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CAPITULO SEGUNDO
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Pero un error peor que confiar en los servicios administrativos y fue comn a muchas empresas - fue pretender trabajar desde
abajo hasta arriba pasando por alto la administracin media para
formar grupos entre los trabajadores, quienes se sentan en general
encantados ante la perspectiva de poder mejorar la calidad de su
trabajo. En cambio, la administracin media se inclinaba a ver el
cambio como una amenaza a su autoridad, con el resultado de que
los equipos humanos se desempeaban con frecuencia en un vaco
sin apoyo desde arriba.
Bill Ellis, administrador general en el Distrito de West Palm
Beach, recuerda lo que era pertenecer a la administracin media en
aquellos das: "Cuando comenzamos, capacitamos a la alta administracin, luego capacitamos a los empleados. Dejamos por fuera a
los administradores medios; dejamos por fuera a los supervisores.
Comprendimos que los empleados estaban hablando un mismo
idioma, la alta administracin estaba hablando un mismo idioma,
pero no as los que estaban entre los unos y los otros".
Adems, FPL se haba precipitado a formar equipos humanos
antes de capacitar un nmero suficiente de jefes de equipo o facilitadores, personas que pudieran guiar a los equipos por el proceso de
solucin de problemas. Las realizaciones de los equipos eran disparejas. En aquella poca, FPL sola ufanarse ms del nmero de
equipos que tena - 4 70 en 1983 - que de sus xitos.
Jimmy Braddock era jefe de un equipo que luchaba por aclarar y
agilizar el trmite para que los usuarios consiguieran servicio de
energa elctrica para casas nuevas en el rea de St. Augustine.
''Tardamos dieciocho meses. Realmente tuvimos muchos tropiezos.
No estbamos estructurados para seguir hasta el final. No tenamos suficientes facilitadores. No tenamos el concurso de la administracin media". No obstante, salieron con un nuevo procedimiento y Braddock, que en un principio sospech que el PMC "iba
a ser otro programa efmero", acab por convencerse.
Braddock mismo se convirti en uno de los primeros facilitadores
de la empresa. Le asignaron treinta equipos, lo cual significaba
asistir a todas sus reuniones, ayudarles a mantenerse en el buen
camino con sus proyectos, instruirlos en la recopilacin apropiada
de datos y sortear los obstculos de la administracin. En esa poca
haba casi el triple de equipos de los que con el tiempo se aceptaron
como carga para los facilitadores.
Mientras FPL segua avanzando dando tumbos en sus esfuerzos
de calidad, Marshall McDonald sola ir a visitar a Kansai Electric
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ocho aos con FPL. Era tambin su principal negociador en materia laboral. Hunter era muy estimado tanto en la empresa como en
la comunidad, hasta tal punto que cuando renunci en 1987, 1148
personas se hicieron presentes en la fiesta de despedida. Si no era
posible convencer a Bud Hunter, l tendra mucha gente de su
parte.
Hunter estaba orgulloso de las realizaciones de la empresa, que
haban sido objeto de emulacin para otras empresas del sector.
FPL era pionera en empalmes preformados y procedimientos de
emergencia para restablecer el servicio durante huracanes. Un
programa de aprendizaje conjunto que Hunter haba ayudado a
implantar le haba servido de modelo al Departamento del Trabajo
de los Estados Unidos. Y la unidad nuclear de Port St. Lucie haba
comenzado a funcionar con ahorros de ms de 500 000 dlares - luego de apenas seis aos de construccin, lo cual era tres
aos y medio menos que el promedio en esa industria.
Hunter desconfiaba de los esfuerzos de McDonald por imponerle
a la empresa una estrategia de calidad de tipo japons. A su modo
de ver, McDonald "no era realmente un hombre de empresas de
servicios pblicos". McDonald haba llegado a FPL proveniente de
la industria petrolera, y Hunter no crea "que supiera lo bastante
para opinar" sobre temas de servicios pblicos. Cuando McDonald,
pues, regres de sus viajes al Japn desbordante de entusiasmo, la
reaccin de Hunter fue bastante negativa, como era de esperar.
Cuando John Hudiburg viaj al Japn y regres igualmente
entusiasmado, Hunter tuvo que reevaluar su posicin. Hudiburg no
slo era un conocedor certificado de las empresas pblicas, con ms
de treinta aos en FPL, sino que rara vez manifestaba emociones
de tipo alguno. En cierta ocasin, la empresa haba ganado un
litigio por 400 millones de dlares que haba preocupado mucho a
sus altos mandos ejecutivos desde mucho tiempo antes. Hunter,
precipitndose a darle la noticia a Hudiburg, lo encontr en la
cafetera de la empresa. "Muy bien", dijo Hudiburg. "Qu va a
pedir de almuerzo?" Las palabras "emocin" y "entusiasmo" estaban bajo la "e" en los diccionarios de la mayora, dijo Hunter, pero
en el de Hudiburg estaban perdidas, por all "con la x, la y, y la z".
