INTRODUCCION:

MONITOREO DE EVENTOS DE TECNOLOGIA 2002, se ha elaborado para la

captacin de informacin del Instituto Nicaragense de Tecnologa Agropecuaria,
consiste en los controles de eventos dentro del marco de la planificacin operativa
2002 del INTA (POA 2002) y estarn asociadas a los desembolsos por medio de
cheques que cubrieron los gastos de estos eventos, todos estos cheques elaborados
por el INTA ya estarn registrados por fecha de emisin, n de de cheque y monto.
Este modulo se podra considerar sencillamente la herramienta operacional
para informatizar por medio de la grabacin de cada uno de los eventos en su
correspondiente programacin y/o planificacin por: componente, sub. componente,
actividad, tarea, sub. tarea, sub. sub. tarea y sub. sub. sub. tarea, desagregados
por departamento y oficina de extensin en donde fueron ejecutados los eventos. Con
respecto al municipio donde se realizo el evento, este ser seleccionado y/o digitado al
grabar el cada evento ya que la programacin fue realizada hasta oficina de extensin.
Toda esta informacin recopilada permitir reportar, cantidad de eventos realizados por
zonas, oficinas de extensin, departamentos y municipios adems del costo y tipo de
costo correspondiente al pago de alimentacin, hospedaje, alquiler, combustible, pago
a instructores y servicios de cafetera. Permitir as validar todas las rendiciones de
cuentas de cada cheque desembolsado por el INTA y cada zona del pas.

Para iniciar el proceso de enseanza en el manejo de este modulo, primeramente

describiremos cada uno de los datos solicitados en la pantalla de captura
informatizada.
Cdigo de Accin:

Este cdigo separado por puntos corresponde al siguiente

orden cronolgico:
a) Componente
b) Sub. Componente
c) Actividad
d) Tarea
e) Sub. Tarea
f) Sub. Sub. Tarea
g) Sub. Sub. Sub. Tarea

Zona:

Son todas las zonas en las cuales tiene se planificado

realizar actividades tecnolgicas
Descripcin completa del nombre del evento.

Nombre del Evento:

Fuente
Financiamiento:
Coordinador:
Tcnico Ejecutor:
Municipio:
Justificacin:
Objetivos:
Tema principal:
Fecha inicio:
Fecha final:
Participantes:

Datos del cheque

elaborado en el
INTA:

Datos del Cheque

elaborado en la
Zona:

Seleccionar fuente de financiamiento tales como:

a) A.I.F.
b) Gobierno
Digite o seleccione el nombre y apellido del coordinador del
evento.
Digite o seleccione el nombre y apellido del tcnico ejecutor
del evento
El objetivo de este campo es recopilar el nombre del
municipio exacto donde se realizo el evento.
Este campo permite digitar la justificacin resumida o
completa del evento.
Este campo por ser tipo MEMO, le permitir digitar todos los
objetivos posibles contenidos en el informe final del evento.
Por lo general del Tema Principal tiene mucho que ver con el
Nombre del evento.
Corresponde a la fecha en que inicio el evento.
Corresponde a la fecha de conclusin del evento, si el evento
duro solamente un da, esta fecha tendra que ser igual a la
fecha inicio.
En esta pregunta encontrara cuatro campos, uno
correspondiente al nmero total de participantes de mujeres y
otro al nmero total de hombres participantes, el campo total
corresponder a la suma de mujeres ms hombres.
a) Fecha del Cheque: Fecha del Cheque elaborado en el
INTA, (esta fecha es muy importante debido a que los
gastos ejecutados en dlares sern convertidos segn
la tasa de cambio a esta fecha.
b) Nmero del Cheque: Informacin referente al nmero
de Cheque.
c) Monto: Este ser el monto con que fue emitido segn
la contabilidad del INTA este cheque.
a) Fecha: Fecha en que fue emitido este cheque en la
zona.
b) Nmero de Cheque: Nmero de cheque emitido en la
Zona.

