa,notas,
notas,crditos,
crditos,agradecimientos,
agradecimientos,logotipos,
logotipos,etc.
etc.
Marisa de Len
Documentos
Documentos del
del Grupo
Grupo
Material
Carpeta del grupo
Videos, discos
Material promocional
Copia de pasaportes
Contrato o convenio
Factura
Hospedaje (rooming)
Cuestionarios
Ficha Tcnica
Plano de escenario
Plano de iluminacin
Descripcin carga
Inventarios
Camerinos
Marisa de Len
Catering
Fecha de
solicitud
Fecha de
envo
Medio
Acuse
Notas
Inventarios
Inventarios del
del grupo
grupo
Cantida
d
Marisa de Len
Elemento
Descripci
n
Peso
Medida
s
Volumen
Valor
Directorios
Directorios
CONTACTO
DIRECCIN
TELFONOS
E MAIL
ORGANIZACIN
PRODUCCIN Y LOGSTICA
PRESENTADORES
COORDINADORES
HOTELES
ESCORTS / EDECANES
TEATROS
TEATROS Y FOROS
RESTAURANTES
STAFF TCNICO
AEROPUERTO
APOYOS
INSTITUCIONES
TRANSPORTES LOCALES
RELACIONES PBLICAS
HOSPITALES Y FARMACIAS
BANCOS
PARTICIPANTES
INTERNET
ARTISTAS
CREATIVOS
RELACIONES PBLICAS
TCNICOS
PATROCINADORES
MEDIOS DE COMUNICACIN
Marisa de Len
INSTITUCIONES
FAX
Agenda
Agenda de
de Actividades
Actividades
Fecha
Marisa de Len
Hora
Actividad
Detalles
Marisa de Len
Agenda
Agenda
Fecha
HORA
05:00 a.m.
07:45 a.m.
12:09 p.m.
Viernes
19-sep-08
Cita en el aeropuerto DF
03:00 p.m.
01:00 p.m.
Domingo
21-sep-08
Actividad
03:00 p.m.
Lunes
22-sep-08
07:30 p.m.
09:55 p.m.
Vuelo directo a DF
Llegada a DF
Detalles
Terminal 2
DELTA AIR LINES 0364
Cdigo de reservacin: GCTGLR
3 hour(s) and 25 minute(s)
South Terminal
Reservaciones:
Eugenio: 81370682
Gabriel: 81371643
Aarn: 81371319
Marisa: 81372099
Show #
Da
Fecha
Sound Check
Show Time
Lunes
23-feb
3:00 PM
7:30 PM
Martes
24-feb
2:00 PM
2:00 PM
3:00 PM
Mircoles 25-feb
3
Evento
Lugar
Duracin
Filipinas
No Show
Jueves
26-feb
1:00 - 5:00 PM
6:30 PM
Viernes
27-feb
CANCELADO
No Show
9:00 AM
9:00 PM
Entrevista
Hotel Performances
TV: Mornings@ANC
Martini's, Mandarin Hotel
1-2 piezas
Sbado
28-feb
11:00-12:00 PM
Hotel Performances
1-2 piezas
Domingo
1-mar
No show
No show
Lunes
2-mar
5:30 PM
6:30 a 8:00 PM
Concert
Martes
3-mar
8:00 PM
8:30 a 10:15 PM
Concert
90 minutos
Mircoles 4-mar
5:30 - 6:00 PM
7:00 a 9:00 PM
Macao
Concierto pblico al aire libre
120 minutos
Jueves
Viaje a Indonesia
7:00 PM
7:30 A 8:30 PM
Exposicin Latitudes en
trnsito
Jakarta International Java Jazz
60 minutos
Festival
Jakarta Convention Center
5-mar
Viernes
6-mar
5:15 PM
5:45 a 6:30 PM
10
Sbado
7-mar
10:00 p.m.
