Universidad Simn Bolvar

Sede del Litoral

Vicerrectorado Acadmico
Decanato de Estudios Tecnolgicos
Coordinacin de Comercio Exterior

INFORME DE PASANTA REALIZADA EN LA FILIAL DE

PDVSA INGENIERA Y CONSTRUCCIN DEPARTAMENTO DE PROCURA
Informe de Pasanta presentado ante la Prestigiosa Universidad Simn Bolvar, como
requisito para optar al Ttulo de Tcnico Superior Universitario en Comercio
Exterior.

AUTORA: Adriana C. Boada A.

CARNET: 10-00807
C.I: V- 21.194.359
TUTOR ACADMICO: Mara Daniela Gmez

Camur Grande, Septiembre 2013.

DEDICATORIA
Nacer, reproducirse y morir, un dicho que no tiene mucha lgica, ya que la vida se trata
ms que eso, nacemos, gateamos, nos caemos y despus de tantos golpes logramos
caminar, y comenzamos a emprender lo que todos llaman las etapas de la vida.
Empezamos por el colegio, ah nos ensean lo bsico, a leer, a escribir, a sumar y a restar,
las normas del buen hablante, del buen oyente, y muchas cosas ms, en esta etapa contamos
con maestros, amigos, nuestros padres y la familia en general, seguida la etapa del
bachillerato o como coloquialmente decimos el liceo, aqu estudiamos, nos arreglamos,
tenemos amigos, vamos a fiestas, tenemos novios, enamorados o como se llamen,
aprendemos, nos raspan, reparamos y as vamos, en esta etapa da la casualidad que
contamos con los mismos, profesores, nuestra familia y amigos que se vuelven parte de
nuestro mundo, tus hermanos de otra familia.
Nos graduamos, y ah viene una mezcla de sentimientos que parece ilgico sentir al mismo
tiempo, alegra, tristeza, emocin y miedo, sin embargo, hay una cosa que si sabemos y es
que de alguna forma debemos echar palante, llegamos a la etapa de la universidad, un
mundo totalmente distinto, aqu no hay compinches, solo muchos amigos, las rumbas son
cada vez ms frecuentes y nuestros padres comienzan a pensar que la universidad es un mal
camino y nosotros empezamos a pensar de que ya no es tan malo ya que resulta que al da
siguiente de esa rumba tenemos un parcial con un profesor sper fuerte, y entonces nos
darnos cuenta de que madurar se trata de tomar difciles decisiones o que somos tan
capaces y tan fuertes que podemos realizar las dos cosas a la vez, es decir, que de alguna
forma se aprende.
Esta es un poco mi historia, una historia con la cual muchos se sentirn identificados, en
esta etapa contamos con profesores, nuestros padres, la familia y esos amigos que ya no se
vuelven solo tus hermanos, tambin unos con complejo de padres, abuelos, tos y otros que
simplemente te ensean que en la vida no todos los que te sonren son tus amigos, nos
enamoramos y empezamos a darnos cuenta de que ya soamos con la familia, hijos, trabajo

iii

y casa, aunque nuestros padres nos hagan ver que no es una tarea fcil, la conclusin de
esto es que, cada cosa tiene su momento, y que no es casualidad que en estas etapas nos
acompaen las mismas personas de siempre, por alguna razn estn ah, apoyndonos,
traspasndonos su paciencia, su conocimiento, ayudndonos a crecer y a ser mejores
personas, es por ello que dedico esto:
A Ustedes Profesores, porque con sus mandatos, obligaciones y hasta regaos estamos
ahorita aqu.
A la familia, porque con su apoyo nos motivan a querer ser mejores personas, a crecer
profesionalmente y a superarnos en la vida.
A ustedes mis AMIGOS, porque sin sus locuras, chistes, apoyos, regaos, consejos, buenos
y malos, este camino hubiese sido difcil y hasta tedioso, por afrontar juntos nuestras
derrotas y celebrar juntos nuestras victorias, igualmente FELICIDADES.
A mis hermanas, Elizabeth y Sophia, que me han enseado que en esta vida es importante
tener mucha paciencia, tolerancia y constancia y que de alguna forma el amor verdadero e
incondicional, existe.
A mi Pap, por el apoyo, por su presencia y su cario.
A Dios, por acompaarme, cuidarme y guiarme en esto a lo que dio por nombre VIDA.
Por ltimo, no son suficientes las gracias para ti, ya que todas estas hojas, mis 21 aos, mis
errores, mis fracasos, mis xitos, mis aprendizajes y mis alegras se resumen en una sola
palabra Mam.

iv

AGRADECIMIENTOS
Sin duda alguna, debo empezar por mis profesores, les agradezco cada enseanza y cada
experiencia, la cual me ayudo a cumplir esta meta tan importante, a ser una profesional y a
superarme en la vida.
Les agradezco igualmente a mis compaeros de trabajo que hicieron que las pasantas y el
aprendizaje, fuera fcil, entretenido y porque me inculcaron que la humildad es una virtud
de las personas que debe ser tan importante como respirar.
A mi tutora acadmica Mara Daniela Gmez, por guiarme en este informe, corregirme,
responder cada una de mis dudas y por el apoyo.
A mi tutora Paula Maggi, por tener la paciencia de ensearme, explicarme y guiarme en
esta que fue una nueva etapa de mi vida, el trabajo.
Al Gerente, Rafael Suez, por la oportunidad de permitir que mis pasantas profesionales
fueran realizadas en la Gerencia de Procura.
Por ltimo, pero no menos importante GRACIAS a la que fue mi hogar durante 3
hermosos aos, mi Universidad Simn Bolvar, t y quienes te integran nos ensean no solo
a ser profesionales sino a ser humanos Ya no soy tu alumna hoy, pero seguir siendo tu
seguidora por siempre, con orgullo soy USBista.

Gracias a Todos.

NDICE GENERAL
APROBACIN DEL JURADO ............................................................................................ ii
DEDICATORIA ....................................................................................................................iii
AGRADECIMIENTOS .......................................................................................................... v
NDICE GENERAL .............................................................................................................. vi
NDICE DE CUADROS .....................................................................................................viii
NDICE DE FIGURAS ......................................................................................................... ix
RESUMEN ............................................................................................................................ x
INTRODUCCIN .................................................................................................................. 2
ACTIVIDADES PROPUESTAS ........................................................................................... 3
ACTIVIDADES EJECUTADAS ........................................................................................... 5
OBJETIVOS DE LAS PASANTAS ..................................................................................... 6
CAPTULO I: PRESENTACIN DE LA EMPRESA.
1.1 RESEA HISTORICA ............................................................................................... 8
1.2 MISIN ....................................................................................................................... 9
1.3 VISIN ........................................................................................................................ 9
1.4 OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIN .................................................................... 9
1.5 FILOSOFIA DEL SERVICIO ................................................................................... 10
1.6 UNIDAD DE PASANTIAS ....................................................................................... 12
1.6.1 RAZN SOCIAL ACTIVIDADES PROPUESTAS ........................................... 12
1.6.2 ACTIVIDADES A LAS QUE SE DEDICA ........................................................ 12
1.6.3 MISIN ................................................................................................................ 12
1.6.4 VISIN ................................................................................................................. 12
1.6.5 FUNCIONES GENERALES................................................................................ 13
CAPTULO II: DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS EN LAS
PASANTAS.
2.1 APOYO EN CLASIFICACIN ARANCELARIA DE EQUIPOS Y
MAQUINARIAS OBEJTO DE IMPORTACIN POR PDVSA INGENERA Y
CONSTRUCCIN, S.A. ............................................................................................ 15

