RESUMEN DE LECTURA SEMANAL

CURSO: GERENCIA DE PROYECTOS | CARRERA: INGENIERA EMPRESARIAL

1. Tema: Introduccin,Influencia de la organizacin y ciclo de vida del proyectoy
procesos de la direccin de proyectos.
2. Semana de Clases: [Ejemplo: 02]
3. Libro: GUA DE LOS FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIN DE PROYECTOS
(GUA DEL PMBOK) QUINTA EDICIN
4. Autor: Project Management Institute Inc.
5. Captulos: 1 ,2y3
6. Equipo encargado del resumen: Equipo F
7. Contenidos:

CAPTULO 1
INTRODUCCIN
Un proyecto es un esfuerzo nico temporal que se realiza para crear un producto o
servicio, por ser temporal indica un principio y un final, el final se logra cuando se
logran los objetivos o porque no se cumplirn.Un proyecto puede generar un
producto que puede ser un componente de otro elemento , la capacidad de realizar
un servicio(Distribucin).
Direccin de proyectos es la aplicacin de conocimientos, herramientas

tcnicas a las actividades de proyecto para cumplir con los requisitos del mismo,
contiene 42 procesos agrupados lgicamente, que conforman los 5 grupos de
procesos(iniciacin, planificacin, ejecucin, seguimiento y control, cierre).
Dirigir un proyecto implica abordar diversas necesidades y equilibrar las
restricciones contrapuestas del proyecto que se relacionan

con (el alcance, la

calidad, el cronograma, el presupuesto, los recursos y el riesgo).

El

plan

de

direccin

de

proyectos

es

iterativo

su

elaboracin

es

gradual(mejorar y detallar constantemente el plan) a lo largo del ciclo de vida del

producto.
Relacin entre la direccin de proyectos, la direccin de programas y la
gestin del Portafolio. En organizaciones maduras la direccin de proyectos
1

existe en un contexto ms amplio gobernado por la direccin de programas y la

gestin de portafolio.
Gestin de Portafolio se refiera a un conjunto de proyectos o programas y otros
tipos de trabajos

que se agrupan para facilitarla direccin eficaz del trabajo y

cumplir con los objetivos estratgicos del negocio. Los proyectos o programas no
son necesariamente interdependientes ni estn directamente relacionados.
Proyecto
Alcance

Tiene

alcance

Programa

Portafolio

Mayor alcance

Alcance

gradual

del

negocio

que vara segn los

objetivos estratgicos.

Direcci

Los directores del

Los

proyecto

programa

al

dirigen

equipo

del

proyecto.

directores
dirigen

del
al

Los

directores

portafolio

de

pueden

personal del programa

dirigir al personal de la

y a los directores del

gestin de portafolio.

proyecto.
xito

Se mide por la

Se mido por el grado

Se mide en trminos

calidad,

de satisfaccin a las

de desempeo total de

necesidades

los componentes del

puntualidad
cumplimiento.

beneficios

y
que

le

portafolio.

dieron origen.

Direccin de Programas consiste en la aplicacin de conocimientos , habilidades,

herramientas y tcnicas a un programa para satisfacer los requisitos del mismo y
lograr beneficios y un control que no es posible obtener dirigiendo los proyectos de
manera individual. Se centra en interdependencias entre proyectos y ayuda a
determinar el enfoque ptimo para gestionarlas. Ejemplo de un programa sera un
nuevo sistema de comunicacin va satlite con proyectos para el diseo,
construccin del satlite y el lanzamiento del satlite.
Direccin de Portafolios consiste en la gestin centralizada de uno o ms
portafolios con objeto de alcanzar los objetivos estratgicos, se centra en asegurar

que los proyectos o programas se revisen para establecer prioridades de asignacin

de recursos.
Proyectos y planificacin Estratgica. A menudo los proyectos se utilizan para
cumplir un plan estratgico de una organizacin, los cuales se autorizan como
resultado de una o ms consideraciones (Demanda de mercado, necesidad social,
avance tecnolgico.)
Los proyectos resultan un medio para alcanzar las metas y los objetivos de la
organizacin.
Oficina de direccin de proyectos (PMO) es una estructura de gestin que
estandariza los procesos de gobierno relacionados con el proyecto hace ms fcil
compartir recursos, herramientas y tcnicas.
Existen tipos de estructuras PMOs en funcin al grado e influencia que ejercen sobre
los proyectos en el mbito de la organizacin. Ejemplo:

De apoyo. Tiene un rol consultivo para los proyectos (capacitan, mejores

prcticas) y ejerce un grado de control reducido, sirve como repositorio de

proyectos.
De control .Proporcionan soporte y exigen cumplimiento (Adopcin de

metodologas. Ejerce un grado de control moderado.