11:00 A 12:00 PM
Cendrawasih 3
Jakarta International Java Jazz Jakarta Convention Center 60 minutos
Festival
Lobby
Evaluacin
Evaluacin de
de la
la Gira
Gira
5= Excelente, 4= Muy bien, 3= Bien, 2= Regular, 1= Deficiente
CONCEPTO
PLANEACIN Y ORGANIZACIN
Comunicacin e intercambio de informacin con el
presentador
Comunicacin e intercambio de informacin con el grupo
Contratos
Plan de trabajo y agenda de actividades
Inventarios
Datos de la compaa
Datos presentador y su equipo de trabajo
Datos Hotel
Marisa de Len
CALIFICACIN
Evaluacin
Evaluacin
CONCEPTO
LOGSTICA DE LA GIRA
Itinerarios de viaje
Recepcin
Informacin local (directorios, mapas, sugerencias)
Calidad del hotel
Facilidades en hotel (restaurante, lavandera, internet)
Transporte local
Puntualidad
Pago de viticos
Pago de honorarios
Marisa de Len
CALIFICACIN
Evaluacin
Evaluacin
CONCEPTO
CONCEPTO
ASPECTOS TCNICOS
PROMOCIN
Cuestionario de la compaa
Planos tcnicos
Inserciones en medios
Adaptaciones tcnicas
Equipamiento tcnico
Personal tcnico
Montaje
Programa de mano
Conferencia de prensa
Reseas publicadas
Ensayos
Funciones
Camerinos
Comunicacin y organizacin interna
Marisa de Len
Evaluacin
Evaluacin
CONCEPTO
CONCEPTO
PRESENTACIONES
ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS
Cantidad de funciones
Cantidad de participantes
Necesidades tcnicas
Puntualidad
Convocatoria
Hospitalidad o catering
Solucin a imprevistos
Puntualidad
Hospitalidad o catering
CALIFICACIN GENERAL
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Bibliografa
Bibliografa recomendada
recomendada
CIMARRO, Jess F. Produccin, Gestin y Distribucin del Teatro. Ed. Fundacin Autor. Madrid, 1997, 428 p.
COLBERT, Franois y Manuel Cuadrado Marketing de las artes y la cultura. Ariel. 2003, 288 p.
DE LEN, Marisa, Espectculos escnicos. Produccin y difusin. Conaculta, Mxico, 2004, 310 p. (Coleccin
Intersecciones Nm. 1)
DE ZUBIRA, Sergio, ABELLO T. Ignacio y TABARES Marta, Conceptos bsicos de administracin y gestin cultural.
Cuadernos de Iberoamrica. Organizacin de Estados Americanos, Madrid, 2001, 130 p.
GRASS, Aline, Procuracin de fondos para la promocin cultural. Instituto Mexiquense de Cultura / Conaculta,
Mxico, 2005, 135 p. (Coleccin Intersecciones Nm. 3)
KOTLER, Philip y Joanne Scheff, Marketing de las artes escnicas, Fundacin Autor, Espaa, 2005, 864 p.
PAVIES, Patrice. El anlisis de los espectculos. Ed. Paids, Barcelona, 2000, 337 p.
PEREZ MARTN, Miguel ngel. Tcnicas de Organizacin y Gestin Aplicadas al Teatro y al Espectculo. Ed. Grficas
Verona. Salamanca, 1996, 69 p.
REID, Francis, Administracin Teatral. Centro Andaluz de Teatro. Ed. Padilla Libros, Sevilla, 1990, 182 p.
SHAGAN, Rena. Booking & Tour Management for the Performing Arts. Ed. Allworth Press, New York, 1996, 270 p.
SCHEFE Bernstein, Joanne. Marketing tras bambalinas. Cmo crear y conservar el pblico para las artes escnicas.
Gestin Cultural, Co-edicin del CONACULTA, dir. Gral. De Publicaciones y Libraria, Mxico, 2007, 339 p.
SCHRAIER, Gustavo. Laboratorio de produccin teatral 1: Tcnicas de gestin y produccin aplicadas a
proyectos alternativos. Instituto Nacional del Teatro, Buenos Aires, 2006, (221 p. (Coleccin estudios teatrales)
VALENTIN, Teresa y NAVARRO Grego. Gestin, Produccin y Marketing Teatral. Ed. aque. Espaa, 1998, 132 p.
FIN
Muchas gracias y
suerte!
Marisa de Len
Produccin escnica y Gestin cultural
espectaculosescenicos@prodigy.net.mx
Mxico. D.F.
www.espectaculosescenicos.com