ORGANIZACIN DE UN DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA

INTRODUCCIN:

Esta organizacin juega un papel importante para la utilizacin de los

servicios de auditores internos por instituciones privadas y pblicas,
la funcin de auditoria interna, en casi todas las organizaciones, est

adquiriendo un papel mayor de reconocimiento y responsabilidad.

El reconocimiento de la eficacia y el potencial de la Auditoria Interna
han elevado al auditor a un rango responsable e independiente en la
escala jerrquica de la divisin de funciones.
AUDITORIA INTERNA:
Es el rgano tcnico de control de empresa, dependiente del
Directorio, encargado de programar, planificar, conducir, ejecutar y
evaluar las acciones de control (auditoras y exmenes especiales)
en todas las reas de la empresa, de conformidad con las normas y
dispositivos legales vigentes.

UBICACIN DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA:

La posicin del departamento debe ser relevante para asegurar un
amplio margen de cobertura y asegurar acciones efectivas y
recomendaciones de auditoras seguras. Debe estar en los primeros
niveles de la organizacin, para que permita asegurar un amplio
margen de cobertura. Caso contrario si se ubicara en el tercer o
cuarto nivel, ya que no tendra la ascendencia suficiente para
auditar, ser aceptado y respetado.

UBICACIN DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA

A mayor nivel jerrquico, mayor peso tiene en la organizacin y

mayor respeto y autoridad encontrara sobre los hallazgos u

observaciones y aceptacin a las recomendaciones o sugerencias.

El departamento puede reportar a diferentes niveles pero siempre
ser dependiendo de la empresa, su tamao y necesidades.

CUADRO DE RESPONSABILIDADES:
AUTORIDAD: Por recomendacin del presidente y con aprobacin del
Comit de Auditoria del Consejo de Administracin se ha desarrollado el
siguiente cuadro de responsabilidades.
ESTANDARES: Se espera que el departamento de Auditoria Interna,
mantenga altos estndares profesionales de conformidad con los
estndares emitidos por los diferentes rganos.

ALCANCE: El departamento de Auditoria Interna deba examinar y

evaluar la adecuacin y la eficiencia del control interno de la
organizacin. Incluye la revisin de las polticas, procedimientos y
ordenamientos legales; la salvaguarda de activos, el econmico y
eficiente uso de recursos y el cumplimiento de las metas y objetivos
establecidos.
ACCESO A REGISTROS: El departamento tendr acceso a todos los
registros, propiedades y personal de la organizacin matriz y de todas
sus afiliadas.
INDEPENDENCIA:
asignaciones

se

Por

estructura

requiere

que

el

organizacional,

relaciones

auditor

mantenga

la

interno,

objetividad con respecto a otras reas sujetas a su revisin. El

presupuesto, plan anual y estructura organizacional sern revisados por
el comit de auditora.
REPORTES

REPORTANDO AL CONSEJO DE ADMINISTRACION: La funcin de

auditoria debe ser planeada y dentro de esa planeacin e
intervencin

en

asuntos

emergentes

que

tal

vez

no

fueron

incorporados de manera especfica dentro del programa de auditoria.

El jefe por su experiencia, capacidad y libertad puede decidir una
intervencin sin necesidad de que se autorice y al esperar
desaproveche la oportunidad en la toma de decisiones.

REPORTANDO A LA DIRECCION GENERAL: Este puede y debe ser el

enfoque por excelencia de ubicacin en la organizacin del
departamento de auditoria interna en la entidad. El principal
responsable en y por una entidad u organizacin es el director
general o gerente general habr de responder por ella ante los
accionistas, sus accionistas, su consejo de administracin, fisco,
personal. El jefe de Auditoria Interna proveer al director general de
un aspecto esencial: la informacin.

REPORTANDO A LA DIRECCION DE FINANZAS: Al director de finanzas

le da facultades para administrar el capital, obviamente dentro de
polticas, criterios y lineamientos acordes a los fines que persigue la
propia entidad. A ese poder que proporciona el administrar dinero se
le aade el poder que da el contar con informacin delicada y
altamente relevante e importante que suministra la auditoria interna.
El grupo de Auditoria interna no deber depender del director de
finanzas, ya tiene suficiente con el poder que le da el administrar
dinero.

