Access2007 NivelII

Access 2007 Avanzado
Manual de consulta
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Depsito legal: M-53838-2008

ISBN: 978-84-9896-053-2
Edicin especial para: (Euroconsultora Formacin Empresa, S.L.)
2008 GrupoGesfomedia S.L.
ACCESS 2007 AVANZADO
NDICE

Manual de consulta
TEMA 1: PROPIEDADES DE LOS CAMPOS Y LAS TABLAS 7
Propiedad tamao 8
Propiedad Formato 10
Propiedad Formato de texto 12
Propiedad Ttulo 13
Propiedad Mscara de entrada 14
Contraseas 16
Cdigos de mscaras de entrada 17
Reglas de validacin 19
Propiedad Indexado 20
Propiedad Requerido 21
Propiedad Valor determinado 21
Insertar un cuadro combinado en una tabla mediante el asistente 22
Insertar un cuadro combinado en una tabla sin el asistente 25
Propiedades de las tablas 26
TEMA 2: RELACIONES EN ACCESS 29

Tipos de relaciones 30
Relacin 1 a Varios (1 a N) 31
Relacin 1 a 1 34
Relacin Varios a Varios (M a N) 35
Establecer Relaciones 38
La integridad referencial 44
Objetos dependientes 45
Crear ndices basados en varios campos 47
TEMA 3: CONSULTAS DE SELECCIN 49

Definicin y objetivo de una consulta 50
Vistas de una consulta 50
Tipos de consultas 53
Crear una consulta con el asistente 55
Operadores lgicos 57
Operador O e Y 57
Operador Y 57
Operador No 57
Operadores Comparativos 58
Entre, In y Como 59
Tipo de datos en las consultas 60
Especificar criterios en una consulta 60
Fila Criterios y O 63
Crear una consulta en vista Diseo 65
Consultas de parmetros 68
Pg. 3
NDICE
Consultas de bsqueda de duplicados 71

Consulta de bsqueda de no coincidentes 72
TEMA 4: CONSULTAS DE SELECCIN AVANZADAS 75
Introduccin 76
Campos calculados 78
Mostrar dos campos en la misma columna 80
El Generador de expresiones 81
Operaciones con fechas 83
Ejemplo del uso del Generador de expresiones en el clculo de fechas 89
Anotar Expresiones sin utilizar el Generador de expresiones 91
La funcin condicional SiInm 93
Usando la funcin SiInm 95
Funciones condicionales anidadas. 97
Consultas de totales 99
Creacin de una consulta de Totales 102
Consultas de referencias cruzadas. 103
TEMA 5: CONSULTAS DE ACCIN 107

Consultas de Accin 108
Consultas de Actualizacin 108
Consultas de Creacin de tabla 112
Consultas de datos anexados 114
Consultas de Eliminacin 117
TEMA 6: FORMULARIOS 121
Definicin y objetivo de un Formulario 122

Vistas de los Formularios 122
Secciones de los formularios 124
Crear formularios automticos 125
Crear un formulario con el asistente 127
Dar formato a un formulario en vista Presentacin 129
Agregar elementos al formulario en vista Presentacin 132
Aplicar formatos condicionales 135
Mover y dimensionar los objetos de un formulario en vista Presentacin 137
Diseo y alineacin de controles 139
Orden de tabulacin 141
Subformularios 142
Crear subformularios de forma automtica 143
Crear Subformularios usando el asistente para formularios 144
Propiedades Emergente y Modal de los formularios 146
TEMA 7: FORMULARIOS EN VISTA DISEO 149
Trabajar con la vista Diseo de un formulario 150

Ficha contextual Organizar de Herramientas de diseo de formularios 153
Ficha contextual Diseo de Herramientas de diseo de formularios 155
Pg. 4
NDICE
Conociendo los controles 158

Etiquetas y cuadros de texto. 165
Control Ficha 168
Botones de opcin, Casillas de verificacin y Botn Alternar 170
Grupo de opciones 172
Cuadros de lista y cuadros combinados 176
Crear un cuadro de lista con valores estticos 177
Crear un cuadro combinado que almacene valores en un campo 179
Crear un cuadro combinado para localizar registros 183
Botones de comando 185
Propiedades de los controles 187
Ms propiedades 192
Crear controles con propiedades predeterminadas 197
TEMA 8: INFORMES 199
Definicin y objetivo de un Informe 200

Vistas de los informes 200
Secciones de los informes 202
Crear informes automticos 204
Creacin de un informe mediante el asistente 205
Vista Presentacin y grupos 208
Ficha contextual Configurar pgina 212
Crear etiquetas 214
TEMA 9: INFORMES EN VISTA DISEO 217

Trabajar con la vista Diseo de un informe 218
Control Insertar o quitar salto de lnea 219
Lneas y Rectngulos 222
Insertar imgenes 223
Insertar grficos 224
Modificar grficos 228
TEMA 10: FILTROS AVANZADOS 231

Filtro por formulario 232
Quitar un filtro 234
Filtro avanzado 234
Cargar y Guardar filtros 236
TEMA 11: TABLAS Y GRFICOS DINMICOS 239

Qu es una tabla dinmica 240
Componentes de una tabla dinmica 241
Crear una tabla dinmica 243
Realizar clculos con los datos de una tabla dinmica 246
Modificar elementos de una tabla dinmica 247
Otras opciones de tablas dinmicas 248
Creacin de grficos dinmicos 250
Pg. 5
NDICE
TEMA 12: IMPRIMIR 253
Vista Preliminar de objetos en Access 254

Imprimir los objetos de la base de datos 256
Exportar datos 258
TEMA 13: MACROS 261
Qu es una Macro? 262

Como crear una macro 263
Como determinar la ejecucin de una macro 267
Ejecutar una Macro desde la barra de herramientas de Acceso rpido 269
Ejecutar una Macro desde un Evento 271
Creacin de una macro para que se ejecute al iniciar Access 273
Macros condicionales 274
Macros condicionales II 276
Creacin de una macro con un grupo de macros 279
TEMA 14: UTILIDADES Y PERSONALIZAR ACCESS 283

Compactar y reparar una base de datos 284
Crear contraseas 285
Barra de herramientas de Acceso rpido 287
Modificar opciones por defecto de Access 289
Pg. 6

TEMA 1: PROPIEDADES DE LOS CAMPOS Y LAS TABLAS
0101 Propiedad tamao

0102 Propiedad Formato
0103 Propiedad Formato de texto
0104 Propiedad Ttulo
0105 Propiedad Mscara de entrada
0106 Contraseas
0107 Cdigos de mscaras de entrada
0108 Reglas de validacin
0109 Propiedad Indexado
0110 Propiedad Requerido
0111 Propiedad Valor determinado
0112 Insertar un cuadro combinado en una tabla mediante el asistente
0113 Insertar un cuadro combinado en una tabla sin el asistente
0114 Propiedades de las tablas
PROPIEDADES DE LOS CAMPOS Y TABLAS
Propiedad tamao
Ya hemos visto que dentro de la vista Diseo de cualquier tabla debern estar especificados los nombres de los campos, as como el tipo de dato que almacenarn.
Por otra parte, cada tipo de dato debe estar configurado en funcin de algunos
formatos y propiedades.
La propiedad Tamao la poseen los tipos de datos Autonumrico, Nmero y Texto.
Para los datos de tipo Texto la propiedad Tamao significa el nmero mximo de
caracteres que puede contener el dato que se anote en ese campo. Como mximo podrn ser 255 caracteres alfanumricos, que es el valor que otorga Access por defecto, ya
sabemos que si necesitamos ms, debemos establecer el tipo de datos como Memo.
Para anotar el tamao, pinchamos en el cuadro editable Tamao del campo y escribimos directamente el nmero de caracteres deseados.
En los campos con tipo de datos Numricos, la propiedad Tamao de campo se refiere a un rango posible de valores numricos que el usuario puede anotar como dato.
De este modo, dispondremos de los siguientes tamaos:
Byte, que admite valores numricos enteros y positivos que sean iguales o mayores
a 0 y menores o iguales a 255.
Entero, que admite valores enteros pertenecientes al rango desde -32.768 hasta
+32.767.
Entero largo, que admite valores enteros que pertenezcan al rango desde 2.147.483.648 hasta +2.147.483.647.
Debemos saber que cuando relacionemos un campo de tipo Autonumrico con
otro de tipo Nmero, ste ltimo debe ser tambin Entero largo.
Simple, que admite ya nmeros decimales comprendidos entre -3,4 x 1038 y +3,4 x
1038, con un mximo de 7 dgitos significativos. Esto quiere decir que si el nmero
Pg. 8
es mayor de 7 dgitos, por ejemplo, 52.835.723, Access lo redondea, para nuestro

ejemplo anotara 52.835.720.
Doble, que admite tambin nmeros decimales comprendidos entre -1,797 x 10308
hasta +1,797 x 10308, hasta un mximo de 15 dgitos significativos.
Id. de rplica, Este es un tamao que no admiten las bases de datos creadas en
Access 2007, por lo que no lo usaremos. Sigue estando presente por si trabajamos
con bases de datos creadas con versiones anteriores de Access.
Decimal, este tamao de campo lo usaremos cuando trabajemos con nmeros que
posean un n elevado de decimales que no queremos redondear, ya que es el que
mayor precisin ofrece para trabajar con ellos.
Admite nmeros comprendidos entre 9,999 x 1027 y +9,999 x 1027
De todos los tamaos vistos, los ms utilizados y comunes son Doble, cuando
necesitemos introducir decimales, y Entero largo cuando no los necesitemos.
Muy relacionada con la propiedad Tamao est la propiedad Lugares decimales,
en la que estableceremos, para los datos que no son enteros, cuntos dgitos queremos que aparezcan a la derecha de la coma decimal.
Los campos de tipo Autonumricos slo poseen como Tamao de campo el valor
Entero largo, de ah que sea tan importante que al relacionar stos con un campo
de tipo Nmero, ste ltimo sea tambin Entero largo.
Pg. 9
Adems los tipos Autonumricos poseen la propiedad Nuevos valores, en la que

establecemos si los nmeros que se anoten en el campo sern consecutivos o queremos que Access rellene este campo con nmeros aleatorios generados al azar.
Propiedad Formato
Vamos a ver la propiedad Formato para los tipos de datos Autonumricos, Nmero, Moneda, Fecha/Hora y S/No.
Al desplegar la propiedad Formato en un campo establecido como Nmero, Moneda o Autonumrico se despliega una lista con distintos estilos de formato que
podemos aplicar a los datos.
El estilo Nmero general es el que posee Access por defecto para la propiedad Formato.
Este estilo muestra el nmero tal y como se escribe sin redondear los decimales ni
aadir smbolo de moneda.
Moneda. Aade al nmero el smbolo de moneda que tengamos predeterminado
en la Configuracin regional del Panel de control de Windows, y dos nmeros
decimales. Tambin aade los puntos de separacin de miles.
Por ejemplo, sin en la configuracin regional tenemos como smbolo de moneda el
dlar $ y anotamos en el campo 25, Access los muestra como 25,00$.
Euro. Aade al nmero el smbolo del Euro independientemente de la moneda
establecida en la Configuracin regional de Windows y dos nmeros decimales.
Tambin aade los puntos de separacin de miles.
Por ejemplo, si anotamos 2500 (Leer: dos mil quinientos), Access lo muestra
como 2.500.
Fijo. Anota al menos un dgito y dos nmeros decimales.
Pg. 10
Por ejemplo, si escribimos ,36, Access lo muestra como 0,36 y si anotamos

125,386, Access lo muestra como 125, 39.
Estndar. Aplica al nmero los puntos de separacin de miles y dos nmeros decimales.
Por ejemplo, si anotamos 38645,832, Access lo muestra como 38.645,83.
Porcentaje. Multiplica el valor introducido por cien y aade el smbolo del tanto
por ciento (%). Tambin aade dos nmeros decimales al final.
Por ejemplo, si anotamos 125, Access lo muestra como 125,00 %.
Cientfico. Escribe el dado con notacin cientfica. Se usa mayormente para datos
matemticos o cuando el nmero es muy grande.
Por ejemplo, el dato 98.756.325,1458, se mostrara como 9,88E+07.
Al desplegar la propiedad Formato de los datos tipo Fecha/Hora se despliega un
men diferente en el que elegir la apariencia que tendrn los datos que anotemos
en los campos establecidos como tales.
Sea cual sea el formato que elijamos, el modo de escribir los datos en la tabla seguir siendo el mismo, esto es, separando los nmeros que representan los das, meses,
aos, horas o minutos, por guiones, barras o dos puntos.
Access se encargar automticamente de transformarlos para que aparezcan con el
formato seleccionado.
Para los tipos de datos S/No, la propiedad Formato ofrece otros modos de anotar los
valores lgicos. stos son, adems del conocido S/No, Verdadero/Falso o Activado/
Desactivado.
Pg. 11
Propiedad Formato de texto

Hemos estudiado que al variar los atributos de formato en un campo de la tabla en
la vista Hoja de datos, los cambios se realizaban para toda la hoja.
Existe una excepcin para esto cuando se trata de campos con tipo de datos Memo
que han establecido su propiedad Formato de texto, como Texto enriquecido en
lugar de Texto sin formato, que es la propiedad predeterminada por Access.
Esto permite editar el contenido del campo y aplicar formatos distintos del general
para la hoja de datos, o incluso aplicar formatos diferentes a porciones del texto
dentro del mismo campo.
Si cambiamos esta propiedad de un acampo Memo y la establecemos como Texto
enriquecido, aparecer un mensaje en la pantalla informando de que su contenido
se transformar en HTML.
Aceptamos el cuadro y guardamos los cambios presionando el botn Guardar de

la barra de herramientas de Acceso rpido.
Cambiamos la vista a Hoja de datos y situamos el cursor en el interior de cualquier dato anotado en el campo.
Si nos fijamos, en la ficha contextual Hoja de datos, observaremos cmo se activa
el grupo Texto enriquecido. Desde l podremos crear listas numeradas y de vietas, alternar la direccin del texto o aplicar color de resaltado al texto.
Pg. 12
Si queremos crear, por ejemplo, una lista numerada, presionamos el botn Numeracin y escribimos el texto, para pasar a la siguiente lnea pulsamos la combinacin de teclas Control + Enter, y continuamos escribiendo los elementos de la
lista hasta finalizarla.
Al seleccionar una porcin del texto, veremos cmo aparece la minibarra de herramientas Formato. Si nos situamos sobre ella, se activar para que podamos dar
formato al texto de manera independiente. Por ejemplo, el tipo y tamao de la
fuente, estilos Negrita, Cursiva o Subrayado, cambiar el color del texto, etc.
Tambin podemos realizar estos cambios de formato desde el grupo Fuente de la

ficha Inicio.
Propiedad Ttulo
La propiedad Ttulo es comn a todos los tipos de datos. En ella se puede introducir un nombre ms descriptivo para el campo que el nombre que se asign al crearlo. Este nombre aparecer en el encabezado de columna del campo en la vista Hoja
de datos de la tabla. Lo que anotemos en la propiedad Ttulo no puede sobrepasar
los 255 caracteres.
Una vez guardados los cambios observamos cmo, en la vista Hoja de datos, se
mostrar el nombre escrito en la propiedad Ttulo y no el que le asignamos al
campo al crear la tabla.
Pg. 13
Debemos destacar que este nuevo ttulo del campo es tan slo una etiqueta visible
en la vista Hoja de datos y que el programa seguir utilizando internamente el
verdadero y original nombre del campo para operar, establecer relaciones, generar
consultas y formularios, etc.
Propiedad Mscara de entrada

La propiedad Mscara de entrada es comn para los tipos de datos Texto, Moneda, Nmero y Fecha/Hora.
Se utiliza en aquellos casos en los que los datos que se introducen en el campo siguen un patrn definido. Por ejemplo, el DNI o el nmero de la S.S.
La caracterstica principal de esta propiedad es que impide al usuario almacenar
valores incorrectos dentro del campo. Permite establecer, carcter a carcter, el tipo
de dato a introducir; esto es, si tiene que ser un nmero, una letra o un espacio.
De este modo evitaremos escribir letras en un campo que almacene nmeros de
telfono, que falte algn carcter en un nmero de cuenta, que un cdigo postal de
una provincia siempre empiece por los mismos caracteres, etc.
Adems permite introducir caracteres literales como parntesis o guiones que facilitan la lectura futura del dato.
Access ofrece un asistente para usar las Mscaras de entrada. Seleccionamos el
campo y situamos el cursor en el cuadro Mscara de entrada. Hacemos clic sobre
el botn con puntos suspensivos que aparece al final del cuadro.
Veremos cmo se abre el Asistente para mscaras de entrada.

En la lista que aparece, encontraremos varias mscaras de entrada predefinidas
por el programa. Si alguna de ella es la que estamos buscando, la escogemos y, en
el cuadro Probar, podremos previsualizar el resultado y anotar un valor para el
campo para comprobar.
Pg. 14
A continuacin, pulsamos el botn Siguiente. En este paso del asistente podemos

modificar la mscara de entrada que se muestra, usando los cdigos que estudiaremos en un apartado posterior. Por ejemplo, podemos introducir caracteres fijos
o smbolos.
Tambin decidimos aqu, qu carcter deseamos que aparezca como marcador. ste
ser el que se muestre en el campo al rellenar los datos para indicar cuntos caracteres debemos incluir y en qu posicin.
De nuevo, podemos probar la mscara desde el cuadro Probar para ver cmo queda.
Pulsamos en el botn Siguiente y, en el ltimo paso del asistente, Access preguntar cmo deseamos almacenar los datos; si incluyendo los caracteres literales que
acabamos de indicar o preferimos que los datos se almacenen sin ellos.
Pulsamos el botn Finalizar para cerrar el asistente y retornar a la vista Diseo

de la tabla.
En la propiedad Mscara de entrada, veremos anotados los cdigos para la insercin de datos separados en tres partes por puntos y comas.
Pg. 15
La primera parte, que va hasta el primer punto y coma, es la mscara de entrada

con su codificacin correspondiente.
La segunda parte, que est entre los dos puntos y coma, representa si queremos
guardar con la mscara los caracteres literales o no. Un 1 indica a Access que el dato
se almacene con ellos y, un 0 o ningn carcter que no lo haga.
La ltima parte representa el smbolo elegido para saber la posicin de los caracteres cuando anotemos los datos.
Para hacer efectiva la mscara debemos guardar la tabla.
Al abrir la tabla en su vista Hoja de datos, podremos comprobar cmo el campo al
que hemos asignado la mscara lo muestra listo para operar.
Ahora, si nos equivocamos al escribir un valor en el campo, el programa no incluir

los caracteres errneos.
Contraseas
Otra utilidad que podemos conseguir usando las Mscaras de entrada, es codificar los datos en el campo para que no puedan leerse. Esto es muy til cuando
queramos almacenar valores de contraseas o claves.
Desde la vista Diseo, seleccionamos el campo que vamos a modificar y hacemos
clic en el cuadro de la propiedad Mscara de entrada. A continuacin, escribimos
la palabra Contrasea. Podemos usar tambin el asistente para crear una mscara de entrada de tipo contrasea, pero es ms rpido escribirlo directamente.
Pg. 16
Guardamos la tabla y, al anotar un dato en el campo, veremos cmo aparecen caracteres asterisco (*) que ocultan los autnticos dgitos.
Es muy importante saber que aunque lo que se muestran sean asteriscos, el valor
real que almacena el programa es el que hayamos introducido.
Cdigos de mscaras de entrada

Ya sabemos cmo crear mscaras de entrada a travs del asistente. Tambin es posible crearlas si las anotamos directamente en el cuadro de la propiedad.
Para hacerlo, debemos usar una serie de cdigos que se explican a continuacin.
0 En la posicin donde se encuentre slo se puede anotar un nmero, y es obligatorio introducirlo.
9 En la posicin donde se encuentre, se puede anotar un nmero o un espacio, y
es opcional introducirlo.
# En la posicin donde se encuentre, se puede anotar un nmero, espacio, signo
+ o signo , y es opcional introducirlo.
L En la posicin donde se encuentre, slo se puede escribir una letra, y es obligatorio introducirla.
? En la posicin donde se encuentre, slo se puede escribir una letra, y es opcional
introducirla.
A En la posicin donde se encuentre, slo se puede escribir una letra o un nmero
y es obligatorio hacerlo.
a Igual que A, pero es opcional introducirlo.
& Representa un carcter o espacio de entrada obligatoria.
C Igual que el anterior, pero de entrada opcional.
Pg. 17
., : ; - / Son smbolos de separacin de miles, comas decimales y separadores de

fecha y hora que pueden anotarse en cualquier lugar de la mscara.
< Convierte a minsculas todos los caracteres que le sigan.
> Convierte a maysculas todos los caracteres que le sigan.
Literal Todo lo que escribimos entre comillas aparecer, tal cual lo anotemos,
en la mscara de entrada.
Por ejemplo: la mscara de entrada REF-#00.>?LL;0;_, que podra valer perfectamente para anotar referencias de productos en una tabla.
Las letras REF y el guin apareceran siempre como literales, las primeras por estar
entrecomilladas y el segundo, por ser un smbolo permitido por Access.
A continuacin, podremos o no escribir un nmero, ya que, la almohadilla (#) no
obliga a tener que introducir el dato, seguidamente encontramos dos ceros, lo que
nos obliga a escribir dos nmeros.
El punto se mostrara literalmente al ser otro smbolo de los permitidos por Access y el
signo mayor que (<) transformar el resto de los datos que anotemos en maysculas.
A continuacin, el signo de interrogacin (?) ofrece la posibilidad de introducir o
no una letra y las dos eles maysculas (L) nos obligan a introducir dos letras.
El cero escrito despus del punto y coma (;) ya sabemos que es para almacenar los
literales con el resto de los datos de la mscara, y el guin final es el carcter con el
que se indicar, al anotar el dato en la tabla, dnde debemos escribir cada uno de
los caracteres del dato.
Valores permitidos para esta mscara seran los que aparecen a continuacin:
Pg. 18
REF-20.AF / REF-133.AR / REF-825.JHH / REF-38.HFJ.
Reglas de validacin
Las propiedades Regla y Texto de validacin las poseen todos los campos, exceptuando aquellos que sean de tipo OLE, Autonumrico y Datos adjuntos.
Las reglas de validacin permiten establecer en un campo la condicin que deben
cumplir los datos con los que vamos a rellenarlo. Por ejemplo, quesean fechas anteriores a una establecida, datos comprendidos entre uno y otro valor, etc.
Para escribir la regla de validacin podemos incluir operadores comparativos como
mayor que (>), menor que (<), igual (=), distinto de (<>) o lgicos como O e
Y y otras expresiones ms complejas que sern las mismas que veamos cuando
estudiemos las consultas de seleccin.
Vamos a crear una regla de validacin que no permita introducir valores de fechas
que no pertenezcan al ao 2007 para el campo Da de Venta.
Situamos el puntero del ratn en el cuadro Regla de validacin y anotamos la
regla, que puede estar compuesta de vatios operadores y operandos (por ejemplo:
>= 01/01/2007 Y <=31/12/2007).
En el cuadro Texto de validacin escribiremos el mensaje que queremos que aparezca en pantalla en el caso de que el usuario introduzca un valor incorrecto.
Es importante rellenar siempre la propiedad Texto de validacin ya que, si no,

Access mostrar un mensaje de error que no es descriptivo del problema que ha
ocurrido al insertar el dato. Por otro lado, Access no permite la introduccin de ningn valor hasta que se cumpla la validacin, con lo que es ms cmodo indicar en el
mensaje qu datos debe introducir el usuario para continuar rellenando la tabla.
Si la tabla ya tuviera datos almacenados para ese campo, Access preguntar si queremos aplicar la nueva regla a los datos ya existentes o aplicarla a partir de este
momento.
Pg. 19
Si anotamos un dato que cumpla la regla, veremos cmo Access permite continuar
rellenando el resto de datos de la tabla.
Propiedad Indexado
La propiedad Indexado es comn a todos los de datos, exceptuando los que son de
tipo OLE o Datos adjuntos.
Su funcin es la de crear un ndice con el campo que establezca su propiedad Indexado como S. De este modo, se facilita a la aplicacin la bsqueda de un dato
dentro de una tabla.
Puede no parecer til en tablas pocos registros, pero resulta muy importante en
tablas con un elevado nmero de registros ya que aumenta significativamente la
velocidad de la gestin de los datos.
Al desplegar la propiedad Indexado, tenemos tres opciones:

No Con esta opcin no se crea ningn ndice para el campo o se borra el que ya tuviera.
S (con duplicados) Crea un ndice para ese campo, de manera que se pueden
repetir los valores que anotamos en diferentes registros.
S (sin duplicados) Crea un ndice para ese campo, de manera que no se pueden
repetir los valores anotados en l. Cuando creamos una tabla en la que slo un
campo es Clave principal de ella, Access asigna automticamente la propiedad
Indexado para el campo de esta forma.
Pg. 20
Propiedad Requerido
La propiedad Requerido es comn a todos los campos y establece si, a la hora de
rellenar un registro, puede dejarse el campo vaco o no.
Si establecemos la propiedad Requerido como S, Access no nos dejar salir de la edicin del campo, ni cambiar de registro hasta que hayamos anotado algn valor en l.
Los nicos tipos de datos que no poseen la propiedad Requerido como tal, son
los Autonumricos y los S/No, puesto que este tipo de datos rellenan siempre el
campo con un valor, que ser numrico en el caso de los Autonumricos y con el
valor No, para el caso de los S/No.
Propiedad Valor determinado

La propiedad Valor determinado es comn para todos los tipos de datos, exceptuando los OLE, los Autonumricos y Datos adjuntos.
Esta propiedad resulta muy til en el caso de que en un campo vayan a almacenarse
datos que se repitan con mucha frecuencia, ya que, lo que anotemos en ella aparecer
por defecto escrito como valor para ese campo en todos los registros que se creen.
Por ejemplo, si estamos creando una tabla de clientes donde la mayora residen
en Santa Cruz de Tenerife sera recomendable escribir este mismo texto, como
predefinido para el campo Localidad.
En cualquier caso, podremos editar el campo siempre que queramos para anotar
otro valor distinto.
Tambin resulta posible emplear expresiones ms complejas para crear valores determinados, similares a las que estudiaremos en el tema de consultas.
Pg. 21
Insertar un cuadro combinado en una

tabla mediante el asistente
Imaginemos que necesitamos aadir registros a una tabla, y que uno de los campos
va a completarse siempre con algn elemento de un conjunto de datos. Por ejemplo
un campo Sexo, en el que siempre se escoge entre dos valores, o una venta que ser
realizada por uno de los comerciales de una tienda, una localidad entre las que hay
en una provincia, etc.
La mejor manera de hacerlo, es convertir uno de los tipos de dato que ya estn
configurados (texto, nmero, moneda, etc.), en un cuadro combinado, o lo que es
lo mismo, en una lista.
A parte de la comodidad que supone escoger un dato de una lista, en lugar de tener
que escribirlo, los cuadros combinados permiten mostrar un tipo de dato y almacenar otro. Por ejemplo, podemos escoger entre los nombres de nuestros clientes pero
que el valor almacenado sea su DNI.
Este tipo de cuadros es muy adecuado cuando el contenido de un campo en una
tabla se puede extraer de otra tabla que ya est creada.
Desde la vista Diseo seleccionamos el campo y, en la ventana de propiedades pulsamos en la pestaa Bsqueda. En el cuadro Mostrar control seleccionamos de
la lista Cuadro de texto.
Modificamos el tipo de datos del campo y seleccionamos de la lista Asistente para

bsquedas.
Pg. 22
En el asistente que se muestra, debemos seleccionar una de las opciones que indican de dnde vana a salir los datos que mostrar la lista: si los escribiremos porque
son valores fijos (como el sexo, estado civil, etc.) o ya estn introducidos en otra
tabla de la base de datos.
Pulsamos el botn Siguiente y, en el segundo caso, para extraer los datos de otra
tabla, la seleccionamos. Pulsamos el botn Siguiente para continuar.
En esta ventana elegimos los campos que queremos visualizar en el cuadro combinado de la lista Campos disponibles.
Bastar con seleccionarlos y presionar el botn Agregar (>). Una vez hayamos
terminado, pulsamos el botn Siguiente.
En la siguiente ventana decidimos si queremos que los campos se muestren ordenados de alguna determinada manera.
Pg. 23
En el paso siguiente del asistente tenemos que decidir si queremos que el campo clave
del origen de datos se muestre o no en la lista. Si es as, desactivamos la casilla Ocultar
la columna clave y modificamos el ancho de las columnas si lo creemos necesario.
Pulsamos el botn Siguiente para continuar.

Dependiendo de si hemos escogido o no varios campos como origen de datos, aparecer un paso del asistente en el que tendremos que indicar en cul de ellos contiene el valor a guardar en el campo actual.
En el ltimo paso del asistente escribimos el nombre de la etiqueta que queremos
para la lista, por defecto ofrece el nombre del campo.
Pulsamos el botn Finalizar.

