DEFINIENDO LAS RELACIONES PBLICAS

Lic. Natalia Martn

Portal de RRPP

Las Relaciones Pblicas son un conjunto de acciones de comunicacin estratgica

coordinadas y sostenidas a lo largo del tiempo, que tienen como principal objetivo
fortalecer los vnculos con los distintos pblicos, escuchndolos, informndolos y
persuadindolos para lograr consenso, fidelidad y apoyo de los mismos en acciones
presentes y/o futuras.
Las Tcnicas de Relaciones Pblicas utilizan los mensajes escritos, la oratoria, la
negociacin y la PNL como herramientas en su gestin e implementa tcnicas de
marketing, publicidad y administracin para complementar y reforzar su desempeo en
el marco de un entorno social particular y nico que debe ser estudiado con mximo
esmero para que esas acciones puedan ser bien interpretadas y aceptadas por los
distintos pblicos a quines se dirige un mensaje.

RELACIONES PBLICAS EXTERNAS

Accionistas, inversionistas, organizaciones financiadoras
Clientes: actuales y potenciales
Proveedores
Gobierno
Comunidad y MMC

1. ACCIONISTAS, INVERSIONISTAS, ORGANIZACIONES FINANCIADORAS

Informacin a proporcionar
Adems de presentar balances generales que muestren el estado actual de la empresa y
los dividendos percibidos, a este pblico le interesa conocer:

Desarrollo potencial de la empresa: esta informacin no debe estar llena de datos

innecesarios, lo importante es la proyeccin a futuro inmediato de la empresa.
Competitividad
Inversiones en investigacin y mejoras de productos.
Adquisiciones y fusiones.

Tambin se le proporcionar informacin que les permita discutir o platicar con

fundamento sobre la mesa, con tema como:

Situacin financiera en general, misma que debe ser explicada con detalle.
Productos y servicios, sus caractersticas y variedad. Una buena estrategia es el
obsequio de muestras de productos nuevos, es de hecho importante que sean lo
primero en conocerlos.
Actividades de investigacin, contempladas en trminos de progreso de la
empresa, incluyendo la informacin de la inversin realizada en ellas y la
repercusin en la reduccin de dividendos.
Situacin de MKT. Productos, ventas, campaas, investigacin de mercado y
resultados de la misma, son temas importantes para este pblico.
Relaciones laborales. Informacin sobre contratos colectivos, nuevos puestos,
problemas sindicales y aumentos en sueldos.

Situacin administrativa en general. Objetivos de la empresa, polticas y planes

generales, nuevos sistemas y procedimientos relevantes, nuevos equipos,
expansin de la empresa, resultan temas de importancia que mantendrn a este
pblico integrados al sistema administrativo general.

Medios de comunicacin
El ideal y ms recomendable es el contacto personal, sin embargo por falta de
tiempo el ms empleado es la reunin. Esta suele realizarse una vez al ao,
presentndose toda la informacin necesaria.
Existen medios auxiliares como:
Comisario: Es una persona legalmente considerada contacto de la
asamblea con la empresa. Se llega a pensar que es un puesto
decorativo que no sirve de muchos, sin embargo puede ser un medio
de comunicacin eficaz que permita la armona y la realizacin de
objetivos sin obstculos.
Informe anual: en l se incluyen informaciones que marca la ley
(balances), mismas que permiten darles a conocer la situacin general
de la empresa. Este medio debe cumplir varios aspectos: a)
oportunidad en su entrega, antes de la reunin anual; b) accesibilidad
a todos los accionistas, con respecto al nivel cultural, en temas de
contabilidad, MKT y produccin; c) atraccin, que incluya grficos,
colores e ilustraciones.
Otros medios: existen medios alternativos que pueden ser usados
frecuentemente como:
a)
Correspondencia: carta de bienvenida, por ejemplo,
a nuevos accionistas, firmada por altos funcionarios, donde
se ponga a su disposicin toda la informacin necesaria y
se le invite a visitar la empresa. Otro ejemplo es informar
sobre cada accin que se realice y sea importante que
conozcan.
b)
Informes especiales: son espordicos, en ellos se
informa sobre la marcha de la organizacin.
c)
Anexo al sobre de dividendos: en ste se presentan
aclaraciones pertinentes.
Otro aspecto importan a considerar en este pblico, es el cuidado en las relaciones con
asesores de inversionistas como: sociedades de inversin, Bolsa de Valores y bancos, ya
que mucho depende de ellos las decisiones de este sector.