Elemento del Gasto:

Cantidad:
Monto:

c) Monto: Monto del cheque emitido en la zona, este

ser digitado segn documentacin original referente
al cheque.
Nombre del gasto realizado.
Cantidad de servicios de comida, das de viticos y/o
cualquier otro gasto realizado
Monto del gasto.

OPCIONES DEL MODULO:

a) Ingresar al Modulo de Monitoreo de Eventos de Tecnologia.
b) Filtrar pantalla de captura de eventos por componente, sub. componente,
actividad, tarea, sub. tarea, sub. sub. tarea, sub. sub. sub. tarea, Zona,
Departamento, Oficina de Extensin o Municipio programado fsicamente y
Financieramente por Planificacin y Seguimiento.
c) Buscar Actividades, tareas y/o eventos especficos.
d) Grabar un evento o actividad realizada.
e) Agregar una nueva accin
f) Borrar una tarea y/o accin especfica
g) Filtrar y/o seleccionar informacin especfica correspondiente a: Zona,
Departamento, Oficina de Extensin, programaciones nuevas (registros
nuevos).
h) Presentar programacin y ejecucin fsica financiera de la accin seleccionada.
i) Ver total de gastos realizados en el evento
j) Grabacin de los Resultados e Indicadores
k) Grabacin de los nombres de archivos vinculados al evento
l) Salir de este modulo.
A continuacin se detallara la forma de utilizar paso a paso cada una de estas
opciones:
a) Ingresar al Modulo de Monitoreo de Eventos de Tecnologa: Para ingresar al
modulo de Monitoreo de Eventos de Tecnologa, tendr que estar registrado con un
nombre de usuario y su clave secreta de acceso:
1. Estando en el escritorio de su Pc. haga doble clic en el icono
Monitoreo Tecnologa.lnk

, de esta forma ejecutara el modulo de Monitoreo e

Eventos de Tecnologa.
2. Digite su clave de
presione <ENTER>.

usuario

3. Digite su clave secreta de acceso y

presione <ENTER>, si su clave de
usuario y clave secreta son
correctas obtendr el acceso para
grabar,
buscar
y/o
modificar
registros. Aqu usted no podr
modificar registros ya grabados por
otros usuarios
b) Filtrar pantalla de captura de eventos por componente, sub. componente,
actividad, tarea, sub. tarea, sub. sub. tarea, sub. sub. sub. tarea, Zona,
Departamento, Oficina de Extensin o Municipio programado fsicamente y
Financieramente por Planificacin y Seguimiento: La programacin fsica
financiera es la informacin importada de Microsoft Project que considera la
programacin mes por mes de cada ao (2000, 2001 y 2003) tanto fsicamente como
financieramente de la actividad o tarea a realizar por Zona, Departamento, Oficina de
Extensin y Zona. Para ejecutar esta opcin haga clic en el botn
en la siguiente pantalla podr seleccionar

, seguidamente

c) Buscar Actividades, tareas y/o eventos especficos: Esta opcin le permitir

buscar eventos ya grabados, aqu usted podr localizar rpidamente los datos de un
evento especfico a travs de su n de evento,
nombre, fecha de realizacin y/o cualquier otro dato
relacionado al evento. Para ejecutar esta opcin
haga clic en el botn
, seguidamente en la
siguiente pantalla podr seleccionar y/o digitar las
caractersticas del evento a buscar. Aqu encontrara
los botones u opciones siguientes:
Esta opcin le permite buscar el primer registro
grabado que cumpla con las condiciones dadas, en
caso de no haber seleccionado ninguna condicin de
bsqueda el programa presentara el primer evento o
registro grabado en las bases de datos de este
modulo.
Si este botn esta activo usted podr seleccionarlo para proseguir con la
bsqueda segn los criterios o datos digitados para la bsqueda. El funcionamiento de
esta opcin depender del primer botn seleccionado ( o ). Si usted presiono
primeramente el botn
y despus selecciona
entonces la bsqueda continuara
con el segundo registro grabado que cumpla con las condiciones dadas o sea del
inicio hasta el final. Pero si usted presiono
y luego selecciona
entonces la
bsqueda continuara con el segundo ltimo registro grabado que cumpla con las
condiciones dadas o sea del final hasta el inicio.
Este botn lo ubicara en el primer registro grabado independientemente del
criterio u opciones de bsqueda que haya dado.
Presenta en pantalla el registro siguiente al que
independientemente de los criterios de bsqueda que existan.

