DOCUMENTACION UTILIZADA EN EL SECTOR

GUBERNAMENTAL
1.-DOCUMENTOS FUENTE
1.1 rea de Bienes
Comprende las operaciones de adquisicin u obtencin, almacenamiento y
distribucin de los bienes muebles del gobierno. Incluye tambin la
construccin, adquisicin y registro de la propiedad inmueble del Estado,
administrados por los organismos pblicos.
De acuerdo a las normas de abastecimientos, los bienes obtenidos por las
entidades deben ingresar fsicamente por el Almacn Central, salvo que por su
naturaleza y caractersticas propias, resulte imposible hacerlo; en cuyo caso, el
ingreso y salida se har slo con documentos fuentes. Se denomina as por ser
stos de uso compartido por los Sistemas de Abastecimiento, Contabilidad y
Presupuesto.
Orden de Compra - Gua de Internamiento
Utilizados para las adquisicin de bienes corrientes y de capital y controla en
unidades fsicas el movimiento y saldo de cada bien almacenado. Es de uso
exclusivo del almacenero y permanece junto al grupo de bienes en ella
registrado.

Orden de Servicios
Documento emitido por el rea de abastecimiento, mediante el cual se autoriza
al Proveedor la prestacin del servicio.

Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA)

Todos los bienes se deben entregar mediante la PECOSA respectiva, por ser
un documento que acredita la salida del bien del almacn municipal,

en

ptimas condiciones para ser usado por el rea usuaria solicitante. Los bienes
para uso o consumo inmediato deben salir del Almacn con PECOSA.

Inventario Fsico
Es una forma de verificacin fsica que consiste en constatar la existencia o
presencia real de los bienes almacenados, apreciar su estado de conservacin
o deterioro y condiciones de seguridad. Sirve para detectar los faltantes y

sobrantes de inventario. Corresponde al abastecimiento dar las instrucciones a

efecto de realizar la verificacin de bienes de almacn.

Existencias Valoradas de Almacn

Suministra sobre el movimiento de entrada y salida de bienes en almacn, as
determinar existencias en cantidades totales y unitarias, debidamente

valorizadas. El registro de este documento debe ser permanente y estar a

cargo del rgano de abastecimiento en un rea distinta a la de almacn.
Control Visible de Almacn
Es la que controla en unidades fsicas el movimiento y saldo de cada bien

almacenado. Es de uso exclusivo del almacenero y permanece junto al grupo

de bienes en ella registrado.

DOCUMENTOS CONTABLES
Orden de Compra - Gua de Internamiento
Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA)

Nota de entrada al Almacn.

Es el documento oficial que acredita el ingreso material y real de un bien o
elemento al almacn o bodega de la entidad constituyndose as en el soporte
para legalizar los registros en almacn y efectuar los asientos en contabilidad.
Tambin se utiliza cuando se recibe donaciones, altas de bienes, etc.

1.2 rea de Fondos

Esta rea es la encargada de controlar y registrar el movimiento de dinero en
efectivo y de los documentos valorados.

Recibo de Ingresos
Es el documento que sustenta la recepcin de dinero que puede ser en efectivo
o cheque para luego ser depositado en cuenta corriente a favor del

depositados en cuentas corrientes aperturadas por las entidades por fuentes de

financiamiento distintas al tesoro publico.

Papeleta de depsitos
Es el documento que sustenta la recepcin del dinero que puede ser en
efectivo o cheque y que su dinero final es una fuente de financiamiento distinta
al tesoro pblico hoy denominado recursos ordinarios

Nota de cargo

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus

clientes, un mayor valor por concepto de omisin o error en la liquidacin de
facturas y los intereses causados por financiacin o por mora en el pago de sus
obligaciones. Todos los soportes contables deben contener la siguiente
informacin general: Nombre o razn social de la empresa que lo emite.
Nombre, nmero y fecha del comprobante. Descripcin del contenido del
documento. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y
contabilizar los comprobantes.

Nota de abono

La Nota de Crdito ser emitida al mismo adquiriente o usuario para modificar

comprobante de pago emitidas con anterioridad. Especficamente para
disminuir (abonar o acreditar) el importe de una factura a la que no se le ha
considerado oportunamente ciertos descuentos o que por pronto pago se deba
conceder un determinado descuento, as como por la anulacin de
operaciones.

Comprobantes de pago

Es el que sustenta los pagos que se realiza a los proveedores.

Planillas de Haberes y Pensiones

 Planillas de Pensiones de los Fondos Administrados por ONP

Planilla de Remuneraciones (divisin de personal)
Planilla de Viticos (diversas reas: Jefatura, Control Interno, Legal,
Operaciones, etc.)
Planilla Movilidad- Especiales- Jefatura.
Declaraciones Telemticas.

Valorizacin de Obra

Es la cuantificacin econmica del avance fsico en la ejecucin de la obra,

realizada en un perodo determinado
Asimismo, se podra definir a la valorizacin como el monto de la
contraprestacin que corresponde abonar al contratista, por el trabajo
ejecutado en un periodo de tiempo, usualmente mensual; sin embargo, nada
impide establecer en las Bases o el contrato otra periodicidad. Adicionalmente,
cabe sealar que las valorizaciones tienen el carcter de pagos a cuenta, toda
vez que en la liquidacin final es donde se define el monto total de la obra y el
saldo a pagar.

