PROCEDIMIENTO OPERATIVO ESTNDAR

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1.1

Disminuir

2.
3.
4.
4.1
4.2

ALC ANC E
RESPON SABIL ID ADES
DEFINIC ION ES
Anex o
Copi a c ontrol ada

4.3

Desarrollo: Parte especfica del procedimiento que describe la actividad y da respuesta a

las preguntas, Qu?, Quin?, Cmo?, Dnde?, Con qu? y Por qu? Cuando sea
aplicable en los procedimientos, el desarrollo puede incluir una tabla que contiene el
diagrama de flujo, la descripcin de la actividad y el responsable.

4.4

Documento controlado: Es el documento que tiene la necesidad de actualizarse.

4.5

Documento obsoleto: Es el documento que por variaciones de carcter metodolgico,

tecnolgico, de mejoramiento continuo y por caducidad de la fecha de validez; ya no tiene
aplicacin y es retirado del sistema documental.

4.6

Documento vigente: Es el documento que ya fue elaborado y aprobado para su uso y que
se encuentra dentro de su periodo de vigencia.

4.7

Procedimiento Operativo Estndar (POE): Documento que describe la ejecucin de un

grupo de actividades o la operacin de un proceso o equipo especfico. En general, un
procedimiento establece cmo debe realizarse la actividad, es decir, qu se debe hacer,
cundo, cmo y dnde debe hacerse y quin debe hacerlo.

5.

PROCEDIMIENTO

5.1

Generalidades:

5.1.1 Mrgenes y formato de letra:

a.

Para la elaboracin de un POE se emplea mrgenes de dos 2 centmetros (cm) tanto a

la izquierda como a la derecha y de 1.5 centmetros (cm) en las partes superior e
inferior.

b.

Los POE deben ser elaborados en papel tamao A4, con letra tipo arial y con un
tamao de 11 (once) puntos.
NOTA: El tamao de letra vara solamente para el encabezado y pie de pgina; ver en
este POE el literal a. del punto 5.2.1 y literal a. del punto 5.2.3, respectivamente.
Adems no se debe usar papel reciclado para la elaboracin de estos documentos.

5.1.2 Captulos, ttulos, subttulos y prrafos:

a.

Los captulos del POE se alinean a lado izquierdo con letras maysculas y en negrilla.

b.

Los ttulos y subttulos del POE se alinean a lado izquierdo y se escribe la primera letra
en mayscula, seguida de letras minsculas.

c.

Los prrafos deben elaborarse en interlineado sencillo y justificado.

d.

La numeracin y colocacin de literales y vietas se debe realizar de la siguiente

manera:

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Cada seccin o captulo debe ir numerado con un carcter numrico, seguido de un

punto; ejemplo: 1.
Dentro de la seccin o captulo se enumera al ttulo con dos caracteres numricos
separados por un punto; ejemplo: 1.1
Los subttulos sern numerados con 3 caracteres numricos separados por un
punto; ejemplo: 1.1.1
Los prrafos subsiguientes se identificarn con literales comenzando por la letra a
seguida de un punto; ejemplo: a.
En el caso de que se requiera continuar con la numeracin de tems dentro de los
prrafos, se recomienda seguir con el orden secuencial que se muestra a
continuacin:
-

Primero, puntos ()
Segundo, guiones (-)
Tercero, flechas hacia la derecha (
Cuarto, vistos ( ).

5.1.3 Espacios entre lneas y sangras:

a.

Para separar los prrafos y/o despus de cada punto aparte, dar un espacio de
interlineado sencillo.

b.

Para iniciar un nuevo captulo, es decir luego de terminar el captulo anterior, dar un
espacio de 1,5 lneas.

c.

Sangras:
Para los captulos, ttulos y subttulos, la sangra entre el margen izquierdo hasta el
nombre del captulo es de 1.25 cm. Ver Figura 1.