Automticamente aparece un cuadro que pide confirmacin para guardar la tabla,
pulsamos sobre el botn S. Este paso es obligatorio ya que estamos estableciendo directamente algunas relaciones entre la tabla actual y la que estemos usando
como origen de datos.
Seleccionamos el campo y vemos cmo en la pestaa Bsqueda del cuadro de
propiedades, se han generado automticamente todos los valores.
Pg. 24
En la vista Hoja de datos de la tabla, situamos el cursor sobre cualquier casilla

del campo que acabamos de modificar y veremos cmo se despliega una lista que
muestra los valores de entre los que podremos escoger.
Abrimos la tabla en vista Hoja de datos, hacemos clic en el campo IdCliente y,
al pulsar sobre la flecha que aparece en el campo, se muestra el cuadro combinado
que hemos creado anteriormente.
Insertar un cuadro combinado en una

tabla sin el asistente
Podemos aadir un cuadro combinado a una tabla sin necesidad de utilizar el asistente.
Para ello basta con aadir o modificar los valores que se encuentran en la pestaa
Bsqueda del cuadro de propiedades de un campo.
En la propiedad Mostrar control desplegamos la lista y seleccionamos la opcin
Cuadro combinado. En la propiedad Tipo de origen de la fila decidiremos si es
una lista de valores propia o los vamos a extraer de otra tabla o consulta.
En Origen de la fila elegimos la tabla que contiene el campo que ser origen de datos.
Pg. 25
En Columna dependiente introducimos el nmero que indique la columna donde se encuentra el campo que vamos a guardar.
En la propiedad Nmero de columnas escribimos el nmero de columnas que
mostrar la lista.
En la propiedad Ancho de columnas podemos escribir la longitud en centmetros
que le vamos a dar para visualizar el contenido completo de los campos.
La propiedad Filas en lista indica el nmero de filas que se mostrarn en el cuadro combinado. Aparecer una barra de desplazamiento vertical si se sobrepasa ese nmero.
En Limitar a la lista introducimos el valor S para no permitir la entrada de
valores por parte del usuario y No, en el caso de que vayamos a permitirlo.
Una vez que hayamos terminado, abrimos la tabla en vista Hoja de datos, hacemos clic en el campo que hemos modificado y observaremos el cuadro combinado que acabamos de disear.
Propiedades de las tablas

Para visualizar las propiedades actuales de una tabla, tenemos que abrirla en vista
Diseo y pulsar el botn Hoja de propiedades del grupo Mostrar u Ocultar del
la ficha contextual Diseo de Herramientas de tabla.
Pg. 26
Aparece un panel a la derecha de la ventana que muestra todas las propiedades de

la tabla seleccionada. Vamos a comentarlas.
En la propiedad Descripcin podemos introducir un texto que resuma la finalidad
de la tabla para futuras revisiones.
En la propiedad Orientacin establecemos el orden en el que se muestran los campos en la vista hoja de datos una vez creados. El valor por defecto es de izquierda
a derecha, es decir, del primero al ltimo que se cre, pero podemos variar el orden
de derecha a izquierda si es esa nuestra preferencia.
En la propiedad Filtro introducimos una expresin que debern cumplir los registros que visualizaremos al abrir la tabla. Los registros que no cumplan la condicin
del filtro permanecern ocultos. Existe un modo ms sencillo para crear filtros
avanzados que estudiaremos en lecciones posteriores.
La propiedad Vista predeterminada establece en qu vista se mostrar la tabla al
abrirla. Por defecto, ya sabemos que sta es la vista Hoja de datos.
En la propiedad Regla de validacin podemos introducir una expresin para definir una regla para toda la tabla.
Al pinchar en el botn con puntos suspensivos que aparece al final del cuadro, se
abre el Generador de expresiones que facilita la introduccin de la expresin y
que veremos detalladamente en la leccin dedicada a las consultas.
En la propiedad Ordenar por establecemos los campos por los que queremos que
se ordenen los registros que forman la tabla. Si necesitamos introducir ms de uno,
debemos separarlos por comas.
La propiedad Hoja secundaria de datos es til cuando nuestra tabla est relacionada con otra, ya que en una hoja secundaria de datos se muestran los registros de
las tablas que estn relacionadas con la tabla que tenemos abierta en vista Diseo.
Se despliegan pulsando sobre el signo + que aparece en un cuadro a la izquierda
de cada registro.
El valor predeterminado para la propiedad Hoja secundaria de datos es Automtico, es decir, que mostrar la hoja secundaria, siempre que esto sea posible. Si
desplegamos la lista, podemos elegir la tabla que queramos que aparezca, aunque lo
comn es que Access determine cul es esta basndose en la relacin que exista.
Pg. 27
Si no queremos que aparezca la hoja secundaria, elegimos la opcin Ninguno de

la lista.
La propiedad Alto de la hoja de datos secundaria, establece las dimensiones que
tendr sta al mostrarse.
Por ltimo, la propiedad Hoja secundaria de datos expandida, establece si queremos que sta aparezca desplegada directamente al abrir la tabla.
Pg. 28

TEMA 2: RELACIONES EN ACCESS
0201 Tipos de relaciones

0202 Relacin 1 a Varios (1 a N)
0203 Relacin 1 a 1
0204 Relacin Varios a Varios (M a N)
0205 Establecer Relaciones
0206 Modificar relaciones
0207 La integridad referencial
0208 Objetos dependientes
0209 Crear ndices basados en varios campos
RELACIONES EN ACCESS
Tipos de relaciones
Ha llegado la hora de aprender a relacionar las tablas en una base de datos. ste es,
sin duda, el paso ms importante en la gestin de nuestros datos. Si no fuera posible relacionar las tablas, las bases de datos perderan la casi totalidad de su potencia
y productividad.
Lo primero que debemos saber, es que las tablas se relacionan a travs de dos campos, que lgicamente poseern los mismos valores, uno perteneciente a cada tabla.
Estos campos deben cumplir una serie de requisitos que son:
Pueden llamarse igual o no, pero tienen que ser del mismo tipo de datos.
Si el tipo de datos es numrico, su propiedad tamao tambin tiene que ser igual.
De esta manera, si uno de los campos es Autonmrico y se relaciona con un
campo numrico de la otra tabla, ste ltimo debe ser Entero largo.
Pg. 30
Cuando la relacin es de Uno a Varios, la ms comn en Access, el campo de tabla

que estableceremos como principal o primaria, tiene que ser Clave principal.
Se deben usar campos que se puedan rellenar con valores sencillos para evitar errores futuros. Por este motivo suelen establecerse entre campos numricos que identifiquen adecuadamente cada registro, ya que ser ms difcil cometer errores. Por
ejemplo, resultar mucho ms sencillo anotar un nmero de identificacin de un
apaciente que su nombre o apellidos, en especial si hay que teclearlo en numerosas
ocasiones.
Los tipos de relaciones que se pueden definir en Access son: de Uno a Uno, de Uno
a Varios o de Varios a Varios.
Relacin 1 a Varios (1 a N)
La relacin de Uno a varios es la ms comn en Access. Se genera entre un campo
que ser Clave principal de la tabla principal, con otro que no lo es de la tabla
secundaria.
Pg. 31
Cada registro de la tabla principal estar relacionado con varios registros de la tabla secundaria, pero cada registro de sta slo podr estar enlazado con uno de la
principal.
Por ejemplo, en la imagen vemos dos tablas; una de Doctores y otra de Pacientes.
Cada Doctor tendr asignado un nmero de pacientes. Pero cada paciente slo
acude a un doctor.
La tabla Pacientes, tambin cuenta con un campo Id_Doctor, en esta tabla este
campo no es Clave principal, sino que representa qu doctor tiene asignado cada
paciente, de forma que varios pacientes pueden tener asignado al mismo doctor.
Si nos fijamos, la tabla de pacientes tambin tiene un campo que es clave principal, su campo Id_Paciente, ste es el campo que identifica a cada paciente por
separado. No debemos confundir la clave principal de la tabla pacientes con la de
la tabla de doctores, ni suponer que la tabla de pacientes tiene tambin el campo
Pg. 32
Id_Doctores como clave principal. Hacer esto sera indicar a Access que un paciente y un doctor es lo mismo, y sabemos que eso no es correcto.
Para que la relacin sea correcta la realizaremos entre los campos Id_Doctor de la
tabla Doctores e Id_Doctor de la tabla Pacientes.
El campo Id_Doctor de las dos tablas, hace referencia a lo mismo, es decir, a los
doctores, por eso, es correcta la relacin.
Access representar este tipo de relaciones mediante un segmento de color negro
en el que anota un 1 en el campo Id_Doctor de la tabla de doctores y un para
representar varios en el campo Id_Doctor de la tabla de pacientes.
Este tipo de relaciones permiten comprobar en la base de datos qu doctor tiene

asignado cada paciente, y que ste es nico. As mismo, podremos asignar a cada
doctor los pacientes que deseemos mientras no estn ya con otro.
Por ejemplo, si nos fijamos en el paciente cuyo Id Paciente es 7, podremos ver que
se llama Marcos y que tiene asignado al doctor Rodrguez Nieto. Poder leer la frase
anterior, es lo que conseguimos al efectuar la relacin.
Del mismo modo, veremos que la paciente 4, llamada Luisa, tambin tiene como
doctor a Rodrguez Nieto.
Pg. 33
Relacin 1 a 1
La relacin 1 a 1 es menos usual que la anterior. Se efecta entre dos campos que
son claves principales de sus respectivas tablas, de tal modo que slo un campo de
cada tabla se relaciona con otro campo de la otra tabla. Lgicamente, ambos campos siempre identificarn la misma cosa.
Un ejemplo para usar esta tabla sera, siguiendo con el ejemplo anterior, disponer
de dos tablas de pacientes, una para guardar su historial clnico y otra para guardar
sus datos personales. El motivo de realizar esto?, pues por ejemplo, a los doctores
slo les interesa la historia clnica de sus pacientes, mientras que al departamento
de Administracin, le interesan los datos personales y de contacto.
Podramos pensar que resulta ms sencillo realizar una sola tabla que contenga todos los datos, de hecho, sera correcto. Sin embargo, una tabla con muchos campos
es compleja de rellenar y de manipular; por otra parte, al separar los datos personales de los datos mdicos evitaremos que el departamento de administracin tenga
acceso a estos datos.
Vemos en la imagen dos tablas; Pacientes_Personal, que almacena los datos personales de cada paciente, y Pacientes_Historial, que almacena los datos clnicos
de los mismos. Ambas tablas poseen el campo Id_Paciente que identifica a cada
paciente por separado y que es clave principal en ambas tablas. La relacin debe
efectuarse entre esos dos campos.
Al hacerlo, Access mostrar la lnea negra con un 1 al lado de cada campo que ha
intervenido en la relacin.
Atendiendo al ejemplo, podemos comprobar que el paciente cuyo Id_Paciente es 3
en la tabla Pacientes_Personal, se llama Pedro Gmez y vive en Madrid.
Pg. 34
Al mismo tiempo, en la tabla Pacientes_Historial, el paciente cuyo Id_Paciente

es 3, sufre de hipertensin. Con lo cual podremos decir, que Pedro Gmez sufre de
hipertensin.
Lgicamente, no podremos tener una historia clnica de un paciente que no exista.

Del mismo modo que no podemos tener la direccin de un paciente que no tenga
un historial. De ah, deducimos que no podemos asignar nmero de Id_Paciente
en ninguna de las dos tablas que no exista en la otra.
Relacin Varios a Varios (M a N)

El ltimo tipo de relacin es el llamado Varios a Varios. Relaciona varios registros
de una tabla con varios registros de otra. No es muy comn en bases de datos pequeas, pero s podremos encontrarlas en bases de datos de gran tamao.
Para que se pueda realizar este tipo de relacin, es necesario contar con otra tabla,
llamada Tabla de Unin. La relacin se efecta entre un campo que sea Clave
principal en cada una de las tablas a relacionar con dos campos que no son claves
Pg. 35
principales de la tabla de unin o que forman una clave principal compuesta por
ambos campos.
Por ejemplo, los pacientes que han tenido que operarse varias veces con distintos
cirujanos. Para este caso, no podremos usar una relacin de 1 a N, y, desde luego,
tampoco una de 1 a 1. Necesitaremos una tabla de unin.
En nuestro caso, la tabla de unin ser la tabla Operaciones que, como vemos,
adems de poseer un campo clave principal que identifica cada operacin realizada,
llamado Id_Operacin, tambin contiene los campos Id_Cirujano que identifica
al cirujano que realiza la operacin e Id_Paciente para sealar al paciente que se
opera.
Respecto de las otras dos tablas; la tabla Cirujanos posee su campo Id_Cirujano
como clave principal para identificar a cada cirujano por separado, y la tabla Pacientes_Historial, que posee el campo Id_Paciente como clave principal identificar a cada paciente por separado.
Relacionamos las tablas Cirujanos y Operaciones a travs del campo Id_Cirujano de las dos tablas, creando as una relacin de 1 a N entre ellas, y la tabla Pacientes_Historial con la tabla Operaciones a travs del campo id_Paciente para
crear otra relacin de 1 a M entre ellas.
De este modo hemos creado una relacin de N a M entre las tablas Pacientes_
Historial y Cirujanos.
En el ejemplo, al visualizar las tablas en la vista Hoja de datos, el paciente 3 de la
tabla Pacientes_Historial tiene por nombre Pedro Gmez.
Pg. 36
Tambin observamos, que el Cirujano con Id_Cirujano 2, se llama Augusto Prez, y

que el de Id_Cirujano 4, se llama Rodrigo Antnez.
Fijmonos ahora en la tabla Operaciones, donde vemos que la operacin con Id_
Operacin 2, se ha realizado al paciente 3 por el cirujano 4 y ha sido de cataratas,
y la operacin con Id_Operacin 3, se ha realizado al paciente 3 por el cirujano 2
y ha sido de apendicitis.
Gracias a la relacin N a M, podemos leer y deducir de estos datos que Pedro Blasco
ha sido operado dos veces, una de cataratas por el cirujano Rodrigo Antnez y otra
de apendicitis con el cirujano Augusto Prez.
Visto de este modo, podra parecer que es una relacin de Uno a Varios entre un
paciente (Pedro Blasco) y dos cirujanos (Rodrigo Antnez y Augusto Prez), pero
no es as.
Pensemos un momento. Si quisiramos hacer esto con una relacin de 1 a N, tendramos que repetir dos veces el paciente Pedro Blasco en la tabla Pacientes_Historial, una para relacionarlo con el cirujano Rodrigo Antnez y otra para relacionarlo con el cirujano Augusto Prez.
Esto nos obligara a introducir dos registros diferentes y, por lo tanto, a introducir dos valores para el campo Id_paciente diferentes para el mismo paciente. Si
hicisemos eso tendramos que repetir los datos de todo el historial de paciente
Pg. 37
por cada operacin. Adems cundo quisiramos buscar a ese paciente, por cul
historial lo haramos?
Por otro lado, Access no permitir escribir valores iguales en el campo Id_paciente con lo que, aunque parezca una relacin de 1 a N, queda constatado que debe
realizarse de N a M.
Establecer Relaciones
Vamos a crear las relaciones para las tablas comentadas anteriormente. Lo primero
que debemos saber es que las tablas tienen que estar cerradas antes de crear las
relaciones.
Pinchamos sobre la ficha Herramientas de la base de datos y hacemos clic sobre
el botn Relaciones del grupo Mostrar u Ocultar.
Si la base de datos no tiene todava establecida ninguna relacin entres sus tablas
se mostrar la pestaa Relaciones vaca en segundo plano, con su ficha contextual
correspondiente y el cuadro de dilogo Mostrar tabla en primer plano. Mediante
este cuadro seleccionaremos las tablas que vamos a relacionar.
Pg. 38
Vamos a empezar creando la relacin de 1 a N entre la tabla Pacientes_Historial

y Doctores. Seleccionamos la primera tabla y con la tecla Ctrl pulsada, pinchamos sobre la segunda. Hacemos clic en botn Agregar y, a continuacin, en Cerrar para quitar el cuadro de dilogo.
Dentro de la ficha Relaciones se muestran las dos tablas con sus campos. Ya sabemos que los campos clave tienen una llave dibujada a su izquierda.
Podemos mover las tablas de un lugar a otro pinchando y arrastrando por su barra
de Ttulo.
Si no se visualizan la totalidad de los campos de una tabla podemos redimensionarla pinchando y arrastrando cualquiera de sus bordes.
Para crear la relacin, pinchamos sobre el campo Id_Doctor de la tabla Doctores
y arrastramos el campo hasta situarlo encima del campo Id_Doctor de la tabla
Pacientes_Historial.
Al soltar el ratn, aparece en pantalla el cuadro de dilogo Modificar relaciones. En la
primera lista est el nombre del campo y tabla principal y en la segunda, el nombre del
Pg. 39
campo y la tabla relacionada a l. Si al efectuar la relacin, soltamos el ratn sobre un

campo errneo de la tabla, podemos arreglarlo desplegando esta segunda lista y eligiendo el correcto.
Debajo de las listas encontramos la casilla de verificacin Exigir Integridad Referencial. Esta casilla debe estar siempre activada para que la relacin sea satisfactoria. Explicaremos qu es en un apartado posterior.
Al pie del cuadro de dilogo Access informar del tipo de relacin que hemos efectuado e informa de ello.
Finalmente, pulsamos sobre el botn Crear y observaremos cmo Access ha creado la relacin, y la representa con una lnea negra que une ambas por los campos
indicados.
Pg. 40
Vamos a crear ahora la relacin Uno a Uno entre las tablas Pacientes_Historial
y Pacientes_Personal. Pulsamos el botn Mostrar tabla del grupo Relaciones
de la ficha contextual Diseo de Herramientas de relaciones.
Aparecer de nuevo el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Elegimos Pacientes_Personal y presionamos Agregar (tambin podemos agregar las tablas haciendo doble clic sobre su nombre), cerramos el cuadro de dilogo y movemos la nueva tabla
al lugar deseado.
Ahora arrastraremos el campo Id_Paciente de la tabla Pacientes_Historial hasta
el campo Id_Pacientes de la tabla Pacientes_Personal y soltamos el ratn.
En el cuadro de dilogo que se abre activamos la casilla de verificacin Exigir Integridad Referencial y observamos cmo Access identifica el tipo de relacin de
Uno a Uno. Pulsamos el botn Crear del cuadro de dilogo para observar la nueva
relacin.
Por ltimo, creamos la relacin Varios a Varios entre las tablas Pacientes_Historial y Cirujanos. Recordemos que vamos a necesitar la tabla de unin Operaciones.
Pulsamos el botn Mostrar tabla, seleccionamos las tablas Cirujanos y Operaciones y presionamos Agregar. Cerramos el cuadro de dilogo y colocamos las
tablas en el rea de trabajo.
Ahora seleccionamos el campo Id_Cirujano de la tabla Cirujanos y lo soltamos
sobre el campo Id_Cirujano de la tabla Operaciones. Activamos la casilla verificacin Exigir Integridad Referencial y presionamos el botn Crear.
Por ltimo, seleccionamos el campo Id_Pacientes de la tabla Pacientes_Historial
y lo arrastramos hasta el campo Id_ Pacientes de la tabla Operaciones. Exigimos Integridad Referencial y pulsamos el botn Crear.
Pg. 41
Acabamos de realizar dos relaciones de Uno a Varios, la primera entre la tabla principal Cirujanos y la tabla secundaria Operaciones y la segunda entre la tabla principal Pacientes_Historial y la tabla secundaria Operaciones. Esto permite que las
tablas Cirujanos y Pacientes_Historial posean una relacin de Varios a Varios.
Modificar relaciones
Una vez creada una relacin, podemos modificarla de tres formas distintas.
Primera. Pulsando sobre la lnea de la relacin con el botn secundario del ratn y
eligiendo la opcin Modificar relacin.
Segunda. Pulsando el botn Modificar relaciones de grupo Herramientas de la
ficha contextual Diseo de Herramientas de relaciones.
Tercera. Haciendo doble clic sobre la lnea de la relacin a modificar.

Las tres opciones abren el cuadro de dilogo Modificar relaciones que ya conocemos.
Pg. 42
Si lo que queremos es eliminar una relacin, existen dos formas de hacerlo, una
sera pulsando la tecla Suprimir una vez seleccionada la lnea de la relacin.
La otra sera pulsando sobre la lnea de la relacin con el botn secundario del ratn
y eligiendo la opcin Eliminar.
En ambos casos, Access pedir confirmacin mediante un mensaje en pantalla.
Recordemos que si queremos eliminar un campo de una tabla que est relacionada
por l, antes debemos eliminar la relacin.
Si la distribucin de las tablas se ha vuelto demasiado engorrosa y deseamos limpiar la ficha de documento Relaciones, pulsamos sobre el botn Borrar diseo
del grupo Herramientas de la ficha contextual Diseo.
Esta accin har desaparecer las tablas de la pantalla, para comenzar una distribucin nueva, pero no elimina las relaciones existentes entre ellas.
Para comprobarlo, pulsamos el botn Mostrar todas las relaciones del grupo
Relaciones de la ficha contextual Diseo y observamos cmo aparecen todas las
tablas alineadas con sus correspondientes relaciones.
Podemos ocultar temporalmente las tablas, seleccionndolas y pulsando el botn

Ocultar tabla del grupo Relaciones de la ficha contextual Diseo.
Tambin podemos mostrar las relaciones dependientes de una tabla en concreto,
seleccionando sta y presionando el botn Mostrar relaciones directas del grupo Relaciones de la ficha contextual Diseo.
Pg. 43
El botn Informe de relacin del grupo Herramientas de la ficha contextual

Diseo, genera un informe con el esquema relacional de la base de datos, pensado
para imprimirlo.
Por ltimo, salimos de la gestin de relaciones pulsando el botn Cerrar del grupo
Relaciones de la ficha contextual Diseo. Access pregunta si deseamos guardar
los cambios cometidos.
La integridad referencial
La integridad referencial es un conjunto de reglas que Access establece para asegurar que las relaciones entre las tablas sean validas y que no se realicen modificaciones que afecten al diseo de las mismas.
Seleccionamos una relacin pinchando sobre ella y presionamos el botn Modificar relaciones del grupo Herramientas.
Si activamos la casilla Exigir integridad referencial en el cuadro que se abre,

estaremos indicando a Access que garantice que los cambios que se produzcan en
una tabla no afecten a la relacin, es decir, que no permita introducir datos en la tabla secundaria si previamente no se han introducido en la tabla principal o que no
Pg. 44
se pueda eliminar un registro en la tabla principal sin antes eliminar los relacionados con l. En nuestro ejemplo, no se podr borrar un Doctor de la tabla Doctores
sin antes borrar sus pacientes en la tabla Pacientes_Historial.
Al marcar la casilla de verificacin Exigir integridad referencial, se activan dos
nuevas casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en
cascada los registros relacionados.
Si marcamos la casilla Actualizar en cascada los campos, cuando se modifique

el valor del campo de la tabla principal, automticamente cambiarn los valores de
sus registros relacionados en la tabla secundaria.
Si est activada la casilla de verificacin Eliminar en cascada los registros relacionados, si se elimina un registro de la tabla principal se borrarn todos los
registros relacionados de la tabla secundaria.
Objetos dependientes
Debemos saber que, mediante las propiedades de las tablas, podremos incluir automticamente una hoja secundaria de datos cuando exista una relacin con otra
tabla. Esta hoja representa a la tabla secundaria de la relacin.
Pg. 45
Cuando una hoja de datos tiene relacionada una hoja secundaria, presentar un
signo + junto a cada una de sus registros.
Por ejemplo, al desplegar la hoja secundaria de la tabla Cirujanos (haciendo clic
en el signo +), veremos cmo un determinado cirujano oper a un determinado
paciente, as como el tipo de intervencin y la fecha en que fue realizada. Esto es
posible, debido a que la tabla Cirujanos est relacionada con la tabla Operaciones que es, en este caso, la tabla secundaria de la relacin.
Access tambin proporciona una herramienta desde la que podremos consultar todas las relaciones de la base de datos, partiendo de una tabla abierta en vista Hoja
de datos.
Para hacerlo, pulsamos el botn Dependencias del objeto del grupo Relaciones
de la ficha contextual Hoja de datos.
Se abrir el panel Dependencias de Objetos. Podremos elegir entre consultar

los objetos dependientes de la tabla abierta o ver los objetos de los cuales depende
dicha tabla.
Al pulsar sobre los signos + del esquema, obtendremos una visin de todas las
relaciones incluidas en la base de datos, as como, de todos los objetos (consultas,
formularios, informes, etc.) a los que estas relaciones afectan.
Pg. 46
Crear ndices basados en varios campos

Los ndices son tiles a la hora de recuperar registros de una tabla y si sus registros
van a reordenarse con frecuencia. Se puede definir un ndice sobre un campo o sobre una combinacin de campos.
Ya sabemos cmo se crea un ndice sobre un solo campo, seleccionando la propiedad Indexado del mismo.
Si lo que queremos es crear un ndice a partir de varios campos, abrimos la tabla

en vista Diseo y pulsamos el botn ndices del grupo Mostrar u ocultar de la
ficha contextual Diseo de Herramientas de tabla.
Pg. 47
En el cuadro de dilogo que se abre, en la primera casilla en blanco de la columna

Nombre de ndice, escribiremos el nombre que le queremos dar al ndice.
En la columna Nombre del campo seleccionamos de la lista desplegable el nombre del campo que va a formar parte del ndice.
En la siguiente columna vamos a elegir el orden que queremos que tenga los datos
del campo correspondiente. El orden predeterminado es Ascendente.
En la siguiente fila en blanco seleccionamos el siguiente campo que va a formar
parte del ndice. Se puede repetir este paso hasta 10 campos como mximo.
En la parte inferior del cuadro tenemos las Propiedades del ndice, la primera es
Principal e indica, a travs de su cuadro de texto, si el ndice es clave principal o
no.
La propiedad nica permite indicar si permitimos valores duplicados o no.
Si seleccionamos S en la propiedad Ignorar Nulos, los registros que tengan valor
nulo, es decir, que estn vacos en el campo, sern excluidos del ndice.
Pg. 48

TEMA 3: CONSULTAS DE SELECCIN
0301 Definicin y objetivo de una consulta

0302 Vistas de una consulta
0303 Tipos de consultas
0304 Crear una consulta con el asistente
0305 Operadores lgicos
0306 Operadores Comparativos
0307 Entre, In y Como
0308 Tipo de datos en las consultas
0309 Especificar criterios en una consulta
0310 Fila Criterios y O
0311 Crear una consulta en vista Diseo
0312 Consultas de parmetros
0313 Consultas de bsqueda de duplicados
0314 Consulta de bsqueda de no coincidentes
CONSULTAS DE SELECCIN
Definicin y objetivo de una consulta

Las consultas son el objeto de Access que permite realizar preguntas a la base de
datos, que como ya sabemos, es una de los objetivos que deben cubrirse en el diseo
y creacin de bases de datos. Poco podramos hacer con una base de datos, si no pudiramos realizar consultas sobre ella.
Las consultas proporcionan una visin determinada de los datos de una o varias
tablas, seleccionados en base a unos criterios. Su aspecto final es el de una tabla.
De lo que acabamos de explicar podemos concluir dos aspectos bsicos de las consultas:
Por un lado, podremos mostrar slo aquellos campos de las tablas que nos interesen. Por ejemplo, slo el Nombre, Apellidos y Notas de los estudiantes en una tabla
donde se encuentren adems, el resto de sus datos acadmicos.
Por otro lado, filtraremos las tablas y mostraremos slo aquellos registros que respondan al criterio que se ha establecido en la consulta. Por ejemplo, mostrar slo
aquellos alumnos de la tabla anterior que hayan aprobado todas sus asignaturas.
Vistas de una consulta

Las consultas poseen cinco tipos de vistas que podemos cambiar usando el botn
desplegable Ver del grupo Vistas de la ficha Inicio.
Pg. 50
Las posibilidades que se ofrecen son:

Vista Hoja de datos. Como vemos, sta es idntica a la que estudiamos en las
Tablas y desde sta podremos realizar tambin las mismas operaciones para los
campos y registros que ya vimos, como cortarlos, copiarlos, cambiar su estilo y
tamao de fuente, etc.
Debemos saber, y esto es muy importante, que si realizamos cualquier cambio en
los datos de una consulta, stos se realizarn automticamente tambin en la tabla
o tablas en las que nos hayamos basado para su creacin.
Vista Tabla dinmica, esta vista slo la usaremos cuando queramos realizar una
tabla dinmica con los datos contenidos en la consulta.
Vista Grfico dinmico. Al igual que en el caso anterior, esta vista slo la usaremos cuando queramos realizar un grfico dinmico con los datos de la consulta.
Vista SQL. Esta vista resulta muy til para los usuarios experimentados que utilizan lenguajes de programacin para gestionar los datos, sin embargo, no ser
objeto de estudio en este curso.
Access ofrece resultados muy avanzados y potentes, an sin necesidad de usar

programacin para obtenerlos.
Pg. 51
Vista Diseo. Esta es, junto con la vista Hoja de datos, la que ms usaremos en el
estudio de las consultas. Es desde esta vista desde donde se confecciona la consulta,
es decir desde donde se eligen los datos que queremos mostrar en base a los criterios
establecidos.
La vista Diseo se divide en tres partes fundamentales.

En la parte superior es donde aparecern la tabla o tablas que forman la consulta.
La parte inferior es la ms importante, ya que aqu es donde desarrollaremos el diseo propiamente dicho de la consulta, recibe el nombre de Cuadrcula QBE, que
en ingls significa Query By Example, es decir, cuadrcula segn ejemplo.
En la fila Campo, indicamos los campos que formarn parte de la consulta.

En la fila Tabla, se muestra la tabla a la que pertenece cada campo de la fila superior. Cuando creamos consultas basadas en una sola tabla, esta fila no resulta muy
til, pero adquiere mayor importancia cuando se trata de consultas basadas en
varias tablas.
Pg. 52
En la fila Orden, podemos establecer si deseamos que los registros obtenidos al

ejecutar la consulta, se ordenen ascendente o descendentemente por uno o varios
de los campos que los forman.
Al igual que suceda en las tablas, primero se ordena el campo que est situado ms
a la izquierda y, dentro de ste, el que se encuentre ms cercano por su derecha.
En la fila Mostrar, indicamos, pinchando en las casillas de verificacin correspondientes, si alguno de los campos que hemos usado en el diseo de la consulta, no
queremos que se muestre en el resultado final de la misma.
En las filas Criterios y O, es donde escribiremos el criterio por el cual vamos a filtrar los resultados. A lo largo de esta leccin estudiaremos qu tipo de datos deben
incluirse en estas filas.
La tercera parte que forma la vista Diseo de las consultas, es la lnea horizontal
que divide las zonas superior e inferior.
Podemos variar el espacio que Access destina a cada una de ellas, pinchando con el
ratn sobre ella y arrastrndola hacia arriba o hacia abajo.
Tipos de consultas
En Access existen distintos tipos de consultas. Vamos a ver cules son:
Las Consultas de seleccin son las ms habituales y, sern las que estudiemos en
esta leccin junto con las de parmetros.
Pg. 53
Este tipo de consulta obtiene los datos de una o ms tablas y muestra los resultados en una hoja de datos. Tambin se puede utilizar para agrupar los registros y
hacer sumas, promedios, cuentas y totales.
Una Consulta de Parmetros es una consulta que cuando se ejecuta muestra un
cuadro de dilogo que solicita la informacin que va a ser necesaria para recuperar
y mostrar los registros.
Se puede solicitar ms de un dato, por ejemplo, que se requieran dos fechas, el

nombre d un alumno y una asignatura, etc. Access mostrar tantos cuadros de
dilogo en pantalla como parmetros se introduzcan.
Las Consultas de Referencias cruzadas sirven para agrupar datos y mostrarlos
en un formato similar a una hoja de clculo. Se pueden comparar valores, y son
muy tiles para disear informes y grficos a partir de ellas.
Las Consultas de Accin realizan cambios de muchos registros en una sola operacin. Hay cuatro tipos: de Eliminacin, de Creacin de tablas, de Actualizacin y de Datos anexados.
Las Consultas de Eliminacin son, como su nombre indica, consultas que sirven
para eliminar un nmero determinado de registros de una o ms tablas, que cumplan los criterios especificados en ellas. Por ejemplo, eliminar todos los registros
cuya poblacin sea una determinada.
Las consultas de Creacin de tabla sirven para crear una tabla nueva a partir de
los datos de una o ms tablas. Este tipo de consulta es muy til para crear una tabla
que se desea exportar a otra base de datos o a otro programa.
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Con las Consultas de Actualizacin se realizan cambios globales a los datos de

una o ms tablas. Por ejemplo aadir un prefijo nuevo a los nmeros de telfono de
una provincia, o aumentar el sueldo a determinados empleados.
Las consultas de Datos anexados sirven para agregar registros de una o ms tablas
en la parte final de otra tabla. Por ejemplo, en una tabla tenemos los datos de las
clases que imparte un profesor y se quiere aadir el Currculum, que es un dato de
otra tabla.
Crear una consulta con el asistente

Vamos a crear nuestra primera consulta y usaremos el asistente para hacerlo. Vamos a trabajar con la base de datos de una clnica. El objetivo es obtener un listado
con los Doctores cuya especialidad sea Medicina general.
Hacemos clic en la ficha Crear y pulsamos sobre el botn Asistente para consultas ubicado en el grupo Otros.
Se abre el cuadro de dilogo Nueva consulta. La opcin marcada por defecto es

Asistentes para consultas sencillas, as que pulsamos el botn Aceptar directamente.
En el primer paso del asistente, Access solicitar que indiquemos las tablas y campos que formarn la consulta.
Las tablas las elegimos desde la lista desplegable Tablas/Consultas, en nuestro
caso ser Doctores.
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En la lista Campos disponibles, seleccionamos uno a uno los que queramos aadir a la consulta y pulsamos el botn Agregar (>) para pasarlos a la lista Campos
seleccionados.
Si queremos pasarlos todos a la vez, presionamos el botn Agregar todo (>>).
Los botones (<) y (<<) se usan precisamente para lo contrario de los anteriores, es
decir, quitar un campo de la lista Campos seleccionados o todos a la vez.
Pulsamos Siguiente e indicamos el nombre de la consulta en el cuadro de texto.

