TRABAJO DE INVESTIGACION

Herramientas Administrativas

INTEGRANTES:
Jessica Bouyer Rojas
Alisson Cruz Cortes
Johanna Plaza Arancibia

En toda empresa siempre se presentaran problemas que obstaculizan y retrasan la

realizacin de los objetivos, por eso no se puede confiar en mtodos de tanteo o juicio
empricos a la hora de buscar solucin.
Por ello, el uso de Herramientas Administrativas puede ser la llave y el mejor aliado para
la direccin de la empresa en la toma de decisiones, contribuyendo a fortalecer la
estrategia empresarial y, por supuesto apoyarn las medidas de desempeo, que al ser
planeadas implantadas y verificadas conducen al mejoramiento continuo y a dar
respuesta a los cambios derivados de la globalizaciones.
Empleando criterios adecuados e incrementando la efectividad organizacional desde la
perspectiva de planeacin estratgica.
A continuacin presentamos un breve resumen de 4 tipos de Herramientas
Administrativas que puede utilizar la empresa frente a un problema.

1. LAS HERRAMIENTAS PARA LA SIMPLIFICACIN DEL TRABAJO

A nivel empresarial el concepto de Simplificacin del trabajo, se le llama a las tareas que
son realizadas de forma peridica y bajo procedimientos o planes de trabajo que son
organizados y que ayudan en cierta forma a facilitar las funciones y/o tareas.
Desde las funciones administrativas se pueden determinar mecanismos que nos permitan
llegar al punto de equilibrio entre empleado y trabajo y as poder definir un punto de
equilibrio y ser equitativos al minuto de definir tareas. Esto ayudar en forma paulatina
a descongestionar el stress mental como fsico con el conjunto de tareas involucradas.
A medida que los tiempos han ido mejorando y las funciones organizacionales van
aumentando es necesario poder determinar y minimizar, por ejemplo en el nmero de
costos de operaciones administrativas, ya sea trmites varios, la eliminacin de
informacin impresa; los trabajos muchas veces se simplifican, es por tal razn que se
deben implementar mecanismos que permitan poder mantener motivados o llevar a
puntos de satisfaccin entre el trabajador y las tareas o labor reduciendo los esfuerzos
para lograr los objetivos solicitados.
La medicin de los horarios de trabajo facilita la fijacin de planes organizacionales que
determinen y establezcan un cierto equilibrio para as poder mejorar la eficiencia.
Detectando aquellos problemas y poder verificar u obtener como resultado los
requerimientos del personal.
Para una complementacin efectiva se han creado tcnicas que ayudan a implementar la
labor en funcin de un mejor anlisis y por otro lado la investigacin, y el anlisis a su vez
han simplificado el trabajo, todo esto es aplicado en forma paulatina y siguiendo un orden
que ayudan en cierto modo a entender, cambiar y discutir sobre los resultados de las
evaluaciones aplicadas..
1.1. COMO
TCNICAS DE
ENCONTRARNOS CON:
1.1.1.

EVALUACIONES

MS

CONOCIDAS,

PODEMOS

Mediciones de trabajo: Determina y mide la igualdad en relacin al volumen que

existe de trabajo entregado a cada trabajador y as poder lograr una mayor eficiencia en
las labores conjuntas y compartidas y generar proporcin y equidad.

1.1.2.