Figura 1. Sangras para captulos, ttulos y subttulos

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Para los literales, la sangra entre el margen izquierdo y el literal es de 1.25 cm y

entre el literal y el prrafo es de 0.75 cm. Ver Figura 2.

Figura 2. Sangra para literales

Para el resto de prrafos que continan con vietas (ver Figura 3), las sangras se
colocan de la siguiente manera:
- Vietas puntos (); la sangra entre el margen izquierdo y la vieta es de 2 cm y
entre la vieta y el prrafo es de 0.5 cm.
- Vietas guiones (-); la sangra entre el margen izquierdo y la vieta es de 2.5 cm
y entre la vieta y el prrafo es de 0.5 cm.
- Vietas flechas hacia la derecha ( ); la sangra entre el margen izquierdo y la
vieta es de 3 cm y entre la vieta y el prrafo es de 0.5 cm.
- Vietas vistos ( ); la sangra entre el margen y la vieta es de 3.5 cm y entre la
vieta y el prrafo es de 0.5 cm.

Figura 3. Sangras para vietas

5.1.4 Redaccin:
a.

La redaccin de los POE debe ser clara, precisa y coherente, de tal manera que se
facilite su comprensin y no permita falsas interpretaciones.

b.

A lo largo del texto se debe garantizar uniformidad en la terminologa, ortografa y

redaccin, empleando un mismo trmino para designar cada concepto. El texto debe
estar libre de trminos subjetivos, tales como: suficientemente, generalmente,
adecuadamente, apropiadamente o similares.

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c.

Las frases de cualquier prrafo se deben construir en orden directa: sujeto, verbo y
complemento. En la redaccin del texto se deben usar frases cortas para facilitar el
entendimiento.

d.

Usar el verbo en infinitivo o en forma pasiva, precedido de la palabra debe; esto con
la finalidad de expresar obligatoriedad; ejemplos: Debe ser, debe llevarse.
NOTA: El verbo en futuro indicativo tambin indica obligatoriedad; ejemplos: Se har,
se medir.

e.

Usar el verbo en infinitivo, precedido de la palabra puede o se recomienda, con la

finalidad de expresar una disposicin opcional; ejemplos: Puede utilizar, se
recomienda tener.

f.

El verbo en infinitivo expresa una accin en la descripcin de un proceso. Se

recomienda redactar en infinitivo o en tiempo presente y en forma impersonal, evitando
el uso de trminos en idioma extranjero; excepto cuando corresponda al lenguaje
comn de uso tcnico.

g.

Si se va a utilizar abreviaturas, escribir la primera vez todo el trmino y seguido entre

parntesis escribir la abreviatura y en la continuacin del documento se recomienda
usar solamente la abreviatura.

h.

En el caso de que se requiera incluir tablas, grficos, figuras u otros mecanismos para
brindar una mayor explicacin y comprensin del procedimiento se recomienda citarlos
dentro del texto y colocarlos cerca del prrafo que lo menciona. El nombre del grfico,
tabla o figura debe colocarse en la parte inferior del mismo, con letra tipo arial y con
tamao de 10 puntos. En el caso de ser necesario se puede colocar una pequea
explicacin.

i.

La fecha en los documentos emplea el formato del Sistema Internacional de Unidades,

que es el siguiente: aaaa-mm-dd, este formato se explica a continuacin:
aaaa= 4 dgitos que hacen referencia al ao, seguidos por un guin (-)
mm= 2 dgitos que hacen referencia al mes, seguidos por un guin (-)
dd= 2 dgitos que hacen referencia al da

j.

Para la versin del POE se utiliza dos nmeros ordinales iniciando desde 00 y
avanzando consecutivamente con cada modificacin o revisin.

k.

Si se requiere incluir notas dentro del texto, ya sea, para ampliar informacin, dar
explicacin o ejemplos, restringir usos o aplicaciones; se hacen inmediatamente
despus del prrafo al cual hacen alusin, precedidas de la palabra NOTA o
NOTAS en mayscula o minscula.
En el caso de que sea una sola nota, no se la numera.