vi

2.2 APOYAR EN EVALUACIN DE MATERIALES Y EQUIPOS QUE POR SU

NATURALEZA NECESITAN DE PERMISOS PARTICULARES PARA LA
IMPORTACIN Y EXPORTACIN ............................................................................. 15
2.3 APOYO PARA ACTIVIDADES DE CONTRATACIN Y NEGOCIACIN DE
LAS MEJORES TARIFAS DE FORWARDING, AGENTE DE ADUAN Y
TRANSPORTE MARITIMO, TERRESTRE Y AREO................................................ 16
I. CREACIN DE SOLICITUD DE PEDIDO (SOLPED) .......................................... 16
II. CRONOGRAMA DE CONTRATACIN ............................................................... 16
III. PLIEGO DE CONDICIONES ................................................................................. 16
IV. BUSQUEDA DE EMPRESAS ............................................................................... 18
V. APROBACIN DEL GERENTE PARA INICIAR EL PROCESO ........................ 19
VI. ENVIO DE INVITACIONES. ................................................................................ 20
VII. CONFIRMACIN DE RECEPCIN ................................................................... 20
VIII. ACLARATORIAS................................................................................................ 20
IX. RECEPCIN DE OFERTAS .................................................................................. 20
X. INFORME DEL EQUIPO EVALUADOR ............................................................. 21
XI. NOTIFICACIN DE ADJUDICACIN................................................................ 22
XII. CONTRATO MARCO .......................................................................................... 22
XIII. PEDIDOS.............................................................................................................. 22
XIV. HOJA DE ENTRADA DE SERVICIOS ............................................................. 23
2.4 APOYO PARA EL REGISTRO DE LA FACTURACIN RECIBIDA DE LA
EMPRESAS DE TRANSPORTE Y AGENTES DE ADUANA .................................... 23
CAPTULO III: CASO PRCTICO
PROCESO DE CONTRATACIN Y NEGOCIACIN DE LAS MEJORES TARIFAS
DEL FORWARDING ..................................................................................................... 24
GLOSARIO DE TERMINOS .......................................................................................... 31
CONCLUSIONES ........................................................................................................... 33
RECOMENDACIONES .................................................................................................. 35
BIBLIOGRAFA ............................................................................................................. 36
ANEXOS ........................................................................................................................ 37

vii

NDICE DE CUADROS
CUADRO 1. CONOGRAMA DE ACTIVIDADES ......................................................... 3
CUADRO 2. ACTIVIDADES EFECTIVAMENTE EJECUTADAS .............................. 5
CUADRO 3. CRONOGRAMA DE CONTRATACIN ................................................ 25
CUADRO 4. EMPRESAS INVITADAS A LA LICITACIN .................................... 27
CUADRO 5. EMPRESAS OFERENTES ..................................................................... 29

viii

NDICE DE FIGURAS
FIGURA 1. PROPUESTA ORGANIZATIVA DE LA FILIAL DE PDVSA
INGENIERA Y CONSTRUCCIN AL MOMENTO DE SER CREADA ................. 8
FIGURA 2. ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA ................................................... 11
FIGURA3. ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD DE PASANTIAS ........................... 14

ix

Universidad Simn Bolvar

Sede del Litoral
Vicerrectorado Acadmico
Decanato de Estudios Tecnolgicos
Coordinacin de Comercio Exterior
INFORME DE PASANTA REALIZADA EN LA FILIAL DE
PDVSA INGENIERA Y CONSTRUCCIN DEPARTAMENTO DE PROCURA
AUTORA: Adriana Carolina Boada Adrian.
TUTOR ACADMICO: Mara Daniela Gmez.
FECHA: Septiembre 2013.

RESUMEN
La Filial de PDVSA Ingeniera y Construccin en su totalidad se encarga de la exploracin,
produccin, manufactura, transporte y mercadeo de hidrocarburos con el fin de motorizar el
desarrollo armnico del pas con el uso soberano de sus recursos. La pasanta fue realizada
en la Gerencia de Procura de dicha filial, esta se encarga de la compra y venta de los
materiales que se usan en los distintos proyectos u obras, especficamente en el rea de
Aduanas y Transporte, donde las actividades de la pasante fueron variadas, sin embargo, la
ms frecuente fue la contratacin de empresas de transporte que eran necesarias para el
traslado de los materiales, as como tambin de todos los procesos de facturacin que
conllevan estos servicios, esto rigindose por la Ley de Contrataciones Pblicas y sobre
todo las normas internas de la filial.
Palabras Claves: Contratacin, Transporte, Servicios, SAP.

INTRODUCCIN
Actualmente, para nadie es un secreto que la actividad con ms influencia en todo el mundo
es el Comercio Exterior, ya que a travs de este se llevan a cabo todos los intercambios
comerciales de productos o servicios entre dos o ms pases a nivel mundial, permitindose
que el desarrollo de los mismos sea eficiente en todos los aspectos, polticos, econmicos,
sociales, culturales, entre otros. Esto con la ayuda de varios elementos que harn que dicha
actividad sea ms efectiva, ejemplo de ello lo encontramos en los medios de transportes, ya
que a partir de estos garantizamos rapidez, seguridad y confianza en dicha transaccin
comercial.
Dicho informe tiene como finalidad plasmar todas las habilidades y conocimientos que se
obtuvieron durante la realizacin de las diferentes actividades en las pasantas profesionales
dentro de la Filial de PDVSA, Ingeniera y Construccin, S.A.
Esta filial se aprob el 05 de Septiembre de 2006, en la reunin N 2007-23 de el Comit
Ejecutivo de Recursos Humanos de PDVSA y fue el 01 de Julio del ao siguiente donde
empezaron sus funciones, donde bsicamente se encargaran de la exploracin, produccin,
manufactura, transporte y mercadeo de los hidrocarburos, de manera eficiente, rentable,
segura, transparente y comprometida con la proteccin ambiental; con el fin ltimo de
motorizar el desarrollo armnico del pas, afianzar el uso soberano de los recursos,
potenciar el desarrollo endgeno y propiciar una existencia digna y provechosa para el
pueblo venezolano, propietario de la riqueza del subsuelo nacional y nico dueo de esta
empresa operadora.
Durante las doce (12) semanas de pasantas, comprendidas entre los meses abril- julio del
ao en curso, la pasante fue recopilando la informacin necesaria para la ejecucin de las
funciones a las cuales se dedica la filial, sobre todo en la Gerencia de Procura, dichas
actividades en su totalidad estuvieron basadas en los diferentes procesos de contratacin
que, se regan mediante la Ley de Contrataciones Pblicas, con ello todo lo concerniente a

registro de facturas, control de expedientes, seguimiento de la prestacin de servicios entre

otras asignaciones que fueron culminadas exitosamente.
El informe, se encuentra estructurado en tres (3) captulos. El primero de ellos trata de la
informacin bsica de la empresa, entindase resea histrica, misin, visin, objetivos de
la organizacin, filosofa, organigrama y de la informacin de la unidad de pasantas (razn
social, actividades a la que se dedica, misin, visin, funciones y organigrama).
Seguido del segundo captulo, donde se describen todas las actividades ejecutadas por la
pasante dentro de la Gerencia de Procura (unidad de pasantas).
Finalmente, el tercer y ltimo captulo donde se hace referencia a un caso prctico de un
proceso de contratacin bajo la modalidad de Consulta de Precios, para el transporte de
180 Tubos de 24.
Sin embargo, en el transcurso del informe se explicaran con exactitud todas las actividades
que realizo la pasante para poder adquirir conocimientos y habilidades, igualmente, para
concluir eficientemente este requisito importante exigido para la obtencin del ttulo que
son, las pasantas profesionales.