Elegimos en esta pantalla cmo queremos que se muestre la consulta al finalizar su
creacin, si en vista Diseo, activando la opcin Modificar el diseo de consulta o en vista Hoja de datos activando la opcin Abrir la consulta para ver la
informacin. sta es la opcin que elegiremos para nuestra consulta.
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Por ltimo, pulsamos el botn Finalizar y Access mostrar en pantalla el resultado de la consulta que acabamos de realizar.
Si observamos los datos, vemos que, efectivamente slo se muestran los campos
elegidos, en nuestro caso, Nombre, Apellidos y Especialidad.
Sin embargo, se muestran todos los mdicos, independientemente de su especialidad, y slo queremos mostrar los que sean Mdicos generalistas.
Esto ocurre porque an no hemos especificado ningn criterio de seleccin para la

consulta. En los siguientes apartados, estudiaremos cmo insertar estos criterios,
primero analizando los operadores que pueden contener y despus, aprendiendo a
insertarlos correctamente.
Operadores lgicos
Operador O e Y
Utilizamos el operador lgico O cuando queremos filtrar por varios valores de un
mismo campo. Por ejemplo, en el caso de querer obtener un listado de Clientes que
residan en las ciudades de Madrid o Barcelona.
Operador Y
El operador Y lo usamos cuando queremos que en un campo se cumplan dos
condiciones distintas. Por ejemplo, para un campo numrico que los valores sean
mayores de 10 Y menores de 20.
Operador No
El operador No se utiliza para negar el valor escrito como criterio en un campo
de la consulta.
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En muchas ocasiones es mucho ms sencillo negar algo, que preguntar por todos
los valores que seran verdaderos en la fila de criterios. Por ejemplo, para la tabla
anterior, supongamos que queremos filtrar todos los clientes que no pertenezcan a
una poblacin determinada.
Es mucho ms rpido y sencillo escribir que no sean de esa poblacin, a utilizar el
operador O por cada una de las poblaciones que queramos que aparezcan.
Operadores Comparativos
Los operadores comparativos realizan una comparacin entre los valores de dos
expresiones. Se definen, como el resto de operadores, en la fila de criterios de un
campo en una consulta.
El operador =, es el valor que Access utiliza como predeterminado en las casillas
de criterio, es decir cuando escribimos un valor en alguna casilla acta como si
tuviera delante el signo igual.
Los operadores > (mayor que) y < (menor que), cuando evalan datos numricos o de fecha u hora, filtran los registros que contengan valores en ese campo
mayores o menores que el especificado.
Cuando estn referidos a un valor texto se rigen por orden alfabtico, es decir, en
el caso de > se mostraran los registros en los que la primera letra fuera posterior
a la A, en caso que coincidan con la primera letra se comprobara la segunda letra
y as sucesivamente; en el caso de < la bsqueda se realizar en orden inverso.
Los operadores >= (mayor o igual que) y <= (menor o igual que) comparan
los valores que coincidan con el criterio definido, incluyendo en la bsqueda dicho valor, por ejemplo si en la fila criterios de un campo Sueldo introducimos la
expresin >= 1000, buscar los valores que sean iguales a mil o mayores que
mil.
El operador <> (distinto de) se utiliza cuando queremos excluir cierto valor de
un campo en la bsqueda. Se visualizarn todos los registros que no contengan
dicho valor en el campo en el que hemos introducido el criterio de bsqueda. Como
vemos, realiza la misma funcin que el operador lgico NO.
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Entre, In y Como
El operador Entre examina si el valor de la expresin que se ha introducido en la
fila Criterios, est comprendido entre los dos valores definidos. Es de gran utilidad
para especificar un rango de valores. Por ejemplo, Entre 10500 Y 10800, equivale
a >= 10500 Y <= 10800.
El operador In se utiliza cuando queremos seleccionar registros cuyo valor del campo de bsqueda coincida con alguno de los que se han definido en la lista de valores.
Por ejemplo; In(Madrid;Barcelona) escrito en el campo Ciudad de una tabla,
filtrara todos los registros cuya ciudad fuera Madrid o Barcelona.
El operador Como se utiliza cuando queremos utilizar caracteres especiales y comodines para formar el valor con el que comparar. Por ejemplo si queremos buscar
todas las ciudades que comiencen por la letra M pondramos Como M* en donde
el * acta como carcter comodn para indicar uno o ms caracteres en esa posicin.
Veamos los caracteres comodines que podemos usar:
El signo de interrogacin ?, representa que exista en esa posicin, un carcter
cualquiera. Por ejemplo: Como ca?a, devolvera valores como casa, capa,
cava, sin embargo, no devolvera el valor carta, puesto que en la posicin donde
se encuentre el signo de interrogacin, slo puede haber un carcter.
El asterisco *, representa que exista en esa posicin, cero o ms caracteres cualquiera.
Para el ejemplo anterior, si escribimos Como ca*a, adems de todos los valores
que se devolvan antes, tambin estaran incluidos otros como, carta, carraca,
carpeta, castaa, etc, ya que el asterisco permite incluir varios caracteres en su
lugar.
Si queremos buscar una palabra contenida en un campo, usaremos el asterisco
de la siguiente manera: Como *palabra_buscada*, donde sustituiremos el texto
palabra_buscada, por el que deseemos buscar.
La almohadilla #, representa que exista en esa posicin, un dgito cualquiera.
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Listacaracteres representa una lista de caracteres y puede incluir casi cualquier

carcter, incluyendo dgitos, los caracteres se escriben uno detrs de otro sin espacios en blanco ni comas.
Los caracteres especiales corchete de apertura [, interrogacin ?, almohadilla #
y asterisco * dejan de ser considerados comodines cuando van entre corchetes.
Se puede especificar un intervalo de caracteres en listacaracteres colocando un guin
para separar los lmites inferior y superior del intervalo, por ejemplo; Como [A-D]*
los usaramos para especificar todas las palabras que empiecen por A, B, C o D.
Si queremos preguntar por un nmero de caracteres no consecutivos, los escribimos separados por comas. Por ejemplo: Como [A,G,T]*, especifica todas las
palabras que empiecen por A, G o T.
Tipo de datos en las consultas

Cuando anotamos valores en la fila de Criterios de un campo en una consulta
para buscar y filtrar los registros de una o varias tablas, debemos atender al tipo de
datos al que pertenezcan para notarlos correctamente.
De este modo, cuando los valores sean de tipo Texto, debern anotarse siempre entrecomillados. Por ejemplo, si queremos filtrar los registros de los clientes que residan
en Cdiz, debemos escribir el valor Cdiz entrecomillado en el campo Ciudad.
Los valores de tipo Nmero los escribiremos tal cual, sin agregar nada. Por ejemplo,
para especificar que se filtren aquellos productos cuyo precio sea mayor de 25 ,
escribiramos en la fila Criterios del campo Precio, >25.
Los valores que sean de tipo Fecha/Hora, los anotaremos entre almohadillas #.
Por ejemplo, para filtrar la tabla Ventas por aquellas que se produzcan a partir de
Noviembre de 2007 tendremos que escribir >=#01/11/07# en la fila Criterios
del campo Fecha de venta.
Especificar criterios en una consulta

Para especificar criterios en las consultas, stas deben abrirse en vista Diseo. Si
nos basamos en la consulta que habamos creado en un apartado anterior, recordaremos que mostraba los datos relativos al Nombre, apellidos y especialidad que
ejercen los facultativos.
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Para actuar sobre el diseo de esta consulta, la seleccionamos en el Panel de Exploracin y presionamos el botn Vista diseo de la ficha Inicio. Tambin podemos hacerlo, si hacemos clic con el botn derecho del ratn sobre su nombre y, en
el men contextual que se abre, escogemos la misma vista.
Tambin podemos abrir cualquier objeto del Panel de Exploracin en vista Diseo si, una vez seleccionado, pulsamos la combinacin de teclas Control + Enter.
Situamos el puntero del ratn en la fila Criterios del campo Especialidad y anotamos el texto Medicina general entrecomillado puesto que es un valor de tipo
Texto.
Para comprobar el resultado de la consulta pulsamos sobre el botn Ejecutar del

grupo Resultados en la ficha Diseo de Herramientas de consultas.
Veremos cmo slo aparecen los mdicos cuya especialidad es la Medicina general.
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Nuestra consulta ya est finalizada, sin embargo, todava podemos especificar alguna propiedad ms; por ejemplo, algn criterio de ordenacin.
Vamos a pedir que los registros se muestren ordenados alfabticamente por apellido. Mostramos de nuevo la vista diseo de la consulta, situamos el puntero del
ratn en la fila Orden del campo Apellidos y elegimos la opcin Ascendente.
Por otro lado, al nombrar la consulta ya indicamos que estamos viendo los mdicos
de Medicina general, por lo que resulta innecesario el campo Especialidad, puesto
que siempre tendr escrito lo mismo. Es decir, no tenemos necesidad de mostrar el
campo de la especialidad, ya que sabemos su contenido de antemano.
Access permite ocultar los campos que queramos dentro de una consulta. Por este
motivo, desactivamos la casilla de verificacin Mostar para el campo Especialidad.
Al volver a ejecutar la consulta los datos aparecern ordenados alfabticamente

por apellidos y el campo Especialidad no se mostrar, sin embargo, el filtro sigue
realizndose de forma correcta. El campo no se muestra pero sigue estando activo
como criterio de filtrado de forma interna.
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Fila Criterios y O
En el ejemplo anterior veamos como filtrar los registros por los valores de un campo. Frecuentemente necesitaremos filtrar los registros de las tablas atendiendo a
valores de distintos campos y entonces, es cuando debemos conocer perfectamente
cmo funcionan las filas Criterios y O de la rejilla del diseo de las consultas.
Por ejemplo, vamos a realizar una consulta que filtre los registros de la tabla Operaciones para mostrar las operaciones realizadas en el quirfano K con fecha posterior al 1 de octubre de 2007.
Pinchamos sobre la ficha Crear y hacemos un clic sobre el botn Asistente para
consultas del grupo Otros. Aceptamos el cuadro de dilogo, seleccionamos la tabla Operaciones y pasamos todos los campos de sta a la lista Campos seleccionados.
Pulsamos el botn Siguiente. Escribimos el nombre de la consulta y seleccionamos

la opcin Modificar el diseo de la consulta, para que sta se muestre directamente en vista Diseo al finalizar el asistente.
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Ahora nos situamos sobre la fila Criterios del campo Quirfano y escribimos el
dato correspondiente al quirfano que queremos filtrar (en este caso K). Despus, en la casilla de criterios del campo Fecha anotamos la expresin adecuada
para indicar las fechas que queremos obtener, para el ejemplo >=#01/10/07#.
Como podemos comprobar, los dos criterios estn escritos en la misa lnea. Access
interpreta esto como si estuviramos utilizando un operador lgico Y, es decir,
filtra los registros que cumplan simultneamente ambos criterios; que el quirfano
sea el K y que las operaciones se hayan realizado despus del 1 de octubre de
2007. Este es el resultado:
Si, llegados a este punto quisiramos que tambin se mostrasen las realizadas en
el quirfano L, anotaremos el criterio en la celda inmediatamente inferior, es decir,
en la primera fila O del campo Quirfano. De esta manera, estaremos indicando
al programa que debe devolvernos las operaciones realizadas en el quirfano K
o en el L.
De hecho, Access interpreta la consulta de la siguiente forma: filtra todas las operaciones realizadas en el quirfano Kz posteriores al 1 octubre de 2007 y aade
todas las realizadas en el quirfano L independientemente de cundo se realizaran
stas. Por qu?, porque en la fila O del campo Fecha no hemos escrito ningn
criterio enfrentado al del campo Quirfano.
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Si quisiramos que tambin filtrase las operaciones realizadas en el quirfano L,

posteriores a octubre, tendramos que anotar el criterio correspondiente en la fila
O del campo Fecha.
Tambin puede darse el caso de que necesitemos combinar criterios Y con criterios
O. Por ejemplo, las operaciones realizadas a partir de Octubre en el quirfano K, y
las realizadas a partir de Noviembre en el quirfano L.
En este caso, tendremos que aadir en la correspondiente fila de criterio O del campo Fecha, la expresin adecuada: >=#01/11/07#.
Access interpretar que debe filtrar las operaciones realizadas en el quirfano K a

partir de octubre de 2007 o las operaciones realizadas en el quirfano L a partir de
noviembre de 2007.
Partiendo de estos ejemplos, se pueden entrever las mltiples posibilidades de filtrado que permite realizar la cuadrcula de diseo.
Crear una consulta en vista Diseo

Otro modo de crear consultas en Access, es hacerlo directamente desde la vista
Diseo de las mismas.
En esta ocasin vamos a realizar una consulta que muestre los nombres de los cirujanos que operaron a determinados pacientes en el quirfano K, durante los meses
de octubre y noviembre de 2007.
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Como vemos, vamos a necesitar datos de distintas tablas, stas deben haber sido
relacionadas con anterioridad para que el resultado de la consulta sea coherente.
Hacemos un clic en la ficha Crear y presionamos el botn Diseo de consulta
del grupo Otros.
Aparece en segundo plano, la vista Diseo vaca de una consulta cualquiera y, en

primer plano, un cuadro de dilogo que nos solicita que seleccionemos la tabla o
tablas que van a intervenir en la consulta.
Para nuestro ejemplo necesitamos tres tablas; Cirujanos, Operaciones y Pacientes_Historial. Seleccionamos las tres, manteniendo presionada la tecla Control
y pulsamos el botn Agregar. Cerramos el cuadro de dilogo para comenzar con
el diseo.
Observamos las tres tablas con sus relaciones correspondientes. Ahora vamos a
seleccionar los campos que deseamos mostrar.
Podemos incluir un campo en la cuadrcula de diseo de tres formas distintas:

primera, pinchando y arrastrando ste desde su tabla hasta la fila Campo de la
cuadrcula.
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Segunda, haciendo doble clic sobre l en la tabla. Automticamente Access lo insertar en el lugar campo vaco de la cuadrcula de diseo.
Tercera, seleccionndolo desde la lista desplegable Campo en la cuadrcula de diseo.
De cualquiera de estas maneras, incluimos los campos necesarios de cada una de las
tablas. Si quisiramos incluir todos los campos de una tabla arrastramos el asterisco (*) que aparece al principio de cada una, a la cuadrcula de diseo.
Ahora estableceremos los criterios que necesitemos. Escribimos la letra K entrecomillada en la fila Criterios del campo Quirfano. En la misma fila del campo
Fecha anotamos Entre #01/10/07# Y #30/11/07# para incluir todas las operaciones realizadas entre esas fechas.
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Ejecutamos la consulta y observamos los resultados. Gracias a las relaciones entre

las tablas y a la creacin de consultas, podremos comprobar que el cirujano Augusto oper al paciente pedro de apendicitis el 4 de octubre.
Consultas de parmetros
Una consulta de parmetros es una consulta de seleccin especial. Su particularidad, es que al ejecutarla, pregunta por el valor que queremos buscar para un campo
determinado y muestra los resultados conforme a ese valor.
Por ejemplo, la tabla Operaciones contiene un campo en el que anotamos los distintos quirfanos que existen. Supongamos que stos son quince, si quisiramos
ver las operaciones separadas por cada quirfano, tendramos que realizar quince
consultas de seleccin distintas, indicando como criterio en el campo Quirfano,
la letra de cada uno de ellos.
Al utilizar los parmetros, tan slo tendremos que hacer una consulta que, al ejecutarse, preguntar por cul quirfano queremos buscar y filtrar los registros en
base al dato introducido.
Vamos a realizar este ejemplo. Pinchamos sobre la ficha Crear y hacemos clic en el
botn Diseo de consulta del grupo Otros de la ficha Inicio.
Seleccionamos la tabla Operaciones, pulsamos el botn Agregar y cerramos el
cuadro de dilogo Mostrar tabla.
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Seleccionamos el primer campo de la tabla y, manteniendo pulsada la tecla May. ,

hacemos clic en el ltimo, para seleccionarlos todos.
Pinchamos dentro de la seleccin y arrastramos hasta la cuadrcula de diseo para
colocarlos todos a la vez.
Colocamos el ratn en la fila Criterios del campo Quirfano para introducir el parmetro. Lo nico que debemos saber es que cuando introducimos un parmetro,
ste debe anotarse entre corchetes. Por otro lado, el texto que introduzcamos como
parmetro, ser el que veamos cuando ejecutemos la consulta, por lo que debe ser
lo ms descriptivo posible.
Por ejemplo, el texto: Introduzca la letra del quirfano por el que desea buscar
entre corchetes.
Guardamos la consulta con el nombre Bsqueda por quirfanos y la ejecutamos

pinchando el botn Ejecutar del grupo Resultados de la ficha Diseo en Herramientas de consultas.
Access muestra un mensaje en pantalla que ser el mismo que escribimos anteriormente como parmetro, solicitando la introduccin de un dato.
Escribimos, por ejemplo, la letra K y aceptamos. Access mostrar en pantalla los

resultados para ese valor. Estos son los mismos que si escribimos la letra K como
criterio en el campo Quirfano.
Si escribimos un valor como parmetro que no se encuentre en la tabla, Access
mostrar la consulta vaca.
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De esta manera, cada vez que ejecutemos una consulta podremos ejecutar un filtrado diferente sin necesidad de tener que cambiar su diseo, guardarla de nuevo y
ejecutarla. Adems la consulta se mostrar simplemente respondiendo a una sencilla pregunta, lo que resulta muy adecuado para usuarios de la base de datos que no
tienen por qu saber cmo est diseada, ni siquiera cmo funciona.
Podremos incluir tantos parmetros en una consulta como deseemos, Access pregunta uno detrs de otro usando tantos mensajes como parmetros hayamos incluido.
Veamos un ejemplo un poco ms complejo:
Mostramos la consulta en vista Diseo, y adems del parmetro que tenemos vamos a pedir que usuario introduzca tambin un rango de fechas para buscar.
Situamos el puntero del ratn en la fila de Criterios del campo Fecha y escribimos
Entre [Introduzca la fecha de inicio] Y [Introduzca la fecha final]. Acabamos de
introducir en un mismo campo dos parmetros distintos, en total, la consulta tiene
tres, vamos a ejecutarla.
Primero solicitar el valor del quirfano, al aceptar el cuadro, reclamar la mostrar

la pregunta final.
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Una vez aceptado ste contemplaremos el resultado, acorde con los valores introducidos.
Consultas de bsqueda de duplicados

Las consultas de bsqueda de duplicados se realizan a travs de un asistente y su
objetivo es mostrar en una consulta qu registros de la tabla seleccionada contiene
valores repetidos en los campos que especifiquemos.
Vamos a crear una consulta que evale la tabla mdicos e identifique si hemos anotado por error a ms de un mdico de la misma especialidad, en la misma consulta
y turno de atencin.
Hacemos clic en la ficha Crear y pulsamos el botn Asistente para consultas
del grupo Otros.
Seleccionamos la opcin Asistente para bsqueda de duplicados y aceptamos
el cuadro de dilogo.
En el primer paso del asistente debemos seleccionar, la tabla o consulta en la que

vamos a buscar los duplicados, en nuestro caso, ser la tabla Doctores.
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Pulsamos el botn Siguiente. En el segundo paso del asistente, debemos indicar

los campos que deseamos ver si se repiten. Como no podemos tener a ms de un
mdico de la misma especialidad, en el mismo turno de atencin en la misma consulta, pasamos a la lista Campos con valores duplicados, los campos Especialidad, Turno y Consulta n.
Pulsamos el botn Siguiente. En el tercer paso del asistente, indicaremos si deseamos que la consulta muestre, adems de los campos sealados en el paso anterior,
otros que contenga la tabla. En nuestro caso vamos a pasar el Nombre y Apellidos
de los mdicos.
Pulsamos el botn Siguiente. El ltimo paso del asistente es similar al ya estudiado para resto de las consultas. Dejamos las opciones que se ofrece n por defecto y
pulsamos Finalizar para ver los resultados.
En nuestro caso, la consulta muestra slo un duplicado. Se presentan por parejas

de registros.
Consulta de bsqueda de no coincidentes

Las consultas de bsqueda de no coincidentes son muy tiles cuando queremos
saber si algn registro de una tabla no tiene registros relacionados con otra tabla,
con la que s est relacionada. Como las anteriores, tambin se realizan a travs de
un asistente.
Por ejemplo podemos consultar, si hay algn doctor al que no hemos asignado
ningn paciente.
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Hacemos clic en la ficha Crear y pulsamos el botn Asistente para consultas

del grupo Otros.
Seleccionamos la opcin Asistente bsqueda de no coincidentes y pulsamos el
botn Aceptar del cuadro de dilogo.
En el primer paso del asistente, seleccionamos la tabla que tiene los campos que
vamos a ver en el resultado de la consulta. Como queremos saber si no hemos asignado ningn paciente a algn doctor, necesitaremos ver el nombre del doctor que
no tenga pacientes, por lo que seleccionamos la tabla Doctores.
Pulsamos sobre el botn Siguiente. En el segundo paso del asistente, tenemos que
indicar la tabla con la que est relacionada la anterior (y de la que queremos saber si
hay algn registro que no lo est). En nuestro caso, la tabla es Pacientes_Historial.
Pulsamos Siguiente. En el siguiente paso, Access pide que identifiquemos los

campos que son iguales en ambas tablas, es decir, los campos que se han usado
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en la relacin. Lo ms habitual es que Access los detecte automticamente,

pulsamos Siguiente.
En este paso, seleccionaremos los campos de la primera tabla que queremos que
aparezcan en el resultado final de la consulta. Vamos a pasarlos todos a la lista
Campos Seleccionados y pulsamos el botn Siguiente.
Dejamos los valores por defecto del ltimo paso del asistente y pulsamos el botn
Finalizar.
A la vista de los resultados de la consulta, deducimos que no hemos asignado ningn paciente a la doctora Dolores Menchu Gmez.
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TEMA 4: CONSULTAS DE SELECCIN AVANZADAS
0401 Introduccin
0402 Campos calculados
0403 Mostrar dos campos en la misma columna
0404 El generador de expresiones
0405 Operaciones con flechas
0406 Ejemplo del uso del generador de expresiones en el clculo de fechas
0407 Anotar expresiones sin utilizar el Generador de expresiones
0408 La funcin condicional Silnm
0409 Usando la funcin Silnm
0410 Funciones condicionales anidadas
0411 Consultas de Totales
0412 Creacin de una conducta de Totales
0413 Consultas de referencias cruzadas
CONSULTAS DE SELECCIN AVANZADAS
Introduccin
Hasta ahora hemos estudiado como realizar consultas de seleccin sencillas utilizando los operadores comparativos y lgicos en la fila Criterios de la cuadrcula
QBE.
Pero Access va mucho ms all en el diseo de consultas, y pone a disposicin del

usuario, herramientas y sintaxis que permite la creacin de consultas complejas.
De este modo, podemos generar en una consulta campos calculados que se obtienen al realizar operaciones matemticas con otros campos.
Podemos unir varios campos en uno.
Realizar operaciones con campos que contengan datos de tipo Fecha/Hora.
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Obtener clculos totales al agrupar los registros de la consulta.
Elaborar una consulta de referencias cruzadas, con lo que conseguiremos ver los
datos como si estuviramos usando una hoja de clculo.
O usar funciones condicionales que den como resultado, en el campo donde se inserten, valores diferentes atendiendo a los datos anotados en otros campos.
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Campos calculados
Un campo calculado es aquel que se crea en una consulta utilizando una expresin
que hace referencia a datos que estn en otros campos de la tabla o a algn tipo de
funciones de Access.
De este modo, podemos crear campos que se obtengan de realizar clculos matemticos con los datos de otros campos de la consulta. Vamos a realizar un ejemplo
de ello; crearemos una consulta de la tabla Libros, a la que aadiremos un campo
calculado que obtenga el precio total de cada libro vendido. Pulsamos en la ficha
Crear y hacemos un clic sobre el botn Diseo de consulta del grupo Otros.
En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, elegimos la tabla Libros y cerramos el

cuadro.
Seleccionamos los campos que van a formar la consulta y los arrastramos a cuadrcula de diseo. Nos colocamos en la fila Campo del primer campo vaco a la
derecha. Es aqu donde crearemos el campo calculado que tendr en cuenta a los
campos Precio y Cantidad, ya que lo que queremos almacenar es la multiplicacin de stos.
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Cuando trabajamos con campos calculados, resulta de gran utilidad usar la herramienta Zoom, ya que sta permite insertar el texto de una manera mucho ms cmoda.
Podemos acceder al Zoom de dos formas distintas; pulsando con el botn derecho
del ratn y eligiendo la opcin Zoom del men contextual, o bien, pulsando la
combinacin de teclas May. + F2.
Desde el botn Fuente de la ventana Zoom podemos optar por cambiar el tipo y
tamao de fuente para escribir la expresin.
Ahora, hacemos un clic sobre el cuadro de texto y comenzamos a escribir el campo

calculado. Lo primero es darle nombre, si no hacemos esto, Access le otorga el
nombre genrico, Expr1, Expr2, etc. Escribimos como nombre Total y anotamos
dos puntos
A continuacin, escribimos la operacin a realizar. En nuestro caso, la multiplicacin de los campos Precio y Cantidad. Al tratarse de nombres de campos debemos
introducir stos entre corchetes. Escribimos el primero, a continuacin el signo de
multiplicacin y, para finalizar, el nombre del segundo campo. Aceptamos el cuadro de dilogo Zoom.
Ejecutamos la consulta desde el botn con ese nombre en el grupo Resultados
de la ficha contextual Diseo, y observamos como se ha creado un nuevo campo
llamado Total con los valores deseados.
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Mostrar dos campos en la misma columna

Access ofrece la posibilidad de almacenar en un campo el valor de otros dos o ms
campos.
En la pantalla vemos una consulta sacada de la tabla Cirujanos abierta en vista
Diseo. Vamos a crear un campo nuevo que muestre a la vez el nombre y los apellidos de cada cirujano.
Nos colocamos en la fila Campo de la primera columna vaca de la cuadrcula de

diseo y pulsamos la combinacin de teclas May. + F2 para abrir el cuadro de
dilogo Zoom. Vamos a otorgarle como nombre al campo NombreCompleto.
Anotamos dos puntos y escribimos, entre corchetes, el nombre del primer campo
que vamos a usar. A continuacin anotamos el signo de concatenacin, que es el
ampersand &. Tambin podemos usar como operador de unin, el signo ms +
con el que obtenemos el mismo resultado.
Por ltimo, escribimos, entre corchetes, el nombre del segundo campo a unir, en
nuestro caso el campo Apellidos. Aceptamos el cuadro de dilogo Zoom, y ejecutamos la consulta para ver el resultado.
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Observamos que en el campo recin creado aparecen escritos los nombres y apellidos sin separacin entre ellos. Vamos a corregir este fallo.
Volvemos a la vista diseo de la consulta y editamos el campo recin creado. Ahora

entre el signo ampersand y el campo Apellido vamos a escribir un espacio en blanco entrecomillado y otro ampersand para unir ste al campo. En realidad, es como
si estuviramos uniendo tres valores distintos; el nombre, un espacio en blanco y
el apellido.
Ejecutamos de nuevo la consulta y vemos cmo ahora la concatenacin se ha realizado correctamente.

Siguiendo este procedimiento, podemos obtener multitud de campos combinados,
por ejemplo, para etiquetas de correo.
El Generador de expresiones
El Generador de expresiones es una herramienta que Access pone a nuestra
disposicin para ayudarnos en la realizacin de clculos complejos en un campo de
una consulta.
Para abrir la ventana del Generador de expresiones nos colocamos en la fila
Campo de una de las columnas de la cuadrcula y presionamos el botn Generador del grupo Configuracin de consultas de la ficha contextual Diseo de
Herramientas de consulta.
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Tambin podemos abrir la ventana seleccionando la opcin Generar del men

contextual que aparece al pulsar con el botn secundario del ratn sobre la fila
Campo de una de las columnas de la cuadrcula.
En el panel superior de la ventana del Generador de expresiones est formado
por el cuadro Expresin, que es donde se va introduciendo la expresin. Se puede
anotar directamente la frmula o bien utilizar las funciones de la zona inferior de
la pantalla para ir insertndolas en el lugar correspondiente de la expresin.
Debajo del panel superior, se sitan distintos botones con los operadores ms comunes. Cuando se hace clic sobre ellos, se van aadiendo a la frmula que se est
formando en el panel superior.
En el panel de la izquierda de la seccin inferior vemos la zona de Carpetas, en

esta zona encontramos los objetos que componen la base de datos, las funciones,
las constantes, los operadores y las expresiones comunes que tambin podemos
agregar a la expresin.
En el panel inferior central se muestran las categoras correspondientes a la carpeta
previamente seleccionada en el cuadro de la izquierda, si se trata de tablas, consul-
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tas, formularios e informes, se muestran sus campos, en el caso de las funciones, se

muestran las categoras en las que se encuentran divididas.
En el panel inferior derecho se muestran los valores que corresponden a los elementos seleccionados previamente en los paneles anteriores. Si es el caso de una
funcin, cuando la seleccionemos podremos visualizar su sintaxis en la esquina
inferior izquierda de la ventana.
El botn Pegar, permite aadir el elemento seleccionado en la seccin inferior de la

ventana a la expresin que se est generando.
Tambin podemos aadir los elementos, si hacemos doble clic sobre su nombre.
Operaciones con fechas

Es muy habitual en Access, trabajar con campos cuyos valores sean de tipo Fecha.
Anteriormente, hemos visto como se pueden realizar expresiones sencillas que incluyan clculos con fechas as como, la funcin Fecha() que devuelve la fecha
actual.
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Adems de dicha funcin, Access posee otras que obtienen resultados ms especficos. Vamos a ver algunas de ellas:
Funcin DifFecha. Se utiliza cuando queremos saber el intervalo de tiempo transcurrido entre dos fechas. El intervalo puede obtenerse en das, meses, aos, horas,
minutos, segundos o incluso semanas o trimestres. La sintaxis es la que puede
verse en la imagen.
Recordamos aqu, que los argumentos que se especifican entre corchetes, significan que no son de introduccin obligatoria.
Veamos ahora los argumentos que forman la funcin:
Intervalo. En este argumento es donde especificamos, entre comillas, como queremos ver el resultado. De este modo, si especificamos una y o d, obtendremos la
diferencia de tiempo en das. Si es una m, en meses. Cuatro yyyy, devuelven la
diferencia en aos. Si queremos en semanas especificaremos w o ww y una q
si la queremos la diferencia en trimestres. Por otro lado, las letras h, n y s, devuelven la diferencia especificada en horas, minutos o segundos, respectivamente.
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En los argumentos FechaInicial y FechaFinal, ser donde especifiquemos las dos

fechas de las que queremos saber el intervalo. Lgicamente, la FechaFinal, debe ser
posterior a la Inicial, sino es as, la funcin devolver un nmero negativo.
Podemos escribir fechas literales, anotando stas entre comillas, o usar nombres de
campos que contengan valores de tipo Fecha, escribindolos entre corchetes, o funciones que devuelvan valores de tipo fecha, como por ejemplo, la funcin Fecha().
El argumento opcional Primer da de la semana, solo es necesario cuando queramos obtener el intervalo en semanas, ya que especifica qu da debe tomar Access
como primero de la semana. El valor predeterminado es 1, que indica que el primer
da de la semana es el domingo. El resto de valores permitidos, van desde 2 hasta 7,
siendo 2 el lunes, 3 el martes y as sucesivamente, hasta el 7 que sera el sbado.
El argumento opcional Primera semana del ao, especifica el modo en el que Access interpreta cul es la primera semana del ao. De este modo, si especificamos
un 1, la primera semana del ao sera la que contenga al da uno de enero, este es el
valor predeterminado. Un 2, indica que se tome como primera semana la primera
que tenga ms de cuatro das, y un tres, la primera semana completa del ao.
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Al observar estos dos ejemplos, obtenemos resultados diferentes para la funcin

DifFecha. El primero de ello devuelve la diferencia en semanas que ha transcurrido
entre las fechas uno de febrero de 2008 y diez de febrero de 2008. Hemos indicado
como intervalo w y como Primer da de la semana un dos, que representa que
las semanas empiezan en lunes.
El segundo ejemplo, evala las mismas fechas, pero nos devuelve el resultado en
das, por ello, hemos indicado el intervalo con una de.
Funcin Formato. Se utiliza para dar formato a la totalidad de una fecha dada u
obtener una de sus partes (das, meses o aos) formateados a nuestro gusto.
Su sintaxis es la que vemos en la imagen.

En el argumento Fecha, introducimos aquella que queremos evaluar de la misma
forma que lo hacamos con la funcin DifFecha.
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En el argumento Formato, es donde indicaremos con qu formato deseamos que

se muestre la fecha anterior. Para ello, debemos usar los smbolos que se muestran
en la imagen.
La letra d, representa los das. Si usamos una, indicamos que el formato use uno
o dos dgitos segn sea necesario. Por ejemplo escribira 1 de enero, o 12 de enero.
Cuando usamos dos des consecutivas; dd, indicamos que el da se exprese
siempre en dos dgitos. Por ejemplo: 01 de enero.
Tres des consecutivas; ddd, hara que el da se expresase con sus tres primeras
letras. Por ejemplo, Lun, Mar.
Cuatro des consecutivas dddd, formatea el da mostrando su nombre completo. Por ejemplo, lunes, martes, etc.
Los meses se expresan igual, pero usando la letra eme en lugar de la letra d. Los aos
se expresan usando la letra a. De tal manera que una sola a devuelve el nmero
del da del ao. Por ejemplo; el da 123 del ao.
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Usando dos aes consecutivas; aa, obtenemos el ao en dos dgitos. Por ejemplo; 99, 87, etc.
Usando tres aes consecutivas aaa, obtenemos el ao en cuatro dgitos. Por
ejemplo 1999, 1987, etc.
Una t, muestra la fecha segn el trimestre del ao al que pertenezca.
Para las horas, minutos y segundos utilizamos, respectivamente, las letras h, n
y s, teniendo en cuenta que si usamos una, representar, siempre que se pueda,
un solo dgito, y usando dos consecutivas, dos dgitos.
Si usamos el formato A.M./P.M, para una hora, obtenemos sta segn un reloj de
12 horas acompaado de las siglas A.M. o P.M. segn corresponda.
El formato a.m./p.m, realiza la misma funcin que el anterior, pero en minsculas.
En la imagen podemos ver distintos ejemplos de formato para la fecha 10/02/08.
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En el primero obtenemos slo las tres primeras letras del da. En el segundo, slo
el mes escrito completamente. En el tercero, el trimestre al que pertenece la fecha.
En el cuarto, solo el ao expresado en dos dgitos. En el quinto, el mes expresado
en tres letras y el ao en cuatro dgitos. En el ltimo, un formato especial que nos
devuelve la fecha completa, indicando primero el da en tres letras, despus el da
en dos dgitos, a continuacin el mes escrito completamente y por ltimo el ao
expresado en cuatro dgitos. Observa que para el formato tambin se han utilizado
caracteres literales como comas y textos entrecomillados.
Ejemplo del uso del Generador de

expresiones en el clculo de fechas
Vamos a usar el Generador de expresiones para crear una consulta sobre la tabla Operaciones que nos devuelva el da de la semana en el que se realizar cada
operacin.
Pinchamos sobre la ficha Crear y, dentro del grupo Otros, hacemos un clic en el
botn Diseo de consulta. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, elegimos la
tabla Operaciones haciendo doble clic sobre ella, y cerramos el cuadro.
Agregamos a la cuadrcula diseo todos los campos de la tabla. Para ello, seleccionamos el primero, mantenemos pulsada la tecla Maysculas y seleccionamos el
ltimo. A continuacin, pinchamos dentro de la seleccin y la soltamos en la primera columna de la fila Campo de la cuadrcula de diseo.
Nos situamos en la fila Campo de la primera columna en blanco que haya a la derecha de los campos y presionamos el botn Generador del grupo Configuracin
de consultas de la ficha contextual Diseo.
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Lo primero que vamos a hacer es darle nombre al nuevo campo que estamos creando,
ste se llamar DaSemana. Lo anotamos y escribimos dos puntos para continuar.
Desplegamos la categora Funciones del panel de Carpetas haciendo doble clic
sobre ella, y dentro de sta, elegimos la carpeta Funciones incorporadas. En el
panel central presionamos sobre Texto y, en el panel de la derecha realizamos un
doble clic sobre la funcin Format.
Vemos como la sintaxis de la funcin se ha pegado en el cuadro Expresin. Ahora

tan solo tendremos que sustituir los parmetros por los valores correctos y borrar
aquellos que no sean necesarios.
Comenzamos borrando la abreviatura de la palabra Expresin que aparece en
primer lugar. Bastar con seleccionarla y presionar la tecla Suprimir.
La siguiente abreviatura de Expresin es la que debemos sustituir por la fecha
que vamos a evaluar. Borramos sta y escribimos el nombre del campo que contiene el valor adecuado entre corchetes, en nuestro caso: Fecha. Tambin lo podamos
haber incluido abriendo la carpeta Tablas y seleccionando la tabla Operaciones
del panel izquierdo, para, a continuacin, hacer doble clic sobre el nombre del campo Fecha del panel central.
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El siguiente parmetro viene indicado con las letras fmt, que hacen referencia al
argumento donde debemos indicar el formato que vamos a darle a la fecha anterior.
En nuestro caso, ste sera escribir cuatro des seguidas y entre comillas, ya que
queremos obtener el nombre del da de la semana.
El resto de parmetros no vamos a usarlos, por lo que los eliminamos de la expresin.
Una vez terminado, pulsamos el botn Aceptar del Generador de expresiones.
Observamos como la expresin se ha anotado en la fila Campo.
Ejecutamos la consulta pulsando el botn Ejecutar del grupo Resultados de la ficha contextual Diseo y observamos el resultado en el campo DaSemana recin
creado.
Anotar Expresiones sin utilizar

el Generador de expresiones
Aunque el Generador de expresiones es til, si conocemos la sintaxis de una
funcin podemos ahorrar tiempo si la escribimos directamente en la cuadrcula de
diseo.
Veamos cmo. Vamos a modificar la consulta anterior, aadindole un campo que
calcular la cantidad de semanas que han transcurrido desde la operacin al da
actual.
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Mostramos la consulta en vista Diseo y nos colocamos en la fila Campo de la

primera columna libre a la derecha. Para que nos resulte ms cmoda la insercin
de la expresin, vamos a pulsar con botn derecho del ratn y elegir la opcin
Zoom.
Lo primero ser escribir el nombre del nuevo campo seguido de dos puntos. En
nuestro caso, SemanasTranscurridas. Ahora escribimos el nombre de la funcin
DifFecha y abrimos parntesis. Como queremos saber las semanas transcurridas,
escribimos dos uves dobles entre comillas como primer argumento, recordamos
que ste es el intervalo.
Anotamos punto y coma, y escribimos el segundo argumento, para nosotros es el
campo Fecha, as que anotamos ste entre corchetes.
Escribimos otro punto y coma y el argumento FechaFinal, en nuestro caso, hemos
dicho que la actual, por lo que escribimos la funcin Fecha() y anotamos otro
punto y coma.
Como lo que queremos es saber el nmero de semanas transcurridas, debemos

anotar tambin el argumento Primer da de la semana. Escribimos un 2 para que
Access tome como ste al lunes.
Cerramos el parntesis de la funcin principal y aceptamos el cuadro Zoom.
Pg. 92
Ejecutamos la consulta pulsando en el botn correspondiente, y vemos cmo se ha

creado el nuevo campo con los datos que hemos solicitado.
La funcin condicional SiInm

La funcin Si Inmediato (SiInm) se usa para obtener en un campo valores que
van a depender de una condicin previamente especificada. Si estamos familiarizados con la aplicacin Microsoft Excel, la funcin Si Inmediato de Access, tiene
el mismo cometido que la funcin Si de Excel.
Para trabajar con ella, lo primero que debemos conocer es su sintaxis, esta es la que
se muestra en la imagen.
En el argumento Condicin, es donde establecemos el requisito que necesita

evaluar la funcin. Por ejemplo, si el valor de las ventas realizadas por un comercial
es superior a 10.000 euros.
Para crear las condiciones, podemos usar los operadores de comparacin, los lgicos
o los operadores Entre, In y Como.
En el argumento ParteVerdadera, es donde estableceremos lo que queremos que
se anote en el campo si la condicin se ha cumplido.
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Podemos anotar aqu, textos literales entre comillas, operaciones matemticas,

funciones, nombres de campos, etc.
El argumento ParteFalsa, se anota igual que el anterior, pero con la diferencia de
que es aqu, donde escribiremos el valor que queremos que adopte el campo en el
caso de que no se haya cumplido la condicin.
En la imagen vemos cmo se ha usado la funcin Si Inmediato para evaluar si el

cliente ha efectuado un volumen de compra superior a 500 euros. Si es as, en el
campo Premio, que es el campo que contiene la funcin Si Inmediato, aparecer
escrito el texto Cheque regalo de 50 euros.
En cambio, si el cliente no llega a comprar por valor superior a 500 euros no conseguir ningn cheque, por lo que en el campo Premio, aparecer escrito el texto
No Cheque.
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Usando la funcin SiInm

Vamos a realizar el ejemplo que hemos visto en el apartado anterior. En pantalla se
muestra la consulta Regalo abierta en vista diseo. Est formada por los campos
Nombre y Apellidos de los clientes, ms el campo TotalCompras.
Crearemos el campo Regalo que evaluar el valor anotado en el campo TotalCompras por cada cliente y mostrar si ste tiene derecho al cheque regalo o no.
Para hacerlo, nos ayudaremos del Generador de expresiones.
Nos situamos en la fila Campo de la primera columna libre en la cuadrcula de diseo y presionamos el botn Generador del grupo Configuracin de consultas.
Anotamos, Regalo, seguido de dos puntos, como nombre del campo, en cuadro
Expresin.
En cuadro de Carpetas hacemos doble clic sobre Funciones, y elegimos, Funciones incorporadas. En el cuadro central seleccionamos la opcin Flujo de programas, y en el cuadro de la derecha, hacemos doble clic sobre la funcin Si Inmediato para que se anote en la Expresin.
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Eliminamos la primera Expresin que aparece delante del nombre de la funcin.

