Control de

Almacen

MANUAL
CONTROL DE INVENTARIOS

REV 1.00001
23 de Agosto de 2013

Pgina | 1

Control de
Almacen
I. OBJETIVO
Explicar el funcionamiento del sistema de control de almacn.
II. DESCRIPCIN GENERAL
El equipo MX8 de LXE a travs de WIFI dentro de una red LAN, realizara la captura de entradas,
salidas e inventarios del almacn de NUVAGRO.
Controlar la entrada y salida de productos de un Almacn, as como es monitorear los
movimientos de entrada y salida de las sucursales en caso de que se tengan.
Efectuar los inventarios, entradas y salidas de productos, de manera rpida y precisa, por medio
de equipo de captura mvil con lector de cdigo de barras. Teniendo la ventaja de comparar
resultados mientras se est efectuando los procesos.
El sistema se divide en dos procesos:
Sistema en PC, donde se encuentran los catlogos de carga, as como consultas de los
movimientos realizados. Tambin cuenta con mdulos de registro de pedidos y registro de
entradas y salidas para los almacenes que no cuenten con equipo mvil.
Cuenta con un mdulo de conexin con un WEB SERVICES del ERP que actualmente manejan,
el cual actualiza los productos, los clientes, los pedidos y los inventarios del ERP con las tablas
del sistema de CONTROL DE ALMACEN.
La impresin de reportes se efecta en todos los mdulos del sistema para PC, de movimientos
y consultas.
El sistema en terminales porttiles. Son los mdulos de captura de entradas y surtido de
productos. As como sus inventarios.
En mdulo de entradas se capturan los productos que entran por tres tipos de movimientos:
Entrada por compra, entrada por devolucin de cliente y entrada por devolucin de bodega.
Al generar la entrada esta nos permite generar una etiqueta donde nos muestra los datos de
ingreso del movimiento generado.
En el mdulo de salidas de productos es donde se puede imprimir de manera directa el reporte
de la salida, tambin puede imprimir una etiqueta donde se da la descripcin general del
movimiento de salida. Tambin como el mdulo de entradas cuentas con tres tipos de salida:
Salida por venta, por traspaso y por devolucin.
Los inventarios de un almacn se pueden realizar a travs del equipo mvil de captura, se
realizan los inventarios del almacn de productos, tomando descripciones, existencias y
realizando movimientos de inventario en tiempo real.
Tambin tiene la facilidad de realizarse inventarios por medio de 2 o ms equipos.

Pgina | 2

Control de
Almacen
III. PANTALLAS
.

PANTALLAS EN PC
LOGIN

PANTALLA 1

Funcionalidad de Pantallas
NOMBRE

INGRESE USUARIO

DESCRIPCION

SE PIDE EL NOMBRE DEL USUARIO Y EL PASSWORD PARA PODER

PROCESO

Ingrese el nmero de usuario presionar ENTER o cambiar al campo de

password, ingresar contrasea que corresponde al usuario antes
ingresado, presionar ENTER o el botn de ACEPTAR.
*El Usuario que utilizo tendr los permisos efectivos que fueron preconfigurados a su perfil.
En caso de no querer ingresar presionar el botn CANCELAR para salir.

MENU DE CATALOGOS

PANTALLA 2

Pgina | 3

Control de
Almacen

Funcionalidad de Pantallas
NOMBRE

MENU CATALOGOS

DESCRIPCION

PANTALLA PRINCIPAL DE CONSULTAS Y CARGA DE CATALOGOS

PROCESO

Selecciona el catalogo que se desea actualizar. Los catlogos de clientes, productos. Se

actualizan con el mdulo de Operacin - WebServices

CATALOGO DE USUARIOS

PANTALLA 3

Funcionalidad de Pantallas
NOMBRE:

CATALOGO DE USUARIOS

DESCRIPCION:

CREA Y CONSULTAS DE REGISTRO DE USUARIOS

PROCESO:

Se agrega cdigo, nombre, password, confirma password, y categora

para crear o actualizar un nuevo usuario. Una vez agregado se selecciona
el mismo para confirmar su(s) almacn(es) al cual pertenece, del lado
izquierdo aparecen todos los almacenes que existen en el catlogo de
almacenes. Y del lado derecho aparecen los almacenes asignados al
usuario que se est procesando. Con la flecha que indica hacia la derecha
se agregan almacenes al usuario en cuestin. Y con la flecha izquierda se
eliminan almacenes al usuario en cuestin. Para salir presionar el botn de
salir.

