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3rd
ABSTRACT
This research has investigated the contribution of the tools provided by the Information Technology, specifically
those of Business Intelligence (BI), to the controlling area to make easier for it to accomplish its mission of
supporting the decision making process with useful information. The study was carried out through a field
research, specifically a case study, on which the subject could be analyzed in details. In order to attain its target it
was performed interviews based on previously elaborated form, as well as internal documents and archives were
analyzed, also direct observations were used as a source of evidence. The period comprised by this study was
from August 2003 until September 2005, during which it was possible to observe the situation of the companys
result before and after the implementation of the BI. After the analysis of the interviews results, the areas
indicators and the tools implementation impact on the company economical results, it was concluded that the BI
tools may assist properly the controlling area on its function of providing trustworthy, useful and timely
information to the decision making process, by means of its flexibility and dynamism, contributing as a
consequence the improvement of the results of the areas and the company.
Keywords: Information Technology, Information, Controllership, Business Intelligence.
RESUMO
Esta pesquisa buscou investigar a contribuio das ferramentas provindas da tecnologia da informao,
especificamente as de Business Intelligence (BI), para a rea de controladoria exercer sua funo de suprir o
processo decisrio com as informaes teis por ele requeridas. O estudo foi conduzido atravs de pesquisa de
campo, designadamente de um estudo de caso, onde o assunto pde ser analisado em detalhes. Para tanto, foram
aplicadas entrevistas, orientadas por um roteiro, e pelo protocolo previamente elaborado para o estudo, bem
como foram analisados documentos internos, registros em arquivos e observao direta como fonte de
evidncias. O perodo de abrangncia da anlise dos dados foi de agosto de 2003 a setembro de 2005, sendo
possvel observar a situao da empresa objeto do estudo antes e depois da implementao das ferramentas de
BI. Aps a anlise das entrevistas, dos indicadores das reas e de seu impacto no resultado global da empresa,
concluiu-se que as referidas ferramentas podem auxiliar a controladoria na funo de prover informaes
confiveis, teis e tempestivas ao processo decisrio, por meio de sua flexibilizao e dinamicidade,
proporcionando, como conseqncia, a melhoria dos resultados das reas e da empresa como um todo.
Palavras-chave: Tecnologia da informao, Informao, Controladoria, Business Intelligence.
1293
1 INTRODUO
A qualidade e a tempestividade das informaes requeridas pelo processo decisrio da
empresa podem ser fatores determinantes para que sua capacidade gerencial se potencialize
favoravelmente em resultados. Dessa forma, o recurso informao pode ser aquele que
possibilita a otimizao de todos os outros, consumidos na implementao de um determinado
curso de ao, com vistas obteno de resultados econmicos, assumindo, portanto,
contornos estratgicos no contexto da gesto empresarial. Esse raciocnio perceptvel na
nfase dada por Moscove, Simkin e Bagranoff (2002, p.22), os quais entendem que o
sucesso ou fracasso da empresa est ligado forma como a informao gerenciada e
utilizada.
A valorizao atribuda pela administrao ao recurso informao no se manifesta
apenas na aquisio de sistemas de informaes, mas, tambm, pode se referir aos aspectos
relacionados forma em que ocorre a sua comunicao aos usurios, materializando-se a
mencionada valorizao na criao de reas organizacionais cujos escopos se voltam,
prioritariamente, para o tratamento e manuteno de dados convenientemente transformados
em informaes teis que se convertam em fundamentos para o processo decisrio,
especificamente: a de Controladoria e a de Tecnologia da Informao.
A rea de controladoria tem no recurso informao, o principal meio para
desempenhar com competncia o seu papel de promover a eficcia organizacional (PELEIAS,
2002), atravs do abastecimento do processo de gesto com informaes que, num primeiro
momento, possibilitem ao gestor de cada rea avaliar, preventivamente, as provveis
conseqncias de suas decises e, posteriormente, apreciar os resultados econmicos
decorrentes de suas aes, facilitando a identificao de eventuais desvios negativos
apresentados por tais resultados em relao s metas estabelecidas, proporcionando a tomada
de medidas corretivas sempre que necessrias. A rea de tecnologia de informao, por sua
vez, se responsabiliza pelas atividades de gerao, processamento e manuteno de
informaes (OBRIEN, 2004) que irrigam o processo de gesto e perpassam por todos os
nveis organizacionais, visando assegurar aos seus usurios o suprimento das necessidades
informacionais.