Actividades Propuestas y Planificadas

Las actividades realizadas por la pasante en la filial de PDVSA Ingeniera y Construccin,
Gerencia de Procura, fueron variadas y muy importantes para la formacin de la misma, as
como tambin para el funcionamiento de la filial, especialmente en todo lo relacionado en
el rea de aduana, comercio y transporte. A continuacin, se presentan todas las actividades
propuestas por la Lder de Aduana y Transporte Lic. Paula Maggi (tutora empresarial) las
cuales fueron aceptadas tanto por la pasante como por su tutora acadmica.
Cuadro 1. Cronograma de actividades propuestas
N

Actividad

Semanas
5 6 7 8

9 10 11 12

Apoyo Clasificacin Arancelaria de

Equipos y Maquinarias objetos de
importacin por PDVSA Ingeniera y
Construccin, S.A.
Apoyar en la evaluacin de los materiales
y equipos para visualizar aquellos que por
su naturaleza necesitan de permisos
particulares para la importacin y/o
exportacin a travs de la revisin del
Arancel de Aduana.
Trmites de Permisologa para la
importacin de Vehculos ante los
Ministerios y Organismos pertinentes.
Apoyo para Iniciar el desarrollo de las
actividades de la contratacin y
negociacin de las mejores tarifas del
Forwarding, Agente de Aduana y
Transporte martimo, terrestre y areo,
elaborando el Alcance de Servicio
requerido y el pliego de condiciones que
se presentar ante la Comisin Mayor de
Contratacin de PDVSA Ingeniera y
Construccin, S.A.
Apoyo en la solicitud de los Impuestos de
Importacin e IVA antes el departamento
de Cuentas por Pagar de PDVSA
Ingeniera y Construccin, S.A.
contina en la prxima pgina

viene de la pgina anterior

Actividad

Apoyo para el registro de la facturacin

recibida de las empresas de Transporte y
Agentes de Aduana.

Fuente: Paula Maggi, Lder de Aduana y Transporte, 2013.

Semanas
6 7 8

9 10 11 12

Por otra parte, es importante mencionar cuales de estas actividades fueron ejecutadas por la
pasante, durante su tiempo en la Filial.
Cuadro 2. Actividades efectivamente ejecutadas
N

Actividades propuestas

Actividades ejecutadas

Apoyo Clasificacin Arancelaria de

Equipos y Maquinarias objetos de
importacin por PDVSA Ingeniera y
Construccin, S.A.
Apoyar en la evaluacin de los materiales
y equipos para visualizar aquellos que por
su naturaleza necesitan de permisos
particulares para la importacin y/o
exportacin a travs de la revisin del
Arancel de Aduana.
Trmites de Permisologa para la
importacin de Vehculos ante los
Ministerios y Organismos pertinentes.
Apoyo para iniciar el desarrollo de las
actividades de la contratacin y
negociacin de las mejores tarifas del
Forwarding, Agente de Aduana y
Transporte martimo, terrestre y areo,
elaborando el Alcance de Servicio
requerido y el pliego de condiciones que
se presentar ante la Comisin Mayor de
Contratacin de PDVSA Ingeniera y
Construccin, S.A.
Apoyo en la solicitud de los Impuestos de
Importacin e IVA antes el departamento
de Cuentas por Pagar de PDVSA
Ingeniera y Construccin, S.A.
Apoyo para el registro de la facturacin
recibida de las empresas de Transporte y
Agentes de Aduana.

Fuente: Paula Maggi. Lder de Aduana y Transporte, 2013.

OBJETIVOS DE LAS PASANTAS

Objetivo General
Ejecutar las diferentes actividades que se realizan en el rea de Aduanas, Comercio y
Transporte del Departamento de Procura de la Filial de PDVSA Ingeniera y Construccin,
S.A., durante el periodo Abril-Julio 2013.

Objetivos Especficos

Conocer los procesos desarrollados por la Filial de PDVSA Ingeniera y

Construccin para la aplicacin de los mismos en las actividades realizadas durante
la pasanta.

Describir las actividades realizadas por la pasante en el rea de Aduanas, Comercio

y Transporte del Departamento de Procura.

Examinar, mediante un caso prctico, lo referente a procesos de contratacin de

empresas de transporte.

CAPTULO I
PRESENTACIN DE LA EMPRESA
PETRLEOS DE VENEZUELA, SOCIEDAD ANNIMA.
Filial: Ingeniera y construccin.

Petrleos de Venezuela S.A. es la corporacin estatal de la Repblica Bolivariana de

Venezuela que se encarga de la exploracin, produccin, manufactura, transporte y
mercadeo de los hidrocarburos, de manera eficiente, rentable, segura, transparente y
comprometida con la proteccin ambiental; con el fin ltimo de motorizar el desarrollo
armnico del pas, afianzar el uso soberano de los recursos, potenciar el desarrollo
endgeno y propiciar una existencia digna y provechosa para el pueblo venezolano,
propietario de la riqueza del subsuelo nacional y nico dueo de esta empresa operadora.
Por mandato de la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, la totalidad de
las acciones de Petrleos de Venezuela S.A. pertenecen al Estado Venezolano, en razn de
la estrategia nacional y la soberana econmica y poltica, ejercida por el pueblo
venezolano. En ese sentido, PDVSA est subordinada al Estado Venezolano y por lo tanto
acta bajo los lineamientos trazados en los Planes de Desarrollo Nacional y de acuerdo a
las polticas, directrices, planes y estrategias para el sector de los hidrocarburos, dictadas
por el Ministerio de Energa y Petrleo.

1.1 Resea histrica de la organizacin

La Corporacin estatal, creada en 1975, por la Ley Orgnica que reserva al Estado la
industria y el comercio de los hidrocarburos, cuenta con trabajadores comprometidos con la
defensa de la soberana energtica y el deber de agregar el mayor valor posible al recurso
petrolero, guiados por los principios de unidad de comando, trabajo en equipo,
colaboracin espontnea y uso eficiente de los recursos. La defensa de la Soberana, es un
valor transversal para todas las organizaciones de la Corporacin y se enfoca en los

conceptos de uso soberano de los recursos energticos del pas, e impulso a la soberana
tecnolgica, esta ltima entendida como la creacin e innovacin de tecnologas de factura
nacional, con vista hacia la generacin de empleos de calidad, crecimiento econmico y la
creacin de riqueza y bienestar para el pueblo venezolano.
PDVSA persigue la mayor efectividad en el mbito de la gestin comunicacional, a travs
de la divulgacin oportuna y efectiva de aquellos aspectos relevantes para el inters del
pueblo venezolano, con el fin de facilitar el ejercicio efectivo de la contralora social. La
transparencia y rendicin de cuentas tambin constituyen un valor fundamental para
PDVSA. En concordancia con este principio, la actuacin del directorio, la alta gerencia y
los trabajadores en general obedece a los mandatos de sobriedad, humildad, apego a los
preceptos morales y administracin sana y no ostentosa de los recursos propios y de la
Corporacin.
En fecha 05 de septiembre de 2006, el Comit Ejecutivo de Recursos Humanos en su
reunin N 2007-23 aprob la Propuesta Organizativa Bsica de la Filial PDVSA
Ingeniera y Construccin con fecha efectiva el 01 de julio de 2007, considerando la
siguiente arquitectura:
Junta Directiva
(1 Presidente, 2 Directores)

Gerencia de Recursos
Humanos

Gerencia SI / AHO

Jurdico

Gerencia de Calidad y
Mejores Prcticas

Asuntos Pblicos

Gerencia de
Planificacin y Negocios
Gerencia de Finanzas y
Administracin

Gerencia de
Ingeniera y Proyecto

Gerencia de Soporte
a la Procura

Gerencia de
Construccin

Figura 1. Propuesta Organizativa de la Filia PDVSA Ingeniera y Construccin, S.A.,

al momento de ser creada.
(Fuente: Gerencia Administrativa PDVSA S.A., 2007)

1.2 Misin
Proveer y adecuar la infraestructura industrial y no industrial requerida por Petrleos de
Venezuela e Instituciones del Estado, dentro y fuera del pas, mediante la ejecucin de
proyectos estructurantes y estratgicos en todas sus fases, aplicando la experticia de nuestro
talento humano, con tecnologa de vanguardia y en armona con el medio ambiente,
orientada hacia una gestin con sentido humanista, para contribuir al desarrollo de una
cadena socio-productiva de alta eficiencia y a la consolidacin del Nuevo Modelo
Productivo Socialista

1.3 Visin
Ser la empresa Socialista de PDVSA responsable de la ejecucin y gerencia integral de
proyectos estructurantes y estratgicos en todas sus fases, reconocida por su alto
compromiso y responsabilidad social, en el marco del Plan de Desarrollo Econmico y
Social de la Nacin

1.4 Objetivos de la organizacin

Impulsar la transformacin estructural de economa rentista a economa socialista.

Apoyar el Parque Industrial de la nacin, Plan Ferroviario, Desarrollo Metalrgico,

Elctrico, etc.