REPORTANDO A RECURSOS HUMANOSCARGO FUNCIN REPORTA A:

DIRECTOR DE AUDITORIA.-Dirigir a sus subordinados en

el

desempeo de sus funciones de auditoria interna, que incluye la

planeacin, coordinacin y direccin de sus actividades.
GERENTE DE AUDITORIA.-Asistir al director en el cumplimiento de sus
obligaciones, cubrir sus ausencias sobre base rotatoria entre los
gerentes de auditoria.
SUPERVISOR DE AUDITORIA.-Supervisar el cumplimiento de dos o
ms auditorias en que concurra.
ENCARGADO DE AUDITORIA.-Planea y conduce auditoras a las
unidades administrativas y actividades de la organizacin y acta
como lder frente al grupo d auditores.
AUDITOR AUXILIAR.-Asistir al encargado de la auditoria interna en la
planeacin del trabajo y en el desarrollo del enfoque aplicado a la
auditoria.
ANALISIS DE LA CORRECTA UBICACIN:
OBJETIVO: Que los departamentos queden bien estructurados y en el
nivel que corresponda para asegurar un amplio margen de cobertura y
asegurar acciones efectivas.
CONCLUSIONES: La auditora Interna juega un papel relevante debido a:
La creciente complejidad de los mtodos contables, administrativos y
de operacin.
El cambio acelerado en las disposiciones legales que rigen la
auditoria.

Los acontecimientos polticos y sociales que repercuten en la

economa de las organizaciones.

FACTORES QUE INFLUYEN:

Uno de los aspectos ms importantes que inciden en la relacin
administracin-auditoria interna es la estructura y dimensin que se le
habr de dar al grupo de auditoria interna.
El punto determinante es cuntos auditores lo deben conformar, que
niveles jerrquicos lo integran, y con qu infraestructura se le habr de
dotar.
Decisin no fcil ni sencilla. Los factores a considerar son los
siguientes:
1. Tamao de la Organizacin: El tamao de la administracin o
entidad medido en la magnitud sus activos, volmenes de
produccin y ventas, personal con que cuenta, complejidad y
variabilidad de sus operaciones, con elementos bsicos a considerar.
A mayor amplitud, mayor control se requiere; auditoria interna es
parte esencial de ese control.

2. Organizacin del departamento: Existen diversos factores

FILOSOFIA respecto al tamao de la NATURALEZA empresa que
afectan al papel del auditor interno en ella. Los principales son:

Naturaleza del negocio.

Filosofa de la direccin.
Organizacin de la empresa.
Tamao y dispersin.

Naturaleza del negocio: El factor dominante al organizar el

departamento de auditoria interna es la naturaleza del negocio.
Si se trata de una empresa manufacturera, la necesidad de
salvaguarda sea diferente de la precisa una organizacin o
manufacturera, como un banco, compaa financiera o de

utilidad pblica.
Filosofa de la direccin: Otro factor importante al organizar el
departamento de auditoria interna es la filosofa de la direccin
en cuanto a los objetivos y alcance del programa del auditor
interno. La filosofa es aplicable al tipo de auditoria a realizar,

como tambin al alcance de las actividades.

Organizacin de la empresa: El tipo particular de organizacin
de la empresa, obviamente afectar la organizacin de la
auditoria interna. Si est organizada en base a lneas o grupos de
productos, como productos de consumo e industriales, la funcin

se auditoria ser tambin a travs de stas lneas.

Tamao y Dispersin: El tamao naturalmente, en la mayora
de los casos tiene una importante relacin con la organizacin
del departamento de auditoria. Como la empresa va amplindose
sern necesarios ms auditores. Sin embargo, en algn punto
entra en juego la ley de compensacin por la disminucin.
DIRECCION:
Perfil del puesto: Planear, coordinar y dirigir la ejecucin de
auditoras a todas las unidades administrativas (direcciones,
departamentos,

secciones,

oficinas)

que

conforman

organizacin, as como a las funciones que de ellas dependen.