As misses dessas reas podem ser facilitadas ou dificultadas pela influncia que a
alta administrao possa ter no formato do sistema de informaes, que a base utilizada para
o tratamento e a comunicao das informaes aos seus usurios.
Nesse sentido, se por um lado, o referido sistema possibilita o uso compartilhado das
informaes, por outro pode no ser flexvel a ponto de permitir que os meios usados para sua
comunicao, os relatrios, atendam plenamente ao modelo de deciso particular de cada
gestor.
A questo em torno da informao e de sua comunicao, alm de poder afetar a
qualidade das decises tomadas em uma organizao, pode refletir na prpria produtividade
das reas por elas responsveis, uma vez que o usurio pode tender a insistir em uma
adequao dos relatrios produzidos pelas mencionadas reas ao seu modelo de deciso
particular. Fato que pode gerar retrabalho e customizaes, reduzindo, assim, o impacto
positivo da tempestividade da informao, e rompendo com um dos princpios que deve
orientar sua produo: o seu custo no deve superar o benefcio que ela proporciona.
A tecnologia da informao, como rea de pesquisa, vem desenvolvendo conjuntos de
ferramentas com o propsito de tornar mais dinmico o uso das informaes, podendo
acentuar os seus benefcios. Entre estas, mais recentemente surgiram as ferramentas de
Business Intelligence (BI), cuja aplicao busca resolver a questo relacionada ao formato e
comunicao das informaes requeridas por cada grupo de usurios, pretendendo imprimir
ao recurso informao a dinamicidade compatvel com as necessidades do ambiente
empresarial, aumentando o requinte dos meios j disponveis para os gestores exercerem suas
atividades com a criatividade proporcionada por seus prprios modelos de deciso.
1294
organizar-se para a produo e a comercializao, estando ciente de que uma tarefa contnua
por se tratar de um ambiente dinmico (TUNG,1993), baseando-se para isso em anlises
acuradas, e, com o intuito de obter o desempenho ideal, o administrador da empresa tem como
apoio a rea de controladoria.
Essa rea atua compreendendo as operaes globais da empresa, provendo
informaes e tendo o poder de comunicao destas aos gestores, sendo capaz de analisar as
informaes obtidas de diversas reas, disponibilizando projees baseadas em sua obteno e
anlise, fornecendo-as, por fim, em tempo hbil ao processo de deciso, atravs de sistemas
informatizados que possibilitem o controle e monitoramento das atividades empresariais
(ROEHL-ANDERSON;BRAGG,1996; PEREZ JUNIOR; PESTANA; FRANCO, 1995).
2.2 O Controle Organizacional sob a Perspectiva da rea de Controladoria
As organizaes, em um cenrio de negcios, so criadas sob a perspectiva de
obteno de resultados econmicos que satisfaam as expectativas de seus proprietrios.
medida que crescem e que novos integrantes aderem a elas, aumenta tambm o
distanciamento entre sua administrao e as reas onde ocorrem as diversas atividades que
garantem o seu funcionamento, sendo um desafio considervel manter esse sistema
empresarial integrado e focado no objetivo definido por seus proprietrios, empreendedores,
sucessores ou representantes. desse contexto que emerge a essncia do controle
organizacional, o qual est diretamente associado capacidade da alta administrao da
empresa de integrar as suas reas e gerentes em torno dos seus objetivos.
O controle organizacional em sua forma plena representa os meios utilizados pela
administrao para criar padres de comportamento para serem seguidos pelos membros
organizacionais, de forma que estes levem o empreendimento eficcia, e que sirvam de base
para seu monitoramento, utilizando-se para isso procedimentos apropriados de gesto, entre
eles o planejamento (NASCIMENTO, 2002).
Todavia, o planejamento no se justifica apenas por ser um instrumento macro de
controle organizacional, mas tambm pelo fato de que em uma organizao as operaes se
sucedem ininterruptamente, com recursos sendo consumidos e resultados sendo gerados, se
tornando natural a necessidade de mecanismos que orientem os gestores no sentido de
otimizarem o produto decorrente das atividades operacionais sob suas responsabilidades. Isto
, o planejamento justifica-se quando puder ser visto tanto como uma forma de
acompanhamento do desempenho da empresa por seus lderes quanto como uma bssola que
direciona o gestor especificamente na conduo das atividades sob suas responsabilidades. Se
for assim, infere-se que esse instrumento possa realmente ser considerado como uma espcie
de controle e monitoramento do desempenho da empresa e de seus gestores, entretanto, no
pode ser considerado suficiente para garantir uma gesto eficaz.
