PENSAMIENTO ESTRATEGICO

Luis Fernando Mrquez A.

Administrador de Empresas Universidad Nacional
Especialista en Control Organizacional
Especialista en Finanzas
Especialista en Gestin del Desarrollo Municipal y Entidades
Territoriales

Programa
Parte 1. Aspectos terico metodolgicos
1.1.- Qu es planificar
1.2.- Qu es planificar estratgicamente
1.3.- Triangulo de las tres G
Parte 2.- Capacidad de Guiar
2.1.- Filosofa de Gestin Institucional
2.2.- Contexto Organizacional
2.- Identificacin de actores
2.4.- Formulacin de proyectos estratgicos
2.5.- Vinculacin de los proyectos con el presupuesto
2.6.- Control de Gestin
Parte 3.- Capacidad de Gestin
3.1.- Subsistema de estructura organizativa
3.2.- Subsistema de Recursos Humanos
3.3.- Subsistema de Tecnologa de Informacin
3.4.- Subsistema Financiero
Parte 4.- Capacidad de Gobernabilidad
4.1.- Anlisis de actores
4.2.- Viabilidad tecno poltica del plan
5.- Conclusiones

La no planificacin es falla administrativa, por

cuanto la fijacin moderna de criterios ensea
que para el ordenamiento de las actividades
particulares o colectivas son necesarios los
puntos de referencia que los planes
proporcionan para determinar la accin
gubernamental y orientar la iniciativa privada,
aspectos seeros de la calidad de vida del
futuro y de la clase de sociedad que se aspira
a vivir.

DEFINICIONES
1.1.1 Qu es planificar?
Planificar es prever y decidir hoy las acciones que transformarn la
situacin actual (lnea de base) en una situacin futura deseable y
posible, utilizando eficiente y racionalmente los recursos
disponibles.
1.1.2 Qu es planificacin?
La planificacin es un proceso continuo que busca aprovechar las
oportunidades, reducir o mitigar las amenazas, potenciar las
fortalezas, transformar las debilidades, dar soluciones a problemas
y atender las necesidades, a travs de estrategias que de manera
eficiente apunten al cumplimiento de metas y objetivos.

DIAGNOSTICO
La importancia del diagnstico radica en servir de referente para hacer
un anlisis situacional y poder proyectar y fijar los objetivos, metas,
programas, subprogramas y proyectos estratgicos del plan de
desarrollo; por ello, debe incluir indicadores que permitan conocer y
entender la situacin fsica, econmica, poblacional, ambiental,
financiera de la entidad; e identificar otros aspectos como los
potenciales, problemas, causas, consecuencias.
De acuerdo con lo anterior, para que el proceso de planeacin se
convierta en un verdadero instrumento de gestin, debe partir de un
diagnstico estratgico, multidimensional e intersectorial de la realidad
de su contexto, el cual debe soportarse en informacin e indicadores
lneas de base que permitan monitorear su avance durante el perodo
de gobierno.

PLANEACION ESTRATEGICA
La estrategia se considera factor fundamental para una entidad,
como la posicin competitiva o el lugar que ocupa en el mercado,
las tcticas empleadas para superar a los competidores, la
perspectiva de la organizacin sobre lo que quiere lograr y el
patrn de las acciones no intencionadas que emergen en el
tiempo, pero que identifican el comportamiento de una
organizacin.
La planeacin estratgica se puede realizar mediante varias
metodologas y con la aplicacin de diferentes herramientas
administrativas.

ETAPAS DE LA PLANEACION ESTRATEGICA

1.

Recoleccin de informacin: Considerando que una de las funciones

principales de la planeacin estratgica es la toma de decisiones que
aseguren el xito sostenible de la organizacin, es importante tomar acciones
para disminuir la incertidumbre sobre los resultados de las decisiones y, por
esto, es necesario contar con la informacin adecuada.
La informacin para la planeacin estratgica incluye fuentes externas como
las expectativas y las necesidades de los clientes y partes interesadas
externas, la informacin relevante del entorno econmico, poltico y social
que afectan a la organizacin, tendencias de la tecnologa de productos y
procesos e informacin sobre proveedores y competidores.
La informacin interna incluye los resultados del desempeo de los procesos,
productos y servicios de la organizacin expectativas de las partes
interesadas internas.

ETAPAS DE LA PLANEACION ESTRATEGICA

2. Anlisis interno y externo: Consiste en procesar la informacin recolectada para
la planeacin estratgica. Para el anlisis, se aplican diferentes herramientas
como por ejemplo la matriz debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas
(DOFA), el anlisis competitivo de las cinco fuerzas estratgicas, evaluacin del
ciclo de visa de los productos, anlisis de escenarios entre otros.
3. Directrices estratgicas: Con base en el anlisis estratgico se definen los
lineamientos que orientan a la organizacin y definen el camino que se va a
seguir, incluyendo las siguientes directrices:
- Misin: Es la definicin del negocio que establece el campo de accin de la
organizacin, pero tambin define los lmites de sus actividades. Normalmente
responde tres preguntas fundamentales: cules son las necesidad atendidas
por la organizacin? Quines son los clientes (mercados y segmentos
objetivo)? Cmo con atendidas las necesidades de estos clientes, en cuando a
productos y habilidades distintivas o diferenciadoras?