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Si se requiere incluir ms de una nota, se recomienda numerarlas de la siguiente

manera:
- Para la numeracin, iniciar con el nmero 1 (uno) seguido de un parntesis;
ejemplo: 1)
- En el caso de que se requiera continuar con la numeracin dentro de NOTAS,
se prosigue con dos caracteres numricos separados por un punto y seguidos de
un parntesis; ejemplo: 1.1) y luego con 3 caracteres numricos separados por
un punto y seguidos de un parntesis; ejemplo: 1.1.1)
5.2

Estructura del POE

5.2.1 Encabezado
a.

En la primera pgina, el encabezado se dispone de la siguiente manera:

El logotipo de la empresa, debe ir ubicado en la parte superior izquierda del POE.
Ver Figura 4, numeral 1.
El ttulo, debe iniciar con PROCEDIMIENTO OPERATIVO ESTNDAR y a
continuacin dejar un espacio sencillo y colocar el nombre del documento. Ver
Figura 4, numeral 2; donde se muestra en la parte superior derecha del
encabezado; en una fila, centrado, en letra tipo arial mayscula, en negrilla y a 11
(once) puntos.
Versin, seala el nmero de ediciones que ha tenido el documento. Cuando se
aprueba por primera vez se utiliza el nmero de versin cero (00) y se modifica
consecutivamente, cada vez que se realice un cambio en el documento. Ver Figura
4, numeral 3; donde se muestra en la parte inferior izquierda del encabezado, en
dos filas, centrado, en letra tipo arial a 10 puntos y en negrilla.
Vigente desde, indica la fecha en la que el POE fue aprobado. Este espacio debe
ser llenado a mano por la persona que aprueba el documento. Ver Figura 4,
numeral 3; donde se muestra en la parte inferior izquierda del casillero Versin.
Vigente hasta, indica la fecha en la que el POE pierde su vigencia y se convierte en
un documento obsoleto. Este espacio debe ser llenado a mano por la persona que
aprueba el documento. Ver Figura 4, numeral 3; donde se muestra en la parte
inferior derecha del casillero Versin.
NOTAS:
1)

El perodo de vigencia de un POE es de tres (3) aos y este perodo inicia a

partir de la fecha de aprobacin.

2)

Terminado el perodo de vigencia del POE, ste inmediatamente se

convierte en un DOCUMENTO OBSOLETO, el cual debe ser actualizado.

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Departamento emisor, indica el nombre del departamento que emite el POE. Ver
Figura 4, numeral 4; donde se muestra en la parte inferior central del encabezado,
centrado, en letra tipo arial a 10 puntos y en negrilla.
El cdigo es empleado para identificar y asociar un documento con un proceso o
dependencia. Ver Figura 4, numeral 5; donde se muestra en la parte inferior central
del encabezado, centrado, en letra tipo arial a 10 puntos y en negrilla.
Cada pgina debe ser numerada, haciendo referencia al total de pginas del
documento, por ejemplo: pgina 1 de 3, pgina 2 de 3, pgina 3 de 3. Ver Figura 4,
numeral 6; donde se muestra en la parte inferior derecha del encabezado, centrado,
en letra tipo arial a 10 puntos y en negrilla.
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3
Vigente desde:
Vigente hasta:

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Figura 4. Ejemplo de Encabezado (primera pgina de un POE)

b.

A partir de la segunda pgina, el encabezado se dispone de la siguiente manera:

Se mantiene el mismo formato que se usa en la primera pgina del POE; sin
embargo, a partir de la segunda se elimina los casilleros de vigencia del documento
y el formato queda de la siguiente manera: Ver Figura 5.
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Figura 5. Ejemplo de Encabezado (a partir de la segunda pgina)

c.