Propiciar la participacin del sector pblico y privado, nacional e internacional, de

los consejos comunales y las misiones sociales.

Establecer alianzas con empresas nacionales e

internacionales, acorde con las

estrategias de cooperacin del pas.

Conformar Empresas Mixtas para proveer los servicios de Ingeniera, Procura y

Construccin.

Racionalizar costos y tiempos de ejecucin de proyectos incorporando el proceso de

Riesgo Social y Riesgo Tcnico en la Planificacin.

Establecer y actualizar procedimientos de evaluacin y control alineados con las

nuevas exigencias tcnicas, sociales, operaciones y legales.

Integrar, alinear y sincronizar los proyectos Nacionales e Internacionales contenidos

en los planes estratgicos de la nacin.

Garantizar la implantacin de la infraestructura para la ejecucin de los proyectos

que resultan de los acuerdos y convenios entre los pases de Amrica Latina y del
Caribe.

Incorporar y transferir de manera efectiva conocimiento y tecnologa.

Minimizar dependencia tecnolgica.

Nueva forma de hacer proyectos, visin integral en la ejecucin incentivando el

desarrollo socio-productivo.

Promover la Organizacin Social en Consejos Comunales y Zonas Socialistas.

1.5 Filosofa del servicio

Justicia y Responsabilidad Social: La Nueva PDVSA pone en prctica la igualdad y la
inclusin, reivindicando su fuerza laboral y al pueblo venezolano, verdadero dueo de
nuestro principal recurso energtico.
Patriotismo: Las trabajadoras y trabajadores de la Nueva PDVSA expresan su amor patrio
por la Nacin y por la Empresa, ejerciendo con entrega sus labores operacionales y
sociales, beneficiando a su entorno e incentivando el desarrollo sustentable del pas.
Lealtad: Conviccin revolucionaria que demuestra fidelidad y compromiso en la
construccin de la patria grande.
Compromiso: Es poner al mximo nuestras capacidades para sacar adelante todo aquello
que se nos ha confiado. Un compromiso que se hace de corazn va ms all de la firma de
un documento o contrato. El trabajador petrolero debe dar el 100% por su pueblo que es
para quien trabajamos.

10

Figura 2: Organigrama de la Empresa

Junta Directiva
(1 Presidente, 4 Directores)
Comisin Mayor de
Contratacin

Auditora Interna
Lder
Recursos Humanos
Gerente

Automatizacin, Informtica y
Telecomunicaciones
Lder

Consultora Jurdica
Consultor

Desarrollo Social
Gerente

Planificacin y Negocios
Gerente

Seguridad Industrial e Higiene

Ocupacional
Gerente

Finanzas y Logstica
Gerente

Asuntos Pblicos
Gerente

Prevencin y Control de
Prdidas
Gerente

Ambiente
Gerente

Estimacin de Costos
Gerente

Aseguramiento de la Calidad
y Procesos
Gerente

Control de Ejecucin de
Proyectos
Gerente

Alianzas
Gerente

Ingeniera
Gerente

Procura
Gerente

Contratacin
Gerente

Construccin
Gerente

Proyectos de
Petrleo y Gas
Gerente

Proyectos de
Generacin Elctrica
Gerente

Figura 2
(Fuente: Gerencia Administrativa, PDVSA IC, 2010)

11

Obras de
Infraestructura
del Estado
Gerente

Desarrollos
Habitacionales
Gerente

1.6 Unidad de pasantas

Gerencia de Procura de PDVSA Ingeniera y Construccin, S.A.

1.6.1 Razn social

PDVSA INGENIERA Y CONSTRUCCIN, S.A.
Direccin: Av. Principal de la Castellana, Centro Letonia, Planta Baja, Oficina I-12.

1.6.2 Actividades a las que se dedica

Es la unidad encargada de establecer las pautas y acciones para la elaboracin del plan de
necesidades de requerimientos de PDVSA ingeniera y construccin, a objeto de obtener y
consolidar la informacin de los clientes sobre sus necesidades de compras de bienes
muebles y/o servicios para las operaciones, con la finalidad de establecer las mejores
estrategias de suministro que aseguren su adquisicin en condiciones de calidad,
oportunidad y menor costo total.

1.6.3 Misin
Realizar las actividades de Procura con esfuerzo propio y/o a travs de terceros para la
adquisicin de los materiales necesarios para la construccin de proyectos requeridos por
los negocios y filiales de Petrleos de Venezuela e Instituciones del Estado, mediante la
ejecucin de obras y proyectos, con estndares de calidad y seguridad, apalancando al
sector de fabricantes nacionales, garantizando transferencia de tecnologa

y el

cumplimiento de los compromisos de responsabilidad social.

1.6.4 Visin
Ser el ejecutor de la procura de los materiales y equipos necesarios para la construccin de
los Proyectos en tierra y costa afuera, requeridas por Petrleos de Venezuela e Instituciones

del Estado, realizado por profesionales venezolanos utilizando para ello sistemas y
procedimientos de trabajo automatizados, y ser precursor de obras sociales en las reas de
influencia, alineado a los planes de desarrollo regional contemplados por el Estado y las
Comunidades.

1.6.5 Funciones generales

Analizar, aclarar o recomendar cualquier aspecto tcnico relacionado con el proceso

de compras.

Realizar inspeccin especializada mediante la verificacin de las especificaciones

tcnicas establecidas en los pedidos.

Apoyar en el suministro de informacin estadstica asociada al proceso de compras.

Velar por la aplicacin de los procedimientos de acuerdo a lo establecido en los

manuales de PDVSA Ingeniera y Construccin y las otras normativas legales de la
nacin.

Reportar cualquier desviacin detectada en las informaciones suministradas.

Identificar todos los registros impresos que se generan durante el proceso. Verificar
y asegurar la entrega oportuna del bien o servicio adquirido a travs de de una
comunicacin continua y efectiva con los proveedores.

13

Figura 3: Organigrama de la Unidad de Procura

Puestos

NNC

NCM

78

15

NCD

PROCURA

Total

93

JOSE R. SUEZ

Planificacin y Control de
Gestin

Control de
Documentos
Edwin Villegas
Lder

Miguel Salcedo
Lder

Jos Luis Rodrguez

(2 Vacantes Analista)
(3 Vacantes Asistente)

Davic Oses
Vanessa Campos
Zoraida Mejas
Selva Teyes
Carol Baudet
(7 Vacantes Analistas NNC)

Convenios

Compras

Control de Materiales

Seguimiento

Inspeccin

Aduana y Transporte

Almacenes

(1 Vacante Lder)

Maristela Bermdez
Lder

Douglas Espinoza
Lder

Jess Esparis
Lder

Edgar Camargo
Lder

Paula Maggi
Lder

(1 Vacante Lder)

Ana Rodriguez
Yamel Romero
Silvia Machado
Mary Mendoza
Aura Suarez
Marcos Perez
Carlos Perez
Luis Velasco
Korina Velsquez
Gradciel Jimnez
Aullins Rincn
(2 Vacante Analista Mayor)
(8 Vacantes Analistas)
(2 Vacantes Asistentes)

Yanitza Martinez
Miguel Viloria
Manuel Gonzalez
Hermis Borges
(1 Vacante Analista
Mayor)
(1 Vacante Analista)

Belquis Rivera
Luis Viscaino
(8 Vacantes Analistas)
(2 Vacantes Analista
Mayor)

Ocando Heberto
Finol Ivan
Cristhiam Gonzalez
Jesmercy Hernandez
Manuel Barroso
(1Vacante Inspector
Mayor)
(1 Vacante Inspector)

ADRIANA BOADA
PASANTE

Delbert Ramrez
Jean Simancas
Diana Portillo
Vctor Gontscharow
(2 Vacantes Analistas
Mayor)
(4 Vacantes Analista)
(4 Vacantes Asistente)

(1 Vacante Analista
Mayor)
(2 Vacantes Analista)

(Fuente: Gerencia Administrativa PDVSA IC, 2012)

14

CAPTULO II

DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS EN

PASANTAS

A continuacin, se describen todas las actividades realizadas por la pasante en la Gerencia

de Procura como Analista o Apoyo de la Lder de Aduana y Transporte en la Filial de
PDVSA Ingeniera y Construccin, S.A.