este en pantalla,

Presenta en pantalla el registro anterior al que

independientemente de los criterios de bsqueda que existan.

este

en

pantalla,

Este botn se ubicara en el ltimo registro grabado independientemente del

criterio u opciones de bsqueda que haya dado.
Salir de esta pantalla de bsqueda.
d) Grabar un evento realizado: Haga clic en el botn

y seguidamente digite:

1. Nombre del evento y presione <Enter>

2. Luego seleccione o digite el financiador del evento, que puede ser AIF o
Gobierno y presione <Enter>

3. Seleccione o digite el nombre y apellido del coordinador del evento y presione

<Enter>
4. Seleccione o digite el nombre y apellido del tcnico ejecutor y presione
<Enter>
5. Digite la Actividad o tipo de evento y presione <Enter>

6. Seleccione o digite el municipio correspondiente al lugar donde se realizo el

evento y presione <Enter> (este municipio ser grabado debido a que no
existe programacin hasta nivel de municipios).
7. Digite el lugar de ejecucin del evento (comarca del municipio) y presione
<Enter>, (si usted despliega el men encontrara todas las comarcas que hasta
el momento hayan sido grabadas con el municipio anteriormente
seleccionado).
8. Digite la justificacin del evento, en este campo usted podr aumentar o bajar
una lnea dentro de el presionando <Enter>, si desea pasar al siguiente campo
o dato de la pantalla presione la tecla <TAB>.
9. Digite los objetivos del evento, en este campo para aumentar o bajar una lnea
presione la tecla <Enter>, si desea pasar al siguiente campo o dato de la
pantalla presione la tecla <TAB>.
10. Digite o seleccione el tema principal del evento y presione <Enter>.
11. Digite la fecha de inicio del evento y presione <Enter>.
12. Digite la fecha de finalizacin del evento y presione <Enter>, en caso de ser la
misma de la fecha de inicio solo presione <Enter>.
13. Digite el nmero de participantes mujeres que no firmaron su participacin al
evento y presione <Enter>.
14. Digite el nmero de participantes mujeres que si firmaron su participacin al
evento y presione <Enter>.

15. Digite el nmero de participantes hombres que no firmaron su participacin al

evento y presione <Enter>.
16. Digite el nmero de participantes hombres que si firmaron su participacin al
evento y presione <Enter>.
17. Digite la fecha del cheque elaborado en el INTA y con el cual se realizo el
cheque en la zona para pagar los gastos del evento.
18. Digite el nmero de cheque y presione
<Enter>, si los datos del cheque INTA no
existen favor digite el monto de este cheque
y presione <Enter>. Si los datos de este
cheque ya existen favor haga clic en Haga
clic aqu para salir..
19. Digite la fecha del cheque de la Zona y presione <Enter>.
20. Digite el nmero de cheque elaborado en la zona y presione <Enter>.
21. Presione <Enter> para ingresar
a la pantalla donde digitara el
monto del cheque de la zona, si
el monto de este cheque aun no
a sido ingresado favor digite el
monto y vuelva a presionar
<Enter>, si el monto ya existe
haga clic en Haga clic aqu
para salir. para retornar a la pantalla anterior despus de digitar el monto
del cheque de la zona
Todos los cheques emitidos en la zona restaran al saldo disponible del cheque
elaborado en el INTA.
22. Teniendo ya los datos del cheque INTA y del cheque de la zona que pago este
evento, solo restara comenzar a desagregar todos los pagos realizados para
este evento, los grupos de gastos disponibles para ser seleccionados son:
a.
b.
c.
d.