La codificacin del POE tiene la finalidad de identificar los procedimientos y tener un

manejo controlado de los mismos.
Los POE se identifican con un cdigo alfa numrico, que posee la siguiente
estructura:
XX-YYY-0000
Donde:

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XX:

Cdigo del departamento que genera el documento

-:

Guin de separacin

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YYY: Tipo de documento

-:

Guin de separacin

0000: Nmero del documento con cuatro dgitos en orden consecutivo que inicia
de 0001 a 9999
Ejemplo:
PR-POE-0001
Donde:
PR:

Produccin

POE: Procedimiento Operativo Estndar

0001: Documento nmero 1
Los cdigos de los departamentos que generan documentos corresponden en su
mayora a las iniciales del nombre del departamento; si se crean nuevos
departamentos deben identificarse con 2 letras, cuidando de que el cdigo no sea
igual al de un departamento ya existente, as constan los siguientes cdigos: (Ver
Tabla 1)
CDIGO
(XX)
BO
CC
CI
CM
CO
DO
GG
GP
ID
MA
ME
PR
RH

REA
Bodegas
Control de Calidad
Compras e Importaciones
Comercial
Contabilidad
Documentacin
Gerencia
Gerencia de Planta
Investigacin y Desarrollo
Mantenimiento
Mdico
Produccin
Recursos Humanos

Tabla 1. Cdigo de los departamentos de Envapress Ca. Ltda.

Los cdigos de identificacin del tipo de documento son: (Ver Tabla 2)

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CDIGO
(YYY)
TIPO DE DOCUMENTO
POE: Procedimiento Operativo Estndar
Tabla 2. Cdigo de documento

5.2.2 Cuerpo del POE

a.

Formato y contenido del POE:

1. Objetivo: Presentar brevemente el propsito que se persigue con la aplicacin del
documento.
2. Alcance: Definir la extensin, las reas, servicios y/o procesos a los cuales aplica
el POE.
3. Responsabilidades: Definir las autoridades que son responsables de cada una de
las actividades del proceso descrito en el POE.
4. Definiciones: Puntualizar el significado de los trminos de carcter tcnico que se
empleen en la redaccin del POE y no sean de amplio conocimiento o que su
interpretacin pueda generar confusin.
NOTA: A los trminos en lengua extranjera, no considerados estndar en el pas se
recomienda definir sus significados en esta seccin.
5. Desarrollo: Describir la actividad y responder a las preguntas Qu?, Quin?,
Cmo?, Dnde?, Con qu? y Por qu? o describir utilizando un diagrama de
flujo o tabla de descripcin de actividades e identificar el cargo responsable.
NOTA: En el Anexo 10.1 se puede observar los smbolos empleados para la
elaboracin de diagramas de flujo.
6. Bibliografa: Describir los documentos en los cuales se basa el desarrollo del
POE.
NOTAS:
1)

En esta seccin tambin se pueden citar normas tcnicas y de gestin

nacionales o internacionales aplicables a las cuales puede hacer referencia
el texto del POE.

2)

Para citar bibliografa en el texto, se emplean nmeros en formato de

superndice y stos se colocan al final del prrafo. Para describir el
documento al que hace referencia, esta descripcin se coloca en la seccin
de BIBLIOGRAFA; haciendo resea al nmero en formato de superndice
que se escribi en el texto.

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7. Documentos relacionados: Exponer los documentos que de una u otra manera se

vean vinculados al POE. Colocar el cdigo y el ttulo del documento relacionado.
8. Historial de cambios: Describir brevemente las modificaciones realizadas al
documento, la fecha en que se realizan dichas modificaciones y la nueva versin
que se genera por el cambio; para su respectivo control. (Ver Tabla 3).
NOTA: Cualquier documento puede ser modificado fuera del perodo mnimo
establecido, las veces que se requiera, ya sea, por cambio de proceso, modificacin
de equipos, observaciones de auditoras internas o externas o por cualquier otro
motivo relevante.
Fecha