2.1 Apoyo en Clasificacin Arancelaria de Equipos y Maquinarias objetos de

importacin por PDVSA Ingeniera y Construccin, S.A.
La pasante, como apoyo de la Lder de Aduanas, cooper con el proceso de Clasificacin
Arancelaria que era necesario para la importacin de algunos equipos o maquinas tiles
para la ejecucin de ciertos proyectos de los que se encarga la Filial; sin embargo, la ayuda
se centr en los pasos que deben seguirse o hacerse para realizar el proceso de clasificacin.

2.2 Apoyar en evaluacin de materiales y equipos que por su naturaleza necesitan de

permisos particulares para la importacin y/o exportacin
Esta actividad se realiz una sola vez durante las pasantas, en el punto anterior se
mencion de la clasificacin de ciertos equipos o mquinas necesarias para trabajos
realizados en los distintos proyectos de la filial, por la naturaleza de algunos de ellos se
necesitaron permisos especiales para el trmite de importacin de estos equipos, por lo cual
se trabaj con el Arancel de Aduana.

2.3 Apoyo para actividades de contratacin y negociacin de las mejores tarifas del
Forwarding, Agente de Aduana y Transporte martimo, terrestre y areo
Para realizar un proceso de contratacin de transporte es necesario conocer que este se
encuentra regido por la Ley de Contrataciones Pblicas y all a su vez se mencionan todos
los pasos que deben seguirse para ejecutar dicho proceso.
Durante el trimestre, la pasante (quien dedic la mayor parte de su tiempo a realizar esta
actividad) se encarg en su totalidad de realizar procesos de licitaciones bajo la modalidad
de consulta de precios; la Ley, a la que se le hizo mencin anteriormente, explica en su
artculo 73 cmo debe llevarse a cabo este tipo de modalidad, por lo que primero se
necesita que el equipo de Compras realice las actividades que le corresponden y
dependiendo del INCOTERM que se utilice (en este caso, interno), se abre un proceso de
licitacin siguiendo los siguientes pasos:
I.

Creacin de Solicitud de Pedido (SOLPED):

Esta es realizada por el Lder de control de Documentos, debido a que es el nico que tiene
el Rol de realizarlo en el programa SAP, donde se realiza un registro sistemtico del
proceso de licitacin, el mismo es facilitado a la analista que sigue con el proceso.

II.

Cronograma de contratacin:

Se realiza un cronograma de contratacin para poder estipular las fechas tentativas, las
cuales sirven para llevar a cabo o empezar el proceso de licitacin.

III.

Pliego de Condiciones (Articulo 43 y 44):

Se realiza el pliego de condiciones en la cual deben ir reflejados las siguientes

caractersticas del proceso de licitacin:

16

a.

La documentacin legal del participante, necesaria para la calificacin y evaluacin

en las modalidades establecidas en la Ley.

b.

Los bienes a adquirir, los servicios a prestar o las obras a ejecutar, con listas de
cantidades, servicios conexos y planos, si fuera el caso.

c.

Especificaciones tcnicas detalladas de los bienes a adquirir o a incorporar en la

obra, los servicios a prestar, segn sea el caso y sin hacer referencia a determinada
marca o nombre comercial. Si se trata de adquisicin de repuestos o servicios a ser
aplicados a activos del rgano o ente contratante, podr hacerse mencin de sta,
siempre sealando que pueden cotizarse otras con caractersticas similares
certificados por el fabricante. Cuando existan reglamentaciones tcnicas
obligatorias, stas sern exigidas como parte de las especificaciones tcnicas.

d.

Idioma de las manifestaciones de voluntad y ofertas, plazo y lugar para presentadas,

as como su tiempo mnimo de validez.

e.

Moneda de las ofertas y tipos de conversin a una moneda comn.

f.

Lapso y lugar en que los participantes podrn solicitar aclaratorias del pliego de
condiciones a la comisin de contrataciones.

g.

Autoridad competente para responder aclaratorias, modificar el pliego de

condiciones y notificar decisiones en el procedimiento.

h.

La obligacin de que el oferente indique en su oferta la direccin del lugar donde se

le harn las notificaciones pertinentes.

i.

Fecha, lugar y mecanismo para la recepcin y apertura de las manifestaciones de

voluntad y ofertas en las modalidades indicadas en la presente Ley.

17

j.

La forma en que se corregirn los errores aritmticos o disparidades en montos en

que se incurran en las ofertas.

k.

Criterios de calificacin, su ponderacin y la forma en que se cuantificarn dichos

criterios.

l.

Criterios de evaluacin, su ponderacin y la forma en que se cuantificarn el precio

y los dems factores definidos como criterios.

m.

Criterios que permitan la preferencia en calificacin y evaluacin a oferentes

constituidos con iniciativa local en el rea donde se va a ejecutar la actividad objeto
de la contratacin.

n.

Establecimiento del compromiso de responsabilidad social.

o.

Proyecto de contrato que se suscribir con el beneficiario de la adjudicacin.

p.

Normas, mtodos y pruebas que se emplearn para determinar si los bienes,

servicios u obras, una vez ejecutados, se ajustan a las especificaciones definidas.

q.

Forma, plazo y condiciones de entrega de los bienes, ejecucin de obras o

prestacin de servicios conexos que el contratista debe prestar como parte del
contrato.

r.

Condiciones y requisitos de las garantas que se exigen con ocasin del contrato.

s.

Modelos de manifestacin de voluntad, oferta y garantas.

IV.

Bsqueda de Empresas:

Es necesario que las empresas que sean invitadas a los diferentes procesos de licitacin
estn inscritas en el Registro Nacional de Contratistas (RNC) (Articulo 26), la bsqueda de
estas empresas se realiza de la siguiente manera:

18

a.

Ingresar a la pgina http://rncenlinea.snc.gob.ve/

b.

Hacer

Click

en

la

opcin

llamada

CONSULTA

DE

EMPRESAS

REGISTRADAS.
c.

Luego, hay una pgina donde salen cuatro (4) opciones, que son, Consulta por RIF,
Consulta por Catlogo de Productos, Consulta por Nombre o Razn Social,
Consulta Avanzada, en este caso debido que normalmente la pasante deba buscar
empresas totalmente nuevas, se seleccione la opcin dos (2) Consulta por Catlogo
de Productos.

d.

Siguiendo, arroja una pgina que pide se coloque alguna palabra clave que describa
la bsqueda, en este caso TRANSPORTE.

e.

La siguiente pgina arroja una lista de actividades referentes al transporte, sin

embargo, es necesario buscar la opcin N78, titulada SERVICIOS DE
TRANSPORTE, ALMACENAJE Y CORREO y la subdivisin debe ser elegida
dependiendo de los materiales que se vayan a movilizar y de los tipos de transporte
que se requieran.

f.

Una vez elegido el medio de transporte, es necesario que se llenen todos aquellos
campos que sean necesarios para la bsqueda especfica, tipo de empresa, nivel
financiero, estados, tipo de transporte, entre otras cosas.

g.

Dependiendo de ello, finalmente arroja un nmero N de empresas las cuales se

adaptan a las caractersticas colocadas o requeridas por la filial.

V.

Aprobacin del Gerente para iniciar el proceso:

Una vez que los documentos estn preparados, se requiere de la firma y sello del Gerente
de Procura, para as poder pasar al siguiente paso del proceso de licitacin.

19

VI.

Envo de Invitaciones:

Una vez aprobado, se procede a escanear toda la documentacin, Pliego de Condiciones,

Especificaciones Tcnicas y Carta de Invitacin, para enviarla a las empresas
seleccionadas, es importante que esta invitacin contenga el nmero de proceso dada por el
Lder de Control de Documentos y el nombre final del proceso, ya que las ofertas deben
venir completamente identificadas.

VII.