En la segunda expresin es donde tendremos que escribir la condicin. La seleccionamos y hacemos doble clic sobre la carpeta Regalo, ya que sta contiene los
campos de la consulta que tenemos abierta.
Seleccionamos el campo TotalCompras y presionamos el botn Pegar para aadirla al cuadro de texto.
Borramos la nueva Expresin que aparece entrecomillada, presionamos el botn
Mayor que y anotamos el nmero quinientos para terminar con esto, la condicin.
Ahora debemos sustituir el argumento ParteVerdadera, por el texto Cheque

regalo de 500 entrecomillado.
Por ltimo, sustituimos el argumento ParteFalsa por el texto, No Cheque.
Aceptamos el cuadro de dilogo Generador de Expresiones y activamos la casilla

de verificacin Mostrar para el nuevo campo, si no lo estuviera ya.
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Ejecutamos la consulta y observamos cmo los valores del campo Regalo, dependen de lo que aparezca anotado en el campo TotalCompras.
Funciones condicionales anidadas.

Existen situaciones en las que no es suficiente una condicin para obtener el resultado buscado, por ello, la funcin Si Inmediato, permite anidar dentro de ella,
otras funciones Si Inmediato, para poder preguntar por ms de una condicin.
Vamos a modificar la consulta que vimos en el punto anterior para realizar un
ejemplo de esto. En este caso, seguiremos dando un cheque de 50 euros a las compras superiores a 500 euros, pero en el caso de que la compra supere los 250 euros,
el cheque ser de 25 euros.
Nos colocamos en el campo que contiene la funcin y mostramos la venta Zoom
desde su men contextual.
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La primera condicin nos vale, as como la parte verdadera, sin embargo, debemos
cambiar la parte falsa, ya que aqu, es donde tenemos que incluir la nueva condicin.
Situamos el cursor despus de los dos puntos que separan la parte verdadera de la
falsa y anotamos la nueva funcin Si Inmediato que estar anidada a la primera.
Abrimos parntesis, y escribimos la nueva condicin, en este caso, que las compras
sean superiores a 250 euros. Anotamos dos puntos y escribimos la parte verdadera de
la nueva condicin, que sera el texto Cheque regalo de 250 euros entrecomillado.
Escribimos dos puntos para separar los argumentos y vemos que la parte falsa s
que nos vale, puesto que en el caso de que las compras no superen ni los 500 ni los
250 euros, el cliente no tiene derecho a cheque.
Tan slo nos queda cerrar el parntesis de la nueva funcin introducida.
Aceptamos el cuadro de dilogo Zoom y ejecutamos la consulta para observar los

nuevos valores que aparecen en el campo Regalo.
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Consultas de totales
Existe un tipo de consultas que nos permite realizar operaciones y clculos sobre los
datos de una tabla de Access, realizando para ello, un agrupamiento de registros.
Esta opcin es til cuando queremos que no se muestren datos repetidos en una
consulta o necesitamos obtener algn subtotal basado en los datos obtenidos de
una determinada tabla o consulta.
El primer paso para convertir una consulta de seleccin, en una consulta de totales
es abrirla en vista diseo.
Pulsamos a continuacin el botn Totales del grupo Mostrar u ocultar de la ficha
contextual Diseo de Herramientas de consulta.
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En la cuadrcula de diseo aparece una nueva fila llamada Total, que nos ofrecer
una serie de operaciones relacionadas con los subgrupos recin creados, por defecto, se encuentra rellena con el valor predeterminado Agrupar por.
Si desplegamos la lista situada en la fila Total de cualquier campo observamos
todas las funciones que se pueden utilizar, estas funciones actan sobre todos los
registros a menos que establezcamos filtros o condiciones, en cuyo caso, solo afectar a aquellos registros que cumplan los criterios seleccionados.
Cuando desplegamos la lista de la nueva fila Total en la cuadrcula aparecen una

serie de funciones que se pueden utilizar, vamos a definirlas:
La funcin Suma, calcula la suma de todos los valores seleccionados del campo.
Promedio calcula una media aritmtica de los valores previamente se seleccionados.
Pg. 100
Cuenta: esta funcin da como resultado el nmero de filas en las que el campo especificado o los valores seleccionados del mismo no tienen un valor nulo. Un valor
nulo es cuando no es escribe nada en un campo.
Primero: Obtiene el valor del campo en el primer registro o el primer valor de los
registros seleccionados.
ltimo: Obtiene el valor del ltimo registro del campo seleccionado o el valor del
ltimo registro de los seleccionados.
Min: Da como resultado el valor mnimo del campo o del grupo de registros seleccionados en el mismo.
Max: Da como resultado el valor mximo del campo o del grupo de registros seleccionados en el mismo.
DesvEst: Calcula la desviacin tpica de los valores de un campo o el grupo de
registros seleccionados.
Var: Calcula la varianza de los valores de un campo o el grupo de registros seleccionados.
Expresin: Crea un campo calculado utilizando varias funciones. Este tipo de
campos ya los hemos visto.
Si se introdujeron criterios en una columna y no queremos que forme parte del

proceso de agrupacin, seleccionamos Donde en la fila Total.
Pg. 101
Creacin de una consulta de Totales

Vamos a modificar la antigua consulta Regalos en una consulta de totales, en la
que queremos saber el total de compras que ha realizado cada cliente en distintas
ocasiones.
Como vemos en pantalla, tenemos la consulta Regalo abierta en Diseo. Hacemos un clic sobre el botn Totales del grupo Mostrar u ocultar, para visualizar
la fila de totales en la cuadrcula de diseo.
Vemos como aparece escrito en todos los campos el texto Agrupar por, ya que es
el valor por defecto.
Como queremos saber el total de las compras realizadas, desplegamos la fila Total
del campo TotalCompras y elegimos la opcin Suma.
El campo calculado Regalo no queremos verlo en la consulta final, por lo que elegimos la opcin Donde en la fila Total.
Vamos a aadir a la consulta otra vez el campo TotalCompras y, en esta ocasin,
elegimos la opcin Cuenta. As obtendremos tanto el total de lo que ha comprado
cada cliente, as como el nmero de compras realizadas.
El resto de campos los dejamos como estn ya que son por los que queremos agrupar los registros.
Pg. 102
Ejecutamos la consulta para ver los resultados. Ahora por cada cliente, aparece el
nmero de compras que ha realizado as como la suma de los importes de ellas.
Por ejemplo, el cliente 1 ha realizado tres compras por un importe total de dos mil
cuatrocientos cincuenta y siete euros con noventa y siete cntimos.
Consultas de referencias cruzadas.

Las consultas de Referencias cruzadas permiten crear resmenes de tablas con
gran volumen de datos y mostrar stos como si de una hoja de clculo se tratara.
Este tipo de consultas, se realizan en Access, utilizando un asistente. Debemos
especificar, en los pasos del mismo, qu campo formar parte de los encabezados
de columna de la hoja, cul de los encabezados de fila y cul ser el campo con el
rellenaremos los datos de la tabla.
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Vamos a elaborar una consulta de Referencias cruzadas partiendo de la consulta

Regalo, para ver no slo el total de las compras de cada cliente sino la fecha en la
que realizaron cada una de ellas por separado.
Pulsamos sobre la ficha Crear y hacemos un clic sobre el botn Asistente para consultas del grupo Otros. En el cuadro de dilogo que se abre, seleccionamos la opcin
Asistente para consultas de tabla de referencias cruzadas y aceptamos.
En el primer paso del asistente, debemos elegir la tabla o consulta que contiene
los campos que vamos a utilizar para realizar la nueva consulta de referencias cruzadas. En nuestro caso, sta es la consulta Regalo. Una vez elegida pulsamos Siguiente para continuar.
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En el segundo paso, elegimos el campo que deseamos utilizar como ttulo de filas.
Access permite usar aqu, hasta tres campos, as que vamos a seleccionar el Nombre y los Apellidos de los clientes. Pulsamos Siguiente.
Ahora debemos seleccionar el campo que utilizaremos como ttulos de columnas.

En nuestro caso ste es la Fecha de compra. Pulsamos Siguiente.
Como hemos elegido mostrar para la columna un campo de tipo Fecha, Access
permite agrupar los valores que contenga en distintos intervalos, esto puede resultar til en el caso de contar con multitud de compras, ya que as no alargaramos
en exceso la consulta. Para este ejemplo vamos a usar el intervalo fecha, puesto no
se han realizado muchas compras todava. Pulsamos Siguiente.
Ahora es cuando elegimos el campo con el que se rellenar la tabla. Adems, podemos realizar clculos matemticos con l. Elegimos el campo que representa a las
Pg. 105
compras y como funcin la suma, para que se muestre tanto el total de compras por
cliente como cundo realiz cada una de ellas por separado. Pulsamos Siguiente.
Este paso ya lo conocemos, dejamos las opciones por defecto y pulsamos Finalizar
para ver el resultado.
Fijemos nuestra atencin, por ejemplo, en el primer cliente. Con esta consulta sabemos que Ana Rodrguez Nardini, ha realizado dos compras por un total de mil
cuatrocientos veinticinco euros con setenta y dos cntimos; la primera el cuatro de
febrero en la que se gast ochocientos cincuenta y seis euros con treintaisis cntimos y la segunda, el 21 de febrero, en la que se gast quinientos sesenta y nueve
euros con treinta y seis cntimos.
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TEMA 5: CONSULTAS DE ACCIN
0501 Consultas de Accin

0502 Consultas de Actualizacin
0503 Consultas de creacin de tabla
0504 Consultas de Datos anexados
0505 Consultas de Eliminacin
CONSULTAS DE ACCIN
Consultas de Accin
Las consultas de accin se diferencian de las que ya hemos visto en lecciones anteriores en que estas pueden modificar, agregar o eliminar datos en una tabla. Hay
cuatro tipos de consultas de accin: Consultas de actualizacin, Consultas de
datos anexados, Consultas de creacin de tabla y Consulta de eliminacin.
Antes de ejecutar cualquiera de estas consultas es muy recomendable realizar una
copia de seguridad de la base de datos o de las tablas que se van a modificar.
Tambin por motivos de seguridad, se debe crear y ejecutar primero, la consulta

como una consulta de seleccin, para asegurarnos que se va a actuar sobre los registros correctos.
Consultas de Actualizacin
Las consultas de Actualizacin nos van a permitir cambiar los datos en un grupo
de registros de una o ms tablas.
Para establecer una consulta de actualizacin previamente crearemos una consulta
de seleccin tal y como ya hemos aprendido en lecciones anteriores.
Vamos a realizar una consulta de actualizacin que actualice el valor de venta de
los libros que no superen los 20 euros, aumentando un 10% su precio.
En la imagen podemos ver la vista Diseo de la consulta que vamos a crear, para
ello hemos agregado la tabla Libros.
Pg. 108
CONSULTAS DE ACCIN
Aadimos a la cuadrcula de diseo, el campo o los campos que queremos actualizar, en este caso, el campo Precio.
Debemos saber que, Access no permite ejecutar una consulta de actualizacin sobre el *, se deben aadir a la cuadrcula, uno a uno, todos los campos que vayan
a sufrir modificaciones.
Escribimos ahora los criterios de seleccin de registros, en nuestro caso, que el
precio del libro sea menor a 20 euros, recordemos que slo queremos aumentar de
precio los que cuesten menos de esa cantidad.
Es hora de ejecutar la consulta de seleccin creada hasta el momento, para comprobar que sta se realiza correctamente, es decir, que muestra los libros con precio
Pg. 109
CONSULTAS DE ACCIN
menor a 20 euros. As estaremos seguros de actualizar los valores correctos ms

adelante.
Vamos a convertirla ahora en una consulta de actualizacin. Para ello, regresamos

a la vista Diseo y presionamos el botn Actualizar del grupo Tipo de consulta
de la ficha contextual Diseo de Herramientas de Consulta.
Observamos que aparece una nueva fila en la cuadricula de diseo QBE con el
nombre Actualizar a: Es aqu donde introducimos el valor que deseamos que tenga
el campo a partir de ahora. En nuestro caso tenemos que multiplicar el campo Precio por, uno coma uno, para aumentar el precio de los libros en un 10 por ciento.
Podemos ahora, ejecutar la consulta, o bien, guardarla para utilizarla posteriormente.

La guardamos con el nombre Subida 10%, y la cerramos.
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CONSULTAS DE ACCIN
Fjate como el icono que acompaa a este tipo de consultas es diferente al de las consultas de seleccin. Hacemos doble clic sobre el nombre de la consulta para ejecutarla.
Aparece un cuadro de dilogo avisndonos que se va a efectuar una consulta de

actualizacin que alterar los valores en la tabla y solicitando confirmacin para
ejecutarla, hacemos clic en el botn S. Al aceptar el cuadro, Access informa con
un mensaje del nmero de filas que vamos a actualizar. Volvemos a pulsar en S.
Para confirmar que se han producido los cambios esperados, abrimos la tabla Libros y observamos el resultado.
Es importante saber que si volvemos a ejecutar la consulta, sta vuelve a actualizar
los registros que sigan cumpliendo el criterio especificado. Por lo que debemos ser
cautos y no volver a hacerlo, puesto que si repetimos la accin, estaramos incrementando otro 10% el precio de los libros.
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CONSULTAS DE ACCIN
En algunas ocasiones, resulta oportuno eliminar la consulta de actualizacin una

vez ejecutada para evitar este tipo de errores.
Consultas de Creacin de tabla

Las consultas de Creacin de tabla permiten crear una nueva tabla a partir de los
datos de una o varias tablas o consultas.
Vamos a crear una nueva tabla que contenga los datos de todos los clientes que
residen en Alcal de Henares.
En la pantalla, vemos la vista Diseo de la consulta que vamos a utilizar para
generar una de Creacin de tabla. sta est formada por todos los campos que
contiene la tabla Clientes.
Lo primero que debemos hacer es especificar el criterio que tienen que cumplir los
registros que rellenarn la nueva tabla. En nuestro caso sern todos los que residan
en Alcal de Henares. As que especificamos dicho criterio en el campo Localidad.
Para convertir esta consulta en una consulta de Creacin de tabla debemos pinchar en el botn Crear Tabla del grupo Tipo de consulta de la ficha contextual
Diseo de Herramientas de consultas.
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CONSULTAS DE ACCIN
El cuadro de dilogo que se muestra, solicita que nombremos la nueva tabla que
vamos a crear y especifiquemos su ubicacin. Se puede crear dentro de la base de
datos actual o en cualquier otra que tengamos. Para ello, seleccionamos la opcin
Otra base de datos y localizamos la deseada desde el botn Examinar, que abrir
un cuadro de dilogo para ese fin.
En nuestro caso vamos a crearla en base de datos activa y la llamaremos Clientes
de Alcal de henares.
Guardamos la consulta y la cerramos.

Observamos en el Panel de Exploracin cmo esta consulta tambin se muestra
con un icono especfico y distinto al del resto de consultas de seleccin. Hacemos
doble clic sobre su nombre para ejecutarla.
Pg. 113
CONSULTAS DE ACCIN
Aparece un cuadro de aviso que nos informa del tipo de consulta que estamos
ejecutando. Al aceptarlo, aparecer otro mensaje indicando el nmero de registros
que se pegarn en la nueva tabla. Pulsamos el botn S, para completar la accin.
Vemos que en el Panel de exploracin aparece la nueva tabla Clientes de Alcal

de Henares. Al abrir sta en vista Hoja de datos, comprobamos que se muestran slo los clientes que residen en dicha localidad.
Consultas de datos anexados

Las consultas de Datos anexados permiten seleccionar un grupo de registros de
una o ms tablas e insertarlos en otra tabla.
Para que este tipo de consultas puedan realizarse correctamente, la tabla de destino
debe poseer los mismos campos y tipos de datos, que filtremos de la tabla de origen.
Pg. 114
CONSULTAS DE ACCIN
Vamos a filtrar ahora los clientes que residan en Madrid y aadirlos a la tabla
Clientes de Alcal de Henares, que hemos creado anteriormente.
En pantalla vemos la consulta de seleccin Aadir clientes Madrid abierta en vista
Diseo. Ya contiene el criterio que necesitamos, es decir, que la localidad sea Madrid.
Ahora convertimos el tipo de consulta, para ello, pulsamos el botn Anexar del
grupo Tipo de consulta de la ficha contextual Diseo de Herramientas de
Consultas.
Aparece el cuadro de dilogo Anexar. En el cuadro de texto Nombre de la tabla,
escribimos el nombre de la tabla a la cual se le van a aadir los datos, o la seleccionamos de la lista desplegable. Dejamos el resto de opciones predeterminadas y
pulsamos el botn Aceptar.
Pg. 115
CONSULTAS DE ACCIN
Vemos que aparece una nueva fila llamada Anexar a:
Guardamos la consulta y la cerramos.

Observamos el nuevo icono que otorga Access a este tipo de consultas en el Panel
de Exploracin y la ejecutamos.
Aparece el mensaje que conocemos avisando del tipo de consulta que vamos a ejecutar y, al aceptarlo, el mensaje que informa de los registros que se van a aadir a
la tabla.
Pulsamos en el botn S.
Para ver el resultado abrimos la tabla Clientes de Alcal de Henares en vista

Hoja de datos.
Fjate que ahora en la tabla aparecen tanto los clientes con residencia en Alcal de
Henares como los que residen en Madrid, que se han aadido al final de la tabla.
Pg. 116
CONSULTAS DE ACCIN
Consultas de Eliminacin
Las consultas de Eliminacin permite eliminar un grupo de registros que cumplan
una determinada condicin de una o varias tablas.
Por ejemplo, queremos eliminar todos los libros que pertenecen al gnero 2 que se
corresponde con Ensayo. Como para el resto de consultas de Accin, lo primero
ser crear la consulta de seleccin apropiada. Pulsamos en la ficha Crear y presionamos el botn Diseo de consulta del grupo Otros.
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CONSULTAS DE ACCIN
Agregamos la tabla Libros. Pasamos a la cuadrcula de diseo el campo IdGnero

y escribimos un 2 en la fila Criterios del mismo.
Guardamos ahora la consulta con el nombre Borrar gnero 2 y la convertimos
en una consulta de eliminacin pulsando el botn Eliminar del grupo Tipo de
consulta de la ficha contextual Diseo de Herramientas de consulta.
Vemos que se aade a la cuadrcula la fila Eliminar.

Guardamos los cambios y cerramos la consulta.
Como para el resto de las consultas de Accin, Access identifica este tipo de consultas con un icono especfico. Ejecutamos ahora la consulta haciendo doble clic
sobre su nombre.
Aceptamos los cuadros de aviso que aparecen indicando el nmero de registros que
se van a eliminar.
Pg. 118
CONSULTAS DE ACCIN
Abrimos ahora la tabla Libros y observamos cmo han desaparecido todos los
registros que hacan referencia al gnero nmero dos.
Pg. 119

TEMA 6: FORMULARIOS
0601 Definicin y objetivo de un formulario

0602 Vista de los formularios
0603 Secciones de los formularios
0604 Crear formularios automticos
0605 Crear un formulario con el asistente
0606 Dar formato a un formulario en Vista Presentacin
0607 Agregar elementos al formulario en Vista Presentacin
0608 Aplicar formatos condicionales
0609 Mover y dimensionar los objetos de un formulario en Vista Presentacin
0610 Diseo y alineacin de controles
0611 Orden de tabulacin
0612 Subformularios
0613 Crear Subformularios de forma automtica
0614 Crear Subformularios usando el asistente para formularios
0615 Propiedades Emergente y Modal de los formularios
FORMULARIOS
Definicin y objetivo de un Formulario

Los formularios son objetos de la base de datos que se utilizan principalmente
para editar los registros de tablas o consultas en un entorno visual ms atractivo,
ya que podremos incorporarles imgenes, sonidos, videos, macros y todo tipo de
controles.
Se pueden disear para introducir nuevos datos en la base de datos, para presentar
informacin sobre la propia aplicacin, como cuadros de dilogo personalizados
que, dependiendo de los valores que escoja el usuario, realizar unas acciones u
otras; tambin se puede utilizar para imprimir la informacin que contengan.
Una de sus caractersticas ms destacables, es que muestran los datos de una tabla,
registro a registro. Esta visualizacin resulta mucho ms cmoda que en el caso de
las tablas, sobre todo, cuando stas contienen muchos datos, ya que es fcil perderse en la cuadrcula.
Debemos pensar en los formularios como si fueran fichas que muestran, de una en
una, toda la informacin contenida en cada registro.
Vistas de los Formularios

Como ocurre con el resto de objetos en Access, los formularios poseen distintas vistas, pensadas para ver o modificar la apariencia de los datos contenidos en
ellos.
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FORMULARIOS
Para cambiar la vista de los formularios usamos el botn desplegable Ver del grupo
Vistas de la ficha Inicio.
La vista Formulario es la que nos va a permitir consultar los registros contenidos
en ellos, as como, editarlos, aadir nuevos o eliminar existentes.
Desde esta vista no podemos alterar la composicin de campos del mismo, ni tampoco, aplicar ningn tipo de formato. Es la vista por defecto cuando abrimos un
formulario.
La vista Presentacin, permite tambin consultar los datos del formulario, pero
no deja editar stos, ni aadir o eliminar ninguno.
Est pensada para dar formato al formulario, cambiando la apariencia de los objetos que contiene. Las posibilidades que ofrece esta vista, las estudiaremos detenidamente a lo largo de esta leccin.
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FORMULARIOS
Tanto la vista Formulario como la vista Presentacin, muestran los Botones de

desplazamiento al pie del formulario, que nos permiten movernos de un registro
a otro y que funcionan, exactamente igual a los estudiados para las tablas.
La vista Diseo de los formularios est pensada para realizar cambios mucho ms
profundos en los formularios que los que nos permite la vista Presentacin.
Desde esta vista no se ven los datos contenidos en el formulario.
Secciones de los formularios

Los formularios se dividen en tres secciones fundamentales, Encabezado del formulario, Pie del formulario y Detalle.
En el Encabezado y Pie del formulario se incluyen imgenes o textos que deseamos que aparezcan slo una vez al principio o al final del formulario respectivamente.
La zona de Detalle, es la que se sita entre el encabezado y el pie y es donde aparece la informacin relevante del formulario.
Esta informacin vara al cambiar de registro, mostrando la informacin de cada
uno de ellos y los har tantas veces, como registros tenga el formulario.
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FORMULARIOS
Dentro de la zona de Detalle veremos los campos divididos en dos partes: la primera se llama Etiqueta del campo, y muestra el nombre del campo; la segunda se
llama Datos del campo, y muestra la informacin anotada en cada registro para
ese campo.
Crear formularios automticos

Access 2007 propone una nueva forma de creacin automtica de formularios, utilizando unos pocos clics del ratn.
Una vez ms, la mejor manera de verlo es mediante el uso de un ejemplo: vamos
a crear un formulario para la tabla Doctores. Seleccionamos la tabla en el Panel de
exploracin y pinchamos sobre la ficha Crear. En el grupo Formularios encontraremos tres botones que permiten la creacin de formularios.
Pulsamos sobre el botn Formulario y observaremos cmo aparece, por s solo, el

formulario creado con el formato por defecto que establece Access.
Con la tabla Doctores an seleccionada en el Panel de exploracin, pulsamos ahora
el botn Formulario divido. Al usar esta opcin se crear un formulario divido en
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FORMULARIOS
dos partes, en la zona superior vemos los datos registro a registro con la distribucin de Columnas y en la zona inferior los datos en vista Hoja de datos.
Ambas zonas estn separadas por una lnea horizontal. Si pinchamos y arrastramos sta, podemos redimensionar el espacio dedicado a cada zona.
La ltima forma de crear un formulario automtico es usando el botn Varios

elementos, tambin con la tabla seleccionada en el Panel de exploracin, pulsamos
sobre dicho botn.
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FORMULARIOS
Aparece el formulario con otro tipo de distribucin distinta a la anterior que se

conoce con el nombre Tabular y, como vemos, es similar a la de Hoja de datos; con
la diferencia de que cuenta con ms opciones de formato para los campos.
Crear un formulario con el asistente

Access incorpora un asistente que nos va ayudar a confeccionar formularios de forma ms precisa que hacindolo automticamente. Adems, a travs del asistente
podremos crear formularios que contengan campos de distintas tablas o consultas.
Pulsamos en la ficha Crear y desplegamos el botn Ms formularios. Hacemos
un clic sobre la opcin Asistente para formularios.
En el primer paso del asistente, en el cuadro Tablas/Consultas seleccionamos la

tabla o consulta, si no lo hemos hecho previamente.
En el cuadro de lista Campos disponibles que est situado debajo aparecen todos
los campos de la tabla seleccionada. Podemos aadir los campos al cuadro Campos
seleccionados que est a la derecha pulsando en los botones Agregar (>) si queremos aadir uno o Agregar todos (>>) si queremos aadir su totalidad.
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FORMULARIOS
Si quisiramos aadir campos de otra tabla, bastara con repetir los pasos anteriores.
Pulsamos el botn Siguiente para continuar con el asistente.
En esta ventana podremos elegir la distribucin que queremos darle a nuestro formulario.
Observamos que, a segn seleccionemos las distintas opciones, disponemos una
vista preliminar del diseo en la parte de la izquierda de la ventana.
Activamos la distribucin deseada y pulsamos en el botn Siguiente.
En la siguiente ventana podemos elegir el estilo que adoptar el formulario.

