PMI - Taller de Riesgos 092012 v2 - 0

Seamos parte de la solucin!
Taller de Gestin de Riesgos
Mara Carolina Vacas, PMP

carolinavacas@outlook.com
Septiembre 2012
Objetivo del Taller
Difundir las buenas prcticas en Gestin de Riesgos que

propone el PMI.
Invitar a las personas implicadas en proyectos a que se

involucren, aun ms, en el proceso de Gestin de Riesgos.
Cmo trabajaremos en este Taller?
Terico - Prctico
El caso prctico se refiere al desarrollo de un sitio web para una

Aseguradora.
Nos organizaremos por grupos de perfiles para trabajar en los

riesgos:
Grupo 1: Analistas Programadores

Grupo 2: Testers
Grupo 3: Jefes de Proyecto
Grupo 4: Ingenieros de Infraestructura y Operaciones
Grupo 5: Clientes, Gerentes
Grupo 6: Oficina de Proyectos (PMO)
Agenda
Introduccin
Qu es Riesgo?
Qu es la Administracin de Riesgos?
Procesos de la Administracin de Riesgos
Recomendaciones
Agenda
Introduccin
Qu es Riesgo?
Recomendaciones
Introduccin
Procesos de software
Cambio continuo de requisitos.

Estimaciones hechas con amplio grado de ambigedad.
Cambios tecnolgicos en periodos cortos.
Rapidez de desarrollo de cdigo dependiente de la experiencia
del desarrollador.
Proyectos atrasados y por encima del

presupuesto.
Cdigo con bugs peligrosos.
Software terminado pero nunca utilizado.

Introduccin
Estado del arte de los proyectos de TI
Fuente: The Chaos Report (2010) Standish Group

Agenda
Introduccin
Qu es Riesgo?
Recomendaciones
Qu es Riesgo?
Un riesgo se entiende como un evento o condicin incierta

que en caso de ocurrir puede tener un impacto positivo o
negativo sobre cualquiera de los objetivos del proyecto

(tiempo, costo, alcance, recursos, satisfaccin del cliente).
(Fuente: PMI PMBoK).
Qu es Riesgo?
Un riesgo es un problema que an no ocurri:

Se ubica en el futuro.
Es posible pero no seguro que ocurra.

Tiene efecto al menos en uno de los objetivos del proyecto.
Sus efectos potenciales cambian con el tiempo.
Qu es Riesgo?
Veamos un ejemplo...
Proyecto: Desarrollo de Aplicacin

1. El desarrollo lo har un proveedor y tiene dos hitos de entrega:
28/09 y 31/10.
2. Se debe comprar un servidor que debe estar operativo el 20/11.

3. Existen restricciones de presupuesto.
Qu es Riesgo?
Proyecto: Desarrollo de Aplicacin
06/09 En reunin de seguimiento, se detecta que el
Proveedor est atrasado respecto a lo planificado y podra no
cumplir con el hito del 28/09.
Inicio
27/08
Fin
31/08
06/09
28/09
31/10
31/08 En reunin de Comit, se informa que no hay

presupuesto para la compra de HW.
Existen riesgos?
20/11
15/12
Agenda
Introduccin
Qu es Riesgo?
Recomendaciones
Involucra los procesos necesarios para maximizar la

probabilidad e impacto de los posibles eventos positivos y
minimizar la probabilidad e impacto de los posibles eventos

adversos.
Planificar
la gestin
de riesgos
Identificar
Analizar
Comunicar
Planificar
respuesta
Seguir y
controlar
Si uno no ataca los riesgos activamente,
los riesgos lo atacan activamente a uno.
Tom Gilb
Agenda
Introduccin
Qu es Riesgo?
Recomendaciones

Planificar la Gestin de Riesgos
Planificar
la gestin
de riesgos
Identificar
Analizar
Planificar
respuesta
Seguir y
controlar
Comunicar
Establecer el enfoque de la gestin de riesgos del proyecto:

Cmo identificaremos riesgos?
Qu tipologas utilizaremos para clasificar los riesgos?
Cmo realizaremos el seguimiento y control?

Cules son los niveles de exposicin (probabilidad vs.
impacto)?
Cmo y a quin se escalarn los riesgos?
Qu plantillas y/o herramientas utilizaremos?