ETAPAS DE LA PLANEACION ESTRATEGICA

Muchas veces, en la misin se incluyen tambin compromisos hacia las partes
interesadas, como los accionistas, clientes, empleados o la sociedad, sin
embargo, esto puede complicar su definicin y dificultar su comprensin y
comunicacin. Entre ms simple es mejor.
-Visin: Declaracin explicita de las principales metas de la organizacin en el
mediano y largo plazo o perfil futuro. Determina que lograr en cuanto a
productos y servicios, mercados y desarrollo de capacidades. La visin es de
alta importancia en la definicin de los objetivos, ya que de esta declaracin,
normalmente nacen los objetivos estratgicos.
Es conveniente que la visin d enfoque y prioridad a los temas de mayor
impacto para el xito sostenible de la organizacin; igualmente, que no se
extienda en metas excesivas y compromisos que no se puedan alcanzar en los
plazos propuestos.

ETAPAS DE LA PLANEACION ESTRATEGICA

-

Polticas: Son la expresin formal de los compromisos de la

organizacin hacia sus partes interesadas y se definen a partir de
las expectativas o requisitos de dichas partes.

Es importante tener en cuenta que el concepto de poltica en el

contexto de algunas normas tiene una doble connotacin: puede
ser la expresin del compromiso hacia partes o el establecimiento
de normas, reglas o restricciones como controles, para asegurar
el logro de los objetivos de los procesos de la organizacin.

4.

Definicin de objetivos estratgicos: El siguiente paso en la planeacin

estratgica es la formulacin de los objetivos. Dado que los indicadores de
gestin son expresiones cuantitativas o relaciones matemticas entre
variables numricas que dan cuenta del desempeo de un objetivo, es
importante presentar el concepto de objetivo.

Concepto Objetivo: Un objetivo es sencillamente lo que se quiere lograr en la

organizacin; puede encontrarse en diferentes mbitos en relacin con las
partes interesadas o grupos a quienes les atae el resultado de las actividades
de la organizacin. Los principales objetivos de gestin en relacin con las
partes interesadas son:
-Objetivos financieros: Son los resultados deseados por los dueos, propietarios,
accionistas, juntas directivas y otras partes para quienes es importante el
resultado econmico. Estos resultados pueden ser utilidades, rentabilidad,
crecimiento, valor econmico, retorno de la inversin y otros que dan cuenta
de la sostenibilidad de la organizacin y l xito en el largo plazo.

Objetivos de calidad: Lo que se requiere lograr en relacin con los requisitos

del cliente de la organizacin; por ejemplo, mejorar calidad del producto,
disminuir productos no conformes, oportunidad en entregas, eficacia en
atencin de quejas y reclamos o aumentar la satisfaccin del cliente. Los
requisitos en cuanto a los objetivos de calidad se establecen en la norma ISO
9001.

Objetivos de seguridad y salud ocupacional (S&SO): Son los resultados

esperados en cuanto al bienestar de los trabajadores y personas que realizan
labores para la organizacin, como disminuir ausentismo, no tener accidentes
o incapacidades.

Objetivos Ambientales: Son los resultados en el desempeo ambiental que

dan cuenta de las acciones de la organizacin para la prevencin de la
contaminacin y el uso eficiente de los recursos. Los requisitos en cuanto a
objetivos de gestin ambiental se definen en la norma ISO 14001.

Objetivos de seguridad de la informacin: Son los resultados esperados en

cuanto a la proteccin de los activos de informacin (informacin, datos y
servicios de procesamiento de la informacin) y cumpliendo los criterios de
confidencialidad, integridad y disponibilidad.

Objetivos de seguridad en la cadena de suministro: Son los resultados

esperados en cuanto a la seguridad en la logstica, como la prevencin de
actos ilcitos.

Objetivos de responsabilidad social: Son los resultados esperados de la

organizacin, en cuanto a comportamiento tico y desarrollo sostenible.
Aunque ISO 26000 no es una norma para sistemas de gestin, en el numeral
7.4.2 se dan orientaciones sobre objetivos de responsabilidad social.

ETAPAS DE LA PLANEACION ESTRATEGICA

-

Los objetivos estratgicos: Se llama a aquellos que resultan de la planeacin

del negocio y que son prioritarios para asegurar el xito sostenible de la
organizacin. Los objetivos estratgicos forman parte del direccionamiento de
la organizacin y nacen de directrices como la misin, la visin y las polticas
de gestin.
Un objetivo estratgico, puede ser financiero, de calidad, ambiental, de
seguridad y salud ocupacional, de seguridad de la informacin, de seguridad
en la cadena de suministro o de responsabilidad social. Lo que lo hace
estratgico es su prioridad y alineamiento con el xito sostenible; por ejemplo
mejorar el tiempo de entrega de producto puede ser tan estratgico como
incursionar en ciertos mercados o disminuir la accidentalidad. Todo depende
de la naturaleza del negocio y del anlisis interno y externo realizado durante
la planeacin estratgica.