Por lo tanto, cuando Hudiburg se emocionaba, Hunter escuchaba. Hunter termin por ir al Japn personalmente. Aos ms
tarde, le gustaba decir: "Llegu pavonendome al Japn; sal tambalendome, doblegado y humillado".
"En esa poca", dijo, "yo pensaba retirarme y ser feliz con la idea
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mitad estaban enredados". En 1985 Hudiburg anunci que el programa de mejora de la calidad se implantara en toda la empresa,
y acept el ofrecimiento de ayuda de Kansai.
La industria de energa elctrica se diferenciaba de las dems en
que no haba competencia internacional. Por otra parte, las lecciones aprendidas en Kansai eran aplicables casi en su totalidad a
FPL. Explic Hudiburg: "La empresa de energa elctrica es exactamente lo mismo en todo el mundo. Las medidas elctricas son
medidas mtricas ... Medimos todo de la misma manera. Utilizamos el mismo equipo ... Se estudia ingeniera electrnica en el
Japn, Alemania o los Estados Unidos, y se aplica igualmente bien.
Las lneas de transmisin, las instalaciones para distribucin, los
clientes, los problemas y todo lo dems es prcticamente idntico".
Hudiburg se haba enterado de que el Premio Deming tena una
categora internacional, en la cual no haba ninguna empresa. En
1986 le pregunt a la UCIJ si la empresa de la Florida sera
elegible. La respuesta fue afirmativa.
"Eramos lo bastante locos para intentar algo diferente", dijo
Hudiburg, individuo que todo pareca menos loco. Tambin dijo:
"No estbamos seguros de tener la capacidad ni de que los empleados del sindicato fueran receptivos". Paradjicamente, los ejecutivos de FPL pensaban que podan lograrlo con menos esfuerzo que
los japoneses. Kansai hablaba de semanas de 80 horas. "Nosotros
creamos que no sera necesario. Eso es porque los japoneses son
gente de Tipo A>>, En eso estbamos equivocados".
Hudiburg recordaba que por esa poca le preguntaron: "Seor
Hudiburg, cunto tiempo suyo le cuesta esto?" "Y yo le di una
respuesta: Tal vez 45 o 60 das al ao>>. Y dije: Me da vergenza
poder responder a la pregunta porque eso implica que yo separo la
calidad de todo lo dems. Y, en realidad, debiera ser- en lo que
respecta a las actividades cotidianas- de la misma manera como
dirigimos la empresa, de la misma manera como administramos la
empresa. Mi deseo sera no poder contestar las preguntas porque
esto es una parte tan inherente a las actividades cotidianas que no
hay manera de separarlo,,",
Para hacer de la calidad una cosa cotidiana, se necesitaba abordarla desde arriba hasta abajo. Pero esta modalidad sera algo ms
que el estilo tpicamente norteamericano de dar rdenes. La administracin tendra que fijar un orden de prioridades, de modo que el
trabajo de los equipos humanos, que desde entonces se haba hecho
al azar, en adelante se acercara a las metas de la empresa. Sera
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EL TRIANGULO DE MEJORA
DE LA CALIDAD
Despliegue
de polticas
Equipos
humanos
de mejora
de la calidad
Programa
de mejora
de la calidad
Calidad
en el trabajo
cotidiano
10 FPL Cuality Process
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Explic Stuart: "Nosotros decimos que stas son las catorce fallas
principales en esta unidad que van a afectarnos y esto es lo que
tenemos que hacer para corregir tales problemas. Basndonos en el
tiempo que estara el equipo fuera de servicio por esas causas,
calculamos un impacto de confiabilidad proyectado". Esta cifra, a la
vez, determinaba su orden de prioridad en la lista del PADC.
En la unidad uno, el ndice de interrupcin forzosa se redto casi
a la mitad a fines de 1988, al 3.42 por ciento. En la unidad dos baj
al 0.56 por ciento, la mejor marca para cualquier unidad de esa
categora de megavatios en el pas en 1988. Al ao siguiente,
cuando lleg la directriz de despliegue de polticas, la confiabilidad
haba mejorado: baj al 1.22 por ciento en la primera unidad y al
0.36 por ciento en la unidad dos. Con semejante progreso, la seguridad reemplaz a la confiabilidad como rengln de prioridad nmero
uno.
FPL volvi a abordar el asunto de la misma manera metdica. En
el pasado, dijo Stuart, "no pensbamos que la seguridad fuera un
problema grave. Creamos que nuestro desempeo en este aspecto
era satisfactorio. Los accidentes siempre ocurren. No se puede
hacer nada para impedirlos. Ahora consideramos que todo lo que
se hace es controlable. Se puede planificar el futuro. Podemos
planificar nuestro trabajo y someterlo a un orden de prioridades - no limitamos a ir a la empresa todos los das y esperar a
que las cosas sucedan.