Al igual que en la ventana de distribucin, en la parte de la izquierda se va
mostrando un ejemplo de cada una de las opciones segn las vamos seleccionando.
Elegimos un estilo adecuado y pulsamos el botn Siguiente.
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FORMULARIOS
En el ltimo paso del asistente, elegiremos entre proporcionarle un ttulo al formulario

o aceptar el que propone el asistente, ste aparecer en la barra de ttulo de la ventana
del formulario y como etiqueta en el encabezado del mismo. Tambin podremos elegir qu accin tomar una vez finalice la elaboracin del formulario por el asistente.
La opcin Abrir el formulario para ver o introducir informacin, mostrar
ste en vista Presentacin.
La opcin Modificar el diseo del formulario, abrir ste en vista Diseo.
Por lo tanto, para comprobar el resultado, dejaremos activada la opcin que viene
como predeterminada y pulsamos el botn Finalizar.
Observamos el resultado. Probablemente, necesitar algunas modificaciones, pero

aprenderemos cmo hacerlo en otro apartado.
Dar formato a un formulario

en vista Presentacin
Cuando abrimos un formulario en vista Presentacin, se mostrarn dos fichas
contextuales llamadas Formato y Organizar. Desde las herramientas contenidas
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FORMULARIOS
en ellas, Access permitir modificar la apariencia del formulario en su totalidad, o

de los objetos que lo forman por separado.
Vamos a fijarnos en la ficha contextual Formato. Los grupos Fuente y Formato

ya los conocemos, puesto que ofrecen las mismas herramientas que ya estudiamos
para el formato de tablas. Por ejemplo, podremos pinchar en un campo y cambiar
su estilo y tamao de fuente, as como su color, alineacin, etc.
Para cambiar en su totalidad la apariencia del formulario, desplegamos el botn

Autoformato del grupo con el mismo nombre. Al hacerlo, se desplegar una lista
con mltiples combinaciones de color entre las que elegir. Para aplicar una, hacemos clic sobre ella.
Si queremos personalizar la combinacin, pinchamos sobre la opcin Asistente

de formulario que se muestra al desplegar el botn Autoformato. Se abrir un
cuadro de dilogo que lista los diseos que ofreca el asistente para formularios.
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FORMULARIOS
Al pulsar el botn Opciones del cuadro podremos elegir qu atributos del diseo
elegido queremos aplicar, si la Fuente, el Color, el Borde, una combinacin de
ellos o todos a la vez. Pulsamos el botn Aceptar para realizar los cambios.
Con la mayora de los diseos de formularios podremos formatear la zona de Detalle, como si de una tabla se tratara. Para ello lo primero ser seleccionar todas las
etiquetas y campos que contenga. Lo haremos pulsando en la cruz que aparece encima y a la izquierda de la primera etiqueta. Los elementos seleccionados quedarn
resaltados mediante un recuadro naranja.
A continuacin, usaremos las herramientas contenidas en el grupo Lneas de divisin. Desde el botn Lneas de divisin estableceremos cules aplicar a nuestra
tabla de campos. Desde el botn desplegable Ancho, el grosor que tendrn estas
lneas de divisin. En el botn desplegable Estilo, elegimos el formato de borde y
desde el botn desplegable Color, qu color tendrn la lneas de divisin.
Tambin podremos modificar cada campo por separado. Para hacerlo, lo seleccionamos y usamos los botones Grosor de lnea, Tipo de lnea y Color de lnea
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FORMULARIOS
que se encuentran en el grupo Controles y que se usan exactamente igual a los

anteriores.
Agregar elementos al formulario

en vista Presentacin
Tambin desde la Vista Presentacin, el grupo Controles de la ficha contextual
Formato de Herramientas de presentacin de formulario posee comandos
que permiten agregar distintos elementos al formulario.
Desde el botn Logotipo podremos insertar una imagen en el encabezado del formulario a modo de logotipo de empresa. Cuando creamos un formulario de forma
automtica, por defecto se incluye una imagen predeterminada como logotipo.
Si deseamos cambiar sta o aadir una nueva, pinchamos en el botn Logotipo.
Se abrir un cuadro de dilogo desde el que podremos explorar las unidades de

disco y carpetas del ordenador en busca de la imagen deseada. La seleccionamos y
pulsamos el botn Aceptar del cuadro de dilogo para insertarla en nuestro formulario.
Access tambin muestra, por defecto, en el encabezado del formulario, el ttulo
que le dimos a ste en el momento de guardarlo. Si queremos cambiarlo por otro,
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FORMULARIOS
o estamos ante un formulario que no tenga y deseamos agregarle uno, pulsamos el

botn Ttulo y realizamos los cambios oportunos.
Desde el botn Fecha y hora, insertamos la fecha y hora actuales en el encabezado

del formulario. Estos datos se actualizarn automticamente cada vez que accedamos al formulario. Al pinchar sobre l se abrir un cuadro de dilogo desde donde
elegiremos si deseamos incluir solo la fecha, la hora o ambas y el formato que stas
tendrn.
Si hemos olvidado incluir algn campo en el formulario cuando lo creamos y necesitamos que est presente, presionamos el botn Agregar campos existentes.
Este botn abre el Panel de tareas Lista de campos, que contiene todos los campos
que podemos agregar al formulario, agrupados por los nombres de las tablas que los
contienen. stos se encuentran divididos en tres listas:
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FORMULARIOS
En la primera lista, aparecen todos los campos de la tabla o tablas en las que se ha
basado el formulario.
La segunda lista, contiene los campos de las tablas que estn relacionadas con la
tabla o tablas en las que se ha basado el formulario.
En la ltima lista del panel, se muestran los campos del resto de tablas de la base
de datos.
Para agregar un campo al formulario, lo seleccionamos y arrastramos hasta la zona

de Detalle del mismo. Tambin podemos agregarlo haciendo doble clic sobre l.
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FORMULARIOS
Si, por el contrario, hemos agregado un campo que no queremos, lo seleccionamos

y pulsamos la tecla Supr. Otra forma de eliminar un campo, es pinchar sobre la
orden Eliminar que se muestra al desplegar su men contextual con el botn secundario del ratn.
Aplicar formatos condicionales

Access permite asignar formatos distintos a los campos de un formulario dependiendo del valor que contengan, para ello necesitamos usar los formatos condicionales.
Vamos a verlo con un ejemplo en el que aplicaremos los atributos Negrita y color
Rojo a los valores que hacen referencia a los gastos mensuales comprendidos entre
100 y 200 , Negrita y color verde a los comprendidos entre 201 y 500 y dejaremos con el formato actual, los valores de los campos que no cumplan ninguna
de las condiciones anteriores.
Desde la Vista presentacin del formulario, seleccionamos el campo deseado pulsando sobre l. Desde ficha contextual Formato de Herramientas de presentacin de formulario, hacemos clic sobre el botn Condicional del grupo Fuente.
Se abrir el cuadro de dilogo Formato condicional. En l podremos establecer

hasta cuatro formatos diferentes, tres de ellos dependern de una condicin que
establezcamos y otro, ser el que se aplique a los campos que no cumplan ninguna
de las condiciones establecidas.
En el rea Formato predeterminado establecemos el formato que queremos que
posean los campos que no cumplan las condiciones que vamos a introducir a continuacin. En nuestro caso, queremos que stos no tengan ningn formato especial,
por lo que dejamos el rea tal cual est.
En el rea Condicin 1, establecemos la primera condicin. Al desplegar la primera lista vemos que la condicin puede depender del valor del campo, del valor de
una expresin, o de si el campo contiene el foco, es decir, el formato se aplicara al
campo cuando el cursor estuviera situado sobre l.
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FORMULARIOS
Dejamos la opcin El valor del campo es y desplegamos la segunda lista, en

la que encontramos todos los criterios por los que podemos crear la condicin, en
nuestro caso sera Entre. A continuacin, anotamos los valores de los extremos
de la primera condicin, stos son 100 y 200. Por ltimo, establecemos el formato
que seamos que tengan los campos que cumplan la condicin. Para nuestro ejemplo, Negrita y color Rojo.
Para aadir la segunda condicin presionamos el botn Agregar, se muestra el rea

para la Condicin 2, que es igual que el anterior. Anotamos los criterios correspondientes y establecemos de nuevo los formatos.
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FORMULARIOS
Si deseamos aadir la tercera y ltima condicin que permite establecer Access,

pulsamos de nuevo el botn Agregar. En nuestro caso, esto no es necesario, as
que pulsamos directamente sobre el botn Aceptar para ver los resultados.
Para eliminar los formatos condicionales, seleccionamos el conjunto de campos

que los posean y pulsamos de nuevo el botn Condicional del grupo Fuente. En el
cuadro de dilogo, pinchamos sobre el botn Eliminar y pinchamos en las casillas
de verificacin de las condiciones que deseemos borrar antes de presionar el botn
Aceptar del nuevo cuadro de dilogo que se ha mostrado.
Al aceptar el cuadro de dilogo principal, observaremos cmo habrn desaparecido
los formatos condicionales seleccionados.
Mover y dimensionar los objetos

de un formulario en vista Presentacin
Desde la Vista Presentacin podemos mover y redimensionar los diferentes elementos de un formulario. Lo primero que tenemos que hacer es seleccionar uno de
ellos haciendo clic sobre l. Aparecer recuadrado. Debemos saber que si el objeto
es un campo, su etiqueta se mover a la vez que los datos independientemente de
la parte que hayamos seleccionado.
Con el puntero del ratn pinchamos y arrastramos por la cruz de flechas hasta la
nueva posicin.
Observaremos cmo al desplazar el control por el formulario aparecer una lnea a
modo de gua para indicar cul ser su nueva posicin.
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FORMULARIOS
Para cambiar el alto de un objeto, lo seleccionamos y colocamos el cursor en uno

de sus bordes superior o inferior, hasta que se convierta en una doble flecha. Ahora,
pinchamos y arrastramos hasta adoptar el tamao deseado.
Para cambiar el ancho, procedemos de igual manera, pero sobre los bordes izquierdo o derecho. Al variar el ancho a un objeto, observamos cmo Access modifica el
ancho todos los objetos de la misma columna a la vez.
Esto se debe a que, por defecto, los objetos de Access estn apilados en el formulario.
Si queremos trabajar de forma independiente con cada objeto, debemos seleccionarlos todos pinchando en la cruz que aparece encima de la primera etiqueta de la
tabla de campos. A continuacin, pinchamos en la pestaa Organizar de la ficha
contextual Herramientas de presentacin de formulario y presionamos el botn Quitar del grupo Diseo de controles.
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FORMULARIOS
Ahora podremos modificar el tamao de cada elemento por separado, as como

mover las etiquetas y los datos de los campos de forma independiente entre s.
El botn Apilado del grupo Diseo de controles, lo usaremos para volver a apilar
los controles seleccionados una vez hayamos realizado los cambios oportunos.
Desde el botn Tabular del mismo grupo, podemos cambiar el modo de distribucin de los campos del formulario de Columna a Tabular, que como recordamos
es muy similar a la Hoja de datos, en donde los nombres de las etiquetas aparecen
como cabeceras en Encabezado del formulario, y debajo de ellas, en la zona de
Detalle, estara cada uno de los datos de los campos.
Debemos saber que no es necesario Tabular, Quitar o Apilar todos los campos a
la vez, podemos elegir hacerlo tan slo con alguno de ellos, si eso, favorece el diseo
final del formulario.
Diseo y alineacin de controles

Continuamos en la Vista Presentacin. Podemos variar el espacio existente entre
el texto de un control y sus bordes desde el botn desplegable Mrgenes de control, ubicado en el grupo Diseo de controles de la ficha contextual Diseo. Los
valores que podemos elegir oscilan desde Ninguno hasta Ancha.
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FORMULARIOS
Tambin podemos variar la distancia entre los controles, cuando stos estn apilados, desde el botn desplegable Relleno de control del mismo grupo y ficha
contextual que el anterior. Los valores a elegir son los mismos que para el caso del
botn desplegable Mrgenes de control.
Cuando los controles de un formulario estn apilados, se muestran perfectamente

alineados entre s. No ocurrir lo mismo cuando separemos alguno de esos controles y los manipulemos individualmente.
Para alinear controles que no estn apilados, los seleccionamos, usando para ello la tecla
May y utilizamos los botones Izquierda, Arriba, Derecha o Abajo del grupo Alineacin de controles de la ficha contextual Organizar, segn sea nuestra necesidad.
Desde el botn desplegable Delimitacin del grupo Posicin de la ficha contextual Organizar, estableceremos el modo de anclaje y distribucin que tendrn
los controles cuando se inserten en el formulario. Por defecto, ya hemos visto que
Access los sita anclados a la izquierda y los distribuye hacia abajo.
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FORMULARIOS
Es posible variar el alto y ancho del marco de un control en un solo paso, para que
ste se ajuste al contenido del mismo. Para hacerlo, seleccionamos el control y
pulsamos el botn Ajustar tamao al contenido del grupo Posicin de la ficha
contextual Organizar.
Por ltimo, decir que podemos variar el orden de apilamiento de los controles en
el formulario, seleccionndolos y usando los botones Traer al frente y Enviar al
fondo del grupo Posicin de la ficha contextual Organizar.
Orden de tabulacin
Cuando introducimos datos en un formulario podemos ir haciendo clic en el interior de cada control, pasar de uno a otro con la tecla Enter o con la tecla Tabulacin. El cursor va cambiando de un campo a otro siguiendo el orden en el que
stos se introdujeron en el formulario. Esto es lo que se conoce como orden de
tabulacin.
Es posible que despus de modificar los campos de un formulario, cambiarlos de
sitio, de tamao, alineacin, etc., el orden de tabulacin deje de ser cmodo para la
introduccin de los datos, por este motivo Access dispone de una herramienta que
permite controlar esta situacin.
Para acceder a esta herramienta pulsamos el botn Orden de tabulacin que se
ubica en el grupo Diseo de controles de la ficha contextual Organizar de Herramientas de presentacin de formularios.
Se abre un cuadro de dilogo que muestra, seccin a seccin, todos los campos
contenidos en el formulario. El orden en el que stos aparecen ser el que se siga a
la hora de rellenar los registros.
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FORMULARIOS
Para modificarlo, debemos seleccionar el campo y arrastrarlo hasta la nueva posicin, es decir, debajo del campo que se rellenar antes y encima del campo a donde
ir el cursor una vez rellenado el actual.
Si pulsamos el botn Orden automtico, los campos volvern a tener el orden de

tabulacin que se estableci al crear el formulario.
Subformularios
Un Subformulario es un formulario que est incluido dentro de otro. Es necesario
que las tablas o consultas que vayan a formar parte del formulario estn relacionadas entre s, con una relacin del tipo 1 a N.
No importa el orden en el que insertemos los campos de las tablas o consultas que
intervienen en el diseo. Access siempre incluir en el formulario principal, los
campos de la tabla donde est establecida la parte Uno de la relacin.
Al mismo tiempo crear el Subformulario con los campos de la tabla o consulta
donde la relacin est establecida como Varios. ste tendr apariencia de Hoja de
datos o Tabular.
Gracias a los Subformularios veremos otra vez la capacidad de las relaciones entre
tablas. Por ejemplo, podremos visualizar a la vez los datos de un cliente en el formulario principal y todos los productos que ha adquirido, reflejados en el Subformulario; o los cirujanos en el principal y las operaciones que han realizado en el
secundario.
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FORMULARIOS
Crear subformularios de forma automtica

Cuando creamos un formulario de una tabla o consulta que representa la parte
Uno de la relacin con otra, Access interpreta esta relacin y crea automticamente el formulario principal de la tabla o consulta elegida, con su correspondiente
Subformulario para mostrar la parte Varios de la relacin.
Veamos un ejemplo; vamos a crear un formulario con la tabla Doctores, recordemos que sta mantiene una relacin de 1 a N con la tabla Pacientes_Historial.
Seleccionamos la tabla Doctores en el Panel de exploracin y pulsamos la ficha
Crear, dentro de ella, hacemos clic sobre el botn Formularios del grupo con el
mismo nombre.
Observamos cmo Access ha creado automticamente el formulario principal con

los datos de los doctores y, a su vez, ha incluido el Subformulario en vista Hoja de
datos de la tabla Pacientes_Historial con los campos de sta.
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FORMULARIOS
Si nos desplazamos por los registros del formulario principal, usando para ello los
botones de movimiento ubicados al pie del formulario, veremos como el subformulario cambia dependiendo de los datos mostrados en el principal.
Hay otra cosa que debemos tener en cuenta, si nos fijamos en el Panel de exploracin de los objetos, veremos cmo Access ha creado un nuevo formulario al
que ha nombrado Pacientes_Historial Subformulario, ya que es ste objeto
el que incrusta de forma automtica en el formulario Doctores que estamos
creando.
Crear Subformularios usando

el asistente para formularios
Vamos a realizar el mismo formulario con subformulario que en el apartado anterior, pero usando esta vez el asistente para formularios.
Pulsamos sobre la ficha Crear y desplegamos el botn Ms formularios del grupo
Formularios. A continuacin, pinchamos sobre la opcin Asistente para formularios.
Elegimos la tabla Doctores de la lista Tablas/Consultas y agregamos todos sus
campos. Hacemos lo mismo con la tabla Pacientes_Historial. De este modo
tendremos todos los campos de ambas tablas en la lista Campos seleccionados.
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FORMULARIOS
Pulsamos el botn Siguiente. En este paso del asistente veremos cmo Access
ya ha interpretado la relacin existente entre las tablas y muestra en la imagen de
ejemplo, el subformulario rodeado con un cuadro, con los campos pertenecientes a
la tabla Pacientes_Historial.
Si no fuera as, debemos pinchar en la lista Cmo desea ver los datos?, el nombre de la tabla principal de la relacin.
Tambin ofrece dos opciones para ver los datos, la opcin Formulario con subformularios creara el formulario con el subformulario tal y como se muestra en la
imagen.
La opcin Formularios vinculados, crea dos formularios independientes que se
conectarn entre s a travs de un botn que Access incluye en el formulario principal.
Activamos la opcin Formulario con subformularios y pulsamos el botn Siguiente. En este paso, establecemos la distribucin de campos que queremos para
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FORMULARIOS
el Subformulario, por ejemplo Tabular, y pulsamos el botn Siguiente para aplicar el estilo que deseamos para el formulario.
Volvemos a presionar el botn Siguiente. En el ltimo paso del asistente Access permite nombrar tanto el formulario como su Subformulario. Dejamos los
nombres y el resto de opciones por defecto y presionamos sobre Finalizar para ver
el resultado.
A los pocos segundos, Access mostrar el formulario y subformulario con los diseos y distribuciones elegidas.
Propiedades Emergente y Modal de los formularios

Las palabras Emergente y Modal, hacen referencia a dos propiedades de los formularios que podemos aplicar. Para hacerlo, debemos abrir el formulario en Vista
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FORMULARIOS
Presentacin, y pulsar sobre el botn Hoja de propiedades del grupo Herramientas de la ficha contextual Organizar.
Se mostrar el panel de tareas Hoja de propiedades con todas las propiedades de

los controles del formulario.
En la lista desplegable Tipo de seleccin, elegimos Formulario y activamos la

pestaa Otras.
Las dos primeras propiedades son Emergente y Modal, que por defecto, estn
establecidas como No, para aplicarlas, debemos cambiar este valor por S.
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FORMULARIOS
De este modo podremos tener formularios emergentes, modales o emergentes y

modales a la vez.
Un formulario Emergente es aquel que permanece siempre visible aunque el formulario u objeto activo sea otro. Son formularios que flotan por encima de otros
objetos y nunca son tapados por stos, es decir, permanecen siempre en primer
plano, aunque permiten trabajar con otros objetos.
Cuando se crea un formulario de este tipo, no se mostrar como una ficha del documento sino que aparecer en una ventana nueva.
Un formulario Modal es aquel que se necesita cerrar para seguir trabajando con la
aplicacin, es decir, desactiva el resto de objetos de la base de datos hasta que no
se cierra.
Un formulario Modal y Emergente a la vez, posee las cualidades de los dos anteriores, es decir, aparece en forma de ventana flotando sobre el resto de objetos de la
aplicacin y no permite seguir trabajando hasta que no se cierre.
Pg. 148

TEMA 7: FORMULARIOS EN VISTA DISEO
0701 Trabajar con la vista Diseo de un formulario

0702 Ficha contextual Organizar, de Herramientas de diseo de formularios
0703 Ficha contextual Diseo, de Herramientas de diseo de formularios
0704 Conociendo los controles
0705 Etiquetas y cuadros de texto
0706 Control Ficha
0707 Botones de opcin, Casillas de verificacin y Botn Alternar
0708 Grupo de opciones
0709 Cuadros de lista y cuadros combinados
0710 Crear un cuadro de lista con valores estticos
0711 Crear un cuadro combinado que almacene valores de un campo
0712 Crear un cuadro combinado para localizar registros
0713 Botones de comando
0714 Propiedades de los controles
0715 Ms propiedades
0716 Crear controles con propiedades predeterminadas
FORMULARIOS EN VISTA DISEO
Trabajar con la vista Diseo de un formulario

Cuando abrimos un formulario en vista Diseo, lo primero que debe llamar nuestra
atencin es que aparecen dos fichas contextuales nuevas que nos ayudarn en las
tareas requeridas en esta vista. Son las fichas contextuales Organizar y Diseo.
El contenido del formulario aparece sobre una cuadrcula de diseo que servir de
gua para la colocacin correcta de los objetos que lo compongan.
Esta vista habilita por defecto la visibilidad de las reglas horizontal y vertical que
tambin nos ayudarn en lo anterior.
Las secciones que componen el formulario vienen delimitadas por cabeceras grises
con sus nombres. Para seleccionar una seccin en particular, ser suficiente con
pulsar sobre su nombre.
Pg. 150
Si lo que queremos es seleccionar el formulario al completo, pincharemos en el

pequeo botn azul situado en la esquina superior izquierda del formulario, a la
izquierda de la regla horizontal y encima de la regla vertical.
Si queremos dimensionar el ancho del formulario, colocamos el puntero del ratn

en el borde derecho del mismo y pinchamos y arrastramos hasta conseguir la medida deseada.
Para modificar el alto, actuaramos de la misma manera pero dimensionando la
seccin correspondiente pinchando y arrastrando al final de la misma.
Para dimensionar los objetos que componen el formulario, actuamos igual que en
la vista Presentacin del mismo. Por defecto, tambin en la vista Diseo los objetos aparecen apilados.
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Si modificamos el tamao de ellos de esta forma, pinchando y arrastrando sobre el

borde de uno de ellos, todos se dimensionarn a la vez, alcanzando la misma medida.
Si queremos trabajar con cada uno independientemente, seleccionamos todos dibujando con el ratn un rectngulo que los abarque.
Y pulsamos el botn Quitar de la ficha contextual Organizar de Herramientas
de diseo de formulario.
Ahora podemos mover y dimensionar cada objeto por separado. An as, si desplazamos un campo, se mueve tanto el campo como su etiqueta.
Si queremos desplazar el campo o la etiqueta por separado, debemos seleccionarla
haciendo clic sobre el cuadro gris que aparece en la esquina superior izquierda de
cada objeto al pinchar sobre l.
Pg. 152
De este modo ya podemos separar la etiqueta del campo al que hace referencia, e
incluso, eliminarla pulsando por ejemplo la tecla Suprimir, sin que ello afecte al
contenido del campo.
Ficha contextual Organizar, de Herramientas

de diseo de formularios
La ficha contextual Organizar de Herramientas de diseo de formularios, es
muy similar a la que estudiamos para la Vista Presentacin. No obstante, contiene herramientas nuevas que permiten un control ms personalizado de nuestro
formulario y los objetos que lo componen. Veamos cuales son:
Podemos cambiar la combinacin de colores establecida para el formulario, si lo
seleccionamos en su totalidad y desplegamos el botn Autoformato del grupo con
el mismo nombre y elegimos entre uno de los modelos que ofrece Access.
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Al presionar el botn Agrupar del grupo Diseo de controles, podremos tratar

en bloque varios objetos seleccionados previamente, por ejemplo, para desplazarlos
juntos. El botn Desagrupar del mismo grupo realiza justamente lo contrario a
lo anterior.
Cuando tenemos varios objetos seleccionados podemos modificar el tamao de

todos ellos ajustndolo al ms alto, bajo, ancho o estrecho, pulsando en los botones
correspondientes del grupo Tamao en pro de conseguir un aspecto ms homogneo del formulario.
Para obtener dicho aspecto tambin podemos usar los botones Igualar espacio
horizontal o vertical, los que distribuirn, respectivamente, los objetos a lo ancho o largo del formulario teniendo como referencia los bordes de los objetos de los
extremos de la seleccin.
En el mismo grupo tambin encontramos los botones para aumentar o disminuir
el espacio entre los objetos tanto vertical como horizontalmente.
Pg. 154
Por ltimo desde el grupo Mostrar u ocultar, decidimos la visibilidad o no de la

Cuadrcula de diseo, las reglas, los encabezados y pies de formulario y los
encabezados y pies de pgina, pulsando sobre los botones que corresponden a
esos nombres.
Ficha contextual Diseo, de Herramientas

de diseo de formularios
Otra ficha contextual que aparece al abrir un formulario en vista Diseo es la ficha
contextual Diseo.
Podemos variar el estilo y atributos de los textos de los campos y etiquetas, seleccionndolos y usando las herramientas contenidas en el grupo Fuente, como
Tipo, Tamao, Color y Alineacin del texto. Tambin podemos variar el color
de los bordes y relleno de los objetos seleccionados, pulsando en los botones con
ese nombre.
Pg. 155
Como vimos en la leccin anterior, existe la posibilidad de crear formatos condicionales para los datos de los campos, para ello, pulsaramos el botn Condicional
del grupo Fuente.
Las herramientas contenidas en el grupo Lneas de divisin tambin las hemos
estudiado ya, y servirn para formatear el formulario cuando su diseo est Apilado o sea Tabular.
No obstante, el grupo ms significativo de la ficha Diseo es el grupo Controles.

En l encontramos, representados en forma de botn, todos los elementos que podemos utilizar para decorar y ofrecer dinamismo al formulario.
Este grupo est dividido a su vez en tres partes separadas por una lnea vertical. Las
herramientas de la primera seccin ya las conocemos, son las que permiten insertar
en el formulario una imagen a modo de logo, un ttulo, la paginacin o la fecha y
hora actuales.
Las herramientas de la ltima seccin ofrecen la posibilidad de dar formato a los
controles del formulario por separado. Lo primero que debemos activar es el botn
Seleccionar para elegir el control a formatear pinchando sobre l. Para cambiar el
tamao del borde, desplegamos el botn Grosor de lnea y elegimos entre los que
nos ofrece Access, si queremos que sta sea discontinua, desplegamos el botn
Tipo de lnea y pulsamos sobre el estilo deseado.
Pg. 156
Cambiamos el color del borde desde el botn desplegable Color de lnea.

Tambin podemos otorgar efectos especiales al contorno de los controles desplegando el botn con ese nombre del grupo Controles y pulsando sobre la opcin
que mejor se adapte a nuestras necesidades.
Si los cambios que vamos a realizar, queremos aplicarlos a todos los controles que
contiene el formulario, seleccionamos estos presionando el botn Seleccionar
todo, y a continuacin, realizamos los cambios oportunos.
La seccin central del grupo Controles es la que contiene el mayor nmero de herramientas. Dada su extensin, dedicaremos el resto de la leccin a estudiar cmo
trabajar con ellas.
Pg. 157
Conociendo los controles

Vamos a definir los botones que se encuentran en la seccin central del grupo Controles y los dos que nos permiten trabajar con ellos. El primero es el Selector de
objetos, este control ya lo conocemos y se utiliza para seleccionar los controles del
cuadro y para desactivar alguno que estuviera previamente activado.
El botn Utilizar asistentes para controles activa y desactiva los asistentes de
diferentes controles. Los asistentes nos ayudan a crear determinados controles
como por ejemplo un cuadro de lista o un botn de comando.
El botn Etiquetas permite mostrar un texto, como un ttulo o instrucciones del

formulario. Access crea automticamente una etiqueta que se adjunta al cuadro
de texto referente a un campo de la tabla o consulta.
Pg. 158
Cuando se pulsa el control Cuadro de texto se dibuja un cuadro en donde podremos escribir un texto, presentar los resultados de un clculo, mostrar los valores
de un campo, etc.
Grupo de opciones, permite agrupar casillas de verificacin, botones de alternar

o botones de opcin que muestran un grupo de valores alternativos.
Botn de alternar es un control que est asociado a campos de tipo Si/No. Si el

campo contiene el valor S el botn aparece presionado.
Pg. 159
Botn de opcin se utiliza para representar diferentes opciones asociadas a campos de tipo Si/No, generalmente dentro del control Grupo de opciones.
Casilla de verificacin, permite representar grficamente los valores lgicos Si/

No. Si el campo contiene el valor S la casilla estar marcada.
Cuadro de lista, muestra una serie de opciones en una lista que aparece desplegada
en todo momento. Permite seleccionar cualquiera de los valores incluidos en la lista.
Pg. 160
Cuadro combinado es un control que tiene las caractersticas de un cuadro de lista y

uno de texto. Podemos escribir en el cuadro y a su vez seleccionar una opcin de la lista.
Botn de comando. Se utiliza para realizar acciones que se asocian al botn de

comando, como por ejemplo imprimir, aplicar un filtro al formulario, etc.
El botn Imagen sirve para insertar una imagen en el formulario. Esta imagen no
variar al cambiar de registro.
Pg. 161
Marco de objeto independiente se utiliza para mostrar un objeto OLE independiente como por ejemplo una hoja de Excel, una animacin, un archivo de sonido,
etc.
Marco de objetos dependientes, este botn se utiliza para insertar objetos OLE,
tipo imgenes, en el formulario.
La diferencia con el control Imagen es que en este caso las imgenes tienen que
estar asociadas a un campo del registro de la base de datos, de tal manera que
cuando nos desplazamos de registro en registro van cambiando de objeto en el
formulario.
Insertar o quitar salto de pgina, lo usamos para comenzar una nueva pgina
en el formulario o eliminar un salto de pgina ya establecido.
Pg. 162
El Control ficha se utiliza para crear un formulario con fichas de varias pginas
o un cuadro de dilogo con varias fichas o pestaas. Se pueden incluir otro tipo de
controles dentro de un control ficha. Por defecto el Control ficha crea dos pginas,
si deseamos aadir ms, debemos pulsar el control Aadir pgina, una vez tengamos el control Ficha seleccionado en el formulario.
Subformulario/Subinforme, este botn crea una hoja de datos en donde se

muestran los datos procedentes de ms de una tabla relacionada con la informacin del formulario o informe principal.
Pg. 163
El control Lnea dibuja una lnea dentro del formulario.

Rectngulo se utiliza este control para dibujar un rectngulo en el formulario.
El control Grfico, lo usaremos cuando deseemos incluir un grfico en el formulario, para ello, debemos contar con campos que posean valores numricos para
representar.
El control Hipervnculo, permite crear un hipervnculo a otro objeto de la base de

datos, pgina Web o correo electrnico.
El control Datos adjuntos crea un objeto que permite almacenar datos adjuntos,
como documentos de Word, Excel, etc.
El botn Insertar control ActiveX, muestra otro tipo de controles ActiveX que
se pueden aadir al formulario seleccionndolos de la lista que se despliega al pulsar este control.
Pg. 164
Etiquetas y cuadros de texto.

Vamos a incluir una Etiqueta en el formulario Pacientes Historial, para indicar
que aquellos pacientes con alergia tendrn consulta los mircoles por la tarde.
Pulsamos sobre el control Etiqueta y pinchamos y arrastramos sobre el formulario
para crear un rectngulo que se ajuste a la medida deseada para la etiqueta.
A continuacin, escribimos el texto que queremos se muestre en su interior. Podemos dimensionarlo a nuestro gusto y formatearlo usando los controles del grupo
Fuente para otorgarle vistosidad.
Observamos que en su esquina superior izquierda ha aparecido un botn de aviso.

Al pinchar sobre l, se despliega un men de opciones donde debemos indicar si la
etiqueta est asociada a algn objeto del formulario o no.
Pg. 165
Si asociamos la etiqueta a algn objeto, cuando movamos o eliminemos ste, la etiqueta sufrir los mismos cambios, esto no ocurrir en el caso de no estar asociada.
No vamos a asociar la etiqueta a ningn control, as que establecemos esa opcin
en el men.
Las etiquetas son objetos independientes del formulario, esto quiere decir, que permanecen inalterables cuando cambiamos de registro y siempre muestran la misma
informacin, es decir, no dependen del contenido de otro objeto del formulario.
Para comprobarlo, cambiamos la vista del formulario a Vista Formulario y nos
desplazamos por los distintos registros que contiene. Vemos como la etiqueta aparece en todos ellos mostrando la misma informacin.
Pg. 166
Vamos a insertar ahora un Cuadro de texto en el formulario. Los Cuadros de

texto se utilizan para representar los datos de los campos de una tabla o consulta
y para presentar datos calculados en el propio formulario.
Volvemos a la vista Diseo del formulario y pulsamos sobre el botn Cuadro de
texto del grupo Controles. Pinchamos y arrastramos el puntero del ratn sobre el
formulario en el lugar donde queremos incluir el cuadro de texto.
En este cuadro de texto vamos a almacenar los datos del id del paciente y su nombre, ya que ser as como crearemos una clave para cada uno de ellos.
Nos colocamos en la etiqueta del cuadro de texto y escribimos el nombre Clave
para el mismo. A continuacin, nos colocamos en la parte de los datos y escribimos
=[id_paciente] &[Pacientes_Historial_Nombre]. Recordemos que los nombres de los campos deben ir entre corchetes.
Pg. 167
Al usar nombres de campos existentes, acabamos de crear un objeto dependiente

en el formulario, ya que este cambiar dependiendo del registro en el que se encuentre actualizando su valor en funcin de los valores de los campos id_paciente
y Pacientes_Historial_Nombre.
Pasamos a Vista Formulario y nos desplazamos por los registros para observar el
resultado de nuestro cuadro de texto.
Control Ficha
Vamos a usar el control Ficha para crear un formulario que contenga todos los datos
de los pacientes tanto los personales como los que pertenecen a su historial clnico.
Tenemos abierto en vista Diseo un formulario que contiene todos los campos de las
tablas Pacientes_Personal y Pacientes_Historial. Vamos a seleccionarlos todos y
pulsamos la combinacin de teclas Control + X para cortarlos momentneamente.
Pulsamos sobre el botn Ficha del grupo Controles y dibujamos en el formulario
el control con las dimensiones deseadas.
Pg. 168
Con el control seleccionado, pulsamos la combinacin de teclas Cotnrol + V

para pegar todos los campos en su interior.
Observamos que el control posee dos fichas, hacemos doble clic sobre la pestaa de
la primera y vemos cmo aparece el cuadro de propiedades a la derecha de la ventana de Access, de momento slo usaremos la propiedad Ttulo, para establecer
el nombre de la etiqueta. Escribimos Datos personales y comprobamos cmo
se anota en la pestaa.
Repetimos los pasos para la segunda pestaa, a la que nombraremos como Historial.
Ahora seleccionamos todos los campos que pertenecen al historial del paciente y
volvemos a cortarlos. A continuacin, presionamos la pestaa Historial y presionamos la combinacin de teclas Control + V para pegarlos.
Pg. 169
Obviamente habra que mejorar el aspecto de los datos, retocndolos considerablemente para facilitar su lectura, pero en suma, ya tenemos los datos en el control
Ficha. Para comprobarlo, pasamos a la vista Formulario y presionamos las distintas pestaas para ver el resultado.
Botones de opcin, Casillas

de verificacin y Botn Alternar
Por defecto, cuando incluimos campos del tipo S/No en un formulario, stos se
representan con la apariencia de Botones de opcin. Cuando el crculo del botn
de opcin est relleno, significa que el valor que guarda es S. El valor No se representa con el crculo vaco.
Podemos incluir ms Botones de opcin en un formulario desde el grupo Controles. Lo haremos del mismo modo que con el resto de controles estudiados. Debemos saber que los botones de opcin son excluyentes, es decir, que solo uno de
ellos puede estar activado.
Pg. 170
Las Casillas de verificacin se utilizan siempre que tengamos que representar en

el formulario datos que posean dos o ms valores posibles.
Si la Casilla de verificacin est marcada representa el valor S y si no lo est
significa No.
Podemos marcar varias casillas de verificacin a la vez, puesto que estas no son
excluyentes entre s.
El control Botn Alternar realiza la misma accin que los botones de opcin, la
diferencia radica en su apariencia, ya que los botones alternar se muestran en forma de botn que si aparece presionado significa un S y lo contrario si aparece
sin presionar.
Pg. 171
Grupo de opciones
El control Grupo de opciones lo usamos para mostrar distintas opciones entre las
que elegir una. Estas opciones pueden mostrarse en forma de botones de opcin,
casillas de verificacin o botones de Alternar.
Podemos crear un grupo de opciones independiente a los valores de los campos de un
formulario, pero en nuestro caso vamos a crear un grupo de opciones en el formulario
Operaciones para elegir el quirfano en el que se realiz cada operacin.Abrimos el
formulario Operaciones en vista Diseo. Presionamos la ficha contextual Diseo
y hacemos un clic sobre el botn Grupo de opciones del grupo Controles.
Dibujamos en el formulario el rectngulo que contendr al control. Se inicia el asistente para controles. Recordemos que el asistente se ha iniciado porque el botn
Utilizar asistente para controles del grupo Controles est activado.
Pg. 172
En el primer paso del asistente debemos indicar los valores entre los que debemos
elegir. En nuestro caso disponemos de cinco quirfanos nombrados como K, L,
M, N y O, as que sern estas letras las que anotaremos en las distintas filas de la
lista. Pulsamos el botn Siguiente para continuar.
En la segunda pantalla del asistente debemos indicar si deseamos que alguna de las
opciones escritas aparezcan como predeterminadas, por ejemplo, en el caso de que
la mayora de las operaciones se realizaran en el quirfano N podramos marcar
esta opcin como predeterminada, para no tener que estar eligindola en cada uno
de los registros.
Tambin podemos decidir que Access no marque ninguna de las opciones por defecto. Hacemos esto ltimo y pulsamos el botn Siguiente para continuar.
Este paso es muy importante, y es que aunque hemos establecido las opciones a
elegir como texto, Access no las guardar como tal, sino que asigna por defecto
un valor numrico consecutivo empezando en uno, a cada una de ellas. Es el valor
numrico lo que Access guardar como dato en el campo, no la letra del quirfano
(en este caso) que elijamos. Por ello, si vamos a almacenar ms adelante, este valor
Pg. 173
en un campo ya existe, debemos tener la precaucin de que el tipo de datos establecido para ese campo acepte nmeros.
Dejamos los valores que ofrece Access por defecto y pulsamos el botn Siguiente.
Ahora debemos decidir si queremos que los valores se almacenen en algn campo
del formulario o no.
En nuestro caso queremos que se almacenen en el campo Quirfano, as que lo
elegimos de la lista desplegable Guardar el valor en este campo: y pulsamos el
botn Siguiente.
En esta ventana del asistente seleccionamos el tipo de controles que tendr el grupo de opciones, podemos elegir entre Botones de opcin, Casillas de verificacin o Botones de Alternar.
Tambin seleccionamos el efecto que deseamos darle al control, en nuestro caso
vamos a elegir Sombreado y pulsamos Siguiente.
Pg. 174
En la pantalla final del asistente establecemos el nombre del control, en nuestro

caso ser Quirfano. Lo anotamos y pulsamos el botn Finalizar para concluir
con la creacin del grupo de opciones.
Cambiamos la vista a Formulario y observamos el resultado. Ahora tan solo tendremos que pinchar en el botn correspondiente al nombre del quirfano que deseemos.
Pg. 175
Cuadros de lista y cuadros combinados