Organizaciones financiadoras
En esta clasificacin se consideran:
Proveedores
Organizaciones arrendadoras de bienes e inmuebles
A ellas se le presenta prcticamente la misma informacin, poniendo nfasis en los
posibles cliente, las investigaciones de mercado y la competitividad. Es importante
destacar ante ellos la solidez futura de la empresa.
Aqu el especialista en Relaciones Pblica es el vnculo primordial al fungir como asesor
de la empresa ante el pblico.

2. CLIENTES ACTUALES Y POTENCIALES

Existen dos conceptos de MKT (segn Philip Kotler):
Concepto antiguo: la empresa hace uso de todos sus recursos y de sus producto como si
fueran ms o menos fijos, responsabilizando al departamento o rea de MKT de que
genere ventas suficientes para que la produccin siga en marcha. Parte de los productos y
considera que las funciones de MKT se deben realizar en relacin con los productos o
servicios con que ya cuenta la empresa.
Concepto nuevo: parte de los clientes actuales y potenciales de la empresa y busca la
obtencin de utilidades, a travs de satisfacer, mediante productos y servicios,
necesidades de los clientes, intentando lograrlo mediante un programa integral de MKT
que abarca toda la empresa
Este ltimo concepto puede rendir ms frutos a las empresas y puede satisfacer mejor las
necesidades de los clientes.
Las RP con los clientes actuales y potenciales son una de las partes ms importantes y
vitales del programa completo de relaciones pblicas de la organizacin.
Ninguna organizacin puede esperar que sus productos, as como su actuacin general,
guste a todo el pblico, ni tampoco que pueda satisfacer los caprichos e idiosincrasia de
todos los clientes. Sin embargo lograr este objetivo debe ser una aspiracin de la
organizacin y especialmente de quienes dirigen las RP.
Los clientes reales son un importantsimo vehculo trasmisor de imagen de la
organizacin, sus opiniones son tenidas en cuenta por los clientes potenciales.
Un cliente insatisfecho habla ms de la empresa que un cliente satisfecho, por iniciativa
propia se dedican a retrasmitir la mala imagen que les caus, lo que perjudica
notablemente las RP de la empresa en general.
Preceptos bsicos
Tener en cuenta los puntos de vista de los clientes. En ocasiones se subestima el
coeficiente intelectual del pblico, con mensajes publicitarios de mal gusto y carentes del
ms mnimo ingenio y creatividad. Algunos alegan que los comerciales que disgustan son
los ms efectivos, ya que se gravan en la mente.

Ser veraz en la comunicacin con los clientes. Al igual que con otro pblico, la
organizacin debe ser sincera y veraz. En primer lugar por tica, en segundo lugar porque
un dato falso puede dar beneficios inmediatos pero a la larga acarrea desprestigio. Este
punto debe considerarse en planes de campaas publicitarias o de promocin de ventas.
Atender invariablemente con esmero a los clientes . Se conoce como buen servicio o
buena atencin.
Informacin que se debe obtener de los clientes
Se deben tener en cuenta los puntos de vista de los clientes en cuanto a los productos y
servicios y su opinin o imagen de la organizacin en general. Para lo primero se emplean

tcnicas de investigacin de mercado; para lo segundo se emplean diversos medios

como: la encuesta de opinin, anlisis de reclamaciones o quejas de los cliente y buzones
de sugerencias espaciales de los cliente.
Informacin que se debe proporcionar a los clientes
Se puede pensar por lgica que lo ms importante es dar a conocer las caractersticas de
los productos y servicios, pero hay otras informaciones que repercuten principalmente en
la imagen que el cliente se forme de la empresa, como:
1. Informacin respecto a lo que es la organizacin.
2. Informacin referente a la contribucin de la organizacin para el desarrollo y
bienestar de la comunidad (este punto se explica ampliamente en las RPO con el
gobierno)
3. Informacin sobre mejoras de la organizacin.
Medios de comunicacin con los clientes
Para proporcionar las informaciones mencionadas los medios ms efectivos son:
1. Publicidad institucional. (no de productos o servicios) Se presenta a travs de
MMC. Abarca a todos los pblicos de la organizacin.
2. Publicaciones privadas y folletos.
3. Visitas a la organizacin. (se trata en el tema de RP con la Comunidad)
4. Exposiciones.