Directiva. Ejerce control de proyecto asumiendo la propia direccin de los
mismos, ejerce un grado de control elevado.

Gestin de operaciones y direccin de proyectos.

Los proyectos pueden tener una interseccin con las operaciones en varios puntos
del ciclo de vida del producto ejemplo en el cierre de cada fase, hasta el final del
ciclo de vida del producto, en cada punto se transfieren entregables y conocimiento
entre el proyecto y las operaciones. Las operaciones con esfuerzos continuos que
producen salidas repetitivas.
Gestin de Operaciones es un rea de gestin que se ocupa de la produccin
continua de bienes o servicios.

Valor del negocio se define como el valor de negocio en su totalidad (suma de

elementos tangibles e intangibles).El punto de partida consiste en llevar a cabo una
planificacin estratgica y una direccin estratgica integrales.
Rol del director del proyecto es una persona asignada por la organizacin para
liderar al equipo responsable de alcanzar los objetivos del proyecto. Una direccin
de proyecto eficaz requiere que el director del proyecto

cuente con las

competencias de conocimiento (lo que sabe sobre la direccin de proyectos),

desempeo (lo que es capaz de hacer o lograr cuando aplica sus conocimientos) y
personal (liderazgo, trabajo en equipo, comunicacin, toma de decisiones).

CAPTULO 2
Influencia de la organizacin y ciclo de vida del
proyecto
Este captulo explica cmo la organizacin puede influenciar la gestin de un
proyecto, as como tambin la duracin que puede tener respecto a su planeacin,
dificultad, rubro e intencin.

Para un entendimiento completo se va elaboro el

resumen por secciones que se muestran a continuacin:

1. Influencia de la organizacin en la direccin de proyectos
Le primer aspecto que influye en los proyectos es la cultura empresarial,
pues el tipo de misin, visin, polticas, tica y entre otros, repercute en las
decisiones de aceptar o no un proyecto. Como segundo aspecto a tomar en
cuenta se encuentra la comunicacin dentro de la organizacin, esta debe
ser efectiva de tal manera que facilite la toma de decisiones, es importante
mencionar el uso de las tecnologas como impulsadores de una comunicacin
efectiva.
Como tercer aspecto se encuentra el tipo

estructura organizacional que

puede ser funcional, matricial y netamente orientada a proyectos, estas

pueden influir en la manera de usar los recursos de la empresa. La primera es
una estructura muy jerrquica

en donde se clasifica estrictamente las

funciones y cada departamento trabaja por separado. La segunda estructura

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es una mezcla entre la funcional y la orientada a procesos y se divide en

tres, las cuales son:
a. Matricial dbil
Mantiene muchas caractersticas de la estructura funcional, por otro lado
aunque no se le da mucha autoridad al director del proyecto este cumple
la funcin de coordinador u ayudante, por lo que este no puede tomar
b.

decisiones.
Matricial equilibrada
El coordinador recibe autoridad moderada, hay ms interaccin entre la

manera en cmo se gestiona el presupuesto del proyecto.

c. Matricial fuerte
El director del proyecto tiene una autoridad moderada, a la vez es el
responsable de la gestin de presupuesto del proyecto y cumple el cargo
en tiempo completo.
Como ltima estructura tenemos la que est orientada a proyectos en donde
el director tiene casi en su totalidad la autoridad del proyecto, la
disponibilidad de los recursos, el presupuesto y el cargo a tiempo completo.
El cuarto aspecto es el activo de los procesos de la organizacin, este se
enfoca en el conocimiento o prcticas que puedan brindar las organizaciones
involucradas en un proyecto y se divide en dos categoras:
a. Procesos y procedimientos
Comprende las fases en las que se realiza

el trabajo. Estas tienen un

inicio y planificacin donde se determinan los criterios a tomar para los

procesos, las polticas lo
Empresariales, los recursos con los que se cuenta. Luego sigue la
ejecucin de los procesos, su monitoreo

y el control a travs de

indicadores llegando as al cierre en donde se evala el proyecto y se

valida el producto.
El quinto y ltimo aspecto refiere a los factores ambientales y como estos
pueden limitar el tamao y ejecucin de un proyecto; se menciona
tambin que estos factores son entradas de informacin al momento de
planificacin. Un ejemplo puede ser la cultura tnica de una poblacin,

estndares de industrias, los recursos humanos con los que cuenta una
organizacin, etc.
2. Interesados y gobierno del proyectos
Los interesados son los individuos que va a afectar o los que son afectados
con el funcionamiento del proyecto.