ETAPAS DE LA PLANEACION ESTRATEGICA

4. Formulacin de un objetivo estratgico: Un objetivo estratgico se define como:
Objetivo estratgico = Intencin + variable + resultado esperado + plazo
Donde,
-

Intencin: lo que se quiere lograr, usualmente incrementar o disminuir (por

ejemplo, incrementar la participacin en el mercado o disminuir reclamos del
cliente).
Variable: parmetro, caracterstica o elemento que puede adquirir un valor
dentro de un rango y que puede o no esta limitado.
Resultado esperado: valor al que se quiere llegar como meta en relacin con la
variable.
Plazo: tiempo estimado para lograr el resultado esperado.

A continuacin se presentan algunos ejemplos de formulacin de objetivos:

Objetivos estratgicos
Objetivo financiero

Disminuir los costos de operacin en un 5% para el ao

2012

Objetivo de calidad

Aumentar el cumplimiento de entregas a un 90% en 2011

Objetivo de seguridad
y salud ocupacional

Reducir el ausentismo por enfermedades laborales, en un

50%, para el tercer trimestre del ao

Objetivo ambiental

Disminuir el consumo de energa por tonelada producida

en un 10%, en el ao 2011

Objetivo de seguridad
de la informacin

Mantener una disponibilidad superior al 98% en los

servicios crticos de tecnologa

NOTA: En la presentacin formal de los objetivos usualmente no se incluyen las

metas y los plazos, dejando esta informacin para los cuadros de indicadores.

5. Formulacin de estrategias: Es el elemento ms crtico dentro de la planeacin

estratgica, ya que incluye la toma de decisiones de mayor impacto en los
resultados, pero adems en palabras de Michael Porter, incluye en qu no
estar , es decir, las renuncias, que aunque difciles, dan coherencia a la
estrategia y aseguran el xito de la organizacin.
Las estrategias son un punto intermedio entre el objetivo y el plan de accin para
lograrlo, que orienta sobre el camino hacia la competitividad. Estas decisiones
incluyen:
-

Estrategia de asignacin de recursos: decisin principal, acerca de una unidad

de negocio, de acuerdo con el anlisis estratgico y el ciclo de vida. Puede
incluir las inversiones para el acercamiento, el sostenimiento, la recoleccin o
la desinversin.
Estrategia competitiva: define una posicin en el mercado para una unidad de
negocio, pero adems el modelo de rentabilidad que la har exitosa. Puede ser
diferenciacin, liderazgo en costos o enfoque.

Estrategia de crecimiento: Es la forma en que una unidad de negocio, va a

incrementar sus ingresos por ventas. Las opciones son el desarrollo de la
demanda, el desarrollo de nuevos mercados, el desarrollo de nuevos
productos o la diversificacin. Tambin se incluye estrategias corporativas de
crecimiento como la integracin.

Estrategia de competencia: Determina la forma en que una unidad de negocio

va a enfrentar a sus competidores, ya sea como lder del mercado, retador que
quiere ocupar la posicin del lder, seguidor que limita las acciones del lder o
especialista que evita la confrontacin.

6. Medicin de objetivos y definicin de indicadores: De acuerdo con los resultados

de la definicin de objetivos y las estrategias, se tienen los elementos
suficientes para el diseo del sistema de medicin y los indicadores de gestin.

7. Elaboracin de planes y programas: Un plan o un programa es la definicin

formal de las actividades, fechas, responsabilidad y recursos necesarios para el
logro de los objetivos en el sistema de gestin. La forma de presentacin, extensin
y nivel de detalle para la elaboracin de estos planes o programas es relativo al tipo
de organizacin y la complejidad de sus actividades.
8. Diseo Organizacional: El diseo de la organizacin consiste en la asignacin y
definicin de la responsabilidad y autoridad del personal en la organizacin, de
forma consistente con el plan estratgico partiendo del principio de a la
estrategia le sigue la estructura. Este diseo implica la definicin de un
conjunto de variables o parmetros para organizar y coordinar las actividades
hacia el logro de los objetivos. Entre las variables se encuentran:
-

Estructura organizacional
Mecanismos de coordinacin
Sistemas de control

Diseo de cargos o de trabajo

Definicin de competencias
Sistema de toma de decisiones
Definicin de competencias
Sistema de toma de decisiones
Incentivos
Organizacin informal

Adems de proponer la estructura de un organigrama, el diseo implica la

definicin cuidadosa de cada una de las variables mencionadas teniendo en
cuenta factores estratgicos, el entorno competitivo y la organizacin actual.

9. Diseo de procesos: Igualmente, a partir de la estrategia se realiza la planeacin

del sistema de gestin, que incluye la identificacin de los procesos, su
secuencia e interaccin, que permitan
alcanzar sus objetivos.
La
responsabilidad de la definicin de la estructura de los procesos del sistema de
gestin, corresponde a la alta direccin.