Cambio

aaaa-mm-dd

Nueva
versin

Breve descripcin de las modificaciones realizadas al POE

00

Tabla 3. Historial de cambios

9. Distribucin de copias: Este captulo contiene una tabla (ver Tabla 4), la misma
que contiene 3 secciones, que se detallan a continuacin:

era

da

era

2 seccin

seccin

ENTREGA DE DOCUMENTO VIGENTE

1

TIPO DE
DOCUMENTO

DEPARTAMENTO
QUE RECIBE 4
DOCUMENTO

FECHA DE
RECEPCIN

FIRMA DE
RESP.
6
QUE
RECIBE

seccin

DOCUMENTO OBSOLETO 3
FECHA DE
7
DEVOLUCIN
DOCUMENTO
OBSOLETO

FIRMA DE
RECEPCIN 8
DOCUMENTO
OBSOLETO

Original
Copia
Copia
Tabla 4. Distribucin de copias

- Tipo de documento: En esta primera seccin escribir Original o Copia

dependiendo si el POE a entregar es el documento original o es una copia del
mismo. Ver Tabla 4, numeral 1.
- Entrega de documento vigente: Ver Tabla 4, numeral 2; en esta segunda seccin
se encuentran 3 columnas, definidas de la siguiente manera:
Departamento que recibe documento: Colocar el nombre del departamento
que va a recibir el POE. Ver Tabla 4, numeral 4.

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Fecha de recepcin: Escribir la fecha en que el departamento recibe el POE.

Ver Tabla 4, numeral 5.
Firma de resp. que recibe: Registrar la firma de la persona que recibe el POE.
Ver Tabla 4, numeral 6.
- Documento obsoleto: En esta tercera seccin (Ver Tabla 4, numeral 3) se
encuentran 2 columnas definidas de la siguiente manera:
Fecha de devolucin documento obsoleto: Escribir la fecha en la que se
devuelve el POE caducado al responsable que entreg la copia del mismo.
Ver Tabla 4, numeral 7.
Firma de recepcin documento obsoleto: Registrar la firma de la persona
responsable que recibe el POE obsoleto. Ver Tabla 4, numeral 8.
NOTAS:
1)

En el POE original todos los espacios de la tabla de la seccin

DISTRIBUCIN DE COPIAS deben encontrarse llenos, es decir que,
debe registrarse en todos los casilleros: el nombre de los
departamentos a los que se entreg el POE original y copias, sus
firmas y las fechas de recepcin.

1.1)

Ejemplo: (Ver Tabla 5)

1.1.1) Fila 1: POE ORIGINAL, generado

Documentacin. (Ver Tabla 5, fila 1)

por

el

departamento

de

1.1.2) Fila 2: Primera COPIA, entregada al departamento de Produccin.

(Ver Tabla 5, fila 2)
1.1.3) Fila 3: Segunda COPIA, entregada al departamento de Control de
Calidad. (Ver Tabla 5, fila 3)

Fila 1

Fila 2

Fila 3
Tabla 5. Ejemplo POE ORIGINAL

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2)

En la copia del POE que es entregada a cada uno de los

departamentos, deber llenarse nicamente los casilleros que
correspondan al departamento al que se le entrega la copia y el resto
de espacios debern ser invalidados con una lnea recta horizontal.

2.1)

Ejemplo: (Ver Tabla 6)

2.1.1) Fila 1: POE original, se invalida espacios con una lnea horizontal en
cada casillero. (Ver Tabla 6, fila 1)
2.1.2) Fila 2: Primera copia, entregada al Departamento de Produccin; en
esta fila s se registra la informacin correspondiente, ya que la copia
es para Produccin. (Ver Tabla 6, fila 2)
2.1.3) Fila 3: Segunda copia, se invalida espacios con una lnea horizontal en
cada casillero. (Ver Tabla 6, fila 3)

Fila 1

Fila 2
Fila 3
Tabla 6. Ejemplo POE COPIA

10. Anexos: Incluir informacin adicional que sirve de apoyo para la comprensin
del POE. Se puede incluir grficos, tablas, etc.
b.