Cuadro de distribucin de trabajo: Inicialmente, ac se tiende a identificar cul

ser la mejor forma para la distribucin del trabajo y as poder aprovechar todas las
habilidades y/o condiciones laborales de los empleados y no toparnos con duplicidad de
funciones. Esto se puede discutir ya sea en reuniones de trabajo lo que llevar a hacer
una distribucin ms eficaz del trabajo.
1.1.3.
Estudio de tiempo y movimientos: Ac lo principal es determinar los tiempos en
cada uno de los procesos. Generalmente se aplica a trabajos repetitivos y de
operatividad.
1.1.4.
Estudio de tiempo y movimiento: Como su nombre lo dice, es determinar el
tiempo real y efectivo en el cual se realiza una actividad, con lo cual se determina y
analiza estadsticamente la eficiencia con la cual se realiza (trabajos operativos y
repetitivos es donde mayormente se aplican este tipo de estudio)
1.1.5.
Diagrama de procedimientos o procesos: Es el listado secuencial de las tareas
o funciones a realizar y con ello se logran entender las funciones y trmites de un lugar de
trabajo. Se basa en la descripcin secuencial de las funciones que realiza una persona y
son comparadas en forma secuencial con los que se entrelazan en el inicio de la funcin
hasta que esta fue terminada determinando los tiempos en cada uno de los procesos.
1.1.6.
Flujogramas: Es un esquema que ayudan a conocer el vnculo entre el
funcionario y/o empleado de un departamento determinado y las funciones o tareas y cul
es su responsabilidad en la ejecucin de las mismas. Adems determina el orden
jerrquico en las supervisiones de cada una de ellas.

1.1.7.

Diagrama de recorrido: Ac se muestra la asignacin de espacios ya sea oficina

o distribucin de plantas de trabajo y tratar de reducir los tiempos en traslados de

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personal, materiales, transportes dentro de la organizacin y con ellos podemos

determinar por qu se producen los tiempos muertos o bien ociosos.
1.1.8.
Carta Gantt: Procedimiento empleado para la planeacin y programacin de
proyectos y trabajos a realizar en un tiempo prolongado, es realizar una matriz de dos
entradas en donde se contralan los tiempos (fechas) v/s actividades que se irn
desarrollando lo que ayuda a determinar avances y retrasos que se van produciendo en la
ejecucin y poder corregirlos.

1.1.9.

Grafica CPM: Es un mtodo que sirve para la planificacin, el control y

programacin de proyectos y que en su grfica se represente el desarrollo de las

actividades o tareas que componen el proyecto, con la idea de poder minimizar tiempos y
recursos, determinando as las actividades, y su duracin. El propsito es poder anticipar
los trminos e ir modificando sin alterar la finalizacin se genera de derecha a izquierda y
en donde se van restando los tiempos de cada actividad. (Trayectoria Crtica)
1.1.10.
Grfica PERT: Al igual que la grfica CPM, es utilizada para planear, programar y
controlar los procesos y estados de avances de producciones, proyectos, trabajos. Se
basa en estados cuantitativos. Es un grfico de flechas en donde se identifica el trabajo a
realizar y los objetivos que se quieren alcanzar.

Su utilizacin se desarrolla

principalmente en los estados de avances de proyectos, sus tiempos, desarrollos y

finalizacin en el anlisis y se dividen en tiempo normal, optimista y pesimista.
1.1.11.
Diagrama de Ishikawa Es una tcnica de anlisis de causa y efecto (est
relacionada tambin dentro de la tcnica de los arboles) y se relaciona con un problema
determinado y las posibles causales que pueden provocarlo, es muy til ya que simplifica
sistemticamente la resolucin o anlisis de problemas, se pueden entender ya que es
muy simple. Tambin es conocido como Diagrama de espina de pescado o Causa Efecto.

2. LAS HERRAMIENTAS DE PLANEACIN ADMINISTRATIVAS

Este es un proceso en donde se realiza la planificacin es decir analizar una situacin
determinada, establecido una visin, misin, objetivos y se definen las estrategias de
accin que es como queremos conseguir o lograr dichos objetivos.
La forma o tamao de una empresa u organizacin no es requisito para lograr el xito y
realizando los pasos necesarios y en forma ordenada de seguro evitar riesgos del
fracaso.
Se puede comparar entre una planeacin formal e informal sus ventajas y desventajas

2.1 Importancia de la Planeacin

Toda planificacin en cualquier organizacin est desarrollada bsicamente para
establecer mtodos racionales de los recursos, reduciendo con ello las dudas que se
puedan generar en un futuro, preparando a la empresa frente a emergencias que se
puedan presentar con mejores posibilidades de xito.

Con esto se logra eliminar la

improvisacin y se fomenta claramente hacia la eficiencia.

2.2

Modelos de Planeacin: Herramientas y Tcnicas

Este en si comprende la seleccin de metas en la organizacin, mediante la planificacin

2.2.1

de objetivos y estrategias para alcanzar esas metas.

