CONTROLE DE

DOCUMENTOS

POR QUE DEVEMOS

CONTROLAR A
DOCUMENTAO
DA NOSSA EMPRESA

O D O C U M E N T O VA L I D O ?
COMO CONTROLAR?

Q U A L L AY O U T ?
COMO ARMAZENAR?

QUEM TEM ACESSO?

OS SISTEMAS DE GESTO
Atravs dos requisitos
de documentao
visam estabelecer
critrios para garantir
a integridade e a
padronizao da
informao utilizada
na empresa.

O QUE SO DOCUMENTOS
PARA O SISTEMA DE GESTO?
Documento a
informao contida em
qualquer tipo de suporte,
podendo ser utilizada para
prova ou consulta.

QUAIS SO OS PRINCIPAIS
DOCUMENTOS DE UM
SISTEMA DE GESTO?
Poltica da Qualidade
Objetivos e Metas do SGQ
Manual do Sistema de Gesto
Procedimentos
Instrues de Trabalho
Formulrios
Registros
Informaes de processo
Documentos Complementares
Documentos Externos, tais como Documentos
Regulamentares, Normas Tcnicas, Literaturas
Tcnicas, Documentos do Cliente etc.

QUAL A DIFERENA
ENTRE OS DOCUMENTOS
DO SISTEMA DE GESTO?

POLTICA DA

QUALIDADE E

AMBIENTAL
o compromisso, por escrito,
no qual a organizao firma
seu COMPROMETIMENTO:
Com a qualidade e o
atendimento s necessidades
dos clientes, visando
melhoria continua nos
processos e produtos (9001)

OBJETIVOS,

METAS E
PROGRAMAS

Demonstra o planejamento e o
compromisso da organizao.
Eles devem ser coerentes com
a poltica e capazes de gerar
indicadores de monitoramento.
importante que nesse
documento estejam indicados
a viso estratgica da empresa.

MANUAL DA

QUALIDADE

Descreve o Sistema de Gesto

da Qualidade, servindo como
referncia para a
implementao e manuteno
do mesmo.

PROCEDIMENTOS
Descrio de um modo especfico de
realizar uma atividade ou um processo.

INSTRUES
DE TRABALHO

Detalhamento de atividades
especificas, necessrias ao
atendimento dos requisitos do
produto e/ou processo.

FORMULRIOS
Documentos destinados a
apoiar as atividades descritas
nos Procedimentos e Instrues
de Trabalho. So utilizados para
preencher informaes durante a
realizao do processo, para
registrar e evidenciar os fatos
ocorridos durante a atividade.

REGISTROS
Os registros evidenciam o
resultado das atividades
desenvolvidas, registrando
os fatos no momento em
que ocorrem.

QUAL A DIFERENA ENTRE

FORMULRIO E REGISTRO?

EXEMPLO DE
FORMULRIO

Formulrio o documento padronizada,

estruturado com campos apropriados
destinados a receber, preservar ou
transmitir uma informao.

EXEMPLO DE
REGISTRO

O registro aquele que apresenta evidencia

de que algo foi executado ou formalizado.
Ele nunca apresenta parmetros a seguir
(como uma tabela ou um desenho).

INFORMAES
DE PROCESSO
Fluxogramas,
Organogramas,
Mapeamentos de
Processos, Interao
entre os Processos

DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
Normas internas que estabelecem os processos
e os controles, no nvel de especificidade que
se faa necessrio, definem tambm quem, o
qu e quando;

DOCUMENTOS EXTERNOS
Documentos que no so originados ou de
responsabilidade da organizao mas que
precisam ser utilizados para garantir a
qualidade e conformidade e de seus
produtos/ servios.

MANUAL DA QUALIDADE

PROCEDIMENTOS DO SISTEMA
DE GESTO DA QUALIDADE
INSTRUES DE TRABALHO
DOCUMENTOS COMPLEMENTARES E ANEXOS

FORMULRIOS E REGISTROS

CONTROLE DE
DOCUMENTOS
Analisar criticamente
Controlar as alteraes

Um Procedimento Documentado
deve ser estabelecido para definir
os controles necessrios para:

Aprovar

Identificar a reviso

Assegurar que a verso atual est disponvel

Controlar os documentos externos

Controlar documentos obsoletos

Controlar a distribuio e acesso aos documentos

PR CONTROLE
DE DOCUMENTOS
Definio de layout e identificao
Autoridades para anlise crtica e aprovao
de documentos
Definio de mtodo para distribuir os
documentos e assegurar que todos estejam
vigentes nos locais de uso
Definio de critrios para controlar os
documentos externos

IMPORTANTE
O Controle de Documentos
fundamental para manter a
integridade do seu sistema de
gesto. Essa atividade deve ser
repassada a algum que tenha
grande capacidade de
organizao e concentrao.

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