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Tutor:
CARMEN SOFA GMEZ SILVA
INTRODUCCION
El presente trabajo tiene como objetivo estudiar las diferentes herramientas que tiene las
tcnicas administrativas de Organizacin y Mtodos, las herramientas a estudiar son
diagrama de distribucin de trabajo, diagrama de Pareto y anlisis bajo la tcnica 5WS + H
para lograr tal objetivo se ha dispuesto el anlisis de la contratacin de personal por parte
de una empresa identificando las tareas propias del proceso y los tiempos asignados se
propende un anlisis por parte de los estudiantes para lograr establecer las medidas que
permitan hacer del proceso de seleccin un proceso ms eficiente.
OBJETIVOS
General:
Especficos:
NOMBRES
Y
APELLIDO
S
Rol asumido
Lder:
Comunicador
William
Beltrn
Martnez
Relator
Gisela Parra
Banquet
Dinamizador del
proceso
Tareas o funciones
realizadas
Responsable
de
la
comunicacin entre el tutor
y el equipo, como tambin
de presentar a su equipo la
informacin que recoge de
la
observacin
al
desarrollo de las actividades
- hecha a los otros equipos
de grupo
Responsable de la relatora
de todos los procesos en
forma escrita. Tambin es
responsable por recopilar y
sistematizar la informacin
a entregar al facilitadordocente.
Controla el cronograma de
tiempo establecido, y es
responsable
porque
el
equipo
desarrolle
las
diferentes
actividades
dentro del tiempo pactado.
Responsabilidad
Seguimiento de actividades
Aumento de incentivacin
en la participacin.
NO CONSIGNO
INFORMACION
Recomendar
fechas
adecuadas para
lograr el
cumplimiento de las dos fases de la
actividad individual y grupal.
Yuly Andrea
Aguacia
Utilero
CONSIGNO
2. Diagrama de Pareto
Diagrama de Pareto
30
120%
25
100%
20
80%
15
60%
10
40%
20%
0%
FRECUENCIAS
% ACUMULADO
80-20
Fase I Consolidar una estructuracin fsica ptima para el mejor desenvolviendo de los
trabajadores dentro de las reas laborales.
Fase II Conocimiento de procesos dados a los pasos de contraccin los cuales se ven
acogidos en un margen de tareas sobrantes, permitiendo esto el desgaste de tiempo el cual
puede ser aprovechado o designado para otras actividades.
Fase III Modernizacin del proceso es el desarrollo del mismo y la buena acogida que se
le d. Factor donde vale nombrar la importancia de minimizar los pasos de contratacin y
que estos se aplique a la nueva estructuracin fsica, pues dicho en palabras ms especficas
es la prctica del conocimiento de la fase II.
Fase IV Medicin- Control es el pilar ms importante para que los pasos anteriores se
pongan en marcha y produzcan resultados positivos. No sin argumentar la necesidad de
crear las herramientas de control y medicin.
Fase V Mejoramiento continuo si se tiene un sinfn de oportunidades valiosas en un
proceso desarrollado ser de vital importancia el seguimiento permanente y la evaluacin
que se aplique a cada actividad. Sumando a esto la capacidad de una mejor capacitacin y
seguimiento mediante diagnsticos producidos.
Hiptesis 2
Como segundo factor y tiendo una organizacin previa en el desempeo de las actividades
y una estructura fsica ms adecuada dada a los paso de contratacin nuestro segundo punto
a tratar ser la aplicacin de una gestin organizacional. La cual se desarrolla bajo procesos
de gerencia los cuales dan como resultado un mejor que hacer de las cosas, el tener todas
las herramientas a disposicin y contar con un buen mecanismo para utilizarlas no bastara
o no asegurara resultados uno de su sus ideales es el manejo adecuado en cada mecanismo
y saber hasta qu punto ser necesaria hacerlo desempaar.
Si bien es cierto en la gerencia se dispondr de una argumentacin ms amplia ya que nos
encontraremos con inconvenientes la planificacin estratgica en los nuevos ideales,
desarrollo en los procesos primarios en donde podemos aplicar mejor logstica y manejo de
herramientas y mejoramiento en los procesos de apoyo que dicho resumidamente es la
clasificacin de los procesos en cuanto a sus responsabilidades.