"Se envi a una persona a pie, la persona pis una piedra y se
torci el tobillo. Antes decamos: Esas cosas siempre suceden;
ahora decimos: Un momento, eso s estaba sujeto a nuestro control. Estamos pidindole a este individuo que salga a pie, que
arregle una pieza del equipo y que la ensaye en una zona donde no
hay sino piedras, hierba y maleza, y tiene que ir all a pie una vez
en cada turno, de modo que a veces lo hace en la oscuridad.
Estamos, pues, en capacidad de prevenir. Dmosle un buen lugar
donde caminar".
Hasta hace poco, el nico indicador de seguridad empleado en la
central Martn era el nmero de lesiones de los empleados con
tiempo perdido. "Aprendimos que as no se administra el negocio",
dijo Keener, "porque las lesiones con tiempo perdido son la punta
del iceberg''. Segn un anlisis, por cada lesin con tiempo perdido
hubo en promedio diez casos en que la persona tuvo que ir a
consulta mdica. Y por cada "caso mdico" hubo diez lesiones
menores, y por cada lesin menor hubo diez "acciones y condiciones
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peligrosas". Cunto mejor sera eliminar las acciones y las condiciones peligrosas antes de que se agraven hasta convertirse en casos
mdicos.
La central Martn as lo hizo con un programa diseado por
Dupont denominado PCOS (Programa de Capacitacin en Observacin de la Seguridad). El objeto del plan era capacitar a la gente
para detectar situaciones potencialmente peligrosas. A los supervisores se les pidi que clasificaran las acciones peligrosas en un
cuadro de barras y que tomaran medidas correctivas en vez de
esperar a que ocurrieran lesiones para luego analizar su causa.
Jim Keener aprendi a evaluar ms detalladamente sus propias
acciones como supervisor: "Antes, yo sala, y un empleado se pona
el casco cuando me vea acercar, y yo no le deca ni una palabra.
Aprend que yo estaba dndole la seal de que aprobaba esa accin.
Ahora s que tengo que acercarme a la persona y decirle: Qu tal
que ... algo le cayera del cielo? Y si eso sucediera? Por qu no usa
el casco? En otras palabras, tratar de conseguir su aporte desde un
punto de vista muy personal.
"Antes tenamos hasta cuatro lesiones con tiempo perdido al ao
y veinticuatro casos mdicos al ao- nada excesivo. La manera
antigua de hacer las cosas - y lo hacamos as incluso hasta hace
dos aos - era que estratificbamos las lesiones por categoras
como lesin de la espalda o de las piernas o de los ojos, y luego
hacamos algo como capacitar en prevencin de lesiones de la
espalda. En cuanto a las acciones peligrosas, no hacamos nada. Y
sabe qu? Apenas terminbamos toda nuestra capacitacin se
presentaba otra lesin con tiempo perdido".
(En otra parte, un almacn de servicios de FPL manej el asunto
codificando los equipos por colores segn el peso para que los
trabajadores que cargaban los camiones supieran al instante si
podan o no cargar un objeto sin ayuda.)
Los empleados de la central Martn tambin le ayudaron a FPL
a elaborar un protocolo de administracin de la seguridad para
todas las centrales, protocolo en el cual se exponan los procedimientos y las verificaciones que deban ponerse en ejecucin en
todos los niveles. En 1989, la central Martn tuvo cero incidentes
con tiempo perdido. Sus quince casos mdicos representaban una
mejora por encima del 36 por ciento. Las acciones y las condiciones
peligrosas aumentaron a 313, pero Keener interpret este hecho
como prueba de que ahora la gente estaba tomando lo suficientemente en serio las cosas como para comunicarlas. "La poblacin de
El trabajo en equipo
En 1984 el departamento de mejora de la calidad de FPL comenz
a ocuparse, en la administracin media, del vaco que se haba
abierto entre los equipos humanos de este n~vel de lnea y la
administracin en la cima.
Al comienzo, para echar a andar el PMC, FPL cre una organizacin a la sombra con jefes de equipos asesorados por facilitadores.
Ahora esto se estaba convirtiendo en un problema. Los administradores se sentan amenazados por las actividades de los trabajadores, porque ellos no estaban participando. Para que la mejora de la
calidad se integrara de verdad en la empresa, era preciso obrar
como FPL cuando llevaba a cabo sus negocios da tras da: administrndola los gerentes como todo lo dems.
En 1984 y 1985, a los 400 gerentes de nivel medio de la empresa
les dieron un curso titulado "Liderazgo para Gerentes". En 1986 y
1987, a los 2 400 supervisores de la empresa les dieron un curso
anlogo, con el nuevo nombre de "Supervisin para la Calidad". A
los graduados solan decirles en broma "supertadores", combinacin de supervisor y facilitador. Esta descripcin de su nueva
funcin era realmente acertada. Ahora los administradores medios
estaban capacitados para dirigir y para facilitar los equipos humanos como una funcin continua - y se esperaba que la cumplieran.