Identificar Riesgos
Planificar
la gestin
de riesgos
Identificar
Analizar
Planificar
respuesta
Comunicar
Riesgos Conocidos
Directos: aquellos que estn bajo mi control.
Indirectos: aquellos que no estn bajo mi control.
Riesgos Desconocidos
Siempre habr riesgos que no logr identificar:
Debo dejar reservas de contingencia para manejar esta

incertidumbre.
Seguir y
controlar

Identificar Riesgos
Quines identifican riesgos?
Equipo de proyecto
Equipo de desarrollo
Equipo de QA & Testing
Proveedores
Jefe de Proyecto
Cliente / Sponsor
Otros
Expertos en reas relacionadas con el proyecto (Operaciones, Calidad)
Gerentes y Subgerentes
Oficina de Gestin de Proyectos (PMO)

Identificar Riesgos
Cmo se identifican los riesgos?
Tormenta de ideas (brainstorming)
Anlisis de supuestos
Anlisis de causa raz
Anlisis FODA
Checklist

Identificar Riesgos
Cmo categorizo los riesgos?
Tcnico
Externo
Gestin
RRHH
Legal
Presupuesto
La tecnologa con la que trabaja el proyecto ha sido probada?

Es estable?
Existe soporte?
Cumple con las normativas de la organizacin?
Se trabaja con proveedores?

El cliente contrata proveedores y el Lder de Proyecto no tiene contacto con ellos?
Las compras que debo realizar en el exterior llegan oportunamente?
El Sponsor est claramente definido?

El equipo de proyecto asiste a las reuniones de S&C?
El proveedor asiste a las reuniones de S&C?
La organizacin tiene una metodologa de gestin?
Existen restricciones en la solicitud de RRHH?

Qu nivel de compromiso tienen los interesados en el proyecto?
El equipo de desarrollo tiene los skills necesarios que requiere el proyecto?
Normativas / leyes que produzcan un impacto en el proyecto.
La organizacin cumple con los nuevos requisitos de importacin?
La seguridad de los datos de las personas est alineada a la normativa vigente?
El presupuesto para realizar el proyecto es restringido?
Debo gastar el presupuesto slo en determinadas actividades?

Identificar Riesgos
Cmo documento los riesgos?
Para asegurar que estn bien expresados usamos la
representacin de Gluch:
Dado que...
Causa
Entonces (posiblemente)...
Consecuencia

Identificar Riesgos
Cumplimiento del hito Desarrollo
Gluch
Dado que en reunin de

seguimiento se detecta un retraso
en las actividades planificadas por
parte del proveedor en el hito
Desarrollo, posiblemente el
proveedor no cumpla la fecha de
entrega pactada para el da 28/09.
Dado que en reunin de seguimiento

se detecta un adelanto en las
actividades planificadas por parte del
proveedor en el hito Desarrollo,
entonces posiblemente se adelante la
fecha de entrega pactada para el da
28/09 y se pueda avanzar
tempranamente con el siguiente hito.

Tips para la Identificacin de Riesgos
Involucrar expertos de distintas reas para lograr mejores resultados

(Operaciones, QA, reas Cliente involucradas, entre otros).
Dedicar tiempo especfico del proyecto a la tarea de identificar riesgos.
Documentar TODOS los riesgos identificados.
Incluir riesgos dentro del contexto del proyecto y que ameriten

acciones. Por ejemplo, el riesgo de bomba nuclear es poco prctico
Combinar las herramientas de identificacin de riesgos (checklist, FODA,

tormenta de ideas).

Manos a la obra...
1. Enumerar al menos 3 riesgos del proyecto desde su rol:
Utilizar tcnica de brainstorming.
2. Clasificar los riesgos identificados:
Tcnico, Externo, Gestin, RRHH, Legal, Presupuesto
3. Documentar los riesgos:
Dado (causa)....entonces (consecuencia)...
4. Comunicar los riesgos a la Organizacin.

Analizar Riesgos
Planificar
la gestin
de riesgos
Identificar
Analizar
Planificar
respuesta
Comunicar
Priorizar la lista de riesgos mediante atributos para planificar

las acciones de respuesta
Hay dos enfoques para el anlisis:
1. Cualitativo: asigna valores relativos a los atributos con
el fin de determinar una calificacin que permita priorizar
(enfoque subjetivo). Probabilidad vs. Impacto.
2.
Cuantitativo: asigna valores numricos y usa tcnicas

estadsticas para evaluar los resultados.
Seguir y
controlar

Analizar Riesgos - Cualitativo
Probabilidad
Bajo
Medio
Alto
Escasa probabilidad de ocurrencia, pero no nula.

Generalmente se mitigan sin mayor intervencin del JP.
De no mediar alguna accin de mitigacin, el riesgo tiene

probabilidades de materializarse en el corto o mediano
plazo.
Materializacin inminente de no mediar alguna gestin
oportuna y efectiva.