Confirmacin de Recepcin:

Una vez enviado el correo electrnico, invitando a las empresas a participar en la Consulta
de Precios, es importante confirmar que las mismas hayan recibido la invitacin, por lo que
se procede a comunicar con las personas contactos para confirmar la recepcin.

VIII.

Aclaratorias (Articulo 47 y 48) :

En el cronograma de contratacin y el pliego de condiciones se establece la fecha para

realizar una Reunin Aclaratoria, sin embargo esta no obligatoria, por lo que la mayora de
las aclaratorias se responden va correo electrnico, es importante que se tenga en fsico
todas las respuestas de las mismas como soporte en caso de cualquier eventualidad.

IX.

Recepcin de Oferta:

Llegado el da, se reciben las ofertas de las empresas, para una consulta de precio, por lo
menos se deben recibir tres (3) ofertas, sin embargo esto no es del todo cierto, ya que en
algunos casos se reciben hasta una (1) sola o ninguna, y en ese caso se declara desierto el
proceso. Una vez que se reciben las ofertas es importante que se le haga un llamado al
grupo evaluador, denominado equipo Ad- Hoc, este se encarga de la apertura de todas las
ofertas recibidas. Una vez que se proceda a la apertura de las mismas el equipo Ad-Hoc
tiene la potestad de adjudicar cualquier oferta a los procesos siempre y cuando no pase de
Bs. 267.500,00 equivalente a 2.500 U.T. si la oferta los supera y es necesario adjudicar

20

porque incluso el monto base que PDVSA Ingeniera y Construccin estipulado en la

Requisicin de Materiales (RDM), realizada por el Lder de control de Materiales, es
superior a la misma esta se pasa a la Comisin Menor de Contrataciones, tomando ellos la
decisin definitiva.

X.

Informe del Equipo Evaluador:

La pasante, se encarg de redactar estos documentos de notificacin o decisin del equipo

Ad- Hoc o la Comisin Menor de Contrataciones; su contenido debe basarse en lo
siguiente:
a.

Objetivo del Proceso.

b.

Antecedentes.

c.

Criterios de Seleccin de las Empresas.

d.

Evaluacin y Anlisis de las Ofertas.

e.

Evaluacin y Cumplimiento de los documento obligatorios.

f.

Evaluacin y Anlisis de la Gerencia de Prevencin y Control de Prdidas (PCP).

g.

Matriz de Evaluacin Tcnica. (Ver Anexo I)

h.

Matriz de Evaluacin Econmica. (Ver Anexo II).

i.

Cuadro Resumen de Evaluacin Tcnico-Econmica por Proveedor (Ver Anexo

III).

j.

Revisin Aritmtica de las Ofertas.

k.

Comparacin del estimado base de PDVSA I&C y las Empresas de los Proveedores.

21

l.

Compromiso de Responsabilidad Social.

m.

Conclusin.

n.

Recomendaciones.

Un detalle importante de destacar es que este informe debe realizarse se adjudique el

proceso o se declare desierto. En tal caso que no se reciban ofertas, se declara desierto el
proceso y se realiza el mismo informe sin necesidad de realizar, por lgica, la evaluacin
del cumplimiento de los documentos obligatorios y la evaluacin Tcnico-Econmica.

XI.

Notificacin de Adjudicacin:

En caso de que se adjudique el proceso, es necesario realizar una carta donde indique a qu
empresa se le adjudico el proceso de licitacin y el monto especfico, as como tambin el
tiempo estimado de ejecucin del servicio.

XII.

Contrato Marco:

Avala todo el servicio que se va a ejecutar por parte del proveedor. Cuando se tratan de
contrataciones grandes, es decir, un concurso abierto, concurso cerrado o en en tal caso una
contratacin directa, a este contrato se le sacan pedidos.

XIII.

Pedidos:

Los pedidos se hacen al momento de recibir la factura (este como se menciono

anteriormente, nacen de un contrato marco y se realizan cuando son muchos viajes o
traslados)

22

XIV.

Hoja de Entrada de Servicio:

La hoja de entrada de servicios nos dice que el mismo fue ejecutado y esto junto a los
pedidos y a la facturas se envan a cuantas por pagar para la ejecucin del pago.

2.4 Apoyo para el registro de la facturacin recibida de las empresas de Transporte y

Agentes de Aduana
En este caso, la pasante se encarg de registrar o archivar las facturas llegadas de los
distintos procesos de licitacin, sin embargo no se hizo frecuentemente debido a que la
modalidad de pago de todos los servicios son a crdito de 30 das, sacando algunas
excepciones que se hicieron para unos servicios determinados, como por ejemplo, el pago
anticipado de algunas maquinas (en su mayora, montacargas) que se utilizan para la carga
y descarga de diferentes materiales en las distintas empresas o fabricas de salida o entrada.
Es importante hacer mencin que cada factura que llegaba era necesaria enviarla al
Departamento de Cuentas por Pagar, acompaada del numero de proceso, el numero de
SOLPED y el numero de Contrato.

23

CAPTULO III: CASO PRCTICO

PROCESO DE CONTRATACIN Y NEGOCIACIN DE LAS MEJORES
TARIFAS DEL FORWARDING

El da 18 de Junio del presente ao, el rea de inspeccin se encarg de notificarle a la

Lder de Aduana y Transporte de la Gerencia de Procura, que era necesario movilizar 180
Tubos los cuales iban a utilizarse en uno de los proyectos que la misma Lder maneja,
denominado Proyecto SUFAZ, por lo que era necesario empezar un proceso de licitacin o
contratacin de Empresas que dispusieran de gandolas para poder movilizar dichos tubos.
Por lo que adems de esto se dio la siguiente informacin:
Descripcin del Material: 180 Tubos de 24 Pulgadas.
Cantidad de Viajes: Aproximadamente 20 viajes.
Ruta: Desde PDVSA INDUSTRIAL (Batalla El Juncal) hasta ANACO
INDUSTRIAL COATING, S.A. (AINCO), ubicadas en el Estado Anzotegui.
Requisitos: Estar vigente en el Registro Nacional de Contratista (RNC), tener
ms de dos gandolas disponibles y tener vigente la Solvencia Laboral.

Con esta informacin se procede a iniciar el proceso de licitacin, para ello es importante
establecer cules son las fechas (tentativas) para cada una de las operaciones o actividades
que deben realizarse para as poder estimar una fecha de cierre y adjudicacin de dicho
transporte, este lleva por nombre Cronograma de Contratacin y para este proceso se
estimaron las siguientes fechas:

Cuadro 3. Cronograma de Contratacin

1

Enviar Carta de Invitacin a participantes seleccionados.

20/06/2013

Realizar Reunin Aclaratoria.

27/06/2013

Tope de Aclaratorias por parte de los oferentes.

01/07/2013

Tope para responder Aclaratorias por el ente contratante.

01/07/2013

Recepcin de Ofertas Tcnico - Econmica.

02/07/2013

Apertura Equipo Ad-Hoc Procura, de sobres contentivo

Ofertas Tcnico Econmico.

02/07/2013

Presentar Resultado de Anlisis Tcnico - Econmico /

Obtener Recomendacin de Ad-Hoc

04/07/2013

Obtener la Aprobacin del NAAF sobre el Resultado del

Proceso (Decisin de Gerencia).

08/07/2013

Otorgamiento de la Buena Pro.

12/07/2013

Prepara y Obtener Firma del Contrato (Pedido de Compra).

15/07/2013

10

Fuente: Control de Documentos PDVSA IC, 2011

Luego de este primer paso, la Lder de Aduana y Transporte procede a realizar la

Requisicin de Materiales Manual (RDM) (Ver Anexo IV) y la Solicitud de Pedido
(SOLPED) (Ver Anexo V), en el programa SAP, esto se hace para registrar el proceso en el
sistema.
Luego de este paso, la pasante procedi a realizar el Pliego de Condiciones, que son
generalmente los trminos, condiciones y reglas por las cuales se va a regir el proceso de
contratacin, as como tambin los documentos que deben anexar para presentar la oferta
Tcnico-Econmica, sin embargo en el Artculo 43 de la Ley de Contrataciones Pblicas
est descrito el objeto de este documento, as como tambin los pasos a realizar para todas
las modalidades y en el Artculo 44 todo el contenido del Pliego de Condiciones; una vez
realizado el Pliego, se proceden a realizar las Especificaciones Tcnicas del Servicio, en el
cual estn descritas todos los parmetros del proceso.