Pgina | 4

Control de
Almacen
CATALOGO DE ALMACENES

PANTALLA 4

Funcionalidad de Pantallas
NOMBRE

CATALOGO DE ALMACENES

DESCRIPCION

CREA Y CONSULTAS DE REGISTROS DE ALMACENES

PROCESO

Ingresar Cdigo de almacn (Se requiere el nmero de almacn que se

utiliza en el ERP ya que al actualizar los registros de inventarios debe de
coincidir con estos nmeros, el almacn cero es exclusivo para uso del
sistema de control de almacn). Ingresar el nombre del almacn,
ubicacin y la zona. Tambin agregar la capacidad del almacn.
Para salir de esta pantalla presionar el botn de salir.

Pgina | 5

Control de
Almacen
CATALOGO DE PROVEEDORES

PANTALLA 5

Funcionalidad de Pantallas
NOMBRE

CATALOGO DE PROVEEDORES

DESCRIPCION

CREA Y CONSULTAS DE REGISTROS DE PROVEEDORES

PROCESO

Ingresar Clave, Nombre, Direccin, Abreviatura (Para que aparezca en

reportes y descripciones cortas), contacto y telfono. Presionar y esta
accin guardar o actualizara registros que ya existan.
Para salir presionar botn de salir.

CATALOGO DE FAMILIAS

PANTALLA 6

Pgina | 6

Control de
Almacen
Funcionalidad de Pantallas
NOMBRE

PRODUCTOS-FAMILIAS

DESCRIPCION

CREAR GRUPOS DE FAMILIAS

PROCESO

Capturar Clave, Descripcin y Abreviatura. Para guardar o actualizar presionar botn de

guardar.
Para salir presionar botn de Salir.

CATALOGO DE UNIDAD DE MEDIDA

PANTALLA 7

Funcionalidad de Pantallas
NOMBRE

PRODUCTOS-UNIDAD DE MEDIDAS

DESCRIPCION

UNIDAD DE MEDIDA DE LOS PRODUCTOS

PROCESO

Capturar Clave, descripcin y abreviatura. Presionar GUARDAR para

agregar o actualizar. Para salir presionar botn de SALIR.

Pgina | 7

Control de
Almacen
CATALOGO DE CATEGORIAS

PANTALLA 8

Funcionalidad de Pantallas
NOMBRE

USUARIOS-CATEGORIAS

DESCRIPCION

CATEGORIAS DE USUARIOS

PROCESO

NUEVA CATEGORIA. Capturar el nombre de la categora. Y seleccionar

los mdulos que se le permitir utilizar. Y presionar botn de GUARDAR
ACTUALIZAR CATEGORIA. Seleccionar del combobox el nombre de la
categora traer los mdulos que tiene asignados. Seleccionar o
deseleccionar los mdulos que deseen y presionar GUARDAR.
Para salir presionar botn de SALIR.
*Estas categoras sern asignadas a los usuarios en los catlogos de
Usuarios.

MENU OPERACION

PANTALLA 9

Pgina | 8

Control de
Almacen
Funcionalidad de Pantallas
NOMBRE

MENU OPERACIN

DESCRIPCION

Menu donde seleccionas operaciones del actualizacin de WEB SERVICES y el

ALMACEN VIRTUAL

MODULO WEBSERVICES

PANTALLA 10

Funcionalidad de Pantallas
NOMBRE

WEB SERVICES (SINCRONIZACION)

DESCRIPCION

ACTUALIZA REGISTRO DEL ERP, CLIENTES, PEDIDOS.