Los cuadros de lista se utilizan cuando se necesita mostrar una lista con una serie
de valores que tienen que visualizarse todos a la vez en el formulario.
Estos valores pueden provenir de un campo de una tabla o consulta o bien valores
definidos por el propio usuario. Un cuadro de lista puede tener una o ms columnas, que pueden aparecer con o sin encabezados.
Si no disponemos de suficiente espacio en el formulario para mostrar una lista

completa en todo momento, podemos utilizar un cuadro combinado.
El cuadro combinado muestra un slo valor de la lista y si queremos ver la lista
completa la desplegamos con la flecha situada en la esquina derecha.
Pg. 176
Crear un cuadro de lista con valores estticos

Vamos a crear un cuadro de lista con valores estticos que muestre los distintos
gneros literarios en el formulario Libros.
Abrimos dicho formulario en Vista Diseo y, una vez comprobado que el botn
Utilizar Asistentes para controles del grupo Controles est activado, hacemos
clic en el botn Cuadro de lista y lo dibujamos sobre la cuadrcula. La primera
ventana del Asistente nos permite elegir entre tres opciones, activamos la segunda
ya que lo que queremos es escribir los valores de la lista.
Pulsamos el botn Siguiente para continuar. En esta ventana en la casilla Nmero

de columnas podemos decidir en cuantas columnas queremos escribir los valores.
En nuestro caso bastar con una. Introducimos la lista de valores y pulsamos en el
botn Siguiente.
Pg. 177
En esta ventana del Asistente dejamos la primera opcin marcada, puesto que la
finalidad de nuestro cuadro de lista ser nicamente la de informar acerca de los
gneros literarios existentes, no almacenarlos en ningn campo. Pulsamos de nuevo sobre el botn Siguiente.
En la ventana que aparece le damos el nombre a la etiqueta que acompaa al cuadro

de lista, escribimos Gneros literarios y hacemos clic en el botn Finalizar.
Para ver el resultado pulsamos en el botn Ver del grupo Vistas y seleccionamos la
opcin Vista formulario. Observamos la lista y sus valores.
Pg. 178
Crear un cuadro combinado

que almacene valores en un campo
Vamos a crear ahora un cuadro combinado en el formulario Libros, pero que a diferencia de la lista creada en el punto anterior, ste va a permitir almacenar valores
en el campo IdGnero del formulario.
Abrimos el formulario Libros en vista Diseo. Borramos el campo IdGnero, ya
que es el que vamos a sustituir por el cuadro combinado. Observamos que queda el
espacio en blanco donde estaba el campo, esto es as, porque previamente se han separado los controles que estaban apilados. Presionamos el botn Cuadro combinado del grupo Controles y lo dibujamos en el lugar donde eliminamos el anterior.
En la primera pantalla del asistente elegimos la primera opcin, puesto que vamos
a tomar los datos contenidos en la tabla gneros para rellenar con ellos el cuadro
combinado. Pulsamos el botn Siguiente.
Pg. 179
En esta ventana elegimos la tabla o consulta que contiene el campo o campos cuyos valores deseamos incluir en el cuadro combinado. En nuestro caso sta es la
tabla Gneros. Pulsamos el botn Siguiente.
Ahora debemos decidir qu campos deseamos incluir en el cuadro. Cada campo se

representa en una columna del cuadro combinado. Seleccionamos los dos que hay
y presionamos el botn Siguiente para continuar.
En esta pantalla podemos ordenar los valores del cuadro combinado atendiendo a
alguno de los campos que hemos incluido en el paso anterior. En nuestro caso vamos
a ordenarlo ascendentemente por el campo IdGnero y pulsamos Siguiente.
Pg. 180
En este paso, decidimos si mostrar todas las columnas. Para nuestro ejemplo, vamos a desactivar la casilla de verificacin Ocultar la columna clave, ya que ser
ese el dato que almacenaremos en el campo. Pulsamos de nuevo el botn Siguiente para continuar.
En esta pantalla indicamos el campo del cuadro combinado que contiene los valores que vamos a almacenar en el campo del formulario. Recordemos que hemos
elegido mostrar dos columnas, la primera contiene el nmero identificativo del
gnero y la segunda su nombre.
Lo hacemos as para facilitar su lectura e identificar rpidamente qu nmero pertenece a cada gnero. Sin embargo, el valor que vamos a almacenar es el nmero de
gnero no su nombre, ya que el campo que borramos para sustituir por el cuadro
combinado fue IdGnero. As pues, elegimos ese campo, que es el que pertenece
a la tabla Gneros de la que se extrajeron los valores al principio del asistente, y
pulsamos Siguiente.
Ahora debemos seleccionar el campo en el que se almacenarn los valores del paso
anterior. En nuestro formulario ese campo tambin se llama IdGnero. Pulsamos
sobre el botn Siguiente.
Pg. 181
En el ltimo paso, anotamos el nombre de cuadro, en nuestro caso Gnero y

pulsamos Finalizar.
Pasamos a la vista Formulario para comprobar los resultados. Al desplegar el cuadro combinado se muestra el nmero identificativo del gnero seguido de su nombre, lo que facilita su eleccin considerablemente. Al pulsar sobre una opcin, el
valor que se almacena es el nmero y no el nombre, tal y como indicamos en el
asistente. Adems, al cambiar de registro, podemos seleccionar valores distintos,
ya que stos se guardan en el campo IdGnero del formulario.
Pg. 182
Crear un cuadro combinado para localizar registros

Vamos a crear el ltimo tipo de cuadro combinado que ofrece Access que sirve
para localizar registros dentro de un formulario.
Tenemos abierto el formulario Gneros que a su vez posee el subformulario Libros. Crearemos un cuadro combinado para el campo Gneros de tal manera que
al elegir uno de sus valores, se muestre en el subformulario los libros que pertenecen a ese gnero.
Mostramos el formulario Gnero en vista Diseo.

Tenemos que sustituir el campo Gnero por un cuadro combinado, as que, primero lo seleccionamos y, a continuacin, pulsamos la tecla Suprimir para eliminarlo.
Pulsamos en el botn Cuadro combinado del grupo Controles y lo arrastramos
hasta el lugar en donde estaba el campo eliminado.
Pg. 183
Aparece la primera ventana del Asistente, activamos la tercera opcin y pulsamos

el botn Siguiente.
En el cuadro Campos disponibles elegimos Gnero pulsamos en el botn > para
pasarlo al cuadro Campos seleccionados.
Pulsamos el botn Siguiente.

En esta ventana podemos ampliar la longitud de la columna colocando el cursor
en el borde derecho, cuando cambie de forma y se convierta en una doble flecha lo
arrastramos haca la derecha hasta conseguir el ancho deseado.
Hacemos clic en el botn Siguiente y en la ltima ventana pulsamos Finalizar.

Ajustamos el control en la cuadrcula.
Para comprobar el resultado pulsamos en el botn Ver del grupo Vistas y seleccionamos la opcin Vista formulario.
Pg. 184
Observa que si elegimos cualquier gnero ayudndonos de la lista del cuadro combinado, los datos del subformulario cambian mostrando los ttulos que pertenecen
a cada gnero.
Botones de comando
Los botones de comando ejecutan acciones o activan macros de una forma sencilla.
Por ejemplo, con un botn de comando se puede abrir formularios, imprimir informes o ejecutar consultas.
Vamos a incluir un nuevo botn en el formulario Gneros que nos permita cerrarlo.
Abrimos el formulario en vista Diseo.
Agrandamos un poco ms la cuadrcula para que quepa el nuevo botn, y comprobamos que el botn Utilizar Asistentes para controles del grupo Controles
est activado.
Pulsamos en el control Botn del mismo grupo. En la parte inferior del formulario
dibujamos un rectngulo.
Aparece la primera ventana del asistente, del cuadro de categoras seleccionamos
Operaciones con formularios y del cuadro Acciones, elegimos Cerrar formulario.
Pg. 185
Pulsamos en el botn Siguiente.

En la pantalla siguiente seleccionamos la primera imagen, si activamos la casilla de
verificacin Mostrar todas las imgenes aparecen en el cuadro ms imgenes,
si vamos sealando en cada uno de los nombres, en el cuadro de la izquierda se va
mostrando la imagen de ejemplo.
Hacemos clic en el botn Siguiente.

En esta ventana podemos introducir el nombre del botn o dejar el que viene por
defecto.
Pg. 186

Guardamos los cambios en el formulario pulsando el botn Guardar de la barra de
herramientas de Acceso rpido.
Para comprobar el resultado desplegamos el botn Ver del grupo Vistas y seleccionamos la opcin Vista formulario.
Pulsamos sobre el botn que hemos creado y comprobamos el resultado.
Propiedades de los controles

Al pulsar sobre el botn Hoja de propiedades del grupo Herramientas de la ficha contextual Diseo de Herramientas de diseo de formularios, se muestra
un panel a la derecha de la ventana de Access que contiene todas las propiedades
del control seleccionado.
Podemos ver las propiedades de cualquier otro objeto si pulsamos directamente
sobre l en el formulario o si desplegamos la lista que aparece al inicio del panel y
elegimos el objeto de entre los que se muestran.
El panel propiedades se divide en cinco pestaas llamadas Formato, Datos, Eventos, Otras y Todas que distribuyen segn sus ttulos las diferentes propiedades
que poseen los objetos.
Pg. 187
Vamos a ver las ms comunes de ellas, teniendo en cuenta, que no todos los objetos poseen las mismas. Empezaremos conociendo las que almacenan en la pestaa
Formato.
Desde las propiedades Ancho y Alto, establecemos las dimensiones exactas del objeto seleccionado y desde las propiedades Superior e Izquierda su posicin dentro
del formulario tomando como referencia la esquina superior izquierda del mismo.
Podemos ocultar un control en el formulario estableciendo la propiedad Visible

como No.
Si el control es un campo numrico, podemos establecer el formato en el que se
mostrar y cuntos nmeros decimales tendr usando, respectivamente las propiedades Formato y Lugares decimales.
Pg. 188
Si el control es un campo de tipo Fecha, podemos indicar si deseamos que aparezca

automticamente el selector de fechas para ese campo en la propiedad Mostrar el
Selector de fecha.
A continuacin, se muestran las propiedades para establecer el color y estilo del

fondo del control, as como el color, estilo y grosor de sus bordes.
Podemos aplicar Efectos especiales al control desde la propiedad con ese nombre.
Pg. 189
La propiedad Barras de desplazamiento, permite incluir una barra de desplazamiento vertical en aquellos campos donde el texto sobrepase los lmites del cuadro.
Las siguientes propiedades permiten cambiar los atributos referidos a las fuentes
del control seleccionado, como su tipo, color, alineacin, estilo, etc.
Desde las propiedades Margen superior, inferior, izquierdo y derecho, indicamos en centmetros los mrgenes internos entre los bordes del objeto y el texto
que contiene.
Pg. 190
Si establecemos la propiedad Autoextensible como S, el control se har ms

grande ajustndose al texto que contenga para que se vea completo.
Si establecemos la propiedad Autocomprimible como S, el control se har ms
pequeo ajustndose al texto que contenga en el caso de que ste no llegue al final
del espacio predeterminado para l.
Si ambas propiedades estn establecidas como S, el control se ajustar perfectamente a la longitud del texto que contenga.
Desde la propiedad Mostrar cuando, decidimos si queremos que el control se

muestre siempre, slo cuando se imprima o slo en pantalla. Podemos variar las propiedades de los controles de tres formas distintas dependiendo de su naturaleza.
La primera sera escribir directamente el valor correspondiente en el cuadro de texto asociado a la propiedad, por ejemplo para las propiedades donde haya que establecer medidas.
Pg. 191
La segunda, sera desplegando el botn en forma de flecha que aparece al final del
cuadro de texto asociado a algunas propiedades, como por ejemplo, Efecto especial.
La tercera, sera pinchando en el botn con tres puntos que aparece al final del
cuadro de texto asociado a la propiedad, por ejemplo, en las propiedades que hacen
referencia al color.
Ms propiedades
En la pestaa Datos encontramos otras propiedades interesantes:
En la propiedad Origen del Control vemos de qu campo extrae los valores el
control seleccionado.
Pg. 192
La propiedad Formato del texto, permite otorgar el formato de Texto enriquecido para los controles que posean datos de tipo Memo.
Las propiedades Mscara de entrada, Valor predeterminado, Regla de validacin y Texto de validacin, son las mismas y se establecen igual que las estudiadas para los campos de las tablas.
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La propiedad Activado establece si el control puede ser seleccionado, es decir, si

podemos colocar el cursor dentro de l.
Cuando establecemos esta propiedad como No, el control se muestra tenue en el
formulario.
La propiedad Bloqueado indica si podemos modificar el contenido de ese control

en la vista Formulario. Si est establecida como S, permitir colocar el cursor
en el campo y conservar su apariencia normal, pero no podremos modificar su
valor.
Desde la propiedad Etiquetas inteligentes podemos asignar a un control de tipo

Texto, etiquetas que permiten comunicarnos con el programa Outlook para por
ejemplo, enviar un correo, agregar una cita o un contacto sin salir de Access.
Pg. 194
Para utilizar las propiedades recogidas en la pestaa Eventos, es necesario tener

conocimientos de programacin, y stos se escapan al objetivo de nuestro curso,
aunque veremos alguna de ellas cuando estudiemos las Macros.
De la pestaa Otras, vamos a comentar algunas de sus propiedades.
En la propiedad Nombre, veremos el nombre real del objeto seleccionado.
Es posible que en el formulario no aparezca este nombre si tiene establecido otro
distinto como Ttulo. Sin embargo, debemos recordar que es el texto anotado en
la propiedad Nombre el que debemos utilizar si queremos hacer referencia a este
control ms adelante.
Lo que anotemos en el cuadro de texto asociado a la propiedad Texto de la barra

de estado, podremos verlo escrito a modo de ayuda en dicha barra cuando coloquemos el puntero del ratn sobre el control en la vista Formulario.
Pg. 195
La propiedad Vertical, permite colocar el texto del control seleccionado en posicin vertical en el formulario.
Por ltimo, la propiedad Permitir Autocorreccin, establece si deseamos que dicha herramienta se ejecute en el control seleccionado o no.
Pg. 196
Crear controles con propiedades predeterminadas

Si utilizamos habitualmente algn control con los mismos atributos de formato,
podemos predeterminar stos para que siempre que lo utilicemos aparezca de esa
manera y no tengamos que modificar sus propiedades cada vez que lo necesitemos.
Vamos a ver un ejemplo para predeterminar las propiedades de formato de todas
las etiquetas que incluyamos en este formulario. Pinchamos sobre el botn Etiqueta del grupo Controles de la ficha contextual Diseo.
A continuacin mostramos el Panel de propiedades, si no lo est ya, pinchando

en el botn Hoja de propiedades del grupo Herramientas.
Vamos a establecer el Tamao de la fuente a 16 puntos, la Alineacin al centro, el
Espesor de la fuente en Negrita y el estilo Cursiva.
Pg. 197
Una vez establecidos las propiedades correspondientes, dibujamos la etiqueta en el

formulario y vemos cmo adopta el formato establecido.
Ahora cada vez que usemos el control Etiqueta en el formulario, aparecer con los
valores predeterminados anteriormente.
Pg. 198

TEMA 8: INFORMES
0801 Definicin y objetivo de un informe

0802 Vistas de los informes
0803 Secciones de los informes
0804 Crear informes automticos
0805 Creacin de un informe mediante el asistente
0806 Vista Presentacin y grupos
0807 Ficha contextual Configurar pgina
0808 Crear etiquetas
INFORMES
Definicin y objetivo de un Informe

Los informes son objetos de la base de datos pensados para obtener los datos en
papel. De hecho, es la primera vez que vamos a hablar de pginas, entendidas como
hojas de papel.
Debemos saber, que con independencia de los informes, podemos imprimir tambin el resto de objetos de la base de datos: tablas, consultas, formularios, etc. Pero
el aspecto de stos deja mucho que desear en comparacin con los informes.
Pensemos por ejemplo, en el gasto de papel que conllevara imprimir todos los
datos contenidos en un formulario que estuviese compuesto por cien registros.
Tendramos que imprimir una hoja por cada uno de ellos.
Los informes, en cambio, permiten mostrar la informacin de varios registros por
hoja, agruparla por los valores de alguno de sus campos, as como realizar clculos
matemticos con los registros, incluir imgenes y, en definitiva, obtener un aspecto
final que resulta idneo para la impresin.
No podemos modificar, eliminar o agregar registros en los informes, tan slo consultarlos u organizarlos con el fin de mejorar su aspecto.
Vistas de los informes

Al igual que para el resto de los objetos en Access, para cambiar la vista de los informes tendremos que desplegar el botn Ver del grupo Vistas de la ficha Inicio.
Pg. 200
INFORMES
Existen cuatro vistas para los informes, veamos cada una de ellas.
Vista Informes, desde aqu, Access slo permite observar los datos del informe,
pero no podremos modificar su apariencia.
Vista Preliminar, desde esta vista podemos configurar la pgina antes de mandarla a imprimir, en ella vemos los datos tal y como se imprimiran.
Aunque esta vista est predeterminada para los informes, todos los objetos de Access la poseen. Estudiaremos como trabajar con ella detalladamente, en la leccin
dedicada a la impresin de objetos.
Vista Presentacin, al igual que en el caso de los formularios, esta vista permite
ver los datos del informe a la vez que contiene herramientas desde las que podemos
modificar el aspecto de stos.
Vista Diseo, es la vista que permite realizar los cambios ms profundos a los
objetos contenidos en el informe.
Pg. 201
INFORMES
Desde esta vista no se muestran los datos del informe, slo el esquema de campos
del mismo.
Secciones de los informes

Las secciones ms importantes en las que se divide un informe son:
Encabezado de informe. Suele utilizarse para mostrar el ttulo del informe
acompaado en algunos casos de imgenes. Aparece slo en la primera pgina del
informe.
Pie de informe. Lo que incluyamos aqu, slo se mostrar en la ltima pgina del
informe, por ejemplo, un campo que calcule un total general para el informe, una
firma, o coletilla que deseemos incluir al final del mismo.
Encabezado de pgina. Los objetos contenidos en esta seccin, se repetirn al
principio de cada pgina del informe. Podemos incluir datos como el nombre de la
empresa, la fecha, hora, las etiquetas de los campos, etc.
Pg. 202
INFORMES
Pie de pgina. Igual que el anterior pero que se repite al final de todas las pginas
del informe. ste es un buen sitio para colocar la numeracin de pginas del informe.
Encabezado de grupo. Podemos establecer hasta diez niveles de agrupacin distintos en un informe. Un nivel de agrupacin es elegir los datos de un campo para
que Access agrupe el resto por dichos valores.
En los encabezados de grupo se incluye la etiqueta del campo por el cual hemos
agrupado. En ocasiones, tambin se incluyen las etiquetas del resto de los campos,
para dar al informe un aspecto tabular.
Pie de grupo. Por cada campo por el que agrupamos el informe se crea, adems de un encabezado de grupo, un pie de grupo. Est pensado para incluir en
l, campos que realicen clculos matemticos con los datos de cada grupo. Por
ejemplo, si hemos agrupado un informe por el campo Provincia del cliente,
podemos realizar un clculo del total de productos que se han vendido en cada
provincia.
Zona de Detalle. Al igual que en los formularios, es aqu donde insertamos la
informacin relevante del informe, es decir los datos de los campos que lo forman
y que se repetirn por cada uno de los registros.
Pg. 203
INFORMES
Un informe, puede prescindir de algunas de las secciones comentadas anteriormente, exceptuando la zona de Detalle, pero de tenerlas todas, siempre se distribuyen
de la misma manera: encabezado de informe, encabezado de pgina, encabezados
de grupos, zona de detalle, pies de grupos, pie de pgina y pie de informe.
Crear informes automticos

Al igual que suceda con los formularios, tambin podremos crear informes de forma automtica.
Seleccionamos la tabla o consulta de la cual queremos crear el informe en el Panel de exploracin de objetos y pulsamos sobre la ficha Crear de la Cinta de
opciones. A continuacin, hacemos un clic sobre el botn Informe del grupo
Informes.
Vemos cmo Access crea un informe con los datos de la tabla o consulta seleccionada. Aunque es una manera rpida de crear informes deja poca capacidad de
manipulacin a la hora de crearlos, por ejemplo, no podemos agruparlos por algn
campo.
Para tener mayor dominio sobre la creacin de los informes debemos usar el asistente para crearlos.
Pg. 204
INFORMES
Creacin de un informe mediante el asistente

Para crear un informe de una forma rpida y sencilla Access dispone de asistentes.
Presionamos la ficha Crear y hacemos clic sobre el botn Asistente para informes del grupo Informes.
Aparecer la primera ventana del asistente. En el cuadro Tablas/Consultas podemos seleccionar la tabla o consulta en la que se basar el informe.
En el cuadro Campos disponibles que est situado debajo aparecen todos los
campos de la tabla seleccionada. Podemos aadir los campos al cuadro Campos seleccionados que est a la derecha pulsando en los botones > si queremos aadir
uno o >> si queremos aadirlos todos.
Pulsamos el botn Siguiente para continuar con el asistente.

Si el informo estuviera basado en ms de un tabla o consulta, Access presentar un
paso intermedio en el que solicitar que indiquemos la forma en la que queramos
que se visualicen los datos.
Sea as o no, a continuacin tendremos que decidir si queremos agrupar el informe
por alguno de los campos que se muestran. Elegimos el campo y pulsamos sobre el
botn >. Observaremos en el cuadro de la derecha una vista preliminar de cmo
quedara el informe. De la misma forma se pueden crear subcategoras aadiendo
ms campos. Con los botones de prioridad podemos decidir los niveles de agrupamiento si se hubieran creado ms de uno.
Pg. 205
INFORMES
Si pulsamos en el botn Opciones de agrupamiento aparecer un cuadro de dilogo donde podremos refinar ms el agrupamiento.
En este cuadro aparecen todos los campos por los que va a agruparse el informe,
en nuestro caso solo uno, en el cuadro Intervalos de agrupamiento podemos
desplegar la lista y elegir que se utilice parte del campo para agrupar o el total del
campo.
Pulsamos el botn Aceptar para volver a la ventana anterior.

En esta ventana podremos definir el orden en que aparecern los registros en el
informe, se pueden ordenar hasta por cuatro campos.
Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrn en el
informe, y elegimos si queremos una ordenacin ascendente o descendente.
Pg. 206
INFORMES
En el caso de que estemos creando un informe que se base en ms de una tabla o

consulta y que contenga datos numricos o monetarios aparecer un paso intermedio. En esta pantalla encontraremos el botn Opciones de resumen, se abrir
un nuevo cuadro de dilogo.
En este cuadro, se muestran todos los campos numricos del informe. Tambin
aparecen los de tipo S/no ya que el programa los almacena internamente con los
valores 0 y 1.
Tambin observamos las operaciones ms habituales que se podemos realizar con
los nmeros, stas son: sumarlos, hallar su media aritmtica, hallar el valor mximo o hallar el valor mnimo.
En la seccin Mostrar decidiremos donde queremos que aparezca el resultado, si
tanto en el Detalle como el Resumen (pie del grupo), o solamente en el Resumen.
Tambin es posible calcular el porcentaje del total por sumas que aparecer en el
pie de informe si activamos la casilla de verificacin con ese nombre.
Aceptamos el cuadro de dilogo y pulsamos Siguiente para pasar al prximo paso
del asistente.
Pg. 207
INFORMES
A continuacin, podremos elegir la distribucin y la orientacin de la pgina. Seleccionando una distribucin, aparece en el cuadro de la izquierda el aspecto que
tendr el informe con dicha distribucin.
Pulsamos en el botn Siguiente.
En esta ventana elegiremos el estilo que queremos dar al informe entre los que tiene predefinidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda
el aspecto que tendr el informe con ese estilo.
Pulsamos en el botn Siguiente para ver la ltima ventana del asistente en donde
podemos escribir el ttulo del informe. Tambin decidiremos en qu vista se mostrar el informe una vez finalizado, si en vista Previa o Diseo. Pulsamos el botn
Finalizar y observamos el resultado.
Vista Presentacin y grupos

Cuando abrimos un informe en Vista Presentacin, observamos su similitud con la
misma vista en los formularios. Las fichas contextuales Formato y Organizar son
prcticamente idnticas a las que estudiamos anteriormente.
Pg. 208
INFORMES
No obstante, existe un grupo en la ficha contextual Formato que es exclusivo

de los informes obtenidos a partir de ms de una tabla o consulta. Es el grupo
Agrupacin y totales y vamos a centrar nuestra atencin en l, puesto que va a
permitir que creemos grupos personalizados en los informes que carezcan de ellos,
o agregar nuevos grupos a informes que ya tuvieran alguno.

En la pantalla podemos ver el informe Doctores y pacientes, el cual no ha sido
agrupado por ningn campo. Queremos que este informe se agrupe por el campo Especialidad, y que a su vez, aparezca ordenado por el campo Apellidos del
paciente. Es decir, queremos ver los pacientes agrupados por la especialidad del
mdico que les ha atendido y, dentro de ste, que se ordenen alfabticamente por
sus apellidos.
Empezaremos presionando el botn Agrupar y ordenar del grupo Agrupacin y

totales de la ficha contextual Formato.
Al pie del informe aparecer la zona Agrupacin, orden y total. Para aadir el
campo por el que vamos a agrupar el informe, pulsamos sobre el cuadro Agregar
un grupo.
Pg. 209
INFORMES
Aparecer la lista de campos que componen el informe. Pinchamos sobre el campo

Especialidad.
Observamos como, dicho campo, ha pasado a ser el primero del informe, y cmo
el resto de registros se agrupan por l, primero los que pertenecen a la especialidad
nmero 1, despus los de al nmero 2 y as, sucesivamente.
El orden en el que aparece el campo, podemos modificarlo si hacemos clic al lado de
su nombre en la zona Agrupacin, orden y total, y seleccionamos la ordenacin
ascendente o descendente.
Para indicar que queremos que los registros aparezcan ordenados por el campo
Apellidos del paciente, pinchamos en el cuadro Agregar un orden, y lo seleccionamos de la lista de campos que se muestra.
Pg. 210
INFORMES
Ahora observamos cmo dentro de la misma especialidad, los pacientes se ordenan

alfabticamente por su ttulo. Tambin podemos variar el orden si desplegamos la
lista que se encuentra a la derecha del nombre del campo por el que hemos ordenado.
Si desplegamos el botn Ms, encontramos otras opciones que podemos agregar
al grupo, entre ellas, la ms significativa es Con total, ya que permite, al desplegarla, realizar operaciones matemticas con los campos numricos que tuviese el
informe.
Siguiendo este procedimiento, podemos agregar tantos grupos o niveles de ordenacin como deseemos en nuestros informes.
Los botones con forma de flecha que se encuentran a la derecha de los grupos,
permiten variar el orden en el que se aplican los grupos, y el botn con forma de
aspa, eliminar el nivel de agrupacin u orden seleccionado. Esta accin no elimina
el campo del informe, slo el nivel de agrupacin, aunque no devuelve al campo su
posicin original antes de agrupar.
Pg. 211
INFORMES
Ficha contextual Configurar pgina

La ficha contextual Configurar pgina de la Vista Presentacin es exclusiva en los
informes, esto se debe, a que los informes son los objetos que el programa predetermina para obtener los datos en papel.
Como vemos, solo cuenta con el grupo Diseo de pgina. Desde el botn desplegable
Tamao de este grupo, elegimos el tamao de papel que deseamos para el informe.
Podemos cambiar la orientacin del papel, pinchando en los botones Vertical y
Horizontal.
Al desplegar el botn Mrgenes, Access muestra varias configuraciones predeterminadas entre las que elegir. Estas son: Normal, Ancho y Estrecho.
Pg. 212
INFORMES
Desde la casilla de verificacin Mostar mrgenes decidiremos si queremos visualizar los mrgenes o no.
La casilla de verificacin Imprimir slo los datos, no imprime las etiquetas de los
campos que hubiera en el informe.
Al presionar el botn Columnas se abrir el cuadro de dilogo Configurar pgina

por la pestaa Columnas. Desde aqu, podemos imprimir nuestra informacin en
varias columnas. Indicamos el nmero de ellas, en el cuadro editable Nmero de
columnas y la distancia entre ellas, en el cuadro Espacio entre columnas.
Desde la seccin Tamao de columna, especificamos el Ancho y Alto de las
mismas, es importante tener en cuenta el tamao del papel para no sobrepasar los
lmites de ste.
Por ltimo, en la seccin Diseo de columna, establecemos el orden que tendrn stas a la hora de colocar los registros en el informe. Este orden puede ser en
vertical si activamos el botn de opcin Hacia abajo y despus a lo ancho o en
horizontal, si activamos el botn de opcin A lo ancho y despus hacia abajo.
Pg. 213
INFORMES
Crear etiquetas
Con Access podemos disear etiquetas de correo para imprimirlas posteriormente
en cualquier tipo de pliegos, destinados a tal fin, disponibles en el mercado.
Para hacerlo contamos con la ayuda de un asistente. Seleccionamos la tabla o consulta que contiene los datos con los que queremos crear las etiquetas y hacemos
clic en la ficha Crear. A continuacin, presionamos el botn Etiquetas del grupo

Informes.
En la primera ventana del asistente elegiremos un fabricante de los que aparece
en la lista despegable del cuadro Filtro por fabricante. Debemos localizar las
referencias que tienen los pliegos para imprimir etiquetas que hayamos adquirido.
Escogemos tambin el tamao de la etiqueta y el tipo.

Podemos crear etiquetas personalizadas pulsando en el botn Personalizar.
En el cuadro que aparece hacemos clic en el botn Nueva. En este punto podremos
proporcionar un nombre a la nueva etiqueta y dimensionarla utilizando las plantillas que se muestran en la parte inferior del cuadro.
Pg. 214
INFORMES
Una vez que hemos terminado de disearla pulsamos en el botn Aceptar. En el

cuadro anterior podremos comprobar cmo se ha agregado la nueva etiqueta a la
lista, pulsamos el botn Cerrar.
En la ventana del asistente aparecer marcada la casilla Mostrar tamaos personalizados, para seguir con nuestro ejemplo, pulsamos en el botn Siguiente.
En este paso del asistente debemos escoger los formatos de fuente que vamos a
utilizar para los textos de las etiquetas.

En este cuadro de dilogo elegiremos los campos que vamos a necesitar para crear
la etiqueta. Para aadir un campo posicionamos el cursor sobre el cuadro Etiqueta
prototipo y despus hacemos doble clic sobre uno de los campos propuestos en la
lista Campos disponibles. Para saltar de lnea utilizamos la tecla Enter y separamos los campos con la barra espaciadora.
Tambin podemos incluir los textos y smbolos que consideremos oportunos.