Reclutamiento y seleccin:

la

GERENCIAS:
Perfil del puesto: Disponer la ejecucin de auditoras a las
unidades administrativas y actividades de la organizacin que le
fueron asignadas a auditar, de conformidad con el plan o
programa general de auditoria e instrucciones especiales o
extraordinarias que reciba del director de auditoria. Mantener
permanentemente informado al director de auditoria sobre el
avance de las auditorias y los problemas principales que se van
presentando.
Reclutamiento y seleccin:

ENCARGADOS:
Perfil del puesto: Llevar a cabo los trabajos de auditoria a las
unidades administrativas y actividades de la organizacin y
atender

instrucciones

especiales

de

revisin

que

se

le

encomienden. Trabajar con independencia en la ejecucin de sus

asignaciones, las cuales son revisadas por un supervisor para

asegurar consistencia y competencia profesional en todos los

trabajos que se le confen. Recibir asignaciones con instrucciones
generales con respecto a propsitos y objetivos a perseguir y el
tratamiento de problemas que se puedan presentar.
Reclutamiento y seleccin:

Atributos y cualidades
Estructura operativa:
La estructura operativa son los elementos bsicos a considerar para el
ejercicio de la auditoria interna, partiendo del programa de trabajo, los
programas especficos de auditoria a aplicar, el uso de ndices y
catlogo de marcas a utilizar en la elaboracin de los papeles de
trabajo, y los cuestionarios a emplear para evaluar los objetivos del
control interno por ciclos de transacciones.

Sistema de ndices

Indizacin: Es el hecho de asignar ndices o claves de identificacin

que permiten localizar y conocer el lugar exacto donde se encuentra
una cdula dentro del expediente o archivo de referencia permanente y

el legajo de auditoria. Los ndices son anotados con lpiz rojo en la

parte superior derecha de la cdula de auditoria.
El sistema de ndices, o los ndices de auditoria pueden ser de las
siguientes

clases:

alfabticos,

numricos,

alfanumricos

existen

variantes de utilizacin de maysculas, minsculas o combinacin de

ambas. En fin, la diversidad puede ser tan grande como imaginacin
tenga el auditor; sin embargo, la decisin de los ndices a utilizar, debe
ser definitiva puesto que no resulta ni prctico cambiar los ndices una
vez que stos han sido ya definidos y consignados en los papeles de
trabajo.

Ventajas:

Simplifica la localizacin, dentro de los papeles de trabajo,

de una cuenta, rubro, rea u operacin sujeta a auditoria o

en proceso de auditarse.
Simplifica la localizacin de evidencias que soportan el

informe de auditora.
Simplifica la revisin del avance de la auditoria ya que
constituyen un medio de ordenacin de los papeles de

trabajo.
Ayuda al control de la auditoria, ya que al asignarse un
lugar y clave especfica para cada cdula se elimina el

riesgo relativo de una eventual duplicidad de trabajo.

Facilita la secuencia entre auditorias, ya que por lo general

trabajos similares se localizarn con el mismo ndice.

Facilita la elaboracin del informe.

Marcas de auditoria:
Son smbolos utilizados por el auditor para sealar en sus
papeles de trabajo el tipo de revisin y pruebas efectuadas.
Las marcas de auditoria a utilizar infieren mucho en el criterio
de los auditores. Habr algunos que estandarizan las marcas
para que sean utilizadas por todo el grupo de auditores. Habr
otros que dejan al criterio de cada supervisor, encargado o
auditor auxiliar el uso de marcas; es decir sin obedecer a un
estndar especfico. Y an habr otros que estandarizan ciertas
marcas para propsitos comunes y especficos y dejan al libre

albedro del grupo de auditores la aplicacin o uso de otras

marcas adicionales.
Existe un comn denominador que siempre deber ser acatado y
respetado, dejar constancia en papeles de trabajo del significado
de las marcas utilizadas en la auditoria.
Beneficios:
Facilita el trabajo y aprovecha el espacio al anotar, en una sola
ocasin, el trabajo realizado en varias partidas.
Facilita su supervisin al poderse comprender

en

forma

inmediata el trabajo realizado.