Pueden existir dos tipos de POE, uno para procesos y otro para equipos; a
continuacin se indica el formato a seguir para cada uno de ellos:
Formato del cuerpo del POE para procesos:
- 1. Objetivo
- 2. Alcance
- 3. Responsabilidades
- 4. Definiciones

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- 5. Desarrollo
- 6. Bibliografa
- 7. Documentos relacionados
- 8. Historial de cambios
- 9. Distribucin de copias
- 10. Anexos
Formato del cuerpo del POE para equipos:
- 1. Objetivo
- 2. Alcance
- 3. Responsabilidades
- 4. Definiciones
- 5. Desarrollo
5.1 Especificaciones del equipo: Describir el equipo y sus componentes, si los
tuviere, indicando marca, modelo, nmero de serie, ao de fabricacin, voltaje
de funcionamiento, condiciones especiales de funcionamiento (cuando aplique)
y un resumen de la funcin del equipo y/o de sus componentes.
5.2 Equipo de proteccin personal: Enlistar los implementos de proteccin
personal necesarios para realizar la operacin del equipo de una forma segura.
Ejemplos: Guantes, gafas, botas de caucho, mascarilla/respirador etc.
5.3 Precauciones y recomendaciones: Incluir las precauciones y
recomendaciones de seguridad. Explicar cmo debe proceder el operador en
el caso de existir una emergencia en la planta; ejemplo: Accionar el switch de
parada de emergencia del equipo, abrir o cerrar vlvulas, desenchufar el
equipo, etc.
5.4 Descripcin de las partes del equipo: En lo posible hacer la descripcin
del equipo con fotografas para indicar sus partes.
5.5 Chequeo previo: Detallar el proceso de revisin de las condiciones de
operacin que garanticen un trabajo seguro, antes de operar un equipo. Deben
tomarse en cuenta algunos puntos; tales como: guardas de seguridad, niveles
de aceite, energa elctrica, conexiones a tierra, etc.
5.6 Operacin del equipo: Este punto se puede dividir en 3 partes:

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Puesta en marcha: Describir secuencialmente el proceso de encendido del

equipo, incluyendo las recomendaciones que sean necesarias.
Operacin: Detallar el proceso de funcionamiento del equipo, detallar cada
parte de la operacin. En los casos en los que aplique incluir los cuidados
que deben ser observados en cada etapa; ejemplo: Registro de informacin,
toma de muestras, controles de temperatura, niveles de aceite, agua, etc.
Apagado: Describir secuencialmente los pasos que el operador debe
ejecutar para detener la marcha o funcionamiento del equipo, en los casos
en los que aplique, indicar cual debe ser el proceso de detencin de la
marcha cuando se suspende el funcionamiento por cortos perodos durante
la jornada o por suspensin de jornada. Adems, incluir todas las
recomendaciones de seguridad necesarias en esta etapa.
5.7 Limpieza del equipo: Detallar el proceso de limpieza y/o desinfeccin del
equipo y/o de sus partes, indicando el perodo en el que debe realizarse; ste
puede ser diario, semanal, trimestral, etc.
5.8 Mantenimiento: Explicar los procesos de mantenimiento preventivo y/o
correctivo del equipo y/o de sus partes, indicando los perodos en los que se
debe realizar; pude ser diario, semanal, trimestral, etc. Adems, incluir el
responsable de realizar cada tipo de mantenimiento.
- 6. Bibliografa
- 7. Documentos relacionados
- 8. Historial de cambios
- 9. Distribucin de copias
- 10. Anexos
5.2.3 Pie de pgina
a.