Los facilitadores de jornada completa se redujeron numricamente,
poco a poco. Hoy cada administrador y supervisor de FPL est
obligado a recibir tres das de capacitacin en el liderazgo de
equipos humanos. Los miembros del equipo reciben dos das de
capacitacin.
En cada nivel - departamentos, divisiones y oficinas de rea los administradores y sus subalternos se organizaron en equipos
principales. Un administrador diriga el equipo principal de ms
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PMC". Segn se mire, esto no era del todo malo. Significaba que la
calidad se estaba convirtiendo en el modus operandi de FPL.
Los empleados tambin criticaron el proceso de reconocimiento.
Al principio hubo pequeas recompensas monetarias para los equipos cuya labor se juzgaba superior. Pero FPL descubri que la
gente anhela menos el dinero que el reconocimiento. Aunque los
equipos eran agasajados con banquetes en compaa de altos dignatarios de la empresa, la encuesta revel que lo que la gente ms
deseaba era ver la aplicacin real de sus soluciones; le pareca que
en el proceso de evaluacin para escoger a los equipos "ganadores"
se pona demasiado nfasis en la apariencia fsica de las historias
de MC. Se iban horas y ms horas puliendo grficos y cuadros. Los
empleados protestaron diciendo que el PMC estaba dificultando
sus labores corrientes, y les pareca que a muchas de sus actividades las estaban "adaptando" para que sirvieran como historias de
MC.
El presidente de FPL, Robert Tallon, abord algunos de los
asuntos que public el peridico de los empleados, Sunshine Service
News, en la edicin de julio de 1988. Tallon pidi paciencia, y manifest que algunos excesos anteriores ya se estaban corrigiendo.
En cierto momento, por ejemplo, la empresa haba fijado un plazo
de ocho meses para los proyectos, pero eso se haba rescindido. "En
vez de cuotas, queremos ver el progreso de un equipo", dijo Tallon.
Por otra parte, se estaba reorganizando un sistema de sugerencias
para que la gente pudiera aportar ideas sin formar parte de un
equipo. Lo que ms llamaba la atencin en la peticin de Tallon era
no tanto el contenido como el tono, que no era ni defensivo ni
ofuscador. Sencillamente reconoca que no todo era perfecto y que
la empresa segua trabajando en los problemas.
Fiel a su nuevo estilo, FPL organiz varios equipos humanos
para que se entendieran con los asuntos que haban planteado los
empleados descontentos, por ejemplo el procedimiento de reconocimiento. Los empleados haban informado que su concepto de una
velada agradable no era necesariamente una cena de gala con John
Hudiburg. Como resultado, se introdujeron en el lugar de trabajo
ciertos programas para honrar el trabajo en equipo. Uno era la
"feria exposicin" - idea tomada de Xerox - que les conceda a
los empleados tiempo libre para montar exhibiciones de sus historias de MC para que se las mostraran a sus amigos y a sus
familiares.
Tales cambios fueron bien recibidos en lugares como la central
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del trabajo cotidiano o rutinario prevengamos todo accidente crucial, ya que cualquier problema trivial en el sistema elctrico
podra conducir a uno crucial".
La CETC estaba en armona con la conviccin japonesa de que la
mejora constante y corriente, por pequea que fuera, era ms
valiosa que los grandes saltos hacia adelante que son tan del gusto
de las empresas occidentales. Los japoneses llamaron a su modalidad kaizen. El kaizen estaba orientado hacia el proceso, y el proceso
estaba orientado hacia los resultados. En su libro titulado Kaizen:
The Key to Japan's Competitive Success, Masaaki Imai defini la
palabra como "mejora continua en la vida personal, en la vida de
hogar, en la vida social y en la vida laboral. Aplicado al lugar del
trabajo, kaizen significa mejora continua en la cual todos tienen
que ver: gerentes y trabajadores por igual".
En el quinto de sus Catorce Puntos, el doctor Deming ense:
"Mejorar constantemente y por siempre el sistema de produccin y
servicios". La nocin de calidad en la vida laboral cotidiana era el
kaizen de FPL. El trabajo de una persona o departamento cualquiera poda considerarse como un conjunto de procesos, y cada
proceso poda medirse. Si el trabajo de una persona era cortar el
csped lo ms rpidamente posible, poda medirse el tiempo desde
el momento en que sac del garaje la cortacsped hasta que la
volvi a poner en la misma posicin, una vez terminado el trabajo.
Si era podar la mayor cantidad posible de prado en una hora, poda
medirse por la superficie podada en ese tiempo. O si la tarea fuera
podar todo el csped, poda, al menos en teora, contarse la cantidad
de briznas que quedaron cuando termin. U na vez definido el
trabajo y la norma para medirlo, se podra empezar a buscar
maneras de mejorarlo, refirindose siempre a aquella norma.