PROCESO

Al abrir este mdulo automticamente busca el web Service configurado

en las tablas del sistema. En el campo de status de conexin obtiene los
errores que encontr en el proceso de conexin.
PEDIDOS PENDIENTES.
Aparecen todos los pedidos pendientes por surtir. No sern vistos en el
sistema de control de almacn hasta que se seleccione y se presione el
botn de SURTIR. En caso de que el pedido no tenga la informacin
correcta, se requiere presionar el botn de BORRAR; tambin requiere

Pgina | 9

Control de
Almacen
revisar el ERP y una vez validad volver a entrar a este mismo modulo para
que vuelva a cargarse como pedido no procesado.
DETALLE.
Al seleccionar un pedido nos muestra el detalle del mismo.
PEDIDOS SIN SURTIR.
Al momento que se seleccion un pedido en PEDIDOS PENDIENTES y
se presion el botn de surtir aqu aparecern todos los pedidos que
fueron autorizados para surtir. Una vez surtidos desaparecern de esta
tabla. Se puede dejar de surtir al seleccionar el pedido y presionar no
surtido aparecer nuevamente en la tabla de PEDIDOS PENDIENTES. Y
el botn de borrar eliminara el registro como en PEDIDOS PENDIENTES.
Para salir presionar el botn de salir.

MODULO ALMACEN VIRTUAL

PANTALLA 11

Funcionalidad de Pantallas
NOMBRE

ALMACEN VIRTUAL

DESCRIPCION

CARGAR INVENTARIOS DEL ERP EN UN ALMACEN VIRTUAL PARA AJUSTAR A

VALORES INICIALES. GENERA REPORTES DE DIFERENCIAS ENTRE UN
ALMACEN REAL Y EL ERP.

PROCESO

Seleccionar ALMACEN para cualquier proceso.

AGREGAR INVENTARIOS WEBSERVICES. Este proceso agregara al almacn
virtual los inventarios existentes en el ERP del almacn seleccionado previamente.
Pgina | 10

Control de
Almacen
Creando existencias en cada producto que existe en el ERP. En caso de existir
errores de conexin o de datos aparecern en el campo de color negro.
IMPRIMIR ETIQUETAS. Una vez generado el almacn virtual. Podemos
seleccionar la cantidad de etiquetas que deseamos imprimir de cada uno de los
productos. Primero se seleccin el producto y nos aparece en los campos de
cdigo, descripcin y etiquetas. Si queremos menos etiquetas cambiamos en
nmero de etiquetas y presionamos imprimir. Estas se enviaran en cola de
impresin del mdulo de impresin de etiquetas. Seleccionar producto por producto
para realizar el proceso completo.
(Una vez generadas las etiquetas se pueden realizar traspasos del almacn virtual
al almacn real. Contabilizando solo los productos que realmente estn en
almacn.)
DIFERENCIAS DE ALMACEN CONTRA ERP (WEBSERVICES). Selecciona el
almacn que se desea comparar. Al presionar este botn se genera un reporte de
las diferencias que existen entre el sistema de control de Almacn y el inventario
del ERP.
BORRAR INVENTARIO WEBSERVICES.
Este proceso elimina todo el inventario virtual previamente generado, eliminando
todas las etiquetas pendientes por imprimir y las existencias generadas
automticamente del ERP.
Todos los errores de datos o conexin aparecern en el campo de texto negro.
Para salir presionar el botn de SALIR.

MENU DE REPORTES Y CONSULTAS

PANTALLA 12

Funcionalidad de Pantallas
NOMBRE

MENU DE REPORTES Y CONSULTAS

DESCRIPCION

SELECCIONA LOS MODULOS DE CONSULTA

Pgina | 11

Control de
Almacen
CONSULTA DE INVENTARIOS

PANTALLA 13

Funcionalidad de Pantallas
NOMBRE

CONSULTA- INVENTARIO

DESCRIPCION

CONSULTA DE INVENTARIOS

PROCESO

BUSCAR. Seleccionar el almacn y la fecha que se realiz el inventario.

