GUIA N 3 AUDITORA DE GESTIN PREVENTIVA

DEFINICIN.
Auditora ha sido definida de manera general como un proceso
sistemtico, que consiste en obtener y evaluar objetivamente evidencias
sobre las afirmaciones relativas a los actos de carcter econmico con el
fin de determinar el grado de correspondencia entre sus afirmaciones y
los criterios establecidos para luego comunicar los resultados a las
personas interesadas.
Mediante la Auditora se obtiene y se evala la evidencia necesaria para
determinar si las afirmaciones de la organizacin estn de acuerdo con
los criterios establecidos.
PRINCIPALES ASPECTOS
La gestin comprende todas las actividades de una organizacin que
implica el establecimiento de metas u objetivos, as como la evaluacin
de su desempeo y cumplimiento, adems del desarrollo de una
estrategia operativa que garantice la supervivencia de la misma, segn
el sistema social correspondiente.
De acuerdo con lo expresado anteriormente los ejecutivos deben ser
capaces de administrar todos los recursos disponibles con economa,
eficiencia y eficacia.
A la vez el sistema de gestin tiene como funcin principal el logro de la
meta de la organizacin donde todos sus subsistemas juegan un papel
clave en la obtencin de sus objetivos siempre y cuando exista
coordinacin y suficiente comunicacin entre el personal que integra
cada uno de ellos en el momento de la planificacin y la toma de
decisiones.
La Auditora de gestin es la revisin formal, objetiva e independiente del
conjunto de actividades o funciones de una entidad o empresa, realizada
segn fines previamente determinados, para comprobar el grado de
control interno, el nivel de organizacin existente, la adecuacin de los
procedimientos y sistemas utilizados, as como el proceso de
coordinacin de los recursos disponibles que se llevan a cabo para
establecer y alcanzar objetivos y metas precisas.
ELEMENTOS DE LA AUDITORA DE GESTIN
El auditor deber comprobar:
Que las normas sean correctas y la produccin y los servicios se ajusten a
las mismas.
Mnimos desperdicios en el proceso productivo o en los servicios
prestados.
Que los trabajadores conozcan la labor que realizan y que esta sea la
necesaria y conveniente para la entidad.
Que se cumplan los parmetros tcnicos productivos en el proceso de
produccin o de servicios que garantice la calidad.

Evaluar el sistema de control interno para contribuir a asegurar el logro de

los objetivos y metas de la entidad.
Comprobar el cumplimiento de las leyes, normas y polticas aplicables en
la Gestin de la Prevencin de Riesgos.
Verifica si la entidad logra la eficiencia necesaria en la asignacin y la
utilizacin de los recursos, de acuerdo con:
o La utilizacin de procedimientos operativos eficientes.
o El empleo de la menor cantidad posible de recursos para la
prestacin de los recursos en la cantidad, calidad y oportunidad
apropiada.

DIAGNSTICO DE LA EFECTIVIDAD DE LA GESTIN

1. El auditor comprobar el cumplimiento de la produccin o el servicio
y har comparaciones con el plan y perodos anteriores para
determinar progresos y retrocesos.
2. Tiene el propsito de determinar si la entidad auditada:
a. Ha establecido un sistema de control adecuado para medir,
preparar informe alertar o amonestar su ejecucin en trminos
de economa y eficiencia.
b. Ha proporcionado informes relacionado con la economa y
eficiencia que son validas y confiables.
SISTEMA DE INDICADORES DE RENDIMIENTO DE LA GESTIN.
Dentro de los procedimientos relativos al trabajo de campo en las Auditoras de
gestin se encuentra la medicin del rendimiento, que se realiza con el objetivo
de lograr evidencias que permitan conocer el xito o no de una gestin.
Para ello se debe establecer y utilizar un sistema de medicin del rendimiento
que se sustente en informacin consistente y oportuna el que estar formado
por varios componentes y entre ellos los indicadores de rendimiento y las
normas de rendimiento (criterios).

Indicadores de rendimiento: son factores cualitativos y cuantitativos que

proporcionan tanto en la entidad auditada como al auditor un indicio sobre el
grado de eficiencia, economa, y efectividad de la ejecucin de las
operaciones.
Pueden ser indicadores cuantitativos, dentro de los primeros se encuentran
los indicadores de eficiencia y efectividad, mientras que los segundos no
miden numricamente una actividad, sino que se establecen a partir de los
principios generales de una buena administracin.

Indicadores de eficiencia: relacionan volmenes de trabajo con los recursos.

Se orientan hacia los costos y beneficios, se consideran de rendimiento ya
que refieren oportunidades para producir los mismos servicios a un menor
costo o producir ms servicio por el mismo costo.
Indicadores de economa: los precios pagados por los bienes y servicios y
remuneraciones con respecto aun precio predeterminado.