El diseo de los procesos requiere la definicin de las actividades de realizacin y

los controles necesarios que garanticen el logro de los resultados.
10. Implementacin: En la perspectiva del ciclo PHVA, luego de la planeacin
estratgica, contina el Hacer, es decir, la implementacin de los procesos
del sistema de gestin y de las actividades para lograr los objetivos, bajo la
responsabilidad de los lderes de los procesos.

11. Seguimiento: La implementacin del plan estratgico y de los procesos

requiere un control continuo por parte de la alta direccin de la organizacin.
Este control se debera realizar mediante la evaluacin continua de resultados
de los indicadores de gestin y el anlisis de datos, para tomar acciones
correctivas, preventivas y de mejora de forma oportuna.
12. Revisin por la direccin: Finalmente, el ciclo de la planeacin estratgica se
cierra con la revisin por la direccin, donde se evala la adecuacin, la
eficacia y la conveniencia del sistema de gestin y se produce informacin de
entrada para la mejora continua, pero tambin para iniciar un nuevo ciclo de
plantacin estratgica. Es conveniente que la revisin por la direccin se
realice anualmente y de forma previa a la planeacin estratgica o a la
actualizacin de sta.

Un importante insumo en la revisin por la direccin son los resultados de los

indicadores de gestin que permitan:
-

Evaluar el cumplimiento de los objetivos

Analizar las tendencias en el desempeo de los procesos
Obtener informacin confiable de la retroalimentacin del cliente y las partes
interesadas.
Conocer el desempeo en la gestin ambiental, seguridad y salud
ocupacional, seguridad de la informacin y otras gestiones de la
organizaciones.
Tomar decisiones para la mejora continua.

La planificacin estratgica, como proceso busca vincular

proactivamente a los diversos actores (pblicos, privados y
sociales) de un territorio en la formulacin del plan, y con ello
procura que en el transcurso se construya, conscientemente, una
actitud y unas aptitudes de la sociedad en general, de
responsabilidad y compromiso con su desarrollo, socializa
resultados y crea una institucionalidad plural y sostenible para
adelantar las transformaciones concertadas.
(1) Un actor del desarrollo es una persona, grupo u organizacin
que participa en algn tipo de actividad socioeconmica, posee
proyectos, controla algn recurso relevante para la actividad
productiva y acumula o desacumula fuerzas a travs de las
dinmicas de desarrollo que ocurren en un territorio, por lo cual,
tiene la capacidad de producir impactos en determinadas
direcciones.

Para emprender un proceso de planificacin estratgica se recomienda tener

presentes los siguientes aspectos claves:
- Diferenciar lo importante de lo urgente
Uno de los sentidos de lo estratgico es ser selectivos, es decir, saber incluir o
excluir lo esencial en funcin de objetivos transformadores. Los mejores resultados
de procesos prospectivos se obtienen, cuando a travs del diagnstico estratgico,
se logran establecer los pocos asuntos cruciales para el desarrollo, sin confundir el
plan con una atencin a todos los temas que tengan relacin con el desarrollo
territorial, que terminan siendo innumerables.

Un plan estratgico no sustituye los planes de desarrollo

establecidos por norma. Va ms all de los planes
gubernamentales regulares, se constituye en un plan no slo
de gobierno sino de todos los sectores de la sociedad, quienes
se comprometen a elaborarlos y llevarlos adelante asumiendo
las respectivas responsabilidades con perspectiva de largo
plazo.

- Los cambios son posibles a travs de la

planificacin estratgica cuando desde el
inicio estn liderados por los principales
actores y representantes de los grupos de
poder de los diversos sectores de la
entidad territorial, en especial, por los
responsables o interesados en los asuntos
que en principio se sealan como claves o
crticos para el cambio o la transformacin
requerida.

- Los planes estratgicos no sustituyen los planes

regulares pblicos como el plan de desarrollo o los
planes de ordenamiento territorial sino que,
generalmente, incorporan e integran sus aspectos
pertinentes y brindan mayor alcance a los procesos de
planificacin y gestin del desarrollo, al comprometerse
con cambios estructurales que se consiguen
generalmente con acciones a lo largo de varios periodos
de gobierno.

PARA TENER EN CUENTA

En un pas diverso regional y culturalmente, con organizaciones y actores
territoriales con intereses y expectativas muy variadas, el gran reto de la
planificacin estratgica es conseguir que participen proactivamente en su
elaboracin, y lleguen a acuerdos, empoderndose del proceso, para concebir
y hacer realidad una visin compartida de desarrollo; por ello, se requiere un
diseo cuidadoso del componente de procesos sociopolticos e institucionales
del plan.
(2) El empoderamiento es la expansin de
la libertad de
escoger y de actuar,
aumenta la autoridad y poder del individuo
sobre los recursos
y decisiones que
afectan su vida. Empoderamiento implica:
autogestin,
inclusin,
participacin,
acceso amplio a la informacin, capacidad
local de organizacin, responsabilidad y
rendicin de cuentas (Intrac, 1999).