Presionar el botn de buscar y nos trae el inventario del almacn
seleccionado.
DIFERENCIAS. Seleccionar el almacn y la fecha del inventario presionar
el botn de diferencias y abre el reporte de diferencias del inventario
contra las existencias que hay en el sistema de control de Almacn.
IMPRIMIR TOTAL DE EXISTENCIAS. Seleccionar el almacn y presionar
el botn de IMP TOTAL EXISTENCIAS. Nos trae un reporte con el total de
existencias en el almacn seleccionado.
IMPRIMIR LOTES EXISTENTES. Selecciona el almacn y presionar el
botn de IMP LOTES EXIST. Nos trae un reporte detallado de lotes que
existen en el almacn seleccionado.
ACTUALIZAR EXISTENCIAS. Seleccionar almacn y fecha del inventario
realizado. Esto nos actualizara el inventario y sustituir las existencias, con
los valores encontrados en el inventario fsico realizado.

Pgina | 12

Control de
Almacen
MODIFICAR. Cuando se ha realizado una consulta de inventario los
valores del mismo aparecen el grid. Si un valor est equivocado. Al
seleccionarlo y poner la cantidad nueva se sustituir por la anterior.
BORRAR. Seleccionas el producto y se presiona el botn de borrar,
eliminara el registro capturado previamente.
PRINT. Seleccionar el almacn y la fecha del inventario realizado. Nos
traer un reporte detallado del inventario realizado.

REPORTE DE MOVIMIENTOS

PANTALLA 14

Funcionalidad de Pantallas
NOMBRE

CONSULTAS-MOVIMIENTOS

DESCRIPCION

CONSULTAR MOVIMIENTOS, MULTIFILTROS PARA MEJORAR LA

BUSQUEDA

PROCESO

BUSCA. Seleccionar el almacn, el tipo de movimiento y la fecha que se

desea buscar. Se pude aplicar filtros de usuario, familias, productos, notas
o facturas, proveedor, cliente. Y nos traer los registros en pantalla.
IMPRIMIR. Seleccionar el almacn, el tipo de movimiento y la fecha que se
desea buscar. Se pude aplicar filtros de usuario, familias, productos, notas
o facturas, proveedor, cliente. Y nos traer los registros en un reporte

Pgina | 13

Control de
Almacen
detallado.
Para salir presionar el botn de SALIR.

PANTALLA 15

Funcionalidad de Pantallas
NOMBRE

CONSULTAS-MOVIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

DESCRIPCION

CONSULTAR MOVIMIENTOS, GLOBALES Y BUSQUEDAS FILTRADAS

PROCESO

PENDIENTE

Pgina | 14

Control de
Almacen
MENU UTILERIAS

PANTALLA 16

Funcionalidad de Pantallas
NOMBRE

MENU DE UTILERIAS

DESCRIPCION

SELECCIONA LOS MODULOS DE UTILERIAS

UTILERIA BORRAR FOLIOS

PANTALLA 17

Funcionalidad de Pantallas
NOMBRE

BORRADO DE FOLIOS

DESCRIPCION

BORRADO DE MOVIMIENTOS O PRODUCTOS EN ESPECIFICO

PROCESO

Seleccionar almacn, ingresar el nmero de folio y presionar ENTER, nos

traer el detalle del movimiento (este puede ser consultado en el reporte
detallado de movimientos). Seleccionar el motivo de borrado y presionar
borrar folio.

Pgina | 15

Control de
Almacen
Para imprimir folio seleccionar el folio que se desea reimprimir presionar
ENTER, (debe ser una salida) nos traer el detalle de la misma y
presionar imprimir folio y se mandara a cola de impresin.
Para salir presionar el botn de SALIR.