1.3 rea de Presupuesto

Los documentos que sustenten las operaciones contables de bienes, servicios
y de Fondos servirn para la afectacin presupuestaria, en lo que corresponda.
Presenta documentos fuentes propios del rea que nos permite registrar
operaciones contables y documentos fuentes mixtos es decir que provienen de
otras reas y que son sustento para registros en la contabilidad presupuestaria
y son los siguientes:
Presupuesto Institucional Aprobado (PIA)
Presupuesto inicial de la entidad pblica aprobado por su respectivo Titular con
cargo a los crditos presupuestarios establecidos en la Ley Anual de
Presupuesto del Sector Pblico para el ao fiscal respectivo. En el caso de las
Empresas y Organismos Pblicos Descentralizados de los Gobiernos
Regionales y Gobiernos Locales, los crditos presupuestarios son establecidos
mediante Decreto Supremo.

Presupuesto Institucional Modificado (PIM)

Presupuesto actualizado de la entidad pblica a consecuencia de las
modificaciones presupuestarias, tanto a nivel institucional como a nivel
funcional programtico, efectuadas durante el ao fiscal, a partir del PIA

Calendario de Compromisos
Es la herramienta para el control presupuestal del gasto que aprueba la
Direccin Nacional de Presupuesto Pblico, para establecer el monto mximo
para comprometer mensualmente, dentro del marco de las Asignaciones
Presupuestarias aprobadas en el Presupuesto Institucional del Pliego y de
acuerdo a la disponibilidad financiera de la Caja Fiscal. (Resolucin Directoral
N 007-99-EF/76.01, Glosario de Trminos de Gestin Presupuestaria del
Estado, publicada el 23 de febrero de 1999)

Clasificadores de Ingresos
Nos muestra a travs de partidas presupuestales expresadas en cdigos, la
naturaleza de los ingresos que se captan por toda fuente de financiamiento.

Clasificadores de Gasto Pblico

Nos muestra a travs de cdigos como se estructura el nivel de gastos
pblicos, expresados en categora de gastos.

1.4 rea de Operaciones complementarias

Los documentos que se utilizan en las reas antes referidas, tambin son
documentos fuente de esta rea, adems otros documentos tales como
Resoluciones, Declaraciones Juradas, Contratos, Cartas Fianza, etc.
Esta registra operaciones que no realizan las dems reas, no significa ingreso
ni egreso de dinero, entradas ni salidas de bienes, ni tiene incidencia
presupuestaria. Esta rea registra sus operaciones a travs de cuentas de
orden y el movimiento de cuentas patrimoniales, para luego emitir notas de
contabilidad.
Comprenden:
Las notas de contabilidad, que emiten las diferentes reas de actividad.
Los informes tales como:
Inventarios Fsicos
Saldos de Fondo, tanto en efectivo como en cuentas de ahorro y

corriente.
Informes de Rentas de Cuentas Pendientes de Cobro.
Informe de Abastecimientos de Cuentas de Pagar Pendientes.
Conciliaciones Bancarias
Informes de Personal de Provisiones para Beneficios Sociales
Informes sobre Depreciaciones y Amortizacin de Activos.

2. Libros contables principales y auxiliares que deben llevar las entidades

del Sector Pblico
Los Organismos del Sector Pblico Nacional, excepto Empresas Pblicas
continuarn registrando sus operaciones en los libros contables que a
continuacin se indican:
2.1 PRINCIPALES
2.1.1 Inventarios y Balances
El libro Inventarios y Balances, se apertura con el inventario inicial, al empezar
sus operaciones el mismo que revelar:
La relacin exacta de dinero, valores, crditos, efectos por cobrar,
bienes muebles e inmuebles, mercaderas y otros, que constituyan el
activo de la Entidad.
La relacin exacta de las deudas y toda clase de obligaciones
pendientes, si las tuviere, y que formen el pasivo de la Entidad.
Fijar en su caso, la diferencia exacta entre el activo y el pasivo, que
ser el patrimonio con que inicia su gestin.
La entidad adems al finalizar el ejercicio reflejar en el mismo libro el
Inventario Final y Balance General de su Gestin.
Este libro ser de foliacin simple.
Cuando se trata de la creacin, fusin o transferencia de Activos, Pasivos y
Patrimonio a otra entidad, deber figurar en este libro y ser coincidente con la
verificacin fsica de los mismos.
2.1.2 Libro Diario
El libro Diario ser de foliacin simple y contendr en cada folio el movimiento
diario del debe y del haber.
2.1.3 Libro Mayor
En este libro principal se registrarn todas las cuentas asentadas en el libro
Diario.
2.2 Auxiliares

2.2.1. Caja
Utilizar el diseo que estime conveniente el usuario.
2.2.2. Registro de Ventas.
2.2.3. Registro de Compras.
2.2.4. Fondo para Pagos en Efectivo
Se utilizar el documento denominado "Rendicin del Fondo para Pagos en
Efectivo".
2.2.5. Bancos
Se deber aperturar por cada cuenta corriente
El registro de las operaciones de los libros Auxiliares mencionados deber
efectuarse en el formato Auxiliar Estndar del Sistema de Contabilidad
Gubernamental, excepto el Registro de Ventas y el de Compras.
En lo referente a los auxiliares Documentos por Cobrar, Documentos por Pagar,
Anticipos Concedidos, Encargos Otorgados, Encargos recibidos; estos
registros debern tener una informacin ms detallada para facilitar su anlisis.
En cuanto al auxiliar Inmuebles, Maquinaria y Equipo, se debe llevar en forma
individual por cada bien, indicando la fecha de adquisicin, monto, fecha de
salida para su uso, adiciones y mejoras, ajuste, para facilitar el proceso de su
depreciacin y/o revaluacin.
3. Legalizacin de Libros Contables
La funcin de registro, foliacin y rubricacin de los libros principales y
auxiliares, corresponde a las Direcciones Generales de Administracin u
oficinas que hagan sus veces en las entidades pblicas, excepto
empresas; para tal efecto se aperturar un registro en el que se
inscribir antes de ser usados.
La legalizacin de los libros contables principales se efectuarn de
acuerdo a los dispositivos legales vigentes.