El objetivo principal en la organizacin en que se est trabajando ser:
Hiptesis 3
La implementacin de un sistema que automatice y facilite el proceso de seleccin y
contratacin.
Para este caso se necesita un sistema que permita administrar un proceso a todo nivel
departamental, permitiendo la rpida toma de decisiones, por medio de informacin en
fsico la cual el sistema pueda controlar fcilmente.
Hoy en da es muy frecuente que las empresas empleen este tipo de herramientas para los
procesos de seleccin los cuales se encarguen de las tareas ms dispendiosas como desde
ordenar y distribuir solicitudes y currculos a las personas indicadas, hasta crear y enviar
correspondencia.
Podra administrar las solicitudes iniciales a travs de todo el proceso de contratacin
ayudando en la concertacin de entrevistas, capturando comentarios despus de las
entrevistas, facilitando tomas de decisiones ms eficientes, y generando toda la
documentacin de oferta saliente.
Hiptesis 4
Disminuir el tiempo del proceso de reclutamiento, mediante planteamientos de
estndares para esta funcin.
Establecer polticas de reduccin de costos operacionales de reclutamiento, mediante la
economa en la aplicacin de sus tcnicas e implementacin de programas tecnolgicos
especializados. Simplificacin de procesos, re organizando el mapa de procesos del rea de
Gestin humana entorno a la eliminacin de reprocesos.
Hiptesis 5
Implementacin de programa de orden y aseo
Estos factores en la empresa son de gran importancia para el trabajador, ya que cuidan su
seguridad, salud y bienestar laboral, adems hacen que su trabajo sea ms productivo y que
el tiempo les alcance para realizar cada una de sus tareas, permite que mantengamos lo
necesario y desechemos lo intil y adems mejora la convivencia social dentro de la
compaa.
En esta empresa empezando por el gerente y el jefe de personal deben adoptar estas
medidas eficientes a la hora de requerir y contratar el personal; para ello se requiere seguir
los siguientes pasos:
1.
Separar y entregar al rea que necesite objetos poco tiles para la elaboracin de las
actividades diarias.
2.
Se debe separar y organizar toda la papelera y dems objetos que se encuentren en
el rea de trabajo
3.
Se deben mantener cajones y puertas cerradas
4.
No se deben consumir alimentos en las oficinas, solo en sitios adecuados, ya que
esto obstaculizara todo el programa
5.
Utilice siempre los recipientes indicado para la basura.
Esto permitir que la empresa elimine pasos innecesarios, adems reducir distancias,
mejorara la salud y el bienestar del personal y mantendr un ambiente agradable para la
empresa y cada rea en donde se pueda pensar con mayor claridad en donde se simplifiquen
los procesos y actividades diarias.
4. Matriz CQA
Qu Conozco?
Qu Quiero conocer?
Qu Aprend?
Diagrama
de
procedimientos;
representacin grfica de
las actividades.
Diagrama
de
distribucin de trabajo;
identifica y clasifica las
actividades de un grupo
de empleados.
Diagrama de Pareto; Se
basa en el principio
enunciado por Vilfredo
Pareto que dice: "El 80%
de los problemas se
pueden solucionar, si se
eliminan el 20% de las
causas que los originan.
Beneficios de acortar
procedimientos para un
mejor proceso.
La
organizacin
de
mtodos requiere de una
dinmica continua para
proceder a un avance
productivo.
Se requiere dentro de una
organizacin medir cada
actividad para tener
conocimiento de cul es
su
desgaste
y
consecuencia.
Como realizar toma de
tiempos y movimientos
Diagrama de procesos y
actividades
Distribucin en planta.
Estudio de tiempos y
movimientos.
El
diagrama
de
procedimientos presenta una
descripcin detallada de las
operaciones.
El diagrama de distribucin
de trabajo ayuda a determinar
el costo por actividad.
El diagrama de distribucin
de trabajo ayuda a eliminar
tareas innecesarias.
El diagrama de distribucin
de trabajo permite equilibrar
la carga de trabajo.
La elaboracin de diagramas
ayuda a los procesos de
mejora continua.