O conceito de controle tratado com freqncia pela literatura. Contudo, as formas
empregadas nem sempre permitem visualizar as conexes que existem entre as diferentes
situaes em que ele empregado. Da mesma forma como se trata do processo de gesto planejamento, execuo e controle para se expressar um tipo de controle organizacional,
tambm se observa a aplicao do termo a outras situaes, como, por exemplo: controle
contbil, de custos, interno, e da por diante. No se observa, apesar disso, reflexes sobre os
nveis de interdependncia entre esses diversos tipos de controle, tampouco sobre a
importncia do principal elemento que os integra e de seus atributos, a informao, sua
utilidade, tempestividade e fidedignidade.
Nesse contexto que o conceito de controle organizacional se amplia, podendo ser
melhor entendido quando analisado sob a perspectiva de diferentes dimenses, que, para os
fins desse estudo, so denominadas de operacional, fsico-financeira e prescritiva, cujos
funcionamentos e interaes so interdependentes.
1296
Processo de Gesto
Planejamento
estratgico
I
N
F
O
R
M
A
Planejamento
operacional
Execuo
Controle
Controle
Contbil
Controle de
custos
Controle
fiscal
Controle de
ativo
C
O
N
T
R
O
L
A
D
O
R
I
A
Controles Internos
Sistema de Informaes
Tecnologia da Informao
Business
Intelligence
1297
1299
ferramentas de BI uma tcnica conhecida como target costing, antes impraticvel, tornou-se
vivel, mostrando-se, tambm, compensadora, sob a perspectiva de reduo de custos,
esclareceu o entrevistado. Os processos envolvendo o trmite e procedimentos fiscais tambm
experimentaram benefcios.
A implementao das referidas ferramentas trouxe uma nova perspectiva de
relacionamento entre as reas de controladoria e de TI. Se antes no havia interao, em
decorrncia de atuaes independentes voltadas soluo de problemas, atualmente as reas
se complementam: a de controladoria formata as informaes de forma a materializar suas
prprias necessidades informacionais, respeitando as dos usurios, e a de tecnologia da
informao atravs de uma atuao criativa, se volta ao atendimento dos usurios.
Em relao contribuio das ferramentas de BI para o resultado da empresa, o
entrevistado relatou:
Posteriormente aplicao das ferramentas de BI, conseguimos mensurar com
detalhe os resultados gerados por cada departamento, atividade, cliente, vendedor,
gerente, produto ou segmento da empresa. Diante disso, pudemos tomar as decises
para corrigir ou mudar os caminhos que a empresa estava atuando, aumentando
consideravelmente a sua margem de contribuio e seu resultado operacional e
econmico.
x
x
x
x
Quantidade em Pedido
o Por Produto
o Por Vendedor
o Por Regio
Valor em Pedido
o Por Produto
o Por Vendedor
o Por Regio
Valor Faturado
o Por Produto
o Por Vendedor
o Por Regio
Saldo em Estoque
Tempo despendido na
extrao das informaes
160 horas/ms
Confiabilidade da informao
Baixa
Quadro 1: Informaes de vendas antes e aps BI
Fonte: Elaborado a partir dos documentos da empresa.
On-line
Alta
1303
1306
Margem de Contribuio
35%
30%
25%
20%
15%
10%
5%
0%
1 T 2003 2 T 2003 3 T 2003 4 T 2003 1 T 2004 2 T 2004 3 T 2004 4 T 2004 1 T 2005 2 T 2005 3 T 2005
Perodo em Trimestre
20%
15%
Percentual
10%
5%
0%
-5%
-10%
1 T
2003
2 T
2003
3 T
2003
4 T
2003
1 T
2004
2 T
2004
3 T
2004
4 T
2004
1 T
2005
2 T
2005
3 T
2005
-15%
P ero d o em Trim estre
por esse estudo apresentou 15% de lucro. Um dos principais motivos de a empresa ter um
resultado negativo at dezembro de 2003 era a ausncia de informaes com que a rea de
vendas trabalhava e a falta de controle e acompanhamento do planejamento comparado ao seu
resultado realizado. A partir de 2004 nota-se que o resultado se manteve sempre positivo.