Ejemplo:

Programa de auditoria:
Un programa de auditoria es una herramienta que sirve para
planear, dirigir y controlar el trabajo de auditoria a efectuar a
una

unidad

administrativa,

actividad

rubro

contable.

Representa el especificar claramente los pasos y acciones a

seguir para la consecucin de la auditoria, indicando los
procedimientos a aplicar, la extensin de su aplicacin y su
relacin o conexin con los papeles de trabajo.
El programa de auditoria debe delinear todos los procedimientos
que el auditor considere necesarios para expresar una opinin
sobre los estados financieros para el cliente.

Propsitos:

Aporta evidencia de la planificacin apropiada del trabajo

y hace posible un examen del alcance previsto de la

auditoria.
Sirve de gua a los miembros menos experimentados del

personal.
Aporta evidencia del trabajo realizado.
Es un medio para controlar el tiempo invertido en un

trabajo.
Aporta evidencia de la consideracin del control interno en
relacin con los procedimientos de auditoria previstos.

Cuestionario para evaluar el control interno:

El propsito de evaluar y estudiar el control interno por ciclos de
transacciones obedece a la conveniencia de agrupar a stas en
un ciclo de operaciones relacionadas a fin de no perder su propia
dinmica individual, enfoque que no se da cuando se trata de
revisar

una

actividad

independiente.

transaccin

en

forma

aislada

Los sistemas de control interno usados por el cliente, se disean

para realizar diversas funciones que normalmente son:

Comprobar la exactitud de sus registros contables

Salvaguardar el activo contra todo fraude
Promover la eficiencia de la operacin
Estimular la observancia estricta de las polticas de la
empresa

Control de horas trabajadas y horas no productivas en

Auditoria
Objetivo
Contar con un elemento de control adecuado y oportuno que permita conocer
las horas empleadas en auditoria (Productivas) y las horas en que el auditor
interno se encuentre sin asignacin de trabajo directo en auditoria (no
productivas en auditoria).
Importancia
El establecimiento de un sistema de control de tiempos de cada uno de los
miembros del grupo de auditora, permite conocer en que se ha invertido su
tiempo laborable, cmo se ocup, qu se hizo, cundo se hizo. Es de alta
utilidad para efectos de control de tiempo empleado en una asignacin de
auditoria.

Reportes peridicos de ocupacin de tiempo

Es una cdula que permite conocer y controlar el tiempo invertido u ocupado
por cada uno de los miembros del grupo de auditoria interna. Su llenado se
har bajo las siguientes indicaciones: Cada auditor elaborar su propia cdula,
pondr su nombre y puesto que ocupa; es aplicable a todos los miembros del
grupo de auditoria interna, desde el director hasta el auditor auxiliar; con una
cruz se sealar el cuadro aplicable si el reporte corresponde a la primera y
segunda quincena del mes y ao a informar. A efecto de evitar reticencia por
parte de los auditores para elaborar su cdula quincenal de control de tiempos,
resulta conveniente que su paga quincenal se haga contra entrega de la cdula
correspondiente debidamente requisitada.

El archivo de auditoria interna

Objetivo
Contar con un sistema de archivo completo, ordenado y debidamente
resguardado que conserve la historia de la funcin de auditora interna y

proporcione informacin y documentacin que soporte su actuacin y sirva de

apoyo para la planeacin y programacin de sus actividades.

Importancia
El archivo de auditora interna es importante como cualquier otro archivo de la
organizacin. Conserva la historia de la funcin y sus intervenciones en las
diversas unidades administrativas, actividades o reas auditadas. Es de
permanente consulta para la administracin y otros niveles de jerarqua
autorizados. Permite, conocer la evolucin de las auditoras realizadas y el
desarrollo de la organizacin atendiendo al cumplimiento de observaciones y
recomendaciones presentada.

Estructura funcional
La estructura funcional del archivo de auditora interna se divide en tres reas
principales:

Archivo de administracin interna: Este archivo es bsico y

determinante para que el director de auditora interna se apoye en l
para administrar la funcin de la que es responsable. Contiene un
expediente personal de todos y cada uno de los miembros del grupo de
auditoria, es necesario para que el director de auditora pueda controlar
y administrar al personal con que ha sido dotado su grupo. Esta rea de
archivo ser responsable de conservar y controlar los aspectos
presupustales, programticos, gastos, uso de mobiliario incluyendo
vehculos, adems de la guarda y proporcionamiento de programas,

material y cuestionarios de auditoria.