El pie de pgina debe ir solamente en la primera hoja del POE y debe contener 3
secciones que se detallan a continuacin: (Ver Figura 6)
Elaborado por: Es la seccin que indica quin elabora el documento, el cargo que
ocupa en la empresa, la fecha en la que lo elabora y la firma de responsabilidad.
Ver Figura 6, numeral 1, casillero ubicado en la parte izquierda del pie de pgina,
con letra tipo arial y con un tamao de 8 puntos.
Revisado por: Es la seccin que indica quin revis el documento, esta persona
debe contar con la competencia en el tema y conocer las prcticas vigentes para
cada proceso u operacin; adems que las mismas se encuentren conformes a las

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buenas prcticas de manufactura. Indica tambin el cargo que ocupa en la

empresa, la fecha en que revis el documento y la firma de responsabilidad. Ver
Figura 6, numeral 2, casillero ubicado en la parte central del pie de pgina, con letra
tipo arial y con un tamao de 8 puntos.
NOTA: Para la revisin del documento por varios usuarios involucrados en su
utilizacin, el responsable de la elaboracin del documento enviar una copia
electrnica para revisin y observaciones, previo a la elaboracin del documento
final.
Aprobado por: Es la seccin que indica quin aprob el documento, esta persona
debe conocer el proceso y tener la competencia para aprobar un documento, ya
que luego de esta aprobacin, el documento se encuentra legalizado y vigente para
ser puesto en uso. Ver Figura 6, numeral 3, casillero ubicado en la parte derecha
del pie de pgina, con letra tipo arial y con un tamao de 8 puntos.
NOTA: Todas las fechas (elaboracin, revisin y aprobacin) deben ser registradas
con esferogrfico.
Elaborado por:
Cargo:
Firma:
Fecha:

Revisado por:
Cargo:
Firma:

Aprobado por:
Cargo:
Firma:

Fecha:

Fecha:

Figura 6. Pie de pgina

5.3

Emisin, control y distribucin de documentos

5.3.1

Despus de que el responsable que genera el documento, recibe dicho documento con la
firma de aprobado, debe sacar las copias necesarias para ser distribuido de acuerdo al
alcance del documento. En las copias debe colocarse un sello de color verde que dice:
COPIA CONTROLADA Prohibida su reproduccin (Ver Figura 7).

COPIA
CONTROLADA
Prohibida su reproduccin
Figura 7. Sello verde de COPIA CONTROLADA

5.3.2

La persona responsable de documentacin, es quien archiva el documento original en la

carpeta correspondiente a los documentos vigentes, clasificados por departamentos y
ordenados por secuencia numrica.

5.3.3

Las copias autorizadas de cada documento se entregan a los funcionarios descritos en el

cuadro de distribucin de copias, en donde deben registrar la recepcin del documento.

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Departamento emisor:
Documentacin

Cdigo: DO-POE-0001

Pgina:
16 de 19

NOTA: En caso de que se fotocopie la copia controlada de un documento, sta es

fcilmente identificable, pues el sello verde ser de color negro, adems es
responsabilidad del lector asegurarse que sta sea la ltima edicin verificando con el
responsable de documentacin o que la copia impresa tenga el sello de color verde, ya
que el uso de un documento no vigente puede generar errores en los procesos.
5.3.4

Previamente a la entrega de un POE actualizado, el responsable del departamento que va

a recibir el documento actualizado, debe entregar la copia del documento obsoleto al
responsable que actualiz el documento, quien a su vez firmar y colocar la fecha de
recepcin en el casillero correspondiente a la recuperacin del documento obsoleto.

5.3.5

La persona responsable de documentacin es quien lleva un control de los documentos

originales y/o copias autorizadas, a travs de un listado que contenga los documentos
generados de todos los departamentos. Este listado se archiva en las carpetas que
contienen los documentos de cada departamento y constituye el ndice de los mismos.

5.3.6

Cada responsable de la elaboracin de un documento debe enviar a la persona

responsable de documentacin, el archivo electrnico del documento, para que sta lo
mantenga en el archivo general de documentos del sistema documental, clasificndolos
por departamentos.

5.4

Documentos obsoletos

5.4.1

La persona responsable de documentacin recepta el documento original obsoleto y copias

obsoletas, les coloca un sello en la parte superior de la primera pgina del documento que
dice: OBSOLETO Prohibido su uso (Ver Figura 8) y conserva el original obsoleto en una
carpeta identificada como Documentos Obsoletos.
NOTA: Los documentos obsoletos deben ser devueltos al responsable de Documentacin
y registrar en el punto 9. DISTRIBUCIN DE COPIAS del POE, en la seccin
DOCUMENTO OBSOLETO, registrando la fecha de entrega-recepcin y la firma del
responsable que recibe el documento obsoleto.