Seleccin de los objetivos a planear
Este punto se basa principalmente en los cambios que se experimentan en la
organizacin con las modificaciones y las nuevas tcnicas que se implementan tanto

2.2.2

fsicas como humanas, tambin verse en la bsqueda de oportunidades, mejoras.

Tcnica de la pecera:
Esta tcnica se basa en sentar a una personal en el centro de un circulo y tiene que
expresar ideas o puntos de vista de un tema en particular relacionado con la organizacin
e ir generando ideas que luego se irn tomando en consideracin en un conjunto. Esto se

2.2.3

basa tambin en tcnica de liderazgo

Tcnica del grupo nominal (TGN)
Es utilizada para la generacin de ideas y analizar problemas, es una metodologa
estructurada, en donde se junta un gran nmero de conclusiones sobre situaciones que
se plantean. Ac se determina un consenso rpido en donde se priorizan y generan
ideas para la solucin de problemas. Esta tcnica se desarrolla en 6 etapas: a) definir la
tarea, b) Generar ideas, c) Registrar ideas, d) clarificar ideas, e) Hacer seleccin, f)
Determinar la prioridad.

2.2.4

Lluvias de ideas
Es una tcnica que sirve para resolver o bien buscar problemas puntuales, se trabaja en
grupo de no ms de 10 personas y sirve para poder eliminar juicios, pensar libremente,
entregar ideas frente a problemas y posibles soluciones, etc.

2.2.5

Anlisis de madurez:
Ac la idea es poder identificar la etapa en la cual se encuentra nuestra empresa u
organizacin, tambin definir el tipo de organizacin que queremos y en que minuto
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podemos tomar nuevas ideas para reestructurar y no permitir su declive ms bien que
pueda mantenerse dentro del Ciclo de la Vida.

2.2.6

Las 5 fuerzas de Porter

Ac nos basamos en la medicin de rentabilidad, los mecanismos para enfrentarnos
frente a la competencia, poder analizar las 5 fuerzas que nos permiten determinar cules
son aquellos aspectos que tienen incidencia o impacto en nuestro crecimiento, cuales son
las tendencias y las reglas o restricciones.

2.2.7

Anlisis FODA
Es una tcnica basada en la planificacin corporativa. Es de tipo gerencial, que sirve
tanto para empresas pblicas como privadas y la que permite evaluar la situacin por la
cual pasa la empresa, proyectarla a futuro y de qu manera influyen los factores externos,
y verlos como amenazas u oportunidades y que inciden en la bsqueda de la misin,
objetivos y metas de una organizacin, como sus caractersticas internas que tienen que
ver con las Fortalezas y Debilidades.

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3 HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA CONTINUA

El concepto de mejoramiento continuo tiene sus inicios en 1940, primero con los
planteamientos de W Shewart y luego con el ciclo de E Deming, conocido tambin como
ciclo PHVA (planear, hacer, verificar y actuar). Ms tarde se unen a estos planteamientos
las teoras de J Harrington (buscando las mejores prcticas desde los procesos de
mejoramiento continuo) y Vicente Falconi, padre del gerenciamiento de la rutina para la
gestin de los procesos como parte fundamental de la calidad, utilizando el ciclo de
Deming.
En este proceso de adaptacin a las nuevas exigencias del mercado, las empresas
necesitan profesionales adecuadamente preparados para la planificacin del diseo y la
implantacin de los procesos internos en el mbito de la gestin de la Calidad
encaminando a la empresa hacia la Calidad Total.

3.1

MEJORAMIENTO CONTINUO GRADUAL VERSUS MEJORAMIENTO

RADICAL
El mejoramiento Continuo se apoya en la gerencia de procesos y en la planeacin
estratgica de la organizacin: genera aprendizajes, innovaciones y nuevas formas de
trabajo. Al ser estructurado, reduce los errores en los bienes intangibles, creando
oportunidades de mejoramiento. Adems garantiza el logro de las metas propuestas.

3.2.