A partir de janeiro de 2005 observa-se uma tendncia mais agressiva de evoluo do
resultado operacional o que levou ao seu aumento de 3%, em relao receita lquida, no
final de 2004, para 10% no ltimo trimestre analisado por essa pesquisa. Nesse mesmo
perodo, as evidncias indicam que as ferramentas de BI j estavam sendo plenamente
utilizadas e, com isso, a repercusso das melhorias na formatao e acesso da informao
passou a ser visualizada no s nos resultados de cada rea da empresa, mas, tambm, em seu
resultado global, o que contribuiu para que essa pesquisa atingisse aos seus objetivos e
pudesse levar s concluses destacadas a seguir.
5 CONCLUSES
Tendo em vista a importncia do recurso informao, torna-se importante que as
empresas destinem ateno especial ao seu formato e forma que ele obtido. Nesse sentido,
as reas especficas para isso so: a de controladoria, que funciona de forma a centralizar as
informaes pertinentes sua atividade de monitoramento das reas, planejamento e sua
realizao, correo dos possveis desvios entre o plano e o efetivado, e provimento ao
processo decisrio com informaes consistentes e tempestivas, e a de tecnologia de
informao se responsabiliza pela gerao, processamento e manuteno de informaes
relevantes controladoria, ao processo decisrio e demais reas. Ambas as reas atuam em
sinergia com o objetivo principal de prover informaes adequadas e comunic-las de forma
eficaz aos tomadores de decises que propulsionam ou no o desempenho da organizao.
Para facilitar o processo de sua gerao, disponibilizao e comunicao, assim como o
melhoramento interno das reas organizacionais e o desempenho, principalmente da rea de
controladoria que surgiram as ferramentas de Business Intelligence, que tem o desgnio de
tornar dinmico e flexvel o uso das informaes, formatadas e manuseadas pelo prprio
usurio.
Nesse mbito, este estudo teve como propsito geral investigar a contribuio das
ferramentas de Business Intelligence (BI) para a rea de controladoria exercer sua funo
junto ao processo decisrio.
Pde-se constatar que as ferramentas de BI proporcionaram rea de controladoria da
empresa objeto do estudo, a estruturao de diversos controles que antes no existiam, o
acompanhamento tempestivo do desempenho das reas, o provimento instantneo de
informaes aos diretores da empresa, e a outros tomadores de decises. A rea de tecnologia
da informao, por seu turno, passou a gerenciar a informao e os recursos tecnolgicos
disponibilizados, sendo apoiadora da controladoria e do processo de gesto, e no mais passou
o tempo compilando dados e estruturando relatrios, por vezes, desnecessrios e inoportunos.
Esse benefcio, possibilitado por essas ferramentas, se estendeu s reas operacionais
estudadas por essa pesquisa: de vendas e de produo, que puderam melhorar suas atividades
internas, contribuindo para a melhoria do funcionamento sistmico da organizao.
Atravs das evidncias analisadas - entrevistas, documentos, registros em arquivos e
observao direta notou-se que com a utilizao das ferramentas de BI a empresa obteve um
considervel aumento no desempenho operacional e econmico. A reestruturao interna,
proveniente do novo modelo de gesto experimentado pela empresa desde 2004, s foi
possvel por meio da flexibilizao e disponibilizao em tempo real do recurso informao,
pela atuao da rea de controladoria como apoiadora direta do processo decisrio e da rea
1308
de TI como gestora da informao para todas as reas, devidamente apoiados nas ferramentas
de BI.
oportuno destacar que no se pode afirmar que as ferramentas de BI por si s
aumentaram os resultados da organizao, no entanto possvel afirmar que o recurso
informao essencial e que necessita ser flexvel e tempestivo, o que leva constatao de
que as referidas ferramentas contribuem, consideravelmente, para a harmonizao interna da
organizao, para o funcionamento de todas as reas em prol do objetivo definido pela alta
administrao e disponibilizam informaes consistentes e confiveis para os gestores
tomarem decises inequvocas. Finalmente, dadas as evidncias obtidas nessa pesquisa,
conclui-se que as ferramentas de BI podem auxiliar a controladoria na sua funo de prover
informaes confiveis, teis e tempestivas requeridas pelo processo decisrio, por meio de
sua flexibilizao e dinamicidade.
1309
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