REFERENTE NACIONAL

Plan Nacional de Desarrollo

Prosperidad Para Todos
2010 - 2014
Ms empleo, menos
pobreza y ms seguridad

REFLEXION
Colombia luego de ser percibido en el mundo como un Estado fallido nos
convertimos en una economa emergente, atractiva para la inversin y para el
turismo. Pasamos adems a formar parte, desde hace poco, de un selecto grupo
de naciones, los CIVETS Colombia, Indonesia, Vietnam, Egipto, Turqua y
Surfrica, percibidas en el planeta como economas con grandes expectativas
de crecimiento para las prximas dcadas. Adicionalmente, hemos iniciado el
proceso para ingresar a la Organizacin para la Cooperacin y el Desarrollo
Econmico (OCDE); algo impensable hace tan slo unos aos.

El Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014, presentado por el actual gobierno

es el mapa y la brjula para abordar y resolver las necesidades apremiantes
de la nacin y aprovechar sus potencialidades, pero sobre todo para sentar las
bases que nos permitan alcanzar las metas y garantizar el cumplimiento de la
visin de pas y los compromisos del programa de gobierno con el cual el
pueblo colombiano eligi al presidente Juan Manuel Santos.
Para disear y seguir esta hoja de ruta, se han identificado ocho grandes
pilares estos son:
- Convergencia y desarrollo regional.
- Crecimiento y competitividad.
- Igualdad de oportunidades.
- Consolidacin de la paz.
- Innovacin.
- sostenibilidad ambiental.
- Buen gobierno
- y relevancia internacional.

 Combinar los componentes poltico y tcnico de los procesos de desarrollo

La planificacin, como parte de un proceso poltico de toma de decisiones sobre l
futuro, constituye un espacio especial para la formacin de consensos y la
negociacin entre los atores sociales, en el cual se confrontan y articulan
intereses y alternativas de vida para alcanzar una sociedad ms justa. En el
transcurso de ese proceso, cuando se negocian las prioridades y las alternativas
al pensar en un futuro mejor, los actores sociales pueden organizarse, y constituir
alianzas y acuerdos polticos.
Planificar tambin es producir y redefinir hegemonas que se manifiestan en
estrategias, prioridades, instrumentos de accin y reacomodamiento de poderes,
en procura de que todos ganen.
El proceso de planificacin debe conducir a desencadenar consensos mnimos
sobre el futuro de la regin y acuerdos sobre cmo hacerlo realidad. Planificar el
desarrollo territorial implica la negociacin entre actores, con el fin de obtener
esos consensos sobre los objetivos de desarrollo y las responsabilidades para
alcanzarlos, atendiendo los juegos de poder.

El proceso tcnico involucra soportes de estudios, anlisis, informacin

calificada, conocimiento tcito, facilitacin de espacios para la
comprensin de los factores de desarrollo que caracterizan al territorio, y
la provisin de tcnicas de planificacin al servicio de los actores y las
organizaciones, para que ellos mismos decidan qu hacer.
Por su parte, el proceso poltico-institucional est dirigido a vincular y
comprometer a quienes toman decisiones con las transformaciones
necesarias, tanto en su concepcin, como en la concrecin y definicin de
compromisos y con las acciones que se deben adelantar para construir la
visin de desarrollo.

los planes que han logrado mayores impactos en la

transformacin de las condiciones de desarrollo
territorial tienen como antecedente haber sido
promovidos y gestados a travs de un grupo directivo
representativo de los principales sectores e intereses
que se rene inicialmente como grupo dirigente o lder,
con pocos integrantes, y gradualmente vincula un
nmero mayor de personas con niveles de influencia
alta en los destinos de la entidad territorial.
Estos dirigentes no slo hacen un pacto o compromiso
comn de ponerse al frente para conseguir
transformaciones significativas, sino que pregonan el
cambio y hacen aportes significativos de diversa
naturaleza para adelantar el proceso.

En sntesis, para que el proceso de planificacin

estratgica inicie con bases firmes es necesario elaborar,
participativamente, unos trminos de referencia que
establezcan con claridad: los objetivos del plan, sus
alcances, el mbito geogrfico, los componentes
principales, y que precisen los productos, las actividades
correspondientes, los cronogramas y los recursos
necesarios, tanto financieros como humanos y logsticos.
Igualmente, ser necesario prever la arquitectura
institucional indispensable para la implementacin del
proceso de formulacin del plan.

En el caso de los departamentos y municipios del pas, los principales insumos por
considerar son los planes de desarrollo, los planes de ordenamiento territorial, los
diversos planes, estudios y polticas sectoriales, las iniciativas de proyectos privados
y de organizaciones sociales, los ejercicios de planeacin de los grupos tnicos, las
agendas de ciencia y tecnologa y las agendas internas de competitividad regional.
Los aspectos que sern analizados en cada caso son los siguientes:
- Identificacin del plan, programa o proyecto: nombre, autores, periodo durante el
cual se realiz.
- Objetivos del plan.
- Metodologa utilizada.
- Organizacin para la elaboracin del plan.
- Participantes.
- Resultados obtenidos en los componentes tcnico y de procesos.
- Fortalezas y debilidades.
- Recomendaciones sobre la forma de aprovechar los insumos en el proceso de
planeacin estratgica.