En una empresa del tamao de Florida Power & Light haba
millares de procesos - prados por podar - ejecutados por muchos
individuos y grupos de individuos, y haba muchas maneras de
medir cun bien se estaba haciendo el trabajo. El simple hecho de
vigilar estos procesos y tratar de estandarizados - hacerlos lo
mismo da tras da - bastara para poner de manifiesto los errores. Algunos seran lo bastante pequeos como para que un solo
individuo pudiera corregirlos; otros seran alimento para equipos.
En este sentido, la mejora subira como espuma desde abajo, a
travs de centenares de actividades de CETC.
Los supervisores ya haban degustado la CETC durante su capacitacin en "supervisin para la calidad". Mediante el empleo de
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Retrospectivamente, Sager, que en 1990 todava llevaba la calcomana en su casco, conceptu que Kano quiso "tomar lo mejor que
tenamos y mostrarnos que no sabamos nada". Y aunque "en ese
momento no pareci gracioso", pudo ver ms tarde que "el incidente
fue un gran motivador". En los tres aos que siguieron a aquella
visita, la central dio grandes pasos en materia de calidad. Y el
organigrama que les present a los examinadores durante la revisin para el Premio Deming era un resumen de una pgina con
material de apoyo a la mano en cajas. La central iba a utilizar
tambin el resumen para visitantes como los de la Comisin Reguladora Nuclear y la Comisin de Servicios Pblicos. Sager comprendi ahora que los japoneses "no queran saber cada detalle'', y los
dems tampoco. "Hoy jams mostrara un organigrama de 30 pginas".
Port St. Lucie no fue el nico sitio "acusado" de tener suerte. Los
administradores, acostumbrados desde haca mucho tiempo a or
elogios por sus buenos resultados, bien podan encontrarse en la
situacin de tener que explicar cmo los haban logrado. Muchas
veces no lo saban. "Tuvieron mucha suelte", comentaba algn
consejero. Esto se convirti en un chiste muy difundido en FPL.
Los asesores exigan datos para cada actividad. Y como lo descubri Wendel Sauer, era incmodo no tenerlos cuando se necesitaban de urgencia. Datos en mano, los japoneses invariablemente
preguntaban de dnde haban venido y cmo se utilizaban.
"Cuando hacen una pregunta en una revisin, de nada vale decir
algo si uno no tiene la documentacin", observ la bibliotecaria
Caryl Congleton. La biblioteca recibi un doble golpe. Como departamento, no slo tena que prepararse para su propia inquisicin
por parte de los examinadores del Premio Deming sino que se vio
inundada de peticiones de informacin provenientes de otros departamentos que estaban sumidos en sus preparativos.
El administrador Bill Ellis jams olvidara el primer da en que
el doctor Kano fue a la oficina distrital de West Palm Beach: el1 de
septiembre de 1987. Dijo Ellis: "Pensbamos que bamos muy bien.
Nuestros indicadores estaban funcionando. Estbamos logrando
una mejora del2 por ciento. Creamos que estbamos bien preparados y que tenamos todas las respuestas del mundo".
N o estaban preparados.
"Qu profundidades las que l alcanzaba en su campo de interrogacin! Usted por qu hace eso? Qu le est diciendo eso? Lo
ms importante que aprend fue la verificacin de la causa raz. He
odo a mucha gente decir que cuando se crea que algo era la causa
obvia del problema resultaba ser una cosa totalmente distinta".
El esfuerzo motiv a las oficinas de FPL a cooperar - en defensa
propia. Anteriormente, una oficina distrital era renuente a adoptar
una mejora introducida por otra- el sndrome de "no se invent
aqu"- pero ahora tenan un vivo deseo de ayudarse mutuamente. Vic Arena, segundo en la lnea de mando en West Palm
Beach, dijo: "Comprendimos que si podamos poner estas cosas en
orden, no tendramos que pasar hora tras hora preparndonos".
Las sesiones con los asesores japoneses incluan no solamente
crticas sino instruccin en materias tales como el empleo de herramientas estadsticas. Se poda tomar un cuadro de flujo, por ejemplo, y aadir una lnea vertical de tiempo para mostrar cunto
tiempo tardaba cada paso. Con frecuencia, el cuadro de flujo de un
equipo era demasiado detallado para una presentacin a los administradores. En esos casos, Kano indicaba que un cuadro ms
general y sencillo podra ser ms apropiado. Hubo ocasiones en que
un diagrama de dispersin que meda dos variables poda ser ms
til que un histograma. Ante todo, los japoneses reiteraron la
necesidad de difundir por doquier el Ciclo Planifique, Haga, Verifique, Acte. Antes, dijo Arena, "no estbamos realmente metidos en
el Ciclo PHVA. Tenamos un plan en el86, y lo ejecutbamos en el
86. No lo verificbamos en el 87. Dbamos por sentado que iba a
funcionar".
Bill Ellis dijo: "N os dimos claramente cuenta de que muchas
veces estbamos analizando los datos finales de doce meses. Uno
podra haber tenido un mes malsimo, pero se perda. N o se vea
hasta que era demasiado tarde. Aprendimos a analizar nuestros
indicadores cada da o cada mes o el ao hasta la fecha".