Como se hace la distribucin
de tareas dentro de una
organizacin.
Como hacer la evaluacin de
la ejecucin de la tereas
dentro de una empresa.
Manejo de diagramas para las
evaluaciones.
Observacin de los diferentes
problemas pertenecientes a
los procesos en la ejecucin
actividades.
Anlisis 5Ws + H
Anlisis de puestos de
trabajos
Anlisis de causa y efecto.
El
diagrama
de
la
distribucin
de
trabajo
tambin es una herramienta
muy importante en cuanto a
determinar cunto tiempo
emplea un funcionario en
realizar
las
tareas
correspondientes y comparar
e identificar si existe algn
reproceso.
Actual:
Preparado por:
Propuesto:
Probado por:
Rene Descartes
Leonarda
Marie Curie
Director
recursos
humanos
A secretaria H
del rea de
Recursos
humanos
Auxiliar
recursos
humanos 1
Juana de Arco
Mara Antonieta
Virginia Woolf
Frida Khalo
ACTIVIDADES
Gerente
General
Generacin
Vacante
de H
Auxiliar de H Auxiliar
deH
recursos
recursos
humanos 2
humanos 3
Recibe
la 8
solicitud de
jefe de rea.
8.16
Entrega
0.16
solicitud
a
Director R.H.
Reclutamiento de 144.
personal
6
Aprueba
rechaza
documento
para
concurso
interno
realiza
correcciones
o 16
el
Recibir
solicitud.
el
Evala si se
recluta
por 16
concurso
interno
y
contratacin
externa
0.16
Aprueba
0.50
documento
para
el
concurso
interno
Recibe
8
documento de
Dr R.H ,
enva
documento al
Gerente
General para
su revisin
40
Recibe
las
Hojas de Vida
Entrega 8
Hojas de Vida
al Auxiliar de
recursos
humanos 2
Verifica
especificaciones
del cargo
24
Publica
el 8
concurso interno
Selecciona
8
las Hojas de
vida
que
cumplen con
los requisitos
indicados en
la
convocatoria
Entrega a la
Secretaria del 16
rea
de
recursos
humanos H.V
rechazadas y
aceptadas.
Psicloga
Secretaria deH
Psicloga
Seleccin
personal
Contratacin
personal
de
97
de
Realiza
la 16
entrevista
formal a cada
uno de los
candidato
Firma
contrato
4.22
el 0.1
0
Revisa
por 8
segunda vez
las hojas de
vida, hace un
segundo filtro
y da su Vo.Bo
Realiza
la
citacin para
la entrevista
preliminar,
con
la
Psicloga.
Revisa
el
informe
de
los
candidatos.
0.50
Cita a los
candidatos a
las pruebas
psicotcnicas 16
requeridas
Decide
candidato
contratar.
el
a
Revisa
contrato
Vo.Bo.
el
y
Notifica
al
candidato
seleccionado
0.50
Solicita
la 0.50
revisin por
el
Asesor
Jurdico.
Enva a la
gerencia
general
el
contrato para
su firma
0.50
Realiza
la 0.16
apertura de la
hoja de vida.
Solicita
ingreso
al
programa de
nmina
Elabora
contrato
el 0.30
0.16
Revisa
la
documentacin
entregada por el
empleado. Realiza
la cita al proceso
de induccin
Elabora las
cartas
de
ingreso
al
sistema
de
salud,
pensiones,
bancarias etc.
1 Informa sobre1
los documentos
que
debe
entregar para
formalizar
el
contrato.
Realiza
la 8 Elabora
el 3
entrevista
informe de las
preliminar a cada
entrevistas
uno
de
los
realizada
candidatos.
Entrega
el
informe a la
secretaria del
16
rea
de
Aplica las pruebas
recursos
sicotcnicas.
humanos
Revisa Informe 0.50
0.50
La Secretaria
Informe final y 8 recibe a los
candidato
entrega a Director
R.H
Realiza
el
informe de los0.50
resultados
2
Decide
el
candidato
a
contratar.
TOTALES
254
32.
1
28.1
6
88.8
2
32.4
6
25
34.5
6. Tcnica 5WS+H
Who
Quien
Participa
en
problema
What
Que
Es el problema
personas
involucradas
realizan
When
Cuando
Ocurre
problema
Where Donde
Ocurre
problema
a.