El Plan estratgico constituye el mapa que gua la accin de

corto y mediano plazo de una organizacin. Es la brjula que
indica el camino que hay que transcurrir para transitar de una
situacin actual a otra referencial o deseada.
VARIABLES IMPORTANTES DE UN PLAN ESTRATEGICO:
1. Que se quiere lograr (direccionalidad estratgica).
2. Cmo lograr lo que se quiere (capacidad de gestin);.
3. Con quienes lograr los objetivos (gobernabilidad estratgica).
Una adecuada combinacin de estos factores es lo que
permite que la Gestin Institucional llegue en cantidad,
calidad y oportunidad a la comunidad.

El plan estratgico es una herramienta bsica de gestin

institucional que permite conducir voluntaria y
racionalmente los destinos de una organizacin hacia una
situacin objetivo, ampliamente acordada, deseada y
compartida por todos sus actores y partes interesadas
asumiendo, a su vez, que existen otros rganos que
tambin planifican y hacen apuestas estratgicas que al
identificarlas se pueden establecer alianzas, asociaciones
o cooperaciones para potenciar la capacidad y calidad de
respuesta ante las necesidades manifiesta de la
ciudadana o la institucionalidad pblica.

La capacidad de conducir los procesos institucionales

viene dada por la sinergia del Triangulo de las Tres G,
como elementos contenedores de la planificacin
estratgica:

Figura 1: Triangulo de las Tres G

EL TRIANGULO DE LAS TRES G

Capacidad de
Guiar (Qu)

Capacidad de
Gobernabilidad
(Con quin)

Capacidad de
Gestionar (Cmo)

A.- Capacidad de Guiar (Qu)

La primera pregunta que surge es Qu es lo
que se gua?. Se gua una situacin presente a
otra deseable y posible, es decir, la capacidad
de conducir el futuro de la organizacin, lo
que Carlos Matus conceptualiza como la
capacidad de preceder y presidir la accin.

Usualmente los gerentes o administradores de recursos no se

detienen a pensar en el futuro, sino la inercia de los acontecimientos
cotidianos los envuelve permanentemente dejndose conducir por
los hechos producidos en la realidad.
No son capaces de gobernar el nicho propio de la organizacin, dejan
que los problemas importantes se hagan a un lado y se resuelvan los
urgentes. Este tipo de pragmatismo es lo que caracteriza a las
organizaciones reactivas, que a diferencia de las organizaciones
emprendedoras integran el pensamiento y la accin en una direccin
previamente estudiada. Por tanto, las organizaciones emprendedoras
hacen una apuesta estratgica hacia el futuro, lidiando
permanentemente con los problemas y las adversidades que la
realidad impone, mientras que las organizaciones reactivas son
conducidas por la voluntad de los acontecimientos, sin darse cuenta
de la situacin, por cuanto son victimas de sus propias incapacidades.

Cmo construir un futuro a la organizacin?

Las organizaciones son sistemas abiertos y complejos que influyen y son influidas
de manera permanente y dinmica por las condiciones del entorno. Existen
aspectos de ese entorno que la organizacin puede controlar y otros no, es decir,
se dan relaciones bidireccionales y unidireccionales en las cuales se desencadenan
decisiones favorables o desfavorables a la gestin institucional.
Por esta razn, es imprescindible estudiar y monitorear el comportamiento del
entorno organizacional para estar atento a las conductas, aptitudes, actitudes de
las instituciones, agentes o cualquier otro actor que tenga inherencia directa o
indirectamente en las decisiones de la organizacin.
Cuando se habla de actores se refiere a todos aquellos sujetos con capacidad
acumulada de fuerza poltica, que hacen apuestas estratgicas sobre situaciones o
escenarios que son de inters particular o pblico.

El otro aspecto a considerar, es no dejar perder de vista el objeto o

razn de ser de la organizacin, por cuanto ste punto define los
parmetros de actuacin de la organizacin y en consecuencia
delimita los procesos de anlisis, pensamiento, planificacin y
desempeo de todo el organismo.
Hay que recordar que un proceso de cambio esta precedido y gira
en torno a la misin de la organizacin y es precisamente aqu
donde se inicia la planificacin estratgica.
1. Diseo de la Filosofa de Gestin Institucional.
La filosofa de gestin esta compuesta por los siguientes elementos
direccionales:
Visin, Misin, Objetivos, Polticas y Valores. Estudiemos cada uno
de ellos.

QUE ES UNA MISIN?

Es el compendio
de la razn de ser
de una empresa

Esencial para
determinar
objetivos

Esencial para
formular
estrategias

ELEMENTOS DE LA MISIN (Bsicos)

SECTOR
ECONOMICO

OBJETO
SOCIAL

Rama de la economa
en la cual se desarrolla
la organizacin

Factores crticos de xito

ELEMENTOS DE LA MISIN (Bsicos)

CLIENTES

PRODUCTOS

MERCADOS

Quines son los clientes

usuarios

Cules son los productos o

servicios ms importantes
De la entidad

Compite
geogrficamente?

ELEMENTOS DE LA MISIN
(Opcionales)

TECNOLOGA

Cul es la Tecnologa
bsica de la empresa?

FILOSOFA

Cules son las

creencias, valores y
aspiraciones fundamentales
De la Empresa?