CUADRO DIMENSIONES Y ESCENARIOS DEL MEJORAMIENTO CONTINUO

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Escenari
o
Dimensin

Kaizen
Reduccin
Costos

:
Paridad
de
Competitiva

Dominio
Revolucionario
A largo plazo y
larga duracin para
modificar reglas

1. Efecto

Largo Plazo

Corto Plazo

2. Paso

Pequeos pasos Grandes

pasos
para
recortar para recuperarse
costos

A grandes pasos,
para ponerse fuera
del alcance

3. Tiempo

Continuo
aumento

Intermitente y no en
aumento

4. Cambio

Gradual
Constante

5. Implicacin

en

Continuo y
progresivo

no

Abrupto
orientado
externamente

Reestructuracin
revolucionaria

Se da en todo el
mundo

Lo conduce
competencia
externa

la

Procesos
motivados
investigacin
desarrollo

6. Enfoque

Esfuerzos
individuales

Estrategas
y
dueos
de
procesos clave

Colaboracin
Multifuncional

7. Modo

Mantenimiento y
Perfeccionamiento

Desecha
construye
recuperarse

Empezar de nuevo

8. Motor

Know-how

Desafos
competitivos

Se
reinvencin

9. Requisitos

Pequeas
inversiones
grandes esfuerzos

Gran
Inversin
pocos esfuerzos

Mucha
inversin
muchos esfuerzos

10. Orientacin del

esfuerzo

Personal
y
prcticas diarias

Procesos
referenciacin
competitiva

Procesos
rediseo
revolucionario

11. Criterios
de
Evaluacin

Procesos
y
esfuerzos
para
obtener mejores
resultados

Los resultados se
demuestran con el
proceso
de
paridad.

y
para

de

por
y

hace

de

Perfeccionamiento
de la actuacin en
orden
de
importancia
con
12

indicadores clave
12. Ventaja

Funciona
con Ms
adecuado
economas
de para
economas
lento crecimiento
de
crecimiento
rpido en la que es
crucial seguir los
pasos

Utilizada cuando se
precisa un cambio
radical en el diseo
para
recuperar
rpidamente
la
distancia con la
competencia

El mejoramiento continuo se apoya en la herramienta de solucin de problemas,

instrumento que es posible usar a partir del trabajo en equipo, de la planeacin.

3.3.
HERRAMIENTAS
Para el anlisis y solucin de los problemas que conducen hacia el mejoramiento continuo
se utilizan herramientas administrativas y tcnicas.
3.1.1. Los objetivos de las herramientas para la mejora son:
Detectar problemas
Delimitar el rea del problema
Estimar factores que probablemente provoque problema
Determinar si el efecto tomado como problema es cierto o no
Prevenir errores debido a omisin, rapidez o descuido
Confirmar los efectos del mejoramiento
Detectar los desfases
Si las herramientas se aplican de la forma correcta solucionan hasta un 95% de
problemas.

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CONCLUSIONES

Las herramientas de mejora continua estn pensadas para buscar debilidades en los
procesos, servicios y productos. Estas se centran en sealar las reas de mejora que ms
beneficios pueden aportar al trabajo.
En un entorno empresarial cada vez ms competitivo las empresas deben incorporar la
calidad como un elemento clave en sus sistemas de gestin para satisfacer las
necesidades de los clientes, reducir los costos y alcanzar las mayores cuotas de
exigencia con el fin de mejorar su posicin competitiva en el mercado.
Este tipo de herramientas est muy ligado a sistema de calidad como son las Normas
ISO, en la que el mejoramiento continuo es extensivo a los clientes internos (Empresa,
Trabajadores) y externos (clientes, Proveedores), ya que en la medida que avancemos en
detectar, identificar y corregir nuestras falencias daremos un mejor servicio, una mejor
imagen y una consolidacin de nuestro objetivo que es proveer un marco estructurado de
soluciones a problemas, toma de decisiones y acciones de mejora

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BIBLIOGRAFIA
-

Aldana de la Vega, Luz ngela. Administracin por Calidad - 1ra. Edicin Editorial
ALFAOMEGA
Koontz, Harold. Administracin perspectiva global y empresarial - 14 EdicinEditorial MC GRAW HILL

Lazzaro, Vctor. Sistemas y Procedimientos - 2da Edicin Editorial DIANA

PPT Gestion del Cambio Empresas Deloitte

PPT Introduccin a la metodologa LEAN

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