Alcance
Impacto
Bajo
Medio
Alto
Calidad
Tiempo
Costo
reas secundarias de
alcance afectadas
Las aplicaciones dependientes

se ven afectadas.
<5%
<10%
reas principales de
alcance afectadas.
La reduccin de la calidad
requiere la aprobacin del
Sponsor.
>=5% - <10%
>10% -<20%
Reduccin del alcance

inaceptable para el
Sponsor / El producto es
inservible para el Cliente.
Reduccin de la calidad
inaceptable para el Sponsor /
El producto es inservible para
el Cliente.
>=10%
>= 20%

Impacto
Matriz de
Exposicin
Probabilidad
Bajo
Medio
Alto
Bajo
Medio
Alto
Escalamiento de Riesgos
Mantener informado al Coordinador (jefe directo)
Comunicar a Cliente y Coordinador
Comunicar de inmediato a Cliente y Coordinador

Tips para el Anlisis de Riesgos
Evitar las discusiones largas en la calificacin y usar el sentido

comn.
Intentar al mximo cuantificar en das o $$$ los impactos

sobre costo y cronograma que suelen ser los ms comunes.

Nombre: Cumplimiento del hito Desarrollo
Descripcin: Dado que en reunin de seguimiento se detecta un
retraso en las actividades planificadas por parte del proveedor en el
hito Desarrollo, posiblemente el proveedor no cumpla la fecha de
entrega pactada para el da 28/09.
Clasificacin: Externo
Probabilidad: Medio
Impacto: Alto (retrasa ms del 10% los plazos del proyecto)
Exposicin: Alto
Fecha de Materializacin: 28/09.
Escalamiento: urgente a Cliente y Coordinador (o jefe directo)


Manos a la obra...
1. Calificar los riesgos en base a Probabilidad e Impacto:
Tenga en cuenta los mbitos de impacto alcance, costo,

calidad, tiempo).
2. Especificar a quin escalar cada riesgo segn su

exposicin.

Planificacin de Respuesta a los Riesgos
Planificar
la gestin
de riesgos
Identificar
Analizar
Planificar
respuesta
Comunicar
Una vez identificados y analizados los riesgos es necesario

definir acciones de respuesta.
Este proceso consiste en:
Desarrollar y analizar alternativas de respuesta.

Tomar decisiones sobre acciones.
Asignar responsables de gestionar el riesgo.
Planificar la accin (plazos, presupuesto y seguimiento).
Seguir y
controlar

Planificacin de Respuesta a los Riesgos
Mitigacin: reducir el impacto o la probabilidad de ocurrencia
Contingencia: definir estrategias para mitigar el impacto del
riesgo si llega a materializarse.
Eliminacin: evitar completamente el riesgo, generalmente
eliminando la causa de la amenaza.
Transferencia: traspasar la responsabilidad del riesgo a alguien

fuera del proyecto.
Aceptacin: no tomar acciones y dejar que el riesgo ocurra

Planificacin de Respuesta a los Riesgos - Ejemplo
Cumplimiento del hito Desarrollo

Mitigacin: solicitar plan de mitigacin al proveedor y acordar un
seguimiento diario para validar el desvo.
Contingencia: negociar con el cliente la fecha de paso a produccin.
Eliminacin: cambiar de proveedor.
Transferencia: penalizar al proveedor mediante una multa (segn

contrato).
Aceptacin: vigilar el avance del proveedor sin tomar acciones.

Descripcin: Dado que en reunin de seguimiento se detecta un retraso en las
actividades planificadas por parte del proveedor en el hito Desarrollo, posiblemente el
proveedor no cumpla la fecha de entrega pactada para el da 28/09.
Probabilidad: Medio
Exposicin: Alto
Responsable: Jefe de Proyecto
Estrategia: Mitigacin: solicitar plan de mitigacin al proveedor y acordar un
Evento de disparo: si al da 18/09 el Proveedor no cuenta con el 80% del hito
terminado, se activa la contingencia.

Tips para la Planificacin de Respuesta a los Riesgos
A todo riesgo identificado debe definirse explcitamente su accin
de respuesta.
Recomendable que las acciones de mitigacin estn
acompaadas de un plan de contingencia.
Para riesgos a los que se defina plan de contingencia debe
definirse el evento de disparo (momento en el que se activar el
plan de contingencia).

Tips para la Planificacin de Respuesta a los Riesgos
Tenga en cuenta todos los costos y tiempos asociados a la
mitigacin y contingencia (suele ser del 2% al 5% del presupuesto
total).
Cuanto antes se inician las acciones de mitigacin, estas suelen ser
ms efectivas.
Tener en cuenta el marco de tiempo (fecha de ocurrencia) de
materializacin del riesgo en la definicin de las acciones de
respuesta.
Toda accin debe tener un responsable asignado.