Antes, un cliente se quejaba; la empresa se encargaba del problema. "Pero", dijo Arena, "nosotros no tombamos medidas para
impedir que volviera a suceder. En realidad, no tenamos los medios. No estbamos vigilando nada. Sencillamente, esperbamos
que no volviera a suceder".
Por ejemplo, cuando se interrumpa el servicio porque un rbol
caa sobre una lnea, un equipo de emergencia sala a reparar el
dao y otro equipo cortador de rboles iba a la zona a podar los
dems para que no volviera a suceder. Arena dijo que Kano quera
saber qu clase de rboles eran y a qu velocidad crecan. Se form
un equipo para estudiar la situacin de los rboles. Consult con
expertos forestales, entre otros. Luego los rboles se clasificaron y
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res lo descubrirn tarde o temprano porque harn preguntas taladrantes de casos individuales hasta que descubran los hechos".
En aquel ltimo ao, se derrumbaron los matrimonios inestables
de los trabajadores. La ansiedad alcanz proporciones de crisis. No
eran raras las semanas laborables de noventa horas. Algunas
personas renunciaron. Y cuando la revisin termin, los empleados
no esperaron a or los resultados para celebrar. Fue tal su sensacin de alivio, que hubo fiestas por doquier apenas terminaron los
examinadores.
U na vez que los revisores anunciaron su visita a los sitios, la
mayor parte de la empresa qued libre. Pero en los sitios sealados,
la presin aumentaba. La empresa reuna miniequipos de estadsticos y otros expertos suyos, los cuales descendan en masa sobre los
sitios sealados dos veces por semana para hacer simulacros de
revisin. Meses ms tarde, la gente segua ponindose al da en el
trabajo que haba tenido que aplazar.
En el departamento de desarrollo y capacitacin - dijo la instructora Caryl Cullen, quien daba un curso para directores de
equipos humanos - "de pronto pareca que todo el mundo necesitaba capacitacin". Adems, los examinadores para el Premio Deming siempre revisaban el departamento de capacitacin, de manera que ste se encontraba en una lucha por poner en orden sus
propios sistemas y producir un sistema de medicin. N o tenan
mucho con qu trabajar. Dijo Caryl Cullen: "Ni siquiera los japoneses tenan un buen dominio de los sistemas para medir a las
personas en diferentes perodos". Idearon varias encuestas para
antes y despus de la capacitacin.
En vsperas de la revisin, la divisin nororiental recibi una
carta de Kano en la cual les deseaba suerte y los tranquilizaba.
"Deben ir con confianza y adherencia. No necesitan ahora crear
nada porque todas las respuestas a las preguntas del examinador
existen en sus paquetes, archivos y bases de datos".
La revisin misma fue parecida a las sesiones de asesora con las
cuales ya estaba tan familiarizado el personal de FPL.
Los examinadores felicitaron a la oficina de investigacin, economa y proyecciones de John Evelyn, que haba ideado la Tabla de
Tablas. Hicieron copias de sta para llevarla al Japn, junto con
otros materiales y modelos referentes a los clientes. "Quedaron
encantados", dijo Evelyn, feliz. "Superaba todo lo que ellos haban
visto antes".
Inmediatamente despus de la revisin, la gente estaba "casi
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adicionales. Uno de los que se quej era cliente desde haca ochenta
y siete meses, y un anlisis demostr que este tiempo era el66 por
ciento mayor que el tiempo promedio de la base de usuarios; el otro
llevaba ciento setenta y un meses, perodo mayor que el del 90 por
ciento de los usuarios. Estas personas les dijeron a los entrevistadores que sentan que les daban un trato injusto porque la empresa no
haba tomado en cuenta el tiempo que ellos venan pagando oportunamente. El equipo lleg a la conclusin de que "la falta de consideracin por los usuarios de largo tiempo es una Causa Raz de la
situacin de quejas". Esta fue la segunda Causa Raz.
Medidas correctivas: El antdoto para la Causa Raz # 1 era
aclarar el proceso y revisarlo con los representantes de servicios a
los clientes para que no les volvieran a enviar cuentas a los usuarios que tuvieran convenios de prrroga antes de vencerse la primera fecha de pago. En cuanto a la Causa Raz # 2, el equipo decidi
diferir el depsito adicional para usuarios que tuvieran ms de
cuarenta y ocho meses de servicio, y llamarlos o escribirles antes de
exigirlo.
El nivel de cuarenta y ocho meses no se escogi arbitrariamente.
Las tres cuartas partes de las personas a quienes se les pidi este
depsito llevaban menos de cuarenta y ocho meses de servicio. El
impacto econmico potencial de no facturar el 25 por ciento restante era una prdida de 31622 dlares mensuales en depsitos
adicionales, lo cual representaba el 32 por ciento de los dlares
recaudados por concepto de depsitos adicionales. Sin embargo, en
cuanto a los dlares que nunca se recaudaron, stos correspondan
solamente al 13 por ciento. El equipo lleg a la conclusin de que
"por lo tanto, se puede tener consideracin especial con este
grupo, con muy poco riesgo para la empresa".