UTILERIA CONTADOR

PANTALLA 18

Funcionalidad de Pantallas
NOMBRE

PUERTO DE IMPRESIN

DESCRIPCION

IMPRIME REPORTES ETIQUETAS SALIDAS EN COLA DE

IMPRESION (REQUIERE CONFIGURARSE A CADA PC)

PROCESO

ETIQUETAS. Activar Habilita impresin si no hay una etiqueta

seleccionada imprimir el tamao 4X4.
BARCODE. Reimprime etiquetas antes generadas solo captura el nmero
de la etiqueta que se desea reimprimir y presionar el botn (debe estar
activada la casilla de habilita impresin.
REPORTES DE SALIDA. Activar habilita reportes de salida, si se quiere
copia activar Doble impresin de salidas.
PRINT FOLIO. Capturar el nmero de folio que se desea imprimir (debe
ser una salida) y presionar el botn de Print Folio. Se pondr en cola
nuevamente una impresin antes realizada.

Pgina | 16

Control de
Almacen

PANTALLA 18b

Funcionalidad de Pantallas
NOMBRE

UBICACIONES

DESCRIPCION

CREA LAS UBICACIONES DE CADA ALMACEN

PROCESO

ALMACEN. Seleccionar almacn y trae todas las ubicaciones creadas para

el mismo.
Ingresar ubicacin nombre, zona, rea, altura y offset para dar de alta una
nueva ubicacin y presionar el botn de Guardar y Nuevo.
Si se desea modificar seleccionar la ubicacin y no se puede el id de la
ubicacin solo sus dems datos.
ESTATUS. Seleccionar el checkbox de estatus y nos trae los datos de las
ubicaciones guardadas en este momento.
IMPRIME UBICACIONES. Nos imprime el reporte de ubicaciones del
almacn seleccionado.

Pgina | 17

Control de
Almacen

PANTALLAS PARA TERMINAL PORTATIL

LOGIN

PANTALLA 19

Funcionalidad de Pantallas
NOMBRE

VALIDACION DE USUARIO Y ALMACEN

DESCRIPCION

ESTA PANTALLA TE PERMITE ACCESAR A LOS MODULOS DE

TERMINAL

PROCESO

Ingresar nmero de usuario y password. Si es vlido aparecern el(los)

almacn(es) al cual est asignado el usuario logueado. Seleccionar el
almacn y nos abre la pantalla de men principal.

Pgina | 18

Control de
Almacen
MENU PRINCIPAL

PANTALLA 20

Funcionalidad de Pantallas
NOMBRE

MENU TERMINAL PORTATIL

DESCRIPCION

ES EL MENU PARA ACCESAR A LOS DIFERENTES MODULOS DE LA

TERMINAL PORTATIL.

PROCESO

Seleccionar el modulo al cual se desea accesar.

Si desea cerrar la aplicacin presionar el botn de SALIR

Pgina | 19

Control de
Almacen
MODULO SALIDAS

PANTALLA 21

PANTALLA 22

Funcionalidad de Pantallas
NOMBRE

SURTIR ORDENES SALIDAS POR PEDIDO

DESCRIPCION

MODULO PARA SALIDA DE PRODUCTOS DE ALMACEN GENERAL

PROCESO

Pantalla 21. Esta pantalla es el encabezado del proceso de embarque.

Nos pide capturar todos los datos de nuestro embarque, el cliente el cual

Pgina | 20

Control de
Almacen
lo toma de la tabla de clientes del ERP. Folio, Hectreas, Zona y Cultivo.
Tambin la parte del transporte. Tipo Chofer placas y numero de caja.
Presionar GUARDAR para terminar el encabezado, si desea cancelar la
operacin de salida presionar CANCELAR.
*Si existe algn error en la captura, antes de iniciar la captura en la
pantalla 22, presionar el botn de SALIR y volver a entrar a SALIDAS.

Pantalla 22. Se genera un folio automtico. Se selecciona el tipo de salida.

.
Si es venta o demo sin valor nos pide un nmero de pedido. Este fue
previamente validado en mdulos de la PC.
Al selecciona r el pedido nos traer detallado del pedido que hemos
seleccionado.
Para surtir el pedido existen 2 formas.

SIN CANTIDAD (default). Si capturas el cdigo del producto solo se

agregara 1 solo producto despus te pedir el nmero del lote (cdigo de
etiqueta de entrada).

Para descontar el producto de este lote.