ELEMENTOS DE LA MISIN
(Opcionales)

IMAGEN

CMO SE VE?

Preocupacin por la
imagen pblica a la
que aspira la entidad

Concepto de s misma.
Cules son las fortalezas
y ventajas?

VISIN:
Donde quiere llegar la Empresa de, cul es
el ideal.
Cmo se ve en un futuro?
Es el sueo, es la meta superior de entidad.

ELEMENTOS DE LA VISIN

ATRIBUTO/FUNCIN

UMBRAL/MEDIDA

HORIZONTE/PLAZO

A qu apunta la meta?
(Comunidad,mercado, producto,
rentabilidad)

Cul es la unidad
de medida y la cifra
de la meta?

Cundo?

Incrementar en un 40% ____________ para el 2010

EVITAR:
Ser lderes en el mercado de ________ a 2010
Mejorar la calidad de vida de los ciudadanosa 2010
Mensaje Subliminal para los clientes:
solo hasta el 2010 van a ser lderes?
solo hasta 2010 van a mejorar?

FORMULACIN VISIN

 EVITAR VERBOS QUE NO DICEN NADA.

- Propender
- Velar
- Coadyuvar
- Tratar
- Apoyar
La entidad propende mucho o poquito?
Propendieron el 30%, Velaron el 10%
Apoy 3 veces?
La entidad se va a quedar tratando?

GRAMTICA

Objetivos:
Representan los cambios deseables y posibles que
espera la organizacin con la intencin de lograr la
visin, aprovechar las oportunidades y fortalezas y
reducir las amenazas y debilidades que tiene la
organizacin hoy y a futuro. Para disear los objetivos
se deben considerar los siguientes elementos:
Visin de la organizacin
Misin de la organizacin
Debilidades y fortalezas
Amenazas y oportunidades
Identificacin de actores

Polticas:
Representan las reglas o guas que expresan los
lmites dentro de los que debe ocurrir la accin.
Las polticas aclaran, conducen y centran la accin
de la gestin institucional.
Por ejemplo, en un proceso de compra desde que
se hace la solicitud hasta que se despacha el
pedido no debe pasar de 30 das calendario.

Valores:
Los valores constituyen el conjunto de creencias y
normas que la organizacin va creando y
arraigando en el recurso humano para mantener
una relacin de afinidad compartida en la
bsqueda de un inters colectivo. Sirve de
soporte al desarrollo de la cultura organizacional
para indicar aptitudes, actitudes, conductas,
identidades, retos, entre otras.

Los
valores
organizacionales
son
elementos
fundamentales para motivar, inspirar y crear conciencia
a todo el personal sobre las responsabilidades o
compromisos que tienen tanto individual como colectivo
dentro de la organizacin y sta con la sociedad.
Los valores son formulados de forma positiva, retadora,
precisa, inspiradora de tal manera que cada quien se vea
reflejada en ella y asuma con conciencia la
responsabilidad que la organizacin le entrega para
cumplir con la funcin establecida.

2.- Contexto Organizacional

Es el mecanismo por el cual se identifica la

actual en que atraviesa la organizacin.

situacin

En primer lugar se analiza el entorno general y especfico

para sealar las oportunidades y amenazas.
En la segunda instancia se analiza la situacin interna
para identificar las fortalezas y debilidades.
Es una etapa del proceso donde se sealan y resaltan los problemas que
limitan, restringen o impiden un mejor desempeo del organismo y sobre los
cuales se acta para lograr alcanzar la visin y los objetivos propuestos.
El contexto organizacional es un insumo de informacin fundamental para la
formulacin de la filosofa de Gestin.

3.- Identificacin de actores:

El estudio de actores es estratgico por cuanto permite

identificar los actos, intencionalidades o repercusiones
que tendra cada uno de ellos con respecto a los
objetivos o apuestas estratgicas de la organizacin.
En este caso se hace referencia a los actores del
entorno especfico que directa o indirectamente tienen
influencia y capacidad de ejercer fuerza poltica en el
organismo y que pueden determinar decisiones
estratgicas positivas o negativas a los intereses de la
organizacin.

4.- Formulacin de proyectos y del presupuesto: Los proyectos

constituyen el instrumento que canaliza y materializa en
acciones concretas lo expresado en la visin, misin y
objetivos estratgicos definidos en la filosofa de gestin. En
este punto es donde se establece la vinculacin del plan con
el presupuesto.
Para la formulacin de los proyectos es imprescindible:
Identificar el nombre del proyecto
Definir metas concretas
Asignar responsabilidades
Estimar tiempo
Asignar recursos humanos, materiales y financieros
Disear los indicadores de logro

Identificar el nombre del proyecto:

Consiste en colocar el ttulo o denominacin al proyecto,
tomando en consideracin que el mismo est dirigido a
atender una necesidad concreta considerada insatisfecha por
el colectivo. Para la identificacin de necesidades es
imprescindible elaborar objetivamente un diagnstico que
explique la situacin ya sea institucional, social,
gubernamental u aquella por la cual se requiera la
elaboracin de un plan.