Resultados: El nmero de usuarios incorrectamente facturados cay verticalmente a cero a fines de 1988 y comienzos de 1989,
salvo febrero. Ese mes, un usuario haba pagado en persona, pero el
pago no se haba tramitado a tiempo para detener la factura
adicional. Una investigacin de esa queja condujo a una medida
correctiva: hacer que un empleado verificara los pagos hechos en
persona antes de enviar una factura.
La empresa tambin se abstuvo de mandarles facturas a gran
nmero de usuarios con cuarenta y ocho meses o ms de servicio.
Las cifras no mostraron un aumento de ingresos no percibidos.
Mientras tanto, entre enero y abril de 1989 no se presentaron quejas a la CSPF relacionadas con facturas de depsitos adicionales.
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para que supieran explicarles la poltica a los usuarios que pudieran ofenderse.
Para garantizar que los lectores electrnicos llevaran la informacin apropiada, los mensajes sobre perros se estandarizaran y se
hara una revisin de todos los existentes.
En cuanto a la poltica de "no se pudo entrar", se elimin el
incentivo de 50 dlares. En cambio de ste, la administracin
simplemente calcul la tasa promedio de NPE por lectura de contador, e hizo de esto un indicador CETC que se vigilara para detectar
cambios repentinos.
Para ejecutar estas medidas correctivas, el equipo elabor un
plan de accin con un calendario para hacer el pedido de las taijetas
de plstico, ensearles a los empleados de lectura cundo deban
usarlas, elaborar y revisar los mensajes sobre perros y vigilar los
resultados.
Resultados: En enero de 1989, se les dieron tarjetas de plstico
a los empleados de lectura, quienes llevaban la cuenta del nmero
de veces que las utilizaban. En febrero, marzo y abril se introdujeron en los lectores electrnicos unos 500 mensajes sobre perros.
Hasta abril, se haban presentado cinco mordeduras de perro.
Estandarizacin: Los nuevos procedimientos se incorporaron
en un cuadro de flujo y en una lista de verificacin utilizada para la
capacitacin. Los nuevos mensajes sobre perros eran: "Perro" (Perro bien), "Perro que engaa", "Perro malo".
Planes futuros: Se estaba viendo claramente que algo no marchaba bien. Una investigacin de la situacin de las mordeduras de
perro en 1989 revel que en dos casos el programa con los mensajes
no se haba instalado a tiempo para proteger a los empleados y que
la tarjeta de plstico que los empleados de lectura deban llevar era
demasiado grande para que cupiera en un bolsillo. Entonces se
modific la tarjeta para que se doblara por la mitad.
El equipo humano decidi seguir investigando los casos de mordeduras de perro. Los miembros del equipo dijeron que el hecho de
fijar una meta de cero, demasiado optimista, les haba enseado
una leccin: "Cuando se fija una meta, hay que asegurar que las
medidas correctivas lleven a la meta".
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tercera alternativa- una red electrnica- estaba fuera del alcance tecnolgico de la biblioteca. Una cuarta alternativa era establecer en Juno una operacin por satlite, bien trasladando a
alguien de la oficina general, o bien contratando a un empleado
nuevo. Esa era claramente la alternativa ms eficaz, pero tambin
la ms costosa. Adems, a nadie le constaba que hubiera espacio
disponible para este fin en Juno.
No obstante, el esfuerzo haba ganado amplio apoyo en Juno.
Entre las operaciones situadas all, el departamento de mejora de
la calidad se mostr especialmente bien dispuesto hacia la causa y
aport una pequea porcin de su espacio de oficina como rea para
una coleccin rudimentaria de materiales de biblioteca y para
servicios a los clientes. Otros departamentos siguieron pronto el
ejemplo, y aceptaron aportar fondos para un ensayo de la biblioteca
satlite propuesta. Armado con financiacin y espacio, el equipo de
los Clippers elabor un plan de accin para establecer la biblioteca,
dotarla de personal y hacerle publicidad.
Resultados: El equipo vigil el uso en Juno durante cuatro
meses y comprob que el nuevo servicio era definitivamente til.
"Ms de 1 000 personas visitaron la biblioteca durante ese perodo
de ensayo, y tuvimos casi el mismo nmero de solicitudes de
informacin", dijo Pat Fraga, quien se haba convertido en el enlace
de la biblioteca de Juno. El 50 por ciento de los representantes del
departamento dijeron ahora que estaban satisfechos con la biblioteca. Los dems informaron que todava no la haban visitado.
Estandarizacin: El equipo recomend que el satlite de Juno
se instalara permanentemente con fondos de la empresa.
Planes futuros: El equipo humano reconoci la necesidad de
familiarizar al personal con el nuevo servicio. La biblioteca satlite
tambin podra servir de modelo para otras reas perifricas del
sistema de FPL.