Si se lee primero el lote (cdigo de etiqueta de entrada). Descontara el
total de existencia de ese lote directamente sin preguntar cantidad.
CON CANTIDAD. Si capturas el cdigo de producto te va a pedir cantidad,
despus de ingresar la cantidad y presionar un ENTER. Pedir el nmero
del lote (cdigo de etiqueta de entrada). Y descontara la cantidad del lote
seleccionado, si no completa solo descontara la completada.
Si se captura primero el lote (cdigo de etiqueta de entrada). Como
siguiente pedir una cantidad. Te permitir solo ingresar una cantidad
menos al lote que estas descontando.

Pgina | 21

Control de
Almacen
Una vez terminado el pedido se eliminara todos los datos de detalle ya que
fueron descontados una vez que se capturaron. Al presionar el botn de
GUARDAR. Se guardara el movimiento. No sin antes. Preguntar si desea
imprimir la salida. Una vez dado la respuesta se genera el movimiento y se
pone en cola de impresin el reporte de salida.

MODULO ENTRADA

PANTALLA 23

Funcionalidad de Pantallas
NOMBRE

ENTRADAS

DESCRIPCION

PEDIDOS QUE SE DA ENTRADA AL ALMACEN

PROCESO

Se selecciona la fecha. Se selecciona el tipos de entrada

Si es compra aparecen los proveedores. Si es devolucin aparece el

listado de clientes.
Se selecciona el proveedor o cliente
Si es venta te pide orden de compra y nota o factura. Si es devolucin te

Pgina | 22

Control de
Almacen
pide nmero de orden o folio de salida.
Se ingresa todos los productos y se van agregando en el listado. Al
terminar de realizar la captura. Se presiona GUARDAR pide que confirmes
que se desea guardar. Pide el nmero de etiquetas que se van a generar.
Se pone en cola de impresin la(s) etiquetas(s) y se guarda el movimiento
de entrada.
BORRAR. Se selecciona un producto que se capturo mal y se borra al
presionar este botn.
SALIR. Si no ha guardado nada se sale y borra el progreso de la captura.

MODULO INVENTARIO

PANTALLA 24

Pgina | 23

Control de
Almacen
PANTALLA 25

Funcionalidad de Pantallas
NOMBRE

INVENTARIOS

DESCRIPCION

REALIZA LOS INVENTARIOS DEL ALMACEN

PROCESO

Se ingresa la ubicacin. Si no existe marca advertencia (esta debe estar

creada en el mdulo de ubicaciones).
Se ingresa cdigo del LOTE y se valida que exista. Si no existe pide que
ingreses el cdigo ms el nmero de producto.
Una vez ingresado el nmero de producto te pide la caducidad del LOTE.
Al seleccionar la fecha te pide la cantidad de producto que tiene el LOTE.
Si existe el cdigo solo te pude que confirmes la cantidad y se ingresa en
el inventario nuevamente inicia el ciclo.
CAPTURA. Muestra la captura que se lleva en el da de la captura del
inventario.
SALIR. Sale de la pantalla.

PANTALLA 27

Funcionalidad de Pantallas
NOMBRE

INVENTARIOS CAPTURADOS

DESCRIPCION

AL PRESIONAR CAPTURA EN LA PANTALLA DE INVENTARIOS SE

MUESTRA ESTA PANTALLA.

PROCESO

Al seleccionar el producto en el GRID se puede eliminar de la captura en

caso de error.

Pgina | 24

Control de
Almacen
REGRESA. Sale de esta pantalla.

PANTALLA 28

Funcionalidad de Pantallas
NOMBRE

UBICACIONES Y REUBICACIONES

DESCRIPCION

UBICA Y REUBICA MATERIAL EN EL ALMACEN

PROCESO

Al ingresar el cdigo te trae la ubicacin anterior si existe, si no existe

enva una alerta.
Ingresas la nueva ubicacin (valida que exista la nueva ubicacin) y
presionas GUARDAR para efectuar el movimiento.
CANCELAR. Sale de esta pantalla, sin guardar movimiento que no ha sido
guardado.

Pgina | 25