Para eliminar campos o texto de la etiqueta solamente hay que marcar el texto con
el ratn y pulsar la tecla Suprimir. Hacemos clic en el botn Siguiente.
Pg. 215
INFORMES
En esta pantalla del asistente definiremos el orden por el que queramos organizar
los campos.
Pulsamos en el botn Siguiente para continuar.
La ltima ventana del asistente es comn a todas las que ya hemos estudiado, en
ella asignamos el nombre al informe y elegimos la vista en la que se abrir una ver
terminado.
Pulsamos el botn Finalizar y, pasados unos segundos, veremos el resultado de
nuestras etiquetas en pantalla.
Pg. 216

TEMA 9: INFORMES EN VISTA DISEO
0901 Trabajar con la vista Diseo de un informe

0902 Control Insertar o quitar salto de lnea
0903 Lneas y Rectngulos
0904 Insertar imgenes
0905 Insertar grficos
0906 Modificar grficos
INFORMES EN VISTA DISEO
Trabajar con la vista Diseo de un informe

La vista Diseo de los informes recuerda en gran medida a la misma vista de los
Formularios. De hecho, su funcin es exactamente la misma; otorgar al usuario
mayor libertad en la composicin y finalidad del informe que est creando.
La nica diferencia que podemos encontrar con respecto a los formularios es si
prestamos atencin a las secciones en las que se componen los informes, ya que
aparecern en muchos casos, encabezados y pies de grupos que son exclusivos de
stos. Ahora bien, la edicin de las secciones es idntica a la de los formularios.
Las fichas contextuales Organizar y Diseo son tambin prcticamente iguales

a las que estudiamos cuando vimos los formularios, por lo que en esta leccin,
centraremos nuestra atencin en algunas herramientas que son ms propia del
diseo de informes y que, por este motivo, no se desarrollaron cuando estudiamos
los formularios.
Pg. 218
Control Insertar o quitar salto de lnea

En el informe que tenemos en pantalla vemos todos los cirujanos que han operado
a distintos pacientes, si nos fijamos el informe aparece agrupado por el campo Id
Cirujano, es decir, primero aparecen todos los pacientes de un cirujano, despus
los de otro y as, sucesivamente.
Supongamos que deseamos realizar un salto de pgina entre cada grupo, es decir,
entre cada cirujano.
Veamos cmo hacerlo:
Mostramos el informe en vista Diseo. Como lo que queremos es realizar un salto
de pgina despus de cada cirujano, debemos situarnos en el pie de grupo del campo Id Cirujano.
En el informe no se muestra esta seccin, vamos a visualizarla. Presionamos el botn Agrupar y ordenar del grupo Agrupacin y totales de la ficha contextual
Diseo de Herramientas de diseo de informes.
En el panel inferior que acaba de mostrarse, seleccionamos el grupo Id Cirujano
y desplegamos el botn Ms.
Pg. 219
Ahora desplegamos la opcin Sin una seccin de pie y la cambiamos por Con una
seccin de pie. Ya podemos ver la seccin del pie del grupo en el diseo del informe.
Pinchamos en el botn Insertar o quitar salto de lnea del grupo Herramientas

de la ficha contextual Diseo y dibujamos el control en la seccin que acabamos
de mostrar.
Pg. 220
Guardamos el informe y lo mostramos en vista Preliminar. Ahora, cada vez que

finalizan los pacientes de un cirujano concreto, Access fuerza un salto de pgina
para mostrar el siguiente cirujano.
Pg. 221
Lneas y Rectngulos
Otras herramientas que podemos usar en el diseo de informes son las Lneas o
los Rectngulos. Se dibujan del mismo modo que cualquier otra herramienta y
actan principalmente como elementos de decoracin.
Para insertarlos, tan slo debemos hacer clic en ellos y pinchar y arrastrar en la zona
del informe donde queramos insertarlos hasta que adopten el tamao deseado.
Desde el botn desplegable Grosor de lnea del grupo Controles, elegimos el

ancho de la lnea.
Para definir el estilo de la lnea, desplegamos el botn Tipo de lnea del grupo
Controles.
Desde el botn desplegable Efecto especial del grupo Controles, proporcionaremos al objeto seleccionado efectos vistosos como Sombra, Relieve, Grabado, etc.
Pg. 222
Por ltimo, modificaremos el color de la lnea, desde el botn desplegable Color de

lnea del grupo Controles.
Insertar imgenes
Las imgenes son otro elemento decorativo que podemos incluir en nuestros informes.
Pulsamos en el botn Imagen del grupo Controles y nos aseguramos de que el
botn Utilizar Asistentes para controles est activado.
Pinchamos y arrastramos sobre la zona del informe donde vayamos a incluir la
imagen hasta dimensionarla segn nuestras necesidades.
Automticamente aparece en pantalla un cuadro de dilogo para localizar la imagen deseada. Una vez la encontremos, pulsamos en el botn Aceptar de dicho
cuadro o hacemos doble clic sobre ella.
Pg. 223
Para definir el modo en el que se muestra la imagen, abrimos el cuadro de Propiedades y nos fijamos en la llamada Modo de cambiar el tamao.
Ah podemos elegir entre tres alternativas: Zoom: ajusta la imagen al contorno
dibujado sin perder su proporcin de Alto y Ancho.
Recortar: Si la imagen es ms grande que el recuadro dibujado para ella, slo se

muestra la parte que entre en l.
Extender: hace que la imagen ocupe todo el recuadro dibujado para ella, perdiendo
en muchos casos, su proporcin entre el Ancho y el Alto.
Como para el resto de objetos, en la ficha de propiedades del control imagen, vemos otras muchas que ayudan al diseo del marco que la contiene, como Estilo de
fondo, Color de fondo, Ancho de los bordes, Relleno, etc.
Insertar grficos
Podemos insertar en el diseo de los informes, Grficos para representar datos
numricos contenidos en una tabla o consulta. stos pueden incluirse dentro del
diseo como objetos normales.
Para nuestro ejemplo, crearemos un informe en blanco en el que dibujaremos un
grfico de ventas de productos.
Pulsamos la ficha Crear y pinchamos en el botn Diseo de informe del grupo
Informes.
Pg. 224
Hacemos un clic sobre el botn Insertar grfico del grupo Controles, asegurndonos
de que Utilizar Asistentes para controles del mismo grupo est activado, y pinchamos y arrastramos, en la zona de Detalle, para dibujar el contenedor del grfico.
Automticamente se inicia un asistente que nos guiar en la composicin del grfico. En la primera pantalla elegimos la tabla o consulta que tiene los datos que
formarn parte del grfico y pulsamos el botn Siguiente.
Pg. 225
En la siguiente pantalla, seleccionamos los campos que vamos a representar y pulsamos el botn Siguiente.
Ahora elegimos el tipo de grfico que deseamos, segn pinchemos en uno u otro a
la derecha de la ventana veremos una breve descripcin del uso y forma del tipo de
grfico seleccionado.
En esta pantalla, Access muestra la distribucin de los campos que ha considerado

ms acertada para el diseo del grfico.
Podemos dejar la que se muestra o cambiarla, para ello, pinchamos en el nombre
del campo a la derecha y lo arrastramos hasta la zona del grfico deseada.
Pg. 226
Una vez elegida la distribucin, pulsamos el botn Siguiente.

En la ltima pantalla del asistente tan slo debemos decidir el nombre del grfico
y si deseamos que ste muestre o no, una leyenda explicativa del mismo. Dejamos
las opcin por defecto y presionamos el botn Finalizar.
Vemos el grfico dibujado en la zona de Detalle, sin embargo, llama nuestra atencin el observar que no son los datos que hemos elegido representar, esto es debido
a que Access muestra en vista Diseo un grfico estndar, para ver los datos de
nuestro grfico, debemos cambiar la vista a, por ejemplo, vista Preliminar.
Ahora s vemos los datos que nosotros habamos elegido, aunque el diseo deja
mucho que desear. En el siguiente apartado veremos cmo modificarlo.
Pg. 227
Modificar grficos
Para modificar el diseo de un grfico, mostramos el informe en vista Diseo y
hacemos doble clic sobre el grfico estndar que se muestra. En la zona superior de
la ventana se muestra una barra de herramientas con los comandos necesarios para
formatear los textos del grfico. Al mismo tiempo ha aparecido una hoja de datos
en la que podemos escribir los valores a representar directamente sobre ella.
Lo primero que vamos a hacer es la letra ms pequea para que se muestre ms

zona de grfico. Vamos seleccionando los distintos textos del grfico, sin incluir el
ttulo, y establecemos su tamao de fuente a 9 puntos.
Pg. 228
Podemos formatear cualquier elemento que forma el grfico, pinchando en l con

el botn derecho del ratn y eligiendo la opcin Formato, lo que abrir un cuadro
de dilogo desde el que accedemos a todas las propiedades de diseo y configuracin del elemento seleccionado.
Para salir de la edicin del grfico, bastar con pinchar en cualquier otro lugar del
informe.
Debemos cambiar asiduamente de vista para ver los resultados de los cambios que
vamos realizando, hasta que stos sean de nuestro agrado.
Pg. 229

TEMA 10: FILTROS AVANZADOS
1001 Filtro por formulario

1002 Quitar un filtro
1003 Filtro avanzado
1004 Cargar y guardar filtros
FILTROS AVANZADOS
Filtro por formulario

Los filtros nos permiten seleccionar un grupo de registros de una tabla que cumpla
unas condiciones especficas.
Un tipo de estos filtros son los Filtros por formulario, los cuales nos permiten
filtrar los datos de una tabla como si estuviramos realizando una consulta de
seleccin.
Vamos a filtrar la tabla Modelos para que nos muestre slo aquellos que pertenezcan a la marca identificada con el nmero 16.
Abrimos dicha tabla en vista Hoja de datos haciendo doble clic sobre ella en el
panel de Exploracin.
Pulsamos sobre el botn desplegable Avanzadas del grupo Ordenar y filtrar de la
ficha Inicio y seleccionamos la opcin Filtro por formulario.
Aparece una nueva ficha de documento para el filtro por formulario en la que se
muestran los nombres de los campos y, debajo, una fila en blanco para anotar los
criterios de filtrado. stos pueden escribirse directamente o elegirlos pulsando en el
botn con forma de flecha que posee cada campo.
Para nuestro ejemplo, elegimos el nmero 16 en la lista desplegable del campo
Id_Marca.
Pulsamos ahora en el botn Aplicar filtro del grupo Ordenar y filtrar para ver
el resultado.
Pg. 232
FILTROS AVANZADOS
Los filtros por formulario permiten, adems, usar el operador lgico O para mezclar varios campos e introducir expresiones en los campos para realizar el filtrado.
Volvemos de nuevo al filtro por formulario, y centramos nuestra atencin en la
pestaa Or que aparece al pie de la ficha de documento. Hacemos un clic sobre
ella, as podremos usar el operador lgico O para filtrar los registros que cumplan
la primera condicin o la que vamos a establecer a continuacin.
En este caso queremos ver todos los modelos Coup independientemente de

su marca. Situamos el cursor sobre el campo modelo y escribimos la expresin
*coupe* para que filtre todos los campos que contengan la palabra coupe.
Pg. 233
FILTROS AVANZADOS
Presionamos el botn Aplicar filtro y observamos cmo en los nuevos resultados aparecen todos los modelos de la marca 16 y todos los Coupes sean de la marca que sean.
Quitar un filtro
Para desactivar un filtro una vez aplicado, procedemos pulsando sobre el botn
Filtrado de la barra de seleccin de registros o bien, seleccionando el botn Quitar
Filtro del grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio.
Con ambas acciones, volvemos a ver el contenido total de la tabla.
Filtro avanzado
Esta utilidad de Access nos permite obtener un grupo de registros de una tabla
donde cada campo o grupo de campos cumplan una serie de condiciones comple-
Pg. 234
FILTROS AVANZADOS
jas. Como veremos ahora, existen muy pocas diferencias entre este tipo de filtros
y las consultas de seleccin.
Abrimos la tabla sobre la que vamos a aplicar el filtro en vista Hoja de datos, en
nuestro caso, la tabla Clientes.
A continuacin, desplegamos el botn Avanzadas del grupo Ordenar y filtrar de
la ficha Inicio y presionamos la orden Filtro avanzado/Ordenar.
Se abre una nueva ficha de documento que imita a la vista Diseo de las consultas,
en la que ya se muestra la tabla activa.
Para aplicar el filtro, debemos desplazar los campos que nos interese tratar, sobre la
cuadrcula de diseo, en este punto, el filtro se comporta igual que una consulta.
Pg. 235
FILTROS AVANZADOS
Colocamos las condiciones en la fila Criterios de la cuadricula QBE.

Para el campo Apellido1 seleccionaremos todos aquellos que comiencen por la
letra R. Para el campo Apellido2 seleccionaremos todos aquellos apellidos cuya
inicial se encuentre entre las letras N y Z.
As mismo, seleccionaremos aquellos primeros apellidos que correspondan con
Caballero, para ello utilizaremos la fila O del campo Apellido1.
Una vez escritas las condiciones, pulsamos el botn Aplicar filtro del grupo Ordenar y filtrar de la ficha Inicio para ver los resultados sobre la tabla seleccionada, lo que har que se muestren slo los registros que cumplan las condiciones
previamente especificadas.
Cargar y Guardar filtros

Access permite guardar los filtros que creamos como si fueran consultas. De este
modo podremos volver a usarlos siempre que queramos, ya que solo necesitaremos
cargarlos.
Pg. 236
FILTROS AVANZADOS
Vamos a guardar el ltimo filtro que aplicamos a la tabla Clientes.

En la pantalla se muestra la ficha de documento que contiene el diseo del filtro.
Para guardarlo, desplegamos el botn Avanzadas del grupo Ordenar y filtrar de
la ficha Inicio, y pinchamos sobre la orden Guardar como consulta.
Ahora tan slo tenemos que darle nombre como a cualquier objeto creado en Access. Vamos a llamarle Filtro Clientes.
Vemos que en el panel de Exploracin aparece como un nuevo objeto de Consulta. Cada vez que queramos aplicar dicho filtro, ser suficiente con ejecutar dicha
consulta.
Pg. 237
FILTROS AVANZADOS
Podemos recuperar el diseo de un filtro previamente guardado, para por ejemplo,

modificar o aadir nuevos criterios.
Primero abrimos la tabla sobre la que realizamos el filtro y seleccionamos la opcin
Filtro Avanzado/ Ordenar del botn desplegable Avanzadas. Se muestra la ficha de documento con el diseo del ltimo filtro aplicado.
Para cargar otro que hubisemos realizado y guardado sobre la misma tabla. Desplegamos de nuevo el botn Avanzadas y hacemos clic sobre la opcin Cargar
desde la consulta.
En el cuadro de dilogo que se muestra aparecern todos los filtros guardados o

consultas realizadas sobre la tabla elegida. Pinchamos sobre el deseado y pulsamos
la opcin Aceptar para que se cargue el diseo del mismo en la cuadrcula QBE.
Pg. 238

TEMA 11: TABLAS Y GRFICOS DINMICOS
1101 Qu es una tabla dinmica

1102 Componentes de una tabla dinmica
1103 Crear una tabla dinmica
1104 Realizar clculos con los datos de una tabla dinmica
1105 Modificar elementos de una tabla dinmica
1106 Otras opciones de tabla dinmicas
1107 Creacin de grficos dinmicos
TABLAS Y GRFICOS DINMICOS
Qu es una tabla dinmica

Una tabla dinmica es una tabla interactiva que se utiliza para resumir y analizar
grandes volmenes de datos, estos datos pueden tomarse de una lista de Excel, de
otra base de datos Access, de nuestra base de datos actual o de otra tabla dinmica.
Las tablas dinmicas, manipulan los campos de una lista para cruzar la informacin contenida en ellos, de manera que podamos tener distintas perspectivas de la
informacin. Estas tablas se denominan dinmicas porque, una vez creadas, pueden modificarse fcilmente el diseo como sus contenidos.
Por ejemplo, a partir de una tabla de Access donde tengamos recogidos datos referentes a las ventas de varios vendedores de coches, se puede crear una tabla dinmica para organizar y calcular totales de ventas usando diferentes categoras o
campos, y obtener as, las ventas por vendedor, concesionario, etc.
Pg. 240
Tambin podemos escoger qu funciones se utilizan para crear el resumen de los

datos; suma, promedio, mximo o mnimo entre otras.
Componentes de una tabla dinmica

Para comprender el uso de una tabla dinmica, debemos conocer los elementos que
la forman. De este modo, tenemos:
rea de columnas: Son los datos de un campo que se disponen horizontalmente
a lo largo de columnas. Ejemplo: Para el campo doctor, seran los nombres de cada
uno de los doctores.
rea de filas: Son exactamente iguales que los anteriores, solo que se disponen a
lo largo de filas.
Pg. 241
rea de Filtro: Es un campo con orientacin de pgina por el que se filtra la tabla
dinmica; podemos mostrar los valores por todos los componentes del campo en
la tabla dinmica o elegir y mostrar la tabla dinmica con los valores de un solo
componente del campo. Por ejemplo: Mostrar las operaciones de un paciente en
concreto o la de todos a la vez.
rea de Valores: Son los datos con los que se rellena la tabla dinmica. Habitualmente, son datos basados en operaciones numricas que se disponen a lo largo de la
tabla en funcin de la organizacin de los rtulos de columnas y filas establecidos,
por ejemplo: los precios de los tratamientos realizados.
rea de datos de detalle: Aqu se muestran las operaciones basadas en los datos
seleccionados en el rea de valores de la tabla dinmica, normalmente operaciones
de grupo o totales sobre un valor concreto, por ejemplo: El total del gasto de un
paciente determinado.
Pg. 242
Algo muy importante, que veremos cuando creemos las tablas dinmicas es que lo
haremos a travs de formularios. Es decir, una vez guardada la tabla dinmica, el
objeto que obtendremos ser un formulario.
Crear una tabla dinmica

Vamos a crear una tabla dinmica con la consulta Operaciones de pacientes para
consultar sus datos y realizar operaciones con ellos.
Lo primero que debemos hacer es seleccionar la consulta en la que basaremos la
tabla dinmica en el Panel de Exploracin.
Pulsamos sobre la ficha Crear y desplegamos el botn Ms del grupo Formularios. En el men que aparece, presionamos la opcin Tabla dinmica.
En este momento, aparece una ficha de documento con la divisin de la tabla dinmica, as como, su ficha contextual correspondiente en la Cinta de opciones, que
permite modificar las opciones de la tabla dinmica.
Tambin ha aparecido una ventana flotante con la lista de campos de la consulta
seleccionada al principio.
Ahora debemos disear la tabla dinmica con los campos de la lista. Un modo
rpido de agregarlos al diseo, es pinchar en ellos y arrastrarlos a su rea corres-
Pg. 243
pondiente. Vamos a usar como campo de filtro el campo Tipo de operacin,

para ver los resultados de todas las operaciones o de alguna de ellas solamente. Lo
seleccionamos y arrastramos sin soltar el ratn al rea Campos de filtro.
Otra forma de introducir los campos en el diseo, es seleccionarlos y elegir en la

lista desplegable situada al pie de la ventana, el rea donde lo colocaremos. A continuacin, pulsamos el botn Agregar. Vamos a agregar de este modo el campo
Nombre de pacientes al rea de fila.
Arrastramos ahora el campo Nombre de cirujanos al rea de columnas. De este
modo, veremos a qu paciente oper cada cirujano.
Para finalizar, arrastramos el campo Coste tratamiento al rea de detalle. Ya
tenemos la tabla dinmica creada.
Pg. 244
Tal y como vemos la tabla en este momento, los resultados ataen a todas las
operaciones realizadas, pero, como ha sido este el campo que hemos usado para
filtrar la consulta, si pulsamos en la lista desplegable que se ha creado al lado de su
nombre en la tabla dinmica, vemos que podemos elegir entre los distintos tipos de
operacin, para filtrar los resultados por cada una de ellas.
Dejamos visible slo Apendicitis y pulsamos Aceptar.
Observamos tambin como la tabla es elstica y permite ir mostrando y ocultando

datos al hacer clic sobre los botones ms y menos que aparecen en los Rtulos de
filas y columnas.
Lo anterior es solo un ejemplo de tabla dinmica que podemos realizar con los datos de una tabla o consulta, pero las posibilidades son mltiples, y la vista de tabla
dinmica cambiar en funcin de lo que queramos consultar y, como consecuencia,
del modo en que estn distribuidos los campos.
Para finalizar guardaremos el objeto desde el botn Guardar de la barra de herramientas de Acceso rpido. Lo nombramos como Operaciones de pacientes y
observamos como el objeto creado, es un formulario en el Panel de Exploracin.
Pg. 245
Realizar clculos con los datos de una tabla dinmica

Una vez realizada la tabla dinmica, Access permite operar con los datos contenidos en ella, para realizar de este modo clculos generales.
Estas opciones de clculo se recogen en los comandos del grupo Herramientas de
la ficha contextual Diseo de Herramientas de tabla dinmica.
Desde el botn desplegable Autocalcular, elegiremos la operacin matemtica a
realizar, por ejemplo, vamos a elegir la Suma, para saber el total de que le cuesta
a cada paciente sus tratamientos en el caso de haberse operado en ms de una
ocasin.
Pg. 246
Vemos que se crea un nuevo campo en la zona Total general tanto en el rea de
filas como de columnas, tambin realiza clculos parciales por cada cirujano y
paciente.
Podemos aadir ms de un clculo. Por ejemplo, desplegamos de nuevo el botn

Autocalcular y elegimos, en este caso, la funcin Cuenta. Para que nos muestre
no slo el total del tratamiento sino, cuntos son.
Es posible realizar clculos ms complejos desde el botn desplegable Frmulas,
as como, mostrar los valores en notacin porcentual, si desplegamos el botn
Mostrar como del grupo Herramientas.
Modificar elementos de una tabla dinmica

Una vez creada la tabla dinmica, es fcil modificar los elementos que la componen.
Pg. 247
Podemos eliminar un campo de tres formas una vez seleccionado:

Primera; pincharlo y arrastrarlo fuera de la tabla dinmica.
Segunda: Pulsando la tecla Suprimir.
Tercera: presionando el botn Quitar campo del grupo Campo activo de la ficha
contextual Diseo de Herramientas de tabla dinmica.
Si en el rea existiese ms de un campo, podemos variar el orden de estos arrastrndolos y colocndolos en el lugar deseado.
Tambin es posible variar la zona de posicin de un campo, seleccionndolo y desplegando el botn Mover campo del grupo Campo activo, donde se ofrecen las
distintas reas en las que se podr colocar el campo.
Otras opciones de tablas dinmicas

Desde la ficha contextual Diseo de Herramientas de tabla dinmica realizaremos otras acciones como mostrar u ocultar las partes de la tabla desde el grupo
con ese nombre.
Pg. 248
Podemos exportar la tabla dinmica a una hoja de clculo de Excel, presionando

el botn Exportar a Excel del grupo Datos. Al hacerlo, se abre directamente la
aplicacin y podemos ver, pasados unos segundos, la tabla dinmica en la Hoja1 y
los datos de creacin de la misma en la Hoja2.
Debemos saber que si variamos el contenido de los datos de origen que usamos
para crear la tabla dinmica, estos no se actualizarn en la tabla dinmica hasta
que no pulsemos el botn Actualizacin dinmica del grupo Datos de la ficha
contextual Diseo de Herramientas de tabla dinmica.
Por ltimo, comentar que es posible realizar Autofiltros y ordenar la tabla dinmica como si de una tabla normal se tratara, desde las herramientas contenidas en
el grupo Filtrar y ordenar.
Pg. 249
Creacin de grficos dinmicos

Un grfico dinmico no es ms que la representacin grfica de los datos de una
tabla dinmica. Se elabora siguiendo los mismos criterios que para stas y, lo nico
que cambia, es su apariencia.
Vamos a crear el grfico dinmico de los datos de la consulta Operaciones de pacientes que ya usamos para crear el formulario de tabla dinmica. Seleccionamos
la consulta en el Panel de Exploracin y presionamos la ficha Crear. A continuacin, hacemos un clic sobre el botn Grfico dinmico del grupo Formularios.
Ahora debemos arrastrar los campos a su rea correspondiente al igual que lo hacamos con las tablas dinmicas. Slo tenemos que saber que para el grfico dinmico
las reas Categora y Series, representan las anteriores reas de Filas y Columnas
y que los datos numricos a representar, se arrastrarn al rea Campos de datos.
Pg. 250
De este modo, arrastramos el campo Tipo de Operacin al rea de Filtro. El campo Nombre de pacientes al rea de Categoras. El campo Nombre de cirujano
al rea Series y, por ltimo, el campo Coste de Tratamiento, al rea Campos de
datos.
Ya hemos creado el grfico dinmico. Las opciones de su ficha contextual Diseo,
son muy similares a las estudiadas anteriormente para las tablas dinmicas. Tan
slo comentar, que se habilita un nuevo grupo llamado Tipo, que permite modificar el diseo del grfico insertado.
Pg. 251

TEMA 12: IMPRIMIR
1201 Vista Preliminar de objetos en Access

1202 Imprimir los objetos de la base de datos
1203 Exportar datos
IMPRIMIR
Vista Preliminar de objetos en Access

De todos los objetos que componen la base de datos estudiados hasta el momento,
slo los Informes poseen de forma predeterminada la ficha contextual Vista preliminar. Esta vista permite observar cmo quedarn los datos sobre un en papel
antes de mandarlos a la impresora.
Aunque los Informes son los objetos idneos para imprimir datos de una base de
datos, Access permite tambin imprimir el resto de objetos, para lo cual habilita
tambin una Vista previa de los mismos.
Para acceder a ella, seleccionamos el objeto deseado en el Panel de Exploracin,
desplegamos el Botn de Office y situamos el puntero del ratn sobre la opcin
Imprimir. A continuacin, pulsamos sobre la orden Vista preliminar.
Observaremos dos cosas: por un lado la nica ficha que est presente en la pantalla
es la Vista preliminar, por otro lado, el cursor ha cambiado su forma por el de una
lupa con un signo positivo o negativo en su interior que sirve, respectivamente,
para aumentar o disminuir el tamao de la vista.
Pg. 254
IMPRIMIR
Si el objeto que estamos consultando se compone de ms de una pgina podemos decidir cuntas ver en esta vista pulsando los botones Una pgina, Dos pginas o desplegando el botn Ms pginas y eligiendo una de las configuraciones que ofrece.
Si desplegamos el botn Zoom, podemos elegir entre distintos porcentajes de
zoom para aplicar a la vista.
El grupo Diseo de pgina de la ficha Vista preliminar es idntico al que vimos

para los informes. Desde l, podemos establecer el Tamao, Orientacin y Mrgenes de las pginas que se van a imprimir pulsando en los botones correspondientes.
Si hacemos clic sobre el botn Configurar pgina, se abrir un cuadro de dilogo
con por dos pestaas.
Desde la pestaa Opciones de impresin, estableceremos manualmente las medidas de los mrgenes de la pgina, anotando sus valores en los cuadros Superior,
Inferior, Izquierdo y Derecho.
Pg. 255
IMPRIMIR
Tambin podemos decidir si Imprimir los encabezados de pgina o no, activando o desactivando la casilla de verificacin con ese nombre.
Si el objeto a imprimir fuera un formulario, esta casilla de verificacin cambia su
nombre por Imprimir solo los datos, dejando as de imprimir las etiquetas de los
campos.
Desde la pestaa Pgina del cuadro de dilogo Configurar pgina, podemos elegir la orientacin y tamao del papel en el que vamos a imprimir.
Tambin la impresora de la cual se obtendr el objeto impreso.

Para salir de la vista preliminar, hacemos clic sobre el botn Cerrar vista preliminar.
Imprimir los objetos de la base de datos

La forma ms rpida de enviar un objeto a imprimir es desplegar el botn de Office y situar el puntero del ratn sobre la opcin Imprimir, una vez ah, presionamos la orden Impresin rpida.
Pg. 256
IMPRIMIR
Esta orden hace que Access imprima el objeto seleccionado en el Panel de exploracin automticamente con los valores por defecto que tenga establecidos tanto
en la Vista preliminar como en la configuracin de la impresin.
Si queremos tener un control ms completo a la hora de imprimir, debemos abrir el

cuadro de dilogo Imprimir y establecer ah, nuestras preferencias de impresin.
Podemos acceder al cuadro de dilogo Imprimir de varias formas; una sera pulsando en el botn Imprimir del grupo Imprimir de la ficha Vista preliminar del
objeto deseado.
Otra sera desplegando el Botn de Office y seleccionando la orden Imprimir del
men que aparece.
Veamos qu podemos configurar desde este cuadro.
En la lista desplegable Nombre aparece inicialmente la impresora que tenemos
configurada como predeterminada. Si queremos imprimir con otra impresora debemos desplegar esta lista y escogerla entre las que tenemos instaladas.
Pg. 257
IMPRIMIR
En el bloque Intervalo de pginas elegiremos entre imprimir todas las pginas

que componen el objeto o slo un intervalo, que definiremos en los cuadros Desde
y Hasta.
En el bloque Copias introduciremos el nmero de copias que queremos imprimir.
En el caso de imprimir ms de una copia, podemos activar la casilla de verificacin
Intercalar para que se imprima primero una copia completa del documento, despus la segunda y as, hasta terminar. Si no activamos esta casilla, se imprimirn
primero todas las copias de la primera pgina, luego todas las de la segunda, etc.
Al pulsar el botn Configurar se abrir el cuadro de dilogo Configurar pgina

que ya conocemos.
Una vez establecidas todas las opciones de impresin, pulsamos el botn Aceptar
para obtener nuestro trabajo impreso.
Exportar datos
Desde la Vista preliminar de los objetos, Access permite exportar los datos a otras
aplicaciones como Word o Excel.
Vamos a ver un ejemplo de cmo exportar una tabla creada en Access a una hoja de
clculo de Excel. El procedimiento para hacerlo a otras aplicaciones como Word,
sera el mismo.
Seleccionamos la tabla en el Panel de exploracin y activamos su Vista preliminar
desde el Botn de Office.
Pg. 258
IMPRIMIR
A continuacin, presionamos el botn Exportar a una hoja de clculo de Excel

del grupo Datos.
Se abrir el cuadro de dilogo Exportar. Lo primero que tenemos que hacer es indicar dnde se guardarn los datos exportados: presionamos el botn Examinar y
elegimos la ubicacin del archivo en el rbol de carpetas.
Desde la lista desplegable Formato de archivo, elegimos entre guardar los datos en
un archivo de Excel 2007 con extensin xlsx o en versiones anteriores de Excel.
Si activamos la casilla de verificacin Exportar datos con formato y diseo,

Excel incorporar a la hoja de datos, la mayor parte del formato contenida en la
informacin exportada.
Si queremos visualizar la hoja de clculo una vez se haya exportado la informacin,
activaremos la casilla de verificacin Abrir el archivo de destino al finalizar la
operacin de exportacin.
Pulsamos el botn Aceptar para iniciar la exportacin. Access mostrar una pantalla indicando que sta se ha realizado correctamente y pregunta si queremos
guardar la configuracin de la exportacin para otras ocasiones.
Pg. 259
IMPRIMIR
Pulsamos el botn Cerrar y abrimos el archivo de Excel donde hemos guardado

los datos exportados.
Vemos cmo stos aparecen a lo largo de hoja de clculo adoptando la forma de una
tabla de datos de Excel.
Pg. 260

TEMA 13: MACROS
1301 Qu es una macro?