OBSOLETO
Prohibido su uso
Figura 8. Sello rojo de OBSOLETO

5.4.2

Las copias de los documentos obsoletos son destruidas fsicamente por la persona
responsable de documentacin en el momento que recibe estas copias.

5.4.3

Los documentos originales obsoletos se mantienen en el archivo hasta que sean

reemplazados por las nuevas versiones de los documentos que hayan pasado a la
categora de obsoletos, luego son destruidos fsicamente.

PROCEDIMIENTO OPERATIVO ESTNDAR

ELABORACIN Y CODIFICACIN DE
PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ESTNDARES
Departamento emisor:
Documentacin

Versin: 00

6.

BIBLIOGRAFA

6.1

No aplica

7.

DOCUMENTOS RELACIONADOS

7.1

No aplica

8.

HISTORIAL DE CAMBIOS
Fecha

Cambio

2012-12-10

9.

Cdigo: DO-POE-0001

00

DISTRIBUCIN DE COPIAS

TIPO DE
DOCUMENTO

DEPARTAMENTO
QUE RECIBE
DOCUMENTO

Original

Documentacin

Copia

Bodegas

Copia

Copia

Control de
Calidad
Compras e
Importaciones
Comercial

Copia

Contabilidad

Copia

Gerencia

Copia

Copia

Gerencia de
Planta
Investigacin y
Desarrollo
Mantenimiento

Copia

Mdico

Copia

Nueva
versin

Documento nuevo

ENTREGA DE DOCUMENTO VIGENTE

Copia

Pgina:
17 de 19

FECHA DE
RECEPCIN

FIRMA DE RESP.
QUE RECIBE

DOCUMENTO OBSOLETO
FECHA DE
DEVOLUCIN
DOCUMENTO
OBSOLETO

FIRMA DE
RECEPCIN
DOCUMENTO
OBSOLETO

PROCEDIMIENTO OPERATIVO ESTNDAR

ELABORACIN Y CODIFICACIN DE
PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ESTNDARES
Versin: 00

Copia

Produccin

Copia

Recursos
Humanos

Departamento emisor:
Documentacin

Cdigo: DO-POE-0001

10.

ANEXOS

10.1

Smbolos usados para la elaboracin de los diagramas de flujo

SMBOLO

SIGNIFICADO

Pgina:
18 de 19

INSTRUCCIONES

INICIO / FIN

Indica el inicio o final del proceso o

procedimiento

ACTIVIDAD

Describe brevemente la actividad que debe

desarrollarse

SENTIDO DEL FLUJO

Define la secuencia y orden en que deben

ejecutarse los procesos o actividades

DECISIN

Indica un punto en donde son posibles

caminos alternativos, dependiendo de una
condicin dada. Se escribe en su interior la
pregunta sobre la cual se tomra la decisin.

DOCUMENTO

Representa un documento relativo al proceso

o actividad. El nombre del documento debe
escribirse al interior del smbolo.

COPIAS

Se emplea cuando el documento tiene

copias.

Indica la conexin o enlace de un paso del

proceso o procedimiento con otro dentro de
CONECTOR DE PGINA
pgina diferente. El smbolo lleva en su
interior una letra mayscula.

PROCEDIMIENTO OPERATIVO ESTNDAR

ELABORACIN Y CODIFICACIN DE
PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ESTNDARES
Versin: 00

Departamento emisor:
Documentacin

Cdigo: DO-POE-0001

Pgina:
19 de 19

BASE DE DATOS

Representa una base de datos asociada al

proceso o actividad.

PROCEDIMIENTO
RELACIONADO

Enuncia los procedimientos relacionados

ARCHIVO

Representa la actividad de archivo de los

documentos o registros relacionados