Archivo de auditoras realizadas: Esta rea de archivo debe estar
celosa y severamente protegida. Guarda y custodia los expedientes y
papeles de trabajo de las auditorias e intervenciones realizadas,
incluyendo el archivo de referencia permanente.Archivo general
Conservara

toda

la

correspondencia,

de

entrada

de

salida,

debidamente clasificada en expedientes. Resulta prctico que en el

expediente aplicable se incluya una copia de cada informe de auditora
realizada as como de las acciones de seguimiento y respuesta a las

recomendaciones de auditora.
Archivo general: Conservara toda la correspondencia, de entrada y de
salida, debidamente clasificada en expedientes. Resulta prctico que en
el expediente aplicable se incluya una copia de cada informe de
auditora realizada as como de las acciones de seguimiento y respuesta
a las recomendaciones de auditora.

Evaluacin de desempeo de personal

Objetivo
La evaluacin peridica del personal tiene como objetivo informar a los
diversos niveles de la administracin, el director, gerentes y supervisores de
auditora de las habilidades del personal de auditora interna, as como de la
forma como se ha venido desempeando.
Importancia
La evaluacin proporciona importante informacin bsica para promociones,
definir remuneraciones, transferencias e, inclusive, remociones. Tambin es
una valiosa herramienta para efectos de entrenamiento. Las evaluaciones de
personal normalmente son efectuadas al finalizar cada asignacin de trabajo;
integrndose en un resumen anual en el que concurrieron diferentes
supervisores para evaluar a un auditor. Las evaluaciones guardan una
naturaleza constructiva y son bsicas para ayudar en el progreso y desarrollo
de las personas

Cuestionario de evaluacin
Es una hoja de evaluacin donde se encuentran preguntas para el encargado,
auxiliares, supervisores de la auditoria, a continuacin se presenta un ejemplo:

Capacitacin y entrenamiento
Concepto
Es una parte del proceso de la administracin de recursos humanos mediante
la cual se mantiene permanentemente actualizado y preparado al personal
para hacer frente y atender las necesidades de una organizacin en el mundo
cambiante donde acta.
Objetivo
Tiene como objetivo el prepararlo para atender las necesidades de la
organizacin, desarrollarlo como un incentivo acorde con el crecimiento de la
misma, mantenerlo actualizado a la luz de las condiciones cambiantes del
entorno general en que gravita la propia organizacin; es decir, hacerlo cada
vez ms til a s mismo y a quin le presta sus servicios.
Importancia

Es importante ya que pasado cierto tiempo surgen nuevas tcnicas,

disposiciones y reglamentaciones, nuevos equipos, sistemas, ideas; en sntesis,
innovaciones que desplazan, actualizan o modernizan lo que actualmente est
en uso. Por tanto, el director de auditora interna deber desarrollar un
programa vigoroso de capacitacin y entrenamiento no slo para el personal
de nuevo ingreso, sino tambin para mantener siempre al corriente a su
plantilla actual. El programa de capacitacin y entrenamiento debe ser
incorporado o formar parte de su programa de trabajo anual.

Capacitacin Interna
En la capacitacin y entrenamiento interno, es decir, sobre la marcha, llega a
la mente la necesidad de resolver problemas, hecho que permite evaluar la
capacidad, conocimientos, calidad y experiencia de cada auditor. Las acciones
ms relevantes en la capacitacin interna son los siguientes:

Capacitacin Externa

Esta puede provenir de diferentes fuentes, partiendo desde un alto nivel hasta
un bajo nivel por clasificarlo as. La importancia de estas capacitaciones son la
concrecin de los temas tpicos en que se requiere actualizarse el auditor
interno, que no son muy largos, y que por lo regular se ofrecen en horarios y
condiciones aceptables para los participantes.

http://es.slideshare.net/makaborquez/independencia-de-auditores-internos-yexternos