Alimentacin
Hospedaje
Alquiler Auditoria
Servicio
de
Cafetera
e. Materiales y tiles
de Oficina
f. Combustible
g. Pago de Instructores
h. Otros
Para esto solo seleccione o
digite el elemento del gasto y presione <Enter>, luego digite la cantidad y presione
<Enter>, seguidamente digite el monto del gasto y vuelva a presionar <Enter>.
Este monto se sumara como ejecucin financiera de la accin programada
seleccionada y restara a la disponibilidad del cheque emitido en la zona.

Para salvar el registro grabado haga clic en

e) Agregar una nueva accin: Con este procedimiento podr grabar una nueva tarea
o accin no programada por planificacin y seguimiento:
1. Haga clic en

y seguidamente se le presentara la pantalla siguiente.

2. Aqu se seleccionara la Zona, Departamento, Oficina de Extensin, Municipio,

Componente, Sub. Componente, Actividad, Tarea, Sub Tarea, Sub. Sub. Tarea
o Sub. Sub. Sub. Tarea en que se haya realizado el evento.
Si por alguna razn esta accin ya existiera en la base de datos este ser
rechazado inmediatamente impidindose volver a grabarla. Si la situacin
requiere un nuevo cdigo de tarea, sub. tarea, sub. sub. tarea o sub. sub. sub.
tarea usted tendr que digitar o seleccionar los respectivos cdigos de tareas
hasta donde desea anexar el nuevo cdigo y dar clic en el botn
para que
este agregue el nuevo cdigo en el nivel respectivo (tarea, sub. tarea, sub. sub.
tarea o sub. sub. sub. tarea de la zona, departamento, oficina de extensin y
municipio) , para proseguir con la grabacin de la nueva tarea, sub. tarea, sub.
sub. tarea o sub. sub. sub. tarea digite el nombre de esta y si todo esta correcto
haga clic en
para grabar esta nueva accin. Seguidamente la pantalla de
captura ser preparada para iniciar la grabacin de los eventos en la nueva
accin.

f) Borrar una accin realizada: Esta opcin solamente podr ser utilizada en las
acciones y tareas nuevas grabadas con la opcin NUEVAS ACCIONES. Recuerde
que al borrar una tarea o accin tambin sern borrados todos los eventos asociados
a este.
g) Filtrar por informacin especfica (zona, departamento, oficina de extensin y
municipios): Haga clic en el botn
siguiente:

, seguidamente se le presentara la pantalla

Aqu seleccione la zona, departamento, oficina de extensin, municipio, cdigo de

tarea (componente, sub. componente, actividad, tarea, sub. tarea, sub. sub. tarea y
sub. sub. sub. tarea), descripcin de la tarea, rubro y nuevos registros.
Este botn preparara la pantalla de captura de eventos segn los criterios o
selecciones dados.
Desactivara cualquier filtro dado anteriormente.
Salir de esta pantalla.
h) Presentar programacin y ejecucin fsica financiera de la accin
seleccionada: Esta opcin se activa con el botn
financiero de la accin seleccionada en pantalla.

para ver el avance fsico

Solamente ubquese en la accin que desea y haga clic en

aparecer la pantalla:

seguidamente

i) Ver total de gastos realizados en el evento: Los eventos en muy seguidas

ocasiones ser ejecutado con varios cheque de la zona, cada cheque de la zona se
desagrega por gastos realizados, si deseamos ver el total de gastos realizados en el
evento en pantalla se tendr que dar clic en la sub. carpeta
.
j)Grabacin de los Resultados e
Indicadores: Haga clic en la sub.
carpeta
,
digite el resultado y presione <Enter>,
luego desagregue todos los indicadores
que tienen que ver con el resultado
digitado.

k)Grabacin de los nombres de

archivos vinculados al evento: Aqu
digitara el nombre del documentos o
archivo el cual puede ser un
documento en Word, Excell y/o
PowerPoint, tambin podra ser un
archivo de video y/o sonido.
Se requiere digitar el nombre del archivo
ms el punto y extensin del archivo el
cual puede ser DOC, XLS, PPS, WAW,
MPEG etc, etc.
Estos archivos tendrn que ser copiados con anterioridad en el directorio
C:\FisicoFinanciero2002\ para tener acceso a ellos haga doble clic sobre el nombre.

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