Indicadores de efectividad: miden el grado de cumplimiento de las metas de

la actividad considerada. Se orienta hacia los resultados.
Estos no deben verse aislados, la interpelacin de los resultados as como su
anlisis y determinacin de las causas que originan las desviaciones o
incumplimientos es lo que permite la gestin desde el mas amplio punto de
vista.
El sistema de indicadores propuesto permite:

Su utilizacin como herramienta de trabajo del auditor durante cualquiera de

las etapas de la Auditora de gestin.
La identificacin de las reas problemticas lo que ayuda a un mejor
aprovechamiento del tiempo de la Auditora.
Obtener una evidencia suficiente, competente y razonable sobre la naturaleza
del sistema de control interno de la Gestin de la Prevencin de Riesgos.
La metodologa propuesta tendr como procedimientos prcticos aplicables:
1. Comparacin por perodos:
Debe tenerse en cuenta siempre que se efecten comparaciones con
periodos anteriores:
-La importancia del perodo tomado como base.
-La serie de tiempo ms largas son las ms fiables.
2. Comparacin por elementos o partes de un total objeto de anlisis:
El propsito fundamental es determinar si los componentes tienen una
relacin normal entre si y respecto al total.
PRUEBAS PARA LA GESTIN.
La realizacin de pruebas para la evaluacin de la gestin, consiste en evaluar
los controles de las operaciones y la recoleccin de evidencias suficientes y
confiables para determinar, si los asuntos identificados en la fase de planeacin
como de potencial riesgo, realmente revisten suficiente importancia.
La evaluacin de la gestin debe comprender:

Niveles de revisin.
Aplicacin de indicadores y su anlisis.
El enfoque bsico de la evaluacin recae principalmente sobre los recursos
utilizados o consumidos por la entidad auditada, su manejo o conversin en
productos o servicios tiles y la entrega o prestacin de dichos productos o
servicios desde el punto de vista objetivo de forma tal que se pueda conceptuar
alternativas que resulten en mayor control de la Gestin de la Prevencin de
Riesgos.

Auditoras.

Se debe establecer y mantener un programa de auditoria y los

procedimientos para efectuar auditorias peridicas del SGPRP, con
el objeto de:

determinar si el SGPRP:
o cumple con las disposiciones planificadas
para la gestin de la PRP, incluyendo los
requisitos de esta norma;
o se
ha
implementado
correctamente;

mantenido

o es eficaz para satisfacer la poltica y los

objetivos de la organizacin.

revisar los resultados de auditorias anteriores;

proporcionar informacin a la direccin sobre los

resultados de las auditorias.

El programa de auditorias, incluyendo cualquier plan, se debe basar

en los resultados de la evaluacin del riesgo de las actividades de
la organizacin y en los resultados de auditorias anteriores. Los
procedimientos de auditoria deben abarcar el alcance, frecuencia,
metodologas y competencias, as como las responsabilidades y
requisitos para realizar las auditorias e informar los resultados.
Siempre que sea posible, las auditorias deben ser realizadas por
personal independiente de quienes tienen responsabilidad directa
en la actividad examinada.
Auditora de Gestin Preventiva
Medicin del rendimiento del programa: esta es una funcin vital
del control administrativo. Los indicadores que se presentan
pueden ser cambiados peridicamente para verificar que se est
logrando el, o los objetivos del programa.
Los resultados de estas mediciones se van a constituir en la
validacin de los procesos de control (o de otro tipo), para
efectuar
a
travs de esta actividad crtica las acciones
correctivas del programa o de la validacin.
Este proceso se realiza en base al check list indicado en el
Anexo1.

En las columnas del Grados y Calificaciones se anota el nmero

correspondiente a cada evaluacin.

Insuficiente

Malo

GRADOS Y CALIFICACIONES
NIVELES
Regular

Bueno

Excelente

En la planilla en Excel que se adjunta se puede observar que al

ingresar los valores indicados en una columna, los resultados
sern los siguientes:
GRADOS Y CALIFICACIONES

NIVELES

%I

valor

Excelente

100

Bueno

80

Regular

60

Malo

40

20

Insuficiente
NO HAY

En la columnas de Totales tenemos lo siguiente:

Totales
T

%G

%I

Donde:
T corresponde al resultado del Total de puntaje. Al final de la
auditora esta columna entrega una sumatoria que corresponde al
total del ntaje de la Auditora de Gestin.
% G corresponde al resultado del Grado de importancia que tiene
la lnea auditada sobre el Total del 100%. Al final de la auditora
esta columna entrega una sumatoria que debe ser 100%
%I corresponde al resultado del Indicador porcentual del elemento
auditado en forma independiente. Al final de la auditora esta
columna entrega un promedio de este indicador porcentual, y nos
va a indicar el nivel porcentual promedio de la Auditora de
Gestin.
Cada una de los resultados de estas Auditora de Gestin se van
graficando en un proceso de seguimiento.
El proceso de seguimiento se realiza realizando las auditoras
correspondientes en cada control de la gestin Preventiva y
graficndola para analizar el avance en el tiempo, Anexo2.