Estos pueden participar de forma

ocasional como en encuestas hasta proporcionar auditorias financieras,

tambin hay interesados que pueden impedir el desarrollo de un proyecto. Al
ser los interesados punto clave para el xito, el director del proyecto debe
identificarlos de acuerdo a los requisitos del proyecto. Entre los interesados
tenemos a los vendedores, patrocinadores, clientes / usuarios, socios.
Por otro lado, la gobernabilidad es la que brinda a el director del proyecto y
as u equipo todas las herramientas

que le permitan poder alinear el

proyecto con la estrategia del negocio.

3. Equipo de trabajo
Estos hacen referencia a los individuos que participan en la realizacin del
proyecto y que son asignados por roles: Personal directivo: quienes realizan
actividades de direccin; personal de proyecto quienes

crean los

entregables, expertos de apoyo como asesoras financieras y vendedores.

4. Ciclo de vida del proyecto
Esta seccin explica la duracin del proyecto respecto al tiempo Este
comprende un inicio, luego sigue una organizacin y preparacin, despus
una ejecucin y un cierre. Esta lnea de tiempo es anterior al ciclo de vida de
un producto o servicio. Adems, cuenta con fases que pueden ser
secuenciales, es decir que una depende de otra para poder continuar; y las
superpuestas que se pueden dar en paralelo, es importante saber que hay
proyectos que cuentan con una sola fase.
Por otro lado, se clasifican tres tipos de proyectos que son: Los predictivos en
los cuales ya tienen un costo, tiempo y alcance estn definidos; sus fases
son diferentes. El segundo es interactivo e incremental, aqu se desarrolla el
producto a travs de ciclos repetitivos en los cuales se va generan una
retroalimentacin. Y por ltimo tenemos a los adaptativos, al igual que los
anteriores son de un ciclo repetitivo pero estn orientados iteraciones muy

rpidas, se opta por mtodos adaptativos cuando el entorno es muy

cambiante.
5. Estructura organizacional (modo de influir en el proyecto y la manera en que
se usan los recursos)
- Organizacin funcional: reas independientes cada uno en su puesto y
-

con su funcin no hay interaccin.

Organizaciones matriciales, organizaciones funcionales + orientadas a
proyectos.

CAPTULO 3
PROCESOS DE LA DIRECCIN DE PROYECTOS
Un proceso es un conjunto de acciones y actividades relacionadas entre s, con el
objetivo de crear un producto o servicio predefinido, cada proceso tiene entradas y
salidas y la definicin de sus herramientas.
Para que un proyecto cumpla con eficientemente todas sus metas deber:

Seleccionar los procesos adecuados requeridos para alcanzar los objetivos

del proyecto
Utilizar un enfoque definido que pueda adaptarse para cumplir con los

requisitos
Establecer y mantener una comunicacin y un compromiso adecuados con

los interesados
Cumplir con los requisitos a fin de satisfacer la necesidades y expectativas

de los interesados; y
Equilibrar las restricciones contrapuestas relativas al alcance, cronograma,
presupuesto, calidad, recursos y riesgo para producir el producto, servicio o
resultado especificado
7

Los procesos son ejecutados de manera iterativa por parte de los interesados y
generalmente se enmarcan en una de las siguientes dos categoras principales:

Procesos de la direccin de proyectos: En estos procesos aseguran que el

avance sea de manera eficaz a los largo de su ciclo de vida incluyen

herramientas, tcnicas involucradas y la aplicacin de habilidades.

Procesos orientados al producto: Estos procesos son directamente
relacionados con la fabricacin de producto o servicio y son tpicamente
definidos por el ciclo de vida del proyecto.