Definir metas concretas:

De acuerdo a la situacin estudiada y a las causas
identificadas, el proyecto contiene un conjunto de metas
dirigidas todas a provocar un cambio real de esa situacin ya
sea para erradicar las causas o para minimizar sus efectos.
En este caso, las metas deben ser cuantificadas, en cantidad,
calidad, tiempo y espacio para evaluar posteriormente sus
resultados.
Para la elaboracin del diagnstico es necesario identificar la
situacin que se desea explicar, por cuanto de ello depende
el tipo de mtodo a utilizar.

Asignar responsabilidades:
Todo proyecto tiene internamente en la institucin u
organizacin un responsable natural que se encarga
de coordinar, comunicar, liderar y controlar cada una
de las metas programadas en los proyectos.
Estos responsables son los que se encargan a su vez
de rendir cuentas a las directivas de la organizacin o
a la ciudadana afectada por la situacin en particular.

Estimar tiempo:
El tiempo es un recurso no renovable
y su uso requiere ser administrado
con
criterios
de
racionalidad,
responsabilidad y eficiencia. En
consecuencia, estimar el tiempo de
ejecucin de las metas asignadas al
proyecto tiene que pasar por estos
criterios como elementos de validez,
capacidad y confianza.

Asignar recursos humanos, materiales y

financieros:
Para la elaboracin del presupuesto y
estimar el costo del proyecto, se debe
prever cunto cuesta poner en marcha las
acciones en trminos de recursos humanos,
materiales y financieros que son requeridos
para la ejecucin del mismo.

Disear los indicadores de logro:

Los organismos de control entre ellos la Contralora General de la
Repblica, son los encargados de verificar y auditar a las instituciones del
Estado, sobre el cumplimiento de planes, programas, proyectos y el
presupuesto con la intencin de salvaguardar sus recursos, verificar la
exactitud de la informacin financiera y administrativa, promover la
eficiencia, economa y calidad en sus operaciones.
La forma de
establecer control en las acciones acometidas es a travs de indicadores
de gestin. Los indicadores de gestin tienen que estar asociados como
mnimo a los siguientes criterios:
Economa, Eficiencia, Eficacia, Calidad e Impacto y valoracin de costos
ambientales.

B.- Capacidad de Gestionar (Cmo)

Se debe medir tcnica y financieramente la
capacidad de respuesta ante los retos previamente
definidos en la filosofa de gestin. Analizar si la
estructura organizativa, el recurso humano, la
tecnologa de informacin y los recursos financieros
son suficientes para lograr los objetivos propuestos.
En algunos casos hay que redefinir todos estos
elementos para adecuar a la organizacin a la nueva
realidad. En otros casos, solo se requiere el
fortalecimiento de todos o algunos de estos campos
para obtener un desempeo satisfactorio.

Subsistema de estructura organizativa:

La estructura organizativa es una variable dependiente de
la estrategia, en consecuencia queda precedida y
determinada por aquella. Para adecuar la estructura
organizativa es imprescindible conocer con exactitud qu es
lo que la organizacin desea y puede lograr en el futuro.
Sobre esta base se ajusta la estructura organizativa,
siguiendo los siguientes parmetros:
Divisin del Trabajo
Coordinacin de funciones
Estructura de mando

Divisin del Trabajo:

Estos parmetros son elaborados de acuerdo a
los resultados que se obtengan de los procesos
clave que realiza la organizacin para cumplir con
su misin. Estos procesos son estudiados de
acuerdo a la metodologa de Insumo Producto
Resultado.

Subsistema de recurso humano:

El recurso humano constituye la clave para lograr el xito. Son ellos
los que tienen la responsabilidad de consolidar ideas, conceptos,
valores y prcticas para producir formas particulares de
organizacin y gestin y alcanzar mejores resultados en el
desempeo organizacional. Adecuar el recurso humano a las
necesidades de la organizacin pasa por redefinir los siguientes
puntos:
Seleccin, admisin y reclutamiento
Descripcin de puestos de trabajo
Plan de carrera
Evaluacin de desempeo
Salarios y beneficios sociales
Formacin y capacitacin

Subsistema de tecnologa de informacin:

Es una herramienta bsica para el desarrollo de
toda organizacin. Hoy da no se puede hablar de
cambio organizacional sino se incluye la tecnologa
de informacin como uno de los pivotes para lograr
efectividad en la gestin institucional.

C.- Capacidad de gobernabilidad (Con quin)

La gobernabilidad se entiende, por un lado, como la
capacidad que tiene una organizacin de disear e
instrumentar polticas pblicas con eficiencia y eficacia y, por
otro lado, la capacidad de construir viabilidad poltica al
conjunto de programas o proyectos estratgicos de la
organizacin que permita establecer alianzas, asociaciones o
cooperaciones entre las diversas instituciones del sector
(proveedores de bienes y servicios, instituciones de carcter
poltico e instituciones de carcter tcnico financiero). El
mayor nfasis que se hace en esta propuesta es hacia el
segundo aspecto, por cuanto el primero es ampliamente
cubierto en los puntos vinculados a la capacidad de guiar y a
la capacidad de gestionar.