ANEXO 1.
GESTION DE LA PREVENCION EN LA EMPRESA
AUDITORIA DE GESTION PREVENTIVA
PERFIL CALIFICATIVO DEL PROGRAMA DE PREVENCION
FECHA AUDITORIA:

13 Febrero

2008

FECHA REVISION:
EMPRESA:
APARTADOS

NO

GRADOS Y
CALIFICACIONES
NIVELES

HAY
0

A - POLITICA Y PROGRAMA DE PREVENCION

B-ORGANIZACION

B.I.- ORGANOS INTERNOS

DE

LA PREVENCION

B.2: INTEGRACION DE
LA GERENCIA

C MANUALES Y ESTANDARES

D - INVESTIGACION,COMUNICACION Y
REGISTROS

_
E - FORMACION, ENTRENAMIENTO

F.1.- AREAS DE
TRABAJO

F - INSPECCION
DE
RIESGOS

F.2.- INSTALACIONES
ELECTRICAS

A.1.-PROMULGACION Y
DIFUSION DE LA
POLITICA PREVENTIVA
A.2.- COMPROMISOS
GERENCIALES
A.3.- PLANIFICACION Y
PROGRAMA
B.1.1.- COMITE
PARITARIO.
B.1.2.-COMIT DE
CONTROL
8.1.3- COMIT TECNICO
8.1.4.- SERVICIO
MEDICO DE EMPRESA
B.2.1.- ORGANIZACION
LINEA MANDO
B.2.2.- ORGANIZACION
SISTEMAS DE
REUNIONES DE LA
LNEA MANDO EN
SEGURIDAD
C.1.- NORMAS Y
REGLAMENTOS
INTERNOS
C.2.- PROCEDIMIENTOS
DE OPERACION
C.3.- CONTROL DE
ADQUISICIONES
C4.- CONTROL DE
MANTENCION
C5.- CONTROL DE
INFORMACION (Stock,
Computa)
C6.- CONTROL DE
ESTANDARES
C7.- OTROS
CONTROLES
OPERATIVOS
D.1.- INVESTIGACION
DE ACCIDENTES
D.2.- COMUNICACION
DE ACCIDENTES
D.3.- REGISTRO DE
ACCIDENTES
E.1.- FORMACION
GENERAL
E.2.- FORMACION E
INSTRUCCION EN
ACTIVIDADES
ESPECIFICAS
E.3.- MENTALIZACION
EN SEGURIDAD
F.1.1.- CONDICIONES
GENERALES
F.1.2.- ORDEN Y
LIMPIEZA
F.2.1.- INSTALACIONES
EN ALTA TENSION
F.2.1.- INSTALACIONES
EN BAJA TENSION

Totales

%G

%I

5
3
4
x

3
4
4

0,00

0%

3,60

100%

2,16

60%

2,88

80%

0
3

0,00
2,16

0%
60%

2,88

80%

2,88

80%

0,00

0%

2,16

60%

2,88

80%

2,88

80%

2,88

80%

2,16

60%

2,16

60%

2,88

80%

2,16

60%

2,16

60%

1,44

40%

2,16

60%

2,88

80%

0,72

20%

2,16

60%

3,60

100%

2,16

60%

2,88

80%

3
4
4
4
3
3
4
3
3
2
3
4
1
3
5
3
4

F.3.- MAQUINAS

3,60

100%

F.4.- MANTENCION

3,60

100%

3,60

100%

3,60

100%

2,88

80%

5
4

3,60
2,88

100%
80%

F.5.- APARATOS A
PRESION
F.6.- PROCESOS
QUIMICOS

F.7.-HIGIENE
INDUSTRIAL

5
F.6.1.- SUSTANCIAS
PELIGROSAS
F.6.2.ALMACENAMIENTOS
F.7.1.-CONDICIONES
GENERALES
F.7.2.CONTAMINANTES
QUIMICOS

5
4
5
4

F.7.3.- AGENTES
FISICOS

F.8.- ERGONOMIA

3,60

100%

2,16

60%

2,88

80%

2,88

80%

2,16

60%

2,88

80%

2,88

80%

2 36 60 40 139

100,00

70%

F.9.- INCENDIOS

F.10.- MATERIAL DE
PROTECCON
PERSONAL
F.11.PROCEDIMIENTOS DE
COMUNICACIN DE
RIESGOS

G - AUTOPROTECCION

3
G.1.- CONDICIONES
GENERALES
G.2.- PLAN DE
EMERGENCIA

TOTALES

4
4
1

OBSERVACIONES:

ANEXO 2.
Estadstica de seguimiento

mircoles, 13 de febrero de 2008

lunes, 28 de julio de 2008
viernes, 03 de octubre de 2008
mircoles, 04 de marzo de 2009

Puntaje Total
Auditora Puntaje
139
144
154
163

200
200
200
200

Promedio
de
Porcentaje
69,5%
72,0%
77,0%
81,5%