Los procesos de la direccin de proyectos se aplican de manera global, para un

proyecto determinado el director del proyecto, en colaboracin con el equipo del
proyecto tiene siempre la responsabilidad de determinar cules son los procesos
adecuados abordndolos de manera muy cuidadosa en cada proceso.
Los procesos de la direccin de proyectos se agrupan en cinco categoras conocidas
como grupos de procesos de la direccin de proyectos(o Grupos de Procesos):
Grupo de procesos de Inicio: Aquellos realizados para definir un nuevo proyecto o
nueva fase de un proyecto existente al obtener la autorizacin para iniciar el
proyecto o fase
Grupo de Procesos de planificacin. Aquellos procesos para estableces el alance del
proyecto, refinar objetivos y definir el curso de accin requerido para alcanzar los
objetivos propuestos del proyecto
Grupo de Procesos de ejecucin. Aquellos procesos realizados para completar el
trabajo definido en el plan para la direccin del proyecto a fin de satisfacer las
especificaciones del mismo.
Grupo de procesos de monitoreo

y control. Aquellos procesos requeridos para

rastrear, revisar y regular el progreso y el desempeo del proyecto, para identificar

reas

en

las

que

el

plan

requiera

cambios

correspondientes.

para

iniciar

los

cambios

Grupo de Procesos de Cierre. Aquellos procesos realizados para finalizar todas las
actividades a travs de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar formalmente el
proyecto o una fase del mismo.
3.1 Iteracin Comunes entre los Procesos de la direccin de proyectos.
Los procesos de la direccin de proyectos se presentan como elementos
diferenciados con interfaces bien definidas. Sin Embargo, en la prctica se
superponen y actan unos sobre otros de mltiples formas.
La naturaleza integradora de la direccin de proyectos requiere que el grupo de
procesos de monitoreo y control y el resto de grupos de procesos ejerzan acciones
uno sobre los otros de manera recproca.
La salida de un proceso normalmente se convierte en la entrada para otro procesos
o constituye un entregable del proyecto sub proyecto o fase del proyecto. Los
entregables a nivel del sub proyecto o del proyecto pueden llamarse entregables
incrementales. El grupo de procesos de procesos de planificacin suministra al
grupo de proyecto de ejecucin el plan para la direccin de proyecto y los
documentos del proyecto y conforme avanza, a menudo genera actualizaciones al
plan para la direccin del proyecto y a los documentos del proyecto.
3.2 Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos
Las siguientes secciones identifican y describen los cinco grupos de procesos de la
direccin de proyectos necesarios en todo proyecto. Estos 5 grupos de procesos
cuentan con dependencias bien marcadas; usualmente se ejecutan en cada
proyecto y tiene un elevado grado de interaccin entre s. Estos 5 grupos

de

procesos son independientes de las reas de aplicacin y del enfoque de las

industrias.
Los procesos de la direccin de proyectos estn vinculados por entradas y salidas
especficas, de modo que el resultado de un proceso se convierte en la entrada de
otro proceso, aunque no necesariamente en el mismo grupo de procesos. Los
grupos de procesos no son fases del ciclo de vida del proyecto. De hecho, es posible
que todos los grupos de procesos se lleven a cabo dentro de una fase.
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Los procesos de la direccin de proyectos se muestran en el grupo de procesos en

el cual ocurre la mayor parte de las actividades relacionadas. Por ejemplo, un
proceso de planificacin se actualiza a travs de un proceso o actividad, no se
considera como un proceso nuevo dentro del grupo de procesos de ejecucin, sino
que continua siendo un proceso o actividad del grupo de procesos de planificacin.
3.3 Grupo de procesos de Inicio
Aqu se definen el alcance inicial y comprometen los recursos financieros iniciales.
Adems se identifican los interesados internos y externos que van a participar y
ejercer de alguna influencia sobre el resultado global del proyecto. Finalmente, se
nombra al director del proyecto si este no fue nombrado todava.
3.4 Grupo de procesos de Planificacin
Est compuesto por aquellos procesos realizados para establecer el alcance total
del esfuerzo, definir y refinar los objetivos para la direccin del proyecto y los
documentos del proyecto, desarrollados como salidas del grupo de procesos de
planificacin, exploraran todos los aspectos de alcance , tiempo, costo, calidad,
comunicaciones, recursos humanos, riesgos ,adquisiciones y participaciones de los
interesados.
3.5 Grupo de Procesos de Ejecucin
Est compuesto por aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido
en el plan para la direccin del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones
del mismo, puede suceder improvistos lo cual requiera un anlisis para solicitud del
cambio de planes con respecto al original. Gran parte del presupuesto del proyecto
se utilizara en la realizacin de los procesos del grupo de ejecucin.