25

Una vez realizados estos dos documentos importantes para el proceso, se procede a
consultar en la pgina del Registro Nacional de Contratistas (RNC) a empresas que presten
servicio de transporte en gandola, y que estn ubicados en el Estado Anzotegui, esto para
poder comenzar a realizar las Cartas de Invitacin la cual, en este proceso, lleva por
numero de contratacin: N GPIyCCP130054 (Este es un registro que lleva el Lder de
Control de Documentos) y por nombre Transporte de 180 Tubos de 24 Pulgadas desde
PDVSA INDUSTRIAL (Batalla El Juncal) hasta ANACO INDUSTRIAL COATING, S.A.
(AINCO) para el Proyecto SUFAZ, al realizar estas invitaciones se procede a pasrselas al
Gerente de Procura quien las autoriza con el sello de la Gerencia y la firma del mismo.
Ya que esta parte del trabajo est listo, se procede a escanear toda la documentacin para
tenerla en digital, luego se procede a llamar a los proveedores seleccionados que
cumplieron con las restricciones antes mencionadas y se les enva el correo de invitacin,
en este caso para este proceso se invitaron a nueve (9) empresas, las cuales llevan por
Razn Social y Registro nico de Informacin Fiscal (RIF) las que pueden apreciarse en el
cuadro siguiente:

26

Cuadro 4. Empresas invitadas a la licitacin

N

EMPRESAS

RIF

EQUIPOS, SERVICIOS Y
TRANSPORTES PARAGUANA,
C.A.

J-29504379-1

2
3
4

5
6
7
8
9

TRANSPORTE ANGEL DE
GUASARE, C.A.
COOPERATIVA SISTEMAS
MAR.COM, R.L
C.A. METALMECANICA
INDUSTRIAL Y NAVAL (CAMIN)
ASOCIACIN COOPERATIVA
TRANSPORTE TRANSJUNIOR,
R.L.
INVERSIONES JJMM, C.A.
SUPLIDORES DEL CARIBE,
C.A.
TRANSPORTE ROPECA, C.A.
SERVICIOS Y TRANSPORTE
SIGLO 22, C.A.

J-31276477-5
J-31181594-5
J-31006155-6

J-31750051-2
J-29547977-8
J-40204326-0
J-08024587-3
J-29889811-9

Fuente: elaboracin propia, 2013.

Ya que este protocolo se realiz, la pasante procede a armar el expediente con todos los
documentos antes mencionados en fsico, as como tambin el respaldo de todos los correos
de invitacin que se enviaron. Es importante, en el transcurso de los das, verificar si la
informacin enviada fue recibida por los proveedores sin ningn inconveniente, por lo que
el da 22 de junio la pasante se comunic con todas las personas contacto de las empresas
para asegurar la recepcin y la participacin en el proceso. Igualmente, esto les permite a
los proveedores mantener comunicacin y confiabilidad con la Gerencia y el proceso.
En vista de que la Reunin Aclaratoria, que se debe realizar segn el cronograma, no es
obligatoria y adems la misma se realiza en la sede de PDVSA Ingeniera y Construccin,
S.A. (Caracas) y los proveedores son de distintos estados, se les da la oportunidad de

27

realizar dichas aclaratorias va correo electrnico, es por ello que el da 25 de junio de

2013, el representante de una de las empresas pidi una aclaratoria del proceso, que const
de las siguientes preguntas:
1. Cmo sera la entrega de la misma?
2. La apertura ser diferida?
3. Ser a puerta cerrada?
4. La entrega puede ser a cualquier hora?

Por lo que la pasante, por la misma va y con recomendaciones de la tutora, respondi lo

siguiente:

La oferta puede enviarla por MRW a la direccin que se encuentra en el Pliego de

Condiciones (Av. Principal de la Castellana, Torre Corp Banca, Piso 11, Caracas), a
sobre cerrado y deber entregarse el da 2 de julio en el horario comprendido de
8:30 a.m. a 4:30 p.m.

La modalidad de este concurso es Consulta de Precios, no Concurso Abierto por lo

que las aperturas de las ofertas la realiza el equipo Ad-Hoc designado por la
Gerencia de Procura y los oferentes o proveedores sern informados de los
resultados una vez culminada la evaluacin de las ofertas.

Luego de esto, se procede a esperar el da de la recepcin de la oferta, estando a toda la

disposicin de los proveedores para responder dudas. Sin embargo, al transcurrir los das no
se formul alguna otra aclaratoria, por lo que algunos de nuestros proveedores confirmaron
va correo electrnico que sus ofertas iban a ser envidas por MRW para que el da 2 de
Julio sea presentada en la filial.
El da 2 de Julio del presente ao, es decir, el da de la recepcin de las ofertas al medioda,
llegaron 3 ofertas por MRW, las mismas fueron enviadas por las siguientes empresas:

28

Cuadro 5. Empresas oferentes

N
1
2

EMPRESAS
TRANSPORTE ANGEL DE
GUASARE, C.A.
C.A. METALMECANICA
INDUSTRIAL Y NAVAL
(CAMIN)
ASOCIACIN
COOPERATIVA
TRANSPORTE
TRANSJUNIOR, R.L.

RIF
J-31276477-5
J-31006155-6

J-31750051-2

Fuente: elaboracin propia, 2013.

Una vez que las ofertas han sido recibidas, la Lder de Aduana y Transporte, cit al equipo
Ad-Hoc (junta evaluadora que se encarga de abrir todas las ofertas tcnico-econmicas que
se presentan en los procesos, as como tambin de adjudicar el proceso a las mismas
siempre y cuando no pasen de Bs. 237.500,00 que equivale a 2.500 UT), integrado por un
representante de la Gerencia de Procura, que en este caso es la Tutora Empresarial, un
integrante del Departamento de Finanzas y un representante de Consultara Jurdica.
Una vez que se revisaron todas las ofertas, se procede a enviarle la Razn Social y las
ofertas al departamento de Prevencin y Control de Prdidas (PCP), para que se encarguen
de la verificacin y seguridad integral de la empresa, en este caso el da 11 de julio del
presente ao, la Lder de Aduana y transporte recibi un Memorndum, donde se notificaba
que una de las empresas era NO APTA (Los motivos no son pblicos, solo le notifican al
departamento de Procura la decisin) para la prestacin del servicio, siendo las otras dos
APTAS, sin embargo, era la mejor oferta, es por esta razn que fue necesario tomar en
cuenta la segunda mejor opcin u oferta para la ejecucin del servicio.
Una vez que esto sucede, se procede a realizar el informe de resultados, el cual es necesario
pasar a la Comisin Menor de Contrataciones (Oriente), debido a que la segunda mejor

29

oferta superaba las 2.500 U.T. por esta razn, es necesario que la Comisin revise el
informe de manera que con todas las explicaciones aqu contenidas procedan al proceso de
la adjudicacin; la pasante, al realizar este informe, se lo remite a la Lder de Aduana y
Transporte, quien lo revisa y de esta forma, lo manda con la Lder de Compras quien se
encarga de trasladarle todos los documentos (incluyendo la carpeta), a la zona de Puerto La
Cruz. Ya finalizado este paso, se debe esperar por lo menos de dos a tres semanas a que la
Comisin Menor de Contrataciones (Oriente), revise el informe y procede a autorizar la
adjudicacin.
Luego de este paso, la pasante termina la labor, debido a que todo lo que respecta al
proceso de adjudicacin va por parte de la Lder de Aduanas y Transporte, tutora de la
pasante, adems que el tiempo a transcurrir para la aceptacin de la misma, limitaba la
fecha de terminacin de las pasantas, sin embargo, los pasos que se dan a continuacin son
los que se explicaron ampliamente en el Captulo II, es decir, se le realiza un contrato
marco y de ah se desprenden los pedidos y las hojas de entrada de servicio.