1302 Cmo crear una macro
1303 Cmo determinar la ejecucin de una macro
1304 Ejecutar una Macro desde la barra de herramientas de Acceso rpido
1305 Ejecutar una Macro desde un Evento
1306 Creacin de una Macro para que se ejecute al iniciar Access
1307 Macros condicionales
1308 Macros condicionales II
1309 Creacin de una Macro en un grupo de Macros
MACROS
Qu es una Macro?
Las Macros son otro de los tipos de objeto de los que dispone Access. Su funcin
es guardar un conjunto de tareas con un nombre para, ms adelante, realizarlas
una tras otra en un solo paso, al ejecutarla.
Debemos saber que una vez creada la Macro, es necesario guardar sta para que se
pueda ejecutar, ya que Access no permite que una macro se realice si sta no ha
sido guardada previamente.
Podemos usar las macros en multitud de ocasiones, por ejemplo; para abrir un informe desde un formulario y mandarlo a imprimir, o borrar automticamente una
serie de registros en una tabla si se cumple una condicin determinada, etc.
Pg. 262
MACROS
La ventaja fundamental en el uso de las Macros radica en que ahorran tiempo

en la ejecucin de tareas, ya que stas solo las programaremos una vez, al crear la
macro, despus se realizarn de forma automtica.
Como crear una macro

En pantalla tenemos la base de datos Hospital abierta, vamos a realizar una macro que, al ejecutarse, imprima el informe Operaciones.
Hacemos clic en la ficha Crear y pulsamos sobre el botn Macro del grupo
Otros.
Aparece en pantalla una nueva ficha de documento, con el nombre Macro1 y, que
en su diseo, nos recuerda, en cierta medida, a la vista Diseo de las tablas.
En la columna Accin, es donde establecemos la tarea que va a llevarse a cabo.
Como vemos, al desplegar la flecha situada en cada una de las casillas, Access
ofrece multitud de acciones a realizar. Lo primero que debemos hacer, es abrir el
informe Operaciones. As que elegimos la accin Abrir informe.
Pg. 263
MACROS
Vemos que aparecen tanto en la columna Argumentos como en la zona inferior de

la pantalla, los parmetros de los que consta la accin seleccionada.
Estos parmetros o argumentos variarn dependiendo de la accin elegida. Es importante leer el cuadro explicativo de la derecha, ya que informa del cometido de
cada uno de ellos y si son necesarios para la realizacin de la accin.
En nuestro caso, debemos indicar como argumentos qu informe queremos abrir.
Nos colocamos sobre el cuadro Nombre de informe y desplegamos la casilla para
pinchar sobre el informe Operaciones.
En el siguiente argumento establecemos la vista en la que se abrir. Elegimos Vista

preliminar.
Pg. 264
MACROS
La columna Comentario es optativa, se usa para anotar aclaraciones que nos ayuden a entender el funcionamiento de la Macro ms adelante. Vamos a anotar el
texto Abre el informe Operaciones.
Mostraremos a continuacin, un mensaje que indique al usuario la tarea que se
va a realizar. Desplegamos la siguiente casilla de la columna Accin, y elegimos
Cuadro Msj.
En los argumentos establecemos como mensaje Se va a imprimir el informe

Operaciones. Dejamos el argumento Bip como S, para que se emita un pitido.
Como Tipo elegimos Informacin, para que aparezca un icono en el mensaje con
esa funcin, y como Ttulo, anotamos el texto Imprimir.
Pg. 265
MACROS
Ahora, debemos establecer la tercera tarea de la Macro. Desplegamos las acciones

en la tercera casilla de la columna Accin y pulsamos sobre EjecutarComando.
En el nico argumento que posee, elegimos la opcin Imprimir.
Ya tenemos la Macro creada, a continuacin vamos a guardarla como cualquier

otro objeto, con el nombre descriptivo Imprimir Operaciones.
Podemos ejecutarla de dos formas: haciendo doble clic sobre su nombre en el Panel
de Exploracin, o pulsando el botn Ejecutar del grupo Herramientas de la
ficha contextual Diseo de Herramientas de Macros.
Observamos cmo aparece el informe Operaciones abierto en vista Preliminar,

tal y como establecimos, a continuacin, el cuadro de mensaje informativo que al
aceptarlo, mostrar el cuadro de dilogo Imprimir para llevar a cabo esta accin.
Pg. 266
MACROS
Como determinar la ejecucin de una macro

Una vez que se ha creado una macro, el paso siguiente es decidir cundo se debe
ejecutar. Por ejemplo, puede ser cuando el usuario pulsa un botn de comando en
un formulario, cuando se abra un formulario o informe, al abrir la base de datos,
desde un botn creado en la barra de herramientas de Acceso rpido, en definitiva,
las posibilidades son casi ilimitadas. Como ejemplo, vamos a asignar la macro que
creamos antes, a un botn dentro de un formulario.
Abrimos el formulario Operaciones en vista Diseo. Vamos a crear un botn de
Comando para que al pulsar en l, ejecute la macro Imprimir operaciones, que
hemos creado en el apartado anterior. Pulsamos sobre el comando Botn del grupo
Controles de la ficha contextual Diseo y nos aseguramos de que el botn Usar
Asistentes para controles del mismo grupo est activado.
Pg. 267
MACROS
A continuacin, dibujamos el botn en la debajo de los campos de la zona Detalle

del formulario.
En el primer paso del asistente, elegimos la Categora, Otras y la Accin, Ejecutar macro. Pulsamos el botn Siguiente.
En esta pantalla se muestran las macros que contiene la base de datos, seleccionamos la nuestra y pulsamos Siguiente.
Vamos a elegir como modo de visualizacin de botn, la opcin Texto y anotamos
en el cuadro editable el texto: Imprimir informe Operaciones. Pulsamos el
botn Siguiente.
Pg. 268
MACROS
Dejamos la opcin que ofrece Access por defecto en este paso y pulsamos el botn
Finalizar. Guardamos el formulario y lo mostramos en vista Formulario.
Al hacer clic sobre el botn que acabamos de crear, la macro se ejecuta automticamente.
Ejecutar una Macro desde la barra

de herramientas de Acceso rpido
Otra opcin para ejecutar la macro es crear un botn que se colocar en la barra de
Pg. 269
MACROS
Para ello, abrimos el cuadro de dilogo Opciones de Access y pulsamos sobre el

botn Personalizar. En la lista Comandos disponibles en: elegimos Macros,
seleccionamos la que acabamos de crear y pulsamos el botn Agregar para que Excel la incluya en forma de botn en la barra de herramientas de Acceso rpido.
La seleccionamos en su nueva posicin y pulsamos el botn Modificar para personalizarla. Se abre el cuadro de dilogo Modificar botn desde donde podemos
elegir un icono entre los mltiples ejemplos que se ofrecen y cambiar su nombre en
el cuadro Nombre para mostrar.
Al aceptar el cuadro de dilogo observamos los cambios en la lista de la barra de

Pg. 270
MACROS
Una vez que aceptamos el cuadro de dilogo Opciones de Excel, vemos cmo se
ha aadido un botn a la barra de herramientas de Acceso rpido y que tendr el
nombre que le hayamos indicado al crearlo.
Al pulsar sobre l, Access ejecutar de forma automtica las acciones que grabamos para la macro.
Ejecutar una Macro desde un Evento

Con el formulario Operaciones abierto en vista Diseo, vamos a ver ahora otro
modo de ejecutar una Macro: ejecutarla desde un Evento.
Los Eventos representan las acciones que podemos realizar sobre un objeto. Por
ejemplo: abrirlo, hacer doble clic sobre l, cerrarlo, etc.
Para mostrar los eventos de un objeto debemos seleccionarlo y pinchar en el botn
Propiedades del grupo Herramientas de la ficha contextual Diseo de Herramientas de diseo de formularios. En el panel que se muestra, pinchamos en la
pestaa Eventos, stos cambiarn dependiendo del objeto seleccionado.
Para nuestro ejemplo vamos a hacer que la macro creada anteriormente se ejecute
cuando cerremos el formulario.
Pg. 271
MACROS
Seleccionamos el formulario en su totalidad pinchando sobre el cuadrado azul que

se encuentra a la izquierda de la regla horizontal.
Nos colocamos en el cuadro editable del Evento Al cerrar y lo desplegamos para
seleccionar la macro que queremos ejecutar. Si pulsamos ahora el botn con los tres
puntos suspensivos, entramos en la edicin de la macro seleccionada.
Si no hubisemos elegido ninguna macro y pulsamos los tres puntos suspensivos,

Access muestra un cuadro de dilogo desde el que podemos elegir la opcin Generador de macros para realizar una desde cero.
Para probar la macro, guardamos el formulario y lo mostramos en vista Formulario.
Ahora lo cerramos y observamos cmo la macro se ejecuta normalmente.
Pg. 272
MACROS
Creacin de una macro

para que se ejecute al iniciar Access
Existe un tipo de macros especiales que estn pensadas para que se ejecuten al
iniciar la base de datos en Access. Slo podemos tener una macro de este tipo por
base de datos.
Estas macros se realizan exactamente igual que las anteriores, la nica diferencia es
que cuando las guardamos debemos asignarles como nombre: Autoexec.
Vamos a crear una macro Autoexec que se muestre el formulario Operaciones en
vista Formulario al iniciar la base de datos Hospital. Pulsamos en la ficha Crear
y pinchamos en el botn Macro del grupo Otros.
Como primera Accin, seleccionamos RelojDeArena de la lista desplegable. sta

muestra el puntero del ratn con dicha forma.
La siguiente accin ser AbrirFormulario. En el cuadro Nombre de formulario
de la seccin Argumentos de accin, seleccionamos el formulario que queremos
abrir, en este caso, Operaciones. El Argumento Vista los establecemos como
Formulario.
Pg. 273
MACROS
Ahora, guardamos la macro y le asignamos el nombre Autoexec.
Para comprobar su ejecucin cerramos la base de datos, desplegando el botn de

Office y pinchando sobre la opcin Cerrar base de datos.
Volvemos a abrir la base de datos pinchando en su nombre dentro de la lista de
bases de datos abiertas recientemente. Observamos como la base de datos muestra
abierto en vista Diseo, el formulario Operaciones. El cursor se visualizar con
el icono de reloj de arena, dependiendo de la velocidad del PC y de lo compleja que
sea la macro.
Macros condicionales
En ciertos casos se necesitar ejecutar una serie de acciones dependiendo de que se
cumplan o no determinadas condiciones.
Cuando creamos una macro, es posible escribir expresiones condicionales para que
se inicien unas acciones u otras.
Pg. 274
MACROS
Por ejemplo, vamos a crear una macro para evitar que el campo Tipo de operacin del formulario Operaciones, quede sin rellenar.
Pinchamos sobre la ficha Crear y hacemos un clic sobre el botn Macro del grupo
Otros.
Para establecer las condiciones debemos mostrar una nueva columna en la ventana
de edicin de Macros. Para ello, pulsamos el botn Condiciones del grupo Mostrar u ocultar de la ficha contextual Diseo de Herramientas de macros.
En la columna condicin escribimos la expresin para validar si el campo Tipo de

operacin del formulario Operaciones est vaco.
En la columna Accin seleccionamos CuadroMsj para activar un mensaje si se
cumple la condicin. En el argumento Mensaje, escribimos el texto: Este campo
no se puede dejar en blanco, en el argumento Tipo, elegimos Aviso !, y en
Ttulo introducimos el texto Nota.
Pg. 275
MACROS
Tal y como est la macro diseada ahora, podemos deducir que en el caso de
cumplirse la condicin, aparecer el mensaje creado, y si no se cumple, no pasar
nada.
Guardamos la macro con el nombre Mensaje formulario y la cerramos.
Abrimos el formulario Operaciones en vista Diseo.
Seleccionamos el campo Tipo de operacin. En la ventana propiedades pulsamos
la pestaa Eventos y en la propiedad Al salir seleccionamos la macro que acabamos de crear.
Guardamos los cambios del formulario y lo volvemos a abrir en vista Formulario.

Vamos a aadir un nuevo registro al formulario, al dejar en blanco el campo Tipo
de operacin, observa cmo se muestra el mensaje de aviso, ya que se ha cumplido la condicin incluida en la macro.
Macros condicionales II
El ejemplo anterior es muy sencillo, pero supongamos que no slo queremos que
aparezca un mensaje, sino que adems, en el caso de cumplirse la condicin necesitamos abrir la tabla Operaciones en vista Hoja de datos. Por otro lado, si no
se cumpliese, queremos que pregunte si el tipo de operacin es Cataratas, si se
cumple esta segunda condicin, mostraremos un mensaje que indique que hay que
Pg. 276
MACROS
ponerse en contacto con Administracin para pedir cita. En caso de no cumplirse

ninguna de las dos condiciones, la macro no har nada.
En pantalla vemos la vista Diseo de la macro anteriormente creada. Colocamos
el cursor en la casilla de Condicin inferior a la anotada antes y escribimos tres
puntos suspensivos (). Esto significa que la accin que escribamos a continuacin se ejecuta en caso de que la condicin se cumpla. Si no escribiramos los tres
puntos suspensivos, estaramos indicndole a Access, que la accin que escribimos
es la que debe realizarse en caso de no cumplirse la condicin.
La accin que queremos realizar es abrir la tabla Operaciones. Elegimos Abrir
tabla y en el Argumento, Nombre de tabla establecemos Operaciones.
Ahora anotamos la otra condicin, la que se preguntar en caso de no cumplirse la

primera. Anotamos [Tipo de operacin] like Cataratas. Como Accin, elegimos Cuadro Msj y anotamos en el Argumento Mensaje, el texto: Ponerse
en contacto con Administracin para pedir cita.
Pg. 277
MACROS
Escribimos tres puntos suspensivos en la siguiente Condicin y anotamos la Accin Detener macro, para que Access no siga ejecutando, a partir de aqu, la
macro. Ahora anotamos un nuevo mensaje que aparecer en el caso de no cumplirse
la segunda condicin, indicando que no es necesario pedir cita en Administracin.
Para hacerlo, escribimos la accin directamente seguida de la anterior y en la casilla
Condicin, NO anotamos los tres puntos suspensivos. Como Accin, elegimos
Cuadro Msj y anotamos en el Argumento Mensaje, el texto: No es necesario
pedir cita en Administracin.
Ahora tenemos una macro que, en caso de cumplirse la primera condicin, realizar
dos acciones. Cuando no se cumpla, pregunta por otra condicin, que mostrar un
mensaje y detendr la macro si se cumple o mostrr otro mensaje distinto si no es as.
Guardamos los cambios de la macro y abrimos el formulario Operaciones en vista
Formulario. Salimos del campo Tipo de operacin del registro 2 que corresponde con Cataratas y observamos el mensaje.
Pg. 278
MACROS
Ahora, hacemos lo miso con el campo Tipo de operacin del registro 3, para comprobar que el mensaje es distinto.
Creacin de una macro con un grupo de macros

Puede ocurrir que tengamos varias macros asociadas a un informe o formulario y, a
su vez, la base de datos tenga muchos informes y formularios, esto implica que en
el Panel de Exploracin, la lista de macros ser muy extensa.
Para evitar esto, se puede crear una macro que contenga todas las macros asociadas
a un objeto determinado o aquellas que tengan alguna relacin entre s.
El proceso de creacin de un grupo de macros es muy sencillo.

Pulsamos la ficha Crear y pinchamos en el botn Macros del grupo Otros.
Pg. 279
MACROS
A continuacin, pulsamos el botn Nombres de macro del grupo Mostrar u

ocultar de la ficha contextual Diseo de Herramienta de macros.
La columna Nombre de macro aparece a la izquierda de la ventana.

Escribimos el nombre de la primera macro, y la elaboramos como hemos estudiado
anteriormente, aadiendo, en caso necesario, condiciones, acciones o comentarios.
Se pueden escribir cualquier nmero de macros en una hoja.
Entre cada una de las macros, podemos dejar una lnea en blanco para que la hoja
sea ms legible.
Access detiene la ejecucin de una macro cuando no hay mas acciones o encuentra
el nombre de otra macro.
Si ejecutamos un grupo de macros directamente desde el Panel de exploracin,
Access solo realiza la primera y despus se detiene.
Para elegir la macro a ejecutar, debemos pulsar en la ficha Herramientas de base
de datos, y hacer clic sobre el botn Ejecutar Macro.
Pg. 280
MACROS
Se abre un pequeo cuadro de dilogo, que al desplegar su lista, muestra todas las
macros incluidas en la base de datos. Cuando se trata de una que forma parte de un
grupo. Primero aparece el nombre del grupo, un punto, y el nombre de la macro.
Esa sintaxis es la que deberemos utilizar, en caso, por ejemplo, de ejecutar una
macro dentro de un grupo, desde un Evento.
Pg. 281

TEMA 14: UTILIDADES Y PERSONALIZAR ACCESS
1401 Compactar y reparar una base de datos

1402 Crear contraseas
1403 Barra de herramientas de Acceso rpido
1404 Modificar opciones por defecto de Access
UTILIDADES Y PERSONALIZAR ACCESS
Compactar y reparar una base de datos

Cuando se eliminan registros, macros, tablas y otros objetos de una base de datos,
el espacio de disco duro que ocupaban estos objetos se divide en fragmentos que no
se pueden utilizar eficazmente. Si se compacta la base de datos se puede hacer una
copia de la misma y se reorganiza el espacio que ocupa.
Para compactar una base de datos que est abierta, desplegamos el men de Office
y elegimos la opcin Compactar y reparar base de datos que se muestra al
situar el ratn sobre la orden Administar.
Access realiza automticamente las operaciones de mejora, mostrando el progreso

en la barra de Estado. Esperamos a que ste termine y continuamos trabajando
normalmente con la base de datos. Los cambios realizados se habrn aplicado a la
base de datos abierta. Si ejecutamos la orden de Compactar y reparar desde la
ventana Inicial de Access, cuando todava no hay ninguna base de datos abierta,
Access muestra un cuadro de dilogo desde el que indicaremos el nombre y ubicacin de la base de datos deseada.
Pg. 284
De este modo, podremos conservar la original y crear una copia compactada y

reparada con otro nombre.
Crear contraseas
Para proteger los datos y restringir el acceso a la base de datos se establecen contraseas. Accedemos a la pantalla Inicial de Access y elegimos la orden Abrir que se
muestra al desplegar el Botn de Office.
En el cuadro de dilogo, seleccionamos la base de datos y elegimos la orden Abrir
en modo exclusivo de la lista desplegable del botn Abrir.
Pg. 285
Habilitamos el contenido de la base de datos desde la barra de la Advertencia de

seguridad.
Hacemos clic en la ficha Herramientas de base de datos y pulsamos el botn
Cifrar con contrasea del grupo Herramientas de base de datos.
Aparece un cuadro de dilogo con dos cuadros de texto en los que escribimos la
contrasea. Para evitar que se vean los caracteres que vamos escribiendo, Access
los sustituye por un asterisco (*). Cuando terminemos de introducir la contrasea,
pulsamos el botn Aceptar.
Vamos a comprobar lo realizado. Cerramos la base de datos y volvemos a abrirla.

Observamos cmo ahora Access solicita la introduccin de una contrasea para
poder acceder al contenido de la base de datos.
Al introducir la contrasea, Access abre la base de datos. Si ahora deseamos eliminar
la contrasea, accedemos al mismo botn utilizado para crearla, solo que ahora se habr convertido en el botn Descifrar base de datos. Al pulsarlo se muestra un cuadro de texto en el que debemos introducir la contrasea que usamos para abrirla.
Pg. 286
Barra de herramientas de Acceso rpido

Access slo dispone de una barra de herramientas, es la barra de herramientas de
Acceso rpido que se encuentra en la parte superior de la ventana, a la derecha del
Botn de Office que contiene los botones: Guardar, Deshacer y Rehacer.
Esta barra de herramientas es configurable, tanto en su posicin en la ventana
como en el nmero de botones que puede incluir, veamos cmo hacerlo:
El modo ms rpido de aadir botones a la barra de herramientas de Acceso rpido es desplegando la flecha negra que se encuentra a su derecha.
Desde ah, podremos elegir entre los que se ofrecen, sabremos cules son los que se
muestran, dado que aparecern con un tic naranja a su izquierda.
Si queremos aadir algn botn que no se encuentra en esta lista, pulsaremos la

opcin Ms comandos o desplegamos el Botn de Office y presionamos el botn Opciones de Access.
En el cuadro de dilogo que se abre, pinchamos sobre la categora Personalizar.
En la lista desplegable de la derecha podemos ver los comandos que estn en la
barra y, si pinchamos en la flecha de la lista podemos elegir si stos estarn disponibles para todas las bases de datos o slo para la que tenemos abierta.
Pg. 287
En la lista de la izquierda, Comandos disponibles en:, podemos ver todos los

comandos de los que dispone Access.
Si pinchamos en la flecha, observamos las distintas categoras en las cuales los

agrupa.
Para aadir un comando a la barra de herramientas de Acceso rpido, debemos
seleccionarlo en la lista Comandos disponibles en: y pulsar el botn Agregar.
Si queremos eliminar un comando de la barra, bastar con seleccionarlo en su lista
y pulsar el botn Quitar.
El botn Restablecer, vuelve a configurar la barra de herramientas con los comandos que trae por defecto al instalar Access.
Para modificar la posicin en pantalla de la barra, activamos la casilla de verificacin Mostrar la barra de herramientas de acceso rpido por debajo de la
Cinta de opciones.
Al aceptar el cuadro, observamos los cambios realizados en la barra.
Pg. 288
Modificar opciones por defecto de Access

Cuando trabajamos con una base de datos, Access ya ha predeterminado ciertas
opciones por defecto para que podamos elaborarla. Por ejemplo: el tipo de fuente
con la que se rellenan tablas y otros objetos, el modo en el que se comportan ciertas
teclas en la edicin de registros, etc. La mayora de estas opciones son configurables
y podemos adaptarlas a nuestro gusto, eso s, debemos ser cautos al hacerlo y recordar ms adelante qu es lo que hemos cambiado para no cometer errores futuros,
sobre todo, si la base de datos es utilizada por varios usuarios a la vez.
Para hacer todo ello, debemos acceder al cuadro de dilogo de opciones de Access,
presionando el botn Opciones de Access que se muestra al desplegar el botn de
Office. Desde la opcin Ms frecuentes, podemos decidir si mostrar o no los atajos
de teclado en la leyenda de los botones, activando o desactivando la casilla de verificacin correspondiente en el rea Opciones principales para trabajar con Access.
Pg. 289
Desde la misma rea tambin podemos cambiar la combinacin predeterminada de

colores de la interfaz de Access.
Desde la opcin Base de datos actual, establecemos algunos cambios que slo
afectarn a la base de datos que est abierta en ese momento, como por ejemplo,
si deseamos mostrar o no la barra de Estado o el modo en el que se abrirn los
objetos, en fichas, como estamos acostumbrados, o en ventanas individuales.
Tambin podemos establecer que Access compacte la base de datos cada vez que la
cierre. Incluso podemos decidir no mostrar el Panel de exploracin desde la zona
Exploracin. Opcin sta, muy poco prctica.
Dentro de la categora Hoja de datos, se recogen los formatos bsicos de fuente
y cuadrcula para las tablas, consultas o en definitiva, cualquier objeto que pueda
verse en vista Hoja de datos.
Pg. 290
Desde la opcin Diseadores de objetos, observamos los valores por defecto que
adopta Access a la hora de disear distintos objetos, como tablas, consultas, formularios o informes. Podemos variar stos segn nuestras preferencias.
La opcin Avanzadas se divide en distintas secciones, todas configurables.

Desde la seccin Edicin, definimos el comportamiento que adoptarn ciertas teclas cuando estemos editando los registros de la base de datos.
Desde la seccin Mostrar, podemos decidir la presencia o no de algunos elementos de la base de datos como las Etiquetas inteligentes o la barra de Estado, as
como el nmero de bases de datos de uso reciente que mostrar Access al abrir la
aplicacin.
Pg. 291
Para finalizar, en la zona Imprimiendo se establecen los mrgenes que toma Access por defecto a la hora de imprimir los objetos.
Pg. 292
INSTRUCCIONES MANUAL ACCESS 2007 II

Objetivo de aprendizaje n 1: Disear consultas de seleccin y accin para editar
registros y gestionar bases de datos
Mdulo 1: Consultas de seleccin (Manual 1, pgina 49)

Mdulo 2: Consultas de accin (Manual 1, pgina 107)
Objetivo de aprendizaje n 2: Disear y utilizar consultas complejas.
Mdulo 1: Consultas de seleccin avanzadas (Manual 1, pgina 75)

Objetivo de aprendizaje n 3: Manejar las Relaciones entre tablas y consultas
multitabla.
Mdulo 1: Relaciones entre tablas y consultas multitablas (Manual 2, pgina 1)

Objetivo de aprendizaje n 4: Programar formularios para la introduccin de datos y
generar informes avanzados a partir de ellos.
Mdulo 1: Formularios (Manual 1, pgina 121)

Mdulo 2: Formularios en vista diseo (Manual 1, pgina 149)
Mdulo 3: Informes (Manual 1, pgina 199)
Mdulo 4: Informes en vista diseo (Manual 1, pgina 217)
Objetivo de aprendizaje n 5: Importar y exportar datos de Access a cualquier otra
herramienta ofimtica.
Mdulo 1: Importar y exportar datos de otras herramientas ofimticas (Manual

2, pgina 7)
Esta accin formativa se ajusta a la reforma de la Ley de Propiedad Intelectual (Ley 21/2014, de 4 de noviembre, por la
que se modifica el texto Refundido de la LPI, aprobado por Real Decreto Legislativo 1/1996). Por favor, este manual
est a tu disposicin, exclusivamente, como alumno matriculado en el curso para uso propio y no podr ser difundido
por ningn otro cauce. No lo utilices de otro modo o para cualquier otra finalidad, sea o no con transcendencia
econmica. Cada alumno/a asume la responsabilidad por las acciones que pueda realizar con infraccin de la Ley
citada.
ACCESS II (30 horas)

Objetivo 3: Manejar las Relaciones entre tablas y consultas multitabla. (3 horas)
Mdulo 1: Relaciones entre tablas y consultas multitablas
El concepto de Relacin en MICROSOFT ACCESS
Como recordars, Access es un gestor de base de datos relacionales. Una de las principales
ventajas de Access es la posibilidad de poder trabajar con datos ubicados en diferentes tablas.
Una base de datos que contengan varias tablas y estas estn relacinalas sera como un
contenedor de datos sin relacionar
Las tablas se relacionan siempre de dos en dos. En las dos tablas a relacionar existir un campo
en comn, uno ser la tabla principal (origen de la relacin) y el otro ser la tabla secundaria
(destino de la relacin).
El campo en comn de las dos tablas a relacionar tiene que cumplir unas condiciones:
-El nombre del campo no tiene que ser el mismo pero s es recomendable que lo sea. Esto nos
guiara a la hora de realizar las relaciones.
-El Tipo de dato del campo tiene que ser el mismo o compatible. Por ejemplo el tipo de dato
Autonumeracin y Nmero son compatibles.
Todas las tablas de nuestra base de datos deberan de estar relacionadas entre s de una forma
directa o indirecta. De lo contrario estaremos limitando las posibilidades de Access a la hora de
trabajar con todos los datos contenidos en nuestra base de datos
citada.
Pgina 1
Cuando estemos diseando nuestra base de datos, es muy importante tener presente qu
tablas vamos a relacionar y qu tipo de relacin deben tener.
Si el diseo de las tablas no es el correcto, tendremos que modificarlo para que el

funcionamiento de las relaciones sea el correcto o cambiar las relaciones.
Existen tres tipos de relaciones:
-Relacin uno a uno: este tipo de relacin se utiliza cuando queremos que un registro de la
tabla principal solo pueda estar relacionado con un registro de la tabla secundaria; y viceversa.
Para realizar relaciones de este tipo, el campo a relacionar de la tabla principal y de la
secundaria tiene que ser campo clave principal.
Por ejemplo, si queremos relacionar dos tablas en la que en una aparezcan los datos de los
presidentes de gobierno de Europa y en la otra los pases de Europa, para cada presidente se le
asignar un pas y para cada pas, un slo presidente.
-Relacin uno a varios: esta relacin se utiliza cuando queramos que un registro de la tabla
principal pueda estar relacionado con varios de la tabla secundaria, y cuando queramos que un
registro de la tabla secundaria slo pueda estar relacionado con un registro de la tabla
principal.
Para realizar relaciones de este tipo en la tabla principal, el campo a relacionar tiene que ser
campo clave principal.
Por ejemplo, en una tabla tenemos los datos de las provincias (tabla principal) y en la otra los
datos de los pisos en venta que tiene una inmobiliaria (tabla secundaria).
En una provincia puede haber varios pisos en venta y un piso de la inmobiliaria slo puede
estar ubicado en una provincia.
-Relacin varios a varios: esta relacin se utiliza cuando queremos que un registro de la tabla
principal pueda estar relacionado con varios registros de la tabla secundaria y viceversa.
Para realizar relaciones de este tipo, el campo a relacionar de la tabla principal no tiene que
ser campo clave principal y el de tabla secundaria tampoco.
Por ejemplo, cuando queremos relacionar dos tablas, en una tabla tenemos los datos de los
clientes interesados y en la otra los pisos en venta. Un cliente puede estar interesado en varios
pisos y un piso puede tener varios clientes interesados.
Para crear las relaciones acudiremos a la cinta de opciones de la pestaa Herramientas de
base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar encontraremos el comando Relaciones.
citada.
Pgina 2
Al pulsar sobre el comando Relaciones, en la zona de trabajo podremos crear o modificar las
relaciones de nuestra base de datos.
La consulta multitabla
Como ya sabemos las consultas son los objetos de Access con los cuales vamos a poder realizar
preguntas a las bases de datos.
Las consultas multitablas son aquellas en las cuales podemos obtener datos de varias tablas,
para ello en la zona de tablas de la ventana diseo hemos de aadir las tablas en las cuales
estn los datos a consultar.
Las consultas realizadas a datos de varias tablas, pueden ser de consultas de seleccin o
consultas de accin.
Para que las consultas multitablas sean de mayor utilidad, las tablas de las cuales vamos a
utilizar en las consultas deben de estar relacionadas.
citada.
Pgina 3
Manejo de las relaciones entre tablas y consultas multitablas

Para crear las relaciones clicaremos sobre el comando Relaciones.
Nos aparece una ventana para que seleccionemos los elementos a relacionar. Comprobaremos
que podremos relacionar tablas, consultas, o ambas. Lo ms comn es relacionar tablas entre
s.
Seleccionaremos y agregaremos las tablas a relacionar.
citada.
Pgina 4
A la hora de relacionar tendremos que seleccionar el campo a relacionar de la tabla principal

(tabla origen) y arrastrar sobre el campo a relacionar de la tabla secundaria (tabla destino).
A continuacin nos aparecer la ventana para configurar la relacin. Podemos comprobar
como en dicha ventana se nos muestra el tipo de relacin que estamos creando. Pulsaremos
sobre el comando crear para crear la relacin.
Las casillas de verificacin de los conceptos Exigir integridad referencial, Actualizar en cascada
los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados las comentamos a
continuacin.
citada.
Pgina 5
-Exigir integridad referencial: esta propiedad la usaremos cuando queramos que Access no
nos permita introducir datos en la tabla secundaria siempre y cuando este dato no exista en la
tabla primaria.
Por ejemplo, que no nos permita introducir la provincia en la que est ubicado un piso (tabla
secundaria) si esta provincia no est en la tabla provincias (tabla primaria).
-Actualizar en cascada los campos relacionados: si modificamos los datos del campo en la
tabla principal, stos se modificarn tambin en el campo de la tabla secundaria.
Por ejemplo, si cambiamos Mlaga por Malaca en la tabla provincias (tabla principal), se
cambiar tambin automticamente en la tabla secundaria.
-Eliminar en cascada los registros relacionados: si eliminamos un registro de la tabla principal

se eliminarn los registros relacionados en la tabla secundaria.
Por ejemplo, si eliminamos el registro Sevilla en la tabla principal, automticamente se
eliminarn todos los registros relacionados en la tabla secundaria, es decir, se eliminaran
todos los registros de los pisos ubicados en Sevilla.
El manejo de las consultas multitablas es igual que las consultas en las cuales solo utilizamos
datos (campos) de una sola tabla, la deferencia principal es que hemos de agregar tantas
tablas como deseemos.
citada.
Pgina 6
Para aadir ms tablas cuando estemos creando o modificando alguna consulta multitablas,
clicaremos sobre el comando Mostrar tablas, situado en el grupo de herramientas
configuracin de consultas.
Para que las consultas sean ms eficiente es aconsejable que las tablas estn correctamente
relacionas o combinadas.
Objetivo 5: Importar y exportar datos de Access a cualquier otra herramienta ofimtica. (2

horas)
Mdulo 1: Importar y exportar datos de otras herramientas ofimticas
Importar datos de otras herramientas ofimticas:

Access nos brinda la posibilidad de importar datos de otras herramientas ofimticas como
Listas de SharePoint, Excel, Archivos de textos, etc.
Para acceder a estos comandos iremos a la pestaa datos externos.
En el grupo de herramientas Importar encontraremos los comandos que nos permite importar
datos tanto de otras herramientas ofimticas como de otra base de datos de Access.
Las importaciones de datos ms habituales son desde otras bases de datos de Access o desde
Excel (hoja de clculo) aunque podemos hacerlo desde ms herramientas. A continuacin
veremos como ejemplo los pasos a seguir para importar datos desde Excel.
citada.
Pgina 7
Cuando vayamos a realizar una importacin de datos que estn ubicados en un libro de Excel,
tendremos que tener en cuenta adems de su ubicacin, en qu hoja de dicho libro estn los
datos a importar.
Pulsaremos sobre el comando Excel situado en la cinta de opciones de la pestaa Datos
externos del grupo Importar.
Seguidamente, Access nos preguntar por la ubicacin del libro de Excel en el que se
encuentre la hoja con los datos que deseamos importar. Para ello pulsaremos sobre el
comando Examinar.
citada.
Pgina 8
Por ltimo iremos pulsando en el comando Siguiente. Aparecern una serie de ventanas a las
que tendremos que prestar especial atencin porque estaremos especificado la forma de
importar los datos, el lugar y el modo.
Exportar datos de otras herramientas ofimticas
En el apartado anterior hemos visto como Access no permite importar datos de otras
herramientas ofimticas e incluso de otras base de datos de Access.
Access tambin nos brinda la posibilidad de exportar datos a otras herramientas ofimticas
como Listas de SharePoint, Excel, Archivos de textos, etc.
Para acceder a estos comandos tambin iremos a la pestaa datos externos.
citada.
Pgina 9
En el grupo de herramientas Exportar encontraremos los comandos que nos permite exportar
datos tanto de a herramientas ofimticas como a otras base de datos de Access.
Las exportaciones de datos ms habituales son a otras bases de datos de Access, a Word o a
Excel, aunque podemos hacerlo a ms herramientas.
Si clicamos sobre la opcin Ms se mostrara un desplegable en el cual se muestran otras
opciones a la hora de exportar datos desde Access.
Destacar la opcin de Combinar con Microsoft Office Word, muy til a la hora de combinar
correspondencia, herramienta de Microsoft Word.
citada.
Pgina 10

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Access 2007 Avanzado

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ACCESS 2007 AVANZADO

Access 2007 Avanzado

TEMA 2: RELACIONES EN ACCESS 29

TEMA 3: CONSULTAS DE SELECCIN 49

ACCESS 2007 AVANZADO

Consultas de bsqueda de duplicados 71

TEMA 4: CONSULTAS DE SELECCIN AVANZADAS 75

TEMA 5: CONSULTAS DE ACCIN 107

TEMA 6: FORMULARIOS 121

Definicin y objetivo de un Formulario 122

TEMA 7: FORMULARIOS EN VISTA DISEO 149

Trabajar con la vista Diseo de un formulario 150

ACCESS 2007 AVANZADO

Conociendo los controles 158

TEMA 8: INFORMES 199

Definicin y objetivo de un Informe 200

TEMA 9: INFORMES EN VISTA DISEO 217

TEMA 10: FILTROS AVANZADOS 231

TEMA 11: TABLAS Y GRFICOS DINMICOS 239

ACCESS 2007 AVANZADO

TEMA 12: IMPRIMIR 253

Vista Preliminar de objetos en Access 254

TEMA 13: MACROS 261

Qu es una Macro? 262

TEMA 14: UTILIDADES Y PERSONALIZAR ACCESS 283

Access 2007 Avanzado

0101 Propiedad tamao

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ACCESS 2007 AVANZADO

ACCESS 2007 AVANZADO

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS Y TABLAS

es mayor de 7 dgitos, por ejemplo, 52.835.723, Access lo redondea, para nuestro

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS Y TABLAS

ACCESS 2007 AVANZADO

Adems los tipos Autonumricos poseen la propiedad Nuevos valores, en la que

ACCESS 2007 AVANZADO

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS Y TABLAS

Por ejemplo, si escribimos ,36, Access lo muestra como 0,36 y si anotamos

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS Y TABLAS

ACCESS 2007 AVANZADO

Propiedad Formato de texto

Aceptamos el cuadro y guardamos los cambios presionando el botn Guardar de

ACCESS 2007 AVANZADO

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS Y TABLAS

Tambin podemos realizar estos cambios de formato desde el grupo Fuente de la

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ACCESS 2007 AVANZADO

Propiedad Mscara de entrada

Veremos cmo se abre el Asistente para mscaras de entrada.

ACCESS 2007 AVANZADO

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS Y TABLAS

A continuacin, pulsamos el botn Siguiente. En este paso del asistente podemos

Pulsamos el botn Finalizar para cerrar el asistente y retornar a la vista Diseo

PROPIEDADES DE LOS CAMPOS Y TABLAS

ACCESS 2007 AVANZADO

La primera parte, que va hasta el primer punto y coma, es la mscara de entrada

Ahora, si nos equivocamos al escribir un valor en el campo, el programa no incluir

ACCESS 2007 AVANZADO

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Cdigos de mscaras de entrada

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