3.6 Grupo de procesos de Monitoreo y Control

Est compuesto por aquellos procesos requeridos para rastrear analizar y dirigir el
progreso y el desempeo del proyecto para identificar reas en las que el plan
requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes. El beneficio clave de

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este grupo radica en que el desempeo del proyecto se mide y se analiza a

intervalos regulares, y tambin como consecuencia de eventos adecuados o de
determinadas condicin de excepcin, a fin de identificar variacin respecto del
plan para la direccin del proyecto.

Controlar los cambios y recomendar acciones correctivas o preventivas para

anticipar posibles problemas

Monitorea las actividades del proyecto
Influir en los factores que podra eludir el control integrado de cambios o la
gestin de la configuracin, de modo que nicamente se implemente
cambios aprobados.

3.7 Grupo de procesos de Cierre.-Se organiza por aquellos procesos realizados para
finalizar todas las actividades a travs de todos los grupos de procesos de la
direccin de proyectos, a fin de completar formalmente el proyecto, este verifica
que los procesos definidos se han completado dentro de todos los grupos de
procesos a fin de cerrar el proyecto o una fase del mismo.
En el cierre del proyecto o fase puede ocurrir los siguente

Que se obtenga la aceptacin del cliente o del patrocinador para cerrar

formalmaente el proyecto o fase

Que se realice una revisin tras el cierre del proyecto o la finalizacin de una

fase,
Que se registren los impactos de la adaptacin a un proceso
Que se documenten las lecciones aprendidas
Que se apliquen las actualizaciones adecuadas a los activos de los procesos

de la organizacin
Que se archiven todos los documentos relevantes del proyecto en el sistema
de informacin para direccin de proyectos (PMIS) para utilizarlos como datos

histricos.
Que se cierren todas las actividades de adquisicin y se asegure la

finalizacin de todos los acuerdos relevantes, y

Que se realicen las evaluaciones de los miembros del equipo y se liberen los
recursos del proyecto.

3.8 Informacin del Proyecto

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A lo largo del ciclo de vida del proyecto este recopila, analiza, transforma y
distribuye a los miembros del equipo y a otros interesados una cantidad
significativa de datos e informacin en diversos formatos. Los datos del proyecto se
recopilan y analizan de forma continua durante el contexto dinmico de la ejecucin
del proyecto, esto contribuye a minimizar errores en la comunicacin y ayudan al
equipo del proyecto utilizar terminologa adecuada.
Datos de desempeo de Trabajo: Observaciones y mediciones directas durante las
actividades ejecutadas para llevar a cabo el trabajo del proyecto.
Informacin de Desempeo del trabajo: Son los datos de desempeo recopilados de
varios procesos de control, analizados en el contexto e integrados en base a las
relaciones entre las reas.
Informe de desempeo del trabajo: Constituyen la representacin fsica o
electrnica de la informacin de desempeo del trabajo recogida en documentos
del proyecto para la toma de decisiones, el planteamiento de incidentes, el
emprendimiento de acciones y la generacin de conocimiento.
3.9 El Rol de las reas de Conocimiento
Los 47 procesos de la direccin de proyectos identificados en la gua del PMBOK se
agrupan a su vez en diez reas de conocimiento diferenciadas. Un rea de
conocimiento

representa

un

conjunto

completo

de

conceptos,

trminos

actividades que conforman un mbito profesional, la gua del PMBOK define los
aspectos importantes de cada una de las reas de conocimiento y como estas se
integran con los cinco grupos de procesos. Como elementos de apoyo las reas de
cono cocimiento proporcionan una descripcin detallada de las entradas y las
salidas de los procesos, junto con una explicacin descriptiva de las herramientas y
tcnicas de uso ms frecuente en los procesos de la direccin de proyectos para
producir cada uno de los resultados. Cada rea de conocimiento incluye un
diagrama de flujo de datos. El diagrama de flujo de datos es una representacin
resumida de las entradas y salidas de un proceso, que fluyen de manera
descendente en todos los procesos dentro de un rea de conocimiento especfica

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