30

TRMINOS DE REFERENCIA
Concurso Abierto: Modalidad de Contratacin donde la obtencin de bienes y
prestacin de servicios deben superar los Bs. 2.140.000,00 equivalente a 20.000 U.T y
la ejecucin de obras debe ser mayor a los Bs. 5.350.000,00 equivalente a 50.000 U.T
(Artculo 65 de la Ley de Contrataciones Pblicas).
Concurso Cerrado: Modalidad de Contratacin donde la obtencin de bienes y
prestacin de servicios debe superar el monto de Bs. 535.000,00 equivalente a 5000
U.T hasta Bs. 2.140.000,00 equivalente a 20.000 UT y para la ejecucin de obras
donde el precio estimado sea desde Bs. 2.140.000,00 equivalente a 20.000 U.T hasta
Bs. 5.350.000,00 equivalente a 50.000 U.T. (Artculo 55 de la Ley de Contrataciones
Pblicas).
Consulta de Precios: Modalidad de Contratacin que en su mayora pueden ser
utilizadas por los consejos comunales para la obtencin de bienes y prestacin de
servicios donde el precio estimado no supere los Bs. 535.000,00 equivalente a 5.000
U.T y para la ejecucin de obras donde el precio estimado no supere los Bs.
2.140.000,00 equivalente a 20.000 U.T. (Artculo 73 de la Ley de Contrataciones
Pblicas).
Contratacin Directa: Modalidad de Contratacin donde la obtencin de bienes y
prestacin de servicios deben superar los Bs. 2.140.000,00 equivalente a 20.000 U.T.
(Artculo 65 de la Ley de Contrataciones Pblicas).
Ley de Contrataciones Pblicas: esta Ley se encarga de regular las actividades del
Estados competentes a la adquisicin de bienes, prestacin de servicios y ejecucin de
obras, para poder as preservar el patrimonio pblico, desarrollar la capacidad
productiva y garantizar la transparencia de los rganos responsables de los mismos.

31

Requisicin de Materiales (RDM): Es un documento donde se describe en su totalidad

todos los materiales o servicios que se van a comprar con una estimacin de costos.
Solicitud de Pedido (SOLPED): Es un documento que se realiza en el programa SAP
para poder agendar o registrar el proceso, esto dar un nmero que servir de referencia
en el programa.

32

CONCLUSIONES
El aprendizaje y las habilidades adquiridas en el mbito profesional y sobre todo el empleo
de los conocimientos tericos durante los nueve trimestres de la carrera de Comercio
Exterior en la Universidad Simn Bolvar, fueron los protagonistas principales para la
elaboracin del presente informe.
Las pasantas realizadas en la filial de PDVSA, Ingeniera y Construccin, S.A.,
significaron el inicio de una carrera profesional que de alguna forma se seguir
desarrollando en el transcurso de los aos de manera eficaz. Con el pasar del tiempo y con
los conocimientos obtenidos, la pasante pudo lograr cada uno de sus objetivos, primero que
todo como futura TSU fue importante recopilar toda la informacin de la empresa, ya que
esto implic un mejor desenvolvimiento dentro de la filial, adems de saber a quin acudir
al momento de realizar los llamados procesos de contratacin que como anteriormente se
ha explicado, los mismos pasan por distintos etapas donde intervienen la mayora de los
trabajadores, ejemplo de ello los compradores, los ingenieros y arquitectos, el aprendizaje
sobre todo esto fue muy amplio ya que a medida de que vas necesitando de algn dato de
cualquiera de estos, nutren de sus enseanzas y sabidura propia. Este objetivo se logr, con
la ayuda y cooperacin de los compaeros de trabajo y de informacin interna que ellos
manejan por medio de un manual electrnico.
En segundo lugar, la pasante realiz cada una de las actividades propuestas, donde se logr
primordialmente tener conocimiento sobre la Ley de Contrataciones Pblicas, ya que es la
base de todos los procesos que se ejecutan en la filial, siendo lo ms importante dentro de la
misma, igualmente, mantenerse al da con las reformas o decretos de todos los instrumentos
necesarios para la importacin y exportacin de mercanca y para su distribucin a nivel
nacional, conocer el arancel de aduanas y cules son los permisos que necesitan ciertas
mercancas objeto de importacin utilizadas en obras o proyectos en el caso de la filial y
por ltimo se logr poner en prctica todo lo relacionado con administracin en cuanto al
manejo de las facturas y valuaciones (aunque no era un proceso que se ejecutaba
directamente, ya que haba un Departamento denominado Cuentas por Pagar que se

33

encarga de realizar dichos pagos, se aprendi porque era necesario tener un control de ellas)
de manera que los conocimientos y las habilidades fueron adquiridas en su totalidad,
satisfactoriamente.

Esto conllevo, por ltimo, a la realizacin de un caso prctico, basado en un proceso de

contratacin que fue realizado durante el periodo de pasantas, esto le permiti a la pasante
plasmar todos los conocimientos y resolver cualquier tipo de obstculos que se presenten
dentro del mismo, igualmente se aprendi que estos deben ir avalados por la Ley de
Contrataciones Pblicas, ya que al momento de que se realicen (en muchos casos), procesos
de auditoras, los documentos deben ir debidamente justificados, igualmente el aprendizaje
en cuanto al manejo de estas herramientas era sumamente importante.
Es por ello que, con esfuerzo y dedicacin se lograron cumplir todas los objetivos y superar
las expectativas, convirtindose en una de las experiencias ms bonitas, satisfactorias y
agradables para la pasante y sobretodo, sin dejar a un lado la reputacin de la Universidad
Simn Bolvar, ya que se demuestra una vez ms, que solo se admite la excelencia.

34

RECOMENDACIONES
A la Universidad Simn Bolvar, estudiar la posibilidad de ensear ctedras como
Clasificacin Arancelaria y Valoracin, no solo para los estudiantes de Administracin
Aduanera sino tambin para los de Comercio Exterior, ya que son de gran importancia para
su desempeo profesional, igualmente, crear electivas referentes a la permisologa de todo
lo que se importe o exporte en el pas y a los INCOTERMS.
A la Filial de PDVSA Ingeniera y Construccin, en especial a la Comisin Menor de
Contrataciones (Oriente), considerar trabajar o tomar decisiones de los diferentes procesos
de licitacin, bien sea para la compra de materiales o servicios, con cautela pero con
rapidez, ya que esto le permitira a los trabajadores estar al da, cerrar los procesos y las
obras o proyectos se ejecutaran con mayor rapidez.

35

BIBLIOGRAFA
Arancel de Aduanas. Decreto N 236. Gaceta Oficial Extraordinario N 6.097. 25 de Marzo
de 2013.
Ley de Contrataciones Pblicas. Gaceta Oficial N 39.503. Caracas, 6 de Septiembre de
2010.
Registro

Nacional

de

Contratista

(s/f).

Pgina

[http://rncenlinea.snc.gob.ve/.]. (Consulta: 11 de Julio de 2013).

36

web.

Disponible:

ANEXOS

ANEXO I.- MATRIZ DE EVALUACIN TCNICA.

N

Parmetro de evaluacin

Rengln

Criterios
PUNTAJE

EVALUACIACIN TECNICA
Gandolas con modelos superior al Ao 2000

Aos de las Gandolas

Aos de las
Gandolas

30
Gandolas con modelos inferior al Ao 2000
10

Ubicacin geogrfica

Estacionamiento,
talleres y/o
oficinas ubicadas
en la zona
geogrfica del
Estado
Anzotegui.

38

Ubicadas en el estado Anzotegui.

20
Ubicadas de 0 a 200 km del Estado Anzotegui
18

Ubicadas a ms de 200 km del Estado Anzotegui

16

ANEXO II.- MATRIZ DE EVALUACIN ECONMICA

Menor Oferta Econmica
50

Oferta Econmica

Oferta
Econmica

Segunda menor Oferta Econmica

20

Tercera menor Oferta Econmica

10

39

ANEXO III.- REQUISICIN DE MATERIALES.

40

41

ANEXO IV-. SOLICITUD DE PEDIDO (SOLPED)

42