V. COLONIAL PENN: TIEMPO DE CALIDAD
EN LA FAMILIA
El equipo iba en esa direccin, y ahora decidi lanzarse. De ahora
en adelante, Colonial Penn hara lo que haca la mayor parte de las
empresas de seguros: hacerles pagar a los clientes los duplicados de
las plizas que hasta entonces haban sido gratuitos. Pero qu
pensaran los clientes de hacerles pagar de pronto 10 dlares?
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competencia estaban reemplazando las plizas. ''Yo habra apostado mucho a que la mayora de las solicitudes correspondan a
seguros vendidos por medio de nuestros agentes".
Cuando el equipo regres a su tema original de las plizas que
haban dejado de pagar, Pierce tuvo otras revelaciones similares.
"Lo primero que uno pensaba era ... los lapsos se deben a un
servicio defectuoso, a mal manejo, algo as. Entonces uno descubre
que los documentos de facturacin se perdan durante un cambio en
un proceso y uno no les enviaba las cuentas a los clientes. Y
entonces uno dice: Dios mo, no puedo creerlo ... Cuando uno los
llamaba y les deca que su pliza estaba pendiente de pago, ellos
respondan: A m me pareca extrao que no hubiera recibido
ningn aviso de pago de la prima".
Pierce compr una pliza de seguros de vida en Colonial Penn, y
luego se abstuvo deliberadamente de hacer los pagos, "slo por ver
qu me hara el sistema como tenedor de pliza particular, y tuve
grandes sorpresas". Se supona que despus de treinta das la
pliza entraba en lapso. "Colonial Penn nunca dijo que estaba
pendiente de pago; simplemente segua enviando notas de pago de
la prima ... Estos sistemas son cosas bastante extraas". Esto le
hizo preguntarse "cuntos ejecutivos de empresas realmente conocen de vista la factura que les envan a sus clientes". U na y otra vez,
conforme el equipo segua reunindose, l se encontr "penetrando
en lo ms profundo de la organizacin".
Mientras tanto, all en telemarketing, Darrell N. Robertson, quien
serva en el equipo por primera vez y era tambin su director,
estaba pasando por el mismo proceso de su jefe, pero ms adelantado. Reunindose desde marzo de 1989, l y su equipo, formado por
dos supervisores del departamento de ventas, uno de servicios, uno
de recursos humanos y otro de nmina, y con la ayuda de un
facilitador de ventas de seguros de propiedad y accidentes, haban
comenzado con este planteamiento inicial del problema: "El ndice
de cambio de personal en la divisin de telemarketing de Filadelfia
sobrepasa la meta de la empresa, que es el 20 por ciento segn se
estipula en el rengln 2.1 de la Agenda Tctica (AT), lo cual
ocasiona gastos adicionales por concepto de contratacin, capacitacin y productividad".
La situacin no era del todo diferente del ndice de plizas de
seguros en lapso, con sus altos costos iniciales. En telemarketing,
Colonial Penn vinculaba a muchas personas de talento y les daba
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Cambiaron "reconocimiento anticuado" por "reconocimiento insuficiente". Desmenuzaron la causa "comunicacin", redactando con
tacto los renglones donde se deca que la administracin no enviaba
informacin. Las deliberaciones, enfocadas en el cuadro, se realizaron con pocos contratiempos. Lo ms parecido a un desacuerdo fue
si una espina debera decir "inestabilidad de la empresa" o "percepcin de inestabilidad de la empresa". El Grupo FPL acababa de
anunciar que estaba pensando en vender a Colonial Penn, y un
miembro del equipo pens que la empresa realmente era inestable.
Otros que haban sobrevivido a ventas anteriores insistieron en
utilizar la palabra "percepcin".
Robertson dijo que el proceso le hizo apreciar los beneficios de
trabajar con datos "y no tratar de encontrar una solucin sin saber
si la solucin va a funcionar ... CCE no resolver todos los problemas; s identificar qu es problema y qu,no lo es".
Robertson haba sido nombrado por su jefe como director de este
equipo humano. No as Douglas Pierce, que era el jefe. Nadie le dijo
que tena que formar parte de un equipo. El haba optado por
participar directamente en el equipo que iba a tratar los lapsos no
solamente porque crea que "la mejor manera de aprender algo es
hacerlo" sino tambin porque el tema era muy importante para
delegarlo. "Entraban en juego tantas disciplinas ... y todos ellos
eran subalternos de diferentes personas, todas las cuales tenan
muchas otras cosas en qu ocuparse. Sent que se necesitaba mi
posicin para que hubiera un enfoque, pues con toda franqueza,
habamos estado perdiendo dinero en esta lnea de negocios".
Adems, Pierce quera enviar el mensaje de lo serio que era para
l este asunto de la calidad. Teniendo en cuenta su participacin
directa, otras personas de la empresa difcilmente podran decir
que l no hablaba en serio.