Manos a la obra...
1. Para cada riesgo, establecer una estrategia de respuesta
(mitigacin, eliminacin,...etc.).
2. Definir evento de disparo y contingencia asociada.

3. Asignar un responsable.
4. Planificar la accin: seguimiento, plazos.

Seguimiento y Control de Riesgos
Planificar
la gestin
de riesgos
Identificar
Analizar
Planificar
respuesta
Comunicar
Definir una estrategia de seguimiento para conocer el

estado de los riesgos identificados y descubrir nuevas
fuentes de riesgo.
Controlar los riesgos mediante la ejecucin de las
acciones planificadas corrigiendo las desviaciones de
dichas acciones.
Es un proceso permanente a lo largo del ciclo de vida del
proyecto.
Seguir y
controlar

Seguimiento y Control de Riesgos - Actividades
Identificar, analizar y planificar acciones de respuesta
sobre nuevos riesgos.
Actualizar el estado de los riesgos.
Reevaluar los atributos de los riesgos previamente
identificados.
Verificar los resultados de las acciones de respuesta.

Seguimiento y Control de Riesgos - Actividades
Monitorear los eventos de disparo para activar los planes de
contingencia.
Verificar el estado de los recursos (personas, presupuesto, etc).
Implementar cambios al proyecto que pueden surgir del proceso de
administracin de riesgos.
Crear plantillas de riesgos, respuestas a los riesgos, checklists que
contribuyan a la informacin histrica de la organizacin.


Descripcin: Dado que en reunin de seguimiento se detecta un retraso...
Probabilidad: Medio
Exposicin: Alto
Responsable: Jefe de Proyecto
Estrategia: Mitigacin: solicitar plan de mitigacin al proveedor y acordar un
Evento de disparo: si al da 18/09 el Proveedor no cuenta con el 80% del hito
terminado, se activa la contingencia.

Comunicacin de los Riesgos
Planificar
la gestin
de riesgos
Identificar
Analizar
Planificar
respuesta
Comunicar
Intercambiar informacin sobre riesgos con todos los niveles de la

organizacin:
Desde el inicio del proyecto presentar a todos los involucrados la
manera en que se administrarn los riesgos.
Presentar la herramienta de gestin de riesgos.
Al menos una vez a la semana informar el estado de los riesgos a los
involucrados (Cliente, equipo, etc.)
No solo es necesario comunicar sino tambin hacerlo adecuadamente:
Evitar ser alarmista
No informar solo los riesgos sino enfocarse en las acciones de
respuesta
Seguir y
controlar
Agenda
Introduccin
Qu es Riesgo?
Recomendaciones
Recomendaciones
Administrar riesgos contribuye de forma efectiva al xito del

proyecto.
El enfoque preventivo de la administracin de riesgos (lidiar con

situaciones potenciales) es ms econmico que un enfoque
correctivo (lidiar con problemas).
El uso de las buenas prcticas y marcos de trabajo facilita la

administracin de los riesgos.
Uso de artefactos simples para promover la identificacin de riesgos.
La gestin de riesgos es un rea compleja que requiere de mucha

prctica para alcanzar la madurez.
Dudas y consultas?
Muchas gracias!
carolinavacas@outlook.com

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Objetivo del Taller

Difundir las buenas prcticas en Gestin de Riesgos que

Invitar a las personas implicadas en proyectos a que se

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Cmo trabajaremos en este Taller?

El caso prctico se refiere al desarrollo de un sitio web para una

Nos organizaremos por grupos de perfiles para trabajar en los

Grupo 1: Analistas Programadores

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Fuente: The Chaos Report (2010) Standish Group

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Un riesgo se entiende como un evento o condicin incierta

negativo sobre cualquiera de los objetivos del proyecto

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Un riesgo es un problema que an no ocurri:

Es posible pero no seguro que ocurra.

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Proyecto: Desarrollo de Aplicacin

2. Se debe comprar un servidor que debe estar operativo el 20/11.

31/08 En reunin de Comit, se informa que no hay

Procesos de la Administracin de Riesgos

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Involucra los procesos necesarios para maximizar la

minimizar la probabilidad e impacto de los posibles eventos

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Procesos de la Administracin de Riesgos

Establecer el enfoque de la gestin de riesgos del proyecto:

Cmo realizaremos el seguimiento y control?

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Indirectos: aquellos que no estn bajo mi control.

Debo dejar reservas de contingencia para manejar esta

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La tecnologa con la que trabaja el proyecto ha sido probada?

Se trabaja con proveedores?

El Sponsor est claramente definido?

Existen restricciones en la solicitud de RRHH?

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