Aprobacin de seleccin
b.
Publicacin de seleccin
c.
Realizacin de documentacin
el El problema ocurre en los 3 estadios del proceso de
seleccin de personal:
a) Reclutamiento
b) Seleccin
Why
Por que
c) Contratacin de personal
Ocurre
el 1.
Por
qu
ocurre
el
problema?
Respuesta 1): Ocurre porque el procedimiento no se
problema Cul
encuentra estandarizado ocasionando perdida inminente de
es su ruta?
tiempo en la conexin de unas tareas con otras.
2.
Por qu ocurre el problema de la respuesta 1?
Respuesta 2): Asignacin de tiempo incoherente en algunas
actividades
3.
Por qu ocurre el problema de la respuesta 2?
.Respuesta 3): Uso ineficiente del recurso humano.
4.
Por qu ocurre el problema de la respuesta 3?
Respuesta 4): Falta de realizacin de multitareas en el
mismo espacio de tiempo.
5.
Por qu ocurre el problema de la respuesta 4?
Respuesta 5): Existen procedimientos innecesarios dentro
del diagrama.
How
Como
Ocurre
problema
problema:
a) Se recibe la solicitud de generacin de vacante.
b) Aprobacin o rechazo de la solicitud
c) Reclutamiento de candidatos
d) Seleccin de candidatos preseleccionados
e) Entrevistas
f) Eleccin del candidato
g) Contratacin.
Cuando dentro de una organizacin se necesitan de tres
personas para realizar una actividad que la podran realizar
tan solo dos se produce un desgaste total para la sumatoria
final en la terminacin de la actividad.
Sin importar el tiempo que una organizacin requiere para llevar a cabo la planeacin, es de
suma importancia elaborar un procedimiento que incluya todos los pasos dentro del proceso
y especifique quin participa dentro de cada uno, el tiempo requerido lo cual permitir
realizar una distribucin adecuada de las actividades que corresponden al proceso de
reclutamiento y seleccin de personal.
8. Indicadores de productividad
8.1 Indicador de cumplimiento
Si cumplir tiene que ver con la conclusin de una tarea, los indicadores de cumplimiento
estn relacionados con los ratios que nos indican el grado de consecucin de esas tareas y/o
trabajos. Eficaz tiene que ver con hacer efectivo un intento o propsito. Los indicadores de
eficacia estn relacionados con los ratios que nos indican capacidad o acierto en la
consecucin de tareas y/o trabajos. Ejemplo: grado de satisfaccin de los clientes con
relacin a los pedidos. Ejemplo: cumplimiento de los pedidos en oportunidad y cantidad."
Porque es importante este indicador?
Al evaluar el cumplimiento se podr ejercer un control sobre el personal que est a cargo
del proceso de contratacin esto se ver reflejado en la aplicacin de ajustes y mejoras
continuas, esta evaluacin ser de carcter individual.
Para realizara se har un listado de tareas con un indicador y una especificacin cumple/no
cumple
Fcil de medir
Se mide rpidamente
Proporciona informacin relevante
Se grafica fcilmente
Outpu
t
Input
output
Input
CONCLUSIONES
Los indicadores de gestin son claves para controlar los procesos estos permiten
establecer las medidas correctivas necesarias para hacer ms eficientes los procesos.
El anlisis de las 5WS + H es una herramienta de mejora continua destinada a
descubrir y eliminar la causa y sub secuencias de un problema.
El estudio de organizacin y mtodos permite evaluar las actividades y los
procedimientos e identificar una manera eficiente las labores y lo procesos
organizacionales.
EL anlisis de mtodos y organizaciones permite establecer fallas en la estructura
organizacional y as permitir hacer un estudio correcto de cargas laborales y
procesos estndar.
Para lograr los procesos productivos se hace imprescindible hacer un anlisis de
causas y efectos a fin de identificar los problemas que conllevan a procesos
innecesarios y a tiempos no productivos.
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
5ws y 1 h.
http://ciclog.blogspot.com/2012/01/quieres-analizar-un-problema-aplica-el.html